KOMUNIKACJA

BUSINESS COACHING

1/2009

76

P� �� ��� ����������

To z pozoru banalne pytanie może na-
brać nowego znaczenia, gdy przeanali-
zujemy nasz grafi k. Często jest on wypeł-
niony po brzegi terminami spotkań. Bie-
gamy ze spotkania na spotkanie nie zo-
stawiając sobie czasu na pracę twórczą,
merytoryczną z „samym sobą”. Jesteśmy
w niedoczasie, nie widzimy sensu kolej-
nych wielogodzinnych debat a w konse-
kwencji czujemy frustrację i wypalenie.
A może położyć większy akcent na alter-
natywne formy komunikowania się? Naj-
ważniejszym pytaniem, które musimy
sobie zadać jest:, „Co chcę uzyskać przez
komunikowanie?”

W toku swojej pracy załatwiamy bar-

dzo dużo kwestii. Część z nich jest złożo-
na i wymaga planu i następujących po
sobie kroków, a część z kolei jest prosta
i nie musimy poświęcać im zbyt wiele pra-

cy i atencji. Warto, więc zadać sobie pod-
stawowe pytanie:, „Co chcę załatwić lub
osiągnąć?”.

Zanim, więc zorganizujemy spotkanie

i zaprosimy uczestników warto się zasta-
nowić, czy taka forma nie okaże się zwy-
kłym, nieefektywnym pożeraczem czasu.
Jeśli mamy sprawę nie wymagającą kon-
frontowania stanowisk w jednym miejscu
i czasie warto wykonać telefon lub roze-
słać do zainteresowanych e-maila. Roz-
syłając maila można również wywołać
panelową dyskusję między odbiorcami,
którzy będą odpowiadać wszystkim ad-
resatom dołączając swoje opinie, odpo-
wiedzi i sugestie.

Czasem jednak, szczególnie w sytua-

cjach, gdy rozpoczynamy złożony i ważny
projekt, który dotyczyć może wielu pra-
cowników naszej fi rmy warto zorganizo-
wać spotkanie w trakcie, którego zosta-

ną określone ramy projektu, zasady dzia-
łania, role poszczególnych uczestników
oraz skonfrontowane na miejscu opinie,
obawy, ryzyka i możliwości danych roz-
wiązań.

Możemy również zorganizować spo-

tkanie indywidualne, gdy chcemy pod-
kreślić wagę łączącej nas relacji z daną
osobą, gdy mamy do przekazania istot-
ne informacje lub np., gdy chcemy przyj-
rzeć się reakcji odbiorcy / odbiorców.
Takie rozwiązanie wybieramy w szcze-
gólności w sytuacji, gdy naszą intencją
jest dokonanie oceny czyjejś pracy, gdy
chcemy wyznaczyć zadania o dużej dla
nas wadze oraz gdy chcemy na bieżą-
co skonfrontować nasz punkt widzenia
z osobą, z którą się spotykamy.

Czasem warto skorzystać ze zwykłej

rozmowy telefonicznej. Szczególnie czy-
nimy to, gdy esencją jest czas, szybkość

>>>

ZASADY SKUTECZNEGO

ORGANIZOWANIA

SPOTKAŃ GRUPOWYCH

KILKA PORAD Z PRAKTYTKI BIZNESOWEJ

W artykule znajdziesz kilka cennych rad jak i kiedy
organizować efektywne spotkania. Dowiesz się,
na co zwrócić uwagę, by spotkanie nie okazało się
stratą cennego czasu Twojego oraz Twoich
współpracowników.

Wojciech Męciński

76_77_78_79_80_81_Jak uczynic spotkanie efektywnymi.indd

2009-09-06, 17:25

76

ZASADY SKUTECZNEGO ORGANIZOWANIA SPOTKAŃ GRUPOWYCH

BUSINESS COACHING

1/2009

77

przekazania lub uzyskania informacji.
Można również wysłać sms’a, co skutecz-
ne jest, gdy naszym celem jest przekaza-
nie krótkiej, treściwej i nieskomplikowa-
nej informacji.

T���������

�������������

�������

Tak więc organizujesz spotkanie. Niech
będzie to spotkanie dotyczące projek-
tu wdrażanego w Twojej fi rmie, za któ-
ry jesteś odpowiedzialny. Przyjmijmy, że
ten projekt to: „Wdrożenie nowego syste-
mu przepustkowego w fi rmie”. Dotyczy
on zamontowania czytników kart, któ-
re zostaną przydzielone wszystkim pra-
cownikom oraz ewentualnym gościom
naszej fi rmy. Projekt ten usprawni poru-
szanie się po pomieszczeniach, zwiększy
bezpieczeństwo, pozwoli bardziej efek-
tywnie rejestrować czas pracy pracowni-
ków oraz ograniczy dostęp osób niepo-
żądanych w miejsca strategiczne firmy
(np. pomieszczenia z dokumentacją za-
wierającą dane personalne). Podstawo-
we pytanie, które powinno pojawić się w
Twojej głowie brzmieć będzie: „Co chcę
osiągnąć?” Odpowiedzi na to pytanie po-

>>>

kierują Cię do rozwiązań i narzędzi, któ-
rych użyjesz. Tak więc przyjmijmy, że te
odpowiedzi to:
• Poznać merytoryczne opinie współpra-

cowników,

• Uzyskać ich wsparcie i zaangażowa-

nie,

• Określić obowiązki i terminy
• Poznać potrzeby i zagrożenia projektu.

Powyższe odpowiedzi prowadzą nas do
następujących wniosków.

nienia” naszego projektu. Warto skupić
się nad merytorycznym profi lem działań
przy projekcie.

Zaprosimy, więc przede wszystkim

kierowników odpowiedzialnych kolej-
no za: infrastrukturę IT, utrzymanie mie-
nia (wyposażenie biur), politykę perso-
nalną. W tak ważnym projekcie musi-
my wziąć pod uwagę, że istnieją ryzy-
ka, których mogliśmy nie skalkulować,
wziąć pod rozwagę. Warto, więc czasem
zaprosić na takie spotkanie więcej osób,

ZASADY SKUTECZNEGO

ORGANIZOWANIA

SPOTKAŃ GRUPOWYCH

5 GŁÓWNYCH MYŚLI

1

. W pierwszej kolejności określamy, „co chcemy osiągnąć?” – Może się okazać, że spotkanie

nie jest wcale konieczne.

2

. Warto czasem zaprosić na spotkanie więcej osób, aby mieć możliwość

wysłuchania ich opinii.

3

. Dobrze przygotowany program da uczestnikom poczucie porządku i struktury,

będzie również dyscyplinującym wsparciem dla prowadzącego spotkanie.

4

. Kompleksowe przygotowanie organizatora umacnia jego wizerunek.

5

. Przebieg spotkania oraz jego ustalenia powinien zostać uwieczniony w postaci notatki.

Warto, więc czasem zaprosić na takie

spotkanie więcej osób, które także są

odpowiedzialne za dany projekt, aby

mieć możliwość wysłuchania ich opinii

K��� ���������

W naszym przypadku projekt dotyczy
w zasadzie każdego pracownika firmy,
więc warto zaangażować (przynajmniej
we wstępnej fazie) wszystkich kluczo-
wych managerów. Dodatkowo zapra-
szamy specjalistę, który będzie dla nas
wsparciem merytorycznym a także ko-
goś z Top Managementu dla „wzmoc-

które także są odpowiedzialne za dany
projekt, aby mieć możliwość wysłucha-
nia ich opinii. Zawsze, bowiem, w usta-
leniu z konkretnym uczestnikiem mo-
żemy zadecydować, że jego obecność
w części lub całości spotkania nie będzie
wymagana. Te decyzje pozostawiamy
sobie na pierwszy etap planowania
spotkania, o którym dalej.

76_77_78_79_80_81_Jak uczynic spotkanie efektywnymi.indd

2009-09-06, 17:25

77

BUSINESS COACHING

1/2009

78

C� ������ �������

����������

Pomyśl o jednej, spójnej myśli przewod-
niej spotkania, wokół której będziesz na-
stępnie budować program. W naszym
przypadku będzie to „Wdrożenie nowego
systemu przepustkowego”. Mając już te-
mat spotkania przygotowujemy program.

Daje nam to możliwość przerzucenia tu
tematów poruszanych wcześniej (czy-
taj również dalej) i rozbijających porzą-
dek spotkania. Dobrze przygotowany
program da uczestnikom poczucie po-
rządku i struktury, będzie również dys-
cyplinującym wsparciem dla prowadzą-
cego spotkanie.

ny czas ich koncentracji w pracy. Warto
również przeliczyć ile czasu będziemy po-
trzebowali na całość spotkania, a także
na poszczególne jego części, tak by mieć
pełną kontrolę nad przebiegiem wyda-
rzeń. Warto tu pamiętać, iż efektywne
spotkania nie powinny trwać dłużej niż
90 minut. Jeśli czujesz, iż spotkanie po-
winno trwać dłużej, ze względu na złożo-
ną tematykę, zorganizuj 10- 15 minutowe
przerwy, co 60-90 minut. Dzięki temu uda
Ci się zapanować nad znużeniem i spad-
kiem aktywności uczestników.

O� ����� �������

Przed spotkaniem, odpowiednio wcze-
śnie, powinniśmy rozesłać zaproszenia
do uczestników z prośbą o potwierdze-
nie ich obecności. Zaproszenia najłatwiej
i najefektywniej rozesłać mailem. Do wia-
domości załączamy program spotkania,
jego harmonogram czasowy, informa-
cję o miejscu jego organizacji oraz wszel-
kie materiały, z którymi uczestnicy mogą
się zapoznać przed spotkaniem. Materia-

KOMUNIKACJA

>>>

Wcześniejsze przesłanie materiałów

dotyczących spotkania może zaoszczędzić

nam sporo czasu, który musielibyśmy

poświęcić na wprowadzenie w trakcie jego

trwania

Budujemy go tak by był jasny i przejrzysty,
za każdym razem określamy, kto organi-
zuje i przekazuje informacje oraz ile jest
na to czasu. Tak, więc:

• Informacje wstępne („Ja”, Szef projek-

tu) – przekazanie wszystkich informa-
cji stanowiących genezę spotkania,
czyli: dlaczego? Jakie będą konsek-
wencje? W jakim czasie? Kto jest od-
powiedzialny?

• Wymogi infrastrukturalne (Jan Kowal-

ski, Szef działu zarządzania mieniem)
– informacja o wymogach technicz-
nych, zagrożeniach, konsekwencjach
wdrożenia, etc.

• Kwestie personalne (Anna Nowak, Szef

personalny) – możliwość powiązania
systemu przepustkowego z systemem
rejestracji czasu pracy – konsekwencje,
nowe wymogi (np. prawne), etc.

• Kwestie jakościowe oraz bezpieczeń-

stwa (Krzysztof Nowicki, Szef działu ja-
kości) – informacje dotyczące wymo-
gów bezpieczeństwa, konsekwencje
dotyczące wymogów systemowych
(np. ISO)

• Inne – zawsze zostawiamy sobie to miej-

sce w programie jako czas na poruszenie
wszystkich innych kwestii związanych
z tematem spotkania, ale nie pasują-
cych stricte do powyższych tematów.

K���� � ��� �����

������� ������

Każda fi rma, jak i każda zamknięta spo-
łeczność posiada swoje zwyczaje i utarte
schematy. Warto je poznać by „wstrzelić”
się najskuteczniej w terminarz wszystkich
zaproszonych. W większości fi rm organi-
zowanie spotkań w piątek, po godzinie
14.00 to nie tylko faux pax, ale i „strzał kulą

Chcesz wyglądać kompetentnie? Bądź

przygotowany! To chyba najważniejsza

rada w tej części organizacji spotkania

w płot”, ponieważ większość uczestników
nie będzie mogła (lub chciała) brać w nim
udziału. Starajmy się również nie organi-
zować spotkań zbyt późno, jeśli chcemy
uniknąć ziewania oraz ukradkowego zer-
kania na zegarek u uczestników spotka-
nia. Choć zwyczaje w każdej fi rmie są róż-
ne wydaje się, że najlepszą porą dnia na
organizowanie spotkania jest pora około
1-2 godzinach po rozpoczęciu pracy przez
większość zaproszonych uczestników.
Daje to możliwość wszystkim „obrobie-
nia się” z mailami, bieżącymi problema-
mi, które pojawiają się na początku dnia
oraz zapanowanie nad planem dnia. Do-
datkowo osoby o tej porze już są „rozpę-
dzone” i trafi my na najbardziej efektyw-

ły możemy również udostępnić na dysku
wspólnym lub w Intranecie załączając je-
dynie link do w/w lokalizacji.

Dodatkowo, warto w mailu popro-

sić o przesyłanie wszelkich uwag i suge-
stii związanych zarówno z programem
spotkania, jego tematyką, jak i listą jego
uczestników. Nasi współpracownicy mo-
gą okazać się dużą pomocą już na tym
etapie organizowania spotkania.

C���� ����

�����������

� ������� ����������

Chcesz wyglądać kompetentnie? Bądź
przygotowany! To chyba najważniejsza
rada w tej części organizacji spotkania.

76_77_78_79_80_81_Jak uczynic spotkanie efektywnymi.indd

2009-09-06, 17:25

78