10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Jak sporządzić dokumentację zasad rachunkowości? (cz. II)
Dokumentację zasad (polityki) rachunkowości jednostki ustala w formie pismnej i ak- Przy ustalaniu i wprowadzaniu zmian zasad (polityki) rachunkowości konieczna
tualizuje kierownik jednostki. Stanowi tak art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości (Dz. U. jest współpraca kierownika jednostki z osobą, której powierzono obowiązki związane
z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Przypomnijmy, że kierownik jednostki to: z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Zmiany mogą być wprowadzane za pomocą
 w przypadku przedsiębiorstwa prowadzonego przez osobę fizyczną na własny rachu- aneksów, zawierających opis zmiany i podpis kierownika jednostki.
nek  ta osoba, Na koniec trzeba podkreślić znaczenie dokumentacji zasad (polityki) księgowości.
 w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej  wspólnicy prowadzący sprawy spółki, Spisane reguły prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finan-
 w przypadku spółki partnerskiej  wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd, sowych umożliwiają właściwe zinterpretowanie danych w sprawozdaniu finansowym
 w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej  komple- przez użytkowników tego sprawozdania. Dla biegłego rewidenta, badającego to spra-
mentariusze prowadzący sprawy spółki, wozdanie, kompletna i wyczerpująca dokumentacja zasad (rachunkowości) przedstawia
 w przypadku spółek kapitałowych  członek zarządu lub innego organu zarządza- wzorce rozwiązań przyjętych w jednostce, z którymi może zweryfikować poprawność
jącego, a jeżeli organ jest wieloosobowy to członkowie tego organu, z wyłączeniem dokonywanych zapisów w księgach rachunkowych. Dokumentacja ta jest również ważna
pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. dla księgowych, gdyż stanowi spis schematów postępowania i przyjętych praktyk, które
Ustawa nie określa formy w jakiej dokumentacja ta ma być sporządzona. Spis głów- należy stosować przy prowadzeniu księgowości jednostki gospodarczej.
nych zasad (polityki) rachunkowości może zostać przyjęty w formie zarządzenia kie- Ważne jest zatem, by opis systemu rachunkowości jednostki zawierał aktualne dane
rownika jednostki (lub też decyzji czy uchwały) i zawierać odesłanie do szczegółowych i żeby jednostka konsekwentnie przestrzegała przyjętych przez siebie zasad (polityki)
załączników (np. ZPK, instrukcji obiegu dokumentów, instrukcji inwentaryzacyjnej). rachunkowości.
Stworzenie odpowiedniej dla danej jednostki gospodarczej dokumentacji zasad Przykładowy wzór zarządzenia kierownika jednostki ustalającego dokumentację
(polityki) rachunkowości ma na celu zapewnienie porównywalności sprawozdań fi- przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości w przedsiębiorstwie handlowym
nansowych sporządzanych przez tę jednostkę. Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości prowadzącym działalność w niewielkim zakresie przedstawiono poniżej:
należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego
grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także doko-
nywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego PH  JASKIER
i sporządzania sprawozdań finansowych  tak, aby za kolejne lata informacje z nich
Jasna 2, Poznań
wynikające były porównywalne. Mówi o tym zasada ciągłości określona w art. 5 ust. 1
ustawy o rachunkowości.
Zarządzenie z dnia 2 stycznia 2008 r.
Co do zasady należy więc utrzymywać w niezmienionej formie w kolejnych okresach
w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej
sposób wyceny, grupowania oraz prezentacji w sprawozdaniu finansowym zdarzeń go-
przyjęte do stosowania zasady rachunkowości
spodarczych. Jednak dopuszczalna jest zmiana zasad (polityki) rachunkowości, jeśli
przyczyną jej dokonania jest bardziej rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji jednostki
Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym. W celu rzetelnego i jasnego
z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) ustala się co następuje:
przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego,
1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. W ramach roku obrotowego krótszym
bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne,
okresem sprawozdawczym jest miesiąc.
przewidziane ustawą (art. 8 ust. 2 ustawy).
2. Przedmioty wyposażenia o niskiej jednostkowej wartości początkowej:
Zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga określenia w informacji dodat-
a) do 1.500 zł odpisuje się w pełnej ich wartości w koszty, w momencie przekazania
kowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe wymagane innymi przepisami
do używania, a ich ewidencję prowadzi pozaksięgowo komórka administra-
prawa, jeżeli zostały one sporządzone za okres, w którym powyższe rozwiązania
cyjno-gospodarcza w sposób umożliwiający identyfikację każdego przedmiotu,
uległy zmianie. W przypadku takim należy w sprawozdaniu finansowym jednostki za
miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialnej,
rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podać przyczyny tych zmian, określić
b) ponad 1.500 zł, lecz nieprzekraczające 3.500 zł, wprowadza się do ewidencji
liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych
bilansowej środków trwałych i amortyzuje w sposób uproszczony w pełnej ich
sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym
dokonano zmian. wartości początkowej przez jednorazowy odpis w koszty.
Przesłanką do aktualizacji zasad rachunkowości może być przykładowo zmiana prawa, 3. Środki trwałe  oprócz wymienionych w punkcie 2 lit. b)  amortyzuje się metodą
która skutkuje potrzebą weryfikacji rozwiązań przyjętych przez jednostkę lub rozszerzenie
liniową według stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym.
potrzeb informacyjnych użytkowników sprawozdania finansowego. Ponadto jednostka
4. Wartości niematerialne i prawne w cenie jednostkowej nieprzekraczającej 3.500 zł
tworząc dokumentację zasad (polityki) rachunkowości często nie jest w stanie przewidzieć
odpisuje się jednorazowo w koszty, natomiast od wartości przekraczającej jednost-
operacji gospodarczych, które wystąpią w przyszłości. Zdarza się więc, że musi podjąć de-
kową kwotę 3.500 zł wprowadza się do ewidencji bilansowej i amortyzuje według za-
cyzję o zmianie wyboru metody rozliczania pewnych zdarzeń gospodarczych w momencie
sad i stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym.
ich zaistnienia.
5. Ewidencję zapasów prowadzi się:
a) towarów w magazynach hurtowych  ilościowo-wartościowo w cenach zakupu,
b) towarów znajdujących się w placówkach obrotu detalicznego  wartościowo,
według cen ewidencyjnych ustalonych na poziomie cen sprzedaży brutto (cena
Podatkowa księga
zakupu + marża + VAT na poziomie podatku należnego), ustalając w momencie
przyjęcia z zakupu odchylenia od cen ewidencyjnych towarów, oddzielnie z ty-
przychodów i rozchodów
tułu marży i oddzielnie z tytułu VAT. Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów
w placówkach obrotu detalicznego rozlicza się w sposób określony we wzorco-
Prawidłowe udokumentowanie zakupu towarów
wym planie kont.
6. Zużycie opakowań własnych znajdujących się w obrocie, odpisuje się w koszty dzia-
Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych
łalności operacyjnej w momencie wycofania ich z użytkowania na skutek utraty przy-
i handlu używanymi częściami samochodowymi. Części te sprowadzam
datności użytkowej.
głównie z Niemiec. Dokonuję ich zakupu od osób prywatnych nieprowa-
7. Jednostka prowadzi ewidencję i rozliczanie kosztów według rodzajów  na kontach
dzących działalności gospodarczej. Problem w tym, że sprzedawcy nie są
zainteresowani wystawianiem rachunków ani innych dowodów. Czy w tej zespołu 4 i równocześnie według funkcji na kontach zespołu 5 oraz sporządza rachu-
sytuacji mogę ująć koszt zakupu części w księdze na podstawie dowodu nek zysków i strat w postaci porównawczej. Ewidencję szczegółową kosztów na kon-
wewnętrznego?
tach zespołu 5 prowadzi się według poszczególnych stanowisk powstawania kosztów
Nie. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi
działalności operacyjnej (hurtowni, sklepów).
przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.) przewiduje co
8. Ewidencję przychodów ze sprzedaży towarów prowadzi się, wyodrębniając wiel-
prawda możliwość dokumentowania pewnych zdarzeń dowodami wewnętrznymi,
kości przychodów tych rodzajów i odmian działalności, dla których ustala się wynik
jednak wymienia zamknięty katalog tych zdarzeń. W katalogu tym nie uwzględniono
finansowy (zysk, stratę) brutto ze sprzedaży, tj. dla każdego wyodrębnionego orga-
operacji opisanej w pytaniu, stąd dowód wewnętrzny nie może mieć zastosowania
nizacyjnie zakładu (hurtowni, sklepu)  w korelacji z ewidencją kosztów działalności
w tej sytuacji.
podstawowej.
Osoby fizyczne sprzedające używane części samochodowe, które stanowią towary
9. Do przeliczenia należności i zobowiązań w walutach obcych jednostka stosuje  ana-
handlowe w działalności prowadzonej przez podatnika, powinny na tę okoliczność
logicznie jak do celów podatkowych  kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego
wystawić dokument zawierający dane wymienione w ż 12 ust. 3 pkt 2 tego rozporzą-
poprzedzającego dzień uzyskania przychodu lub poniesienia kosztu.
dzenia. Są to:
10. Wyceny rozchodu środków pieniężnych z walutowego rachunku bankowego doko-
 wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczest-
nuje się po kursie historycznym z zastosowaniem metody  pierwsze przyszło  pierw-
niczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
sze wyszło (FIFO).
 data wystawienia dowodu oraz data lub okres dokonania operacji gospodarczej,
11. Próg istotności określa się jako 1% sumy bilansowej.
której dowód dotyczy,
12. Do niniejszego zarządzenia załącza się:
 przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli
a) zakładowy plan kont  załącznik nr 1,
przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
b) opis systemu informatycznego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg ra-
 podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji go-
chunkowych  załącznik nr 2,
spodarczych,
c) opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów  załącznik nr 3,
 numer dowodu lub inne oznaczenie umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami
d) instrukcję obiegu dokumentów  załącznik nr 4,
księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Dokumenty zawierające te dane uważane są za dowody księgowe  na podstawie e) instrukcję inwentaryzacyjną  załącznik nr 5.
ż 13 pkt 5 rozporządzenia. 13. Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2008 r.
Dowód wystawiony przez sprzedawcę części samochodowych może przybrać
postać np. umowy kupna-sprzedaży. Jeśli umowa ta będzie zawierała dane wy-
Jan Nowak
szczególnione wyżej, może stanowić podstawę wpisu do księgi zakupu towarów
handlowych.
Stronę opracowała Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 88 " 3.11.2008 r.