„

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI

NARODOWEJ

Dorota Wójcik

Obsługiwanie urządzeń biurowych
419[01].Z1.03

Poradnik dla ucznia

Wydawca:

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1

Recenzenci:

mgr Edward Marek Klęczar

mgr Ewa Kawczyńska-Kiełbasa

Opracowanie redakcyjne:
mgr Edyta Kozieł

Konsultacja:
mgr Edyta Kozieł

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczn

ą

programu jednostki modułowej 419[01].Z1.03,

„Obsługiwanie urządzeń biurowych”, zawartego w modułowym programie nauczania dla
zawodu technik prac biurowych.

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2

SPIS TREŚCI

1.

Wprowadzenie

3

2.

Wymagania wstępne

4

3.

Cele kształcenia

6

4.

Materiał nauczania

7

4.1.

Podstawowe i pomocnicze środki techniki biurowej

4.1.1.

Materiał nauczania

4.1.2.

Pytania sprawdzające

4.1.3.

Ć

wiczenia

4.1.4.

Sprawdzian postępów

7
7

16
16
18

4.2.

Instrukcja obsługi i przepisy bezpieczeństwa i higiena pracy dotyczące
środków technicznych

4.2.1.

Materiał nauczania

4.2.2.

Pytania sprawdzając

4.2.3.

Ć

wiczenia

4.2.4.

Sprawdzian postępów

19
19
24
24
25

4.3.

Obsługa urządzeń biurowych

4.3.1.

Materiał nauczania

4.3.2.

Pytania sprawdzające

4.3.3.

Ć

wiczenia

4.3.4.

Sprawdzian postępów

26
26
29
30
32

4.4.

Środki techniczne pracy biurowej – aspekt ekonomiczny

4.4.1.

Materiał nauczania

4.4.2.

Pytania sprawdzające

4.4.3.

Ć

wiczenia

4.4.4.

Sprawdzian postępów

33
33
35
35
37

5.

Sprawdzian osiągnięć

38

6.

Literatura

42

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3

1.

WPROWADZENIE

Poradnik ten będzie Ci pomocny w przygotowaniu do obsługiwania urządzeń biurowych.

W poradniku zamieszczono:

−

wymagania wstępne, jakie powinieneś mieć już ukształtowane, abyś bez problemów mógł
korzystać z poradnika,

−

cele kształcenia, jakie ukształtujesz podczas pracy z poradnikiem,

−

materiał nauczania, „pigułkę” wiadomości teoretycznych niezbędnych do opanowania
treści jednostki modułowej,

−

zestaw pytań przydatny do sprawdzenia, czy już opanowałeś podane treści,

−

ć

wiczenia, które pomogą Ci zweryfikować wiadomości teoretyczne oraz ukształtować

umiejętności praktyczne,

−

sprawdzian osiągnięć, przykładowy zestaw zadań i pytań. Pozytywny wynik sprawdzianu
potwierdzi, że dobrze pracowałeś podczas lekcji i że nabyłeś wiedzę i umiejętności
z zakresu tej jednostki modułowej,

−

wykaz literatury uzupełniającej.
W podrozdziałach Materiału nauczania treści kształcenia zostały omówione w sposób

ogólny. Podany zasób wiadomości powinien być wystarczający do osiągnięcia celów
kształcenia niniejszej jednostki modułowej, ale możesz poszerzyć wiadomości korzystając ze
wskazanego wykazu literatury.

Wskazane jest, abyś wykonał wszystkie ćwiczenia zawarte w poradniku. Proponowane

ć

wiczenia możesz powtórzyć w domu lub skorzystać z ćwiczeń wskazanych w literaturze

uzupełniającej.

Po wykonaniu ćwiczeń masz możliwość sprawdzenia poziomu swoich postępów

odpowiadając na pytania podane w podrozdziale „Sprawdzian postępów”. W tym celu
powinieneś zakreślić odpowiedzi, wstawiając X w miejscu pod słowem:

TAK – jeżeli twoja odpowiedź na pytanie jest prawidłowa,
NIE – jeżeli twoja odpowiedź na pytanie jest niepoprawna.
Zakreślenia pod zapisem NIE wskazują luki Twojej wiedzy i informują zarazem, jakich

treści jeszcze nie poznałeś. Powinieneś do nich powrócić.

Na zakończenie jednostki możesz w celach sprawdzenia swoich umiejętności skorzystać

z zamieszczonego w poradniku testu osiągnięć.

Pamiętaj, że pracując przy komputerze należy przyjąć odpowiednią postawę zgodnie

z zasadami bhp oraz ergonomii pracy. Nie zapominaj o swoich palcach. Wskazane jest
stosowanie odpowiednich ćwiczeń.

Miłej i owocnej pracy z wykorzystaniem opracowanego poradnika.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4

Schemat układu jednostek modułowych

Moduł 419[01].Z1

Technika biurowa

419[01].Z1.01

Stosowanie technik

informatycznych w pracy

biurowej

419[01].Z1.02

Opracowywanie tekstów,

pism i dokumentów

419[01].Z1.03

Obsługiwanie urządzeń

biurowych

419[01].Z1.04

Stosowanie

języka obcego

w pracy biurowej

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5

2.

WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

–

stosować przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy,

–

korzystać z różnych źródeł informacji,

–

obsługiwać komputer na poziomie podstawowym

,

–

wydrukować dokument,

–

stosować zasady ergonomii pracy,

–

pracować w grupie i indywidualnie.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6

3.

CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

−

dobrać sprzęt techniczny do wykonywanego zadania oraz przygotowywać go do pracy,

−

obsłużyć pomocnicze środki techniki biurowej, takie jak: niszczarka dokumentów,
frankownica, urządzenia do składania pism i kopertowania, gilotyna, bindownica lub
sklejarka,

−

odebrać i przekazać informacje za pomocą nowoczesnych urządzeń biurowych,

−

obsłużyć środki łączności stosowane w pracy biurowej,

−

obsłużyć kserokopiarkę z zastosowaniem wszystkich funkcji,

−

zidentyfikować niebezpieczeństwa wynikające z nieprawidłowej obsługi technicznych
ś

rodków biurowych,

−

usunąć drobne usterki użytkowanych urządzeń biurowych,

−

dokonać konserwacji sprzętu biurowego w podstawowym zakresie,

−

uzasadnić

ekonomiczne

aspekty

racjonalnego

gospodarowania

urządzeniami

i materiałami biurowymi.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

7

4. MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1. Podstawowe i pomocnicze środki techniki biurowej

4.1.1. Materiał nauczania

Postęp techniczny w dziedzinie urządzeń technicznych w pracy biurowej jest w bardzo

dynamiczny. Jeszcze kilka lat temu rzadkim wyposażeniem biura był komputer, telefaks. Dziś
te urządzenia stanowią podstawowe wyposażenie, natomiast rynek wzbogaca się ciągle
o nowe. Wprowadzanie coraz to nowszych środków technicznych pozwala na:
–

ułatwienie wykonywania czynności biurowych

–

usprawnienie procesu dostarczania informacji,

–

zwiększenie

wydajności

pracy

biurowej

poprzez

wyeliminowania

ż

mudnych

i pracochłonnych czynności,

–

podniesienie jakości prac biurowych,

–

zmniejszenie czasu wykonywania tych prac.

Ze względu na zastosowanie w pracach biurowych środki techniczne dzielimy na:

–

ś

rodki techniki korespondencyjnej,

–

ś

rodki łączności,

–

ś

rodki do liczenia,

–

ś

rodki do reprografii dokumentów,

–

ś

rodki do przechowywania dokumentów.

Ś

rodki techniki korespondencyjnej obejmują maszyny i urządzenia służące do

sporządzania

korespondencji

biurowej

i

wykonywania

czynności

związanych

z przyjmowaniem i wysyłaniem pism. Do tej grupy zaliczamy:
–

komputery,

–

elektroniczne maszyny do pisania,

–

dyktafony.

oraz pomocnicze środki techniki korespondencyjnej:
–

urządzenia do frankowania korespondencji,

–

urządzenia do składania pism i kopertowania

–

urządzenia do otwierania kopert,

–

niszczarki dokumentów,

–

urządzenia do oprawiania i broszurowania dokumentów:

gilotyny, obcinaki,

bindownice,

termobindownice.

Najbardziej

uniwersalnym

urządzeniem,

a

zarazem

najbardziej

pożądanym,

umożliwiającym wykonywanie wiele różnorodnych czynności biurowych jest komputer
z dostępem do Internetu, poczty elektronicznej.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

8

Rys. 1. Podstawowe elementy stanowiska pracy z komputerem [7]

Komputer

Biorąc pod uwagę możliwości, jakie niesie technika komputerowa, można zalecić jej

stosowanie, między innymi, do następujących celów:
1)

przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej
z wyjątkiem informacji niejawnych,

2)

rozprowadzania korespondencji wewnątrz zakładu pracy przy pomocy lokalnej sieci
komputerowej (wewnętrzna poczta elektroniczna),

3)

prowadzenia rejestrów dotyczących obiegu dokumentacji w danej instytucji,

4)

udostępniania upoważnionym pracownikom:
-

oprogramowania aplikacyjnego (edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz
danych, programów graficznych, programów antywirusowych),

-

zakupionych zewnętrznych baz danych (prawnych, adresowych itp.),

-

baz danych utworzonych w jednostce organizacyjnej,

5)

tworzenia, przekształcania i przechowywania określonych dokumentów,

6)

monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz zakładu pracy,

7)

umieszczania na własnym lub komercyjnym serwerze strony internetowej zawierającej
informacje o działalności jednostki organizacyjnej.
Informacje przechowywane w pamięci komputera oraz na zewnętrznych nośnikach

danych należy zabezpieczyć poprzez:
1)

opracowanie i wdrożenie procedury fizycznego dostępu do danych, tylko przez
upoważnionych pracowników,

2)

opracowanie i wdrożenie procedury systematycznego archiwizowania danych oraz
sporządzania kopii bezpieczeństwa z uwzględnieniem,

3)

archiwizowania w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięci
komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym
pomieszczeniu,

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

9

4)

archiwizowania codziennie zmian, a w cyklu tygodniowym całości danych
zgromadzonych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach
informatycznych

oraz

przechowywania

ich

w

odpowiednio

chronionym

i zabezpieczonym pomieszczeniu.

Zasilacz awaryjny

Zasilacze awaryjne zapewniają bezprzerwowe zasilanie urządzeń

systemów teleinformatycznych takich jak: serwery, niewielkie sieci
komputerowe modemy, centrale telefoniczne, kasy fiskalne itp.
I różnych innych urządzeń elektronicznych z zasilaczami impulsowymi
lub o charakterystyce pojemnościowej przed szkodliwym działaniem
zaników napięcia, zbyt niskiego zbyt wysokiego napięcia, przepięcia,
pików napięcia. Mikroprocesorowe sterowanie pracą zapewnia wysoką
niezawodność i pewność zasilania, a tym samym gwarancję
terminowego wykonania pracy.

Notebook

Komputer osobisty, bardzo wygodny i poręczny.

Wyposażony jest w ekran i klawiaturę. Działa przy zasilaniu
baterii, z instalacji samochodowej lub sieci energetycznej.
Istnieje możliwość podłączenia do drukarki czy faksu,
oczywiście z dostępem do Internetu. Bardzo wygodny dla osób
podróżujących.

Telefon (telefon komórkowy)

Urządzenie

do

przekazywania

informacji.

W biurze warto zainstalować taki aparat, który: posiada
automatyczną sekretarkę, system głośno mówiący, kilka
linii czy programowalną pamięć. Ostatnio bardzo
popularne stały się telefony komórkowe, dzięki którym
możemy mieć stały kontakt, połączyć się w podróży,
przesłać wiadomość tekstową, itd.

Faks, telefaks

Urządzenie, które za pomocą sieci telefonicznej pozwala na kopiowanie przesyłanych

obrazów. Telefaksy mogą działać samoczynnie, być podłączone z aparatami telefonicznymi
lub z automatyczną sekretarką. Faks wysyła wiadomość pod podany numer odbiorcy.
Wyposażone są przeważnie w ekran, na którym wyświetla się aktualna data i czas, numer
faksu lub firmy nadającej faks.

Rys. 3 Komputer osobisty [7]

Rys. 5. Telefon [7]

Rys 2. Zasilacz [7]

Rys. 4. Telefon komórkowy [7]

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

10

Drukarka, kopiarka

Umożliwia wydrukowanie tekstu lub obrazu z komputera na papierze. Rozróżniamy

drukarki: igłowe, atramentowe i laserowe oraz czarno – białe i kolorowe.
Kserokopiarka – służące do kopiowania, obecnie posiada wiele dodatkowych i bardzo
pomocnych funkcji, np. powiększanie lub pomniejszanie kopii, sortowanie dokumentów.

Rys. 6. Drukarki [7]

Często już można spotkać te urządzenia łącznie, czyli drukarka z możliwością

kopiowania lub nawet skanowania tzw. „trzy w jednym”.

Skaner

Urządzenie, które czyta tekst oraz obraz i zapisuje go na dysku

w postaci elektronicznej. Tak zapisany obraz lub tekst możemy przy
pomocy komputera i odpowiedniego oprogramowania w różny sposób
przetworzyć, modyfikować i w zależności od potrzeby wykorzystać.

Laminator

Urządzenie służące do powlekania warstwą folii dokumentów papierowych, co chroni je

przed zniszczeniem.

Rys. 8 Laminator [7]

Wykorzystywane do pracy w małym biurze lub w domu. Jego zaletą są niewielkie

rozmiary i waga. Posiada system laminacji: 2 wałki grzejne. Nie jest wymagane używanie
okładki zabezpieczającej (carriera). Może być używany do laminacji na zimno i na gorąco.
Posiada regulację temperatury. Łatwe w użytkowaniu: lampka informująca o gotowości.

Rys. 7. Skaner [7]

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

11

Trymer

Przeznaczony do bardzo dokładnego cięcia papieru, fotografii oraz filmów. Ostrze

wykonane ze stali węglowej zintegrowane ze sprężynową głowicą tnącą.

Rys. 9 Trymer [7]

Wielofunkcyjny pięcio-głowicowy Super Trymer

Przeznaczony do cięcia wielkich, ponadwymiarowych formatów materiałów. Posiada

pięć różnych głowic tnących: proste, perforowane, marszczone, faliste, zygzakowate.

Rys. 10 Super Trymer [7]

Bindownica

Urządzenie do oprawy dokumentów, które łączy luźne kartki w dokument za pomocą

grzbietu. Grzbiety mogą być: plastikowe i drutowe.

Rys. 11 Bindownica [7]

Multimedialny projektor

Projektor jest uniwersalnym urządzeniem multimedialnym

zapewniającym profesjonalną wydajność w pracy i w domu. Jest
niezastąpiony w takich miejscach jak aula lub duża sala.
Niezbędny podczas spotkań i seminariów.

Rys. 12

Projektor multimedialny [7]

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

12

Termobindownica

Urządzenie, które oprawia dokumenty wykorzystując szczelinę zgrzewającą. Ostatnio

masowo stosowany w urzędach do zabezpieczania dokumentów, w celu przedłużenia ich
ż

ywotności.

Rys. 13 Termobindownica [7]

Gilotyna

Służy do równego, dokładnego i szybkiego wyrównania przez obcinanie dokumentów za

pomocą noża introligatorskiego.

Rys. 14 Gilotyna [7]

Niszczarka

Urządzenie, które tnie na drobne elementy kartki papieru. Nieodzowne w biurze w którym

ma się do czynienia z danymi osobowymi, zestawieniami kosztów i innymi ważnymi
treściami, które są ważne. Niszczarki można podzielić na: osobiste, biurowe, profesjonalne.

Rys. 15 Niszczarka [7]

Ploter

Urządzenie dzięki któremu można wydrukować dużego formatu mapy i grafiki wymagające

dużej precyzji.

Dyktafon

Urządzenie do nagrywania głosu. Służy przede wszystkim, do rejestracji przebiegu

zebrań, dyktowania korespondencji, czy nagrywania rozmów telefonicznych.

Rys. 16 Dyktafon [7]

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

13

Pozostałe urządzenia przydatne w pracy biurowej

Dymo – drukarka etykiet

Przenośna drukarka: 3 rodzaje czcionek, 2 rozmiary znaków, 7 stylów, 5 rodzajów ramek.

Drukuje na taśmach D1 o szerokości 9 i 12 mm, maksymalnie w dwóch wierszach. Posiada
pamięć ostatniej etykiety, symbole i znaki specjalne.

Tester ultrafioletowy

Zaprojektowany w oparciu o standardy stosowane w wielu krajach świata. Testery, badają

reakcje banknotu na promienie ultrafioletowe. Przeznaczony jest do pracy w bankach,
urzędach pocztowych, sklepach oraz innych punktach kasowych. Sprawdza się doskonale przy
weryfikacji najczęściej występujących walut obcych - EUR, USD, a także polskich
banknotów. Urządzenie posiada mocną lampą ultrafioletową, która sprawia, że ukryte
zabezpieczenia banknotów są lepiej widoczne, a dzięki temu łatwiejsze do zweryfikowania.

Liczarka do banknotów

Liczarka do banknotów np. Glover to nowość na

rynku polskim. Została ona wyposażona w unikalny
system pobierania banknotów. Po położeniu banknotów do
zasobnika, liczarka przy pomocy "łapek" sama przekazuje
banknoty na rolki pobierające. Liczarka wykorzystuje
wysoko rozwiniętą elektroniczną technikę fotoczujników
i mikroprocesorów, która zapewnia wysoką dokładność
oraz dużą szybkość liczenia. Ogólnie liczarki do
banknotów są łatwym w obsłudze, niewielkich rozmiarów,
wysokiej wydajności urządzeniem do liczenia banknotów.
Sprosta wymaganiom stawianym maszyną do liczenia
pieniędzy np. w kasach bankowych, hurtowniach, kinach
itp... W tej wersji liczarka posiada wbudowany moduł
ultrafioletowy (UV) który powoduje, że odróżnia banknoty
prawdziwe od fałszywych. Liczarka posiada funkcje
"detekcji podwójnych banknotów", bez której liczarka nie
spełniałaby podstawowych wymagań co do dokładności
liczenia.

Rys. 17 Drukarka do etykiet [7]

Rys. 18 Tester ultrafioletowy [7]

Rys. 19

Liczarka do banknotów [7]

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

14

Dziurkacz czterootworowy

Niezwykła przekładnia pozwala na dziurkowanie bez wysiłku do 360 kartek papieru,

70 g jednorazowo. Regulowana odległość dziurek od krawędzi papieru (w zakresie od 6 do
16 mm). Wybranie na listwie zatrzaskowej jednego ze standardowych formatów, od B6 do
A3, dokładnie ustala miejsce wykonania otworów. Wyposażone w łatwo dostępny pojemnik
na "confetti".

Rys. 20 Dziurkacz czterootworowy [7]

Zszywacz elektryczny

Zszywacz elektryczny na 4 baterie. Dzięki niemu zszywanie jest szybkie i mało

absorbujące, wystarczy do postawionego na biurku zszywacza podłożyć kartki, przeznaczone
do zszycia.

Numerator samotuszujący

Przydatny do dokumentów ścisłego zarachowania. Na 5 ostatnich pierścieniach posiada

opcję powtarzania numeru: 0, 1-6, 12 i 20 razy Opcje na każdym pierścieniu: 10 cyfr i puste
pole. Wysokość cyfr 4,5 mm. Wymienny wkład samotuszujący.

Rys. 22 Nomeratory samotuszujące [7]

Frankownica

Urządzenie usprawniające wysyłkę dużych ilości korespondencji, jej działanie polega

na jednoczesnym nanoszeniu na kopertę stempli – znaczka pocztowego, datownika oraz
stempla reklamowego. Użytkowanie frankownicy pozwala zmniejszyć koszty związane
z obsługą korespondencji, oszczędza czas oraz usprawnia pracę osób zajmujących się
ekspedycją korespondencji firmowej.

Rys. 21 Zszywacz elektryczny [7]

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

15

Rys. 23 Frankownica [7]

Kopertownica

Kopertowanie do niedawna składało się z następujących 3 etapów.

1. składanie

2. pakowanie

3. zaklejanie

Rys. 24 Etapy kopertowania [7]

Obecnie te 3 etapy wykonuje urządzenie do kopertowania

Rys. 25 Kopertownica [7]

Urządzenie kopertujące (kopertownica), odpowiada za złożenie dokumentów

i spakowanie ich do kopert. Podstawową zaletą urządzenia jest prędkość, z jaką wykonuje te
czynności. Najwolniejsze z urządzeń potrafi zakopertować około 1000 listów na godzinę.
Podstawowe urządzenia obsługują najpopularniejsze koperty C5 i DL oraz dokumenty
o formacie A4.

Dodatkową funkcją kopertownic jest automatyczne dołączanie ulotek lub pism

z dodatkowych podajników. Wówczas personalizowana korespondencja (np. dokumenty
księgowe) uzupełniona zostaje o informacje marketingowe, które trafiają do klientów bez
dodatkowych kosztów wysyłki pocztowej.

Opcjonalną funkcją kopertownic jest czytnik kodów kreskowych OMR, znajdujących się

na drukowanych dokumentach. Kody te sterują kopertownicą w taki sposób, aby kilka
dokumentów przeznaczonych dla określonego adresata trafiło do pojedynczej koperty. Aby
móc korzystać z tej funkcji należy na etapie wydruku dokumentów skorzystać ze specjalnego
programu ProPrint, który umieści na nich kody kreskowe OMR.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

16

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Jaką rolę spełniają urządzenia techniczne w pracy biurowej?

2.

Jak dzielimy środki techniczne?

3.

Jakie urządzenia techniczne zaliczysz do niezbędnego wyposażenia biura?

4.

Jakie są wady i zalety urządzeń biurowych?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zaplanuj niezbędne elementy wyposażenia biura w środki techniczne.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać uważnie pytanie,

2)

zapoznać się z materiałem nauczania,

3)

dobrać urządzenia biurowe i opisać ich wykorzystanie w pracy biurowej,

4)

wskazać jakie czynności będą wykonywane w zaplanowanym biurze.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

kartka papieru,

−

przybory piśmienne,

−

literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Uzupełnij poniższe klasyfikacje:
Wprowadzanie coraz to nowszych środków technicznych pozwala na:

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

...............................................................................

Ze względu na zastosowanie w pracach biurowych środki techniczne dzielimy na:

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

Ś

rodki techniki korespondencyjnej

–

..............................................................................,

–

...............................................................................

–

...............................................................................

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

17

Pomocnicze środki techniki korespondencyjnej:

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

–

..............................................................................,

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

zapoznać się z odpowiednim fragmentem materiału nauczania,

2)

uzupełnić klasyfikację,

3)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

4)

dokonać oceny poprawności i zweryfikować wykonane ćwiczenie.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura zgodna z punktem 6 poradnik dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Uzupełnij tabelę, wymieniając przykłady zastosowania poszczególnych technicznych

ś

rodków pracy biurowej.

Zastosowanie komputera

•

.................................................................

•

.................................................................

•

.................................................................

Zastosowanie skanera

•

.................................................................

•

.................................................................

•

.................................................................

Zastosowanie termobindownicy

•

.................................................................

•

.................................................................

•

.................................................................

Zastosowanie niszczarki

•

.................................................................

•

.................................................................

•

.................................................................

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

zapoznać się z odpowiednim fragmentem materiału nauczania,

2)

wpisać w tabelę zastosowanie poszczególnych nowoczesnych urządzeń biurowych,

3)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

4)

dokonać oceny poprawności i zweryfikować wykonane ćwiczenie.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

18

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

„karta pracy” – tabela do uzupełnienia,

–

literatura zgodna z punktem 6 poradnik dla ucznia.

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)

scharakteryzować urządzenia niezbędne w pracy biurowej?

2)

wskazać

znaczenie urządzeń technicznych w pracy biurowej?

3)

dokonać klasyfikacji urządzeń biurowych?

4)

dobrać urządzenie, które służy do oprawy dokumentów?

5)

zaproponować urządzenia biurowe do wyposażenia biura, w zależności od
czynności biurowych w nim wykonywanych?

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

19

4.2.

Instrukcje obsługi i przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy
w zakresie obsługi urządzeń pracy biurowej

4.2.1.

Materiał nauczania

Prawidłowa obsługa i konserwacja przeprowadzana zgodnie z zaleceniami producentów

ś

rodków technicznych mają zasadniczy wpływ na długotrwałą i niezawodną eksploatację

każdego urządzenia. Do obsługi i eksploatacji powinny być stosowane materiały zalecane
przez producentów. Samodzielne próby naprawienia, regulacji lub stosowanie materiałów nie
zalecanych przez producenta może ograniczyć trwałość urządzenia lub uszkodzić je. Niektóre
urządzenia biurowe np. kserokopiarki, elektroniczne maszyny do pisania, powinny być
okresowo regulowane. Zgodnie z zaleceniami producenta pracownicy serwisu powinni
wymieniać podzespoły w tych urządzeniach.

Zalecenia eksploatacyjne, informacje dotyczące budowy urządzenia oraz dokładne

omówienie funkcji zawarte są w instrukcjach obsługi danego urządzenia.

Instrukcje obsługi stanowią kompendium podstawowej wiedzy dotyczącej efektywnego

działania urządzeń technicznych, dlatego każdy powinien się z nimi zapoznać, powinny być
zawsze pod ręką, w pobliżu urządzenia, którego dotyczą.

Urządzenia biurowe nie lubią:

a)

wody i wilgoci,

b)

wysokiej lub niskiej temperatury,

c)

gwałtownych zmian temperatury,

d)

zszywek, spinaczy lub innych metalowych przedmiotów w swoim otoczeniu,

e)

kurzu, gęstego dymu papierosowego, wibracji mechanicznych lub wstrząsów,

f)

ciężkich przedmiotów na obudowach,

g)

innych urządzeń generujących silne pole magnetyczne,

h)

wyłączania zasilania w trakcie pracy.

Instrukcja BHP przy obsłudze kserokopiarki – uwagi ogólne

1.

Kopiarka powinna być zainstalowane przez wykwalifikowanego pracownika serwisu.

2.

Przewód zasilający powinien być podłączony do gniazda z kołkiem uziemiającym.
W przypadku gdy kołka takiego nie ma kopiarka musi być uziemiona.

3.

Kopiarka powinna być ustawiona w miejscu o niezbyt wysokiej temperaturze, bez kurzu,
wibracji i bezpośredniego działania światła słonecznego.

4.

W pomieszczeniu, w którym pracuje ciągle kopiarka, powinna być zainstalowana
wentylacja – przynajmniej grawitacyjna.

5.

W pomieszczeniach w których pracuje kilka kopiarek, powinna być zainstalowana
wentylacja mechaniczna.

6.

Kopiarka powinna być ustawiona w pobliżu łatwo dostępnego gniazda zasilającego
z zachowaniem minimum 10 cm wolnej przestrzeni z tyłu kopiarki.

Podstawowe zasady bezpiecznej obsługi

1.

Do obsługi kopiarki może być skierowany tylko pracownik, który został dokładnie
zapoznany z instrukcją obsługi.

2.

Przewód zasilający nie może być przyciśnięty lub przygnieciony przedmiotami lub
meblami.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

20

3.

Instalacja elektryczna powinna być w dobrym stanie, a kopiarka powinna być zasilana
z osobnej linii.

4.

W czasie pracy kopiarki nie wolno otwierać pokrywy.

5.

Nie należy dopuszczać aby drobne metalowe tj.: spinacz, pineski itp. zostały wciągnięte
do kopiarki.

6.

Materiały eksploatacyjne powinny być używane z dużą ostrożnością, wyłącznie
oryginalne lub zalecane przez producenta.

7.

Po zakończeniu pracy, a także gdy zabraknie napięcia w sieci podczas pracy, kopiarkę
należy wyłączyć.

8.

Podczas kopiowania nie wolno wyłączać kopiarki z sieci.

9.

Na czas długiego przestoju kopiarkę należy wyłączyć z sieci.

Każda instytucja powinna mięć opracowaną instrukcję bezpieczeństwa i higieny pracy dla

stanowisk wyposażonych w urządzenia biurowe, z którymi pracownicy mają obowiązek się
zapoznać.

NISZCZARKI

Instrukcja obsługi niszczarek

Uwagi dotyczące bezpieczeństwa
1.

Urządzenie nie może być użytkowane przez więcej niż jedną osobę.

2.

Podczas niszczenia dokumentów, nie można przeprowadzać innych czynności (np. czyszczenia
urządzenia).

3.

Nie dopuszczać dzieci w pobliże urządzenia.

4.

Naprawy muszą być dokonane przez wykwalifikowany serwis.

5.

Należy trzymać luźne przedmioty (krawaty, biżuterię, włosy) z dala od szczeliny wejściowej
niszczarki. Nie zastosowanie się to tego zalecenia może spowodować obrażenia!

6.

Nie należy wkładać palców do szczeliny wejściowej niszczarki.

7.

W przypadku niebezpieczeństwa, należy bezzwłocznie wyłączyć urządzenie.

8.

Należy zawsze wyłączyć wtyczkę z gniazda przed otwarciem maszyny.

9.

Niszczarka dokumentów jest przeznaczona do niszczenia wyłącznie papierów.

10.

Niszczenie innych materiałów może spowodować obrażenia bądź uszkodzenie urządzenia.

Montaż

−

rozpakować niszczarkę,

−

ustawić na płaskiej powierzchni (nie na wykładzinie bądź dywanie),

−

podłączyć maszynę do gniazda,

−

gniazdo powinno znajdować się w pobliżu niszczarki i powinno być łatwo dostępne.

Obsługa urządzenia

Opis kontrolek:

1. Przełącznik (rys. 26)
–

pozycja “I” - urządzenie gotowe do pracy,

–

pozycja “O” - urządzenie wyłączone,

–

pozycja “R” - funkcja REVERS

Rys. 26 Przełącznik

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

21

2. Czujnik (rys. 27)

Czujnik automatycznie uruchamia niszczarkę

po włożeniu papieru do szczeliny

Niszczenie papieru

−

Przełącznik ustawić w pozycji „I”

−

Wsunąć papier do szczeliny niszczarki

−

Maszyna uruchamia się automatycznie i zaczyna niszczenie. Po zakończonej pracy urządzenie
wyłącza się automatycznie.

−

Zabrania się wkładać większej ilości kartek niż maksymalna, podana przez producenta.

Ochrona silnika

Silnik wyłącza się automatycznie w przypadku przeciążenia urządzenia. Należy wtedy wyłączyć

niszczarkę ze źródła zasilania i odczekać aż silnik schłodzi się do temperatury pokojowej.

Konserwacja

Aby zapewnić sprawne działanie niszczarki, należy okresowo smarować system tnący.

Zaniechanie tej czynności może spowodować zmniejszenie wydajności pracy, zwiększenie poziomu
hałasu, częste zapychanie niszczarki bądź uszkodzenie całego urządzenia. Noże tnące należy
smarować po każdym piątym opróżnieniu kosza bądź w przypadku zwiększenia poziomu hałasu lub
zmniejszenia wydajności cięcia.

Uwaga!

Nie należy używać do konserwacji olejów syntetycznych opartych na nafcie ani smarów

w aerozolu. Do konserwacji najlepiej używać typowy olej maszynowy - również dostępny
u sprzedawcy.

Sposób konserwacji:

Zalać wałki olejem przez szczelinę wejściową, przełączyć przełącznik w pozycję AUTO „I“

i uruchomić maszynę na 3 sek. (poprzez wsunięcie arkusza papieru przed czujnik), przełączyć
przełącznik w pozycję REVERSE na 3 sek, zmieniać położenie między pozycję „I” i REVERSE
przynajmniej trzy razy.

Sposób użytkowania

Cięcie maksymalnych jednorazowych ilości kartek dopuszczalnych dla danego modelu nie jest

właściwym sposobem używania niszczarek. Eksploatacja każdego urządzenia z maksymalnymi
dopuszczalnymi wartościami obciążeń prowadzi do zmniejszenia jego żywotności. Dlatego też w celu
zachowania trwałej i bezawaryjnej pracy niszczarek zaleca się stosować wkłady nie przekraczające
70% maksymalnej jednorazowej ilości kartek dla danego modelu. Ilość maksymalną należy stosować
wyłącznie sporadycznie. Zabrania się wkładać do niszczarek większych ilości kartek niż maksymalna.
Może to spowodować zablokowanie urządzenia i prowadzi do dużych przeciążeń układów
mechanicznych znacznie zmniejszających trwałość niszczarki, a nawet prowadzących do jej
uszkodzenia. Nie należy ciąć miękkich obiektów takich jak np.: folia, tekstylia, ręczniki papierowe
i papier toaletowy. Również papier z taśmą samoprzylepną nie powinien być wkładany do niszczarki.
Materiały te owijają się i zakleszczają noże.

Rys. 27 Czujnik

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

22

USTERKI

W przypadku wystąpienia usterki, urządzenie wraz z kartą gwarancyjną i opisem uszkodzenia

należy przekazać sprzedawcy, lub do najbliższego autoryzowanego serwisu. Urządzenie może być
przekazane do naprawy dalej, dlatego też użytkownik powinien zachować oryginalne i kompletne
opakowanie. W przypadku przekazania urządzenia do naprawy w nieoryginalnym lub niekompletnym
opakowaniu ryzyko uszkodzenia urządzenia podczas transportu ponosi nabywca. Dlatego też
w przypadku braku oryginalnego opakowania w interesie nabywcy leży wykonanie jak najlepszego
opakowania zastępczego.

UWAGA!

−

Przeczytaj uważnie instrukcję zanim przystąpisz do pracy.

−

Sprawdź czy napięcie prądu i częstotliwości podane na tabliczce znamionowej, znajdującej się
na spodzie maszyny są takie jak w twoim gniazdku.

−

Nie pracuj na maszynie jeżeli kosz nie jest zainstalowany.

−

Nie pracuj na maszynie jeżeli kosz jest pełny.

−

Wyłącz wtyczkę z gniazdka:
a) zanim opróżnisz kosz,
b) zanim zdejmiesz maszynę ze stojaka,
c) przed naprawą lub konserwacją,
d) przed otworzeniem maszyny w przypadku naprawy.

−

Zwróć uwagę na płytkę z ostrzeżeniem, umieszczoną na górze maszyny w celu uniknięcia
wciągnięcia biżuterii, krawatu, palców.

−

Maszyna nie może być obsługiwana przez dzieci.

WAśNE ZALECENIA/OSTRZEśENIA

Aby zapewnić bezpieczeństwo użytkowania należy zachować środki ostrożności przy instalacji i obsłudze

urządzenia.

OGÓLNE

−

Należy trzymać ręce, długie włosy, luźne ubrania i przedmioty typu łańcuszki czy krawaty, z dala
od urządzenia w celu uniknięcia wciągnięcia w.w przedmiotów.

−

Niestabilna powierzchnia może spowodować, że urządzenie może spaść powodując poważne
uszkodzenia ciała.

−

Należy unikać szybkiego zatrzymywania, używania dodatkowej siły i nierówności w podłodze
gdy urządzenie jest przesuwane na wózku, na kółkach lub na stoliku.

−

Nie należy usuwać zabezpieczeń mechanicznych i elektrycznych, takich jak zamki, osłony i inne
zabezpieczenia. Nie wolno wkładać przedmiotów nie przeznaczonych do urządzenia oraz należy
unikać kontaktu z płynami (cieczami).

ELEKTRYCZNE

−

Urządzenie powinno być podłączone do sieci elektrycznej tylko w taki sposób, jaki przedstawia
instrukcja.

−

Gniazdo musi być ulokowane w pobliżu i musi być do niego łatwy dostęp. Podczas
przemieszczania urządzenia należy odłączyć go od sieci i trzymać kabel przy urządzeniu.

−

Wyłączenie urządzenia następuje po wyjęciu wtyczki sznura zasilającego z gniazdka sieciowego,
które powinno być zlokalizowane blisko urządzenia i być łatwo dostępne.

−

Nie wolno korzystać z urządzenia, gdy uszkodzony jest kabel doprowadzający prąd lub wtyczka
jest uszkodzona, oraz gdy pojawią się symptomy uszkodzenia urządzenia.

−

Należy skontaktować się ze sprzedawcą w celu uzyskania pomocy.

SERWISOWE

1)

Należy wykonywać tylko rutynowe procedury zgodne z zawartymi instrukcjami.

2)

Nie należy samodzielnie naprawiać ani serwisować urządzenia.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

23

3)

Należy odłączyć urządzenie od sieci i skontaktować się ze sprzedawcą gdy zaistnieje jedna lub
więcej z niżej wymienionych usterek:

−

do urządzenia dostał się płyn/ciecz,

−

urządzenie działa wadliwie w wyniku nieprawidłowego użytkowania,

−

urządzenie nie działa zgodnie z opisem w instrukcji.

Rys. 28. Zestawienie usterek najczęściej występujących w niszczarkach oraz prostych sposobów ich rozwiązania.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

24

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Jakie elementy mają wpływ na długowieczność urządzeń biurowych?

2.

Jakie materiały powinny być stosowane do obsługi i eksploatacji urządzeń?

3.

Jakie podzespoły powinien wymieniać serwisu pracownicy producenta?

4.

Co zawiera instrukcje obsługi danego urządzenia?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Wyszukaj lub opracuj na komputerze skróconą instrukcję obsługi wylosowanego

urządzenia. Zaplanuj i przygotuj krótkie szkolenie dotyczące obsługi tego urządzenia.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać uważnie pytanie,

2)

wyszukać z przygotowanych instrukcji odpowiadającą wylosowanemu urządzeniu,

3)

zapoznać się z instrukcją,

4)

opracować na komputerze skróconą instrukcję,

5)

wydrukować instrukcję,

6)

zaplanować i przygotować szkolenie dotyczące obsługi,

7)

przeprowadź szkolenie.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

urządzenia biurowe niezbędne do wykonania ćwiczenia,

−

instrukcje obsługi tych urządzeń,

−

komputer,

−

drukarka.

Ćwiczenie 2

Wyszukaj, jakie instrukcje bhp znajdują się lub powinny znajdować się w pracowni

komputerowej szkoły, do której uczęszczasz.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać uważnie pytanie,

2)

wyszukać instrukcji urządzeń znajdujących się w budynku szkolnym,

3)

dokonać selekcji tych instrukcji, które dotyczą urządzeń biurowych,

4)

zapoznać się z instrukcją,

5)

zaprezentować wybraną instrukcję na forum klasy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

1) instrukcje obsługi tych urządzeń,
2)

przybory do pisania,

3)

papier A4.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

25

Ćwiczenie 3

Dokonaj analizy urządzeń biurowych stosowanych w Twoim domu oraz wyszukaj , jakie

instrukcje bhp tam się znajdują lub podaj, jakie powinny się znajdować.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać uważnie pytanie,

2)

wyszukać instrukcji urządzeń znajdujących się w domu,

3)

dokonać selekcji tych instrukcji, które dotyczą urządzeń biurowych,

4)

zapoznać się z instrukcją,

5)

zaprezentować wybraną instrukcję na forum klasy,

Wyposażenie stanowiska pracy:

4)

instrukcje obsługi tych urządzeń,

5)

komputer,

6)

drukarka.

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)

scharakteryzować podstawowe zasady bezpiecznego
użytkowania urządzeń biurowych?

2)

wskazać elementy, które wpływają do prawidłowe
urzytkowanie urzadzenia?

3)

scharakteryzować instrukcję obsługi kserografu?

4)

scharakteryzować instrukcję obsługi niszczarki?

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

26

4.3. Obsługa urządzeń biurowych

4.3.1. Materiał nauczania

Obecnie trudno wyobrazić sobie pracę bez urządzeń technicznych tj. komputerów,

faksów, kopiarek. Stanowią one podstawowe wyposażenie biur, pozwalające na
niewyobrażalne jej usprawnienie tj. wzrost dokładności oraz wydajności pracy poprzez
wyeliminowanie żmudnych czynności.

Urządzeniami technicznymi służącymi do przekazywania i otrzymywania informacji

słownych i tekstowych są środki łączności.

Do grupy tej należą:

–

ś

rodki łączności połączone siecią do przekazywania informacji słownych – aparaty

telefoniczne, automatyczne sekretarki, urządzenia konferencyjno-dyspozytorskie,

–

ś

rodki łączności bezprzewodowe – telefony komórkowe, radiotelefony,

–

ś

rodki łączności do przekazywania informacji tekstowych – telefaksy, teleksy,

–

ś

rodki łączności do przekazywania informacji wizualnych – telewizja wewnętrzna,

wideofon,

–

komputer włączony do sieci Internet.

Wszystkie środki łączności instalowane w biurach muszą mieć świadectwo homologacji

wydane przez Ministerstwo Łączności. Homologacja oznacza dostosowanie środków
łączności do standardów technicznych polskiej sieci telekomunikacyjnej.

Niektóre firmy oprócz podstawowych środków łączności, takich jak telefon, używają

innych urządzeń, które w znacznym stopniu ułatwiają kontakt z pracownikami, czy wręcz
umożliwiają funkcjonowanie firmy. Nie można wyobrazić sobie prawidłowo funkcjonującego
banku, biura maklerskiego czy kantoru wymiany walut bez sprawnie działającej sieci Internet;
supermarketu czy nowoczesnego dworca kolejowego bez telewizji wewnętrznej.

Rozwój postępu technicznego w zakresie środków łączności jest bardzo dynamiczny.

Stosunkowo niedawno wprowadzone urządzenia wypierane są przez inne, doskonalsze,
łatwiejsze w obsłudze, szybciej działające, a nawet tańsze w eksploatacji. Dowodem tego
stanu rzeczy jest dalekopis (połączenie maszyny do pisania i aparatu telefonicznego), który
został wyparty przez telefaks; pagery zostały zastąpione przez telefony komórkowe, poczta
internetowa zastępuje tradycyjne przesyłanie korespondencji za pośrednictwem Poczty
Polskiej.

Podstawowym urządzeniem wykorzystywanym do tworzenia i przekazywania informacji

jest komputer. Dzięki zainstalowanemu oprogramowaniu staje się doskonałą maszyną do
pisania, pozwala swobodnie tworzyć dowolne dokumenty – listy, pisma, wykazy, zestawienia.
Oprogramowaniem tym może być np. Microsoft Word nazywany potocznie edytorem tekstu.

Stworzony komputerowo dokument można wydrukować i przesłać pocztą lub faksem, ale

można również przekazać pocztą elektroniczną, popularnie zwaną „e-mail”. Przesyłanie
poczty elektronicznej umożliwia program pocztowy. W systemie Windows jest to program
Outlook Express, który umożliwia przesyłanie wiadomości między serwerami pocztowymi.
Serwer poczty sprawuje zarząd nad skrzynkami pocztowymi i wymienia przesyłki
elektroniczne z innymi serwerami; jeden serwer poczty może współpracować z wieloma
programami pocztowymi klientów, umożliwiającymi nadawanie i odbieranie przesyłek
sieciowych, ich segregowanie, wyświetlanie itd.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

27

Faks - Telefaks

Urządzeniem wykorzystywanym do przekazywania informacji, kopii dokumentów, które

obecnie jest wyposażeniem każdego biura jest faks. Jest to urządzenie, które za pomocą sieci
telefonicznej pozwala na kopiowanie czarno-białych obrazów, którymi mogą być pisma,
tabele, rysunki. Zasięg przekazywania obrazów jest w zasadzie nieograniczony, wszędzie tam
gdzie dociera łączność telefoniczna można przekazać obraz.

Podstawowe zasady działania faksu są bardzo proste. Dokument, który ma być

przekazany umieszcza się w podajniku, a następnie wybiera się numer faksu odbiorcy. Po
uzyskaniu połączenia należy nacisnąć przycisk uruchamiający transmisję i na tym kończy się
rola obsługującego faks, reszta tj. przesyłanie dokumentu odbywa się automatycznie.

Urządzenie może mieć jeszcze dodatkowe funkcje, m.in.: zapisywanie w pamięci

dokumentu,

powtórne

wybieranie

ostatniego

numeru,

automatyczne

przesyłanie

wielostronicowych dokumentów, możliwość powielania dokumentów (faks może pełnić rolę
kserokopiarki), tworzenie bazy numerów odbiorców dokumentów; programowanie nadawania
dokumentów w godzinach późniejszych, przesyłanie obrazu do pamięci urządzenia w sytuacji,
gdy kończy się zapas papieru; regulowanie kontrastu i inne funkcje związane z regulowaniem
jakości dokumentu.

Po zakończeniu transmisji dokumentu faks nadawcy może drukować informację

o transmisji, która zawiera: numer faksu adresata, liczbę wysłanych stron dokumentu, datę
i godzinę transmisji oraz informację czy transmisja była pomyślnie przeprowadzona.
W przypadku niepowodzenia w transmisji, drukowany jest raport o błędach.

Podstawowe zalety faksów jako przekaźników informacji, to:

–

szybkość przekazywania informacji,

–

wierność przekazywanych obrazów,

–

wykorzystywanie linii telefonicznej do przekazywania obrazów.
Natomiast podstawowe wady tych urządzeń to ograniczona możliwość przekazywania

informacji poufnych oraz skomplikowana obsługa wielofunkcyjnych modeli faksów.

Podsumowując Telefaks, w skrócie faks, jest to urządzenie, które pozwala transmitować

na odległość kopie informacji graficznej (mapy, zdjęcia, rysunki), a także informacje tekstowe
(rękopisy, druki) przy zastosowaniu sieci telefonicznej.

Telefon

Aparat telefoniczny jest najstarszym urządzeniem używanym jako środek łączności na tak

szeroką skalę. Umożliwia przekazywanie i otrzymywanie informacji słownych od różnych
abonentów – bez względu na odległość. Nowoczesny aparat telefoniczny ma wiele funkcji,
które ułatwiają przekaz informacji.

Funkcje aparatu telefonicznego:
–

tryb

miejscowy

–

funkcja

nie

dopuszczana

do

uzyskiwania

połączeń

międzynarodowych,

–

wbudowany głośnik

– umożliwia rozmowy, w tym konferencyjne na odległość bez

użycia słuchawki – SP-PHONE,

–

jednoklawiszowe

lub skrócone wybieranie numerów – wbudowana pamięć,

–

elektroniczny HOLD

– umożliwia zatrzymywanie rozmowy, która zostanie jeszcze

podjęta,

–

wybieranie numerów

bez podnoszenia słuchawki,

–

łączenie rozmów wewnętrznych –

FLASH

,

–

wyciszenie głosu, jeśli w tym czasie rozmawiamy z drugiego aparatu –

MUTE

,

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

28

–

powtarzanie ostatniego wybranego numeru, kiedy linia jest zajęta –

REDIAL

,

–

regulowanie poziomu głośności głośnika –

VOLUME

.

Nie wystarczy wiedzieć, który guzik nacisnąć, żeby skutecznie i elegancko załatwić

sprawę przez telefon, należy dostosować się do następujących zalecanych uwag:

−

Nie należy ociągać się z podniesieniem słuchawki, telefonujący może bowiem pomyśleć,
ż

e zajmujesz się niewiadomo czym, w momencie gdy on ma do firmy ważną (jego

zdaniem) sprawę.

−

Staraj się mówić wyraźnie i poprawnie, miłym głosem.

−

Rozmowę prowadź uprzejmie i z uśmiechem, co będzie odebranej jako gotowość do
udzielenia informacji, podjęcia działań, niesienia pomocy.

−

Podaj nazwę firmy aby interesant wiedział, że trafił do właściwej firmy.

−

Przedstaw się podając stanowisko,

−

Poproś o nazwisko telefonującego, jeżeli zapomniał się przedstawić lub o powtórzenie
jeżeli przedstawił się niewyraźnie.

−

Poproś o krótkie zasygnalizowanie sprawy, jeśli chce rozmawiać z kierownikiem, szefem

−

Nie nadużywaj słów charakterystycznych dla języka potocznego np. załapać się na coś”.

−

Nie nadużywaj zwrotów obcojęzycznych, które mają polskie odpowiedniki np. ok. –
w porządku.

−

Powstrzymaj się od krytyki lub poprawiania osób, które takie zwroty stosują.

−

Prawidłowo używaj języka polskiego.

−

Powstrzymaj się od namolnego przekonywania o swoich racjach.

−

Nie narzucaj się ze swoim punktem widzenia i radą.

−

Nie przerywaj rozmówcy, wszak porozumiewanie się to proces dwustronny, nie tylko
mówienie, ale i słuchanie.

−

Uprzejmie odpraw osobę, jeżeli szef nie chce z nią rozmawiać.

−

Dopasuj ton rozmowy do rozmówcy.

−

Ogranicz do niezbędnego minimum rozmowy prywatne i towarzyskie ze służbowego
telefonu.

−

Dzwoń na numer domowy jedynie za zgodą rozmówcy i w takiej porze, żeby nie
przerwać wypoczynku (nie przed ósmą i nie po dwudziestej drugiej), a także nie w wolne
soboty i niedziele.

−

Jeżeli odzywa się automat zgłoszeniowy , krótko przedstaw sprawę i podaj termin
ponownego telefonu.

−

Jeśli brak możliwości natychmiastowego udzielenia informacji lub załatwienia sprawy,
należy złożyć obietnicę zatelefonowania za kilka minut (i bez względu na wszystko
należy ją dotrzymać).

−

Przez telefon nie należy rozmawiać o sprawach poufnych.

−

Nie należy prowadzić długich rozmów na koszt telefonującego.

−

Kończ rozmowę jeżeli ją rozpocząłeś, i o ile względy prestiżowe nie stoją temu na
przeszkodzie.

−

Zapisuj każdy telefon do firmy w specjalnej kontrolce.

W niektórych opracowaniach wprowadza się podział rozmowy na cztery etapy:

−

przygotowanie rozmowy (ustalenie tematu, treści i konspektu), aby płynęła wartko
koncentrowała się wokół najważniejszych zagadnień,

−

uzyskanie połączenia i ustalenie kontaktu z właściwą osobą,

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

29

−

przeprowadzenie rozmowy (wokół głównego tematu bez wprowadzania pobocznych
wątków),

−

ustalenie czy odbiorca wszystko dobrze zrozumiał.

Kserograf – Kserokopiarka

Kserokopiarka to urządzenie zaliczane do grupy środków służących do reprografii

dokumentów. Reprografia jest technologią produkcji i reprodukcji dwuwymiarowych środków
komunikacji wizualnej, służącą głównie do czynności handlowych i administracyjnych. Słowo
„reprografia” jest wspólną nazwą różnych technik odtwarzania informacji.

Do technik reprografii zaliczamy:

–

powielanie dokumentów,

–

reprodukowanie rysunków i planów technicznych,

–

kopiowanie dokumentów,

–

drukowanie metodami małej poligrafii,

–

mikrofilmowanie,

–

fotografowanie.
W ostatnich latach zanotowano największy postęp techniczny w rozwoju techniki

kopiowania dokumentów. Technika ta jest zróżnicowana a jedną z jej odmian jest technika
kopiowania kserograficznego.

Zalety techniki kopiowania kserograficznego:

–

można kserować każdy rodzaj informacji, bez względu na formę graficzną (tekst, rękopis,
zdjęcie, rysunek itp.),

–

można obraz powiększyć lub pomniejszyć,

–

jakość uzyskanych kopii jest bardzo dobra,

–

kopiowanie nie wymaga prac przygotowawczych,

–

urządzenie do kserowania jest funkcjonalne, łatwe w obsłudze.

Na rynku znajduje się wiele różnych firm produkujących kserokopiarki. Wspólną cechą
wszystkich tych urządzeń jest to, że są podobnie zbudowane, a podstawowe funkcje są
jednakowo oznaczone. Jest to bardzo istotne dla korzystających z kserokopiarek.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Jakie znasz urządzenia do przekazywania informacji?

2.

Jakie znasz sposoby przekazywania informacji?

3.

Jakie urządzenie służy do powielania dokumentów?

4.

Jakie są wady i zalety przekazywania informacji faksem?

5.

Jakie są wady i zalety zamieszczania informacji w Internecie?

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

30

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Opracuj krótki biuletyn informacyjny o swojej szkole. Następnie wykonaj go w 10

egzemplarzach w zwartej formie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

zapoznać się z treścią zadnia,

2)

ustalić etapy wykonania ćwiczenia,

3)

ustalić informacje, które będą zamieszczone w biuletynie,

4)

wspólnie lub z podziałem na grupy opracować treść biuletynu,

5)

zapisać informacje na różnych nośnikach,

6)

wydrukować opracowany biuletyn,

7)

skopiować dwustronnie opracowaną informację 10 razy,

8)

zaproponować różne techniki oprawy,

9)

zaprezentować wykonany biuletyn,

10)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

–

stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu,

–

drukarka,

–

kserograf,

–

bindownica,

–

termobindownica,

–

materiały takie jak: papier A-4, foliowe okładki, plastikowe spirale, itp.

Ćwiczenie 2

Skonfiguruj program MS Outlook dla swojego konta pocztowego. Wyślij opracowany

biuletyn do kilku koleżanek lub kolegów z prośbą o uwagi odnośnie opracowanego materiału.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

uruchomić program MS Outlook,

2)

skonfigurować program dla swojego konta,

3)

wysłać wiadomość i odebrać pocztę.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

31

Ćwiczenie 3

Korzystając z istniejących w Internecie informacji, utwórz folder o nowościach

w dziedzinie kserografów. Folder powinien zawierać następujące informacje: grafikę
urządzenia, cenę oraz parametry kopiowania (ilość stron kopiowanych na minutę, wydajność
tonera).

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

zapoznać się z materiałem nauczania,

2)

odszukać w Internecie strony firm, które zajmują się produkcją lub sprzedażą
kserografów,

3)

zapisać folder jako zbiór elektroniczny,

4)

wydrukować na drukarce kolorowej,

5)

zaprezentować na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

komputer z dostępem do Internetu,

−

drukarka.

Ćwiczenie 4

Zredaguj treść pisma o ewentualnej trasie wycieczki, którą planujesz zorganizować.

Prześlij ją faksem do kilku Biur Podróży w Twojej miejscowości, celem wyceny i terminu
realizacji.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

zredagować pismo zawierające informacje niezbędne (kto wysyła, do kogo w jakiej
sprawie),

2)

wyszukać biura podróży w miejscowości w której mieszka,

3)

wysłać pismo faksem,

4)

wysłać pismo e-mailem,

5)

zaprezentować wyniki tego ćwiczenia na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

przykłady poprawnie sformułowanych pism,

−

komputer z oprogramowaniem Microsoft Word oraz z dostępem do Internetu,

−

faks.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

32

Ćwiczenie 5

Otrzymaną informację zwrotną z ćwiczenia 4, odnośnie miejsca i ceny wycieczki skseruj

10 razy i rozwieś na terenie szkoły.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

wydrukować informację zwrotną z biur (w przypadku gdy zostanie przesłana e-mailem)

2)

podróży lub odebrać faks,

3)

zrobić 10 kserokopii dokumentu,

4)

zaprezentuj wyniki tego ćwiczenia na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

komputer z oprogramowaniem Microsoft Word oraz z dostępem do Internetu

−

drukarka,

−

kserokopiarka,

−

faks.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1)

wyliczyć sposoby przekazywania informacji?

2)

przekazać informację korzystając z faksu?

3)

przekazać informację korzystając z kserografu?

4)

powielić informację, dokument?

5)

utworzyć własne konto pocztowe?

6)

przekazać informacje korzystając z poczty elektronicznej?

7)

wysłać i odebrać faks?

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

33

4.4. Środki techniczne pracy biurowej – aspekt ekonomiczny

4.4.1. Materiał nauczania

Drukowanie to nieodzowny element pracy biurowej, w wyniku którego powstaje

ostateczny dokument. Drukowanie zarówno dokumentów niezbędnych w pracy, jak
i prywatnych listów czy zdjęć ma jedną wspólną cechę – jest kosztowne. Zakładając jednak,
ż

e jest ono konieczne, warto zwrócić uwagę na sposoby, których zastosowanie może

przynieść

wymierne

korzyści

ekonomiczne

przez

mniejsze

zużycie

materiałów

eksploatacyjnych.

Rys. 29 Materiały eksploatacyjne do drukarek

Ilość zużytego atramentu lub tonera zależy od typu drukarki. Producenci drukarek zawsze

polecają stosowanie sygnowanych przez nich materiałów eksploatacyjnych. Na rynku można
jednak spotkać alternatywne kartridże z atramentem, a nawet zbiorniki z tonerem. Są one
zazwyczaj tańsze od markowych. A zatem pierwszym narzucającym się sposobem
zaoszczędzenia jest zakup alternatywnych materiałów (atramentu lub tonera). Tu jednak może
czyhać pewne niebezpieczeństwo, gdyż producenci drukarek nie biorą odpowiedzialności za
uszkodzenia sprzętu przy stosowaniu innych niż zalecane materiałów eksploatacyjnych
i odmawiają świadczeń gwarancyjnych. Należy zatem z pewną dozą ostrożności podchodzić
do bardzo tanich atramentów, zwłaszcza gdy sprzęt, czyli sama drukarka jest jeszcze na
gwarancji.

Jednak bez względu na to, czy kupujemy zbiorniki z tuszem zalecane przez producenta,

czy też od innych, niezależnych firm, warto przestrzegać podstawowej zasady – zawsze
należy mieć przy drukarce jeden dodatkowy komplet atramentów oprócz tego, który aktualnie
zainstalowany jest w drukarce. Pozwoli to uniknąć stresujących sytuacji np. gdy wieczorem

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

34

lub w dzień wolny od pracy w drukarce skończy się atrament, a my mamy do zrobienia bardzo
ważne wydruki.

Bardzo duże oszczędności kryją się w sposobie drukowania. Od ustawień parametrów

wydruku zależy nie tylko, jak atrakcyjny uzyskamy efekt, ale i jak dużo zużyjemy na to
atramentu lub tonera. Jedno z drugim jest jednak dość silnie związane – lepsza jakość druku
to większe zużycie materiałów eksploatacyjnych. I z tego trzeba sobie zdawać sprawę.
Największe zużycie atramentu występuje przy drukowaniu na specjalnym, błyszczącym
papierze, na którym uzyskuje się wydruki o jakości fotograficznej. Najmniej tuszu zużyjemy
natomiast przy drukowaniu na zwykłym papierze kserograficznym, zwłaszcza gdy
zastosujemy tryb szkicowy (draft). Czasami w ustawieniach wydruku w programie sterującym
drukarką występuje tryb zwany econo. Jego wybór ogranicza zużycie atramentu lub tonera z
reguły o 50%.

Przy drukowaniu zużywamy jednak nie tylko barwnik, ale i papier. Przy bardzo dużych

ilościach wydruków zwłaszcza tekstowych na zwykłym papierze narzucającym się
rozwiązaniem jest wykorzystywanie obu stron kartki. Niektóre, droższe modele drukarek mają
zaimplementowaną

funkcję

dupleksu,

czyli

automatycznego

odwracania

kartki

i zadrukowywania obu jej stron. W tańszych drukarkach z powodzeniem można to jednak
wykonać ręcznie.

Innym bardzo ciekawym sposobem zaoszczędzenia nie tylko papieru, ale i atramentu czy

tonera jest możliwość drukowania kilku pomniejszonych stron na jednym arkuszu A4. Zwykle
można wtedy drukować 2, 4, 9 lub 16 stron na jednej kartce. Jest to bardzo sprytny i przydatny
pomysł, gdy mamy do wydrukowania obszerną pracę i chcemy zobaczyć jej efekty, a zależy
nam na oszczędności. Wydruk 16 stron na jednej kartce ma jednak sens tylko przy
specyficznych pracach, np. duże grafiki czy wykresy, gdyż w takim pomniejszeniu na pewno
nie odczytamy zwykłego tekstu. Jednak nie wszystkie drukarki, a raczej ich programy
sterujące, oferują możliwość pomniejszania wydruków.

Efektywnie, czyli szybko

Zakup szybszej drukarki da nam wymierne korzyści, gdyż wydruki będą realizowane

w krótszym czasie. W każdej drukarce można wykorzystać opcje, które pozwolą na optymalne
wykorzystanie jej możliwości. Przede wszystkim warto zadeklarować możliwość drukowania
w tle. Przy takim ustawieniu zadanie wydruku nie blokuje innych aplikacji, które możemy
wykorzystywać w czasie drukowania. Ma to sens zwłaszcza przy drukowaniu
skomplikowanych prac graficznych lub bardzo dużych, kilkudziesięciostronicowych
dokumentów tekstowych. Drukarce atramentowej może to zająć nawet kilkadziesiąt minut.
Przy drukowaniu w tle nie tracimy czasu na oczekiwanie zakończenia wydruku.

Innym sposobem jest wykorzystanie całego bufora drukarki do przyjmowania wysyłanych

do wydruku prac. Jest to sensowne przede wszystkim w drukarkach laserowych, które
wprawdzie znacznie szybciej drukują niż drukarki atramentowe, ale są podatne na
przepełnienie pamięci zbyt obszernymi pracami. Dlatego ważne jest w nich ustawienie
buforowania.

Inne materiały usprawniające pracę biurową

Poza typowymi urządzeniami technicznymi, takim jak np.: komputer, faks, telefon,

kserokopiarka, czy niszczarka nieodzownymi narzędziami pracy biurowej są:

terminarze – służą do rejestrowania wszystkich uzgodnionych i planowanych spotkań,
narad, podróży, przyjazdów i odjazdów delegacji oraz innych przedsięwzięć angażujących
szefa. Terminarz jest prowadzony w kalendarzu biurowym, który powinien być do tego

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

35

celu odpowiednio przygotowany. Należy w nich odnotowywać również naprawy
i konserwacje bieżące urządzeń biurowych.

notatniki – służą do notowania poleceń szefa, wyników bezpośrednich i telefonicznych

rozmów przeprowadzonych ze współpracownikami i interesantami, a także do
sporządzania planów pracy, ewidencji, narad.

środki do przechowywania dokumentów – segregator, skoroszyt, obwoluta, teczka.

formularze – odpowiednio skonstruowane druki, które wypełniane są poprzez

wpisywanie informacji, co pozwala na zaoszczędzenie czasu.

skorowidze

–

urządzenie

pomocnicze

znacznie

ułatwiające

odszukiwanie

zgromadzonych informacji.

pomocniczy sprzęt biurowy – obejmuje takie przybory jak: papier, dziurkacz, zszywacze

przybory do pisania.

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Jakie czynniki mają wpływ na jakość wydruku?

2.

Jakie znasz rodzaje wydruków?

3.

Jakie znasz sposoby zmniejszenia kosztów eksploatacyjnych urządzeń?

4.

Jakie są dodatkowe środki techniczne używane w pracy biurowej?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządzić listę zakupów niezbędnych środków technicznych służących do powielania

i oprawy opracowywanych materiałów.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

zapoznać się z poleceniem,

2)

zaproponować środki techniczne niezbędne do pracy,

3)

sporządzić listę zakupów,

4)

zaprezentować na forum klasy i uzasadnić wybór.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

oferta materiałów biurowych,

–

komputer,

–

drukarka,

–

papier,

–

literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

36

Ćwiczenie 2

Uzupełnij tabelę przyporządkowując odpowiednie środki techniczne do podanych opisów

lub opisy do podanych środków.

Ś

rodki techniczne: skorowidz, dziurkacz, dyktafon, formularz, obwoluta, notatnik, terminarz,

maszyna do pisania.

Tabela do wypełnienia:

Środki techniczne

Charakterystyka środków technicznych

Komputer

−

Odpowiednio skonstruowany druk

−

Urządzenie pomocnicze ułatwiające odszukiwanie
zgromadzonych informacji

−

Urządzenie,

które

zostało

wyparte

przez

komputer, a które można spotkać jeszcze w wielu
sekretariatach

−

Służy do rejestrowania wszystkich uzgodnionych i
planowanych

spotkań,

narad

oraz

innych

przedsięwzięć angażujących szefa

Niszczarka

−

Urządzenie do nagrywania głosu

−

Służy do notowania poleceń szefa, wyników
bezpośrednich

i

telefonicznych

rozmów

przeprowadzonych

ze

współpracownikami

i

interesantami, a także do sporządzania planów
pracy, ewidencji, narad, itd

−

Pomocniczy sprzęt biurowy

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

zapoznać się ze materiałem nauczania,

2)

zapoznać się z opisem środków technicznych,

3)

dobrać opisy do odpowiednich środków,

1)

zaprezentować na forum klasy,

4)

dokonać oceny ćwiczenia.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

37

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

karteczki z nazwami środków technicznych,

–

karteczki z opisem środków technicznych,

–

literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia.

4.4.4 Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)

nazwać niezbędne środki techniczne?

2)

zastosować środki techniczne?

3)

dobrać odpowiedni rodzaj wydruku?

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

38

5.

SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

1.

Przeczytaj uważnie instrukcję.

2.

Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.

3.

Zapoznaj się z zestawem pytań testowych.
Test pisemny zawiera 20 pytań i sprawdza Twoje wiadomości z zakresu wykonywania
podstawowych prac biurowych.

4.

Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi. Wskaż tylko jedną
odpowiedź prawidłową. W przypadku pomyłki należy błędną odpowiedź zaznaczyć
kółkiem, a następnie ponownie zakreślić odpowiedź prawidłową.

5.

Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.

6.

Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego rozwiązanie
na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci wolny czas.

7.

Na rozwiązanie testu pisemnego masz 40 minut.

Powodzenia!

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1.

Najbardziej uniwersalnym i najbardziej pożądanym urządzeniem w biurze jest

a)

komputer.

b)

komputer z dostępem do Internetu.

c)

elektroniczna maszyna do pisania.

d)

drukarka.

2.

Ś

rodki techniczne stosowane w pracy biurowej dzielimy na

a)

ś

rodki technik korespondencyjnej, środki łączności, środki do liczenia, środki do

reprografii dokumentów, środki do przechowania dokumentów,

b)

ś

rodki łączności i liczenia,

c)

ś

rodki do reprografii i przechowania,

d)

ś

rodki technik korespondencyjnej i środki do przechowania dokumentów.

3.

Na długotrwałą i niezawodną eksploatację ma wpływ

a)

prawidłowa obsługa zgodna z zaleceniami.

b)

prawidłowa obsługa i konserwacja zgodna z zaleceniami producentów.

c)

prawidłowe ustawienie względem okna.

d)

krótkie użytkowanie.

4.

Instrukcja obsługi stanowi

a)

bazę wiedzy.

b)

dokładne omówienie wszystkich funkcji urządzenia.

c)

kompendium podstawowej wiedzy dotyczącej efektywnego działania urządzenia.

d)

bazę umiejętności.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

39

5.

Wobec urządzeń biurowych zabrania się używać

a)

wody i wysokiej temperatury.

b)

wody i wysokiej temperatury oraz metalowych przedmiotów typu spinacze, zszywki.

c)

innych urządzeń.

d)

wody.

6.

Do typowych urządzeń biurowych należą

a)

skaner, obcinak, telefon.

b)

komputer, fax, gilotyna.

c)

laminator, obcinak, bindownica.

d)

komputer, wózek, kopiarka.

7.

Do urządzeń służących do przekazywania informacji należy

a)

frankownica.

b)

drukarka.

c)

telefon komórkowy.

d)

kserokopiarka.

8.

Urządzenie biurowe może obsługiwać pracownik który:
a)

ma świadectwo maturalne,

b)

ma dobry stan zdrowia,

c)

ukończył kurs,

d)

dokładnie zapoznał się z instrukcją obsługi danego urządzenia.

9.

Pracownik pracujący z komputerem powinien
a)

nosić okulary.

b)

samodzielnie naprawiać sprzęt zasilany energią elektryczną.

c)

siedzieć w odległości 40-75 cm od komputera.

d)

stosować 5 min przerwy po każdej godzinie pracy.

10.

W przypadku długiego przestoju urządzenia biurowego należy

a)

przykryć go szmatką.

b)

wypiąć go z sieci.

c)

usunąć z niego materiały eksploatacyjne, (np. tusze, tonery).

d)

schować go do pudełka.

11.

Ś

rodki łączności służą do

a)

przekazywania i otrzymywania informacji słownych i tekstowych.

b)

otrzymywania informacji słownych.

c)

powielania informacji.

d)

dublowania informacji.

12.

Ś

rodki łączności muszą mieć świadectwo homologacji wydane przez

a)

Ministerstwo Łączności.

b)

dyrektora placówki.

c)

kierownika.

d)

Poczty Polskiej.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

40

13.

Homologacja oznacza

a)

dostosowanie środków łączności do standardów technicznych polskiej sieci
telekomunikacyjnej.

b)

dostosowanie do rodzaju jednostki organizacyjnej.

c)

dostosowanie do rodzaju środków wykorzystywanych.

d)

dostosowanie do użytkownika.

14.

Komputer jest urządzeniem podstawowym do

a)

tworzenia i przekazywania dokumentów i informacji.

b)

sortowania informacji.

c)

porządkowania dokumentów.

d)

filtrowania dokumentów.

15.

Telefon to najstarsze urządzenie wykorzystywane jako

a)

ś

rodek łączności, umożliwiający przekazywanie i otrzymywanie informacji słownych

od różnych abonentów, bez względu na odległość.

b)

ś

rodek do kopiowania informacji.

c)

nieodzowny element dekoracyjny biura.

d)

urządzenie pozwalające na drukowanie.

16.

Kserokopiarka to urządzenie zaliczane do grupy środków służących do

a)

reprografii dokumentów.

b)

przekazywania dokumentów.

c)

reperacji dokumentów.

d)

oceniania dokumentów.

17.

Drukowanie to nieodzowny element pracy biurowej w wyniku której powstaje

a)

ostateczny dokument.

b)

informacja.

c)

filtrowanie dokumentów.

d)

sortowanie dokumentów.

18.

Aby drukowanie nie było bardzo kosztowne należy

a)

zmienić jakość wydruku, zastosować tonery alternatywne.

b)

zmienić drukarkę.

c)

dobrać odpowiedni papier.

d)

zmienić jakość wydruku (draf).

19.

Materiały usprawniające pracę biurową

a)

spinacze, zszywacze, długopisy, terminarze, notatniki, środki do przechowywania
dokumentów, skorowidze, papier, dziurkacz, zszywacze, itp.

b)

rzutnik multimedialny.

c)

trymer.

d)

przybory do pisania.

20.

Na jakość pracy biurowej mają wpływ następujące urządzenia

a)

komputer, fax, kserograf.

b)

drukarka do etykiet.

c)

tester ultrafioletowy.

d)

gilotyna.

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

41

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko…………………………………………………………………….....................

Obsługiwanie urządzeń biurowych

Zakreśl poprawną odpowiedź

Nr

zadania

Odpowiedź

Punkty

1.

a

b

c

d

2.

a

b

c

d

3.

a

b

c

d

4.

a

b

c

d

5.

a

b

c

d

6.

a

b

c

d

7.

a

b

c

d

8.

a

b

c

d

9.

a

b

c

d

10.

a

b

c

d

11.

a

b

c

d

12.

a

b

c

d

13.

a

b

c

d

14.

a

b

c

d

15.

a

b

c

d

16.

a

b

c

d

17.

a

b

c

d

18.

a

b

c

d

19.

a

b

c

d

20.

a

b

c

d

Razem:

„Projekt współfinansowany ze

ś

rodków Europejskiego Funduszu Społecznego”

42

6.

LITERATURA

1.

Bogusławska T.: Praca biurowa. Część 2 – Praca w nowoczesnym biurze. Wydawnictwo
REA, Warszawa 2003

2.

Kinel K.: Technika pracy biurowej, część 1. WSiP, Warszawa 2003.

3.

Komosa A.: Technika biurowa. Ekonomik, Warszawa 1999

4.

Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003.

5.

Wiśniewska M.: Technika biurowa. eMPi2, Poznań 1999

6.

Wiśniewska M.: Technika biurowa. Wydawnictwo „eMPi

2

”, Poznań 1997.

7.

Strona internetowa: http://www.szumiserwis.waw.pl/urzadzenia.html