Gdańsk, 23.03.2013 r.
Anna Jaszczuk
Temat: Urządzenia w pracy biurowej.
Nowoczesna technika oparta przede wszystkim na elektronice, bardzo ułatwia pracę każdego z nas. Zastosowanie urządzeń, które są owocem dynamicznie rozwijającej się techniki sprawiają, że człowiek zyskuje znacznie więcej czasu przez co zmniejsza się koszt wyprodukowania np. wizytówek czy książek. Nie da się ukryć tego, że gdyby nagle zabrakło podstawowych rzeczy takich jak telefon, komputer, kserokopiarka, praca biurowa zmieniłaby się diametralnie, ponieważ przedmioty te są oczywistymi dla człowieka. Bazy danych, które mieszczą się w sieci czy też pamięci komputera zaoszczędzając między innymi miejsce i czas.
Środkami spotykanymi w pracy biurowej są:
Komputery z Internetem – Internet stał się skarbnicą wiedzy, dzięki, której w łatwy i szybki sposób dotrzemy do informacji z różnych części świata. Pozwala na przesyłanie informacji w ekspresowym tempie dzięki czemu zaoszczędzamy nie tylko czas ale i pieniądze. Dzięki poczcie elektronicznej możemy wysyłać wiadomości nawet do kilku osób na raz, a w załącznikach można wysyłać dokumenty. Komputry przejeły wykonywanie żmudnych, rutynowych prac, zastępując tysiące pracowników, o niższych kwalifikacjach. Większość różnego rodzaju pism jest pisana i drukowana co usprawnia pracę oraz zapewnia czytelność dokumentów.
Faks – telefaks – służy do przesyłania informacji za pomocą linii telefonicznej. Telefaksem możemy przesłać wszystko co możemy nanieść na papier i zmieścimy na formacie A4. Po zakończeniu przesyłania faksu wyświetlany jest komunikat potwierdzający wynik transmisji oraz drukowane jest potwierdzenie wydruku informujące o: liczbie stron, dacie, godzinie, czas trwania transmisji, numer i skrót nazwy adresata oraz informacje o skuteczności transmisji. Przeważnie telefaksu używało się do przesyłania informacji szybciej niż przez pocztę. Telefaksy są przeważnie wyposażone w baterię awaryjną w celu utrzymania zapamiętanych danych przy krótkotrwałych przerwach w zasilaniu.
Telefon – bardzo popularne urządzenie do przekazywania informacji. Istnieje wiele modeli telefonów, dlatego warto wybrać dla nas taki, który najbardziej odpowiada naszym potrzebom. W biurze będzie to np. telefon mający:
automatyczną sekretarką, dzięki, któremu możliwe będzie otrzymywanie wiadomości po za godzinami pracy,
programowalną pamięć, zapamiętuje numery i szybko, automatycznie je wybiera,
system głośnomówiący umożliwiający słyszenie rozmowy wszystkim osobom, które znajdują się w danym pomieszczeniu.
Kilka linii, dzięki czemu podczas gdy rozmówca czeka – nie musi się rozłączać – pracownik może zapytać szefa czy może w tej chwili prowadzić rozmowę.
Telefon komórkowy – ma podobne funkcje jak telefon stacjonarny, ale dodatkowo możliwość wysyłania sms-ów, czyli krótkich wiadomości tekstowych, które są zdecydowanie tańsze od rozmów telefonicznych. Najważniejsza zaleta telefonu komórkowego to taka, że jest przenośny, można go zabrać wszędzie ze sobą i pozostawać w kontakcie z innymi.
Z pracą biurową nie wiąże się jednak tylko przekazywanie informacji. Należy je także selekcjonować, przechowywać, gromadzić i opracowywać. Jak i w poprzednim przypadku z pomocą idą nam nieocenione wynalazki techniczne takie jak:
Kserokopiarki – urządzenia służące do kopiowania. W dzisiejszych czasach istnieje bardzo duży wybór kserokopiarek, dlatego też łatwo jest wybrać odpowiadającą najbardziej naszym potrzebom związanymi np. z wielkością biura i skali jego działania.
Laminatory – urządzenia służące do powlekania warstwą foli różnych dokumentów, dzięki czemu taki dokument jest chroniony przed zniszczeniem. Dzięki systemom laminowania w gotowe obwoluty można zabezpieczyć identyfikatory, plany zajęć, legitymacje. Laminowanie polega na przyklejeniu foli pod wpływem temperatury do dokumentu. Laminator powleka materiały we wszystkich znanych rozmiarach aż do formatu A3.
Budownice mechaniczne – urządzenie do oprawy dokumentów. Najprostszy sposób na oprawienie luźnych kartek w zwarty dokument – to oprawa w okładki i grzbiet, dzięki czemu otrzymujemy formę książkową. Do urządzenia można dokupić różnego rodzaju okładki. Dzięki takiej oprawie kartki układają się płasko co umożliwia łatwiejsze kserowanie, czy też przeglądanie dokumentów.
Uniwersalna bindownica mechaniczna – poza tym, że łączy kartki w dokument za pomocą plastikowego grzbietu, robi otwory w standardowych odstępach np. do segregatorów oraz łączy grzbiety kartek w zaciskowe listwy plastikowe.
Termobindownice elektryczne – oprócz standardowych opcji posiada również dodatkową zwaną Mini Bind, która daje możliwość wykonania cienkiej oprawy (1mm) równocześnie z oprawianiem grubego dokumentu w standardowej szczelinie zgrzewającej.
Gilotyny – obcinarki - Służą do równego, dokładnego i szybkiego wyrównywania przez obcinanie dokumentów za pomocą noża introligatorskiego. Urządzenie to jest bardzo proste w obsłudze. Nie wymaga przeszkolenia.
Niszczarki - Urządzenia służące do cięcia papierowych dokumentów na drobne paski. W każdej firmie znajduje się wiele dokumentów, które nie są już potrzebne, dlatego należy je zniszczyć aby np. nie wpadły w niepowołane ręce.
Dyktafony - Urządzenie służące do nagrywania np. głosu. Jest przydatny np. podczas konferencji. Możemy nagrać głos, rozmowę i sporządzić następnie z tego notatkę.
Aparaty fotograficzne – Urządzenia służące do wykonywania zdjęć, dzięki którym możemy przedstawić np. ofertę danej firmy.
Projektory – Urządzenia służące do wyświetlania ruchomego obrazu na ścianie lub na innej powierzchni, która służy za ekran projekcyjny. Projektory te głównie stosowane do wyświetlenia filmów odtwarzanych przez komputer lub komputerowych prezentacji. Bardzo przydatne podczas szkoleń, konferencji.
Bibliografia:
Stefaniak-Piasek E. Technika pracy biurowej: Praca biurowa, Część 2, Warszawa, Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne Spółka Akcyjna. ISBN 978-83-0209891-8