PROCES ROZWI
ZYWANIA PROBLEMÓW I
PODEJMOWANIA DECYZJI
Problem, rozwiązywanie problemów
Podejmowanie decyzji dotyczy rozwiązywania problemów. Problem1 występuje
wtedy, gdy rzeczywisty stan odbiega od stanu pożądanego. Rozwiązanie problemu2
następuje, gdy menedżer podejmuje świadomy wysiłek, by ograniczyć występującą różnicę
między rzeczywistymi i oczekiwanymi warunkami.
Niektórzy autorzy wskazują, że sam proces rozpoznawania problemu często ma charakter
nieformalny i intuicyjny. Zazwyczaj cztery sytuacje zwracają uwagę kierowników na
możliwość wystąpienia problemu3:
·ð Odchylenie od dotychczasowych osiÄ…gnięć oznacza, że dotychczasowy ksztaÅ‚t
efektywności organizacji uległ załamaniu (sprzedaż w tym roku jest niższa niż w
poprzednim, nagle wzrosły koszty, zwiększyła się fluktuacja pracowników  tego
rodzaju wydarzenia stanowią dla kierownika sygnał, że pojawił się problem;
·ð Odchylenie od planu  oznacza, że nie speÅ‚niajÄ… siÄ™ przewidywania lub oczekiwania
kierownika (zyski są niższe od przewidywanych, jeden z wydziałów przekracza
planowane wydatki, terminy realizacji projektu nie sÄ… dotrzymane  tego rodzaju
wydarzenia wskazują, że trzeba coś zrobić, aby przywrócić zgodność wykonania z
planem);
·ð Inni ludzie czÄ™sto informujÄ… kierownika o problemach: klienci narzekajÄ… na
opóz
nienia w dostawach, menedżerowie wyższego szczebla nakładają większe
zadania na kierowany przez nich dział, pracownicy składają wymówienia;
·ð DziaÅ‚alność konkurentów może tez doprowadzić do sytuacji wymagajÄ…cych
rozwiÄ…zania problemu. Kiedy inne firmy opracowujÄ… nowe technologie albo
doskonalą już stosowane, menedżer może być zmuszony do przeanalizowania
technologii lub procesów w jego własnej firmie.
Decyzje  istota
Decyzje podejmujemy na co dzień, te bardzo ważne i te mniej ważne. W obydwu
przypadkach poświęcamy temu procesowi mniej lub więcej czasu. W zarządzaniu
1
Stoner J.A.F., Freeman R., Gilbert D.R. JR.: Kierowanie. PWE, Warszawa 1998, s. 239.
2
Bittel L.R.: Krótki kurs zarządzania. PWN Warszawa, McGraw-Hill Book Company Europe, Londyn 1989, s.
226.
3
Stoner J.A.F., Freeman R., Gilbert D.R. JR.: Kierowanie. PWE, Warszawa 1998, s. 240.
1
menedżerowie cały czas podejmują decyzje. Jest to proces bardzo istotny, gdyż od ich
trafności uzależnione jest sprawne i skuteczne funkcjonowanie organizacji.
Decyzja  wybór jednego wariantu spośród zbioru istniejących możliwości
Proces dokonywania wyboru to proces podejmowania decyzji, a nauka która temu
zagadnieniu poświęca swoją uwagę to teoria podejmowania decyzji.
Decydent:
·ð ma prawo podjÄ™cia decyzji;
·ð ponosi za niÄ… odpowiedzialność;
·ð jest zainteresowany jej realizacjÄ….
Tabela Etapy procesu racjonalnego podejmowania decyzji
Krok Szczegóły Przykład
1. Rozeznanie i Jakiś bodziec wskazuje na konieczność Kierownik zakładu zauważa 5 % wzrost
zdefiniowanie podjęcia decyzji. Bodziec ten może być fluktuacji załogi
sytuacji pozytywny lub negatywny
2. Identyfikacja Pożądane są zarówno możliwości Kierownik zakładu może zwiększyć płace,
alternatywnych oczywiste, jak i twórcze premie lub zmienić normy rekrutacji
możliwości
3.Ocena wariantów Każdy wariant podlega ocenie z punktu Może się okazać, że wzrost premii nie jest
widzenia wykonalności, możliwy. Wzrost płac i zmiana norm
wystarczalności i następstw rekrutacji mogą spełnić wszystkie warunki
4.Wybór Należy ocenić wszystkie elementy Zmiana norm rekrutacji może dopiero po
najlepszego sytuacji i wybrać wariant, który dłuższym czasie wpłynąć na zmniejszenie
wariantu najlepiej pasuje do sytuacji menedżera fluktuacji, trzeba więc podnieść płace
5. Wdrożenie Wybrany wariant został wdrożony w Kierownik zakładu może potrzebować
wybranego wariantu systemie organizacji zezwolenia centrali firmy
6. Obserwacja W jakiś momencie menedżer powinien Kierownik zakładu zauważa, że po sześciu
wyników i ocena ocenić zakres, w jakim wariant miesiącach nastąpił spadek fluktuacji załogi
wybrany w kroku 4 i wdrożony w do poprzedniego poziomu
kroku 5 sprawdza siÄ™ w praktyce
y
ródło: : Griffin R.W.: Podstawy zarządzania organizacjami. PWE, Warszawa 1996, s. 274.
Analiza sytuacji decyzyjnej
Proces podejmowania decyzji rozpoczyna analiza sytuacji decyzyjnej, na którą składa
się gromadzenie informacji i interpretacja informacji, pozwalających zrozumieć problem
wymagający decyzji i jego kontekst. Należy najpierw upewnić się, że rozwiązujemy właściwy
problem. Konieczne jest zatem, aby organizacja, w której ma miejsce proces decyzyjny
posiadała zestaw celów, który mógłby stanowić podstawę racjonalnego przebiegu niektórych
etapów decydowania.
Warunkiem sprawności procesu podejmowania decyzji jest posiadanie przez organizację
poniższych (jeśli nie wszystkich to przynajmniej większości) atrybutów4:
4
Superat J.: Techniki decyzyjne i organizatorskie. Wrocław 2000, s. 158-159.
2
·ð Współprzyczynianie siÄ™ (instrumentalność)  cele powinny być Å›rodkiem do
osiągnięcia misji organizacji, nie mogą być zatem abstrakcją;
·ð Wykonalność  cele powinny uwzglÄ™dniać istniejÄ…ce ograniczenia;
·ð Ambicja  cele powinny być ambitne i stanowić wyzwanie dla kierowników na
wszystkich szczeblach organizacji;
·ð Mierzalność  cele powinny dać siÄ™ uporzÄ…dkować wedÅ‚ug ich znaczenia;
·ð Operatywność  cele powinny pozwalać na sporzÄ…dzenie harmonogramu ich
osiągnięcia i jego monitorowanie;
·ð Równowaga  cele powinny uwzglÄ™dniać wszystkie dziaÅ‚ania organizacji i
równoważyć jej silne i słabe strony;
·ð Elastyczność  organizacja (kierownik) nie powinna znalez
ć się w takiej sytuacji, że
wycofanie się z pewnego kierunku działania jest niemożliwe;
·ð Terminowość  cele powinny być przyjÄ™te we wÅ‚aÅ›ciwym czasie;
·ð Nowoczesność (state of the art.)  cele powinny mieÅ›cić siÄ™ w granicach
współczesnej wiedzy;
·ð Rozwój  cele powinny być zorientowane na rozwój organizacji, a nie tylko na jej
przetrwanie;
·ð Korzystność  przewidywane korzyÅ›ci powinny przewyższać przewidywane koszty;
·ð Odpowiedzialność  odpowiedzialność za osiÄ…gniÄ™cie celów powinna być przypisana
odpowiednim kierownikom w całej organizacji w sposób, który umożliwi kontrolę i
ocenę ich działania.
Rodzaje decyzji
Ze względu na formę podejmowania decyzji, decyzje dzielimy na:
·ð indywidualne;
·ð grupowe.
Każda z wymienionych form podejmowania decyzji ma swoje zalety i wady, które
umieszczone są w poniższych tabelach.
Tab. 5.3 Zalety i wady indywidualnego podejmowania decyzji
Zalety Wady
1. Proces trwa krótko i jest niezbyt kosztowny; 1. Jest mniej wiedzy i informacji;
2. Nie ma możliwości wystąpienia 2. Prawdopodobny niższy stopień akceptacji
kompromisów; społecznej;
3. Zwykle powstaje mniej wariantów;
4. Mniejsza możliwość podejmowania
ryzykownych decyzji;
y
ródło: Opracowanie własne
3
Tab. 5.4. Zalety i wady grupowego podejmowania decyzji
Zalety Wady
1. Jest więcej wiedzy i informacji; 1. Proces trwa dłużej a więc jest bardziej
2. Może powstać więcej wariantów; kosztowny;
3. Prawdopodobny wyższy stopień akceptacji 2. Mogą pojawić się decyzje kompromisowe
decyzji; wynikajÄ…ce z niezdecydowania;
4. Może dojść do poprawy w porozumiewaniu 3. Grupa może zostać zdominowana przez
siÄ™ w grupie; lidera;
5. Ogólnie rzecz biorąc pojawiają się 4. Mogą powstawać grupy interesów;
racjonalniejsze decyzje; 5. Może się pojawić myślenie grupowe*;
6. Większa możliwość podejmowania śmiałych, 6. Odpowiedzialność rozkłada się na
ryzykownych decyzji. wszystkich członków grupy;
* sytuacja taka powstaje, gdy dążenie grupy do konsensusu i spójności przeważa nad dążeniem do osiągnięcia
możliwie najlepszej decyzji.
y
ródło: Opracowanie własne
4