procedura krok po kroku
Agata Hryc-Ląd
Katarzyna Ronikier-Dolańska
ZAMÓWIENIE
Z WOLNEJ RĘKI
b i b l i o t e c z k a
z a m ó w i e ń p u b l i c z n y c h
Bibliot
eczk
a z
amó
wień publiczny
ch:
Zamó
wienie z w
olnej r
ęki
UOX 13
40,95 zł brutto
procedura krok po kroku
Agata Hryc-Ląd
Katarzyna Ronikier-Dolańska
ZAMÓWIENIE
Z WOLNEJ RĘKI
Autorzy:
Agata Hryc-Ląd (str. 28–44)
wieloletni praktyk, doradca, autor komentarzy i publikacji w dziedzinie zamówień
publicznych, obecnie główny specjalista w dużej instytucji zamawiającej
Katarzyna Ronikier-Dolańska (str. 7–28, 44–47)
radca prawny, wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu zamówień
publicznych, do sierpnia 2012 roku członek Krajowej Izby Odwoławczej,
autorka licznych publikacji z zakresu zamówień publicznych
Redaktor naczelny grupy zamówienia publiczne:
Urszula Wróblewska
Redaktor prowadzący:
Klaudyna Saja-Żwirkowska
Wydawca:
Katarzyna Czech
Korekta:
Zespół
Projekt okładki:
Piotr Fedorczyk
ISBN: 978-83-269-2514-6
Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2013
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa
tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10
e-mail: zamowieniapubliczne@wip.pl
Skład i łamanie: Dariusz Ziach
Druk: Miller
Publikacja chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych
w książce – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji
z powołaniem się na źródło. Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem
najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadcze-
nia autorów. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji
typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych,
pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako ofi-
cjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja
nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji
wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza
i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji
niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych – przesyłania materiałów pro-
mocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz
poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do
celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że dane nie będą
przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.
Zamówienie z wolnej ręki
Wiedza i Praktyka
3
Spis treści
Wstęp ........................................................................................................5
Przesłanki udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki ...................7
Tylko jeden wykonawca może zrealizować zamówienie .....................7
Prawo przyznaje tylko jednemu wykonawcy odpowiednie
Udzielanie zamówienia w zakresie działalności twórczej
Wygrana w konkursie, w którym nagrodą było zaproszenie
do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki ..............................13
Potrzeba natychmiastowego wykonania zamówienia ........................15
Wcześniej prowadzone postępowania nie powiodły się .....................18
Zamówienia dodatkowe ......................................................................21
Udzielenie zamówienia uzupełniającego dotychczasowemu
wykonawcy usług lub robót budowlanych ........................................24
Udzielenie zamówienie z wolnej ręki dotychczasowemu dostawcy .....25
Szczególnie korzystne warunki zakupu ..............................................26
Zakupy na giełdzie towarowej ............................................................27
Udzielenie zamówienia przez placówkę dyplomatyczną ...................27
Zakupy dla jednostek wojskowych ....................................................27
Zamówienia na usługi niepriorytetowe ..............................................28
Krok 1: Przygotowanie postępowania.................................................28
Przedmiot zamówienia .......................................................................29
Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia ....................................30
Krok 2: Wszczęcie postępowania ........................................................31
Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy ............................................31
Obowiązek informacyjny względem prezesa UZP .............................34
Zamówienie z wolnej ręki
4
Wiedza i Praktyka
Krok 3: Prowadzenie negocjacji ..........................................................36
Zaproszenie do negocjacji ..................................................................36
Krok 4: Zawarcie umowy .....................................................................39
Potwierdzenie spełnienia warunków udziału .....................................39
Brak podstaw do wykluczenia ............................................................40
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy .................................41
Unieważnienie postępowania .............................................................43
Krok 5: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia .....................................44
Konsekwencje nieprawidłowego zastosowania trybu
zamówienia z wolnej ręki .....................................................................44
Postępowanie odwoławcze .................................................................45
Kontrola prezesa UZP .........................................................................47
Wzory dokumentów ..............................................................................48
Protokół z negocjacji prowadzonych w postępowaniu trybie
z wolnej ręki – gotowy do wypełnienia wzór dokumentu ..................48
Protokół z postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki
– wzór dokumentu .............................................................................50
Zaproszenie do negocjacji – gotowy do wypełnienia wzór
dokumentu .........................................................................................62
Zawiadomienie o wszczęciu postępowania – wzór dokumentu ........64
Zamówienie z wolnej ręki
Wiedza i Praktyka
5
Wstęp
Zamówienie z wolnej ręki jest trybem szczególnie atrak-
cyjnym dla zamawiających, ponieważ zamawiający nego-
cjuje warunki umowy z jednym, wybranym przez siebie
wykonawcą. Jest to procedura najmniej konkurencyjna
ze wszystkich, jakie przewiduje ustawa Prawo zamówień
publicznych. Z tego powodu udzielenie zamówienia w tym
trybie musi być poprzedzone dokładną analizą prawną.
Prowadzenie postępowania z wolnej ręki niesie za sobą
pewne zagrożenia. Może wpłynąć na wzrost cen i obniżenie
jakości świadczonych usług. Dlatego zasady pozwalające na
jego zastosowanie są dość restrykcyjne. Niestety kontrole
prowadzone przez prezesa Urzędu Zamówień Publicz-
nych często wykazują, że zamawiający mają problemy
z właściwym ocenieniem przesłanek, które umożliwia-
ją skorzystanie z wolnej ręki. Kiedy można skorzystać
z wolnej ręki, w jaki sposób przeprowadzić procedurę,
jakich działań się wystrzegać, jak przygotować potrzebną
dokumentację? Na te pytania odpowiadają nasi eksperci.
Książka jest kolejną pozycją wydaną w serii „Biblioteczka
zamówień publicznych. Procedura krok po kroku”. Cykl
ten tworzy kompleksowe omówienie wszystkich trybów,
w jakich może toczyć się postępowanie o zamówienie
publiczne. Dzięki tej wiedzy łatwiej będzie można wybrać
odpowiedni tryb i bezproblemowo przejść przez konkretny
przetarg. Każda z wydanych przez nas pozycji zawiera
orzecznictwo, przykłady oraz wzory dokumentów.
Z poważaniem
Klaudyna Saja-Żwirkowska
redaktor prowadząca
Zamówienie z wolnej ręki
Wiedza i Praktyka
7
Zamówienie z wolnej ręki jest jedynym trybem uregulowa-
nym w ustawie Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa
Pzp), który cechuje brak jakiejkolwiek konkurencyjności.
Postępowanie to polega na zawarciu umowy w sposób
nawiązujący do art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego. Zgodnie
z nim kontrakt zostaje zawarty, gdy strony prowadzące
negocjacje dojdą do porozumienia co do wszystkich po-
stanowień będących przedmiotem negocjacji. Przy czym
zastosowanie zachowuje w tym przypadku przepis art. 139
ust. 2 ustawy Pzp, wymagający zachowania dla umowy
o zamówienie publiczne formy pisemnej pod rygorem
nieważności.
Możliwość przeprowadzenia postępowania w innym trybie
niż podstawowy została ograniczona i uzależniona od wy-
stąpienia konkretnych przesłanek określonych w ustawie
Pzp (art. 10 ust. 2 ustawy Pzp).
Zważywszy że skorzystanie z trybów innych niż podstawo-
we stanowi wyjątek, przesłanki zastosowania wolnej ręki
należy interpretować ściśle, a każdy podmiot, który się na
nie powołuje, musi być w stanie je udowodnić.
Zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki zostało uza-
leżnione od wystąpienia co najmniej jednej z przesłanek
wymienionych w art. 67 ust. 1 ustawy Pzp.
Tylko jeden wykonawca może zrealizować zamówienie
Udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki jest możli-
we, jeśli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być
świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn
Przesłanki udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki
Zamówienie z wolnej ręki
8
Wiedza i Praktyka
technicznych o obiektywnym charakterze (art. 67 ust. 1
pkt 1 lit. a ustawy Pzp). Przy czym zasięg poszukiwania
odpowiedniego wykonawcy nie może zostać ograniczony
wyłącznie do Polski.Należy uwzględnić również wyko-
nawców pochodzących z innych krajów Unii Europejskiej.
Ponadto okoliczności uzasadniające udzielenie zamówie-
nia w trybie z wolnej ręki muszą występować w chwili
udzielania zamówienia, a nie w okresie wcześniejszym
czy późniejszym.
Aby możliwe było udzielenie zamówienia w tym trybie, po
pierwsze – muszą zaistnieć przyczyny techniczne. Należy
je rozumieć jako obiektywne okoliczności, wynikające
z właściwości przedmiotu zamówienia. Po drugie – koniecz-
ne jest, aby wykonawca, któremu ma być udzielone zamó-
wienie, był jedynym podmiotem zdolnym do wykonania
danego zamówienia. Innymi słowy realizacja zamówienia
przez innego wykonawcę z przyczyn natury technicznej
musi być rzeczywiście niemożliwa. Uzasadnieniem do
udzielenia tego rodzaju zamówienia nie może być zatem
subiektywne przeświadczenie zamawiającego, że dany
wykonawca wykona zamówienie najlepiej czy najszybciej.
Każdy przypadek zastosowania wolnej ręki musi być oce-
niany oddzielnie.
Nie stanowi przesłanki pozwalającej na skorzysta-
nie z trybu zamówienia z wolnej ręki przekonanie
zamawiającego, że proponowany wykonawca jest
jedynym, który ze względu na szczególne zaufa-
nie, doświadczenie i możliwości organizacyjne jest
w stanie wykonać zamówienie (tak też Krajowa Izba
Odwoławcza w uchwałach z 12 kwietnia 2011 r.,
sygn. akt KIO/KD 76/11, oraz z 2 kwietnia 2012 r.,
sygn. akt KIO/KD 37/12.
O
r z e c z n i c t w O