procedura krok po kroku

Agata Hryc-Ląd

Katarzyna Ronikier-Dolańska

ZAMÓWIENIE

Z WOLNEJ RĘKI

b i b l i o t e c z k a

z a m ó w i e ń p u b l i c z n y c h

Bibliot

eczk
a z

amó
wień publiczny

ch:
Zamó
wienie z w

olnej r

ęki

UOX 13

40,95 zł brutto

procedura krok po kroku

Agata Hryc-Ląd

Katarzyna Ronikier-Dolańska

ZAMÓWIENIE

Z WOLNEJ RĘKI

Autorzy:

Agata Hryc-Ląd (str. 28–44)

wieloletni praktyk, doradca, autor komentarzy i publikacji w dziedzinie zamówień

publicznych, obecnie główny specjalista w dużej instytucji zamawiającej
Katarzyna Ronikier-Dolańska (str. 7–28, 44–47)

radca prawny, wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu zamówień

publicznych, do sierpnia 2012 roku członek Krajowej Izby Odwoławczej,

autorka licznych publikacji z zakresu zamówień publicznych
Redaktor naczelny grupy zamówienia publiczne:

Urszula Wróblewska
Redaktor prowadzący:

Klaudyna Saja-Żwirkowska
Wydawca:

Katarzyna Czech
Korekta:

Zespół
Projekt okładki:

Piotr Fedorczyk
ISBN: 978-83-269-2514-6
Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2013

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. [phone], faks 22 617 60 10

e-mail: [e-mail]
Skład i łamanie: Dariusz Ziach
Druk: Miller
Publikacja chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych

w książce – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji

z powołaniem się na źródło. Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem

najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadcze-

nia autorów. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji

typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych,

pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako ofi-

cjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja

nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji

wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza

i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji

niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych – przesyłania materiałów pro-

mocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz

poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do

celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że dane nie będą

przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

Zamówienie z wolnej ręki

Wiedza i Praktyka

3

Spis treści

Wstęp ........................................................................................................5

Przesłanki udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki ...................7

Tylko jeden wykonawca może zrealizować zamówienie .....................7

Prawo przyznaje tylko jednemu wykonawcy odpowiednie

uprawnienia ........................................................................................10

Udzielanie zamówienia w zakresie działalności twórczej

lub artystycznej ..................................................................................12

Wygrana w konkursie, w którym nagrodą było zaproszenie

do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki ..............................13

Potrzeba natychmiastowego wykonania zamówienia ........................15

Wcześniej prowadzone postępowania nie powiodły się .....................18

Zamówienia dodatkowe ......................................................................21

Udzielenie zamówienia uzupełniającego dotychczasowemu

wykonawcy usług lub robót budowlanych ........................................24

Udzielenie zamówienie z wolnej ręki dotychczasowemu dostawcy .....25

Szczególnie korzystne warunki zakupu ..............................................26

Zakupy na giełdzie towarowej ............................................................27

Udzielenie zamówienia przez placówkę dyplomatyczną ...................27

Zakupy dla jednostek wojskowych ....................................................27

Zamówienia na usługi niepriorytetowe ..............................................28

Krok 1: Przygotowanie postępowania.................................................28

Przedmiot zamówienia .......................................................................29

Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia ....................................30

Krok 2: Wszczęcie postępowania ........................................................31

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy ............................................31

Obowiązek informacyjny względem prezesa UZP .............................34

Zamówienie z wolnej ręki

4

Wiedza i Praktyka

Krok 3: Prowadzenie negocjacji ..........................................................36

Zaproszenie do negocjacji ..................................................................36

Negocjacje ..........................................................................................37

Krok 4: Zawarcie umowy .....................................................................39

Potwierdzenie spełnienia warunków udziału .....................................39

Brak podstaw do wykluczenia ............................................................40

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy .................................41

Unieważnienie postępowania .............................................................43

Krok 5: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia .....................................44

Konsekwencje nieprawidłowego zastosowania trybu

zamówienia z wolnej ręki .....................................................................44

Postępowanie odwoławcze .................................................................45

Kontrola prezesa UZP .........................................................................47

Wzory dokumentów ..............................................................................48

Protokół z negocjacji prowadzonych w postępowaniu trybie

z wolnej ręki – gotowy do wypełnienia wzór dokumentu ..................48

Protokół z postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki

– wzór dokumentu .............................................................................50

Zaproszenie do negocjacji – gotowy do wypełnienia wzór

dokumentu .........................................................................................62

Zawiadomienie o wszczęciu postępowania – wzór dokumentu ........64

Zamówienie z wolnej ręki

Wiedza i Praktyka

5

Wstęp

Zamówienie z wolnej ręki jest trybem szczególnie atrak-

cyjnym dla zamawiających, ponieważ zamawiający nego-

cjuje warunki umowy z jednym, wybranym przez siebie

wykonawcą. Jest to procedura najmniej konkurencyjna

ze wszystkich, jakie przewiduje ustawa Prawo zamówień

publicznych. Z tego powodu udzielenie zamówienia w tym

trybie musi być poprzedzone dokładną analizą prawną.

Prowadzenie postępowania z wolnej ręki niesie za sobą

pewne zagrożenia. Może wpłynąć na wzrost cen i obniżenie

jakości świadczonych usług. Dlatego zasady pozwalające na

jego zastosowanie są dość restrykcyjne. Niestety kontrole

prowadzone przez prezesa Urzędu Zamówień Publicz-

nych często wykazują, że zamawiający mają problemy

z właściwym ocenieniem przesłanek, które umożliwia-

ją skorzystanie z wolnej ręki. Kiedy można skorzystać

z wolnej ręki, w jaki sposób przeprowadzić procedurę,

jakich działań się wystrzegać, jak przygotować potrzebną

dokumentację? Na te pytania odpowiadają nasi eksperci.

Książka jest kolejną pozycją wydaną w serii „Biblioteczka

zamówień publicznych. Procedura krok po kroku”. Cykl

ten tworzy kompleksowe omówienie wszystkich trybów,

w jakich może toczyć się postępowanie o zamówienie

publiczne. Dzięki tej wiedzy łatwiej będzie można wybrać

odpowiedni tryb i bezproblemowo przejść przez konkretny

przetarg. Każda z wydanych przez nas pozycji zawiera

orzecznictwo, przykłady oraz wzory dokumentów.

Z poważaniem

Klaudyna Saja-Żwirkowska

redaktor prowadząca

Zamówienie z wolnej ręki

Wiedza i Praktyka

7

Zamówienie z wolnej ręki jest jedynym trybem uregulowa-

nym w ustawie Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa

Pzp), który cechuje brak jakiejkolwiek konkurencyjności.

Postępowanie to polega na zawarciu umowy w sposób

nawiązujący do art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego. Zgodnie

z nim kontrakt zostaje zawarty, gdy strony prowadzące

negocjacje dojdą do porozumienia co do wszystkich po-

stanowień będących przedmiotem negocjacji. Przy czym

zastosowanie zachowuje w tym przypadku przepis art. 139

ust. 2 ustawy Pzp, wymagający zachowania dla umowy

o zamówienie publiczne formy pisemnej pod rygorem

nieważności.

Możliwość przeprowadzenia postępowania w innym trybie

niż podstawowy została ograniczona i uzależniona od wy-

stąpienia konkretnych przesłanek określonych w ustawie

Pzp (art. 10 ust. 2 ustawy Pzp).

Zważywszy że skorzystanie z trybów innych niż podstawo-

we stanowi wyjątek, przesłanki zastosowania wolnej ręki

należy interpretować ściśle, a każdy podmiot, który się na

nie powołuje, musi być w stanie je udowodnić.

Zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki zostało uza-

leżnione od wystąpienia co najmniej jednej z przesłanek

wymienionych w art. 67 ust. 1 ustawy Pzp.

Tylko jeden wykonawca może zrealizować zamówienie

Udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki jest możli-

we, jeśli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być

świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn

Przesłanki udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki

Zamówienie z wolnej ręki

8

Wiedza i Praktyka

technicznych o obiektywnym charakterze (art. 67 ust. 1

pkt 1 lit. a ustawy Pzp). Przy czym zasięg poszukiwania

odpowiedniego wykonawcy nie może zostać ograniczony

wyłącznie do Polski.Należy uwzględnić również wyko-

nawców pochodzących z innych krajów Unii Europejskiej.

Ponadto okoliczności uzasadniające udzielenie zamówie-

nia w trybie z wolnej ręki muszą występować w chwili

udzielania zamówienia, a nie w okresie wcześniejszym

czy późniejszym.

Aby możliwe było udzielenie zamówienia w tym trybie, po

pierwsze – muszą zaistnieć przyczyny techniczne. Należy

je rozumieć jako obiektywne okoliczności, wynikające

z właściwości przedmiotu zamówienia. Po drugie – koniecz-

ne jest, aby wykonawca, któremu ma być udzielone zamó-

wienie, był jedynym podmiotem zdolnym do wykonania

danego zamówienia. Innymi słowy realizacja zamówienia

przez innego wykonawcę z przyczyn natury technicznej

musi być rzeczywiście niemożliwa. Uzasadnieniem do

udzielenia tego rodzaju zamówienia nie może być zatem

subiektywne przeświadczenie zamawiającego, że dany

wykonawca wykona zamówienie najlepiej czy najszybciej.

Każdy przypadek zastosowania wolnej ręki musi być oce-

niany oddzielnie.

Nie stanowi przesłanki pozwalającej na skorzysta-

nie z trybu zamówienia z wolnej ręki przekonanie

zamawiającego, że proponowany wykonawca jest

jedynym, który ze względu na szczególne zaufa-

nie, doświadczenie i możliwości organizacyjne jest

w stanie wykonać zamówienie (tak też Krajowa Izba

Odwoławcza w uchwałach z 12 kwietnia 2011 r.,

sygn. akt KIO/KD 76/11, oraz z 2 kwietnia 2012 r.,

sygn. akt KIO/KD 37/12.

O

r z e c z n i c t w O