08 Gromadzenie i przechowywanie informacji

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI

NARODOWEJ

Marzena Chruścińska

Gromadzenie i przechowywanie informacji 348[03].Z2.01

Poradnik dla ucznia

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2006

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Recenzenci:
mgr Wiesława Papierska

mgr Maria Krajewska

Opracowanie redakcyjne:

mgr Marzena Chruścińska

Konsultacja:

mgr inż. Jarosław Sitek

Korekta:

mgr Edyta Kozieł

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 348[03].Z2.01
„Gromadzenie i przechowywanie informacji” zawartego w modułowym programie nauczania
dla zawodu technik informacji naukowej.

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie
2. Wymagania wstępne
3. Cele kształcenia
4. Materiał nauczania

4.1. Terminologia dotycząca gromadzenia źródeł informacji w języku polskim

i angielskim
4.1.1. Materiał nauczania
4.1.2. Pytania sprawdzające
4.1.3. Ćwiczenia
4.1.4. Sprawdzian postępów

4.2. Wydawnicze i księgarskie źródła informacji o zbiorach

4.2.1. Materiał nauczania
4.2.2. Pytania sprawdzające
4.2.3. Ćwiczenia
4.2.4. Sprawdzian postępów

4.3. Polityka gromadzenia zbiorów. Sposoby gromadzenia źródeł informacji:

kupno, dar, depozyt, wymiana krajowa i zagraniczna, egzemplarz
obowiązkowy
4.3.1. Materiał nauczania
4.3.2. Pytania sprawdzające
4.3.3. Ćwiczenia
4.3.4. Sprawdzian postępów

4.4. Metody prowadzenia ewidencji w systemach tradycyjnych

i zautomatyzowanych. Selekcja źródeł informacji
4.4.1. Materiał nauczania
4.4.2. Pytania sprawdzające
4.4.3. Ćwiczenia
4.4.4. Sprawdzian postępów

4.5. Inwentarz biblioteczny. Skontrum biblioteczne

4.5.1. Materiał nauczania
4.5.2. Pytania sprawdzające
4.5.3. Ćwiczenia
4.5.4. Sprawdzian postępów

4.6. Sposoby przechowywania i organizowania zbiorów. Zabezpieczanie

i konserwacja źródeł informacji
4.6.1. Materiał nauczania
4.6.2. Pytania sprawdzające
4.6.3. Ćwiczenia
4.6.4. Sprawdzian postępów

4.7. Archiwum zakładowe. Narodowy zasób archiwalny

4.7.1. Materiał nauczania
4.7.2. Pytania sprawdzające
4.7.3. Ćwiczenia
4.7.4. Sprawdzian postępów

5. Sprawdzian osiągnięć
6. Literatura

3
5
6
7

7
7

14
14
15
16
16
18
18
19

20
20
24
24
25

26
26
31
31
32
33
33
35
36
37

38
38
43
43
44
45
45
52
53
54
55
60

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1. WPROWADZENIE

Poradnik ten będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy dotyczącej gromadzenia

i przechowywania informacji.

Poradnik zawiera:

1. Wymagania wstępne, czyli wykaz niezbędnych umiejętności i wiedzy, które powinieneś

mieć opanowane, aby przystąpić do realizacji tej jednostki modułowej.

2. Cele kształcenia.
3. Materiał nauczania, który umożliwi Ci samodzielne przygotowanie się do ćwiczeń

i zaliczenia sprawdzianów. Wykorzystaj do poszerzenia wiedzy wskazaną literaturę oraz
inne źródła informacji. Obejmuje on:

−

treści edukacyjne,

−

pytania sprawdzające wiedzę,

−

ćwiczenia,

−

sprawdzian postępów.

4. Sprawdzian osiągnięć zawiera zestaw pytań sprawdzających Twoje opanowanie wiedzy

z zakresu całej jednostki. Zaliczenie tego sprawdzianu będzie dowodem osiągnięcia
wymaganych umiejętności teoretycznych.

5. Literaturę
Jeśli masz trudności z opanowaniem tematu lub ćwiczenia, to poproś nauczyciela lub
instruktora o wyjaśnienie i ewentualne sprawdzenie, czy dobrze wykonujesz daną czynność.
Po przerobieniu materiału spróbuj zaliczyć sprawdzian z zakresu jednostki modułowej.

Jednostka modułowa: Gromadzenie i przechowywanie informacji.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów bhp i higieny

pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających z rodzaju wykonywanych prac.
Przepisy te poznasz podczas trwania nauki.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Schemat układu jednostek modułowych w module „ Technologia przetwarzania informacji”

348[03].Z2

Technologia przetwarzania

informacji

348[03].Z2.02

Opracowywanie formalne

dokumentów

348[03].Z2.03

Opracowywanie rzeczowe

dokumentów

348[03].Z2.01

Gromadzenie i przechowywanie

informacji

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć:

−

gromadzić materiały biblioteczne i informacyjne,

−

stosować procedury pozyskiwania źródeł informacji,

−

charakteryzować różne rodzaje źródeł informacji,

−

prowadzić ewidencję zbiorów zgodnie z obowiązującymi przepisami,

−

stosować obowiązujące w Polsce normy dotyczące opracowywania zbiorów,

−

dostosowywać sporządzony samodzielnie lub przejęty z innych źródeł opis
bibliograficzny do wymagań danej biblioteki, ośrodka informacji,

−

stosować się do przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, głównie w zakresie obsługi
urządzeń elektrycznych, podczas opracowania formalnego i rzeczowego dokumentów.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć:

−

posłużyć się podstawowymi pojęciami z zakresu gromadzenia i magazynowania źródeł

informacji,

−

określić sposoby pozyskiwania źródeł informacji,

−

zamówić różnego rodzaju dokumenty przydatne w zbiorach biblioteki lub w ośrodku,

informacji na podstawie katalogów wydawniczych i innych materiałów,

−

przeprowadzić wymianę różnego rodzaju wydawnictw z innymi ośrodkami informacji,

−

zaprenumerować czasopisma niezbędne w ośrodku informacji,

−

przyjąć dary zgodnie z zasadami obowiązującymi w ośrodku informacji,

−

dokonać ewidencji zbiorów zgodnie z obowiązującymi przepisami,

−

dokonać ewidencji zbiorów w systemie zautomatyzowanym,

−

opracować technicznie nowe nabytki (opieczętować, nadać sygnaturę),

−

włączyć nowe nabytki do zbiorów bibliotecznych,

−

scharakteryzować sposoby zabezpieczania i ochrony zbiorów,

−

zgromadzić akta w archiwum zakładowym,

−

przeprowadzić kontrolę/skontrum zbiorów,

−

posłużyć się językiem angielskim podczas gromadzenia i udostępniania informacji.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4. MATERIAŁ NAUCZANIA.

4.1. Terminologia dotycząca gromadzenia źródeł informacji

w języku polskim i angielskim.

4.1.1. Materiał nauczania

Terminy zostały opracowane na podstawie Normy Międzynarodowej ISO 5127:2005.
Uwzględniają terminologię polską i angielską dotyczącą gromadzenia źródeł informacji.

Akcesja – czynności scalenia wpływu z zasobem zbioru.
Accessioning – operations of integrating an accession into the holdings of a collection.

Alienacja – przekazanie lub utrata nadzoru nad dokumentami lub archiwum przez ich
dysponenta lub właściciela na rzecz kogoś nieuprawnionego.
Alienation – transfer or loss of custody of records or archives by their custodian or owner to
someone not legally entitled to them.

Akumulacja – proces tworzenia dokumentów i materiałów archiwalnych w toku prowadzenia
spraw dowolnego rodzaju lub rezultat tego procesu .
Accumulation – process by which records and archives are created in the conduct of affairs of
any kind, or the result of that process.

Archiwum przemieszczone – materiały archiwalne nie znajdujące się już pod oficjalnym
nadzorem kraju, w którym je pierwotnie zgromadzono lub przekazane z tego kraju.
Removed archives (migrated archives) – archives no longer in official custody or tranferred
from the country where they were originally accumulated.

Brakowanie (selekcja) – czynność usuwania poszczególnych dokumentów ze zbioru lub
akumulacji na podstawie ustalonych z góry kryteriów.
Weeding – action to remove individual documents from a collection or an accumulation on
the basis of preestablished criteria.

Dar – gromadzenie bez świadczeń pieniężnych oraz ze zmianą własności i tytułu prawnego.
Donation – gift acquisition without monetary consideration and with change of ownership and
legal title.

Depozyt – przekazanie dokumentów do placówki informacji i dokumentacji bez zmiany
własności lub tytułu prawnego bądź dokumenty pozyskane takim przekazem.
Deposit – permanent loan tranfer of documents to an information and documentation
organization without change of ownership or legal title, or the documents acquired by such
a transfer.

Dezyderaty – dokumenty poszukiwane przez placówkę informacji i dokumentacji na
zapytania informacyjne określonego użytkownika.
Desiderata – documents sought by an information and documentation organization on the
request of a specific user.

Dublet – egzemplarz dokumentu już znajdującego się w zbiorze.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Duplicate – copy of a document already in a collection.

Egzemplarz kolejny – egzemplarz dodatkowy, dublet nabyty lub przechowany w zbiorze.
Added copy – duplicate acquired for, or retained in, a collection.

Egzemplarz obowiązkowy – proces, w wyniku którego dokumenty są, zgodnie z prawem,
dodawane do zasobu biblioteki prawa autorskiego lub dokumenty zdeponowane w wyniku
tego procesu.
Legal deposit – copyright deposit process by which documents are added to the holdings of
a copyright library in accordance with law, or the documents so deposited.

Ekspertyza ponowna – ponowna ocena zasobu lub części zasobu archiwum określająca, co
powinno lub nie powinno zostać wycofane.
Reappraisal – re - evaluation of the holdings or part of the holdings of an archive to determine
what should and what should not be de – accessioned.

Gromadzenie – czynności związane z tworzeniem, uzupełnianiem lub aktualizowaniem
zasobu placówki informacji i dokumentacji.
Acquisition – operations for establishing, enlarging or updating the holdings of an
information and documentation organization.

Kartoteka zamówień niezrealizowanych – akta gromadzenia zawierające informację
o dokumentach zamówionych lub zapotrzebowanych, lecz nigdy nie otrzymanych.
Dead file – acquisition file containing information on documents ordered or requested but
never received.

Kolacjonowanie – procedury sprawdzające w celu stwierdzenia, czy dokument jest kompletny
i bez wad produkcyjnych.
Collating – checking procedures to ascertain that a document is complete and without
production faults.

Kontrola dubletów – procedura sprawdzająca w celu uniknięcia ponownego gromadzenia
dokumentów.
Pre-order search – checking procedure to avoid duplicate acquisition of documents.

Księga ubytków – dokument dotyczący dokumentów wyeliminowanych ze zbioru lub
akumulacji.
Deaccession register – discards register record of documents eliminated from a collection or
an accumulation.

Lista transferowa – wykaz dokumentów lub materiałów archiwalnych zawartych
w pojedynczym dokumencie przekazania.
Tranfer list – list of records or archives included in a single transfer.

Nabytek – wpływ do serii występującej w materiałach archiwalnych.
Accrual – accesion to a series already held by an archive.

Numer akcesyjny – jednoznaczny numer lub kod nadany w rejestrze wpływu dokumentowi
lub grupie dokumentów w celu twałej ich identyfikacji.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Accesion number – unique number or code assigned to a document or group of documents in
an accession register to identify them permanently.

Numer zamówienia – jednoznaczny numer nadany przez placówkę informacji i dokumentacji
wykorzystywany do identyfikacji zamówienia dokumentu lub grupy dokumentów.
Acquisition number – unique number assigned by an information and documentation
organization to identify a document or group of document or group of documents or an order.

Okres magazynowania – idealny okres, w którym dokument powinien pozostawać do
dyspozycji placówki informacji i dokumentacji.
Shelf live – ideal period of time a document should be exposed to the user of an information
and documentation organization.

Przekazanie – czynność związana ze zmianą nadzoru nad dokumentami lub materiałami
archiwalnymi, ze zmianą tytułu prawnego lub bez zmiany tytułu prawnego, oraz dokumenty
i materiały archiwalne w ten sposób przekazane.
Transfer – act involved in a change of records and archives with or without change of legal
title, and the records and archives so transferred.

Rejestr kontynuacji – wykaz wszystkich dokumentów wydawanych w częściach,
otrzymywanych w odpowiedzi na zamówienie stałe.
Continuation record – list of all documents, issued in parts, received in response to standing
orders.

Rejestr wpływu – rejestr wszystkich wpływów w układzie chronologicznym według daty
otrzymania.
Accession register – accession record register of all accessions arranged in chronological
order by date of receipt.

Rewindykacja (odzyskanie)- czynność prawna podejmowana w celu odzyskania dokumentów
przez jednostkę organizacyjną lub osobę fizyczną, która rości sobie prawo do własności.
Replevin – legal action for the recovery of documents by an organization or an individual
claiming ownership.

Stemplowanie – czynność umieszczania identyfikującego stempla na dokumencie lub jego
kartach w celu wskazania, że jest on własnością lub znajduje się pod prawnym nadzorem
jednostki organizacyjnej lub osoby fizycznej.
Stamping – action of placing an identifying stamp upon a document or its leaves to denote
that it is the property of, or in the legal custody of, an organization or an individual.

Uwierzytelnianie – czynność weryfikowania, czy dokument jest tym, na co wskazuje.
Authentication – act of veryfing that a document is what it purports to be.

Wpływ – dokument lub grupa dokumentów dodane do zasobu placówki informacji
i dokumentacji.
Accesion – document or group of documents added to the holdings of an information and
documentation organization.

Wymiana – gromadzenie drogą handlu wymiennego lub opłat w naturze.
Exchange – acquisition by barter or payments in kind.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wycofanie – wyeliminowanie dokumentu ze zbioru lub akumulacji.
De – accessioning – elimination of a document from a collection or an accumulation.

Wykaz nabytków – wykaz dokumentów ostatnio dodanych do zasobu placówki informacji
i dokumentacji.
Accession list – list of documents recently added to the holdings of an information and
documentation organization.

Zamówienie – czynność podjęta w celu nabycia dokumentów drogą wymiany, daru lub
depozytu.
Request – action taken to acquire documents by exchange donation or deposit.

Zwrot – zwrot dokumentów znajdujących się pod fizycznym lub prawnym nadzorem
archiwum do komórki macierzystej lub jego następcy lub w przypadku depozytów do
właściciela.
Withdrawal – return of documents from the phisical and legal custody of archives to the
office of origin or its succesor, or, in the case of deposits, to their owner.

Dokumenty według stopnia samodzielności i ich części

Afisz – jednostronny druk do przytwierdzania na równej powierzchni.
Poster – singlefaced print for display on a flat surface.

Artykuł – niezależny tekst stanowiący część publikacji.
Article – independent text forming a part of a publication.

Biuletyn – wydawnictwo ciągłe wydawane przez organizację, przeważnie dla jej członków,
w celu przekazania informacji o bieżących wydarzeniach, przeważnie z komentarzami.
Newsletter – serial appearing at very frequent intervals and giving the latest information on
current events, normally with comments.

Broszura – wydawnictwo zwarte mające nie więcej niż 48 stron.
Pampleth – monograph having not more than 48 pages.

Czasopismo – wydawnictwo ciągłe przeważnie charakteryzujące się różnorodnością
zawartości i współtwórców, zarówno w obrębie publikacji, jak i z zeszytu na zeszyt.
Periodical serial – generally characterized by variety of contents and contibutors, both within
the publication and from one issue to another.

Druk muzyczny – nuty drukowane bez okładek, zarówno wydrukowane faktycznie, na
pojedynczych kartkach, jak i inaczej.
Sheet music – printed music issued without covers, whether actually printed on single sheets
or not.

Druk ulotny – dokument wyprodukowany z okazji określonego wydarzenia lub serii
wydarzeń, tracący swój pierwotny cel po pewnym czasie lub w innym kontekście.
Ephemera – documents produced for a specific event, or series of events, ceasing to serve
their original purpose after a period of time or in another context.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Inkunabuł – wolumin wyprodukowany w Europie ruchomymi czcionkami i datowany na
okres przed 1501 r.
Incunabulum – volume printed in Europe from moveable type and dating from before 1501.
Komiks – obrazy tworzące fabułę, zwykle z towarzyszącym krótkim tekstem.
Cartoon – strip cartoon pictures, forming a story, usually accompanied by a short text.

Kronika – artykuł, który regularnie ukazuje się w wydawnictwie ciągłym.
Column – article which appears regularly in a serial.

Materiały konferencyjne – dokumenty zawierające teksty referatów przedłożonych na
konferencji, a także sprawozdanie z dyskusji nad referatami oraz spraw załatwionych
w związku z nimi.
Proceedings (transactions) documents containing the text of papers submitted to a conference
and generally also reporting discussion arising from the papers and business transacted in
connection with them.

Podręcznik – wydawnictwo informacyjne przedstawiające wiedzę podstawową na określony
temat.
Handbook – reference work presenting basic knowledge on specific subjects.

Poradnik – dokument zawierający wstępne informacje wystarczające użytkownikowi do
wykonania pewnej czynności.
Quide – document containing introductory information comprehensive enough for a user to
carry out an operation.

Rozdział – numerowany lub zatytułowany dział dokumentu na ogół samodzielny, ale
powiązany z działami poprzedzającymi go i następującymi po nim.
Chapter – numbered or titled division of a document which is in general self – sufficient but is
related to the division that precede or follow it.

Seria – wydawnictwo ciągłe, ukazujące się przez nie ustalony okres, obejmujący grupę
woluminów numerowanych lub nienumerowanych, z których każdy ma swój własny tytuł,
połączonych tytułem wspólnym.
Series – serial comprising a group of volumes, numbered or not, each with its own title
grouped under a common title and appearing for an indefinite period of time.

Słownik – spis wyrazów bądź kategorii wyrazów języka uporządkowanych alfabetycznie lub
systematycznie oraz objaśnionych w tym języku lub przetłumaczonych na jeden lub więcej
innych języków.
Dictionary – list of words or a category of words from a language, arranged alphabetically or
systematically and explained in that language or translated into one or more other languages.

Sprawozdanie (raport) – dokument przedstawiający stan faktyczny bądź dokument pewnego
działania, badań, lub wydarzenia.
Report – document containing a presentation of facts or the record of some proceeding,
investigation or event.

Streszczenie – abstrakt lub skrót zawartości dokumentu.
Brief – summary, abstract or abridgement of the contents of a document.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wolumin ( książka ) – zespól kart uformowany w jednostkę fizyczną objęta wspólna oprawą.
Volume (book) – stack of leaves forming a phisical unit which is held together by binding.

Wydanie – wszystkie egzemplarze z tego samego nakładu charakteryzujące się wspólnymi
cechami.
Edition – all copies of the same impression characterized by common qualification.

Wydawnictwo ciągłe – publikacja w formie drukowanej lub innej, wydawana częściami
zwykle oznaczonymi numerycznie lub chronologicznie, o nie przewidzianym z góry
zakończeniu, o jakiejkolwiek częstotliwości.
Serial (serial publication) - publication in print or in non print form, usually having numerical
or chronological designations, and intended to be continued indefinitely, whatever its
periodicity.

Wydawnictwo informacyjne (informator) – dokument zapewniający szybki dostęp do
określonej informacji na dany temat.
Reference work – document providing rapid access to specific information on a given subject.

Wydawnictwo zwarte – publikacja w formie drukowanej lub innej, kompletna w jednym
woluminie bądź kompletna lub przewidziana do skompletowania w określonej liczbie
woluminów.
Monograph (monographic publication)- publication in print or non-print form, either
complete or intended to be completed in a finite number of volumes.

Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów. Czynniki powodujące uszkodzenie
dokumentów

Biologiczne pogorszenie jakości – spowodowane czynnikami biologicznymi.
Biodeterioration – deterioration caused by biological agents.

Drobnoustroje – organizmy o małych rozmiarach, przeważnie niewidoczne nieuzbrojonym
okiem.
Microorganism – organism of small dimentions, usually not visible to the naked eye.

Grzyb – roślina skrytopłciowa, bez chlorofilu, odżywiająca się materią organiczną.
Fungus – cryptogamous plant, without chlorophyll, feeding on organic matter.

Kołatek – psotnik odżywiający się mikroskopijnym grzybem na materiałach pochodzenia
roślinnego.
Book louse – psocid which feeds on microscopic fungi on materials of plant origin.

Konserwacja – interwencja techniczna stosowana w celu zapobieżenia, powstrzymania lub
opóźnienia pogorszenia jakości.
Conservation – intervention techniques applied to prevent, arrest or delay deterioration.

Mól książkowy – larwa któregokolwiek z gatunków chrząszczy znana z atakowania
dokumentów.
Bookworm- larva of any of a number of species of beetles known to attack documents.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Przechowywanie – wszelkie środki, w tym decyzje finansowe i strategiczne, podejmowane
w celu utrzymania integralności i przedłużenia życia dokumentów lub zbiorów.
Preservation – all measures taken, including financial and strategic decisions, to maintain the
integrity and extend the life of documents or collections.

Starzenie się – pogorszenie jakości z upływem czasu.
Aging – deterioration with the passage of time.

Uszkodzenie – szkodliwa zmiana stanu fizycznego dokumentu w rezultacie zewnętrznego lub
wewnętrznego działania.
Damage – harmful alteration of the phisical condition of a document due to external or
internal action.

Uszkodzenie chemiczne – uszkodzenie będące wynikiem zmian w substancjach, z których
składa się obiekt materialny, spowodowanych ich własną nietrwałością lub wzajemnym
oddziaływaniem czynników zewnętrznych.
Chemical damage – damage resulting from changes in the substances composing a material
object brought about by their own instability or interaction with external influences.

Uszkodzenie mechaniczne – uszkodzenie będące wynikiem oddziaływania sił fizycznych
z lub na obiekt materialny powodujących zmianę jego kształtu lub właściwości.
Mechanical demage – damage resulting from the interaction of phisical forces within or upon
a material object causing it to change its shape or properties.

Wada (defekt) – przypadkowy stan, który może spowodować uszkodzenie.
Fault (defect) – accidental condition that may cause failure.

Archiwa

Archiwum branżowe (archiwum resortowe) – materiały archiwalne lub archiwum
ministerstwa lub administracyjnej agencji, instytucji lub organizacji.
Departamental archives – archives of a goverment departament or administrative agency,
institution or organization.

Archiwum lokalne – materiały archiwalne wytworzone przede wszystkim przez organy władz
miejskich lub innych władz lokalnych bądź archiwa odpowiedzialne za te materiały.
Local archives – archives, mainly emanating from municipalitis or other local goverment
authorities, or the archives responsible for them.

Archiwa regionalne – materiały archiwalne pochodzące głownie od średnich szczebli władzy
państwowej lub archiwa odpowiedzialne za te materiały.
Regional archives – archives, mainly emanating from the internediate levels of goverment, or
the archives responsible for them.

Archiwum narodowe (narodowy zasób archiwalny) - centralne materiały archiwalne
pochodzące głównie od naczelnych władz państwowych lub archiwa odpowiedzialne za te
materiały.
National archives – central archives, mainly amanating from the central goverment of a state,
or the archives responsible for them.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Archiwum zakładowe – zapisy niepotrzebne już do prowadzenia bieżącej działalności
komórki macierzystej.
Noncurrent record – records no longer needed by their office of origin to conduct current
business.

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą gromadzenia źródeł informacji

(gromadzenie, wpływ, nabytek, przekazanie, akumulacja, zamówienie)?

2. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą dokumentów według stopnia ich

samodzielności (wolumin, wydawnictwo zwarte, wydawnictwo ciągłe, czasopismo, druk
muzyczny, druk ulotny)?

3. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą części dokumentów

(sprawozdanie, streszczenie, rozdział, artykuł, materiały konferencyjne)?

4. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą przechowywania i konserwacji

źródeł informacji (przechowywanie, konserwacja, uszkodzenie, wada, biologiczne
pogorszenie jakości, uszkodzenie chemiczne, uszkodzenie mechaniczne)?

5. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą czynników powodujących

uszkodzenie (drobnoustroje, grzyb, kołatek, mól książkowy)?

6. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą przechowywania źródeł

informacji w archiwach (archiwum narodowe, archiwum regionalne, archiwum lokalne,
archiwum branżowe, archiwum zakładowe)?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź zamówienie na wybraną publikację w języku angielskim

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) dokonać wyboru publikacji,
4) sporządzić zamówienie na wybraną publikację w języku angielskim wykorzystując

podaną terminologię,

5) zaprezentować efekty swojej pracy,
6) dokonać oceny ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

długopis,

−

zeszyt,

−

terminologia angielska podana w materiale nauczania.

Ćwiczenie 2

Napisz krótką notatkę w języku angielskim na temat rodzajów gromadzonych źródeł

informacji i sposobu ich magazynowania.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) zastanowić się nad rodzajami gromadzonych źródeł informacji,
4) zastanowić się nad sposobem magazynowania źródeł informacji,
5) napisać krótką notatkę w języku angielskim dotyczącą rodzaju gromadzonych źródeł

informacji i sposobie ich przechowywania,

6) zaprezentować efekty swojej pracy,
7) dokonać oceny ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

długopis,

−

zeszyt,

−

terminologia angielska podana w materiale nauczania.

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)

2)

3)

4)

5)

6)

7)
8)

podać terminologię w języku angielskim dotyczącą gromadzenia źródeł
informacji (gromadzenie, wpływ, nabytek, przekazanie, akumulacja,
zamówienie)?
podać terminologię w języku angielskim dotyczącą dokumentów według
stopnia ich samodzielności (wolumin, wydawnictwo zwarte, wydawnictwo
ciągłe, czasopismo, druk muzyczny, druk ulotny)?
podać terminologię w języku angielskim dotyczącą części dokumentów
(sprawozdanie, streszczenie, rozdział, artykuł, materiały konferencyjne)?
podać terminologię w języku angielskim dotyczącą przechowywania
i konserwacji źródeł informacji (przechowywanie, konserwacja, uszkodzenie,
wada, biologiczne pogorszenie jakości, uszkodzenie chemiczne, uszkodzenie
mechaniczne)?
podać terminologię w języku angielskim dotyczącą czynników powodujących
uszkodzenie (drobnoustroje, grzyb, kołatek, mól książkowy)?
podać terminologię w języku angielskim dotyczącą przechowywania źródeł
informacji w archiwach (archiwum narodowe, archiwum regionalne,
archiwum lokalne, archiwum branżowe, archiwum zakładowe)?
sporządzić zamówienie na wybraną publikację w języku angielskim?
napisać krotką notatkę na temat rodzaju gromadzonych źródeł informacji
i sposobu ich magazynowania w języku angielskim?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2. Wydawnicze i księgarskie źródła informacji o zbiorach

4.2.1. Materiał nauczania

Bibliotekarz zaznajamia się z książkami głównie w związku z gromadzeniem zbiorów,

ich selekcją, rozwijaniem czytelnictwa. Planując zakup książek, poznaje je korzystając
z różnych pośrednich źródeł informacji o książkach. Dzielą się one na bieżące, prospektywne
i retrospektywne.

Informację bieżącą stanowią biuletyny wydawców, księgarstwa oraz instytucji

bibliograficznych. Biuletyny nowości publikowane przez wydawców mają charakter
wydawnictw periodycznych. Przykładowo wymienić tu można następujące tytuły: Książka
Medyczna – biuletyn Państwowego Związku Wydawnictw Lekarskich, Biuletyn
Wydawnictwa Naukowo-Technicznego Książka Techniczna, Państwowe Wydawnictwo
Ekonomiczne Nowości Wydawnicze, Nowości Państwowego Wydawnictwa Naukowego
Biuletyn Informacyjny.

Zasadniczym członem bieżącej bibliografii narodowej jest tygodniowe wydawnictwo

Przewodnik Bibliograficzny. Rejestruje on dokumenty piśmiennicze samoistne wydawniczo:
zwarte i ciągłe; mapy, nuty, ryciny; z czasopism: tytuły nowe, wznawiane, zmieniane,
zawieszane; z wydawnictw zbiorowych: tomy zawierające jedną pracę oraz materiały
z konferencji, sesji itp. „Przewodnik Bibliograficzny” ma duże znaczenie w gromadzeniu
zbiorów, pozwala bowiem dotrzeć do wydawnictw nie rozprowadzanych przez sieć
księgarską. W wydawnictwie zastosowano układ działowy i rejestracyjny opis uzupełniony
hasłem

przedmiotowym

oraz

symbolem

Uniwersalnej

Klasyfikacji

Dziesiętnej.

Wydawnictwo zawiera następujące indeksy: alfabetyczne miesięczne, alfabetyczne roczne,
przedmiotowe roczne.

Drugim ważnym członem bieżącej bibliografii narodowej jest miesięczne wydawnictwo

Bibliografia Zawartości Czasopism. Uwzględnia się w nim zawartość czasopism naukowych,
społeczno-kulturalnych, literackich, ważniejszych fachowych, wydawnictw zbiorowych itp.
Wydawnictwo zaopatrzone jest w podstawowe typy indeksów.

Inne serwisy wchodzące w skład bieżącej bibliografii narodowej to: Bibliografia

Czasopism i Wydawnictw Zbiorowych, Polonica Zagraniczne, Bibliografia Bibliografii
i Nauki o Książce.

Uzupełnieniem bieżącej bibliografii narodowej są spisy poszczególnych rodzajów

dokumentów. Należą tu roczny „Wykaz Patentów” oraz „Katalog Polskich Norm”,
publikowany okresowo, „Katalog Norm Branżowych”, a także „Informator o Zmianach
w Zbiorze Polskich Norm oraz Norm Branżowych.” Informacje o stanie i aktualności
Polskich Norm są publikowane przez Polski Komitet Normalizacji, Miar i Jakości
w podstawowych źródłach formalnoprawnych: w ,,Monitorze Polskim”, w ,,Dzienniku
Normalizacji Miar”, ,,Biuletynie Polskiego Komitetu Normalizacji, Miar i Jakości”,
w ,,Katalogu Polskich Norm” oraz w dziennikach urzędowych poszczególnych resortów.
,,Biuletyn PKNMiJ” zawiera komunikaty w sprawie zmian i poprawek w normach, z pełnymi
tekstami wprowadzonych zmian. Do ,,Biuletynu” dołączane są wkładki ze zmianami,
przeznaczone do wklejania do egzemplarzy norm. ,,Katalog Polskich Norm” zawiera wykaz
norm aktualnych w dniu zamknięcia maszynopisu katalogu i jest uzupełniany dodatkami
wydawanymi pomiędzy nowymi wydaniami katalogu.

Na uwagę zasługuje także wydawany sukcesywnie przez Bibliotekę Narodową „Katalog

Mikrofilmów”, według którego można zamówić w pracowni mikrofilmowej np. mikrofilmy
autografów pisarzy.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Dużą pomocą w doborze wydawnictw naukowych jest wydawany przez Ośrodek

Rozpowszechniania Wydawnictw Naukowych PAN w Warszawie tygodniowy biuletyn
pt. „Wiadomości ORPAN”, rejestrujący polskie i zagraniczne nowości wydawnicze.

W miarę aktualnym źródłem informacji o czasopismach jest „Katalog prasy polskiej”

wydawany przez Ośrodek Badań Prasoznawczych na Uniwersytecie Jagiellońskim. Instytut
Bibliograficzny wydaje też adnotowany rocznik „Literatura piękna. Przewodnik
Bibliograficzny”, zawierający wyodrębnioną część, poświęconą literaturze dla dzieci
i młodzieży.

Zdobycie dobrego rozeznania na rynku wydawniczym o tym, kiedy i jakie pozycje się

ukażą, nie jest łatwe. Producentami informacji prospektywnej są głównie wydawcy
i księgarstwo.

Rozpowszechnioną

formą

informacji

poprzedzającej

się

ukazanie

wydawnictwa są tytułowe plany wydawnicze. Prezentowane są w nich publikacje
przewidziane do wydania w określonym roku, uzupełnione czasem planem prac redakcyjnych
nad publikacjami, które ukażą się w perspektywie 2–3 lat. Informacja zawarta w planach
wydawniczych składa się z opisu bibliograficznego uzupełnionego niekiedy adnotacją
treściową. Plany wydawnicze rozprowadzane są przeważnie do bibliotek i księgarń jako druki
nieodpłatne.

Spośród wielu ofert wpływających do bibliotek o mających się ukazać książkach

i sugerujących ich zamówienie, najbardziej przydatny jest miesięcznik wydawców, księgarzy
i bibliotekarzy pt. „Notes Wydawniczy”. Stanowi najdogodniejsze źródło informacji dla
bibliotekarza o nowościach wydawniczych przy sporządzaniu planu gromadzenia książek.
Z retrospektywnych źródeł informacji korzystają głównie biblioteki większe, uzupełniające
swoje zbiory. O pozycjach wydanych dawniej informują katalogi składowe, wydawnicze,
antykwaryczne i aukcyjne. Informacji retrospektywnej dostarcza Ośrodek Bibliograficzny
powiązany organizacyjnie ze Składnicą Księgarską. O stanie zasobów w magazynach
„Składnicy Księgarskiej” informuje Katalog Składowy, który publikowany jest
systematycznie co roku oraz rozsyłany klientom „Katalog Ofertowy dla Szkół i Bibliotek”.
Informacji księgarskiej o książkach i innych dokumentach dostarcza również Biuro Obsługi
Bibliotek „Książnica” we Wrocławiu.

Informację o książkach społeczno-politycznych przynosi miesięcznik „Literatura

Społeczno-Polityczna” zawierający adnotowany wybór książek z tej dziedziny.

Szeroką informację o książkach przynosi prasa i czasopisma. W gazetach i czasopismach

zamieszczane są rubryki nowości i recenzje książek, ogłoszenia wydawnictw i księgarń
reklamujące książki, płyty, kasety audio i wideo. Szczególne zasługi w dziedzinie informacji
krytycznej mają czasopisma: ,,Nowe Książki” zawierające dodatek ,,Nowe Książki. Kurier”
i dział recenzji książek dla dzieci i młodzieży, ,,Guliwer” – czasopismo poświęcone
wyłącznie literaturze dla dzieci i młodzieży, z bogatym działem recenzji. Recenzje książek
dla bibliotekarzy szkolnych, nauczycieli i uczniów publikuje ,,Biblioteka w Szkole”, recenzje
książek do użytku szkolnego i dla nauczycieli zamieszczają czasopisma metodyczno–
przedmiotowe. W ,,Głosie Nauczycielskim” ogłaszają się firmy produkujące książki i inne
materiały przydatne w szkole. Informacji o książce poświęcone są: ,,Megaron”, ,,Wydawca”,
dodatki do gazet – Exlibris (,,Życie Warszawy”), ,,Gazeta o Książkach” (,,Gazeta
Wyborcza”).

Również telewizja i radio propagują w programach specjalnie temu poświęconych

i w różnych magazynach, np. Kawa czy herbata itp.

Zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie poznawanie książki powinno się wzajemnie

uzupełniać. Pośrednie zaznajamianie się z książką niewątpliwie ułatwia bibliotekarzowi ocenę
jej wartości obiektywnej. Bezpośrednia znajomość książki decyduje w dużym stopniu
o skuteczności oddziaływania na indywidualnego czytelnika. Sposobność do zapoznania się
z najnowszym piśmiennictwem krajowym i zagranicznym oraz aktualną oferta wydawniczą

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

i księgarską daje zwiedzenie Międzynarodowych Targów Książki, które odbywają cię
corocznie w połowie maja w Warszawie, w Pałacu Kultury i Nauki.

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania. ćwiczeń

1. Z jakich rodzajów źródeł informacji korzysta bibliotekarz gromadząc dokumenty?
2. Jakie znasz bieżące źródła informacji o książkach?
3. Jakie znasz źródła informacji o czasopismach?
4. Jaką rolę pełni Biblioteka Narodowa w dostarczaniu informacji o książkach i innych

dokumentach?

5. Gdzie publikowane są informacje o stanie i aktualności polskich norm?
6. Jakie znasz prospektywne źródła informacji o książkach?
7. Jakie znasz przykłady źródeł retrospektywnych?
8. W jakich czasopismach można uzyskać informacje o książkach?
9. W jakich programach telewizyjnych propaguje się książki?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Wymień różne rodzaje informacji o książkach i innych dokumentach i je scharakteryzuj.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) wymienić różne rodzaje informacji o książkach i innych dokumentach,
4) dokonać charakterystyki wymienionych rodzajów informacji,
5) zapisać swoje przemyślenia,
6) zaprezentować efekty swojej pracy,
7) dokonać oceny ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

arkusz papieru,

−

mazaki.

Ćwiczenie 2

Jaki rodzaj informacji jest Twoim zdaniem najskuteczniejszy w pośrednim poznawaniu

źródeł informacji. Wskaż wady i zalety różnych rodzajów informacji o książkach.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) wymienić najskuteczniejszy Twoim zdaniem rodzaj informacji o źródłach informacji,
4) wymienić różne rodzaje informacji o książkach i innych dokumentach,
5) wskazać wady i zalety różnych rodzajów informacji o książkach i innych dokumentach,
6) zapisać swoje przemyślenia na arkuszu papieru,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

7) zaprezentować efekty swojej pracy,
8) dokonać oceny ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

arkusz papieru,

−

mazaki.

Ćwiczenie 3

Zamów różnego rodzaju dokumenty przydatne w zbiorach biblioteki lub w ośrodku

informacji na podstawie katalogów wydawniczych i innych materiałów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) sporządzić wykaz różnych rodzajów materiałów przydatnych w zbiorach biblioteki, lub

ośrodku informacji na podstawie katalogów wydawniczych,

4) uzyskać akceptację komórki finansowej,
5) sporządzić i wysłać zamówienie na ww. dokumenty,
6) zaprezentować efekty swojej pracy,
7) dokonać oceny pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

katalogi wydawnicze,

−

arkusz papieru,

−

długopis.

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)

2)
3)
4)

5)

6)
7)
8)
9)
10)

wymienić rodzaje źródeł informacji, z których korzysta bibliotekarz
gromadząc dokumenty?
omówić bieżące źródła informacji o książkach?
podać przykłady źródeł informacji o czasopismach?
omówić jaką rolę pełni Biblioteka Narodowa w dostarczaniu informacji
o książkach i innych dokumentach?
wymienić gdzie publikowane są informacje o stanie i aktualności polskich
norm?
wymienić prospektywne źródła informacji o książkach?
podać przykłady źródeł retrospektywnych?
wymienić czasopisma, w których można uzyskać informacje o książkach?
wymienić w jakich programach telewizyjnych propaguje się książki?
zamówić różnego rodzaju dokumenty przydatne w bibliotece lub ośrodku
informacji?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3. Polityka gromadzenia zbiorów. Sposoby gromadzenia

zbiorów:

kupno,

dar,

depozyt,

wymiana

krajowa

i zagraniczna, egzemplarz obowiązkowy

4.3.1. Materiał nauczania

Gromadzenie zbiorów to planowe pozyskiwanie i wprowadzanie do biblioteki

właściwych materiałów bibliotecznych. Zbiory biblioteczne, są podstawą istnienia
i działalności biblioteki, toteż ich gromadzenie należy do najbardziej odpowiedzialnych
i ważnych zadań bibliotekarza. Prawidłowe kompletowanie zbiorów wymaga od
bibliotekarza: znajomości posiadanych zbiorów, programów nauczania, funkcji zbiorów,
posługiwania się różnymi źródłami informacji o książkach i innych dokumentach, znajomości
i systematycznego śledzenia rynku wydawniczego oraz stosowania właściwej techniki
gromadzenia. O ilości i profilu gromadzonych zbiorów decyduje wiele takich czynników, jak:
1. Typ i profil szkoły: np. szkoła podstawowa, licea ogólnokształcące o różnych profilach,

szkoły specjalne, szkoły zawodowe.

2. Liczba uczniów i ich wiek: struktura jakościowa podstawowych zbiorów powinna być

jednakowa we wszystkich szkołach danego typu bez względu na liczbę uczniów,
ponieważ księgozbiór podstawowy musi pełnić te same funkcje. Liczba uczniów
i nauczycieli decyduje jedynie o ilości gromadzonych egzemplarzy. Wiek uczniów
odgrywa szczególnie dużą rolę w doborze literatury.

3. Programy nauczania: decydują o doborze lektur do języka polskiego, języków obcych,

sugerują dobór książek popularnonaukowych oraz kompendiów wiedzy.

4. Aktualne tendencje edukacyjne: np. edukacja ekologiczna, wychowanie do życia

w rodzinie, zapobieganie narkomanii i AIDS, kieruje uwagę bibliotekarza na książki
o odpowiedniej tematyce. Wprowadzenie do szkoły nauczania religii lub etyki wymaga
uzupełnienia zbiorów książkami o treści religijnej.

5. Aktualne kierunki pracy szkoły: szkoła może w danym roku szkolnym kłaść nacisk na

określone problemy wychowawcze i dydaktyczne. Musi to wpływać na zaopatrzenie
biblioteki w odpowiednie materiały.

6. Zasobność zbiorów już istniejących: decyduje zarówno o doborze tytułów, jak i liczbie

gromadzonych egzemplarzy.

7. Wielkość pomieszczenia biblioteki: wpływa na rozsądne planowanie zakupu.

W przypadku ciasnego lokalu szczególne znaczenie ma właściwa selekcja zbiorów,
wycofywanie pozycji zbędnych i przestarzałych, by zapewnić miejsce nowym nabytkom.

8. Budżet: nie zawsze zapewnia pełne zaspokojenie potrzeb biblioteki i w takim przypadku

należy ograniczać nabytki biblioteki do najniezbędniejszych.

9. Lokalna sieć biblioteczna: jej profil i zasobność powinna być znana bibliotekarzowi, co

umożliwi ograniczanie nabytków, zwłaszcza jeśli występują trudności lokalowe
i finansowe.

Struktura zbiorów powinna być starannie przemyślana. Bibliotekarz, uzupełniając zbiory,
powinien kierować się następującymi kryteriami:
1. Celowości: bibliotekarz powinien wiedzieć, do czego konkretnie ma służyć każda nowa

pozycja, którą ewentualnie chce włączyć do zbiorów, jaką rolę ma spełniać w kształceniu
i wychowaniu uczniów czy w pracy nauczycieli.

2. Wartości dydaktyczno-wychowawczej: książki i inne materiały powinny zawierać treści

zgodne z ogólnoludzkimi normami etycznymi, prezentować wzory osobowe godne
naśladowania, rozwijać horyzonty umysłowe, zainteresowania i uzdolnienia, zaś książki
popularnonaukowe – odpowiadać aktualnemu stanowi wiedzy w danej dziedzinie.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. Kryterium

psychologiczno-rozwojowym:

tekst

książki

powinien

odpowiadać

możliwościom percepcyjnym uczniów – zależnie od ich wieku i poziomu rozwoju
intelektualnego – oraz ich typowym potrzebom psychicznym, jak pragnienie egzotyki,
tajemniczości,

napięcia. Należy unikać książek z

elementami drastycznymi,

przeznaczonych dla dorosłych, ukazujących namiętności ludzi dojrzałych. Psycholodzy
zalecają unikanie książek z elementami tragizmu, brutalności i erotyki w ukazywaniu
miłości. Realizm w pełnym tego słowa znaczeniu nie zawsze jest do zniesienia dla
młodzieży, mimo że z bolesnymi elementami rzeczywistości styka się ona często. Wielu
jednak pisarzy uważa, że młodzieży trzeba mówić prawdę o życiu, nie ukrywając jego
ciemnych stron i tragizmu. Jednakże na ogół wymaga się od takiej literatury
optymistycznego zakończenia, a przynajmniej właściwej postawy bohatera, polegającej na
przeciwstawianiu się złu i pokonaniu strachu.

4. Wartości artystycznej tekstu: bibliotekarz stara się dobierać dzieła uznane przez krytykę za

wartościowe nie tylko pod względem wychowawczymi poznawczym, ale i artystycznym,
wyróżniające się bogatym, lecz komunikatywnym językiem, stylem prostym, lecz
obrazowym, doborem porównań i przenośni, wyrazistymi sylwetkami bohaterów, żywą
akcją nacechowaną tajemniczością i zmiennością elementów, wywołującą napięcie
uczuciowe, zdynamizowanymi opisami, narracją pozbawioną dłużyzn, nasyconą
dialogiem. Poszukiwany jest też przez młodych czytelników dowcip i humor.

5. Wartości edytorskiej książki i jej szaty graficznej: mając do wyboru różne wydania tego

samego tytułu, trzeba wybierać książki w twardych okładkach, ze zszytymi arkuszami, z
barwnymi czytelnymi ilustracjami, drukowane na dobrym papierze, wyraźną, nie za mała
czcionką, z odpowiednią ilością tzw. światła, a nie nazbyt szeroką kolumną druku.

Przy ustalaniu tytułów i liczby egzemplarzy czasopism do zaprenumerowania

bibliotekarz winien uwzględnić potrzeby czytelni, świetlicy, pracowni przedmiotowych itp.
Biblioteka powinna prenumerować odpowiednie dla wieku uczniów i wartościowe pod
względem poznawczym i wychowawczym magazyny. Nie może też zabraknąć czasopism
rozwijających i zaspakajających różne zainteresowania indywidualne. Konieczna jest
prenumerata dziennika lokalnego, pożądana – ogólnopolskiego, czasopism regionalnych
i lokalnych. W szkołach zawodowych powinny się znaleźć czasopisma fachowe związane
z profilem szkoły, w szkołach specjalnych – czasopisma dla niepełnosprawnych. Dla
nauczycieli bibliotekarz prenumeruje przedmiotowe czasopisma metodyczne. Biblioteka
prenumeruje także fachowe czasopisma bibliotekarskie i poświęcone literaturze dla dzieci
i młodzieży.

W każdej bibliotece gromadzenie zbiorów musi być prowadzone planowo – w celu

zapewnienia starannego i przemyślanego realizowania przyjętych przez nią zadań. Sporządza
się roczny plan gromadzenia zbiorów. Powinien on opierać się na omówionych wcześniej
zasadach doboru materiałów, uwzględniać liczbę jednostek planowanych przybytków oraz
środki finansowe na jego realizację. Przewidywaną wielkość przybytków uzależnia się m.in.
od liczby i kategorii rzeczywistych oraz potencjalnych czytelników, od planowanego rozwoju
biblioteki, a także od wskaźników normujących zakup.

Planowana wielkość przybytków, jakie mają być uzyskane drogą zakupu, musi być

skoordynowana ze środkami finansowymi przeznaczonymi na ten cel. Istotne jest przy tym
ustalenie przeciętnej ceny książki oraz rozeznanie sytuacji na rynku wydawniczym. Na IV
kwartał należy przewidzieć opłatę za prenumeratę w roku następnym. Planowe gromadzenie
zbiorów ułatwia odpowiednio dobrany księgozbiór podręczny oraz różnego rodzaju kartoteki.
Księgozbiór podręczny zawiera wybrane wydawnictwa encyklopedyczne i słownikowe –
głównie z zakresu wiedzy o książce, literaturę fachową, informatory o bibliotekach,
instytucjach wydawniczych oraz pozycje będące źródłami informacji bibliograficznej
o piśmiennictwie, a także kompendia wiedzy z różnych dziedzin.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Do najważniejszych kartotek warsztatu gromadzenia zbiorów należą: kartoteka zakupu,

kartoteka kontynuandów i kartoteka dezyderatów. Kartoteka zakupu powstaje najczęściej
z kartek zawierających adnotowane opisy bibliograficzne książek, które uznane zostały za
pozycje przydatne w danej bibliotece. Odzwierciedla ona zamówienia i zakup pozycji
dokonany na podstawie zapowiedzi wydawniczych oraz podjętej przez komisję – w czasie
przeglądu nowości – decyzji o nabyciu książki uprzednio nie zamówionej. W kartotece tej
można stosować rozdzielacze: „Zamówienia wstępne”, „Zamówienia po przeglądzie
z autopsji”, „Zakup zrealizowany częściowo”. Na fiszce za rozdzielaczem „Zakup
zrealizowany” w ustalonych miejscach na marginesach znajdą się takie informacje, jak: liczba
zamówionych pozycji i dla kogo, data przeglądu z autopsji z ewentualną korektą liczby
zamówionych pozycji oraz informacja o wpływie ich do biblioteki.

Biblioteki kompletują i wzbogacają swoje zbiory nie tylko na podstawie planów

i zapowiedzi wydawniczych. Również ważna w warsztacie gromadzenia zbiorów jest
kartoteka dezyderatów. Zawiera ona zapotrzebowania na określone pozycje zgłaszane przez
czytelników, bibliotekarzy lub też wynotowane z różnych źródeł informacji.

Szybkie zorientowanie się w brakach, występujących głównie wśród wydawnictw

ciągłych i uzupełnianie zbiorów może ułatwić kartoteka kontynuandów. Odnotowuje się
w niej przede wszystkim te wydawnictwa ciągłe lub zwarte wielotomowe, których
kompletowanie sprawia sporo kłopotu, bo albo ukazują się nieregularnie, albo też następujące
po sobie tomy czy części nie wychodzą kolejno. W kartotece tej mogą również figurować
wydawnictwa seryjne.

Na kartach w tej kartotece dobrze jest zaznaczyć, ile egzemplarzy określonego tytułu

kompletuje się i dla kogo, a także umieścić istotne dane dotyczące wydawnictwa, uzyskane ze
źródeł informacji.

W niektórych warsztatach gromadzenia zbiorów, szerzej rozbudowanych, prowadzi się

również kartotekę dekompletów, w innych, zajmujących się w znacznej mierze
gromadzeniem lektur szkolnych – kartotekę lektur. W bibliotekach, prowadzących ożywioną
korespondencję w sprawach zakupu, może się okazać potrzebna kartoteka z adresami
księgarń, antykwariatów czy instytucji, z którymi prowadzi się wymianę.

Gromadzenie zbiorów odbywa się drogą kupna, wymiany, darów i egzemplarza

obowiązkowego.

Przy gromadzeniu zbiorów największą swobodę, ograniczoną jedynie podażą

i posiadanym budżetem, daje bibliotece kupno. Biblioteki stosują formę zakupu
gotówkowego lub bezgotówkowego. Ta forma gromadzenia wymaga znajomości rynku
wydawniczego i księgarskiego zarówno krajowego, jak i zagranicznego. Zakupy krajowe,
zwłaszcza wobec dużego popytu na nowości, ułatwia stały kontakt z wybranymi
księgarniami. W wielu krajach występuje również forma centralnego zakupu dla określonej
sieci bibliotek, np. naukowych. Kupno antykwaryczne poza antykwariatami i aukcjami, może
być dokonywane takżei dostawców prywatnych. Na aukcjach polskich prawnie zastrzeżono
pierwszeństwo zakupu po cenach wywoławczych wydawnictw sprzed 1800 r. dla Biblioteki
Jagiellońskiej, późniejszych dla Biblioteki Narodowej.

Jedną z form kupna jest prenumerata. Dotyczy ona przed wszystkim wydawnictw

periodycznych. Przed końcem każdego roku sporządza się wykaz czasopism, które biblioteka
chce prenumerować w roku następnym i przesyła go do przedsiębiorstwa prowadzącego ich
dystrybucję. Rachunek za prenumeratę jest dowodem wpływu.

Dary – otrzymywane przez biblioteki pojedynczo lub w większych zespołach są cennym

nabytkiem, o ile składają się z dokumentów trudnych do uzyskania bądź stanowią celowo
dobrane zespoły piśmiennictwa. Dary przyjęte do biblioteki przechodzą na jej własność.
Dowodem wpływu będzie dla nich odpis pisma – podziękowania, wyszczególniającego
przyjęte

przez

bibliotekę

wydawnictwa

czy

dokumenty.

Dla

każdego

daru,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

zakwalifikowanego na stałe do zbiorów, w przypadku, gdy jego cena nie jest określona, ustala
się tzw. bieżącą szacunkową wartość nabycia na podstawie opracowanych komisyjnie
wytycznych w sprawie wyceny materiałów bibliotecznych. Gdy dary nie odpowiadają
profilowi biblioteki, możemy dokonać wymiany ich z inną biblioteką.

Depozyt jest to zespół dokumentów albo pojedynczy obiekt biblioteczny, powierzony na

przechowanie przez osobę prywatną lub instytucję, z zachowaniem prawa własności
depozytora. Złożony w bibliotece na określony przeciąg czasu tzw. depozyt czasowy wymaga
przedłużenia umowy depozytowej przed wygaśnięciem terminu jej ważności. Akt
depozytarny zawiera zwykle zastrzeżenia dotyczące przechowywania, opracowania
i udostępniania depozytu. Depozyt wieczysty wymaga również zachowania warunków
umowy, ale jest prawie równoznaczny z darem. Przy wpływie większej liczby depozytów
wskazane jest prowadzenie ewidencji depozytów, umów depozytowych i depozytorów
w księdze depozytów. Przepisy prawne dotyczące przechowywania depozytów zawiera
Kodeks zobowiązań. Depozyt raczej nie otrzymuje znaku własnościowego biblioteki lub
otrzymuje je w formie pieczątki lub ekslibrisu z napisem „Z depozytu ...”. Czasem zachowują
własną numerację lub wydziela się dla nich w inwentarzu osobną grupę numerów. Obecnie
depozyty są mało spotykaną formą uzupełniania zbiorów bibliotecznych.

Wymiana biblioteczna jest ważnym źródłem gromadzenia zbiorów. Oparta na posiadaniu

przez bibliotekę dubletów oraz własnych, przydzielonych, a czasem specjalnie na ten cel
kupionych wydawnictw jest prowadzona na podstawie dwustronnych lub wielostronnych
porozumień między bibliotekami krajowymi i zagranicznymi. Wymianę zagraniczną
biblioteki prowadzą bezpośrednio lub za pośrednictwem Międzynarodowych Biur Wymiany.
Wymiana zagraniczna posiada specjalne znaczenie dla uzyskiwania wydawnictw
znajdujących się poza handlem księgarskim. Przesyłki wydawnictw krajowych
i zagranicznych otrzymują biblioteki wraz z pismami towarzyszącymi, które stanowią dowód
wpływu.

Egzemplarz obowiązkowy to druk dostarczany z reguły nieodpłatnie przez drukarnię lub

wydawcę uprawnionym do tego bibliotekom, na podstawie specjalnych przepisów prawnych.
Liczba egzemplarzy obowiązkowych i tryb dostarczania są różne w różnych krajach.
Pierwszy akt prawny o egzemplarzu obowiązkowym wydał król Franciszek I w 1537 r. Po
rozszerzeniu się na inne kraje przepisy o egzemplarzu obowiązkowym służyły głównie
cenzurze i nadzorowi państwa nad produkcją wydawniczą. Obecnie są podstawą bieżącej
rejestracji druków i statystyki ruchu wydawniczego oraz gromadzenia egzemplarza
archiwalnego. W Polsce pierwszymi przepisami prawnymi były uchwały sejmowe z 1780
i 1793 r., zapewniające egzemplarz wszystkich druków z terenu całej Rzeczypospolitej
Bibliotece Załuskich, z terenu Litwy – Bibliotece Akademii Wileńskiej. Przepisy rządów
zaborczych służyły głównie cenzurze. Akty prawne z 1919 r. i 1927 r. były zawarte
w przepisach prasowych. Ustawa o egzemplarzu obowiązkowym ukazała się w 1932 r. Na
podstawie rozporządzenia wydanego przez Ministerstwo Oświaty w 1947 r. oraz zarządzenia
Ministra Kultury i Sztuki z 1962 r. po dwa egzemplarze każdego wytworzonego w Polsce
druku dostarczają drukarnie Bibliotece Narodowej w Warszawie i Bibliotece Publicznej
miasta stołecznego Warszawy. Ponadto Biblioteka Narodowa otrzymuje od wydawców po
dwa egzemplarze obowiązkowe sygnalne druków zwartych. Po jednym egzemplarzu
wszystkich druków obowiązane są drukarnie wysyłać do Biblioteki Jagiellońskiej
w Krakowie, bibliotek uniwersyteckich w Łodzi, Poznaniu, Toruniu, Warszawie, Wrocławiu,
Lublinie. Ponadto jeden egzemplarz regionalny dostarczany jest właściwej bibliotece
regionalnej. Utwory muzyczne bez tekstu słownego, druki ukazujące się w nakładzie do 100
egzemplarzy oraz druki nie przeznaczone do sprzedaży otrzymuje tylko Biblioteka Narodowa
w jednym egzemplarzu.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Egzemplarze obowiązkowe służą celom archiwalnym lub użytkowym. Egzemplarz

archiwalny przeznaczony jest do trwałego zachowania oraz stanowi materiał do sporządzania
przez Bibliotekę Narodową narodowej bibliografii bieżącej i statystyki wydawniczej.
Biblioteki, otrzymujące egzemplarze obowiązkowe nie odpowiadające profilowi ich zbiorów,
powinny je przekazywać wyspecjalizowanym bibliotekom ogólnokrajowej sieci bibliotecznej.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Co rozumiesz pod pojęciem „gromadzenie zbiorów”?
2. Jakie czynniki decydują o ilości i profilu gromadzonych zbiorów?
3. Jakie kryteria powinien uwzględniać bibliotekarz, dobierając nowe nabytki?
4. Co ułatwia bibliotekarzowi planowe gromadzenie zbiorów?
5. Jakie wyróżniamy kartoteki warsztatu gromadzenia zbiorów?
6. Jak odbywa się gromadzenie zbiorów?
7. Na czym polega kupno?
8. Co to jest dar?
9. Co to jest depozyt?
10. Na czym polega wymiana biblioteczna?
11. Co to jest egzemplarz obowiązkowy?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Na zorganizowanej przez nauczyciela wycieczce do wybranej biblioteki czy ośrodka

informacji, przeprowadź wymianę różnego rodzaju książek.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) uczestniczyć w zorganizowanej wycieczce,
3) zapoznać się z organizacją i metodami pracy takiej placówki,
4) wybrać pozycje do wymiany ze zbiorów bibliotecznych,
5) sporządzić dowód wpływu materiałów bibliotecznych,
6) przekazać materiały biblioteczne wybranemu ośrodkowi informacji,
7) odebrać przekazane materiały biblioteczne od innego ośrodka informacji wraz

ze sporządzonym dowodem przekazania.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

informator z nazwami innych ośrodków informacji,

−

protokół wymiany materiałów bibliotecznych,

−

długopis.

Ćwiczenie 2

Dokonaj przyjęcia darów zgodnie z zasadami obowiązującymi w ośrodku informacji.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) dokonać wnikliwej oceny przydatności otrzymanych darów,
3) dokonać wyceny darów,
4) sporządzić dowód wpływu otrzymanych darów,
5) zainwentaryzować otrzymane dary w księgach inwentarzowych,
6) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

blankiet na sporządzenie dowodu wpływów,

−

księga inwentarzowa,

−

długopis.

Ćwiczenie 3

Zaprenumeruj czasopisma niezbędne w ośrodku informacji.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) sporządzić wykaz czasopism przydatnych w ośrodku informacji,
3) uzyskać akceptację komórki finansowej,
4) wypełnić odpowiedni blankiet dotyczący prenumeraty,
5) wysłać wypełniony blankiet do instytucji zajmującej się prenumeratą.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

blankiet prenumeraty,

−

długopis.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)

zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczeń?
zdefiniować pojęcie: ,,gromadzenie zbiorów”?
wymienić czynniki decydujące o ilości i profilu gromadzonych zbiorów?
wyróżnić różne rodzaje kartotek?
przedstawić, w jaki sposób odbywa się gromadzenie zbiorów?
omówić, na czym polega kupno?
omówić, na czym polega wymiana biblioteczna?
zdefiniować dar?
zdefiniować depozyt?
zdefiniować egzemplarz obowiązkowy?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4. Metody prowadzenia ewidencji w systemach tradycyjnych

i zautomatyzowanych. Selekcja źródeł informacji

4.4.1. Materiał nauczania

Ewidencja jest pierwszą czynnością związaną z bibliotecznym opracowaniem zbiorów,

przygotowującą je do udostępniania czytelnikom.

Na ewidencję składa się „zespół czynności administracyjno-bibliotekarskich, których

zadaniem jest wykazywanie zbiorów do celów kontrolnych i statystycznych przez ich
rejestrację prowadzoną według określonych przepisów. Obejmując wpływy i ubytki
ewidencja ma na celu ujawnienie i utrwalenie procesu narastania zbiorów, źródeł ich
pochodzenia oraz wydatków związanych z gromadzeniem, a także zarejestrowania ubytków
oraz ustalenie i udokumentowanie przyczyn ich powstawania.”

,,Ewidencja materiałów bibliotecznych polega na ujęciu wpływów i ubytków w sposób

umożliwiający identyfikację poszczególnych materiałów oraz na ujęciu ilościowym ich stanu
i zachodzących w nim zmian”. Ewidencja zbiorów należy do obowiązków bibliotekarza.

Na ewidencję składa się:

−

ewidencja wpływów,

−

ewidencja ubytków,

−

ewidencja finansowo-księgowa wpływów i ubytków.

Dla każdego rodzaju zbiorów bibliotecznych prowadzi się osobną księgę inwentarzową.
Zakłada się następujące księgi inwentarzowe:
a) inwentarz główny książek,
b) inwentarz podręczników szkolnych i broszur,
c) inwentarz zbiorów specjalnych,
d) inwentarz druków towarzyszących poszczególnym rodzajom zbiorów specjalnych.

W księdze inwentarzowej przy jej zakładaniu numeruje się strony, całość zaś

przesznurowuje, a końce sznurków przytwierdza do ostatniej strony księgi pieczęcią lakową
lub naklejką z pieczęcią urzędową. Obok pieczęci podaje się liczbę stron i numery pozycji:
„Niniejsza księga inwentarzowa zawiera ... stron ponumerowanych oraz pozycje od nr ... do
nr .... .” Inwentarz broszur i podręczników prowadzi się w sposób uproszczony, wypełniając
tylko najważniejsze rubryki (autor, tytuł, rok wydania). Inwentarz ten obejmuje tylko
materiały szybko się dezaktualizujące i gromadzone w większej liczbie egzemplarzy.

Wskazówki dotyczące prowadzenia inwentarza głównego książek

Podstawowe przepisy dotyczące prowadzenia księgi inwentarzowej podane są

w „Instrukcji w sprawie prowadzenia ewidencji materiałów bibliotecznych, ich wyceny
i inwentaryzacji oraz odpisywania zbytków materiałowych.” Wszystkie rubryki inwentarza
(z wyjątkiem rubryki 3) wypełnia się długopisem.

Przy wpisywaniu do księgi inwentarzowej kilku egzemplarzy jednego dzieła można

stosować znak powtórzenia w rubrykach 5 (z wyjątkiem dzieł anonimowych) i 6.

Błędnych i omyłkowych zapisów nie wolno w księdze inwentarzowej wymazywać,

wyskrobywać lub zaklejać. Należy je przekreślić i poprawić czerwonym długopisem,
a w rubryce „Uwagi” zamieścić datę i podpis osoby upoważnionej do wprowadzania
poprawek.

Na miejsce wycofanej pozycji nie wolno wprowadzać do inwentarza żadnej nowej.

W przypadku odnalezienia się książki przeprowadzonej przez ewidencję ubytków należy ją
traktować jako nowy nabytek i wpisać pod nowym numerem inwentarza. W „Uwagach”
należy zaznaczyć „odnaleziona, zapisana uprzednio pod nr ...”.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Dowody wpływów. Wypełnianie rubryk pionowych. Inwentarz zbiorów specjalnych.
Ewidencja czasopism bieżących.

Zapisów do ksiąg inwentarzowych dokonuje się wyłącznie na podstawie następujących

dowodów wpływu: rachunku, pisma ofiarodawcy, protokołu zawierającego wykaz książek
lub innych materiałów dostarczonych przez czytelników w zamian za zagubione lub
zniszczone.

Na dowodach wpływu umieszcza się numery pozycji, pod którymi zapis został dokonany.

Oryginały dowodów przekazuje się księgowości, kopie przechowuje się w bibliotece
w osobnych teczkach, układając je w porządku chronologicznym według lat i zaopatrując
w kolejne numery, np. 6/ 2006.

Wypełnianie rubryk pionowych w księdze inwentarzowej odbywa się następująco:

Rubryka 1. Wpisuje się datę (dzień, miesiąc) zainwentaryzowanej jednostki.
Rubryka 2.

Przed rozpoczęciem zapisów należy ponumerować wszystkie pozycje,

uwzględniając drukowane końcówki. Rubryka jest przeznaczona na inwentarzowe numer
ewidencyjny jednostki.
Rubryka 3. Wpisuje się (ew. ołówkiem) znak miejsca (sygnaturę).
Rubryka 4. Wpisuje się nazwisko i pierwszą literę imienia autora. Jeżeli dzieło napisane jest
przez dwóch lub trzech autorów, wpisuje się nazwisko pierwszego z nich oraz dopisuje się
„i in.”. Jeżeli autorów dzieła jest więcej niż trzech lub autor w ogóle nie jest wymieniony, od
początku rubryki wpisuje się tytuł dzieła.
Rubryka 5. Wpisuje się tytuł z karty tytułowej książki. Długi tytuł można skrócić zastępując
wyrazy opuszczone trzema kropkami (...). Jeżeli książka jest częścią wydawnictwa zwartego
lub ciągłego, zapisuje się kolejny numer części (tomu, rocznika). W rubryce tej zapisuje się
również kolejność wydania.
Rubryka 6. Wpisuje się rok wydania i nazwę wydawnictwa. W przypadku braku któregoś
z tych elementów należy umieścić tu kreskę.
Rubryka 7. Podaje się kolejny numer dowodu wpływu nadany przez bibliotekę.
Rubryki 8 – 12. Dokonuje się zapisu, stawiając znak jedności w rubryce odpowiadającej
sposobowi nabycia. W rubryce 11 można wpisać rodzaje wpływów niewymienione
w rubrykach 8 – 10.
Rubryka 13. Wpisuje się cenę książki. W przypadku materiałów otrzymanych bezpłatnie
podaje się wartość ustaloną komisyjnie.
Rubryka 14. Wpisuje się dane nie ujęte w poprzednich rubrykach.
Rubryka 15. Wypełnia się w razie ubytku, wpisując numer ubytku. Poza tym przekreśla się
ukośną kreską (czerwonym długopisem) rubrykę 2 – numer inwentarzowy.
Rubryka 16. Wpisuje się wszystkie dodatkowe informacje dotyczące danej książki oraz
w przypadku dokonanych w zapisie (czerwonym długopisem) poprawek – datę i podpis osoby
upoważnionej do ich dokonywania.

Tabela 1. Inwentarz główny książek [źródło: Literatura pkt. 1, s. 236]

Sposób nabycia

Data

wpisu

Inwen

tarza

Znak miejsca

(sygnatura

)

Autor

Twórca

Tytuł –Tom

Rocznik

Rok

wydania

Wydawca

dowod

wpływ

u lub

akcesji

upno

Inny

sób

Cena

lub

wartość

ubytku

Uwagi

8.04

1121

Słowacki J.

Kordian. Wyd. 3

1981 PIW

24/05

12,00

15.04

Mellibruda

Poszukiwanie

samego siebie

Wyd. 2

1980 NK

25/05

25,00

02.05

Broniewski

Wiersze i poematy

Wyd. 14

1981 PIW

28/05

15,00

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Do każdego rodzaju zbiorów specjalnych prowadzi się osobną księgę inwentarzową.
Corocznie podaje się do księgowości aktualną wartość każdego rodzaju tych zbiorów.
Dlatego też dowody wpływów grupuje się według rodzajów zbiorów specjalnych.

Ponadto prowadzi się oddzielny inwentarz dla płatnych druków towarzyszących,

załączonych do zbiorów specjalnych, jeśli są to druki o charakterze wydawnictwa
samodzielnego, posiadającą własną cenę (np. podręcznik do kompletu kaset do nauki języka
obcego). W inwentarzu tym rejestruje się wszystkie płatne druki towarzyszące, niezależnie od
rodzaju dokumentu, którego dotyczą.

Ewidencję prenumerowanych czasopism prowadzi się na tzw. kartach akcesyjnych. Mają

one zróżnicowaną liczbę rubryk zależną od częstotliwości ukazywania się czasopisma

Selekcja źródeł informacji. Ewidencja ubytków. Wskazówki dotyczące prowadzenia rejestru
ubytków. Wypełnianie poszczególnych rubryk. Dowody ubytków.

Zbiory uzupełniane stosownie do potrzeb życia i pracy ośrodka informacji oraz

zainteresowań użytkowników biblioteki, powinny być również selekcjonowane planowo.
Za materiały zbędne w bibliotece uważa się najczęściej:
1) pozycje zniszczone, uszkodzone, zużyte (zaczytane) i brudne,
2) przestarzałe, np. objęte spisami książek przestarzałych,
3) niekompletne egzemplarze dzieł wielotomowych po wyczerpaniu możliwości ich

skompletowania, o ile nie mogą być czytane jako odrębna całość,

4) pozycje za trudne, zbyt specjalistyczne, nie związane z problematyką pracy ośrodka

informacji,

5) zbywające egzemplarze książek,
6) roczniki gazet sprzed 3 lat oraz zdekompletowane roczniki czasopism popularnych sprzed

5 lat, nieprzydatnych w pracy ośrodka informacji,

7) nieaktualne kalendarze, informatory, itp. o ile nie zawierają informacji pominiętych

w nowszych publikacjach,

8) zdezaktualizowane podręczniki, ewentualnie należy pozostawić w jednym egzemplarzu

każdego tytułu.

Ponadto jako przestarzałe kwalifikuje się następujące materiały biblioteczne:
a) zbiory przepisów prawnych i komentarzy do nich, statutów, instrukcji, norm,

wskaźników, jeśli zostały znowelizowane lub zastąpione nowymi;

b) materiały wydane z okazji nieaktualnych już okoliczności bez wartości poznawczych

i artystycznych;

c) przestarzałe reportaże, felietony, skróty powieści i inne bez wartości literackiej

i poznawczej;

d) popularnie ujęte publikacje naukowe z lat ubiegłych, nie odpowiadające już

współczesnym osiągnięciom nauki i techniki, jak również zmianom społeczno –
ekonomicznym. Dotyczy to przede wszystkim tych dziedzin, w których zaszły zmiany
w narzędziach, środkach, metodach i organizacji pracy.

Przy wyłączaniu ze zbiorów materiałów wyżej omówionych należy dodatkowo brać pod
uwagę ich wartość informacyjną i praktyczną. Kryteriom tym nie podlegają prace dotyczące
regionu, szkoły, ośrodka informacji, np. monografie miejscowości, biografie, przewodniki
krajoznawcze.

Podstawą selekcji zbiorów są podobnie jak w gromadzeniu nabytków – opinie i wnioski

specjalistów, którzy na zlecenie dyrektora tworzą komisję do spraw druków zbędnych.
Najczęściej zaznaczają oni na spisie książek, przygotowanym przez bibliotekarza, pozycje
proponowane do selekcji, uzasadniając ich wyłączenie. W razie potrzeby zasięgają opinii
rzeczoznawców np. z ośrodkiem doskonalenia kadr. Materiały zbędne można przeznaczyć na

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

makulaturę, inne – na wymianę z innymi bibliotekami sieci ogólnokrajowej, do nieodpłatnego
przekazania, a w przypadku braku reflektujących na nie bibliotek sprzedać w antykwariacie.

Na makulaturę przeznacza się materiały biblioteczne, które nie nadają się już do

sklejenia, drobnego uzupełnienia tekstu, oprawy i zabiegów konserwacyjnych. Przed
oddaniem na makulaturę książek, czasopism i podręczników wycina się z nich pieczątki
i ilustracje, cenne informacje i wiersze, potrzebne do kartotek tekstowych, albumów,
komponowania antologii itp. Na każdy rodzaj wyłączanych zbiorów sporządza się oddzielny
spis alfabetyczny.

Przebieg prac związanych z selekcją obejmuje kilka etapów:

1) wyłączenie przez bibliotekarza „kart książki” materiałów proponowanych do wycofania

oraz udostępnienie ich komisji ds. druków zbędnych,

2) zebranie od komisji ds. druków zbędnych uzasadnionych wniosków selekcyjnych

i zestawienie ich według rodzaju,

3) przedłożenie wniosków komisji inwentaryzacyjnej,
4) wykonanie poleceń komisji inwentaryzacyjnej po otrzymaniu zatwierdzonych protokołów

ubytków,

5) wpisanie ubytków do rejestrów każdego rodzaju ubytków i odnotowanie ich w księgach

inwentarza, usunięcie „kart książki”.

Ubytki ewidencjonuje się w ,,rejestrze ubytków”. Dla każdej grupy zbiorów bibliotecznych,
objętych osobną księgą inwentarzową, prowadzi się oddzielny rejestr ubytków.

Podstawowe przepisy dotyczące prowadzenia rejestru ubytków podane są w „Instrukcji

w sprawie prowadzenia ewidencji materiałów bibliotecznych, ich wyceny i inwentaryzacji
oraz odpisywania ubytków w tych materiałach.”

Rejestr ubytków powinien mieć strony ponumerowane, karty przesznurowane, a końce

sznurka przytwierdzone do ostatniej strony pieczęcią lakową lub naklejką z pieczęcią
urzędową. Obok pieczęci bibliotekarz potwierdza swoim podpisem treść klauzuli podającej
liczbę stron i numery pozycji.

W rejestrze dokonuje się zapisów sumarycznych, tzn. w każdej pozycji wpisuje się grupę

materiałów objętych jednym dokumentem ubytku.

Wszystkie rubryki rejestru ubytków należy wypełniać długopisem.
Błędnych i omyłkowych zapisów nie wolno w rejestrze ubytków wymazywać,

wyskrobywać lub zaklejać. Należy je przekreślać i poprawiać czerwonym długopisem,
a w rubryce „Uwagi” umieszczać datę i podpis osoby upoważnionej do wprowadzenia
poprawek.

Tabela 2. Rejestr ubytków książek [1, s. 236]

Liczba jednostek wg przyczyn ubytku

Data
wpisu

Nr
kolejny
rejestru

Podstawa
(rodzaj
dowodu)
zapisu

Numery
bieżące

Znisz
czone

Niezwró
cone

Wyco
fane

Nieodna
lezione

Inne

Cena lub
wartość

Uwagi

11.04.04 1

1/ 04

1-5

35,-

20.06.05 2

1/ 05

6 – 10

40, -

10.12.05 3

2/ 05

11 – 15

25, -

Wypełnianie poszczególnych rubryk odbywa się następująco:
Rubryka 1. Podaje się datę (dzień, miesiąc) wpisania danej grupy ubytków do rejestru.
Rubryka 2. Wpisuje się numer kolejny. Ten sam numer poprzedzony datą wpisu umieszcza
się na dowodzie ubytku.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rubryka 3. Wpisuje się rodzaj dowodu ubytku. Kolejne protokoły numeruje się w obrębie
roku.
Rubryka 4. Wpisuje się numery pozycji ubytku (pierwszy i ostatni) nadane jednostkom
wyszczególnionym w danym dowodzie ubytku z zachowaniem ciągłości numeracji.
Rubryki 5 – 9. Zależnie od przyczyny ubytku wpisuje się w odpowiednich rubrykach liczbę
jednostek usuniętych, przyjmując takie same jednostki ewidencyjne, jak w księgach
inwentarzowych.
Rubryka 10. Wpisuje się ogólną wartość usuniętych materiałów bibliotecznych, biorąc za
podstawę cenę lub wartość poszczególnych jednostek, podaną w dowodzie ubytku wg zapisu
w księdze inwentarzowej.
Rubryka 11. Można wpisywać dane dotyczące ubytku nie objęte poprzednimi rubrykami.

Wszelkie ubytki w zbiorach bibliotecznych wymagają odpowiednich dowodów, które

przechowuje się w osobnej teczce. Dla ubytków, które powstały z jednej określonej
przyczyny sporządza się oddzielny dowód ubytku.

Ewidencja finansowo-księgowa wpływów i ubytków

W końcu roku kalendarzowego bibliotekarz podaje komórce finansowej liczbę i wartość

materiałów zainwentaryzowanych w ciągu roku. Ewidencji finansowo-księgowej podlegają
materiały objęte szczegółową ewidencją wpływów.

Podobnie jak liczbę i wartość wpływów, oblicza się na podstawie rejestrów – liczbę

i wartość ubytków.

W celu przygotowania tych danych bibliotekarz podlicza systematycznie kwoty zapisane

na poszczególnych stronach inwentarzy i rejestrów wypełniając rubryki „z przeniesienia”
i „do przeniesienia”. Zapisów tych dokonuje ołówkiem.

Co roku uzgadnia się ogólne obliczenia w księgach ewidencyjnych biblioteki

z obliczeniami komórki finansowej. W przypadku ujawnienia różnic między zapisami
bibliotecznymi a stanem wykazanym przez komórkę finansową, bibliotekarz – jako osoba
odpowiedzialna za zbiory – składa wyjaśnienie w tej sprawie. Kierownik jednostki
budżetowej podejmuje decyzję przyjęcia wyjaśnień lub ich odrzucenia.

Ewidencja materiałów bibliotecznych w systemach zautomatyzowanych

W bibliotece, w której do obsługi procesów bibliotecznych wykorzystuje się system

komputerowy, podstawą zapisu informacji o nabytym dokumencie jest rekord. W nim
zamieszcza się elementy identyfikujące tytuł (rekord bibliograficzny, rekord egzemplarza).

Główna idea komputeryzacji polega na stworzeniu warunków do wielokrotnego

wykorzystania np. w postaci inwentarza, biuletynu nabytków, zestawienia wartości
księgozbioru, kart katalogowych, raz zapisanych informacji przy użyciu odpowiednio
przygotowanych programów komputerowych.

Szczegółowa ewidencja materiałów bibliotecznych ujmowana jest w danych

składających się na rekord opisu książki. Sumaryczna ewidencja materiałów bibliotecznych
prowadzona jest w rejestrze przybytków. Inwentarz biblioteczny może być drukowany na
życzenie. Wydrukowana postać inwentarza zależy od potrzeb bibliotekarza. Może być
w formie pełnego opisu bądź skróconego. Można również tworzyć wykazy sygnatur
z informacją o liczbie egzemplarzy. Jest też możliwość ustalania przedziału czasowego, dla
drukowanej wersji inwentarza lub wydrukowania fragmentu inwentarza dla określonych
potrzeb bibliotekarza.

Komputerowy inwentarz, dostępny w każdej chwili bibliotekarzowi jest praktyczniejszy

i bardziej ekonomiczny niż inwentarz w formie tradycyjnej.

Ewidencja finansowo-księgowa ujmuje wartość zbiorów na podstawie tzw. tabeli

rozliczeniowej. Tabela jest otrzymywana komputerowo i pokazuje wartość nabytków

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

wg numerów akcesji, przyporządkowanych kolejnym materiałom bibliotecznym w obrębie
roku kalendarzowego. Podstawą analizy danych i otrzymania wydruku są wyciągi z rekordu
opisującego każdy dokument. Pozwala to na prowadzenie ewidencji materiałów i bieżące
wykorzystanie danych przy uzgadnianiu wartości z księgowością. Komputerowa ewidencja
zbiorów umożliwia nie tylko identyfikacje różnic, ale wskazuje zapisy, które muszą ulec
korekcie, przyczyniając się do bardzo dokładnego porównania i uzgodnienia wartości bez
większego nakładu pracy. Otrzymuje się przejrzyste dane jednoznacznie obrazujące stan
finansowy księgozbioru.

Ewidencja materiałów bibliotecznych w systemie zautomatyzowanym powoduje

dodatkowe korzyści dla czytelnika. Czytelnik otrzymuje książkę opracowaną w krótkim
czasie.

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Co składa się na ewidencję?
2. Na czym polega ewidencja materiałów bibliotecznych w systemie tradycyjnym?
3. Jakie księgi inwentarzowe zakłada się w bibliotece?
4. Gdzie podane są podstawowe przepisy dotyczące prowadzenia księgi inwentarzowej

i rejestru ubytków?

5. Co to są dowody wpływów?
6. Na czym polega ewidencja wpływów materiałów bibliotecznych?
7. Jakie są zasady dotyczące prowadzenia inwentarza głównego książek?
8. Jak przeprowadza się ewidencję czasopism bieżących?
9. Na czym polega selekcja materiałów bibliotecznych?
10. Co to są dowody ubytków?
11. Na czym polega ewidencja ubytków materiałów bibliotecznych?
12. Na czym polega ewidencja finansowo-księgowa wpływów i ubytków?
13. Na czym polega ewidencja materiałów bibliotecznych w systemie zautomatyzowanym?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Dokonaj ewidencji wpływu wybranej pozycji książkowej w księdze inwentarzowej

głównej.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) wybrać pozycję książkową do ewidencji wpływów,
4) poprawnie dokonać ewidencji wpływu wybranej pozycji książkowej w księdze

inwentarzowej,

5) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

księga inwentarzowa,

−

wybrana pozycja książkowa,

−

długopis.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 2

Dokonaj ewidencji ubytków w rejestrze ubytków.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) wybrać pozycje książkowe do ewidencji ubytków,
4) sporządzić protokół ubytków,
5) poprawnie dokonać ewidencji ubytków w rejestrze ubytków,
6) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
7) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

rejestr ubytków,

−

książki przeznaczone do ewidencji ubytków,

−

długopis,

−

druki ewidencji ubytków.

4.4.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)
2)
3)

4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)

11)

założyć księgę inwentarzową?
omówić różne rodzaje ksiąg inwentarzowych, które zakłada się w bibliotece?
omówić zasady prowadzenia inwentarza głównego książek czy zbiorów
specjalnych?
dokonać ewidencji materiałów bibliotecznych w systemie tradycyjnym?
sporządzić dowód wpływu materiałów bibliotecznych?
dokonać ewidencji czasopism bieżących?
dokonać ewidencji zbiorów specjalnych?
sporządzić protokół ubytków?
dokonać ewidencji ubytków w rejestrze ubytków?
wskazać, na czym polega ewidencja finansowo-księgowa wpływów
i ubytków?
dokonać ewidencji materiałów bibliotecznych w systemie
zautomatyzowanym?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5. Inwentarz biblioteczny. Skontrum biblioteczne

4.5.1. Materiał nauczania

Zbiory są najważniejszym z elementów składających się na pojęcie biblioteki: one

decydują o jej charakterze, bez nich nie jest możliwe istnienie i funkcjonowanie żadnej
placówki bibliotecznej. W szeroko rozumianych zbiorach bibliotecznych wyróżnić można
wydawnictwa zwarte i wydawnictwa ciągłe oraz zbiory specjalne. Nie jest to jednak podział
rygorystyczny, ponieważ nie zawsze da się w sposób jednoznaczny przydzielić określony
rodzaj zbiorów bibliotecznych do jednej z tych grup. W związku z wynalezieniem
różnorodnych sposobów utrwalania myśli ludzkiej, pojawiły się nowe rodzaje materiałów
wchodzących w skład zbiorów bibliotecznych. Należą do nich przede wszystkim dokumenty
audiowizualne, które za pomocą obrazu i dźwięku utrwalają rzeczywistość.

Na zasoby biblioteki składają się w całości lub w przeważającej części zbiory obejmujące

wydawnictwa zwarte (książki, broszury) i ciągłe (czasopisma, publikacje nieperiodyczne
wydawnictwa seryjne). Wydawnictwa zwarte mają formę zamkniętej całości – książki,
broszury lub też dzieła wielotomowego o przewidzianym terminie zakończenia.
W grupie tej mieszczą się również wydawnictwa tzw. poszytowe o zamierzonym
zakończeniu, ukazujące się częściami w postaci zeszytów o wspólnej paginacji, które dopiero
po skompletowaniu w tomy stworzą całość wydawniczą. Wydawnictwa ciągłe publikowane
są w formie zeszytów, numerów lub tomów nie zawsze w określonych odstępach czasu, bez
zapowiedzianego z góry terminu zakończenia ich publikacji. Należą do nich głównie
czasopisma, wydawane raz w tygodniu lub rzadziej, gazety codzienne oraz gazety,
wychodzące częściej niż raz w tygodniu. W grupie wydawnictw ciągłych mieszczą się
również wydawnictwa seryjne, których każdy tom jest wprawdzie samoistny piśmienniczo
i wydawniczo, ale łączy je wspólna nazwa serii, często kolejna numeracja i jednolita szata
zewnętrzna.

Systematycznie rosnącą część zasobu wielu bibliotek stanowią zbiory specjalne, wśród

których można wyodrębnić dwie grupy: tradycyjne kategorie zbiorów specjalnych oraz materiały
audiowizualne. W grupie pierwszej mieszczą się gromadzone przez biblioteki od wieków
rękopisy, stare druki, zbiory kartograficzne, muzyczne, graficzne, kompletowane od stosunkowo
niedawna dokumenty życia społecznego (np. programy imprez, plakaty, zaproszenia), a także
gromadzone przez niektóre biblioteki normy, patenty i pozycje z zakresu literatury firmowej.

Rozwój techniki fotograficznej i fonograficznej spowodował, że oprócz nośników słowa

pisanego i drukowanego, pojawiły się nowe dokumenty, określane najczęściej mianem
audiowizualnych. Ze względu na formę zapisu dzielą się one na oglądowe (fotografie,
fotokopie, kopie kserograficzne, przezrocza, mikrokarty, mikrofilmy, mikrofisze, dyskietki),
słuchowe (płyty gramofonowe, taśmy magnetofonowe) i oglądowo-słuchowe (filmy
dźwiękowe, wideokasety, dyski kompaktowe, CD-ROM). Ich wspólną cechą jest to, że
wykorzystuje się je głownie przy użyciu niezbędnych środków technicznych jak rzutnik,
czytnik, adapter, magnetofon, komputer. Oprócz dokumentów pierwotnych w zbiorach
bibliotek znajdują się opracowane na ich podstawie dokumenty pochodne, np. zestawienia
bibliograficzne i opracowania dokumentacyjne, przeglądy piśmiennictwa, a także dokumenty
wtórne, np. reprodukcje dokumentu oryginalnego lub pochodnego.

Przewaga książek lub zbiorów specjalnych o określonej zawartości treściowej stanowi

o profilu zbiorów bibliotecznych, tworzy też ich podstawowy zasób, dostępny zarówno
w czytelni, jak i wypożyczalni. W strukturze organizacyjnej zbiorów wyodrębnia się najczęściej
zbiory udostępniane na miejscu, wypożyczane poza bibliotekę, a także księgozbiory podręczne,
zwane też prezencyjnymi. Księgozbiór podręczny, przystosowany do typu biblioteki i kategorii
użytkowników, może mieć charakter ogólny lub specjalistyczny i służyć zarówno użytkownikom

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

biblioteki, jak i samym bibliotekarzom. Zawiera on podstawowe wydawnictwa informacji
bezpośredniej i pośredniej: encyklopedie, różnego rodzaju słowniki językowe i rzeczowe,
bibliografie ogólne i specjalne, informatory, poradniki i kompendia, podstawowe wydawnictwa
prawnicze, książki adresowe i in. Bardzo ważna jest stała aktualizacja księgozbioru.

Z myślą o korzystaniu prezencyjnym, bieżące czasopisma i gazety są gromadzone

w czytelni i dopiero po określonym czasie przekazuje się je do magazynu. Prawie każda
biblioteka przechowuje także oddzielnie tzw. druki zbędne, powstałe m.in. w wyniku selekcji
zbiorów własnych lub dokumentów wpływających do biblioteki. Materiały te nie
odpowiadają profilowi gromadzonych zbiorów, są zdezaktualizowane treściowo albo liczba
ich egzemplarzy przekracza potrzeby użytkowników.

Kontrola zbiorów bibliotecznych, zwana skontrum czy inwentaryzacją – choć żmudna

i przerywająca normalną pracę biblioteki jest czynnością konieczną i pożyteczną. Umożliwia
bibliotekarzowi dokładne przejrzenie całego zbioru oraz dostarcza wiedzy o rozmaitych
niedociągnięciach w pracy. Kontrola zbiorów jest okazją do przeprowadzenia ich selekcji,
wycofania książek zużytych, przestarzałych, nieaktualnych, okazją do odłożenia książek,
które wymagają oprawy i naprawienia uszkodzeń. Jest też okazją do ustalenia, jakie działy
zbiorów należy w pierwszej kolejności uzupełnić.

Skontrum „polega na porównywaniu zapisów w księgach inwentarzowych ze stanem

rzeczywistym zbiorów oraz na stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami
ewidencyjnymi a stanem rzeczywistym”.

Szczegółowy termin przeprowadzania skontrum ustala kierownik jednostki. Skontrum

należy planować w takim okresie, w jakim zamknięcie biblioteki będzie najmniej dotkliwe
dla czytelników. W czasie skontrum wypożyczanie i przyjmowanie książek lub innych
materiałów bibliotecznych zawiesza się. Czas trwania skontrum jest długi i zależy od
ustawienia książek na półkach. Jak wykazuje praktyka – przy ustawieniu działowym – można
skontrolować ok. 700 woluminów w ciągu jednego dnia.

Rozróżnia się dwa rodzaje skontrum: stałe i doraźne. Skontrum stałe odbywa się co roku.

Skontrum doraźne przeprowadza się w wypadkach losowych (kradzieże, pożar, powódź).
Konieczność przeprowadzenia skontrum całości zbiorów zachodzi też wtedy, gdy następuje zmiana
na stanowisku bibliotekarza odpowiedzialnego za zbiory. Jeśli biblioteka liczy 10000 woluminów,
skontrum może obejmować tylko wybrane partie zbiorów. Takie skontrum nie wykazuje jednak
wszystkich istniejących braków i dlatego przeprowadza się dokładną kontrolę całości zbiorów.

Komisja inwentaryzacyjna dokonująca skontrum składa się z co najmniej dwóch osób

wytypowanych przez kierownika jednostki budżetowej, które nie są pracownikami
księgowości, gdzie odbywa się skontrum. Mogą to być pracownicy pedagogiczni,
administracyjni itp. W skład komisji wchodzi również bibliotekarz, ale tylko jako
rzeczoznawca. Członkiem komisji może być tylko wtedy, gdy zatrudniony jest w innym
dziale biblioteki np. członkiem komisji przeprowadzającej kontrolę zbiorów wypożyczalni
może być bibliotekarz zatrudniony w czytelni. W żadnym wypadku bibliotekarz nie ma prawa
przeprowadzać skontrum powierzonego mu księgozbioru.

Przed skontrum bibliotekarz przygotowuje wszelkiego rodzaju dokumenty do wglądu komisji,

a więc księgi inwentarzowe, rejestry ubytków, dowody wpływów i ubytków, dowody wypożyczeń
kompletów książek, np. do pracowni, karty czytelników i karty książek wypożyczonych
czytelnikom oraz arkusze kontrolne, a także porządkuje księgozbiór na półkach.

Przeprowadzenie skontrum odbywa się w sposób następujący: jedna osoba znajduje się

przy regale i biorąc kolejno książkę po książce odczytuje ich numery inwentarzowe, nazwy
autorów i tytuły oraz daty wydania. Druga osoba sprawdza w księgach inwentarzowych
odpowiednie zapisy i po stwierdzeniu zgodności odnotowuje to na arkuszu kontrolnym pod
odpowiednim numerem, a na ostatniej stronie kontrolowanej książki wpisuje się datę roku,
w którym przeprowadza się skontrum. Ten sposób postępowania pozwala przy następnym

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

skontrum na pominięcie konfrontacji książki z księgą inwentarzową, co bardzo przyspiesza
przeprowadzenie kontroli.

Opisany powyżej sposób przeprowadzania skontrum nie jest jedyną metodą

inwentaryzacji. Zamiast bezpośredniego porównywania zapisów inwentarzowych ze stanem
rzeczywistym można stosować porównywanie pośrednie, tzn. przy pomocy katalogu
topograficznego. Wybór metody uzależnia się od wielkości zbiorów, ich organizacji i systemu
ustawienia. Opis metody odnotowuje się w protokole skontrum.

Po przeprowadzeniu kontroli książek znajdujących się na półkach, w podobny sposób

przeprowadza się kontrolę książek, znajdujących się poza wypożyczalnią.

W arkuszach kontrolnych przy każdym numerze książki stawiamy umowny znak,

określający jej miejsce. Na przykład w = w wypożyczalni, cz = u czytelnika, o = u
introligatora, g = w pracowni geograficznej, u = ubytek wpisany do rejestru ubytków przy
poprzednich inwentaryzacjach. Brak jakiegokolwiek znaku przy numerze oznacza, że książki
nie ma. Analogiczne zasady postępowania obowiązują przy skontrum zbiorów specjalnych
znajdujących się w bibliotece.

Rozróżniamy braki względne, tj. „braki, których odnalezienie jest prawdopodobne”, oraz

braki bezwzględne „o których wiadomo, że nie zostaną odnalezione”. W bibliotekach
z wolnym dostępem „braki względne nie odnalezione w ciągu dwu lat uznaje się za
bezwzględne”. Wykaz stwierdzonych braków bezwzględnych sporządza powołana komisja.

Bibliotekarz odpowiedzialny za zbiory jest obecny przy skontrum, udziela członkom

komisji niezbędnych wyjaśnień i proponuje wycofanie zbędnych materiałów bibliotecznych,
dla których komisja sporządza wykazy osobne na każdy ich rodzaj.

Bibliotekarz wyjaśnia komisji inwentaryzacyjnej przyczyny powstania braków lub

uszkodzeń zbioru. Ponadto komisja sprawdza dowody wpływów i ubytków z zapisami
w księgach inwentarzowych i rejestrach ubytków.

Po zakończeniu wymienionych czynności komisja spisuje protokół. Oprócz protokołu

i załączników do niego komisja inwentaryzacyjna sporządza sprawozdanie, zawierające:

−

ocenę gospodarki biblioteką w zakresie magazynowania, konserwacji i zabezpieczania

zbiorów,

−

wnioski w sprawie likwidacji zbędnych i wyselekcjonowanych książek i innych

materiałów,

−

wnioski w sprawie uznania niedoborów (braków) za zawinione lub niezawinione,

−

wnioski w sprawie wpisania niedoborów do rejestrów ubytków oraz wpisania do ksiąg

inwentarzowych nadwyżek,

−

wnioski w sprawie wyceny roszczeń z tytułu niedoborów zawinionych oraz obciążenia

nimi osób materialnie odpowiedzialnych.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie dokumenty biblioteczne wchodzą w skład inwentarza biblioteki?
2. Co to są wydawnictwa zwarte?
3. Co to są wydawnictwa ciągłe?
4. Jakie dokumenty biblioteczne tworzą zbiory specjalne?
5. Jakie dokumenty zawiera księgozbiór podręczny?
6. Co to są druki zbędne?
7. Na czym polega skontrum?
8. Jakie znasz rodzaje skontrum?
9. Jakie dokumenty przygotowuje bibliotekarz przed skontrum?
10. Kto wchodzi w skład komisji inwentaryzacyjnej?

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

11. W jaki sposób odbywa się przeprowadzanie skontrum?
12. Jakich zapisów dokonuje się w arkuszach kontrolnych?
13. Jakie wyróżniamy braki?
14. Jakie dokumenty sporządza komisja po zakończeniu skontrum?

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Opracuj technicznie nowe nabytki (opieczętuj, nadaj sygnaturę) i włącz je do inwentarza

biblioteki.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) opracować technicznie nowe nabytki (opieczętuj, nadaj sygnaturę),
4) opracować nabytki pod względem formalnym i rzeczowym,
5) sporządzić karty katalogowe,
6) włączyć karty katalogowe do katalogów,
7) włączyć nowe nabytki di inwentarza biblioteki,
8) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
9) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

nowe nabytki,

−

karty katalogowe

−

karty książki,

−

pieczątka biblioteki,

−

długopis.

Ćwiczenie 2

Przeprowadź częściową kontrolę zbiorów wypełniając formularze kontroli zbiorów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) wybrać część zbiorów, które trzeba będzie skontrolować,
4) zgromadzić arkusze kontroli zbiorów,
5) dokonać kontroli zbiorów przez prawidłowe wypełnienie formularzy,
6) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

arkusze kontroli zbiorów,

−

wydzielona część księgozbioru,

−

kolorowe długopisy.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)

wymienić dokumenty biblioteczne wchodzące w skład inwentarza biblioteki?
zdefiniować wydawnictwa zwarte?
zdefiniować wydawnictwa ciągłe?
wymienić dokumenty biblioteczne tworzące zbiory specjalne?
wymienić dokumenty, które zawiera księgozbiór podręczny?
zdefiniować druki zbędne?
omówić, na czym polega skontruj?
wymienić różne rodzaje skontruj?

wymienić dokumenty, jakie przygotowuje bibliotekarz przed skontruj?
wymienić skład komisji inwentaryzacyjnej?
omówić, w jaki sposób odbywa się przeprowadzanie skontruj?
omówić, jakich zapisów dokonuje się w arkuszach kontrolnych?
omówić, różne rodzaje braków?
omówić, jakie dokumenty sporządza komisja po zakończeniu skontrum?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.6. Sposoby przechowywania i organizowania zbiorów.

Zabezpieczanie i konserwacja źródeł informacji

4.6.1. Materiał nauczania

Biblioteka, gromadząc różne dokumenty, staje przed problemem odpowiedniego

przechowywania swych zbiorów. Jest to jedno z głównych jej zadań i łączy się ściśle
z organizowaniem, udostępnianiem i zabezpieczeniem zasobów.

W szeroko rozumianym pojęciu organizacji zbiorów zawarte są problemy związane z ich

racjonalnym rozmieszczeniem, a także sprawy dotyczące kształtowania zawartości zbiorów
bibliotecznych, uwzględniając zarówno typ biblioteki, charakter użytkowników, profil
zbiorów, ich zakres, zasięg i poziom, jak też możliwości zakupu, a także pozyskiwania
dokumentów w drodze wymiany i darów.

Sposób rozmieszczenia dokumentów jest uzależniony od wielkości i charakteru

księgozbioru, możliwości lokalowych oraz kręgu odbiorców. Najracjonalniejsze usytuowanie
zbiorów sprzyja oszczędnemu wykorzystaniu powierzchni magazynowej i zapewnia szybki
dostęp do materiałów bibliotecznych, a tym samym sprawną obsługę czytelników.

Większa część zbiorów powinna być przechowywana w odrębnych, specjalnie

wystosowanych do tego celu magazynach. O ich powierzchni decyduje wielkość,
różnorodność i tempo przyrostu zasobów.

W dużych bibliotekach uniwersalnych, gromadzących rozmaite pod względem

treściowym i formalnym wydawnictwa, najczęściej dokonuje się podziału zbiorów według
formy wydawniczej na druki zwarte, ciągłe (periodyczne i nieperiodyczne), dokumenty
specjalne i druki ulotne. Każdej grupie materiałów bibliotecznych przydziela się osobne
pomieszczenia, których powierzchnia powinna umożliwić swobodne i zarazem ekonomiczne
rozmieszczenie zasobu, z uwzględnieniem zapasu miejsca na nabytki. Pozwoli to uniknąć
zbyt częstego przesuwania zbiorów.

O dalszym grupowaniu zasobu biblioteki decydują istniejące agendy udostępniania

i potrzeby czytelnicze. W związku z tym wyodrębnia się część materiałów, obejmujących
zbiory wolno dostępne i księgozbiory podręczne, cymelia (materiały szczególnej wartości),
wydawnictwa przeznaczone do udostępniania wyłącznie na miejscu. Planując lokalizację
magazynów warto uwzględnić częstotliwość wykorzystywania zbiorów, aby ułatwić pracę
magazynierów i skrócić czas oczekiwania czytelników na potrzebne pozycje. Omawiając
zagadnienia związane z funkcjonowaniem magazynów bibliotecznych, należy mieć na
względzie wartość materiałów tam zgromadzonych. Każde pomieszczenie magazynowe musi
zatem być wyposażone w urządzenia zabezpieczające przed włamaniem, kradzieżą,
niszczącymi czynnikami atmosferycznymi czy katastrofalnymi (wypadkami losowymi);
ponadto dostęp do magazynów mogą mieć tylko osoby w nich pracujące i upoważnione przez
dyrekcję biblioteki.

Zbiory o szczególnym znaczeniu powinny być przechowywane w specjalnych

magazynach, dodatkowo zabezpieczonych i chronionych. Zwiększonych środków
ostrożności, stałych dyżurów w godzinach udostępniania zbiorów — wymaga od
pracowników bibliotek system wolnego dostępu do półek, najczęściej spotykany
w bibliotekach publicznych oraz w nowoczesnych bibliotekach naukowych.

Regały biblioteczne zapełnia się zgodnie z kierunkiem wskazówek zegara, poczynając od

górnych półek, od strony lewej do prawej. Woluminy powinny być ustawione pod kątem
prostym, tuż przy zewnętrznej krawędzi półki, niezbyt ciasno obok siebie. Pusta przestrzeń
między książkami a tylną ścianą regałów pozwala na przepływ powietrza.

W praktyce bibliotecznej stosuje się dwa rodzaje układu zbiorów: systematyczny i formalny.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Układ systematyczny opiera się na schemacie klasyfikacyjnym, stosowanym przy

opracowaniu rzeczowym zbiorów w danej bibliotece (np. systemie klasyfikacji dziesiętnej).
Symbol klasyfikacyjny, który otrzymuje każda publikacja na podstawie analizy treści,
wyznacza jej miejsce w magazynie. W ten sposób całość zbiorów zostaje podzielona na
działy i poddziały, z których każdy reprezentuje inną dziedzinę piśmiennictwa lub wiedzy.
W obrębie tych działów książki są ułożone alfabetycznie wg nazwisk autorów albo
w przypadku prac zbiorowych i anonimowych — wg tytułu. Warto zauważyć, że
rozmieszczenie systematyczne publikacji w magazynie przypomina układ katalogu
rzeczowego. Jedyna różnica dotyczy kart katalogowych książek zaopatrzonych w symbol
złożony, decydujący o włączaniu kopii karty do różnych działów, podczas gdy książka może
stać tylko w jednym miejscu na półce.

Układ systematyczny zbiorów jest szczególnie przydatny w bibliotekach stosujących

wolny dostęp do półek, a także przy bezpośredniej obsłudze czytelników przez bibliotekarzy.
Pozwala bowiem na szybkie dostarczenie zamawianej pozycji lub innej, dotyczącej tego
samego zagadnienia, nawet bez poszukiwań w katalogu. Przegródki z wyraźnie wypisanymi
symbolami i nazwami działów czy poddziałów, umieszczone w odpowiednich miejscach na
regałach, znacznie ułatwiają orientację w rozmieszczeniu zasobów w magazynie.
Wiele bibliotek, głównie naukowych, rozmieszcza swe zbiory, posługując się jednym
z układów formalnych, uwzględniających cechy zewnętrzne dokumentu.
Najczęściej spotyka się układ wg numerów inwentarzowych (numerus currens) zbiory są
układane na regałach w kolejności wpisu poszczególnych pozycji do księgi inwentarzowej.
Numer inwentarzowy staje się równocześnie sygnaturą dokumentu (oznaczeniem jego
miejsca w magazynie). Zgodność numeru inwentarzowego z sygnaturą dotyczy tylko dzieł
jednotomowych. Poszczególne tomy wydawnictw wielotomowych otrzymują odrębne
numery inwentarzowe, ale w magazynie przechowywane są pod sygnaturą pierwszego tomu.
Ustawienie według zapisu w księdze inwentarzowej jest nieskomplikowane i pozwala na
sprawną kontrolę zbiorów. Ma jednak swoje wady, ponieważ miejsce książki na półce jest
uzależnione od kolejności wpływu do biblioteki i bez pomocy katalogu nie można jej
odnaleźć.

Odmianą układu numerus currens jest ustawienie zbiorów według formatów. Stanowi

połączenie układu formatowego z układem według bieżących numerów inwentarzowych.
Może to być układ formatowy jawny, w którym sygnatura składa się

z numeru

inwentarzowego i cyfrowego lub literowego oznaczenia formatu dokumentu.
Dla poszczególnych formatów zakłada się odrębne księgi inwentarzowe z numeracją od 1.
W układzie formatowym utajonym sygnatura nie zawiera oznaczenia formatu. Prowadzi się
księgę inwentarzową z jednym ciągiem numeracji, a dla każdego formatu zostawia się pewien
zapas numerów, zazwyczaj 35% dla pierwszego, 50% dla najczęściej spotykanego i 15% dla
trzeciego. W układzie skaczącym (numerus saltans) kolejne wydawnictwa wpisuje się do
inwentarza tak, jak w układzie inwentarzowym, natomiast na półkach grupuje się je według
formatów. Odmianą układu skaczącego jest ustawienie nabytków na regałach zgodnie
z formatem. Wpisu do inwentarza dokonuje się dopiero po zapełnieniu całego regału
książkami jednego formatu. W takim też porządku układa się i przechowuje zbiory
w magazynie. Dzięki temu można uzyskać zgodność numeru inwentarzowego z sygnaturą
oraz ekonomiczne wykorzystanie miejsca. Taki sposób przechowywania zbiorów spotyka się
rzadko, ponieważ łączy się to z opóźnieniem ewidencji, opracowania i udostępniania zbiorów
aż do momentu zapełnienia regału. W bibliotekach dysponujących bardzo małym
księgozbiorem spotyka się ustawienie alfabetyczne według nazwisk autorów lub tytułów.
Układ ten występuje zazwyczaj jako drugi stopień porządkowania w połączeniu z innym,
np. systematycznym czy chronologicznym.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Magazyny czasopism i starych druków wykorzystują porządek chronologiczny według

wieku lub roku wydania dokumentu bądź daty wpływu wydawnictwa do biblioteki.
Najczęściej ustawienie to ma charakter pomocniczy (stanowi zasadę szeregowania w ramach
przyjętego układu).

Układ geograficzny polega na porządkowaniu zbiorów według krajów lub miast,

w których dokumenty zostały wydane. Układ językowy przyjmuje za podstawę podziału
język zgromadzonych dokumentów (książek, czasopism).

Ułożenie według nazw instytucji znajduje zwykle zastosowanie w zbiorach sprawozdań

i dokumentów życia społecznego.

Wydawnictwa ciągłe, głównie czasopisma, tworzą w zbiorach bibliotecznych odrębną

całość. Ułożone są zazwyczaj w kolejności wpisu do inwentarza. Numer inwentarzowy
pierwszego zainwentaryzowanego tomu (rocznika) staje się sygnaturą całego tytułu. Niekiedy
biblioteki wybierają porządek alfabetyczny według tytułów, a w obrębie tytułu szeregują
woluminy chronologicznie.

Wszystkie periodyki w językach obcych włącza się do głównego ciągu czasopism, bez

tworzenia dla nich odrębnej grupy.

Przy tytułach czasopism w alfabecie rosyjskim bierze się pod uwagę ich transliterowany

odpowiednik. Jeśli nastąpiła zmiana tytułu czasopisma, ustawia się jego roczniki pod nowym
tytułem, a w miejscu, gdzie znajdowało się dotychczas, należy włożyć zakładkę odsyłającą do
nowego miejsca przechowania.
Organizując pomieszczenie do magazynowania wydawnictw ciągłych, trzeba pamiętać
o szybkim przyroście ilościowym tego typu dokumentów i o pozostawieniu na półkach
wolnego miejsca dla nowych roczników. Jeśli biblioteka dysponuje odpowiednimi
funduszami, najlepiej oddać kompletne roczniki do oprawy introligatorskiej. Pozostałe,
tzn. pojedyncze zeszyty lub roczniki niepełne, należy przechowywać w tekturowych
wiązanych okładkach, tzw. szwedzkich teczkach lub w futerałach.

Zbiory biblioteczne, różniące się formą zewnętrzną, wymagają szczególnej troski

podczas przechowywania.
Broszury, dokumenty życia społecznego i druki ulotne zabezpiecza najlepiej oprawa
introligatorska. Dokumenty tego rodzaju można ewentualnie ułożyć w grupy według
określonych tematów i przechowywać w zamykanych pudłach.

Zbiór norm dzieli się na dwie kategorie: normy polskie i obce. W ich obrębie normy

porządkuje się według symboli literowych oznaczających dziedziny i następnie według
numerów. Przechowuje się je w oddzielnych segregatorach. W celu ułatwienia wyszukiwania,
skrajne symbole literowo-cyfrowe, tworzące sygnatury, wypisuje się na grzbiecie segregatora.
Normy branżowe i zakładowe można uporządkować najpierw w kolejności alfabetycznej
nazw instytucji, które je opracowały, a później uszeregować według symboli i numerów
nadanych przez wydawcę.

W zależności od wielkości zbioru norm zagranicznych, można dokonać ich podziału

według krajów, które je wydały, i każdą partię przechowywać w odrębnych segregatorach lub
w jednym, oddzielając poszczególne części kartami rozdzielczymi.

Katalogi wydawnicze i literaturę firmową (tzw. techniczno-handlową) opracowuje się

rzeczowo, przydzielając poszczególne druki do odpowiednich działów. Ze względu na ich
zróżnicowany format i objętość, najczęściej przechowuje się te dokumenty w teczkach
wiązanych lub w pudłach, uporządkowanych zgodnie z przyjętym układem lub według
krajów czy nazw firm.

Luźne fotografie, które gromadzi biblioteka, układa się w grupy tematyczne, określane

zależnie od profilu biblioteki i potrzeb czytelników. Przechowuje się je w kopertach, pudłach
lub skrzynkach w kolejności wyznaczonej przez przyjęty schemat klasyfikacyjny.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Odbitki kserograficzne i fotokopie układa się i przechowuje w porządku zgodnym

z zapisem w księdze inwentarzowej. Kserokopie zastępują niejednokrotnie w zbiorach
biblioteki brakujące dokumenty lub ich fragmenty (np. stronice książki czy zeszyt
czasopisma). Stanowią wtedy istotną część odpowiedniego wydawnictwa i powinny być
przechowywane razem z nim.
Mikrofilmy są zwykle nawinięte na szpulki z nierdzewnej blachy lub z tworzywa sztucznego.
Układa się je w kartonowych pudłach, zaopatrzonych w otwory w bocznych ściankach
umożliwiające przepływ powietrza. Pudła – zależnie od ich wielkości – mogą pomieścić
jedną albo więcej szpul. Na zewnętrznej ściance, w widocznym miejscu, umieszcza się
skrajne sygnatury szpul. Pudła są przeważnie magazynowane w szafie przeznaczonej
wyłącznie dla mikrodokumentów. Mikrofisze i mikrokarty przechowuje się w kartach
kieszeniowych. Przed rozproszeniem zabezpieczają je koperty i pudła, ułożone i oznaczone
zgodnie z systemem przyjętym w danej bibliotece.

Dokumenty audiowizualne układa się w osobne grupy według numeracji inwentarzowej

i magazynuje w specjalnych pudłach i szafach.
Dary i depozyty traktowane są najczęściej jako samodzielne partie zbiorów. Bez względu
na formę dokumentów powinny być zgromadzone w jednym pomieszczeniu.

Pracę magazynierów i bibliotekarzy ułatwia w znacznym stopniu ogólny plan

rozmieszczenia zbiorów, znajdujący się przy wejściu do poszczególnych magazynów.
Zewnętrzne ściany regałów powinny być zaopatrzone w napisy informujące o bloku sygnatur
dokumentów, ustawionych w tych regałach. W magazynach bibliotek, stosujących układ
rzeczowy zbiorów, należy wprowadzić rozdzielacze półkowe z symbolem i nazwą działu.

Prawie wszystkie współczesne biblioteki borykają się z licznymi problemami

związanymi z prawidłowym magazynowaniem zbiorów. Pomieszczenia do tego przeznaczone
bardzo często nie spełniają podstawowych wymogów pod względem lokalizacji, klimatu,
a przede wszystkim wielkości powierzchni, odpowiedniej do zasobów. Korzystnym
sposobem częściowego rozwiązania trudności, wynikających z powiększania się zbiorów
i potrzeb ich przechowywania, jest tworzenie bibliotek składowych. Mogą one pełnić funkcję
zbiornicy dokumentów rzadko wykorzystywanych, np. prac naukowych dotyczących bardzo
wąskiej dyscypliny, druków urzędowych czy specjalistycznych czasopism w językach
obcych. Placówki tego typu organizowane przez jedną dużą bibliotekę lub przez sieć bibliotek
współpracujących w zakresie gromadzenia, przechowywania i udostępniania materiałów
bibliotecznych najczęściej lokalizuje się je na obrzeżach miasta, a nawet poza jego granicami,
i dlatego koniecznością staje się rozwiązanie problemu sprawnego transportu i niezawodnej
łączności telekomunikacyjnej. Biblioteki składowe mogą udostępniać swoje zbiory
wszystkim bibliotekom danego miasta, regionu albo tylko placówkom jednej sieci. Warunki
lokalowe bibliotek składowych decydują o sposobie magazynowania przez nie zbiorów.
Zazwyczaj stosują one system magazynowania zwartego regały przesuwne), pozwalający na
najefektywniejsze wykorzystanie miejsca. Kosztami utrzymania bibliotek składowych
powinno się obciążać wszystkie biblioteki oraz instytucje z nimi współpracujące i czerpiące
korzyści z ich usług.

Przechowywane w magazynach zbiory reagują ma różne czynniki zewnętrzne i pod ich

wpływem ulegają przemianom, stopniowo niszczejąc i tracąc w nieodwracalny sposób swoje
pierwotne właściwości fizyczne oraz chemiczne.

Chcąc zapewnić zbiorom bibliotecznym jak najdłuższe istnienie, należy w przemyślany

i systematyczny sposób zabezpieczyć je przed destrukcyjnym działaniem czynników
atmosferycznych, energii promieniowania, czynników biologicznych, katastrofalnych
i człowieka.

Ujemny wpływ zanieczyszczeń, pochodzących od gazów spalinowych i innych

oddziaływuje najsilniej na zbiory biblioteczne w dużych miastach, szczególnie gdy biblioteki

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

zlokalizowane są w pobliżu ruchliwych arterii komunikacyjnych i zakładów przemysłowych.
Wyjątkowo niekorzystny wpływ ma stan papieru, pergaminu i skóry mają: dwutlenki siarki,
tlenek azotu i ozon. Dwutlenek siarki powoduje silne zakwaszenie papieru, tym samym
niszczy jego wewnętrzną budowę, atakując włókniste substancje organiczne. Zewnętrzne
efekty działania związków siarki objawiają się po pewnym czasie wysuszeniem i kruszeniem
skóry, przebarwieniami widocznymi na papierze, a także jego kruchością i łamliwością.

Aby zabezpieczyć dokumenty przed niszczącymi skutkami oddziaływania gazów

spalinowych, należy ściany pomieszczeń magazynowych obijać wykładzinami z materiałów
zawierających węglan wapnia, a okna i drzwi uszczelniać.

Kurz i pyły, zaliczane do stałych czynników atmosferycznych, są niemal zawsze obecne

w otoczeniu książek i innych druków. Najskuteczniejszym sposobem niedopuszczenia
zanieczyszczeń do zbiorów jest zainstalowanie w magazynach urządzeń klimatyzacyjnych.
Można też ograniczyć przenikanie kurzu do wnętrza przez zastosowanie prostych urządzeń
filtrujących i równocześnie nawilżających powietrze w pomieszczeniach.

Niebagatelny wpływ na stan zbiorów bibliotecznych ma temperatura powietrza

w magazynach. Wzrost temperatury otoczenia powoduje szybsze działanie kwasów,
zwiększoną absorbcję siarki z powietrza, przyspieszony rozwój drobnoustrojów i owadów.
W efekcie papier staje się łamliwy, mniej wytrzymały na rozdarcie. Wahania temperatur
również wpływają niekorzystnie na materiały, z jakich składają się dokumenty, ze względu na
różną ich rozszerzalność i obniżenie stopnia higroskopijności.

Utrzymanie stałej, optymalnej temperatury dla danej grupy zbiorów pozwala na

spowolnienie procesu starzenia papieru i przedłużenie żywotności książek.

Wybór odpowiedniego sposobu oświetlenia pomieszczeń bibliotecznych decyduje

o zabezpieczeniu zbiorów przed szkodliwym działaniem promieniowania oraz ułatwia pracę
bibliotekarzom i użytkownikom. Ponieważ bezpośrednie działanie promieni słonecznych
powoduje żółknięcie papieru, płowienie farb, atramentów, barwionych grzbietów opraw, okna
w pomieszczeniach magazynowych powinny mieć orientację północną albo wschodnią.
Dostęp promieni ultrafioletowych do zbiorów skutecznie blokują specjalne płyty i filtry
umieszczane w oknach magazynów oraz innych pomieszczeń z magazynami.

Istotne znaczenie dla przetrwania zasobów bibliotecznych ma zabezpieczenie ich przed

wpływem czynników biologicznych: grzybów, owadów, gryzoni, promieniowców i bakterii.
Do skutecznych metod walki z drobnoustrojami należy sterylizacja i dezynfekcja.

Zasoby bibliotek narażone są nie tylko na szkodliwe działanie czynników biologicznych

czy chemicznych. Nierzadko niewłaściwa postawa człowieka wobec książki, jego złe
przyzwyczajenia i bezmyślność przynoszą dotkliwe straty. Na szczególne niebezpieczeństwo
bywają narażone zbiory eksponowane na wystawach Powodem nieodwracalnych zniszczeń
zbiorów bibliotecznych są kradzieże. Najcenniejsze zbiory powinny być przechowywane
w magazynach wyposażonych w urządzenia alarmowe oraz dodatkowe instalacje blokujące
wszystkie drzwi. Dobra kultury zgromadzone w bibliotekach należy skutecznie zabezpieczyć
przed czynnikami katastrofalnymi, przede wszystkim przed pożarem i powodzią.

Ważnym zabiegiem ratującym zbiory biblioteczne jest konserwacja książek. Przed

oddaniem książki do konserwacji należy ją skatalogować, uzupełnić opis i szczegóły
uszkodzeń. Konserwatorskie badanie obiektu polega m.in. na badaniu gatunku papieru,
stopnia jego zaklejenia tj. nasycenia klejem, rodzaju uszkodzeń. Sprawdza się ewentualną
rozpuszczalność farb i atramentów. Analizuje się też każdy element oprawy. Bez tego
przystąpienie do zabiegów konserwatorskich byłoby bardzo ryzykowne. Szczegółowej
analizy wymagają zwłaszcza wcześniejsze naprawy, jeśli takie były już dokonywane. Wyniki
tych badań zapisuje się i uzupełnia fotografiami obiektu. Dalsze prace konserwatorskie
polegają na: dezynsekcji i dezynfekcji, rozmontowaniu książki, czyszczeniu mechanicznym
kart, kąpielach chemicznych, wzmacnianiu papieru, sklejaniu rozdarć i uzupełnianiu ubytków,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

prasowaniu, szyciu, konserwacji oprawy oraz sporządzeniu dokumentacji konserwowanego
obiektu. Nie każdy obiekt będzie wymagał wszystkich wymienionych tutaj zabiegów.
Książkę po konserwacji zabezpiecza się przed ponownym uszkodzeniem.

Zabiegi konserwatorskie przyczyniają się do zabezpieczania wielu cennych dokumentów

bibliotecznych.

4.6.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie czynniki warunkują sposób rozmieszczenia dokumentów w bibliotece?
2. Jakie rodzaje układu zbiorów stosuje się w praktyce bibliotecznej?
3. Na czym polega układ systematyczny?
4. Na czym polega układ formalny?
5. Na czym polega układ numerus currens?
6. Na czym polega układ numerus saltans?
7. Czym charakteryzuje się układ geograficzny?
8. Czym charakteryzuje się układ językowy?
9. Jak przechowuje się czasopisma?
10. Jak przechowuje się inne dokumenty biblioteczne?
11. Jakie czynniki wpływają na niszczenie zbiorów bibliotecznych?
12. Na czym polega ochrona materiałów bibliotecznych?
13. Na czym polega konserwacja książek?

4.6.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Scharakteryzuj sposoby przechowywania i organizowania zbiorów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) dokonać charakterystyki sposobów przechowywania i organizowania zbiorów,
4) zapisać najważniejsze przemyślenia,
5) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

mazaki,

−

arkusz papieru.

Ćwiczenie 2

Scharakteryzuj sposoby zabezpieczania i konserwacji źródeł informacji.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonań ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3) dokonać charakterystyki sposobów zabezpieczania i konserwacji zbiorów,
4) zapisać najważniejsze przemyślenia,
5) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

mazaki,

−

arkusz papieru.

4.6.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)

2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)

wymienić czynniki warunkujące sposób rozmieszczenia dokumentów
w bibliotece?
omówić rodzaje układu zbiorów stosuje się w praktyce bibliotecznej?
scharakteryzować układ systematyczny?
scharakteryzować układ formalny?
omówić, na czym polega układ numerus currens?
omówić, na czym polega układ numerus saltans?
omówić, czym charakteryzuje się układ geograficzny?
omówić, czym charakteryzuje się układ językowy?
omówić, jak przechowuje się czasopisma?
omówić jak przechowuje się inne dokumenty biblioteczne?
wymienić, jakie czynniki wpływają na niszczenie zbiorów bibliotecznych?
omówić, na czym polega ochrona materiałów bibliotecznych?
omówić, na czym polega konserwacja książek?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.7. Archiwum zakładowe. Narodowy zasób archiwalny

4.7.1. Materiał nauczania

Archiwum zakładowe określa komórkę organizacyjną powoływaną przez podmiot

zajmującą się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji do bieżącego
urzędowania oraz czasowym ich:

−

przechowywaniem,

−

ewidencjonowaniem dokumentacji,

−

udostępnianiem,

−

brakowaniem,

−

przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego.

Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kat. „A”) i dokumentację
niearchiwalną (kat. „B”).
Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją

i odpowiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,

2) przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji nie

archiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,

3) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej

ewidencji,

4) udostępnianie akt osobom upoważnionym,
5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,

zgodnie z obowiązującymi terminami,

6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie

wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

Archiwum zakładowe przechowuje akta i dokumenty, korespondencję, dokumentację finansową,
techniczną i statystyczną oraz inną dokumentację, bez względu na sposób jej wytwarzania,
a mającą znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności danego miasta,
jego poszczególnych organów i innych jednostek organizacyjnych. Zasoby te tworzą materiały
archiwalne tzw. Kategorii „A”. Dokumentacja niearchiwalna tzw. Kategoria „B”, która jest
dokumentacją o czasowym znaczeniu praktycznym obejmuje:

−

listy płac,

−

akta osobowe kadry kierowniczej jednostek podporządkowanych,

−

teczki osobowe pracowników,

−

karty wynagrodzeń,

−

akta osobowe pracowników,

−

plany,

−

sprawozdania,

−

księgi i rejestry dotyczące podatków i opłat publicznych,

−

protokoły,

−

książki kontroli,

−

dokumentacje związane z wykonawstwem inwestycji i remontów,

−

opinie prawne,

−

listy obecności,

−

oferty złożone u zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,

−

kopie raportów kasowych i grzbiety książeczek czekowych.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Archiwum zakładowe przechowuje akta z działalności danej instytucji lub prywatnego
przedsiębiorstwa, tzn.:

a) dokumenty płacowe i kadrowe zlikwidowanych zakładów pracy,
b) dokumenty płacowe i kadrowe zlikwidowanych placówek oświatowych.

Narodowy zasób archiwalny
Każda instytucja w trakcie swojej działalności wytwarza różnorodną dokumentację, która
utrwalona jest na rozmaitego rodzaju nośnikach. Dokumentacja ta rejestruje sposób działania
instytucji i odzwierciedla zarządzanie nią.
Część akt o trwałej wartości historycznej (około 25%) stanowi narodowy zasób archiwalny.
Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w instytucji materiały te
przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie.
Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne i po
upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę.
Postępowanie z dokumentacją nie jest więc dowolne i opiera się o określone zasady prawne.
Najważniejszym aktem prawnym w zakresie polskiego prawa archiwalnego jest Ustawa
z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz.
173 z późn. zm.).
Postępowanie z dokumentacją określają przepisy ogólnopaństwowe:

−

Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. Nr 121, poz. 591

z późn. zm.),

−

Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku - Prawo prasowe (Dz.U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.),

−

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz.

883 z późn. zm.),

−

Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz.

95 z późn. zm.),

Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz
samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji
niepaństwowych – niepaństwowy zasób archiwalny. Zasób państwowy i niepaństwowy
składa się na narodowy zasób archiwalny. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym
sprawuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego przez Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych, a Dyrektor Naczelny – przez dyrektorów centralnych archiwów
państwowych oraz dyrektorów państwowych archiwów terenowych. Nadzór ten polega na:
a) ustalaniu jednostek organizacyjnych, które są zobligowane do prowadzenia archiwów

zakładowych,

b) zatwierdzaniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, do których opracowania

zobowiązane są instytucje prowadzące archiwa zakładowe,

c) kontroli prawidłowości gromadzenia, przechowywania, opracowania, prowadzenia

ewidencji oraz udostępniania i zabezpieczania materiałów archiwalnych, a także
brakowania dokumentacji,

d) udzielaniu konsultacji w sprawach postępowania z dokumentacją.
Państwową sieć archiwalną tworzą:
a) archiwa państwowe,
b) archiwa państwowe wyodrębnione,
c) archiwa

zakładowe

państwowych

jednostek

organizacyjnych

samorządów

terytorialnych,

d) archiwa państwowych jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym.
Archiwa państwowe dzielą się na:

−

archiwa centralne obejmujące swoim zasięgiem działania cały kraj,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

archiwa terenowe obejmujące zasięgiem działania pewien region (obszar jednego lub

kilku województw).

W Polsce działają 3 archiwa centralne. Są to: Archiwum Główne Akt Dawnych
przechowujące materiały archiwalne od najdawniejszych czasów do 1918 roku, Archiwum
Akt Nowych gromadzące materiały archiwalne od 1918 roku do dziś oraz Archiwum
Dokumentacji Mechanicznej specjalizujące się w przechowywaniu i gromadzeniu
dokumentacji audiowizualnej.
Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności:
1) kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego,
2) prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego,
3) ewidencja, przechowywanie, opracowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie materiałów

archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego,

4) kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego

zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych,

5) wydawanie odpisów, wyciągów i kserokopii przechowywanych materiałów oraz ich

uwierzytelnianie, a także wystawianie zaświadczeń na podstawie zgromadzonych
materiałów,

6) prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin

pokrewnych,

7) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie

działalności informacyjnej.

Archiwami państwowymi wyodrębnionymi są:

−

archiwum Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej,

−

archiwum Ministerstwa Obrony Narodowej, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych

i Administracji, Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Urzędu Ochrony Państwa oraz
jednostek organizacyjnych im podległych.

Archiwa wyodrębnione obejmują swoim zasięgiem działania obszar całego kraju.

Materiały archiwalne przez nich wytworzone powinny być przekazane do archiwów
państwowych, nie później niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia (o ile nie narusza to
prawnie chronionych interesów państwa i obywateli).

Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych

i samorządach terytorialnych, w których powstają materiały archiwalne.
Kierownicy tych jednostek obowiązani są zapewnić:

−

gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie

materiałów archiwalnych,

−

klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie dokumentacji a także przekazywanie jej

właściwym archiwom państwowym.

Państwowym jednostkom organizacyjnym z powierzonym zasobem archiwalnym (np. PAN,
IPN) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć gromadzenie
i przechowywanie materiałów archiwalnych. Różnica między nimi a zwykłymi archiwami
zakładowymi polega na tym, że materiały archiwalne przez te jednostki wytworzone nie
podlegają okresowemu przekazywaniu do archiwów państwowych. Decyzje dotyczące
powierzenia zasobu Naczelny Dyrektor wydaje na czas określony lub na stałe.
Dokumentacja wytworzona w toku działalności urzędów i instytucji a także innych jednostek
organizacyjnych może być bardzo zróżnicowana.
Podstawowe kryteria podziału dokumentacji to:
1) kryterium wartości archiwalnej dokumentacji,
2) kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik,
3) kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatności do celów
praktycznych, dzielimy całą dokumentację na dwie kategorie:

−

materiały archiwalne oznaczone symbolem „A”,

−

dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem „B”.

Materiały archiwalne to wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja,

dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy
i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na
sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej
o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych
jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia
społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym,
społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki,
kultury i sztuki powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Materiały archiwalne mają
więc wartość historyczną, przechowywane są wieczyście, a więc nie mogą być nigdy
zniszczone.

Dokumentacja niearchiwalna (w odróżnieniu od materiałów archiwalnych) posiada

jedynie wartość praktyczną. Po jej wykorzystaniu i po upływie określonych okresów
przechowywania, jest brakowana i niszczona. Dokumentacja ta dzieli się na trzy grupy:

−

„B” z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas okres jej przechowywania (np. „B5”),

−

„BE” z dodaniem cyfr arabskich, gdzie litera „E” oznacza przeprowadzenie ekspertyzy

przez właściwe archiwum państwowe, po obowiązującym okresie przechowywania
dokumentacji w instytucji (np. „BE lO”),

−

„Bc” oznaczającą dokumentację, która jest powtarzalna, ma wyłącznie krótkotrwałą

wartość praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona na makulaturę.

Instytucje wytwarzające materiały archiwalne zobowiązane są:

−

do prowadzenia archiwum zakładowego, natomiast te, które wytwarzają tylko

dokumentację niearchiwalną prowadzą składnice akt. Decyzje w tej sprawie wydaje
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne lub dokumentację niearchiwalną może być
utrwalona na różnego rodzaju nośnikach. Podstawowym nośnikiem był i jest papier.
Dokumentację zarejestrowaną na tym nośniku nazywamy aktową. Oprócz dokumentacji
aktowej spotykamy często dokumentację audiowizualną (mechaniczną). Utrwalona jest ona
na płytach gramofonowych, kasetach magnetofonowych oraz innych nośnikach dźwięku,
a także na kasetach wideofonowych. Dokumentacja audiowizualna to również fotografie w
postaci negatywów bądź pozytywów. Coraz częściej instytucje utrwalają swoją dokumentację
korzystając z komputerów. Forma komputerowa dokumentacji obejmuje programy, dyski
magnetyczne i optyczne oraz dyskietki.

Rozpatrując dokumentację pod względem dostępności do niej osób trzecich, niezależnie

od jej wartości archiwalnej oraz nośnika, na którym została utrwalona, możemy wyróżnić jej
dwa rodzaje:

a) dokumentację jawną,
b) dokumentację niejawną.
Dokumentacja jawna nie jest objęta klauzulą tajności, może być więc udostępniona

osobom trzecim, w przeciwieństwie do dokumentacji niejawnej zawierającej informacje
niejawne.

Dokumentacja niejawna dzieli się na:

−

dokumentację ściśle tajną,

−

dokumentację tajną,

−

dokumentację poufną,

−

dokumentację zastrzeżoną.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Dokumentacja ściśle tajna stanowi tajemnicę państwową i podlega ochronie przez 50 lat od
momentu jej wytworzenia.
Natomiast dokumentacja poufna i zastrzeżona stanowi tajemnicę służbową. Dokumentacja
poufna podlega ochronie przez 5 lat, a zastrzeżona przez 2 lata.
Dokumentacja ściśle tajna, tajna oraz poufna powinna być przechowywana w kancelarii
tajnej. Postępowanie z dokumentacją w instytucjach od chwili wpływu lub od momentu
wytworzenia jej w komórce organizacyjnej oraz obieg tej dokumentacji w trakcie załatwiania
spraw do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub do składnicy akt reguluje
instrukcja kancelaryjna. Jest ona podstawą pracy biurowej instytucji i określa jej system
kancelaryjny. Instrukcja kancelaryjna reguluje w szczególności zasady rejestrowania spraw
oraz znakowania pism, zakładania teczek aktowych oraz zasady przekazywania akt spraw
zakończonych do archiwum zakładowego bądź do składnicy akt.
Instytucje państwowe i samorządowe, jednostki organizacyjne, w których powstają materiały
archiwalne (akta kategorii "A") zobowiązane są do opracowania i stosowania instrukcji
kancelaryjnych. Na mocy art. 6 § 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz. 173Z z późn.zm.) instrukcje te wymagają
zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, który do tego celu
upoważnił dyrektorów właściwych archiwów państwowych.
Zatwierdzanie instrukcji kancelaryjnych przez dyrektorów archiwów państwowych nie jest
obowiązkowe dla instytucji niepaństwowych, których instrukcje są zatwierdzane
i wprowadzane w życie przez dyrekcje tych instytucji.

W polskich instytucjach najczęściej spotykanym systemem kancelaryjnym jest system

dziennikowy i bezdziennikowy, a ostatnio mieszany.

W systemie dziennikowym podstawę ewidencji wszystkich pism stanowi dziennik

podawczy, na podstawie, którego każde wpływające lub wychodzące pismo otrzymuje
kolejny numer. Numer ten łamany przez dwie ostatnie cyfry roku jest znakiem pisma.
Dziennik podawczy jest wspólny dla całej korespondencji, dlatego kolejne pisma tej samej
sprawy mają różne znaki. Utrudnia to tworzenie kompletu akt spraw.

Natomiast w systemie bezdziennikowym dokonuje się rejestracji spraw, a nie

poszczególnych pism.
Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma wszczynającego sprawę.
Następne pisma w tej sprawie otrzymują ten sam znak co pismo pierwsze.
Znak sprawy jest jej cechą rozpoznawczą. Składa się z czterech części:
1) symbolu literowego nazwy komórki organizacyjnej wymienionej w regulaminie

organizacyjnym instytucji,

2) liczbowego symbolu hasła według rzeczowego wykazu akt,
3) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę zarejestrowano w spisie spraw.
Trzy pierwsze składniki znaku powinny być oddzielone od czwartego kreską pionową, a od
siebie – kreską poziomą.
Przykładowy znak sprawy DP-022-5/01 oznacza:
D P – Departament Prawny,
022 – Interpretacja aktów prawnych,
5 – kolejny numer sprawy w spisie spraw,
01– rok 2001.
Niektóre instytucje poszerzają znak sprawy o jeden element, a mianowicie o kolejny numer
pisma w danej sprawie, oddzielony nawiasem.
Przykładowy znak sprawy DP-022-5(3)/0l oznacza wtedy:
D P – Departament Prawny,
022 – Interpretacja aktów prawnych,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5 – kolejny numer sprawy w spisie spraw,
(3) – trzecie pismo w tej sprawie,
01– rok 2001.

Rejestracji dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej,

zakładanej zgodnie z wykazem akt. W przypadku komputerowego rejestrowania spraw
formularz spisu spraw należy wprowadzić do pamięci komputera. Wypełniony spis spraw
zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi rzeczowego wykazu akt jest nazwą pliku.

Rzeczowy wykaz akt jest podstawą systemu bezdziennikowego. Wykaz akt stanowi

niezależną od struktury organizacyjnej rzeczową klasyfikację wszystkich akt powstających
w toku działalności instytucji i zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje wszystkie
sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji oznaczone w poszczególnych
pozycjach symbolami, hasłami oraz kategorią archiwalną. Wykaz akt opiera się na systemie
klasyfikacji dziesiętnej, tzn. że całość akt wytwarzanych w komórkach organizacyjnych
należy podzielić na klasy I rzędu oznaczone symbolami od 0 do 9. W ramach każdej z tych
klas wprowadza się klasy II rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez
dodanie do symbolu klasy I rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, a w ich ramach wprowadza się
klasy III rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu
klasy II rzędu znów jednej z cyfr od 0 do 9 itd.
W

systemie

bezdziennikowym

można

stosować

kontrolki

wpływu

(dzienniki

korespondencyjne czy inne pomoce ewidencyjne) służące do kontroli obiegu dokumentacji.
Nie mają one jednak wpływu na znakowanie pism i kompletowanie akt spraw w teczkach.
Konsekwentne stosowanie systemu bezdziennikowego, tzn. przestrzeganie jednolitych zasad
rejestrowania spraw, tworzenia teczek aktowych oraz ich układu przynosi duże korzyści
merytoryczne. Materiały archiwalne mogą być od razu wydzielone, właściwie uporządkowane
i zabezpieczone dla przyszłych pokoleń, a dokumentacja niearchiwalna o jednakowym okresie
przechowywania (po jego upływie), może być brakowana bez potrzeby oddzielania jej od
dokumentacji o innym okresie przechowywania. Stosowanie systemu bezdziennikowego
pomocne jest również w celu szybkiego dotarcia do potrzebnej dokumentacji. Ułatwia też
w ogromnym stopniu przygotowanie akt do przekazania do archiwum zakładowego instytucji,
a po ustawowym okresie ich przechowywania w tym archiwum, przekazanie materiałów
archiwalnych do właściwego archiwum państwowego. Ostatnio niektóre instytucje, w których
obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny z obawy przed zaginięciem pism, zaczęły
używać różnych pomocniczych środków ewidencyjnych.

I tak wytworzył się system kancelaryjny mieszany, który łączy w sobie elementy systemu

dziennikowego i bezdziennikowego. W systemie mieszanym rejestracja prowadzona jest
dwutorowo. Kancelaria instytucji nadaje pismu kolejny numer wpływu wynikający
z dziennika podawczego (prowadzonego chronologicznie), natomiast pracownicy komórek
organizacyjnych dokonują właściwej rejestracji wykorzystując do tego celu symbole
klasyfikacyjne wspomnianego wyżej rzeczowego wykazu akt (rejestrują sprawy, a nie pisma,
w spisie spraw). Obieg korespondencji winien być szybki. Pisma powinny przechodzić przez
niezbędne punkty zatrzymania tylko jeden raz. Obieg pism wewnątrz instytucji powinien
odbywać się za pokwitowaniem. Akta spraw będących w toku załatwiania powinny być
przesyłane do komórek organizacyjnych (punktów zatrzymania) w teczce obiegowej
Czynności kancelaryjne to czynności dokonywane w zakresie przyjmowania, ewidencji,
rejestrowania, wysyłania i przechowywania dokumentacji. Czynności kancelaryjne
wykonywane są na ogół przez kancelarię oraz referentów spraw w komórkach
organizacyjnych. W systemie dziennikowym i mieszanym do typowych czynności kancelarii
należy w szczególności: przyjmowanie wpływów, sprawdzanie ich, opatrywanie pieczątką
wpływu oraz ich segregacja, ewidencjonowanie ich w dzienniku korespondencyjnym,
przekazywanie wpływów do wglądu przełożonym tych oraz ich dystrybucja do właściwych

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

komórek organizacyjnych zgodnie z dekretacją, przyjmowanie z komórek organizacyjnych
korespondencji wychodzącej i jej ewidencja w dzienniku wysyłanej korespondencji,
ekspedycja wysyłanej korespondencji.
W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym kancelaria ogranicza się do umieszczenia
pieczątki wpływu, w obrębie której wpisuje datę wpływu i liczbę załączników. Następnie po
dekretacji przełożonych, korespondencję przekazuje się do komórek organizacyjnych.
Pracownicy komórek organizacyjnych załatwiający sprawy rejestrują je według symboli
i haseł klasyfikujących z rzeczowego wykazu akt. Przystępując do rejestracji, pracownik
sprawdza, czy otrzymane pismo dotyczy sprawy już zapoczątkowanej, czy jest to pierwsze
pismo w nowej sprawie. Jeśli sprawa była już zapoczątkowana, pracownik ogranicza się do
odnotowania w obrębie pieczątki wpływu znaku sprawy nadanego wcześniej. Natomiast jeśli
otrzymane pismo jest pierwsze w danej sprawie, rejestruje je, wpisując do spisu spraw danej
teczki. Na piśmie w obrębie pieczątki wpływu wpisuje wówczas znak sprawy, który składa
się z symbolu komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt,
kolejnego numeru ze spisu spraw, pod którym sprawa została zarejestrowana oraz dwóch
ostatnich cyfr roku. Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej.
W przypadku ustnego załatwienia sprawy pracownik odpowiedzialny za jej załatwienie
sporządza odpowiednią notatkę zawierającą informacje o sposobie załatwienia, nazwisko
strony zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika załatwiającego sprawę.
Do każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które poza treścią
winno zawierać następujące elementy:
a) imię i nazwisko lub nazwę adresata i jego adres,
b) znak rozpoznawczy sprawy,
c) datę wysyłki pisma,
d) datę i znak sprawy , której odpowiedź dotyczy,
e) podpis w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko

uprawnionego do podpisu,

f) inicjały pracownika, który sporządził pismo,
g) liczbę załączników.
W przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub
osobom, pod treścią pisma po zwrocie „otrzymują” albo „do wiadomości”, wymienia się
adresatów. Czystopisy wysyłanych pism sporządza się na blankietach korespondencyjnych
z odpowiednim nadrukiem. W dacie pisma należy umieścić jedynie rok i miesiąc, dzień
miesiąca wpisuje podpisujący. Uprawnienia do podpisywania pism w granicach statutowego
działania określa regulamin organizacyjny instytucji. Jeśli podpisujący działa z upoważnienia,
zamieszcza przed stanowiskiem znak „z up.”, jeżeli pismo podpisuje pełniący obowiązki –
znak „p.o.”, a jeżeli osoba podpisująca w jego zastępstwie – znak „wz”. W sytuacji
podpisywania większej liczby pism tej samej treści, można podpis odręczny zastąpić
faksymile imienia i nazwiska bądź powielić pismo, po okazaniu podpisanego oryginału, który
pozostaje w aktach sprawy. Urzędowe pieczęcie okrągłe umieszcza się na pismach mających
charakter dokumentu. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z wykazem akt.
Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw. W sytuacji
znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu jednego roku można prowadzić teczki ze spisami spraw
przez kilka lat. Odnosi się to także do akt, których charakter wymaga łączenia ich przez dłuższy
czas, np. zbiorów normatywów. Końcowej klasie wykazu akt odpowiada teczka aktowa (może
być podzielona na tomy) o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii
archiwalnej. Nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych.

Każda teczka aktowa powinna być opisana i na stronie tytułowej zawierać następujące

oznaczenia:
1) na środku u góry – pełną nazwę instytucji oraz nazwę komórki organizacyjnej,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2) w lewym górnym rogu – znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej

i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,

3) w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną akt, a w przypadku dokumentacji

niearchiwalnej (akt kategorii "B") również okres jej przechowywania,

4) na środku – tytuł teczki, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji

zawartej w teczce,

5) pod tytułem – rok założenia teczki.
Dokumentację spraw załatwionych należy przechowywać w teczkach aktowych założonych
zgodnie z wykazem akt. Teczki aktowe układa się w kolejności poszczególnych pozycji
wykazu akt. Przechowywana dokumentacja powinna być ułożona w teczce aktowej
w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w obrębie spraw – chronologicznie, przy
czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu. Po upływie dwóch lat od
momentu zakończenia spraw, akta z komórek organizacyjnych przekazywane są do archiwum
zakładowego (lub do składnicy akt). Przekazywane akta powinny być uporządkowane przez
komórkę, która je wytworzyła. Przez uporządkowanie rozumie się:
a) ułożenie akt w teczkach sprawami, a w obrębie spraw chronologicznie, według spisu

spraw pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu),

b) wyłączenie wtórników i brudnopisów,
c) opisanie teczek aktowych poprzez podanie następujących oznaczeń:

−

na środku u góry – pełnej nazwy instytucji oraz nazwy komórki organizacyjnej,

−

w lewym górnym rogu – znaku akt złożonego z symbolu literowego komórki

organizacyjnej i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,

−

w prawym górnym rogu – kategorii archiwalnej akt, a w przypadku dokumentacji

niearchiwalnej (akt kategorii „B”) również okresu jej przechowywania,

−

na środku – tytułu teczki, tj. pełnego hasła z wykazu akt uzupełnionego o rodzaj

dokumentacji zawartej w teczce,

−

pod tytułem – roku założenia teczki.

d) ułożenie teczek w porządku zgodnym z wykazem akt,
e) ponumerowanie stron, zszycie akt oraz usunięcie części metalowych w teczkach

zawierających materiały archiwalne (akta kategorii „A”).

Punkt e) nie dotyczy uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii „B”), a więc
dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.
Uporządkowane akta (zarówno kategorii „A”, jak i kategorii „B”) przekazuje się na podstawie
spisów zdawczo-odbiorczych. Spisy te sporządza się osobno dla materiałów archiwalnych
w czterech egzemplarzach i osobno do dokumentacji niearchiwalnej – w trzech
egzemplarzach. Jeden egzemplarz spisu zatrzymuje, po poświadczeniu przez archiwistę,
komórka organizacyjna przekazująca akta. Pozostałe przeznaczone są dla archiwum
zakładowego (bądź składnicy akt). Akta powinny być przekazywane kompletnymi
rocznikami. Te, które nadal są niezbędne do bieżącej pracy, mogą być pozostawione
w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia, tzn. umieszczenia odpowiedniej
adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym.

4.7.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Co rozumiesz pod pojęciem archiwum zakładowe?
2. Jaki jest zakres działania archiwum?
3. Jakie zasoby tworzą materiały archiwalne tzw. kategorię „A”?
4. Jakie zasoby tworzą materiały niearchiwalne tzw. kategorię ,,B”?
5. Jak dzielą się materiały niearchiwalne?

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6. Jakie materiały stanowią narodowy zasób archiwalny?
7. Jakie akty prawne dotyczą polskiego prawa archiwalnego?
8. Kto sprawuje nadzór nad narodowym zasobem archiwalnymi i na czym polega ten

nadzór?

9. Jakie znasz trzy archiwa centralne działające w Polsce?
10. Jaki jest zakres działania archiwów państwowych?
11. Jakie kryteria wyróżniamy przy podziale dokumentacji?
12. Jakie materiały tworzą dokumentację audiowizualną, a jakie komputerową?
13. Jak dzielimy dokumentację rozpatrując dostępność do niej osób trzecich?
14. Na czym polega system dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany?
15. Jak powinna być opisana każda teczka aktowa?
16. Co rozumie się pod pojęciem ,,uporządkowanie akt”?

4.7.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Scharakteryzuj system dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany. Wskaż wady i zalety

każdego z nich.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonań ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) dokonać charakterystyki systemu dziennikowego, bezdziennikowego i mieszanego,
4) wskazać wady i zalety każdego z nich,
5) zapisać swoje przemyślenia,
6) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
7) dokonać oceny wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

materiał nauczania,

−

długopis,

−

arkusz papieru,

−

mazaki.

Ćwiczenie 2

Dokonaj poprawnego opisu kilku teczek aktowych, uwzględniając różne materiały

archiwalne

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3) wybrać różne materiały archiwalne przeznaczone do opisu,
4) dokonać poprawnego opisu kilku teczek aktowych,
5) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6) dokonać oceny ćwiczenia.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

materiał nauczania,

−

długopis,

−

teczki aktowe,

−

mazaki.

4.7.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)

wyjaśnić pojęcie archiwum zakładowe?
omówić zakres działania archiwum?
scharakteryzować zasoby tworzące materiały archiwalne, tzw. kategorię „A”?
scharakteryzować zasoby tworzące materiały niearchiwalne, tzw. kategorię ,,B”?
dokonać podziału materiałów niearchiwalnych?
wymienić materiały stanowiące narodowy zasób archiwalny?
wymienić akty prawne dotyczące polskiego prawa archiwalnego?
wymienić, kto sprawuje nadzór nad narodowym zasobem archiwalnymi i na
czym polega ten nadzór?
wymienić trzy archiwa centralne działające w Polsce?
wymienić zakres działania archiwów państwowych?
wyróżnić kryteria przy podziale dokumentacji?
scharakteryzować materiały tworzące dokumentację audiowizualną i
komputerową?
dokonać podziału dokumentacji rozpatrując dostępność do niej osób trzecich?
omówić, na czym polega system dziennikowy, bez dziennikowy i mieszany?
omówić sposób opisu każdej teczki aktowej?
zdefiniować pojęcie ,,uporządkowanie akt”?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

1. Przeczytaj uważnie instrukcję.
2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
3. Zapoznaj się z zestawem pytań testowych.
4. Test zawiera 20 zadań o różnym stopniu trudności. Są to zadania: otwarte, z luką

i wielokrotnego wyboru.

5. Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi, stawiając w odpowiedniej

rubryce znak X lub wpisując prawidłową odpowiedź. W przypadku pomyłki należy
błędną odpowiedź zaznaczyć kółkiem, a następnie ponownie zakreślić odpowiedź
prawidłową.

6. Test składa się z dwóch części o różnym stopniu trudności: I część – poziom podstawowy,

II część – poziom ponadpodstawowy.

7. Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.
8. Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego rozwiązanie

na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci czas wolny.

9. Na rozwiązanie testu masz 90 min.

Powodzenia

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

I część
1. Używając terminologii angielskiej, wskaż właściwą odpowiedź.
Gromadzenie w języku angielskim to:

a) Accrual – accesion to a series already held by an archive,
b) Acquisition – operations for establishing, enlarging or updating the holdings of an

information and documentation organization,

c) Transfer – act involved in a change of records and archives with or without change of

legal title, and the records and archives so transferred,

d) Accesion – document or group of documents added to the holdings of an information

and documentation organization.

2. Egzemplarz obowiązkowy w języku angielskim to:

a) legal deposit,
b) deposit,
c) exchange,
d) donation.

3. Źródłem bieżącej informacji o książkach jest:

Katalog Norm Branżowych,

Bibliografia Zawartości Czasopism,

Przewodnik Bibliograficzny,

Bibliografia Czasopism i Wydawnictw Zbiorowych.

4. Źródłem informacji prospektywnej jest:

miesięcznik ,,Notes Wydawniczy”,

Przewodnik Bibliograficzny,

Katalog Polskich Norm,

Katalog Mikrofilmów.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. Informacji retrospektywnej dostarcza:

Ośrodek Bibliograficzny powiązany organizacyjnie ze Składnicą Księgarską,

Instytut Bibliograficzny Biblioteki Narodowej,

Wydawnictwo Literackie,

Wiedza Powszechna.

6. Popularnym czasopismem informującym o nowościach i recenzjach książek jest:

„Monitor Polski”,

„Dziennik Normalizacji Miar”,

„Katalog prasy polskiej”,

„Nowe Książki”.

7. Gromadzenie to:

dokładne przejrzenie całego zbioru oraz dostarczenie wiedzy o rozmaitych
niedociągnięciach w pracy,

planowe pozyskiwanie i wprowadzanie do biblioteki właściwych materiałów
bibliotecznych,

zespół czynności administracyjno–bibliotekarskich których zadaniem jest
wykazywanie zbiorów dla celów kontrolnych i statystycznych,

wyłączenie

księgozbioru

książek

zniszczonych,

przestarzałych,

zdezaktualizowanych.

8. Do najważniejszych kartotek warsztatu gromadzenia zbiorów należą:

a) kartoteka bibliograficzna, kartoteka zakupu,
b) kartoteka zakupu, kartoteka kontynuandów, kartoteka dezyderatów,
c) kartoteka tekstowa, kartoteka dezyderatów, kartoteka zakupu,
d) kartoteka cytatów, kartoteka dezyderatów.

9. Ewidencja materiałów bibliotecznych polega na:

ujęciu wpływów i ubytków w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych
materiałów oraz na ujęciu ilościowym ich stanu i zachodzących w nim zmian,

porównaniu zapisów w księgach inwentarzowych ze stanem rzeczywistym zbiorów
oraz na stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem
rzeczywistym,

znajomości różnych rodzajów bibliografii, umiejętności korzystania z niej oraz

samodzielnego sporządzania spisów bibliograficznych,

modernizacji treści, metod i środków nauczania.

10. Zapisów do ksiąg inwentarzowych dokonuje się na podstawie:

rachunku,

pisma ofiarodawcy,

protokołu zawierającego wykaz materiałów bibliotecznych,

wszystkich wymienionych pism.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

II część

11. Wypełnij poniższe luki odpowiednimi wyrazami związanymi z terminologią

inwentarza biblioteki.
Zbiory są najważniejszym z elementów składających się na pojęcie ..............: one
decydują o jej ................., bez nich nie jest możliwe ............... i funkcjonowanie żadnej
placówki bibliotecznej. W szeroko rozumianych zbiorach bibliotecznych wyróżnić można
wydawnictwa .....................i wydawnictwa ..............................oraz zbiory .........................

12. Dokończ rozpoczęte zdanie..

Kontrola zbiorów bibliotecznych umożliwia bibliotekarzowi...........................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................

13. Scharakteryzuj dwa rodzaje skontrum, skład komisji inwentaryzacyjnej oraz sposób

przeprowadzenia skontrum.
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................

14. Napisz, na czym opiera się układ systematyczny i formalny.

.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................

15. Numerus currens to układ zbiorów:

a) według formatów,
b) według numerów inwentarzowych,
c) według autorów,
d) według tytułów.

16. Zdefiniuj archiwum zakładowe oraz scharakteryzuj zakres jego działania.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

17. Napisz, jakie czynniki wpływają na niszczenie zbiorów bibliotecznych.

18. Napisz, na czym polega ochrona materiałów bibliotecznych.

19. Napisz, na czym polega konserwacja książek.

20. Dokonaj charakterystyki narodowego zasobu archiwalnego.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko .............................................................................................

Gromadzenie i przechowywanie informacji

Zakreśl poprawną odpowiedź lub wpisz brakujące części zdania.

Numer

zadania

Odpowiedź

Punktacja

Zbiory są najważniejszym z elementów składających się na
pojęcie...............: one decydują o jej ................., bez nich nie jest
możliwe istnienie i funkcjonowanie żadnej placówki bibliotecznej.
W szeroko rozumianych zbiorach bibliotecznych wyróżnić można
wydawnictwa

......................

i wydawnictwa ...........oraz zbiory .......................

Kontrola zbiorów bibliotecznych umożliwia bibliotekarzowi

Razem:

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6. LITERATURA

1. Białkowska E. (red.): Biblioteka szkolna. WSiP, Warszawa 1986
2. Biraga E., Tucholska J.: Ewidencja i kontrola zbiorów bibliotecznych. CBW, Warszawa

1993

3. Bogacz M: Vademecum skomputeryzowanego nauczyciela bibliotekarza. Agencja

,,Sukurs”, Warszawa 2005

4. Bojar B.: Słownik encyklopedyczny informacji, języków i systemów informacyjno –

wyszukiwawczych. SBP, Warszawa 2002

5. Kłys E (red): Archiwistyka praktyczna dla archiwistów zakładowych.. Zakład

Doskonalenia Zawodowego, Poznań 1987

6. Kubiak S (red): Problemy konserwacji i renowacji zbiorów bibliotecznych. Wydawnictwo

Naukowe Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza, Poznań 1979

7. Kubisa A.: Ewidencja i kontrola zbiorów bibliotecznych. Książnica Szczecińska, Szczecin

1993

8. Osięgłowski J.: Przechowywanie i konserwacja książki. Wydawnictwo Naukowe

Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza, Poznań 1982

9. Wieprzkowski J.: Vademecum konserwacji książki. SBP, Warszawa 1983
10. Zyska B.: Ochrona zbiorów bibliotecznych przed zniszczeniem.T.1. Charakterystyka

materiałów w zbiorach bibliotecznych. Uniwersytet Śląski, Katowice 1991

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
TECHNIKa 2006 zapis i przechowywanie informaji gr1, Do szkoły, GIM TECHNIKA
Cyberkultura Systemy przechowywania informacji Memex, Xanadu
Sprawdzian z TECHNIKI 2006 gr 2 zapis i przechowywanie informaji, Do szkoły, GIM TECHNIKA
WSEI 08 09 Źródła informacji o nieruchomościach P+Z WYDRUKOWANE
s Przechowywania informacji w pamieci
08 Zbior i przechowywanie owoco Nieznany (2)
Sprawdzian z TECHNIKI zapis i przechowywanie informaji, Do szkoły, GIM TECHNIKA
Przechwytywanie Informacji (2)
TECHNIKa 2006 zapis i przechowywanie informaji gr1, Do szkoły, GIM TECHNIKA
08 Zbiór i przechowywanie owoców
2008 załącznik informacja promocja 08
załacznik 1 zapyt. ofert. na tablice informacyjne Pługa 2012, Przegrane 2012, Rok 2012, poczta 08.08
INFORMATOR KADRY 08 03, KWK

więcej podobnych podstron