Technik_informacji_naukowej_348[03]_Z2_01

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPIS TREŚCI

1.  Wprowadzenie
2.  Wymagania wstępne
3.  Cele kształcenia
4.  Materiał nauczania

4.1. Terminologia dotycząca gromadzenia źródeł informacji w języku polskim

i angielskim
4.1.1. Materiał nauczania
4.1.2. Pytania sprawdzające
4.1.3. Ćwiczenia
4.1.4. Sprawdzian postępów

4.2. Wydawnicze i księgarskie źródła informacji o zbiorach

4.2.1. Materiał nauczania
4.2.2. Pytania sprawdzające
4.2.3. Ćwiczenia
4.2.4. Sprawdzian postępów

4.3. Polityka gromadzenia zbiorów. Sposoby gromadzenia źródeł informacji:

kupno, dar, depozyt, wymiana krajowa i zagraniczna, egzemplarz
obowiązkowy
4.3.1. Materiał nauczania
4.3.2. Pytania sprawdzające
4.3.3. Ćwiczenia
4.3.4. Sprawdzian postępów

4.4. Metody prowadzenia ewidencji w systemach tradycyjnych

i zautomatyzowanych. Selekcja źródeł informacji
4.4.1. Materiał nauczania
4.4.2. Pytania sprawdzające
4.4.3. Ćwiczenia
4.4.4. Sprawdzian postępów

4.5. Inwentarz biblioteczny. Skontrum biblioteczne

4.5.1. Materiał nauczania
4.5.2. Pytania sprawdzające
4.5.3. Ćwiczenia
4.5.4. Sprawdzian postępów

4.6. Sposoby przechowywania i organizowania zbiorów. Zabezpieczanie

i konserwacja źródeł informacji
4.6.1. Materiał nauczania
4.6.2. Pytania sprawdzające
4.6.3. Ćwiczenia
4.6.4. Sprawdzian postępów

4.7. Archiwum zakładowe. Narodowy zasób archiwalny

4.7.1. Materiał nauczania
4.7.2. Pytania sprawdzające
4.7.3. Ćwiczenia
4.7.4. Sprawdzian postępów

5. Sprawdzian osiągnięć
6. Literatura

3
5
6
7

7
7

14
14
15
16
16
18
18
19

20
20
24
24
25

26
26
31
31
32
33
33
35
36
37

38
38
43
43
44
45
45
52
53
54
55
60

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1. WPROWADZENIE

Poradnik ten będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy dotyczącej gromadzenia

i przechowywania informacji.

Poradnik zawiera:

1. Wymagania wstępne, czyli wykaz niezbędnych umiejętności i wiedzy, które powinieneś

mieć opanowane, aby przystąpić do realizacji tej jednostki modułowej.

2. Cele kształcenia.
3. Materiał nauczania, który umożliwi Ci samodzielne przygotowanie się do ćwiczeń

i zaliczenia sprawdzianów. Wykorzystaj do poszerzenia wiedzy wskazaną literaturę oraz
inne źródła informacji. Obejmuje on:

−

treści edukacyjne,

−

pytania sprawdzające wiedzę,

−

ćwiczenia,

−

sprawdzian postępów.

4. Sprawdzian osiągnięć zawiera zestaw pytań sprawdzających Twoje opanowanie wiedzy

z zakresu całej jednostki. Zaliczenie tego sprawdzianu będzie dowodem osiągnięcia
wymaganych umiejętności teoretycznych.

5.  Literaturę
Jeśli  masz  trudności  z  opanowaniem  tematu  lub  ćwiczenia,  to  poproś  nauczyciela  lub
instruktora o  wyjaśnienie  i  ewentualne  sprawdzenie,  czy dobrze  wykonujesz  daną czynność.
Po przerobieniu materiału spróbuj zaliczyć sprawdzian z zakresu jednostki modułowej.

Jednostka modułowa: Gromadzenie i przechowywanie informacji.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów bhp i higieny

pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających z rodzaju wykonywanych prac.
Przepisy te poznasz podczas trwania nauki.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć:

−

gromadzić materiały biblioteczne i informacyjne,

−

stosować procedury pozyskiwania źródeł informacji,

−

charakteryzować różne rodzaje źródeł informacji,

−

prowadzić ewidencję zbiorów zgodnie z obowiązującymi przepisami,

−

stosować obowiązujące w Polsce normy dotyczące opracowywania zbiorów,

−

dostosowywać sporządzony samodzielnie lub przejęty z innych źródeł opis
bibliograficzny do wymagań danej biblioteki, ośrodka informacji,

−

stosować się do przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, głównie w zakresie obsługi
urządzeń elektrycznych, podczas opracowania formalnego i rzeczowego dokumentów.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć:

−

posłużyć się podstawowymi pojęciami z zakresu gromadzenia i magazynowania źródeł

informacji,

−

określić sposoby pozyskiwania źródeł informacji,

−

zamówić różnego rodzaju dokumenty przydatne w zbiorach biblioteki lub w ośrodku,

informacji na podstawie katalogów wydawniczych i innych materiałów,

−

przeprowadzić wymianę różnego rodzaju wydawnictw z innymi ośrodkami informacji,

−

zaprenumerować czasopisma niezbędne w ośrodku informacji,

−

przyjąć dary zgodnie z zasadami obowiązującymi w ośrodku informacji,

−

dokonać ewidencji zbiorów zgodnie z obowiązującymi przepisami,

−

dokonać ewidencji zbiorów w systemie zautomatyzowanym,

−

opracować technicznie nowe nabytki (opieczętować, nadać sygnaturę),

−

włączyć nowe nabytki do zbiorów bibliotecznych,

−

scharakteryzować sposoby zabezpieczania i ochrony zbiorów,

−

zgromadzić akta w archiwum zakładowym,

−

przeprowadzić kontrolę/skontrum zbiorów,

−

posłużyć się językiem angielskim podczas gromadzenia i udostępniania informacji.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4. MATERIAŁ NAUCZANIA.

4.1. Terminologia dotycząca gromadzenia źródeł informacji

w języku polskim i angielskim.

4.1.1. Materiał nauczania

Terminy  zostały  opracowane  na  podstawie  Normy  Międzynarodowej  ISO  5127:2005.
Uwzględniają terminologię polską i angielską dotyczącą gromadzenia źródeł informacji.

Akcesja – czynności scalenia wpływu z zasobem zbioru.
Accessioning – operations of integrating an accession into the holdings of a collection.

Alienacja  –  przekazanie  lub  utrata  nadzoru  nad  dokumentami  lub  archiwum  przez  ich
dysponenta lub właściciela na rzecz kogoś nieuprawnionego.
Alienation – transfer or loss of custody of records or archives by their custodian or owner to
someone not legally entitled to them.

Akumulacja – proces tworzenia dokumentów i materiałów archiwalnych w toku prowadzenia
spraw dowolnego rodzaju lub rezultat tego procesu .
Accumulation – process by which records and archives are created in the conduct of affairs of
any kind, or the result of that process.

Archiwum  przemieszczone  –  materiały  archiwalne  nie  znajdujące  się  już  pod  oficjalnym
nadzorem kraju, w którym je pierwotnie zgromadzono lub przekazane z tego kraju.
Removed archives  (migrated  archives)  –  archives no  longer  in official  custody  or  tranferred
from the country where they were originally accumulated.

Brakowanie  (selekcja)  –  czynność  usuwania  poszczególnych  dokumentów  ze  zbioru  lub
akumulacji na podstawie ustalonych z góry kryteriów.
Weeding  –  action  to  remove  individual  documents  from  a  collection  or  an  accumulation  on
the basis of preestablished criteria.

Dar  – gromadzenie  bez  świadczeń  pieniężnych oraz  ze  zmianą  własności  i  tytułu  prawnego.
Donation – gift acquisition without monetary consideration and with change of ownership and
legal title.

Depozyt  –  przekazanie  dokumentów  do  placówki  informacji  i  dokumentacji  bez  zmiany
własności lub tytułu prawnego bądź dokumenty pozyskane takim przekazem.
Deposit  –  permanent  loan  tranfer  of  documents  to  an  information  and  documentation
organization  without  change  of  ownership  or  legal  title,  or the  documents  acquired  by  such
a transfer.

Dezyderaty  –  dokumenty  poszukiwane  przez  placówkę  informacji  i  dokumentacji  na
zapytania informacyjne określonego użytkownika.
Desiderata  –  documents  sought  by  an  information  and  documentation  organization  on  the
request of a specific user.

Dublet – egzemplarz dokumentu już znajdującego się w zbiorze.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Duplicate – copy of a document already in a collection.

Egzemplarz kolejny – egzemplarz dodatkowy, dublet nabyty lub przechowany w zbiorze.
Added copy – duplicate acquired for, or retained in, a collection.

Egzemplarz  obowiązkowy  –  proces,  w  wyniku  którego  dokumenty  są,  zgodnie  z  prawem,
dodawane  do  zasobu  biblioteki  prawa  autorskiego  lub  dokumenty  zdeponowane  w  wyniku
tego procesu.
Legal deposit – copyright deposit  process by which documents are added to the holdings of
a copyright library in accordance with law, or the documents so deposited.

Ekspertyza  ponowna  –  ponowna  ocena  zasobu  lub  części  zasobu  archiwum  określająca,  co
powinno lub nie powinno zostać wycofane.
Reappraisal – re - evaluation of the holdings or part of the holdings of an archive to determine
what should and what should not be de – accessioned.

Gromadzenie  –  czynności  związane  z  tworzeniem,  uzupełnianiem  lub  aktualizowaniem
zasobu placówki informacji i dokumentacji.
Acquisition  –  operations  for  establishing,  enlarging  or  updating  the  holdings  of  an
information and documentation organization.

Kartoteka  zamówień  niezrealizowanych  –  akta  gromadzenia  zawierające  informację
o dokumentach zamówionych lub zapotrzebowanych, lecz nigdy nie otrzymanych.
Dead  file  –  acquisition  file  containing  information  on  documents  ordered  or  requested  but
never received.

Kolacjonowanie – procedury sprawdzające w celu stwierdzenia, czy dokument jest kompletny
i bez wad produkcyjnych.
Collating  –  checking  procedures  to  ascertain  that  a  document  is  complete  and  without
production faults.

Kontrola  dubletów  –  procedura  sprawdzająca  w  celu  uniknięcia  ponownego  gromadzenia
dokumentów.
Pre-order search – checking procedure to avoid duplicate acquisition of documents.

Księga  ubytków  –  dokument  dotyczący  dokumentów  wyeliminowanych  ze  zbioru  lub
akumulacji.
Deaccession register – discards register record of documents eliminated  from a collection or
an accumulation.

Lista  transferowa  –  wykaz  dokumentów  lub  materiałów  archiwalnych  zawartych
w pojedynczym dokumencie przekazania.
Tranfer list – list of records or archives included in a single transfer.

Nabytek – wpływ do serii występującej w materiałach archiwalnych.
Accrual – accesion to a series already held by an archive.

Numer  akcesyjny  –  jednoznaczny  numer  lub  kod  nadany  w  rejestrze  wpływu  dokumentowi
lub grupie dokumentów w celu twałej ich identyfikacji.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Accesion number – unique number or code assigned to a document or group of documents in
an accession register to identify them permanently.

Numer zamówienia – jednoznaczny numer nadany przez placówkę informacji i dokumentacji
wykorzystywany do identyfikacji zamówienia dokumentu lub grupy dokumentów.
Acquisition  number  –  unique  number  assigned  by  an  information  and  documentation
organization to identify a document or group of document or group of documents or an order.

Okres  magazynowania  –  idealny  okres,  w  którym  dokument  powinien  pozostawać  do
dyspozycji placówki informacji i dokumentacji.
Shelf live – ideal period of time a document should be exposed to the user of an information
and documentation organization.

Przekazanie  –  czynność  związana  ze  zmianą  nadzoru  nad  dokumentami  lub  materiałami
archiwalnymi,  ze  zmianą  tytułu  prawnego  lub  bez  zmiany  tytułu  prawnego, oraz  dokumenty
i materiały archiwalne w ten sposób przekazane.
Transfer  – act  involved  in  a  change  of  records  and  archives  with  or without change  of  legal
title, and the records and archives so transferred.

Rejestr  kontynuacji  –  wykaz  wszystkich  dokumentów  wydawanych  w  częściach,
otrzymywanych w odpowiedzi na zamówienie stałe.
Continuation record –  list of all  documents, issued in parts, received  in response to standing
orders.

Rejestr  wpływu  –  rejestr  wszystkich  wpływów  w  układzie  chronologicznym  według  daty
otrzymania.
Accession  register  –  accession  record  register  of  all  accessions  arranged  in  chronological
order by date of receipt.

Rewindykacja (odzyskanie)- czynność prawna podejmowana w celu odzyskania dokumentów
przez  jednostkę  organizacyjną  lub  osobę  fizyczną,  która  rości  sobie  prawo  do  własności.
Replevin  –  legal  action  for  the  recovery  of  documents  by  an  organization  or  an  individual
claiming ownership.

Stemplowanie  –  czynność  umieszczania  identyfikującego  stempla  na  dokumencie  lub  jego
kartach  w  celu  wskazania,  że  jest  on  własnością  lub  znajduje  się  pod  prawnym  nadzorem
jednostki organizacyjnej lub osoby fizycznej.
Stamping  –  action  of  placing  an  identifying  stamp  upon  a  document  or  its  leaves  to  denote
that it is the property of, or in the legal custody of, an organization or an individual.

Uwierzytelnianie – czynność weryfikowania, czy dokument jest tym, na co wskazuje.
Authentication – act of veryfing that a document is what it purports to be.

Wpływ  –  dokument  lub  grupa  dokumentów  dodane  do  zasobu  placówki  informacji
i dokumentacji.
Accesion  –  document  or  group  of  documents  added  to  the  holdings  of  an  information  and
documentation organization.

Wymiana – gromadzenie drogą handlu wymiennego lub opłat w naturze.
Exchange – acquisition by barter or payments in kind.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wycofanie – wyeliminowanie dokumentu ze zbioru lub akumulacji.
De – accessioning – elimination of a document from a collection or an accumulation.

Wykaz  nabytków  –  wykaz  dokumentów  ostatnio  dodanych  do  zasobu  placówki  informacji
i dokumentacji.
Accession  list  –  list  of  documents  recently  added  to  the  holdings  of  an  information  and
documentation organization.

Zamówienie  –  czynność  podjęta  w  celu  nabycia  dokumentów  drogą  wymiany,  daru  lub
depozytu.
Request – action taken to acquire documents by exchange donation or deposit.

Zwrot  –  zwrot  dokumentów  znajdujących  się  pod  fizycznym  lub  prawnym  nadzorem
archiwum  do  komórki  macierzystej  lub  jego  następcy  lub  w  przypadku  depozytów  do
właściciela.
Withdrawal  –  return  of  documents  from  the  phisical  and  legal  custody  of  archives  to  the
office of origin or its succesor, or, in the case of deposits, to their owner.

Dokumenty według stopnia samodzielności i ich części

Afisz – jednostronny druk do przytwierdzania na równej powierzchni.
Poster – singlefaced print for display on a flat surface.

Artykuł – niezależny tekst stanowiący część publikacji.
Article – independent text forming a part of a publication.

Biuletyn  –  wydawnictwo  ciągłe  wydawane  przez  organizację,  przeważnie  dla  jej  członków,
w celu przekazania informacji o bieżących wydarzeniach, przeważnie z komentarzami.
Newsletter  –  serial  appearing  at  very  frequent  intervals and giving  the  latest  information  on
current events, normally with comments.

Broszura – wydawnictwo zwarte mające nie więcej niż 48 stron.
Pampleth – monograph having not more than 48 pages.

Czasopismo  –  wydawnictwo  ciągłe  przeważnie  charakteryzujące  się  różnorodnością
zawartości i współtwórców, zarówno w obrębie publikacji, jak i z zeszytu na zeszyt.
Periodical serial – generally characterized by variety of contents and contibutors, both within
the publication and from one issue to another.

Druk  muzyczny  –  nuty  drukowane  bez  okładek,  zarówno  wydrukowane  faktycznie,  na
pojedynczych kartkach, jak i inaczej.
Sheet music – printed music issued without covers, whether actually printed on single sheets
or not.

Druk  ulotny  –  dokument  wyprodukowany  z  okazji  określonego  wydarzenia  lub  serii
wydarzeń, tracący swój pierwotny cel po pewnym czasie lub w innym kontekście.
Ephemera  –  documents  produced  for  a  specific  event,  or  series  of  events,  ceasing  to  serve
their original purpose after a period of time or in another context.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Inkunabuł  –  wolumin  wyprodukowany  w  Europie  ruchomymi  czcionkami  i  datowany  na
okres przed 1501 r.
Incunabulum – volume printed in Europe from moveable type and dating from before 1501.
Komiks – obrazy tworzące fabułę, zwykle z towarzyszącym krótkim tekstem.
Cartoon – strip cartoon pictures, forming a story, usually accompanied by a short text.

Kronika – artykuł, który regularnie ukazuje się w wydawnictwie ciągłym.
Column – article which appears regularly in a serial.

Materiały  konferencyjne  –  dokumenty  zawierające  teksty  referatów  przedłożonych  na
konferencji,  a  także  sprawozdanie  z  dyskusji  nad  referatami  oraz  spraw  załatwionych
w związku z nimi.
Proceedings (transactions)  documents containing the text of papers submitted to a conference
and  generally  also  reporting  discussion  arising  from  the  papers  and  business  transacted  in
connection  with them.

Podręcznik –  wydawnictwo  informacyjne  przedstawiające  wiedzę  podstawową  na  określony
temat.
Handbook – reference work presenting basic knowledge on specific subjects.

Poradnik  –  dokument  zawierający  wstępne  informacje  wystarczające  użytkownikowi  do
wykonania pewnej czynności.
Quide  –  document  containing  introductory  information  comprehensive  enough  for  a  user  to
carry out an operation.

Rozdział  –  numerowany  lub  zatytułowany  dział  dokumentu  na  ogół  samodzielny,  ale
powiązany z działami poprzedzającymi go i następującymi po nim.
Chapter – numbered or titled division of a document which is in general self – sufficient but is
related to the division that precede or follow it.

Seria  –  wydawnictwo  ciągłe,  ukazujące  się  przez  nie  ustalony  okres,  obejmujący  grupę
woluminów  numerowanych  lub  nienumerowanych,  z  których  każdy  ma  swój  własny  tytuł,
połączonych tytułem wspólnym.
Series  –  serial  comprising  a  group  of  volumes,  numbered  or  not,  each  with  its  own  title
grouped under a common title and appearing for an indefinite period of time.

Słownik – spis wyrazów bądź kategorii wyrazów języka uporządkowanych alfabetycznie lub
systematycznie  oraz  objaśnionych  w  tym  języku  lub  przetłumaczonych  na  jeden  lub  więcej
innych języków.
Dictionary – list of words or a category of words from a language, arranged alphabetically or
systematically and explained in that language or translated into one or more other languages.

Sprawozdanie  (raport)  –  dokument  przedstawiający  stan  faktyczny  bądź  dokument pewnego
działania, badań, lub wydarzenia.
Report  –  document  containing  a  presentation  of  facts  or  the  record  of  some  proceeding,
investigation or event.

Streszczenie – abstrakt lub skrót zawartości dokumentu.
Brief – summary, abstract or abridgement of the contents of a document.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wolumin ( książka ) – zespól kart uformowany w jednostkę fizyczną objęta wspólna oprawą.
Volume (book) – stack of leaves forming a phisical unit which is held together by binding.

Wydanie  –  wszystkie  egzemplarze  z  tego  samego  nakładu  charakteryzujące  się  wspólnymi
cechami.
Edition – all copies of the same impression characterized by common qualification.

Wydawnictwo  ciągłe  –  publikacja  w  formie  drukowanej  lub  innej,  wydawana  częściami
zwykle  oznaczonymi  numerycznie  lub  chronologicznie,  o  nie  przewidzianym  z  góry
zakończeniu, o jakiejkolwiek częstotliwości.
Serial (serial publication) - publication in print or in non print form, usually having numerical
or  chronological  designations,  and  intended  to  be  continued  indefinitely,  whatever  its
periodicity.

Wydawnictwo  informacyjne  (informator)  –  dokument  zapewniający  szybki  dostęp  do
określonej informacji na dany temat.
Reference work – document providing rapid access to specific information on a given subject.

Wydawnictwo  zwarte  –  publikacja  w  formie  drukowanej  lub  innej,  kompletna  w  jednym
woluminie  bądź  kompletna  lub  przewidziana  do  skompletowania  w  określonej  liczbie
woluminów.
Monograph  (monographic  publication)-  publication  in  print  or  non-print  form,  either
complete or intended to be completed in a finite number of volumes.

Przechowywanie  i  zabezpieczanie  dokumentów.  Czynniki  powodujące  uszkodzenie
dokumentów

Biologiczne pogorszenie jakości – spowodowane czynnikami biologicznymi.
Biodeterioration – deterioration caused by biological agents.

Drobnoustroje  –  organizmy  o  małych  rozmiarach,  przeważnie  niewidoczne  nieuzbrojonym
okiem.
Microorganism – organism of small dimentions, usually not visible to the naked eye.

Grzyb – roślina skrytopłciowa, bez chlorofilu, odżywiająca się materią organiczną.
Fungus – cryptogamous plant, without chlorophyll, feeding on organic matter.

Kołatek  –  psotnik  odżywiający  się  mikroskopijnym  grzybem  na  materiałach  pochodzenia
roślinnego.
Book louse – psocid  which feeds on microscopic fungi on materials of plant origin.

Konserwacja  –  interwencja  techniczna  stosowana  w  celu  zapobieżenia,  powstrzymania  lub
opóźnienia pogorszenia jakości.
Conservation – intervention techniques applied to prevent, arrest or delay deterioration.

Mól  książkowy  –  larwa  któregokolwiek  z  gatunków  chrząszczy  znana  z  atakowania
dokumentów.
Bookworm- larva of any of a number of species of beetles known to attack documents.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Przechowywanie  –  wszelkie  środki,  w  tym  decyzje  finansowe  i  strategiczne,  podejmowane
w celu utrzymania integralności i przedłużenia życia dokumentów lub zbiorów.
Preservation – all measures taken, including financial and strategic decisions, to maintain the
integrity and extend the life of documents or collections.

Starzenie się – pogorszenie jakości z upływem czasu.
Aging – deterioration with the passage of time.

Uszkodzenie – szkodliwa zmiana stanu fizycznego dokumentu w rezultacie zewnętrznego lub
wewnętrznego działania.
Damage  –  harmful  alteration  of  the  phisical  condition  of  a  document  due  to  external  or
internal action.

Uszkodzenie  chemiczne  –  uszkodzenie  będące  wynikiem  zmian  w  substancjach,  z  których
składa  się  obiekt  materialny,  spowodowanych  ich  własną  nietrwałością  lub  wzajemnym
oddziaływaniem czynników zewnętrznych.
Chemical damage  –  damage  resulting  from  changes  in the  substances  composing a  material
object brought about by their own instability or interaction with external influences.

Uszkodzenie  mechaniczne  –  uszkodzenie  będące  wynikiem  oddziaływania  sił  fizycznych
z lub na obiekt materialny powodujących zmianę jego kształtu lub właściwości.
Mechanical demage – damage resulting from the interaction of phisical forces within or upon
a material object causing it to change its shape or properties.

Wada (defekt) – przypadkowy stan, który może spowodować uszkodzenie.
Fault (defect) – accidental condition that may cause failure.

Archiwa

Archiwum  branżowe  (archiwum  resortowe)  –  materiały  archiwalne  lub  archiwum
ministerstwa lub administracyjnej agencji, instytucji lub organizacji.
Departamental  archives  –  archives  of  a  goverment  departament  or  administrative  agency,
institution or organization.

Archiwum lokalne – materiały archiwalne wytworzone przede wszystkim przez organy władz
miejskich lub innych władz lokalnych bądź archiwa odpowiedzialne za te materiały.
Local  archives  –  archives,  mainly  emanating  from  municipalitis  or  other  local  goverment
authorities, or the archives responsible for them.

Archiwa regionalne – materiały archiwalne pochodzące głownie od średnich szczebli władzy
państwowej lub archiwa odpowiedzialne za te materiały.
Regional archives – archives, mainly emanating from the internediate levels of goverment, or
the archives responsible for them.

Archiwum  narodowe  (narodowy  zasób  archiwalny)  -  centralne  materiały  archiwalne
pochodzące  głównie  od  naczelnych  władz  państwowych  lub  archiwa  odpowiedzialne  za  te
materiały.
National archives – central archives, mainly amanating from the central goverment of a state,
or the archives responsible for them.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Archiwum zakładowe – zapisy niepotrzebne już do prowadzenia bieżącej działalności
komórki macierzystej.
Noncurrent record – records no longer needed by their office of origin to conduct current
business.

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą gromadzenia źródeł informacji

(gromadzenie, wpływ, nabytek, przekazanie, akumulacja, zamówienie)?

2. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą dokumentów według stopnia ich

samodzielności (wolumin, wydawnictwo zwarte, wydawnictwo ciągłe, czasopismo, druk
muzyczny, druk ulotny)?

3. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą części dokumentów

(sprawozdanie, streszczenie, rozdział, artykuł, materiały konferencyjne)?

4. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą przechowywania i konserwacji

źródeł informacji (przechowywanie, konserwacja, uszkodzenie, wada, biologiczne
pogorszenie jakości, uszkodzenie chemiczne, uszkodzenie mechaniczne)?

5. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą czynników powodujących

uszkodzenie (drobnoustroje, grzyb, kołatek, mól książkowy)?

6. Jaką znasz terminologię w języku angielskim dotyczącą przechowywania źródeł

informacji w archiwach (archiwum narodowe, archiwum regionalne, archiwum lokalne,
archiwum branżowe, archiwum zakładowe)?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź zamówienie na wybraną publikację w języku angielskim

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  dokonać wyboru publikacji,
4)  sporządzić  zamówienie  na  wybraną  publikację  w  języku  angielskim  wykorzystując

podaną terminologię,

5) zaprezentować efekty swojej pracy,
6) dokonać oceny ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

długopis,

−

zeszyt,

−

terminologia angielska podana w materiale nauczania.

Ćwiczenie 2

Napisz krótką notatkę w języku angielskim na temat rodzajów gromadzonych źródeł

informacji i sposobu ich magazynowania.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  zastanowić się nad rodzajami gromadzonych źródeł informacji,
4)  zastanowić się nad sposobem magazynowania źródeł informacji,
5)  napisać  krótką  notatkę  w  języku  angielskim  dotyczącą  rodzaju  gromadzonych  źródeł

informacji i sposobie ich przechowywania,

6) zaprezentować efekty swojej pracy,
7) dokonać oceny ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

długopis,

−

zeszyt,

−

terminologia angielska podana w materiale nauczania.

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)

2)

3)

4)

5)

6)

7)
8)

podać terminologię w języku angielskim dotyczącą gromadzenia źródeł
informacji  (gromadzenie, wpływ, nabytek, przekazanie, akumulacja,
zamówienie)?
podać terminologię w języku angielskim dotyczącą dokumentów według
stopnia ich samodzielności (wolumin, wydawnictwo zwarte, wydawnictwo
ciągłe, czasopismo, druk muzyczny, druk ulotny)?
podać  terminologię  w  języku  angielskim  dotyczącą  części  dokumentów
(sprawozdanie, streszczenie, rozdział, artykuł, materiały konferencyjne)?
podać  terminologię  w  języku  angielskim  dotyczącą  przechowywania
i konserwacji  źródeł  informacji  (przechowywanie, konserwacja, uszkodzenie,
wada,  biologiczne  pogorszenie  jakości,  uszkodzenie  chemiczne,  uszkodzenie
mechaniczne)?
podać terminologię w  języku angielskim dotyczącą czynników powodujących
uszkodzenie (drobnoustroje, grzyb, kołatek, mól książkowy)?
podać  terminologię  w  języku  angielskim  dotyczącą  przechowywania  źródeł
informacji  w  archiwach  (archiwum  narodowe,  archiwum  regionalne,
archiwum lokalne, archiwum branżowe, archiwum zakładowe)?
sporządzić zamówienie na wybraną publikację w języku angielskim?
napisać  krotką  notatkę  na  temat  rodzaju  gromadzonych  źródeł  informacji
i sposobu ich magazynowania w języku angielskim?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2. Wydawnicze i księgarskie źródła informacji o zbiorach

4.2.1. Materiał nauczania

Bibliotekarz zaznajamia się z książkami głównie w związku z gromadzeniem zbiorów,

ich selekcją, rozwijaniem czytelnictwa. Planując zakup książek, poznaje je korzystając
z różnych pośrednich źródeł informacji o książkach. Dzielą się one na bieżące, prospektywne
i retrospektywne.

Informację bieżącą stanowią biuletyny wydawców, księgarstwa oraz instytucji

bibliograficznych.  Biuletyny  nowości  publikowane  przez  wydawców  mają  charakter
wydawnictw  periodycznych.  Przykładowo  wymienić  tu  można  następujące  tytuły:  Książka
Medyczna  –  biuletyn  Państwowego  Związku  Wydawnictw  Lekarskich,  Biuletyn
Wydawnictwa  Naukowo-Technicznego  Książka  Techniczna,  Państwowe  Wydawnictwo
Ekonomiczne  Nowości  Wydawnicze,  Nowości  Państwowego  Wydawnictwa  Naukowego
Biuletyn Informacyjny.

Zasadniczym członem bieżącej bibliografii narodowej jest tygodniowe wydawnictwo

Przewodnik Bibliograficzny.  Rejestruje on  dokumenty  piśmiennicze  samoistne wydawniczo:
zwarte  i  ciągłe;  mapy,  nuty,  ryciny;  z  czasopism:  tytuły  nowe,  wznawiane,  zmieniane,
zawieszane;  z  wydawnictw  zbiorowych:  tomy  zawierające  jedną  pracę  oraz  materiały
z konferencji,  sesji  itp.  „Przewodnik  Bibliograficzny”  ma  duże  znaczenie  w  gromadzeniu
zbiorów,  pozwala  bowiem  dotrzeć  do  wydawnictw  nie  rozprowadzanych  przez  sieć
księgarską.  W  wydawnictwie  zastosowano  układ  działowy  i  rejestracyjny  opis  uzupełniony
hasłem

przedmiotowym

oraz

symbolem

Uniwersalnej

Klasyfikacji

Dziesiętnej.

Wydawnictwo zawiera następujące indeksy: alfabetyczne miesięczne, alfabetyczne roczne,
przedmiotowe roczne.

Drugim ważnym członem bieżącej bibliografii narodowej jest miesięczne wydawnictwo

Bibliografia Zawartości Czasopism. Uwzględnia się w nim zawartość czasopism naukowych,
społeczno-kulturalnych, literackich, ważniejszych fachowych, wydawnictw zbiorowych itp.
Wydawnictwo zaopatrzone jest w podstawowe typy indeksów.

Inne serwisy wchodzące w skład bieżącej bibliografii narodowej to: Bibliografia

Czasopism i Wydawnictw Zbiorowych, Polonica Zagraniczne, Bibliografia Bibliografii
i Nauki o Książce.

Uzupełnieniem bieżącej bibliografii narodowej są spisy poszczególnych rodzajów

dokumentów.  Należą  tu  roczny  „Wykaz  Patentów”  oraz  „Katalog  Polskich  Norm”,
publikowany  okresowo,  „Katalog  Norm  Branżowych”,  a  także  „Informator  o  Zmianach
w Zbiorze  Polskich  Norm  oraz  Norm  Branżowych.”  Informacje  o  stanie  i  aktualności
Polskich  Norm  są  publikowane  przez  Polski  Komitet  Normalizacji,  Miar  i  Jakości
w podstawowych  źródłach  formalnoprawnych:  w  ,,Monitorze  Polskim”,  w  ,,Dzienniku
Normalizacji  Miar”,  ,,Biuletynie  Polskiego  Komitetu  Normalizacji,  Miar  i  Jakości”,
w ,,Katalogu  Polskich  Norm”  oraz  w  dziennikach  urzędowych  poszczególnych  resortów.
,,Biuletyn PKNMiJ” zawiera komunikaty w sprawie zmian i poprawek w normach, z pełnymi
tekstami  wprowadzonych  zmian.  Do  ,,Biuletynu”  dołączane  są  wkładki  ze  zmianami,
przeznaczone  do  wklejania  do  egzemplarzy  norm. ,,Katalog  Polskich Norm”  zawiera wykaz
norm  aktualnych  w  dniu  zamknięcia  maszynopisu  katalogu  i  jest  uzupełniany  dodatkami
wydawanymi pomiędzy nowymi wydaniami katalogu.

Na uwagę zasługuje także wydawany sukcesywnie przez Bibliotekę Narodową „Katalog

Mikrofilmów”, według którego można zamówić w pracowni mikrofilmowej np. mikrofilmy
autografów pisarzy.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Dużą pomocą w doborze wydawnictw naukowych jest wydawany przez Ośrodek

Rozpowszechniania Wydawnictw Naukowych PAN w Warszawie tygodniowy biuletyn
pt. „Wiadomości ORPAN”, rejestrujący polskie i zagraniczne nowości wydawnicze.

W miarę aktualnym źródłem informacji o czasopismach jest „Katalog prasy polskiej”

wydawany  przez  Ośrodek  Badań  Prasoznawczych  na  Uniwersytecie  Jagiellońskim.  Instytut
Bibliograficzny  wydaje  też  adnotowany  rocznik  „Literatura  piękna.  Przewodnik
Bibliograficzny”,  zawierający  wyodrębnioną  część,  poświęconą  literaturze  dla  dzieci
i młodzieży.

Zdobycie dobrego rozeznania na rynku wydawniczym o tym, kiedy i jakie pozycje się

ukażą, nie jest łatwe. Producentami informacji prospektywnej są głównie wydawcy
i księgarstwo.

Rozpowszechnioną

formą

informacji

poprzedzającej

się

ukazanie

wydawnictwa  są  tytułowe  plany  wydawnicze.  Prezentowane  są  w  nich  publikacje
przewidziane do wydania w określonym roku, uzupełnione czasem planem prac redakcyjnych
nad  publikacjami,  które  ukażą  się  w  perspektywie  2–3  lat.  Informacja  zawarta  w  planach
wydawniczych  składa  się  z  opisu  bibliograficznego  uzupełnionego  niekiedy  adnotacją
treściową. Plany wydawnicze rozprowadzane są przeważnie do bibliotek i księgarń jako druki
nieodpłatne.

Spośród wielu ofert wpływających do bibliotek o mających się ukazać książkach

i sugerujących ich zamówienie, najbardziej przydatny jest miesięcznik wydawców, księgarzy
i  bibliotekarzy  pt.  „Notes  Wydawniczy”.  Stanowi  najdogodniejsze  źródło  informacji  dla
bibliotekarza  o  nowościach  wydawniczych  przy  sporządzaniu  planu  gromadzenia  książek.
Z retrospektywnych  źródeł  informacji  korzystają  głównie  biblioteki  większe,  uzupełniające
swoje  zbiory.  O  pozycjach  wydanych  dawniej  informują  katalogi  składowe,  wydawnicze,
antykwaryczne  i  aukcyjne.  Informacji  retrospektywnej  dostarcza  Ośrodek  Bibliograficzny
powiązany  organizacyjnie  ze  Składnicą  Księgarską.  O  stanie  zasobów  w  magazynach
„Składnicy  Księgarskiej”  informuje  Katalog  Składowy,  który  publikowany  jest
systematycznie  co  roku  oraz  rozsyłany  klientom  „Katalog  Ofertowy  dla  Szkół  i Bibliotek”.
Informacji  księgarskiej  o  książkach  i  innych  dokumentach  dostarcza  również  Biuro  Obsługi
Bibliotek „Książnica” we Wrocławiu.

Informację o książkach społeczno-politycznych przynosi miesięcznik „Literatura

Społeczno-Polityczna” zawierający adnotowany wybór książek z tej dziedziny.

Szeroką informację o książkach przynosi prasa i czasopisma. W gazetach i czasopismach

zamieszczane  są  rubryki  nowości  i  recenzje  książek,  ogłoszenia  wydawnictw  i  księgarń
reklamujące książki, płyty, kasety audio i wideo. Szczególne zasługi w dziedzinie informacji
krytycznej  mają  czasopisma:  ,,Nowe  Książki”  zawierające  dodatek  ,,Nowe  Książki.  Kurier”
i dział  recenzji  książek  dla  dzieci  i  młodzieży,  ,,Guliwer”  –  czasopismo  poświęcone
wyłącznie  literaturze  dla  dzieci  i  młodzieży,  z  bogatym  działem  recenzji.  Recenzje  książek
dla bibliotekarzy szkolnych, nauczycieli i uczniów publikuje ,,Biblioteka w Szkole”, recenzje
książek  do  użytku  szkolnego  i  dla  nauczycieli  zamieszczają  czasopisma  metodyczno–
przedmiotowe.  W  ,,Głosie  Nauczycielskim”  ogłaszają  się  firmy  produkujące  książki  i  inne
materiały przydatne w szkole. Informacji o książce poświęcone są: ,,Megaron”, ,,Wydawca”,
dodatki  do  gazet  –  Exlibris  (,,Życie  Warszawy”),  ,,Gazeta  o  Książkach”  (,,Gazeta
Wyborcza”).

Również telewizja i radio propagują w programach specjalnie temu poświęconych

i w różnych magazynach, np. Kawa czy herbata itp.

Zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie poznawanie książki powinno się wzajemnie

uzupełniać. Pośrednie zaznajamianie się z książką niewątpliwie ułatwia bibliotekarzowi ocenę
jej  wartości  obiektywnej.  Bezpośrednia  znajomość  książki  decyduje  w  dużym  stopniu
o  skuteczności  oddziaływania  na  indywidualnego  czytelnika.  Sposobność  do  zapoznania  się
z  najnowszym  piśmiennictwem  krajowym  i  zagranicznym  oraz  aktualną  oferta  wydawniczą

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

i księgarską daje zwiedzenie Międzynarodowych Targów Książki, które odbywają cię
corocznie w połowie maja w Warszawie, w Pałacu Kultury i Nauki.

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania. ćwiczeń

1.  Z jakich rodzajów źródeł informacji  korzysta bibliotekarz gromadząc dokumenty?
2.  Jakie znasz bieżące źródła informacji o książkach?
3.  Jakie znasz źródła informacji o czasopismach?
4.  Jaką  rolę  pełni  Biblioteka  Narodowa  w  dostarczaniu  informacji  o  książkach  i  innych

dokumentach?

5.  Gdzie publikowane są informacje o stanie i aktualności polskich norm?
6.  Jakie znasz prospektywne źródła informacji o książkach?
7.  Jakie znasz przykłady źródeł retrospektywnych?
8.  W jakich czasopismach można uzyskać informacje o książkach?
9.  W jakich programach telewizyjnych propaguje się książki?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Wymień różne rodzaje informacji o książkach i innych dokumentach i je scharakteryzuj.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  wymienić różne rodzaje informacji o książkach i innych dokumentach,
4)  dokonać charakterystyki wymienionych rodzajów informacji,
5)  zapisać swoje przemyślenia,
6)  zaprezentować efekty swojej pracy,
7)  dokonać oceny ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

arkusz papieru,

−

mazaki.

Ćwiczenie 2

Jaki rodzaj informacji jest Twoim zdaniem najskuteczniejszy w pośrednim poznawaniu

źródeł informacji. Wskaż wady i zalety różnych rodzajów informacji o książkach.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  wymienić najskuteczniejszy Twoim zdaniem rodzaj informacji o źródłach informacji,
4)  wymienić różne rodzaje informacji o książkach i innych dokumentach,
5)  wskazać wady i zalety różnych rodzajów informacji o książkach i innych dokumentach,
6)  zapisać swoje przemyślenia na arkuszu papieru,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

7) zaprezentować efekty swojej pracy,
8) dokonać oceny ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

arkusz papieru,

−

mazaki.

Ćwiczenie 3

Zamów różnego rodzaju dokumenty przydatne w zbiorach biblioteki lub w ośrodku

informacji na podstawie katalogów wydawniczych i innych materiałów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  sporządzić  wykaz  różnych  rodzajów  materiałów  przydatnych  w  zbiorach  biblioteki,  lub

ośrodku informacji na podstawie katalogów wydawniczych,

4)  uzyskać akceptację komórki finansowej,
5)  sporządzić i wysłać zamówienie na ww. dokumenty,
6)  zaprezentować efekty swojej pracy,
7)  dokonać oceny pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

katalogi wydawnicze,

−

arkusz papieru,

−

długopis.

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)

2)
3)
4)

5)

6)
7)
8)
9)
10)

wymienić  rodzaje  źródeł  informacji,  z  których  korzysta  bibliotekarz
gromadząc dokumenty?
omówić bieżące źródła informacji o książkach?
podać przykłady źródeł informacji o czasopismach?
omówić  jaką  rolę  pełni  Biblioteka  Narodowa  w  dostarczaniu  informacji
o książkach i innych dokumentach?
wymienić  gdzie  publikowane  są  informacje  o  stanie  i  aktualności  polskich
norm?
wymienić prospektywne źródła informacji o książkach?
podać przykłady źródeł retrospektywnych?
wymienić czasopisma, w których można uzyskać informacje o książkach?
wymienić w jakich programach telewizyjnych propaguje się książki?
zamówić różnego rodzaju dokumenty przydatne w bibliotece lub ośrodku
informacji?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3. Polityka gromadzenia zbiorów. Sposoby gromadzenia

zbiorów:

kupno,

dar,

depozyt,

wymiana

krajowa

i zagraniczna, egzemplarz obowiązkowy

4.3.1. Materiał nauczania

Gromadzenie zbiorów to planowe pozyskiwanie i wprowadzanie do biblioteki

właściwych  materiałów  bibliotecznych.  Zbiory  biblioteczne,  są  podstawą  istnienia
i działalności  biblioteki,  toteż  ich  gromadzenie  należy  do  najbardziej  odpowiedzialnych
i ważnych  zadań  bibliotekarza.  Prawidłowe  kompletowanie  zbiorów  wymaga  od
bibliotekarza:  znajomości  posiadanych  zbiorów,  programów  nauczania,  funkcji  zbiorów,
posługiwania się różnymi źródłami informacji o książkach i innych dokumentach, znajomości
i  systematycznego  śledzenia  rynku  wydawniczego  oraz  stosowania  właściwej  techniki
gromadzenia. O ilości i profilu gromadzonych zbiorów decyduje wiele takich czynników, jak:
1.  Typ  i  profil  szkoły:  np.  szkoła  podstawowa,  licea  ogólnokształcące  o  różnych  profilach,

szkoły specjalne, szkoły zawodowe.

2. Liczba uczniów i ich wiek: struktura jakościowa podstawowych zbiorów powinna być

jednakowa  we  wszystkich  szkołach  danego  typu  bez  względu  na  liczbę  uczniów,
ponieważ  księgozbiór  podstawowy  musi  pełnić  te  same  funkcje.  Liczba  uczniów
i nauczycieli  decyduje  jedynie  o  ilości  gromadzonych  egzemplarzy.  Wiek  uczniów
odgrywa szczególnie dużą rolę w doborze literatury.

3. Programy nauczania: decydują o doborze lektur do języka polskiego, języków obcych,

sugerują dobór książek popularnonaukowych oraz kompendiów wiedzy.

4. Aktualne tendencje edukacyjne: np. edukacja ekologiczna, wychowanie do życia

w rodzinie, zapobieganie narkomanii i AIDS, kieruje uwagę bibliotekarza na książki
o odpowiedniej tematyce. Wprowadzenie do szkoły nauczania religii lub etyki wymaga
uzupełnienia zbiorów książkami o treści religijnej.

5. Aktualne kierunki pracy szkoły: szkoła może w danym roku szkolnym kłaść nacisk na

określone problemy wychowawcze i dydaktyczne. Musi to wpływać na zaopatrzenie
biblioteki w odpowiednie materiały.

6. Zasobność zbiorów już istniejących: decyduje zarówno o doborze tytułów, jak i liczbie

gromadzonych egzemplarzy.

7. Wielkość pomieszczenia biblioteki: wpływa na rozsądne planowanie zakupu.

W przypadku ciasnego lokalu szczególne znaczenie ma właściwa selekcja zbiorów,
wycofywanie pozycji zbędnych i przestarzałych, by zapewnić miejsce nowym nabytkom.

8. Budżet: nie zawsze zapewnia pełne zaspokojenie potrzeb biblioteki i w takim przypadku

należy ograniczać nabytki biblioteki do najniezbędniejszych.

9. Lokalna sieć biblioteczna: jej profil i zasobność powinna być znana bibliotekarzowi, co

umożliwi ograniczanie nabytków, zwłaszcza jeśli występują trudności lokalowe
i finansowe.

Struktura zbiorów powinna być starannie przemyślana. Bibliotekarz, uzupełniając zbiory,
powinien kierować się następującymi kryteriami:
1. Celowości: bibliotekarz powinien wiedzieć, do czego konkretnie ma służyć każda nowa

pozycja, którą ewentualnie chce włączyć do zbiorów, jaką rolę ma spełniać w kształceniu
i wychowaniu uczniów czy w pracy nauczycieli.

2. Wartości dydaktyczno-wychowawczej: książki i inne materiały powinny zawierać treści

zgodne z ogólnoludzkimi normami etycznymi, prezentować wzory osobowe godne
naśladowania, rozwijać horyzonty umysłowe, zainteresowania i uzdolnienia, zaś książki
popularnonaukowe – odpowiadać aktualnemu stanowi wiedzy w danej dziedzinie.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. Kryterium

psychologiczno-rozwojowym:

tekst

książki

powinien

odpowiadać

możliwościom percepcyjnym uczniów – zależnie od ich wieku i poziomu rozwoju
intelektualnego – oraz ich typowym potrzebom psychicznym, jak pragnienie egzotyki,
tajemniczości,

napięcia. Należy unikać książek z

elementami drastycznymi,

przeznaczonych  dla  dorosłych,  ukazujących  namiętności  ludzi  dojrzałych.  Psycholodzy
zalecają  unikanie  książek  z  elementami  tragizmu,  brutalności  i  erotyki  w ukazywaniu
miłości.  Realizm  w  pełnym  tego  słowa  znaczeniu  nie  zawsze  jest  do  zniesienia  dla
młodzieży,  mimo  że  z  bolesnymi  elementami  rzeczywistości  styka  się  ona  często.  Wielu
jednak  pisarzy  uważa,  że  młodzieży  trzeba  mówić  prawdę  o  życiu,  nie  ukrywając  jego
ciemnych  stron  i  tragizmu.  Jednakże  na  ogół  wymaga  się  od  takiej  literatury
optymistycznego zakończenia, a przynajmniej właściwej postawy bohatera, polegającej na
przeciwstawianiu się złu i pokonaniu strachu.

4. Wartości artystycznej tekstu: bibliotekarz stara się dobierać dzieła uznane przez krytykę za

wartościowe  nie  tylko  pod  względem  wychowawczymi  poznawczym,  ale  i artystycznym,
wyróżniające  się  bogatym,  lecz  komunikatywnym  językiem,  stylem  prostym,  lecz
obrazowym,  doborem  porównań  i  przenośni,  wyrazistymi  sylwetkami  bohaterów,  żywą
akcją  nacechowaną  tajemniczością  i  zmiennością  elementów,  wywołującą  napięcie
uczuciowe,  zdynamizowanymi  opisami,  narracją  pozbawioną  dłużyzn,  nasyconą
dialogiem. Poszukiwany jest też przez młodych czytelników dowcip i humor.

5. Wartości edytorskiej książki i jej szaty graficznej: mając do wyboru różne wydania tego

samego tytułu, trzeba wybierać książki w twardych okładkach, ze zszytymi arkuszami, z
barwnymi czytelnymi ilustracjami, drukowane na dobrym papierze, wyraźną, nie za mała
czcionką, z odpowiednią ilością tzw. światła, a nie nazbyt szeroką kolumną druku.

Przy ustalaniu tytułów i liczby egzemplarzy czasopism do zaprenumerowania

bibliotekarz  winien  uwzględnić  potrzeby  czytelni,  świetlicy,  pracowni  przedmiotowych  itp.
Biblioteka  powinna  prenumerować  odpowiednie  dla  wieku  uczniów  i  wartościowe  pod
względem  poznawczym  i  wychowawczym  magazyny.  Nie  może  też  zabraknąć  czasopism
rozwijających  i  zaspakajających  różne  zainteresowania  indywidualne.  Konieczna  jest
prenumerata  dziennika  lokalnego,  pożądana  –  ogólnopolskiego,  czasopism  regionalnych
i lokalnych.  W  szkołach  zawodowych  powinny  się  znaleźć  czasopisma  fachowe  związane
z profilem  szkoły,  w  szkołach  specjalnych  –  czasopisma  dla  niepełnosprawnych.  Dla
nauczycieli  bibliotekarz  prenumeruje  przedmiotowe  czasopisma  metodyczne.  Biblioteka
prenumeruje  także  fachowe  czasopisma  bibliotekarskie  i  poświęcone  literaturze  dla  dzieci
i młodzieży.

W każdej bibliotece gromadzenie zbiorów musi być prowadzone planowo – w celu

zapewnienia starannego i przemyślanego realizowania przyjętych przez nią zadań. Sporządza
się roczny plan gromadzenia zbiorów. Powinien on opierać się na omówionych wcześniej
zasadach doboru materiałów, uwzględniać liczbę jednostek planowanych przybytków oraz
środki finansowe na jego realizację. Przewidywaną wielkość przybytków uzależnia się m.in.
od liczby i kategorii rzeczywistych oraz potencjalnych czytelników, od planowanego rozwoju
biblioteki, a także od wskaźników normujących zakup.

Planowana wielkość przybytków, jakie mają być uzyskane drogą zakupu, musi być

skoordynowana  ze  środkami  finansowymi  przeznaczonymi  na  ten  cel.  Istotne  jest  przy  tym
ustalenie  przeciętnej  ceny  książki  oraz  rozeznanie  sytuacji  na  rynku  wydawniczym.  Na  IV
kwartał  należy przewidzieć opłatę za prenumeratę w roku następnym. Planowe gromadzenie
zbiorów ułatwia odpowiednio dobrany księgozbiór podręczny oraz różnego rodzaju kartoteki.
Księgozbiór  podręczny  zawiera  wybrane  wydawnictwa  encyklopedyczne  i  słownikowe  –
głównie  z  zakresu  wiedzy  o  książce,  literaturę  fachową,  informatory  o  bibliotekach,
instytucjach  wydawniczych  oraz  pozycje  będące  źródłami  informacji  bibliograficznej
o piśmiennictwie, a także kompendia wiedzy z różnych dziedzin.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Do najważniejszych kartotek warsztatu gromadzenia zbiorów należą: kartoteka zakupu,

kartoteka  kontynuandów  i  kartoteka  dezyderatów.  Kartoteka  zakupu  powstaje  najczęściej
z  kartek  zawierających  adnotowane  opisy  bibliograficzne  książek,  które  uznane  zostały  za
pozycje  przydatne  w  danej  bibliotece.  Odzwierciedla  ona  zamówienia  i  zakup  pozycji
dokonany  na  podstawie  zapowiedzi  wydawniczych  oraz  podjętej  przez  komisję  –  w  czasie
przeglądu  nowości  –  decyzji  o  nabyciu  książki  uprzednio  nie  zamówionej.  W  kartotece  tej
można  stosować  rozdzielacze:  „Zamówienia  wstępne”,  „Zamówienia  po  przeglądzie
z  autopsji”,  „Zakup  zrealizowany  częściowo”.  Na  fiszce  za  rozdzielaczem  „Zakup
zrealizowany” w ustalonych miejscach na marginesach znajdą się takie informacje, jak: liczba
zamówionych  pozycji  i  dla  kogo,  data  przeglądu  z  autopsji  z  ewentualną  korektą  liczby
zamówionych pozycji oraz informacja o wpływie ich do biblioteki.

Biblioteki kompletują i wzbogacają swoje zbiory nie tylko na podstawie planów

i zapowiedzi wydawniczych. Również ważna w warsztacie gromadzenia zbiorów jest
kartoteka dezyderatów. Zawiera ona zapotrzebowania na określone pozycje zgłaszane przez
czytelników, bibliotekarzy lub też wynotowane z różnych źródeł informacji.

Szybkie zorientowanie się w brakach, występujących głównie wśród wydawnictw

ciągłych  i  uzupełnianie  zbiorów  może  ułatwić  kartoteka  kontynuandów.  Odnotowuje  się
w  niej  przede  wszystkim  te  wydawnictwa  ciągłe  lub  zwarte  wielotomowe,  których
kompletowanie sprawia sporo kłopotu, bo albo ukazują się nieregularnie, albo też następujące
po  sobie  tomy  czy  części  nie  wychodzą  kolejno.  W  kartotece  tej  mogą  również  figurować
wydawnictwa seryjne.

Na kartach w tej kartotece dobrze jest zaznaczyć, ile egzemplarzy określonego tytułu

kompletuje się i dla kogo, a także umieścić istotne dane dotyczące wydawnictwa, uzyskane ze
źródeł informacji.

W niektórych warsztatach gromadzenia zbiorów, szerzej rozbudowanych, prowadzi się

również  kartotekę  dekompletów,  w  innych,  zajmujących  się  w  znacznej  mierze
gromadzeniem  lektur szkolnych – kartotekę lektur. W bibliotekach, prowadzących ożywioną
korespondencję  w  sprawach  zakupu,  może  się  okazać  potrzebna  kartoteka  z  adresami
księgarń, antykwariatów czy instytucji, z którymi prowadzi się wymianę.

Gromadzenie zbiorów odbywa się drogą kupna, wymiany, darów i egzemplarza

obowiązkowego.

Przy gromadzeniu zbiorów największą swobodę, ograniczoną jedynie podażą

i  posiadanym  budżetem,  daje  bibliotece  kupno.  Biblioteki  stosują  formę  zakupu
gotówkowego  lub  bezgotówkowego.  Ta  forma  gromadzenia  wymaga  znajomości  rynku
wydawniczego  i  księgarskiego  zarówno  krajowego,  jak  i  zagranicznego.  Zakupy  krajowe,
zwłaszcza  wobec  dużego  popytu  na  nowości,  ułatwia  stały  kontakt  z  wybranymi
księgarniami.  W  wielu  krajach  występuje  również  forma  centralnego  zakupu  dla  określonej
sieci bibliotek, np. naukowych. Kupno antykwaryczne poza antykwariatami i aukcjami, może
być  dokonywane  takżei  dostawców  prywatnych.  Na  aukcjach  polskich  prawnie  zastrzeżono
pierwszeństwo  zakupu  po  cenach  wywoławczych  wydawnictw  sprzed  1800 r.  dla  Biblioteki
Jagiellońskiej, późniejszych dla Biblioteki Narodowej.

Jedną z form kupna jest prenumerata. Dotyczy ona przed wszystkim wydawnictw

periodycznych. Przed końcem każdego roku sporządza się wykaz czasopism, które biblioteka
chce prenumerować w roku następnym i przesyła go do przedsiębiorstwa prowadzącego ich
dystrybucję. Rachunek za prenumeratę jest dowodem wpływu.

Dary – otrzymywane przez biblioteki pojedynczo lub w większych zespołach są cennym

nabytkiem,  o  ile  składają  się  z  dokumentów  trudnych  do  uzyskania  bądź  stanowią  celowo
dobrane  zespoły  piśmiennictwa.  Dary  przyjęte  do  biblioteki  przechodzą  na  jej  własność.
Dowodem  wpływu  będzie  dla  nich  odpis  pisma  –  podziękowania,  wyszczególniającego
przyjęte

przez

bibliotekę

wydawnictwa

czy

dokumenty.

Dla

każdego

daru,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

zakwalifikowanego na stałe do zbiorów, w przypadku, gdy jego cena nie jest określona, ustala
się tzw. bieżącą szacunkową wartość nabycia na podstawie opracowanych komisyjnie
wytycznych w sprawie wyceny materiałów bibliotecznych. Gdy dary nie odpowiadają
profilowi biblioteki, możemy dokonać wymiany ich z inną biblioteką.

Depozyt jest to zespół dokumentów albo pojedynczy obiekt biblioteczny, powierzony na

przechowanie  przez  osobę  prywatną  lub  instytucję,  z  zachowaniem  prawa  własności
depozytora. Złożony w bibliotece na określony przeciąg czasu tzw. depozyt czasowy wymaga
przedłużenia  umowy  depozytowej  przed  wygaśnięciem  terminu  jej  ważności.  Akt
depozytarny  zawiera  zwykle  zastrzeżenia  dotyczące  przechowywania,  opracowania
i udostępniania  depozytu.  Depozyt  wieczysty  wymaga  również  zachowania  warunków
umowy,  ale  jest  prawie  równoznaczny  z  darem.  Przy  wpływie  większej  liczby  depozytów
wskazane  jest  prowadzenie  ewidencji  depozytów,  umów  depozytowych  i  depozytorów
w  księdze  depozytów.  Przepisy  prawne  dotyczące  przechowywania  depozytów  zawiera
Kodeks  zobowiązań.  Depozyt  raczej  nie  otrzymuje  znaku  własnościowego  biblioteki  lub
otrzymuje je w formie pieczątki lub ekslibrisu z napisem „Z depozytu ...”. Czasem zachowują
własną  numerację  lub  wydziela  się  dla  nich  w  inwentarzu  osobną  grupę  numerów.  Obecnie
depozyty są mało spotykaną formą uzupełniania zbiorów bibliotecznych.

Wymiana biblioteczna jest ważnym źródłem gromadzenia zbiorów. Oparta na posiadaniu

przez  bibliotekę  dubletów  oraz  własnych,  przydzielonych,  a  czasem  specjalnie  na  ten  cel
kupionych  wydawnictw  jest  prowadzona  na  podstawie  dwustronnych  lub  wielostronnych
porozumień  między  bibliotekami  krajowymi  i  zagranicznymi.  Wymianę  zagraniczną
biblioteki prowadzą bezpośrednio  lub za pośrednictwem Międzynarodowych Biur Wymiany.
Wymiana  zagraniczna  posiada  specjalne  znaczenie  dla  uzyskiwania  wydawnictw
znajdujących  się  poza  handlem  księgarskim.  Przesyłki  wydawnictw  krajowych
i zagranicznych otrzymują biblioteki wraz z pismami towarzyszącymi, które stanowią dowód
wpływu.

Egzemplarz obowiązkowy to druk dostarczany z reguły nieodpłatnie przez drukarnię lub

wydawcę uprawnionym do tego bibliotekom, na podstawie specjalnych przepisów prawnych.
Liczba  egzemplarzy  obowiązkowych  i  tryb  dostarczania  są  różne  w  różnych  krajach.
Pierwszy  akt  prawny  o  egzemplarzu  obowiązkowym  wydał  król  Franciszek  I  w  1537  r.  Po
rozszerzeniu  się  na  inne  kraje  przepisy  o  egzemplarzu  obowiązkowym  służyły  głównie
cenzurze  i  nadzorowi  państwa  nad  produkcją  wydawniczą.  Obecnie  są  podstawą  bieżącej
rejestracji  druków  i  statystyki  ruchu  wydawniczego  oraz  gromadzenia  egzemplarza
archiwalnego.  W  Polsce  pierwszymi  przepisami  prawnymi  były  uchwały  sejmowe  z  1780
i  1793  r.,  zapewniające  egzemplarz  wszystkich  druków  z  terenu  całej  Rzeczypospolitej
Bibliotece  Załuskich,  z  terenu  Litwy  –  Bibliotece  Akademii  Wileńskiej.  Przepisy  rządów
zaborczych  służyły  głównie  cenzurze.  Akty  prawne  z  1919  r.  i  1927  r.  były  zawarte
w  przepisach  prasowych.  Ustawa  o  egzemplarzu  obowiązkowym  ukazała  się  w  1932  r.  Na
podstawie rozporządzenia wydanego przez Ministerstwo Oświaty w 1947 r. oraz zarządzenia
Ministra  Kultury  i  Sztuki  z  1962  r.  po  dwa  egzemplarze  każdego  wytworzonego  w  Polsce
druku  dostarczają  drukarnie  Bibliotece  Narodowej  w  Warszawie  i  Bibliotece  Publicznej
miasta  stołecznego  Warszawy.  Ponadto  Biblioteka  Narodowa  otrzymuje  od  wydawców  po
dwa  egzemplarze  obowiązkowe  sygnalne  druków  zwartych.  Po  jednym  egzemplarzu
wszystkich  druków  obowiązane  są  drukarnie  wysyłać  do  Biblioteki  Jagiellońskiej
w Krakowie, bibliotek uniwersyteckich w Łodzi, Poznaniu, Toruniu, Warszawie, Wrocławiu,
Lublinie.  Ponadto  jeden  egzemplarz  regionalny  dostarczany  jest  właściwej  bibliotece
regionalnej. Utwory muzyczne bez tekstu słownego, druki ukazujące się w nakładzie do 100
egzemplarzy oraz druki nie przeznaczone do sprzedaży otrzymuje tylko Biblioteka Narodowa
w jednym egzemplarzu.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Egzemplarze obowiązkowe służą celom archiwalnym lub użytkowym. Egzemplarz

archiwalny przeznaczony jest do trwałego zachowania oraz stanowi materiał do sporządzania
przez Bibliotekę Narodową narodowej bibliografii bieżącej i statystyki wydawniczej.
Biblioteki, otrzymujące egzemplarze obowiązkowe nie odpowiadające profilowi ich zbiorów,
powinny je przekazywać wyspecjalizowanym bibliotekom ogólnokrajowej sieci bibliotecznej.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Co rozumiesz pod pojęciem „gromadzenie zbiorów”?
2.  Jakie czynniki decydują o ilości i profilu gromadzonych zbiorów?
3.  Jakie kryteria powinien uwzględniać bibliotekarz, dobierając nowe nabytki?
4.  Co ułatwia bibliotekarzowi planowe gromadzenie zbiorów?
5.  Jakie wyróżniamy kartoteki warsztatu gromadzenia zbiorów?
6.  Jak odbywa się gromadzenie zbiorów?
7.  Na czym polega kupno?
8.  Co to jest dar?
9.  Co to jest depozyt?
10. Na czym polega wymiana biblioteczna?
11. Co to jest egzemplarz obowiązkowy?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Na zorganizowanej przez nauczyciela wycieczce do wybranej biblioteki czy ośrodka

informacji, przeprowadź wymianę różnego rodzaju książek.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  uczestniczyć w zorganizowanej wycieczce,
3)  zapoznać się z organizacją i metodami pracy takiej placówki,
4)  wybrać pozycje do wymiany ze zbiorów bibliotecznych,
5)  sporządzić dowód wpływu materiałów bibliotecznych,
6)  przekazać materiały biblioteczne wybranemu ośrodkowi informacji,
7)  odebrać  przekazane  materiały  biblioteczne  od  innego  ośrodka  informacji  wraz

ze sporządzonym dowodem przekazania.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

informator z nazwami innych ośrodków informacji,

−

protokół wymiany materiałów bibliotecznych,

−

długopis.

Ćwiczenie 2

Dokonaj przyjęcia darów zgodnie z zasadami obowiązującymi w ośrodku informacji.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  dokonać wnikliwej oceny przydatności otrzymanych darów,
3)  dokonać wyceny darów,
4)  sporządzić dowód wpływu otrzymanych darów,
5)  zainwentaryzować otrzymane dary w księgach inwentarzowych,
6)  zaprezentować wykonane ćwiczenie,
7)  dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

blankiet na sporządzenie dowodu wpływów,

−

księga inwentarzowa,

−

długopis.

Ćwiczenie 3

Zaprenumeruj czasopisma niezbędne w ośrodku informacji.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  sporządzić wykaz czasopism przydatnych w ośrodku informacji,
3)  uzyskać akceptację komórki finansowej,
4)  wypełnić odpowiedni blankiet dotyczący prenumeraty,
5)  wysłać wypełniony blankiet do instytucji zajmującej się prenumeratą.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

blankiet prenumeraty,

−

długopis.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)

zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczeń?
zdefiniować pojęcie: ,,gromadzenie zbiorów”?
wymienić czynniki  decydujące o ilości i profilu gromadzonych zbiorów?
wyróżnić różne rodzaje kartotek?
przedstawić, w jaki sposób odbywa się gromadzenie zbiorów?
omówić, na czym polega kupno?
omówić, na czym polega wymiana biblioteczna?
zdefiniować dar?
zdefiniować depozyt?
zdefiniować egzemplarz obowiązkowy?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4. Metody prowadzenia ewidencji w systemach tradycyjnych

i zautomatyzowanych. Selekcja źródeł informacji

4.4.1. Materiał nauczania

Ewidencja jest pierwszą czynnością związaną z bibliotecznym opracowaniem zbiorów,

przygotowującą je do udostępniania czytelnikom.

Na ewidencję składa się „zespół czynności administracyjno-bibliotekarskich, których

zadaniem  jest  wykazywanie  zbiorów  do  celów  kontrolnych  i  statystycznych  przez  ich
rejestrację  prowadzoną  według  określonych  przepisów.  Obejmując  wpływy  i  ubytki
ewidencja  ma  na  celu  ujawnienie  i  utrwalenie  procesu  narastania  zbiorów,  źródeł  ich
pochodzenia  oraz  wydatków  związanych  z  gromadzeniem,  a  także  zarejestrowania  ubytków
oraz ustalenie i udokumentowanie przyczyn ich powstawania.”

,,Ewidencja materiałów bibliotecznych polega na ujęciu wpływów i ubytków w sposób

umożliwiający identyfikację poszczególnych materiałów oraz na ujęciu ilościowym ich stanu
i zachodzących w nim zmian”. Ewidencja zbiorów należy do obowiązków bibliotekarza.

Na ewidencję składa się:

−

ewidencja wpływów,

−

ewidencja ubytków,

−

ewidencja finansowo-księgowa wpływów i ubytków.

Dla  każdego  rodzaju  zbiorów  bibliotecznych  prowadzi  się  osobną  księgę  inwentarzową.
Zakłada się następujące księgi inwentarzowe:
a)  inwentarz główny książek,
b)  inwentarz podręczników szkolnych i broszur,
c)  inwentarz zbiorów specjalnych,
d)  inwentarz druków towarzyszących poszczególnym rodzajom zbiorów specjalnych.

W księdze inwentarzowej przy jej zakładaniu numeruje się strony, całość zaś

przesznurowuje,  a  końce  sznurków  przytwierdza  do ostatniej  strony  księgi  pieczęcią  lakową
lub  naklejką  z  pieczęcią  urzędową.  Obok  pieczęci  podaje  się  liczbę  stron  i  numery  pozycji:
„Niniejsza  księga  inwentarzowa  zawiera  ... stron ponumerowanych oraz  pozycje od  nr ...  do
nr .... .” Inwentarz broszur  i podręczników prowadzi się w sposób uproszczony, wypełniając
tylko  najważniejsze  rubryki  (autor,  tytuł,  rok  wydania).  Inwentarz  ten  obejmuje  tylko
materiały szybko się dezaktualizujące i gromadzone w większej liczbie egzemplarzy.

Wskazówki dotyczące prowadzenia inwentarza głównego książek

Podstawowe przepisy dotyczące prowadzenia księgi inwentarzowej podane są

w „Instrukcji  w  sprawie  prowadzenia  ewidencji  materiałów  bibliotecznych,  ich  wyceny
i inwentaryzacji  oraz  odpisywania  zbytków  materiałowych.”  Wszystkie  rubryki  inwentarza
(z wyjątkiem rubryki 3) wypełnia się długopisem.

Przy wpisywaniu do księgi inwentarzowej kilku egzemplarzy jednego dzieła można

stosować znak powtórzenia w rubrykach 5 (z wyjątkiem dzieł anonimowych) i 6.

Błędnych i omyłkowych zapisów nie wolno w księdze inwentarzowej wymazywać,

wyskrobywać  lub  zaklejać.  Należy  je  przekreślić  i  poprawić  czerwonym  długopisem,
a w rubryce  „Uwagi”  zamieścić  datę  i  podpis  osoby  upoważnionej  do  wprowadzania
poprawek.

Na miejsce wycofanej pozycji nie wolno wprowadzać do inwentarza żadnej nowej.

W przypadku odnalezienia się książki przeprowadzonej przez ewidencję ubytków należy ją
traktować jako nowy nabytek i wpisać pod nowym numerem inwentarza. W „Uwagach”
należy zaznaczyć „odnaleziona, zapisana uprzednio pod nr ...”.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Dowody wpływów. Wypełnianie rubryk pionowych. Inwentarz zbiorów specjalnych.
Ewidencja czasopism bieżących.

Zapisów do ksiąg inwentarzowych dokonuje się wyłącznie na podstawie następujących

dowodów wpływu: rachunku, pisma ofiarodawcy, protokołu zawierającego wykaz książek
lub innych materiałów dostarczonych przez czytelników w zamian za zagubione lub
zniszczone.

Na dowodach wpływu umieszcza się numery pozycji, pod którymi zapis został dokonany.

Oryginały  dowodów  przekazuje  się  księgowości,  kopie  przechowuje  się  w  bibliotece
w  osobnych  teczkach,  układając  je  w  porządku  chronologicznym  według  lat  i  zaopatrując
w kolejne numery, np. 6/ 2006.

Wypełnianie rubryk pionowych w księdze inwentarzowej odbywa się następująco:

Rubryka 1. Wpisuje się datę (dzień, miesiąc) zainwentaryzowanej jednostki.
Rubryka 2.

Przed rozpoczęciem zapisów należy ponumerować wszystkie pozycje,

uwzględniając  drukowane  końcówki.  Rubryka  jest  przeznaczona  na  inwentarzowe  numer
ewidencyjny jednostki.
Rubryka  3. Wpisuje się (ew. ołówkiem) znak miejsca (sygnaturę).
Rubryka  4. Wpisuje się nazwisko i pierwszą literę imienia autora. Jeżeli dzieło napisane jest
przez  dwóch  lub  trzech  autorów,  wpisuje  się  nazwisko  pierwszego  z  nich  oraz  dopisuje  się
„i in.”. Jeżeli autorów dzieła jest więcej niż trzech lub autor w ogóle nie jest wymieniony, od
początku rubryki wpisuje się tytuł dzieła.
Rubryka 5.  Wpisuje się tytuł z karty tytułowej książki. Długi tytuł można skrócić zastępując
wyrazy opuszczone trzema kropkami (...). Jeżeli  książka  jest częścią wydawnictwa zwartego
lub  ciągłego,  zapisuje  się  kolejny  numer części  (tomu,  rocznika).  W  rubryce  tej zapisuje  się
również kolejność wydania.
Rubryka  6.  Wpisuje  się  rok  wydania  i  nazwę  wydawnictwa.  W  przypadku  braku  któregoś
z tych elementów należy umieścić tu kreskę.
Rubryka 7. Podaje się kolejny numer dowodu wpływu nadany przez bibliotekę.
Rubryki  8  –  12.  Dokonuje  się  zapisu,  stawiając  znak  jedności  w  rubryce  odpowiadającej
sposobowi  nabycia.  W  rubryce  11  można  wpisać  rodzaje  wpływów  niewymienione
w rubrykach 8 – 10.
Rubryka  13.  Wpisuje  się  cenę  książki.  W  przypadku  materiałów  otrzymanych  bezpłatnie
podaje się wartość ustaloną komisyjnie.
Rubryka 14. Wpisuje się dane nie ujęte w poprzednich rubrykach.
Rubryka  15.  Wypełnia  się  w  razie  ubytku,  wpisując  numer  ubytku.  Poza  tym  przekreśla  się
ukośną kreską (czerwonym długopisem) rubrykę 2 – numer inwentarzowy.
Rubryka  16.  Wpisuje  się  wszystkie  dodatkowe  informacje  dotyczące  danej  książki  oraz
w przypadku dokonanych w zapisie (czerwonym długopisem) poprawek – datę i podpis osoby
upoważnionej do ich dokonywania.

Tabela 1. Inwentarz główny książek [źródło: Literatura pkt. 1, s. 236]

Sposób nabycia

Data

wpisu

Inwen

tarza

Znak miejsca

(sygnatura

)

Autor

Twórca

Tytuł –Tom

Rocznik

Rok

wydania

Wydawca

dowod

wpływ

u lub

akcesji

upno

Inny

sób

Cena

lub

wartość

ubytku

Uwagi

8.04

1121

Słowacki J.

Kordian. Wyd. 3

1981 PIW

24/05

12,00

15.04

Mellibruda

Poszukiwanie

samego siebie

Wyd. 2

1980 NK

25/05

25,00

02.05

Broniewski

Wiersze i poematy

Wyd. 14

1981 PIW

28/05

15,00

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Do każdego rodzaju zbiorów specjalnych prowadzi się osobną księgę inwentarzową.
Corocznie podaje się do księgowości aktualną wartość każdego rodzaju tych zbiorów.
Dlatego też dowody wpływów grupuje się według rodzajów zbiorów specjalnych.

Ponadto prowadzi się oddzielny inwentarz dla płatnych druków towarzyszących,

załączonych do zbiorów specjalnych, jeśli są to druki o charakterze wydawnictwa
samodzielnego, posiadającą własną cenę (np. podręcznik do kompletu kaset do nauki języka
obcego). W inwentarzu tym rejestruje się wszystkie płatne druki towarzyszące, niezależnie od
rodzaju dokumentu, którego dotyczą.

Ewidencję prenumerowanych czasopism prowadzi się na tzw. kartach akcesyjnych. Mają

one zróżnicowaną liczbę rubryk zależną od częstotliwości ukazywania się czasopisma

Selekcja źródeł informacji. Ewidencja ubytków. Wskazówki dotyczące prowadzenia rejestru
ubytków. Wypełnianie poszczególnych rubryk. Dowody ubytków.

Zbiory uzupełniane stosownie do potrzeb życia i pracy ośrodka informacji oraz

zainteresowań użytkowników biblioteki, powinny być również selekcjonowane planowo.
Za materiały zbędne w bibliotece uważa się najczęściej:
1)  pozycje zniszczone, uszkodzone, zużyte (zaczytane) i brudne,
2)  przestarzałe, np. objęte spisami książek przestarzałych,
3)  niekompletne  egzemplarze  dzieł  wielotomowych  po  wyczerpaniu  możliwości  ich

skompletowania, o ile nie mogą być czytane jako odrębna całość,

4) pozycje za trudne, zbyt specjalistyczne, nie związane z problematyką pracy ośrodka

informacji,

5) zbywające egzemplarze książek,
6) roczniki gazet sprzed 3 lat oraz zdekompletowane roczniki czasopism popularnych sprzed

5 lat, nieprzydatnych w pracy ośrodka informacji,

7) nieaktualne kalendarze, informatory, itp. o ile nie zawierają informacji pominiętych

w nowszych publikacjach,

8) zdezaktualizowane podręczniki, ewentualnie należy pozostawić w jednym egzemplarzu

każdego tytułu.

Ponadto jako przestarzałe kwalifikuje się następujące materiały biblioteczne:
a) zbiory przepisów prawnych i komentarzy do nich, statutów, instrukcji, norm,

wskaźników, jeśli zostały znowelizowane lub zastąpione nowymi;

b) materiały wydane z okazji nieaktualnych już okoliczności bez wartości poznawczych

i artystycznych;

c) przestarzałe reportaże, felietony, skróty powieści i inne bez wartości literackiej

i poznawczej;

d) popularnie ujęte publikacje naukowe z lat ubiegłych, nie odpowiadające już

współczesnym osiągnięciom nauki i techniki, jak również zmianom społeczno –
ekonomicznym. Dotyczy to przede wszystkim tych dziedzin, w których zaszły zmiany
w narzędziach, środkach, metodach i organizacji pracy.

Przy  wyłączaniu  ze  zbiorów  materiałów  wyżej  omówionych  należy  dodatkowo  brać  pod
uwagę  ich wartość  informacyjną  i  praktyczną. Kryteriom tym nie podlegają prace dotyczące
regionu,  szkoły,  ośrodka  informacji,  np.  monografie  miejscowości,  biografie,  przewodniki
krajoznawcze.

Podstawą selekcji zbiorów są podobnie jak w gromadzeniu nabytków – opinie i wnioski

specjalistów,  którzy  na  zlecenie  dyrektora  tworzą  komisję  do  spraw  druków  zbędnych.
Najczęściej  zaznaczają  oni  na  spisie  książek,  przygotowanym  przez  bibliotekarza,  pozycje
proponowane  do  selekcji,  uzasadniając  ich  wyłączenie.  W  razie  potrzeby  zasięgają  opinii
rzeczoznawców np. z ośrodkiem doskonalenia kadr. Materiały zbędne można przeznaczyć na

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

makulaturę, inne – na wymianę z innymi bibliotekami sieci ogólnokrajowej, do nieodpłatnego
przekazania, a w przypadku braku reflektujących na nie bibliotek sprzedać w antykwariacie.

Na makulaturę przeznacza się materiały biblioteczne, które nie nadają się już do

sklejenia,  drobnego  uzupełnienia  tekstu,  oprawy  i  zabiegów  konserwacyjnych.  Przed
oddaniem  na  makulaturę  książek,  czasopism  i  podręczników  wycina  się  z  nich  pieczątki
i ilustracje,  cenne  informacje  i  wiersze,  potrzebne  do  kartotek  tekstowych,  albumów,
komponowania antologii  itp. Na każdy rodzaj wyłączanych zbiorów sporządza się oddzielny
spis alfabetyczny.

Przebieg prac związanych z selekcją obejmuje kilka etapów:

1) wyłączenie przez bibliotekarza „kart książki” materiałów proponowanych do wycofania

oraz udostępnienie ich komisji ds. druków zbędnych,

2) zebranie od komisji ds. druków zbędnych uzasadnionych wniosków selekcyjnych

i zestawienie ich według rodzaju,

3) przedłożenie wniosków komisji inwentaryzacyjnej,
4) wykonanie poleceń komisji inwentaryzacyjnej po otrzymaniu zatwierdzonych protokołów

ubytków,

5) wpisanie ubytków do rejestrów każdego rodzaju ubytków i odnotowanie ich w księgach

inwentarza, usunięcie „kart książki”.

Ubytki ewidencjonuje się w ,,rejestrze ubytków”. Dla każdej grupy zbiorów bibliotecznych,
objętych osobną księgą inwentarzową, prowadzi się oddzielny rejestr ubytków.

Podstawowe przepisy dotyczące prowadzenia rejestru ubytków podane są w „Instrukcji

w sprawie prowadzenia ewidencji materiałów bibliotecznych, ich wyceny i inwentaryzacji
oraz odpisywania ubytków w tych materiałach.”

Rejestr ubytków powinien mieć strony ponumerowane, karty przesznurowane, a końce

sznurka przytwierdzone do ostatniej strony pieczęcią lakową lub naklejką z pieczęcią
urzędową. Obok pieczęci bibliotekarz potwierdza swoim podpisem treść klauzuli podającej
liczbę stron i numery pozycji.

W rejestrze dokonuje się zapisów sumarycznych, tzn. w każdej pozycji wpisuje się grupę

materiałów objętych jednym dokumentem ubytku.

Wszystkie rubryki rejestru ubytków należy wypełniać długopisem.
Błędnych i omyłkowych zapisów nie wolno w rejestrze ubytków wymazywać,

wyskrobywać lub zaklejać. Należy je przekreślać i poprawiać czerwonym długopisem,
a w rubryce „Uwagi” umieszczać datę i podpis osoby upoważnionej do wprowadzenia
poprawek.

Tabela 2. Rejestr ubytków książek [1, s. 236]

Liczba jednostek wg przyczyn ubytku

Data
wpisu

Nr
kolejny
rejestru

Podstawa
(rodzaj
dowodu)
zapisu

Numery
bieżące

Znisz
czone

Niezwró
cone

Wyco
fane

Nieodna
lezione

Inne

Cena lub
wartość

Uwagi

11.04.04 1

1/ 04

1-5

35,-

20.06.05 2

1/ 05

6 – 10

40, -

10.12.05 3

2/ 05

11 – 15

25, -

Wypełnianie poszczególnych rubryk odbywa się następująco:
Rubryka 1. Podaje się datę (dzień, miesiąc) wpisania danej grupy ubytków do rejestru.
Rubryka 2. Wpisuje się numer kolejny. Ten sam numer poprzedzony datą wpisu umieszcza
się na dowodzie ubytku.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rubryka  3.  Wpisuje  się  rodzaj  dowodu  ubytku.  Kolejne  protokoły  numeruje  się  w  obrębie
roku.
Rubryka  4.  Wpisuje  się  numery  pozycji  ubytku  (pierwszy  i  ostatni)  nadane  jednostkom
wyszczególnionym w danym dowodzie ubytku z zachowaniem ciągłości numeracji.
Rubryki  5 –  9.  Zależnie  od  przyczyny ubytku wpisuje  się  w  odpowiednich rubrykach  liczbę
jednostek  usuniętych,  przyjmując  takie  same  jednostki  ewidencyjne,  jak  w  księgach
inwentarzowych.
Rubryka  10.  Wpisuje  się  ogólną  wartość  usuniętych  materiałów  bibliotecznych,  biorąc  za
podstawę cenę lub wartość poszczególnych jednostek, podaną w dowodzie ubytku wg zapisu
w księdze inwentarzowej.
Rubryka 11. Można wpisywać dane dotyczące ubytku nie objęte poprzednimi rubrykami.

Wszelkie ubytki w zbiorach bibliotecznych wymagają odpowiednich dowodów, które

przechowuje  się  w  osobnej  teczce.  Dla  ubytków,  które  powstały  z  jednej  określonej
przyczyny sporządza się oddzielny dowód ubytku.

Ewidencja finansowo-księgowa wpływów i ubytków

W końcu roku kalendarzowego bibliotekarz podaje komórce finansowej liczbę i wartość

materiałów zainwentaryzowanych w ciągu roku. Ewidencji finansowo-księgowej podlegają
materiały objęte szczegółową ewidencją wpływów.

Podobnie jak liczbę i wartość wpływów, oblicza się na podstawie rejestrów – liczbę

i wartość ubytków.

W celu przygotowania tych danych bibliotekarz podlicza systematycznie kwoty zapisane

na poszczególnych stronach inwentarzy i rejestrów wypełniając rubryki „z przeniesienia”
i „do przeniesienia”. Zapisów tych dokonuje ołówkiem.

Co roku uzgadnia się ogólne obliczenia w księgach ewidencyjnych biblioteki

z  obliczeniami  komórki  finansowej.  W  przypadku  ujawnienia  różnic  między  zapisami
bibliotecznymi  a  stanem  wykazanym  przez  komórkę  finansową,  bibliotekarz  –  jako  osoba
odpowiedzialna  za  zbiory  –  składa  wyjaśnienie  w  tej  sprawie.  Kierownik  jednostki
budżetowej podejmuje decyzję przyjęcia wyjaśnień lub ich odrzucenia.

Ewidencja materiałów bibliotecznych w systemach zautomatyzowanych

W bibliotece, w której do obsługi procesów bibliotecznych wykorzystuje się system

komputerowy, podstawą zapisu informacji o nabytym dokumencie jest rekord. W nim
zamieszcza się elementy identyfikujące tytuł (rekord bibliograficzny, rekord egzemplarza).

Główna idea komputeryzacji polega na stworzeniu warunków do wielokrotnego

wykorzystania np. w postaci inwentarza, biuletynu nabytków, zestawienia wartości
księgozbioru, kart katalogowych, raz zapisanych informacji przy użyciu odpowiednio
przygotowanych programów komputerowych.

Szczegółowa ewidencja materiałów bibliotecznych ujmowana jest w danych

składających  się  na  rekord  opisu  książki.  Sumaryczna  ewidencja  materiałów  bibliotecznych
prowadzona  jest  w  rejestrze  przybytków.  Inwentarz  biblioteczny  może  być  drukowany  na
życzenie.  Wydrukowana  postać  inwentarza  zależy  od  potrzeb  bibliotekarza.  Może  być
w formie  pełnego  opisu  bądź  skróconego.  Można  również  tworzyć  wykazy  sygnatur
z informacją  o  liczbie  egzemplarzy.  Jest  też  możliwość  ustalania  przedziału  czasowego,  dla
drukowanej  wersji  inwentarza  lub  wydrukowania  fragmentu  inwentarza  dla  określonych
potrzeb bibliotekarza.

Komputerowy inwentarz, dostępny w każdej chwili bibliotekarzowi jest praktyczniejszy

i bardziej ekonomiczny niż inwentarz w formie tradycyjnej.

Ewidencja finansowo-księgowa ujmuje wartość zbiorów na podstawie tzw. tabeli

rozliczeniowej. Tabela jest otrzymywana komputerowo i pokazuje wartość nabytków

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

wg numerów  akcesji,  przyporządkowanych  kolejnym  materiałom  bibliotecznym  w  obrębie
roku  kalendarzowego.  Podstawą  analizy  danych  i  otrzymania  wydruku  są  wyciągi  z  rekordu
opisującego  każdy  dokument.  Pozwala  to  na  prowadzenie  ewidencji  materiałów  i  bieżące
wykorzystanie  danych  przy  uzgadnianiu  wartości  z  księgowością.  Komputerowa  ewidencja
zbiorów  umożliwia  nie  tylko  identyfikacje  różnic,  ale  wskazuje  zapisy,  które  muszą  ulec
korekcie,  przyczyniając  się  do  bardzo  dokładnego  porównania  i  uzgodnienia  wartości  bez
większego  nakładu  pracy.  Otrzymuje  się  przejrzyste  dane  jednoznacznie  obrazujące  stan
finansowy księgozbioru.

Ewidencja materiałów bibliotecznych w systemie zautomatyzowanym powoduje

dodatkowe korzyści dla czytelnika. Czytelnik otrzymuje książkę opracowaną w krótkim
czasie.

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Co składa się na ewidencję?
2.  Na czym polega ewidencja materiałów bibliotecznych w systemie tradycyjnym?
3.  Jakie księgi inwentarzowe zakłada się w bibliotece?
4.  Gdzie  podane  są  podstawowe  przepisy  dotyczące  prowadzenia  księgi  inwentarzowej

i rejestru ubytków?

5.  Co to są dowody wpływów?
6.  Na czym polega ewidencja wpływów materiałów bibliotecznych?
7.  Jakie są zasady dotyczące prowadzenia inwentarza głównego książek?
8.  Jak przeprowadza się ewidencję czasopism bieżących?
9.  Na czym polega selekcja materiałów bibliotecznych?
10. Co to są dowody ubytków?
11. Na czym polega ewidencja ubytków materiałów bibliotecznych?
12. Na czym polega ewidencja finansowo-księgowa wpływów i ubytków?
13. Na czym polega ewidencja materiałów bibliotecznych w systemie zautomatyzowanym?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Dokonaj ewidencji wpływu wybranej pozycji książkowej w księdze inwentarzowej

głównej.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  wybrać pozycję książkową do ewidencji wpływów,
4)  poprawnie  dokonać  ewidencji  wpływu  wybranej  pozycji  książkowej  w  księdze

inwentarzowej,

5) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

księga inwentarzowa,

−

wybrana pozycja książkowa,

−

długopis.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 2

Dokonaj ewidencji ubytków w rejestrze ubytków.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  wybrać pozycje książkowe do ewidencji ubytków,
4)  sporządzić protokół ubytków,
5)  poprawnie dokonać ewidencji ubytków w rejestrze ubytków,
6)  zaprezentować wykonane ćwiczenie,
7)  dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

rejestr ubytków,

−

książki przeznaczone do ewidencji ubytków,

−

długopis,

−

druki ewidencji ubytków.

4.4.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)
2)
3)

4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)

11)

założyć księgę inwentarzową?
omówić różne rodzaje ksiąg inwentarzowych, które zakłada się w bibliotece?
omówić  zasady  prowadzenia  inwentarza  głównego  książek  czy  zbiorów
specjalnych?
dokonać ewidencji materiałów bibliotecznych w systemie tradycyjnym?
sporządzić dowód wpływu materiałów bibliotecznych?
dokonać ewidencji czasopism bieżących?
dokonać ewidencji zbiorów specjalnych?
sporządzić protokół ubytków?
dokonać ewidencji ubytków w rejestrze ubytków?
wskazać,  na  czym  polega  ewidencja  finansowo-księgowa  wpływów
i ubytków?
dokonać ewidencji materiałów bibliotecznych w systemie
zautomatyzowanym?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5. Inwentarz biblioteczny. Skontrum biblioteczne

4.5.1. Materiał nauczania

Zbiory są najważniejszym z elementów składających się na pojęcie biblioteki: one

decydują  o  jej  charakterze,  bez  nich  nie  jest  możliwe  istnienie  i  funkcjonowanie  żadnej
placówki  bibliotecznej.  W  szeroko  rozumianych  zbiorach  bibliotecznych  wyróżnić  można
wydawnictwa zwarte  i wydawnictwa ciągłe oraz zbiory specjalne. Nie  jest to jednak podział
rygorystyczny,  ponieważ  nie  zawsze  da  się  w  sposób  jednoznaczny  przydzielić  określony
rodzaj  zbiorów  bibliotecznych  do  jednej  z  tych  grup.  W  związku  z  wynalezieniem
różnorodnych  sposobów  utrwalania  myśli  ludzkiej,  pojawiły  się  nowe  rodzaje  materiałów
wchodzących w skład zbiorów bibliotecznych. Należą do nich przede wszystkim dokumenty
audiowizualne, które za pomocą obrazu i dźwięku utrwalają rzeczywistość.

Na zasoby biblioteki składają się w całości lub w przeważającej części zbiory obejmujące

wydawnictwa  zwarte  (książki,  broszury)  i  ciągłe  (czasopisma,  publikacje  nieperiodyczne
wydawnictwa  seryjne).  Wydawnictwa  zwarte  mają  formę  zamkniętej  całości  –  książki,
broszury lub też dzieła wielotomowego o przewidzianym terminie zakończenia.
W  grupie  tej  mieszczą  się  również  wydawnictwa  tzw.  poszytowe  o  zamierzonym
zakończeniu, ukazujące się częściami w postaci zeszytów o wspólnej paginacji, które dopiero
po  skompletowaniu  w  tomy  stworzą  całość  wydawniczą.  Wydawnictwa  ciągłe  publikowane
są w  formie  zeszytów, numerów  lub tomów nie zawsze w określonych odstępach czasu,  bez
zapowiedzianego  z  góry  terminu  zakończenia  ich  publikacji.  Należą  do  nich  głównie
czasopisma,  wydawane  raz  w  tygodniu  lub  rzadziej,  gazety  codzienne  oraz  gazety,
wychodzące  częściej  niż  raz  w  tygodniu.  W  grupie  wydawnictw  ciągłych  mieszczą  się
również  wydawnictwa  seryjne,  których  każdy  tom  jest  wprawdzie  samoistny  piśmienniczo
i wydawniczo,  ale  łączy  je  wspólna  nazwa  serii,  często  kolejna  numeracja  i  jednolita  szata
zewnętrzna.

Systematycznie rosnącą część zasobu wielu bibliotek stanowią zbiory specjalne, wśród

których można wyodrębnić dwie grupy: tradycyjne kategorie zbiorów specjalnych oraz materiały
audiowizualne. W grupie pierwszej mieszczą się gromadzone przez biblioteki od wieków
rękopisy, stare druki, zbiory kartograficzne, muzyczne, graficzne, kompletowane od stosunkowo
niedawna dokumenty życia społecznego (np. programy imprez, plakaty, zaproszenia), a także
gromadzone przez niektóre biblioteki normy, patenty i pozycje z zakresu literatury firmowej.

Rozwój techniki fotograficznej i fonograficznej spowodował, że oprócz nośników słowa

pisanego  i  drukowanego,  pojawiły  się  nowe  dokumenty,  określane  najczęściej  mianem
audiowizualnych.  Ze  względu  na  formę  zapisu  dzielą  się  one  na  oglądowe  (fotografie,
fotokopie,  kopie  kserograficzne,  przezrocza,  mikrokarty,  mikrofilmy,  mikrofisze,  dyskietki),
słuchowe  (płyty  gramofonowe,  taśmy  magnetofonowe)  i  oglądowo-słuchowe  (filmy
dźwiękowe,  wideokasety,  dyski  kompaktowe,  CD-ROM).  Ich  wspólną  cechą  jest  to,  że
wykorzystuje  się  je  głownie  przy  użyciu  niezbędnych  środków  technicznych  jak  rzutnik,
czytnik,  adapter,  magnetofon,  komputer.  Oprócz  dokumentów  pierwotnych  w  zbiorach
bibliotek  znajdują  się  opracowane  na  ich  podstawie  dokumenty  pochodne,  np.  zestawienia
bibliograficzne i opracowania dokumentacyjne, przeglądy piśmiennictwa, a także dokumenty
wtórne, np. reprodukcje dokumentu oryginalnego lub pochodnego.

Przewaga książek lub zbiorów specjalnych o określonej zawartości treściowej stanowi

o profilu  zbiorów  bibliotecznych,  tworzy  też  ich  podstawowy  zasób,  dostępny  zarówno
w czytelni, jak  i wypożyczalni. W strukturze organizacyjnej zbiorów wyodrębnia się najczęściej
zbiory udostępniane  na  miejscu,  wypożyczane poza bibliotekę, a także księgozbiory podręczne,
zwane  też  prezencyjnymi.  Księgozbiór  podręczny,  przystosowany  do typu  biblioteki  i  kategorii
użytkowników, może mieć charakter ogólny lub specjalistyczny i służyć zarówno użytkownikom

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

biblioteki,  jak  i  samym  bibliotekarzom.  Zawiera  on  podstawowe  wydawnictwa  informacji
bezpośredniej  i  pośredniej:  encyklopedie,  różnego  rodzaju  słowniki  językowe  i  rzeczowe,
bibliografie  ogólne  i  specjalne,  informatory, poradniki  i  kompendia,  podstawowe wydawnictwa
prawnicze, książki adresowe i in. Bardzo ważna jest stała aktualizacja księgozbioru.

Z myślą o korzystaniu prezencyjnym, bieżące czasopisma i gazety są gromadzone

w czytelni  i  dopiero  po  określonym  czasie  przekazuje  się  je  do  magazynu.  Prawie  każda
biblioteka przechowuje także oddzielnie tzw. druki zbędne, powstałe m.in. w wyniku selekcji
zbiorów  własnych  lub  dokumentów  wpływających  do  biblioteki.  Materiały  te  nie
odpowiadają  profilowi  gromadzonych  zbiorów,  są  zdezaktualizowane  treściowo  albo  liczba
ich egzemplarzy przekracza potrzeby użytkowników.

Kontrola zbiorów bibliotecznych, zwana skontrum czy inwentaryzacją – choć żmudna

i przerywająca normalną pracę  biblioteki jest czynnością konieczną  i pożyteczną. Umożliwia
bibliotekarzowi  dokładne  przejrzenie  całego  zbioru  oraz  dostarcza  wiedzy  o  rozmaitych
niedociągnięciach  w  pracy.  Kontrola  zbiorów  jest  okazją  do  przeprowadzenia  ich  selekcji,
wycofania  książek  zużytych,  przestarzałych,  nieaktualnych,  okazją  do  odłożenia  książek,
które  wymagają  oprawy  i  naprawienia  uszkodzeń.  Jest  też  okazją  do  ustalenia,  jakie  działy
zbiorów należy w pierwszej kolejności uzupełnić.

Skontrum „polega na porównywaniu zapisów w księgach inwentarzowych ze stanem

rzeczywistym zbiorów oraz na stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami
ewidencyjnymi a stanem rzeczywistym”.

Szczegółowy termin przeprowadzania skontrum ustala kierownik jednostki. Skontrum

należy  planować  w  takim  okresie,  w  jakim  zamknięcie  biblioteki  będzie  najmniej  dotkliwe
dla  czytelników.  W  czasie  skontrum  wypożyczanie  i  przyjmowanie  książek  lub  innych
materiałów  bibliotecznych  zawiesza  się.  Czas  trwania  skontrum  jest  długi  i  zależy  od
ustawienia książek na półkach. Jak wykazuje praktyka – przy ustawieniu działowym – można
skontrolować ok. 700 woluminów w ciągu jednego dnia.

Rozróżnia się dwa rodzaje skontrum: stałe i doraźne. Skontrum stałe odbywa się co roku.

Skontrum doraźne przeprowadza się w wypadkach losowych (kradzieże, pożar, powódź).
Konieczność przeprowadzenia skontrum całości zbiorów zachodzi też wtedy, gdy następuje zmiana
na stanowisku bibliotekarza odpowiedzialnego za zbiory. Jeśli biblioteka liczy 10000 woluminów,
skontrum może obejmować tylko wybrane partie zbiorów. Takie skontrum nie wykazuje jednak
wszystkich istniejących braków i dlatego przeprowadza się dokładną kontrolę całości zbiorów.

Komisja inwentaryzacyjna dokonująca skontrum składa się z co najmniej dwóch osób

wytypowanych  przez  kierownika  jednostki  budżetowej,  które  nie  są  pracownikami
księgowości,  gdzie  odbywa  się  skontrum.  Mogą  to  być  pracownicy  pedagogiczni,
administracyjni  itp.  W  skład  komisji  wchodzi  również  bibliotekarz,  ale  tylko  jako
rzeczoznawca.  Członkiem  komisji  może  być  tylko  wtedy,  gdy  zatrudniony  jest  w  innym
dziale  biblioteki  np.  członkiem  komisji  przeprowadzającej  kontrolę  zbiorów  wypożyczalni
może być bibliotekarz zatrudniony w czytelni. W żadnym wypadku bibliotekarz nie ma prawa
przeprowadzać skontrum powierzonego mu księgozbioru.

Przed skontrum bibliotekarz przygotowuje wszelkiego rodzaju dokumenty do wglądu komisji,

a więc księgi inwentarzowe, rejestry ubytków, dowody wpływów i ubytków, dowody wypożyczeń
kompletów książek, np. do pracowni, karty czytelników i karty książek wypożyczonych
czytelnikom oraz arkusze kontrolne, a także porządkuje księgozbiór na półkach.

Przeprowadzenie skontrum odbywa się w sposób następujący: jedna osoba znajduje się

przy  regale  i  biorąc  kolejno  książkę  po  książce  odczytuje  ich  numery  inwentarzowe,  nazwy
autorów  i  tytuły  oraz  daty  wydania.  Druga  osoba  sprawdza  w  księgach  inwentarzowych
odpowiednie  zapisy  i  po  stwierdzeniu  zgodności  odnotowuje  to  na  arkuszu  kontrolnym  pod
odpowiednim  numerem,  a  na  ostatniej  stronie  kontrolowanej  książki  wpisuje  się  datę  roku,
w  którym  przeprowadza  się  skontrum.  Ten  sposób  postępowania  pozwala  przy  następnym

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

skontrum na pominięcie konfrontacji książki z księgą inwentarzową, co bardzo przyspiesza
przeprowadzenie kontroli.

Opisany powyżej sposób przeprowadzania skontrum nie jest jedyną metodą

inwentaryzacji. Zamiast bezpośredniego porównywania zapisów inwentarzowych ze stanem
rzeczywistym można stosować porównywanie pośrednie, tzn. przy pomocy katalogu
topograficznego. Wybór metody uzależnia się od wielkości zbiorów, ich organizacji i systemu
ustawienia. Opis metody odnotowuje się w protokole skontrum.

Po przeprowadzeniu kontroli książek znajdujących się na półkach, w podobny sposób

przeprowadza się kontrolę książek, znajdujących się poza wypożyczalnią.

W arkuszach kontrolnych przy każdym numerze książki stawiamy umowny znak,

określający  jej  miejsce.  Na  przykład  w  =  w  wypożyczalni,  cz  =  u  czytelnika,  o =  u
introligatora,  g  =  w  pracowni  geograficznej,  u  =  ubytek  wpisany  do  rejestru  ubytków  przy
poprzednich inwentaryzacjach. Brak jakiegokolwiek znaku przy numerze oznacza, że książki
nie  ma.  Analogiczne  zasady  postępowania  obowiązują  przy  skontrum  zbiorów  specjalnych
znajdujących się w bibliotece.

Rozróżniamy braki względne, tj. „braki, których odnalezienie jest prawdopodobne”, oraz

braki bezwzględne „o których wiadomo, że nie zostaną odnalezione”. W bibliotekach
z wolnym dostępem „braki względne nie odnalezione w ciągu dwu lat uznaje się za
bezwzględne”. Wykaz stwierdzonych braków bezwzględnych sporządza powołana komisja.

Bibliotekarz odpowiedzialny za zbiory jest obecny przy skontrum, udziela członkom

komisji niezbędnych wyjaśnień i proponuje wycofanie zbędnych materiałów bibliotecznych,
dla których komisja sporządza wykazy osobne na każdy ich rodzaj.

Bibliotekarz wyjaśnia komisji inwentaryzacyjnej przyczyny powstania braków lub

uszkodzeń zbioru. Ponadto komisja sprawdza dowody wpływów i ubytków z zapisami
w księgach inwentarzowych i rejestrach ubytków.

Po zakończeniu wymienionych czynności komisja spisuje protokół. Oprócz protokołu

i załączników do niego komisja inwentaryzacyjna sporządza sprawozdanie, zawierające:

−

ocenę gospodarki biblioteką w zakresie magazynowania, konserwacji i zabezpieczania

zbiorów,

−

wnioski w sprawie likwidacji zbędnych i wyselekcjonowanych książek i innych

materiałów,

−

wnioski w sprawie uznania niedoborów (braków) za zawinione lub niezawinione,

−

wnioski w sprawie wpisania niedoborów do rejestrów ubytków oraz wpisania do ksiąg

inwentarzowych nadwyżek,

−

wnioski w sprawie wyceny roszczeń z tytułu niedoborów zawinionych oraz obciążenia

nimi osób materialnie odpowiedzialnych.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jakie dokumenty biblioteczne wchodzą w skład inwentarza biblioteki?
2.  Co to są wydawnictwa zwarte?
3.  Co to są wydawnictwa ciągłe?
4.  Jakie dokumenty biblioteczne tworzą zbiory specjalne?
5.  Jakie dokumenty zawiera księgozbiór podręczny?
6.  Co to są druki zbędne?
7.  Na czym polega skontrum?
8.  Jakie znasz rodzaje skontrum?
9.  Jakie dokumenty przygotowuje bibliotekarz przed skontrum?
10. Kto wchodzi w skład komisji inwentaryzacyjnej?

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

11.  W jaki sposób odbywa się przeprowadzanie skontrum?
12.  Jakich zapisów dokonuje się w arkuszach kontrolnych?
13.  Jakie wyróżniamy braki?
14.  Jakie dokumenty sporządza komisja po zakończeniu skontrum?

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Opracuj technicznie nowe nabytki (opieczętuj, nadaj sygnaturę) i włącz je do inwentarza

biblioteki.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  opracować technicznie nowe nabytki (opieczętuj, nadaj sygnaturę),
4)  opracować nabytki pod względem formalnym i rzeczowym,
5)  sporządzić karty katalogowe,
6)  włączyć karty katalogowe do katalogów,
7)  włączyć nowe nabytki di inwentarza biblioteki,
8)  zaprezentować wykonane ćwiczenie,
9)  dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

nowe nabytki,

−

karty katalogowe

−

karty książki,

−

pieczątka biblioteki,

−

długopis.

Ćwiczenie 2

Przeprowadź częściową kontrolę zbiorów wypełniając formularze kontroli zbiorów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  wybrać część zbiorów, które trzeba będzie skontrolować,
4)  zgromadzić arkusze kontroli zbiorów,
5)  dokonać kontroli zbiorów przez prawidłowe wypełnienie formularzy,
6)  zaprezentować wykonane ćwiczenie,
7)  dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

arkusze kontroli zbiorów,

−

wydzielona część księgozbioru,

−

kolorowe długopisy.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)

wymienić dokumenty biblioteczne wchodzące w skład inwentarza biblioteki?
zdefiniować  wydawnictwa zwarte?
zdefiniować wydawnictwa ciągłe?
wymienić dokumenty biblioteczne tworzące zbiory specjalne?
wymienić dokumenty, które zawiera księgozbiór podręczny?
zdefiniować  druki zbędne?
omówić, na czym polega skontruj?
wymienić różne rodzaje skontruj?

wymienić  dokumenty, jakie przygotowuje bibliotekarz przed skontruj?
wymienić  skład komisji inwentaryzacyjnej?
omówić, w jaki sposób odbywa się przeprowadzanie skontruj?
omówić, jakich zapisów dokonuje się w arkuszach kontrolnych?
omówić, różne rodzaje braków?
omówić, jakie dokumenty sporządza  komisja po zakończeniu skontrum?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.6. Sposoby przechowywania i organizowania zbiorów.

Zabezpieczanie i konserwacja źródeł informacji

4.6.1. Materiał nauczania

Biblioteka, gromadząc różne dokumenty, staje przed problemem odpowiedniego

przechowywania swych zbiorów. Jest to jedno z głównych jej zadań i łączy się ściśle
z organizowaniem, udostępnianiem i zabezpieczeniem zasobów.

W szeroko rozumianym pojęciu organizacji zbiorów zawarte są problemy związane z ich

racjonalnym  rozmieszczeniem,  a  także  sprawy  dotyczące  kształtowania  zawartości  zbiorów
bibliotecznych,  uwzględniając  zarówno  typ  biblioteki,  charakter  użytkowników,  profil
zbiorów,  ich  zakres,  zasięg  i  poziom,  jak  też  możliwości  zakupu,  a  także  pozyskiwania
dokumentów w drodze wymiany i darów.

Sposób rozmieszczenia dokumentów jest uzależniony od wielkości i charakteru

księgozbioru, możliwości lokalowych oraz kręgu odbiorców. Najracjonalniejsze usytuowanie
zbiorów sprzyja oszczędnemu wykorzystaniu powierzchni magazynowej i zapewnia szybki
dostęp do materiałów bibliotecznych, a tym samym sprawną obsługę czytelników.

Większa część zbiorów powinna być przechowywana w odrębnych, specjalnie

wystosowanych do tego celu magazynach. O ich powierzchni decyduje wielkość,
różnorodność i tempo przyrostu zasobów.

W dużych bibliotekach uniwersalnych, gromadzących rozmaite pod względem

treściowym  i  formalnym  wydawnictwa,  najczęściej  dokonuje  się  podziału  zbiorów  według
formy  wydawniczej  na  druki  zwarte,  ciągłe  (periodyczne  i  nieperiodyczne),  dokumenty
specjalne  i  druki  ulotne.  Każdej  grupie  materiałów  bibliotecznych  przydziela  się  osobne
pomieszczenia, których powierzchnia powinna umożliwić swobodne  i zarazem ekonomiczne
rozmieszczenie  zasobu,  z  uwzględnieniem  zapasu  miejsca  na  nabytki.  Pozwoli  to  uniknąć
zbyt częstego przesuwania zbiorów.

O dalszym grupowaniu zasobu biblioteki decydują istniejące agendy udostępniania

i  potrzeby  czytelnicze.  W  związku  z  tym  wyodrębnia  się  część  materiałów,  obejmujących
zbiory  wolno  dostępne  i  księgozbiory  podręczne,  cymelia  (materiały  szczególnej  wartości),
wydawnictwa  przeznaczone  do  udostępniania  wyłącznie  na  miejscu.  Planując  lokalizację
magazynów  warto  uwzględnić  częstotliwość  wykorzystywania  zbiorów,  aby  ułatwić  pracę
magazynierów  i  skrócić  czas  oczekiwania  czytelników  na  potrzebne  pozycje.  Omawiając
zagadnienia  związane  z  funkcjonowaniem  magazynów  bibliotecznych,  należy  mieć  na
względzie wartość materiałów tam zgromadzonych. Każde pomieszczenie magazynowe musi
zatem  być  wyposażone  w  urządzenia  zabezpieczające  przed  włamaniem,  kradzieżą,
niszczącymi  czynnikami  atmosferycznymi  czy  katastrofalnymi  (wypadkami  losowymi);
ponadto dostęp do magazynów mogą mieć tylko osoby w nich pracujące i upoważnione przez
dyrekcję biblioteki.

Zbiory o szczególnym znaczeniu powinny być przechowywane w specjalnych

magazynach,  dodatkowo  zabezpieczonych  i  chronionych.  Zwiększonych  środków
ostrożności,  stałych  dyżurów  w  godzinach  udostępniania  zbiorów  —  wymaga  od
pracowników  bibliotek  system  wolnego  dostępu  do  półek,  najczęściej  spotykany
w bibliotekach publicznych oraz w nowoczesnych bibliotekach naukowych.

Regały biblioteczne zapełnia się zgodnie z kierunkiem wskazówek zegara, poczynając od

górnych  półek,  od  strony  lewej  do  prawej.  Woluminy  powinny  być  ustawione  pod  kątem
prostym,  tuż  przy  zewnętrznej  krawędzi  półki,  niezbyt  ciasno  obok  siebie.  Pusta  przestrzeń
między książkami a tylną ścianą regałów pozwala na przepływ powietrza.

W praktyce bibliotecznej stosuje się dwa rodzaje układu zbiorów: systematyczny i formalny.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Układ systematyczny opiera się na schemacie klasyfikacyjnym, stosowanym przy

opracowaniu  rzeczowym  zbiorów  w  danej  bibliotece  (np.  systemie  klasyfikacji  dziesiętnej).
Symbol  klasyfikacyjny,  który  otrzymuje  każda  publikacja  na  podstawie  analizy  treści,
wyznacza  jej  miejsce  w  magazynie.  W  ten  sposób  całość  zbiorów  zostaje  podzielona  na
działy i poddziały, z których każdy reprezentuje inną dziedzinę piśmiennictwa lub wiedzy.
W  obrębie  tych  działów  książki  są  ułożone  alfabetycznie  wg  nazwisk  autorów  albo
w przypadku  prac  zbiorowych  i  anonimowych  —  wg  tytułu.  Warto  zauważyć,  że
rozmieszczenie  systematyczne  publikacji  w  magazynie  przypomina  układ  katalogu
rzeczowego.  Jedyna  różnica  dotyczy  kart  katalogowych  książek  zaopatrzonych  w  symbol
złożony, decydujący o włączaniu kopii karty do różnych działów, podczas gdy książka może
stać tylko w jednym miejscu na półce.

Układ systematyczny zbiorów jest szczególnie przydatny w bibliotekach stosujących

wolny dostęp do półek, a także przy bezpośredniej obsłudze czytelników przez bibliotekarzy.
Pozwala  bowiem  na  szybkie  dostarczenie  zamawianej  pozycji  lub  innej,  dotyczącej  tego
samego zagadnienia,  nawet  bez  poszukiwań w  katalogu.  Przegródki  z wyraźnie  wypisanymi
symbolami  i  nazwami  działów  czy  poddziałów, umieszczone  w odpowiednich  miejscach  na
regałach, znacznie ułatwiają orientację w rozmieszczeniu zasobów w magazynie.
Wiele  bibliotek,  głównie  naukowych,  rozmieszcza  swe  zbiory,  posługując  się  jednym
z układów formalnych, uwzględniających cechy zewnętrzne dokumentu.
Najczęściej  spotyka  się  układ  wg  numerów  inwentarzowych  (numerus  currens)  zbiory  są
układane  na  regałach  w  kolejności  wpisu  poszczególnych  pozycji  do  księgi  inwentarzowej.
Numer  inwentarzowy  staje  się  równocześnie  sygnaturą  dokumentu  (oznaczeniem  jego
miejsca  w  magazynie).  Zgodność  numeru  inwentarzowego  z  sygnaturą  dotyczy  tylko  dzieł
jednotomowych.  Poszczególne  tomy  wydawnictw  wielotomowych  otrzymują  odrębne
numery inwentarzowe, ale w magazynie przechowywane są pod sygnaturą pierwszego tomu.
Ustawienie  według  zapisu  w  księdze  inwentarzowej  jest  nieskomplikowane  i  pozwala  na
sprawną  kontrolę  zbiorów.  Ma  jednak  swoje  wady,  ponieważ  miejsce  książki  na  półce  jest
uzależnione  od  kolejności  wpływu  do  biblioteki  i  bez  pomocy  katalogu  nie  można  jej
odnaleźć.

Odmianą układu numerus currens jest ustawienie zbiorów według formatów. Stanowi

połączenie układu formatowego z układem według bieżących numerów inwentarzowych.
Może to być układ formatowy jawny, w którym sygnatura składa się

z numeru

inwentarzowego i cyfrowego lub literowego oznaczenia formatu dokumentu.
Dla  poszczególnych  formatów  zakłada  się  odrębne  księgi  inwentarzowe  z  numeracją  od  1.
W  układzie  formatowym  utajonym  sygnatura  nie  zawiera  oznaczenia  formatu.  Prowadzi  się
księgę inwentarzową z jednym ciągiem numeracji, a dla każdego formatu zostawia się pewien
zapas numerów, zazwyczaj 35% dla pierwszego, 50% dla najczęściej spotykanego i 15% dla
trzeciego.  W  układzie  skaczącym  (numerus  saltans)  kolejne  wydawnictwa  wpisuje  się  do
inwentarza  tak,  jak  w  układzie  inwentarzowym,  natomiast  na  półkach  grupuje  się  je  według
formatów.  Odmianą  układu  skaczącego  jest  ustawienie  nabytków  na  regałach  zgodnie
z  formatem.  Wpisu  do  inwentarza  dokonuje  się  dopiero  po  zapełnieniu  całego  regału
książkami  jednego  formatu.  W  takim  też  porządku  układa  się  i  przechowuje  zbiory
w magazynie.  Dzięki  temu  można  uzyskać  zgodność  numeru  inwentarzowego  z  sygnaturą
oraz ekonomiczne wykorzystanie miejsca. Taki sposób przechowywania zbiorów spotyka się
rzadko, ponieważ łączy się to z opóźnieniem ewidencji, opracowania i udostępniania zbiorów
aż  do  momentu  zapełnienia  regału.  W  bibliotekach  dysponujących  bardzo  małym
księgozbiorem  spotyka  się  ustawienie  alfabetyczne  według  nazwisk  autorów  lub  tytułów.
Układ  ten  występuje  zazwyczaj  jako  drugi  stopień  porządkowania  w  połączeniu  z  innym,
np. systematycznym czy chronologicznym.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Magazyny czasopism i starych druków wykorzystują porządek chronologiczny według

wieku lub roku wydania dokumentu bądź daty wpływu wydawnictwa do biblioteki.
Najczęściej ustawienie to ma charakter pomocniczy (stanowi zasadę szeregowania w ramach
przyjętego układu).

Układ geograficzny polega na porządkowaniu zbiorów według krajów lub miast,

w których dokumenty zostały wydane. Układ językowy przyjmuje za podstawę podziału
język zgromadzonych dokumentów (książek, czasopism).

Ułożenie według nazw instytucji znajduje zwykle zastosowanie w zbiorach sprawozdań

i dokumentów życia społecznego.

Wydawnictwa ciągłe, głównie czasopisma, tworzą w zbiorach bibliotecznych odrębną

całość. Ułożone są zazwyczaj w kolejności wpisu do inwentarza. Numer inwentarzowy
pierwszego zainwentaryzowanego tomu (rocznika) staje się sygnaturą całego tytułu. Niekiedy
biblioteki wybierają porządek alfabetyczny według tytułów, a w obrębie tytułu szeregują
woluminy chronologicznie.

Wszystkie periodyki w językach obcych włącza się do głównego ciągu czasopism, bez

tworzenia dla nich odrębnej grupy.

Przy tytułach czasopism w alfabecie rosyjskim bierze się pod uwagę ich transliterowany

odpowiednik. Jeśli nastąpiła zmiana tytułu czasopisma, ustawia się jego roczniki pod nowym
tytułem, a w miejscu, gdzie znajdowało się dotychczas, należy włożyć zakładkę odsyłającą do
nowego miejsca przechowania.
Organizując  pomieszczenie  do  magazynowania  wydawnictw  ciągłych,  trzeba  pamiętać
o  szybkim  przyroście  ilościowym  tego  typu  dokumentów  i  o  pozostawieniu  na  półkach
wolnego  miejsca  dla  nowych  roczników.  Jeśli  biblioteka  dysponuje  odpowiednimi
funduszami,  najlepiej  oddać  kompletne  roczniki  do  oprawy  introligatorskiej.  Pozostałe,
tzn.  pojedyncze  zeszyty  lub  roczniki  niepełne,  należy  przechowywać  w  tekturowych
wiązanych okładkach, tzw. szwedzkich teczkach lub w futerałach.

Zbiory biblioteczne, różniące się formą zewnętrzną, wymagają szczególnej troski

podczas przechowywania.
Broszury, dokumenty życia społecznego i druki ulotne zabezpiecza najlepiej oprawa
introligatorska. Dokumenty tego rodzaju można ewentualnie ułożyć w grupy według
określonych tematów i przechowywać w zamykanych pudłach.

Zbiór norm dzieli się na dwie kategorie: normy polskie i obce. W ich obrębie normy

porządkuje  się  według  symboli  literowych  oznaczających  dziedziny  i  następnie  według
numerów. Przechowuje się je w oddzielnych segregatorach. W celu ułatwienia wyszukiwania,
skrajne symbole literowo-cyfrowe, tworzące sygnatury, wypisuje się na grzbiecie segregatora.
Normy  branżowe  i  zakładowe  można  uporządkować  najpierw  w  kolejności  alfabetycznej
nazw  instytucji,  które  je  opracowały,  a  później  uszeregować  według  symboli  i  numerów
nadanych przez wydawcę.

W zależności od wielkości zbioru norm zagranicznych, można dokonać ich podziału

według krajów, które je wydały, i każdą partię przechowywać w odrębnych segregatorach lub
w jednym, oddzielając poszczególne części kartami rozdzielczymi.

Katalogi wydawnicze i literaturę firmową (tzw. techniczno-handlową) opracowuje się

rzeczowo,  przydzielając  poszczególne  druki  do  odpowiednich  działów.  Ze  względu  na  ich
zróżnicowany  format  i  objętość,  najczęściej  przechowuje  się  te  dokumenty  w  teczkach
wiązanych  lub  w  pudłach,  uporządkowanych  zgodnie  z  przyjętym  układem  lub  według
krajów czy nazw firm.

Luźne fotografie, które gromadzi biblioteka, układa się w grupy tematyczne, określane

zależnie od profilu biblioteki i potrzeb czytelników. Przechowuje się je w kopertach, pudłach
lub skrzynkach w kolejności wyznaczonej przez przyjęty schemat klasyfikacyjny.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Odbitki kserograficzne i fotokopie układa się i przechowuje w porządku zgodnym

z zapisem  w  księdze  inwentarzowej.  Kserokopie  zastępują  niejednokrotnie  w  zbiorach
biblioteki  brakujące  dokumenty  lub  ich  fragmenty  (np.  stronice  książki  czy  zeszyt
czasopisma).  Stanowią  wtedy  istotną  część  odpowiedniego  wydawnictwa  i  powinny  być
przechowywane razem z nim.
Mikrofilmy są zwykle nawinięte na szpulki z nierdzewnej blachy lub z tworzywa sztucznego.
Układa  się  je  w  kartonowych  pudłach,  zaopatrzonych  w  otwory  w  bocznych  ściankach
umożliwiające  przepływ  powietrza.  Pudła  –  zależnie  od  ich  wielkości  –  mogą  pomieścić
jedną  albo  więcej  szpul.  Na  zewnętrznej  ściance,  w  widocznym  miejscu,  umieszcza  się
skrajne  sygnatury  szpul.  Pudła  są  przeważnie  magazynowane  w  szafie  przeznaczonej
wyłącznie  dla  mikrodokumentów.  Mikrofisze  i  mikrokarty  przechowuje  się  w  kartach
kieszeniowych.  Przed  rozproszeniem  zabezpieczają  je  koperty  i  pudła,  ułożone  i  oznaczone
zgodnie z systemem przyjętym w danej bibliotece.

Dokumenty audiowizualne układa się w osobne grupy według numeracji inwentarzowej

i magazynuje w specjalnych pudłach i szafach.
Dary i depozyty traktowane są najczęściej jako samodzielne partie zbiorów. Bez względu
na formę dokumentów powinny być zgromadzone w jednym pomieszczeniu.

Pracę magazynierów i bibliotekarzy ułatwia w znacznym stopniu ogólny plan

rozmieszczenia zbiorów, znajdujący się przy wejściu do poszczególnych magazynów.
Zewnętrzne ściany regałów powinny być zaopatrzone w napisy informujące o bloku sygnatur
dokumentów, ustawionych w tych regałach. W magazynach bibliotek, stosujących układ
rzeczowy zbiorów, należy wprowadzić rozdzielacze półkowe z symbolem i nazwą działu.

Prawie wszystkie współczesne biblioteki borykają się z licznymi problemami

związanymi z prawidłowym magazynowaniem zbiorów. Pomieszczenia do tego przeznaczone
bardzo  często  nie  spełniają  podstawowych  wymogów  pod  względem  lokalizacji,  klimatu,
a przede  wszystkim  wielkości  powierzchni,  odpowiedniej  do  zasobów.  Korzystnym
sposobem  częściowego  rozwiązania  trudności,  wynikających  z  powiększania  się  zbiorów
i potrzeb ich przechowywania, jest tworzenie bibliotek składowych. Mogą one pełnić funkcję
zbiornicy dokumentów  rzadko  wykorzystywanych,  np.  prac  naukowych  dotyczących  bardzo
wąskiej  dyscypliny,  druków  urzędowych  czy  specjalistycznych  czasopism  w  językach
obcych. Placówki tego typu organizowane przez jedną dużą bibliotekę lub przez sieć bibliotek
współpracujących  w  zakresie  gromadzenia,  przechowywania  i  udostępniania  materiałów
bibliotecznych najczęściej lokalizuje się je na obrzeżach miasta, a nawet poza jego granicami,
i  dlatego  koniecznością  staje  się  rozwiązanie  problemu  sprawnego  transportu  i  niezawodnej
łączności  telekomunikacyjnej.  Biblioteki  składowe  mogą  udostępniać  swoje  zbiory
wszystkim  bibliotekom  danego  miasta,  regionu  albo tylko  placówkom  jednej  sieci.  Warunki
lokalowe  bibliotek  składowych  decydują  o  sposobie  magazynowania  przez  nie  zbiorów.
Zazwyczaj  stosują  one  system  magazynowania  zwartego regały przesuwne), pozwalający  na
najefektywniejsze  wykorzystanie  miejsca.  Kosztami  utrzymania  bibliotek  składowych
powinno  się  obciążać  wszystkie  biblioteki  oraz  instytucje  z  nimi  współpracujące  i  czerpiące
korzyści z ich usług.

Przechowywane w magazynach zbiory reagują ma różne czynniki zewnętrzne i pod ich

wpływem ulegają przemianom, stopniowo niszczejąc i tracąc w nieodwracalny sposób swoje
pierwotne właściwości fizyczne oraz chemiczne.

Chcąc zapewnić zbiorom bibliotecznym jak najdłuższe istnienie, należy w przemyślany

i systematyczny sposób zabezpieczyć je przed destrukcyjnym działaniem czynników
atmosferycznych, energii promieniowania, czynników biologicznych, katastrofalnych
i człowieka.

Ujemny wpływ zanieczyszczeń, pochodzących od gazów spalinowych i innych

oddziaływuje najsilniej na zbiory biblioteczne w dużych miastach, szczególnie gdy biblioteki

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

zlokalizowane są w pobliżu ruchliwych arterii komunikacyjnych i zakładów przemysłowych.
Wyjątkowo  niekorzystny  wpływ  ma  stan  papieru, pergaminu  i skóry  mają:  dwutlenki  siarki,
tlenek  azotu  i  ozon.  Dwutlenek  siarki  powoduje  silne  zakwaszenie  papieru,  tym  samym
niszczy  jego  wewnętrzną  budowę,  atakując  włókniste  substancje  organiczne.  Zewnętrzne
efekty działania związków siarki objawiają się po pewnym czasie wysuszeniem i kruszeniem
skóry, przebarwieniami widocznymi na papierze, a także jego kruchością i łamliwością.

Aby zabezpieczyć dokumenty przed niszczącymi skutkami oddziaływania gazów

spalinowych, należy ściany pomieszczeń magazynowych obijać wykładzinami z materiałów
zawierających węglan wapnia, a okna i drzwi uszczelniać.

Kurz i pyły, zaliczane do stałych czynników atmosferycznych, są niemal zawsze obecne

w  otoczeniu  książek  i  innych  druków.  Najskuteczniejszym  sposobem  niedopuszczenia
zanieczyszczeń  do  zbiorów  jest  zainstalowanie  w  magazynach  urządzeń  klimatyzacyjnych.
Można  też  ograniczyć  przenikanie  kurzu  do  wnętrza  przez  zastosowanie  prostych  urządzeń
filtrujących i równocześnie nawilżających powietrze w pomieszczeniach.

Niebagatelny wpływ na stan zbiorów bibliotecznych ma temperatura powietrza

w  magazynach.  Wzrost  temperatury  otoczenia  powoduje  szybsze  działanie  kwasów,
zwiększoną  absorbcję  siarki  z  powietrza,  przyspieszony  rozwój  drobnoustrojów  i  owadów.
W  efekcie  papier  staje  się  łamliwy,  mniej  wytrzymały  na  rozdarcie.  Wahania  temperatur
również wpływają niekorzystnie na materiały, z jakich składają się dokumenty, ze względu na
różną ich rozszerzalność i obniżenie stopnia higroskopijności.

Utrzymanie stałej, optymalnej temperatury dla danej grupy zbiorów pozwala na

spowolnienie procesu starzenia papieru i przedłużenie żywotności książek.

Wybór odpowiedniego sposobu oświetlenia pomieszczeń bibliotecznych decyduje

o zabezpieczeniu  zbiorów  przed  szkodliwym  działaniem  promieniowania  oraz  ułatwia  pracę
bibliotekarzom  i  użytkownikom.  Ponieważ  bezpośrednie  działanie  promieni  słonecznych
powoduje żółknięcie papieru, płowienie farb, atramentów, barwionych grzbietów opraw, okna
w  pomieszczeniach  magazynowych  powinny  mieć  orientację  północną  albo  wschodnią.
Dostęp  promieni  ultrafioletowych  do  zbiorów  skutecznie  blokują  specjalne  płyty  i  filtry
umieszczane w oknach magazynów oraz innych pomieszczeń z magazynami.

Istotne znaczenie dla przetrwania zasobów bibliotecznych ma zabezpieczenie ich przed

wpływem czynników biologicznych: grzybów, owadów, gryzoni, promieniowców i bakterii.
Do skutecznych metod walki z drobnoustrojami należy sterylizacja i dezynfekcja.

Zasoby bibliotek narażone są nie tylko na szkodliwe działanie czynników biologicznych

czy  chemicznych.  Nierzadko  niewłaściwa  postawa  człowieka  wobec  książki,  jego  złe
przyzwyczajenia  i  bezmyślność przynoszą dotkliwe straty. Na szczególne niebezpieczeństwo
bywają  narażone  zbiory  eksponowane  na  wystawach  Powodem  nieodwracalnych  zniszczeń
zbiorów  bibliotecznych  są  kradzieże.  Najcenniejsze  zbiory  powinny  być  przechowywane
w  magazynach  wyposażonych  w  urządzenia  alarmowe  oraz  dodatkowe  instalacje  blokujące
wszystkie drzwi. Dobra kultury zgromadzone w bibliotekach należy skutecznie zabezpieczyć
przed czynnikami katastrofalnymi, przede wszystkim przed pożarem i powodzią.

Ważnym zabiegiem ratującym zbiory biblioteczne jest konserwacja książek. Przed

oddaniem  książki  do  konserwacji  należy  ją  skatalogować,  uzupełnić  opis  i  szczegóły
uszkodzeń.  Konserwatorskie  badanie  obiektu  polega  m.in.  na  badaniu  gatunku  papieru,
stopnia  jego  zaklejenia  tj.  nasycenia  klejem,  rodzaju  uszkodzeń.  Sprawdza  się  ewentualną
rozpuszczalność  farb  i  atramentów.  Analizuje  się  też  każdy  element  oprawy.  Bez  tego
przystąpienie  do  zabiegów  konserwatorskich  byłoby  bardzo  ryzykowne.  Szczegółowej
analizy wymagają zwłaszcza wcześniejsze naprawy, jeśli takie były już dokonywane. Wyniki
tych  badań  zapisuje  się  i  uzupełnia  fotografiami  obiektu.  Dalsze  prace  konserwatorskie
polegają  na:  dezynsekcji  i  dezynfekcji,  rozmontowaniu  książki,  czyszczeniu  mechanicznym
kart, kąpielach chemicznych, wzmacnianiu papieru, sklejaniu rozdarć i uzupełnianiu ubytków,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

prasowaniu, szyciu, konserwacji oprawy oraz sporządzeniu dokumentacji konserwowanego
obiektu. Nie każdy obiekt będzie wymagał wszystkich wymienionych tutaj zabiegów.
Książkę po konserwacji zabezpiecza się przed ponownym uszkodzeniem.

Zabiegi konserwatorskie przyczyniają się do zabezpieczania wielu cennych dokumentów

bibliotecznych.

4.6.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jakie czynniki warunkują sposób rozmieszczenia dokumentów w bibliotece?
2.  Jakie rodzaje układu zbiorów stosuje się w praktyce bibliotecznej?
3.  Na czym polega układ systematyczny?
4.  Na czym polega układ formalny?
5.  Na czym polega układ numerus currens?
6.  Na czym polega układ numerus saltans?
7.  Czym charakteryzuje się układ geograficzny?
8.  Czym charakteryzuje się układ językowy?
9.  Jak przechowuje się czasopisma?
10. Jak przechowuje się inne dokumenty biblioteczne?
11. Jakie czynniki wpływają na niszczenie zbiorów bibliotecznych?
12. Na czym polega ochrona materiałów bibliotecznych?
13. Na czym polega konserwacja książek?

4.6.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Scharakteryzuj sposoby przechowywania i organizowania zbiorów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  dokonać charakterystyki sposobów przechowywania i organizowania zbiorów,
4)  zapisać najważniejsze przemyślenia,
5)  zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6)  dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

mazaki,

−

arkusz papieru.

Ćwiczenie 2

Scharakteryzuj sposoby zabezpieczania i konserwacji źródeł informacji.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonań ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z materiałem nauczania,
2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3)  dokonać charakterystyki sposobów zabezpieczania i konserwacji zbiorów,
4)  zapisać najważniejsze przemyślenia,
5)  zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6)  dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

mazaki,

−

arkusz papieru.

4.6.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)

2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)

wymienić  czynniki  warunkujące  sposób  rozmieszczenia  dokumentów
w bibliotece?
omówić rodzaje układu zbiorów stosuje się w praktyce bibliotecznej?
scharakteryzować układ systematyczny?
scharakteryzować układ formalny?
omówić, na czym polega układ numerus currens?
omówić, na czym polega układ numerus saltans?
omówić, czym charakteryzuje się układ geograficzny?
omówić, czym charakteryzuje się układ językowy?
omówić, jak przechowuje się czasopisma?
omówić jak przechowuje się inne dokumenty biblioteczne?
wymienić, jakie czynniki wpływają na niszczenie zbiorów bibliotecznych?
omówić, na czym polega ochrona materiałów bibliotecznych?
omówić, na czym polega konserwacja książek?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.7. Archiwum zakładowe. Narodowy zasób archiwalny

4.7.1. Materiał nauczania

Archiwum zakładowe określa komórkę organizacyjną powoływaną przez podmiot

zajmującą się przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji do bieżącego
urzędowania oraz czasowym ich:

−

przechowywaniem,

−

ewidencjonowaniem dokumentacji,

−

udostępnianiem,

−

brakowaniem,

−

przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego.

Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kat. „A”) i dokumentację
niearchiwalną (kat. „B”).
Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją

i odpowiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,

2) przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji nie

archiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,

3) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej

ewidencji,

4) udostępnianie akt osobom upoważnionym,
5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,

zgodnie z obowiązującymi terminami,

6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie

wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

Archiwum zakładowe przechowuje akta i dokumenty, korespondencję, dokumentację finansową,
techniczną  i  statystyczną  oraz  inną  dokumentację,  bez  względu  na  sposób  jej  wytwarzania,
a mającą znaczenie  jako źródło  informacji o wartości historycznej o działalności danego  miasta,
jego  poszczególnych  organów  i  innych  jednostek  organizacyjnych.  Zasoby  te  tworzą  materiały
archiwalne  tzw.  Kategorii  „A”.  Dokumentacja  niearchiwalna  tzw.  Kategoria  „B”,  która  jest
dokumentacją o czasowym znaczeniu praktycznym obejmuje:

−

listy płac,

−

akta osobowe kadry kierowniczej jednostek podporządkowanych,

−

teczki osobowe pracowników,

−

karty wynagrodzeń,

−

akta osobowe pracowników,

−

plany,

−

sprawozdania,

−

księgi i rejestry dotyczące podatków i opłat publicznych,

−

protokoły,

−

książki kontroli,

−

dokumentacje związane z wykonawstwem inwestycji i remontów,

−

opinie prawne,

−

listy obecności,

−

oferty złożone u zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,

−

kopie raportów kasowych i grzbiety książeczek czekowych.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Archiwum zakładowe przechowuje akta z działalności danej instytucji lub prywatnego
przedsiębiorstwa, tzn.:

a) dokumenty płacowe i kadrowe zlikwidowanych zakładów pracy,
b) dokumenty płacowe i kadrowe zlikwidowanych placówek oświatowych.

Narodowy zasób archiwalny
Każda  instytucja  w  trakcie  swojej  działalności  wytwarza  różnorodną  dokumentację,  która
utrwalona jest na rozmaitego rodzaju nośnikach. Dokumentacja ta rejestruje sposób działania
instytucji i odzwierciedla zarządzanie nią.
Część  akt  o trwałej  wartości  historycznej  (około  25%)  stanowi  narodowy  zasób archiwalny.
Po  upływie  obowiązujących  okresów  przechowywania  w  instytucji  materiały  te
przekazywane  są  do  właściwego  archiwum  państwowego  na  wieczyste  przechowywanie.
Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne i po
upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę.
Postępowanie z dokumentacją  nie  jest więc dowolne  i opiera się o określone zasady prawne.
Najważniejszym  aktem  prawnym  w  zakresie  polskiego  prawa  archiwalnego  jest  Ustawa
z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz.
173 z późn. zm.).
Postępowanie z dokumentacją określają przepisy ogólnopaństwowe:

−

Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. Nr 121, poz. 591

z późn. zm.),

−

Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku - Prawo prasowe (Dz.U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.),

−

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz.

883 z późn. zm.),

−

Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz.

95 z późn. zm.),

Materiały  archiwalne  wytworzone  w  toku  działalności  instytucji  państwowych  oraz
samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji
niepaństwowych  –  niepaństwowy  zasób  archiwalny.  Zasób  państwowy  i  niepaństwowy
składa  się  na  narodowy  zasób  archiwalny.  Nadzór  nad  narodowym  zasobem  archiwalnym
sprawuje  Minister  Kultury  i  Dziedzictwa  Narodowego  przez  Naczelnego  Dyrektora
Archiwów  Państwowych,  a  Dyrektor  Naczelny  –  przez  dyrektorów  centralnych  archiwów
państwowych oraz dyrektorów państwowych archiwów terenowych. Nadzór ten polega na:
a)  ustalaniu  jednostek  organizacyjnych,  które  są  zobligowane  do  prowadzenia  archiwów

zakładowych,

b) zatwierdzaniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, do których opracowania

zobowiązane są instytucje prowadzące archiwa zakładowe,

c) kontroli prawidłowości gromadzenia, przechowywania, opracowania, prowadzenia

ewidencji oraz udostępniania i zabezpieczania materiałów archiwalnych, a także
brakowania dokumentacji,

d)  udzielaniu konsultacji w sprawach postępowania z dokumentacją.
Państwową sieć archiwalną tworzą:
a)  archiwa państwowe,
b)  archiwa państwowe wyodrębnione,
c)  archiwa

zakładowe

państwowych

jednostek

organizacyjnych

samorządów

terytorialnych,

d) archiwa państwowych jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym.
Archiwa państwowe dzielą się na:

−

archiwa centralne obejmujące swoim zasięgiem działania cały kraj,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

archiwa terenowe obejmujące zasięgiem działania pewien region (obszar jednego lub

kilku województw).

W  Polsce  działają  3  archiwa  centralne.  Są  to:  Archiwum  Główne  Akt  Dawnych
przechowujące  materiały  archiwalne  od  najdawniejszych  czasów  do  1918  roku,  Archiwum
Akt  Nowych  gromadzące  materiały  archiwalne  od  1918  roku  do  dziś  oraz  Archiwum
Dokumentacji  Mechanicznej  specjalizujące  się  w  przechowywaniu  i  gromadzeniu
dokumentacji audiowizualnej.
Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności:
1)  kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego,
2)  prowadzenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego,
3)  ewidencja,  przechowywanie,  opracowywanie, zabezpieczanie  i udostępnianie  materiałów

archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego,

4) kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego

zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych,

5) wydawanie odpisów, wyciągów i kserokopii przechowywanych materiałów oraz ich

uwierzytelnianie, a także wystawianie zaświadczeń na podstawie zgromadzonych
materiałów,

6) prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin

pokrewnych,

7) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie

działalności informacyjnej.

Archiwami państwowymi wyodrębnionymi są:

−

archiwum Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej,

−

archiwum Ministerstwa Obrony Narodowej, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych

i Administracji, Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Urzędu Ochrony Państwa oraz
jednostek organizacyjnych im podległych.

Archiwa wyodrębnione obejmują swoim zasięgiem działania obszar całego kraju.

Materiały archiwalne przez nich wytworzone powinny być przekazane do archiwów
państwowych, nie później niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia (o ile nie narusza to
prawnie chronionych interesów państwa i obywateli).

Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych

i samorządach terytorialnych, w których powstają materiały archiwalne.
Kierownicy tych jednostek obowiązani są zapewnić:

−

gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie

materiałów archiwalnych,

−

klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie dokumentacji a także przekazywanie jej

właściwym archiwom państwowym.

Państwowym  jednostkom  organizacyjnym z powierzonym  zasobem  archiwalnym  (np.  PAN,
IPN)  Naczelny  Dyrektor  Archiwów  Państwowych  może  powierzyć  gromadzenie
i  przechowywanie  materiałów  archiwalnych.  Różnica  między  nimi  a  zwykłymi  archiwami
zakładowymi  polega  na  tym,  że  materiały  archiwalne  przez  te  jednostki  wytworzone  nie
podlegają  okresowemu  przekazywaniu  do  archiwów  państwowych.  Decyzje  dotyczące
powierzenia zasobu Naczelny Dyrektor wydaje na czas określony lub na stałe.
Dokumentacja wytworzona w toku działalności urzędów i instytucji a także innych jednostek
organizacyjnych może być bardzo zróżnicowana.
Podstawowe kryteria podziału dokumentacji to:
1)  kryterium wartości archiwalnej dokumentacji,
2)  kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik,
3)  kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatności do celów
praktycznych, dzielimy całą dokumentację na dwie kategorie:

−

materiały archiwalne oznaczone symbolem „A”,

−

dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem „B”.

Materiały archiwalne to wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja,

dokumentacja  finansowa,  techniczna  i  statystyczna,  mapy  i  plany,  fotografie,  filmy
i mikrofilmy,  nagrania  dźwiękowe  i  wideofonowe  oraz  inna  dokumentacja,  bez  względu  na
sposób  jej  wytwarzania,  mająca  znaczenie  jako  źródło  informacji  o  wartości  historycznej
o działalności  Państwa  Polskiego,  jego  poszczególnych  organów  i  innych  państwowych
jednostek  organizacyjnych  oraz  o  jego  stosunkach  z  innymi  państwami,  o  rozwoju  życia
społecznego  i  gospodarczego,  o  działalności  organizacji  o  charakterze  politycznym,
społecznym  i  gospodarczym,  zawodowym  i  wyznaniowym,  o  organizacji  i  rozwoju  nauki,
kultury i sztuki powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Materiały archiwalne mają
więc  wartość  historyczną,  przechowywane  są  wieczyście,  a  więc  nie  mogą  być  nigdy
zniszczone.

Dokumentacja niearchiwalna (w odróżnieniu od materiałów archiwalnych) posiada

jedynie wartość praktyczną. Po jej wykorzystaniu i po upływie określonych okresów
przechowywania, jest brakowana i niszczona. Dokumentacja ta dzieli się na trzy grupy:

−

„B” z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas okres jej przechowywania (np. „B5”),

−

„BE” z dodaniem cyfr arabskich, gdzie litera „E” oznacza przeprowadzenie ekspertyzy

przez właściwe archiwum państwowe, po obowiązującym okresie przechowywania
dokumentacji w instytucji (np. „BE lO”),

−

„Bc” oznaczającą dokumentację, która jest powtarzalna, ma wyłącznie krótkotrwałą

wartość praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona na makulaturę.

Instytucje wytwarzające materiały archiwalne zobowiązane są:

−

do prowadzenia archiwum zakładowego, natomiast te, które wytwarzają tylko

dokumentację niearchiwalną prowadzą składnice akt. Decyzje w tej sprawie wydaje
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Dokumentacja  stanowiąca  materiały  archiwalne  lub  dokumentację  niearchiwalną  może  być
utrwalona  na  różnego  rodzaju  nośnikach.  Podstawowym  nośnikiem  był  i  jest  papier.
Dokumentację  zarejestrowaną  na  tym  nośniku  nazywamy  aktową.  Oprócz  dokumentacji
aktowej  spotykamy  często  dokumentację  audiowizualną  (mechaniczną).  Utrwalona  jest  ona
na  płytach  gramofonowych,  kasetach  magnetofonowych  oraz  innych  nośnikach  dźwięku,
a  także  na  kasetach  wideofonowych.  Dokumentacja  audiowizualna  to  również  fotografie  w
postaci negatywów bądź pozytywów. Coraz częściej instytucje utrwalają swoją dokumentację
korzystając  z  komputerów.  Forma  komputerowa  dokumentacji  obejmuje  programy,  dyski
magnetyczne i optyczne oraz dyskietki.

Rozpatrując dokumentację pod względem dostępności do niej osób trzecich, niezależnie

od jej wartości archiwalnej oraz nośnika, na którym została utrwalona, możemy wyróżnić jej
dwa rodzaje:

a)  dokumentację jawną,
b)  dokumentację niejawną.
Dokumentacja  jawna  nie  jest  objęta  klauzulą  tajności,  może  być  więc  udostępniona

osobom trzecim, w przeciwieństwie do dokumentacji niejawnej zawierającej informacje
niejawne.

Dokumentacja niejawna dzieli się na:

−

dokumentację ściśle tajną,

−

dokumentację tajną,

−

dokumentację poufną,

−

dokumentację zastrzeżoną.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Dokumentacja  ściśle  tajna  stanowi  tajemnicę państwową  i podlega  ochronie przez  50  lat od
momentu jej wytworzenia.
Natomiast  dokumentacja  poufna  i  zastrzeżona  stanowi  tajemnicę  służbową.  Dokumentacja
poufna podlega ochronie przez 5 lat, a zastrzeżona przez 2 lata.
Dokumentacja  ściśle  tajna,  tajna  oraz  poufna  powinna  być  przechowywana  w  kancelarii
tajnej.  Postępowanie  z  dokumentacją  w  instytucjach  od  chwili  wpływu  lub  od  momentu
wytworzenia jej w komórce organizacyjnej oraz obieg tej dokumentacji w trakcie załatwiania
spraw  do  momentu  przekazania  jej  do archiwum  zakładowego  lub do  składnicy  akt  reguluje
instrukcja  kancelaryjna.  Jest  ona  podstawą  pracy  biurowej  instytucji  i  określa  jej  system
kancelaryjny.  Instrukcja  kancelaryjna  reguluje  w  szczególności  zasady  rejestrowania  spraw
oraz  znakowania  pism,  zakładania  teczek  aktowych  oraz  zasady  przekazywania  akt  spraw
zakończonych do archiwum zakładowego bądź do składnicy akt.
Instytucje państwowe i samorządowe, jednostki organizacyjne, w których powstają materiały
archiwalne  (akta  kategorii  "A")  zobowiązane  są  do  opracowania  i  stosowania  instrukcji
kancelaryjnych.  Na  mocy  art.  6  §  2  Ustawy  z  dnia  14  lipca  1983  r.  o  narodowym  zasobie
archiwalnym  i  archiwach  (Dz.U.  Nr  38,  poz.  173Z  z  późn.zm.)  instrukcje  te  wymagają
zatwierdzenia  przez  Naczelnego  Dyrektora  Archiwów  Państwowych,  który  do  tego  celu
upoważnił dyrektorów właściwych archiwów państwowych.
Zatwierdzanie  instrukcji  kancelaryjnych  przez  dyrektorów  archiwów  państwowych  nie  jest
obowiązkowe  dla  instytucji  niepaństwowych,  których  instrukcje  są  zatwierdzane
i wprowadzane w życie przez dyrekcje tych instytucji.

W polskich instytucjach najczęściej spotykanym systemem kancelaryjnym jest system

dziennikowy i bezdziennikowy, a ostatnio mieszany.

W systemie dziennikowym podstawę ewidencji wszystkich pism stanowi dziennik

podawczy,  na  podstawie,  którego  każde  wpływające  lub  wychodzące  pismo  otrzymuje
kolejny  numer.  Numer  ten  łamany  przez  dwie  ostatnie  cyfry  roku  jest  znakiem  pisma.
Dziennik  podawczy  jest  wspólny  dla  całej  korespondencji,  dlatego  kolejne  pisma  tej  samej
sprawy mają różne znaki. Utrudnia to tworzenie kompletu akt spraw.

Natomiast w systemie bezdziennikowym dokonuje się rejestracji spraw, a nie

poszczególnych pism.
Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma wszczynającego sprawę.
Następne pisma w tej sprawie otrzymują ten sam znak co pismo pierwsze.
Znak sprawy jest jej cechą rozpoznawczą. Składa się z czterech części:
1) symbolu literowego nazwy komórki organizacyjnej wymienionej w regulaminie

organizacyjnym instytucji,

2)  liczbowego symbolu hasła według rzeczowego wykazu akt,
3)  kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4)  dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę zarejestrowano w spisie spraw.
Trzy  pierwsze  składniki  znaku  powinny  być  oddzielone  od  czwartego  kreską  pionową,  a  od
siebie – kreską poziomą.
Przykładowy znak sprawy DP-022-5/01 oznacza:
D P – Departament Prawny,
022 – Interpretacja aktów prawnych,
5 – kolejny numer sprawy w spisie spraw,
01– rok 2001.
Niektóre instytucje poszerzają znak sprawy o  jeden element, a  mianowicie o kolejny  numer
pisma w danej sprawie, oddzielony nawiasem.
Przykładowy znak sprawy DP-022-5(3)/0l oznacza wtedy:
D P – Departament Prawny,
022 – Interpretacja aktów prawnych,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5 – kolejny numer sprawy w spisie spraw,
(3) – trzecie pismo w tej sprawie,
01– rok 2001.

Rejestracji dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej,

zakładanej zgodnie z wykazem akt. W przypadku komputerowego rejestrowania spraw
formularz spisu spraw należy wprowadzić do pamięci komputera. Wypełniony spis spraw
zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi rzeczowego wykazu akt jest nazwą pliku.

Rzeczowy wykaz akt jest podstawą systemu bezdziennikowego. Wykaz akt stanowi

niezależną  od  struktury  organizacyjnej  rzeczową  klasyfikację  wszystkich  akt  powstających
w toku  działalności  instytucji  i  zawiera  ich  kwalifikację  archiwalną.  Obejmuje  wszystkie
sprawy  i  zagadnienia  z  zakresu  działalności  instytucji  oznaczone  w  poszczególnych
pozycjach symbolami,  hasłami  oraz  kategorią  archiwalną.  Wykaz  akt  opiera się  na  systemie
klasyfikacji  dziesiętnej,  tzn.  że  całość  akt  wytwarzanych  w  komórkach  organizacyjnych
należy  podzielić  na  klasy  I  rzędu  oznaczone  symbolami od 0  do  9.  W ramach każdej  z tych
klas  wprowadza  się  klasy  II  rzędu,  oznaczone  symbolami  dwucyfrowymi,  powstałymi przez
dodanie  do  symbolu  klasy  I  rzędu  jednej  z  cyfr  od  0  do  9,  a  w  ich  ramach  wprowadza  się
klasy III rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu
klasy II rzędu znów jednej z cyfr od 0 do 9 itd.
W

systemie

bezdziennikowym

można

stosować

kontrolki

wpływu

(dzienniki

korespondencyjne  czy  inne  pomoce  ewidencyjne)  służące  do  kontroli  obiegu  dokumentacji.
Nie  mają  one  jednak  wpływu  na  znakowanie  pism  i  kompletowanie  akt  spraw  w  teczkach.
Konsekwentne  stosowanie  systemu  bezdziennikowego,  tzn.  przestrzeganie  jednolitych  zasad
rejestrowania  spraw,  tworzenia  teczek  aktowych  oraz  ich  układu  przynosi  duże  korzyści
merytoryczne. Materiały archiwalne  mogą być od razu wydzielone, właściwie uporządkowane
i zabezpieczone dla przyszłych pokoleń, a dokumentacja niearchiwalna o jednakowym okresie
przechowywania  (po  jego  upływie),  może  być  brakowana  bez  potrzeby  oddzielania  jej  od
dokumentacji  o  innym  okresie  przechowywania.  Stosowanie  systemu  bezdziennikowego
pomocne  jest  również  w  celu  szybkiego  dotarcia  do  potrzebnej  dokumentacji.  Ułatwia  też
w ogromnym stopniu przygotowanie akt do przekazania do archiwum zakładowego instytucji,
a po  ustawowym  okresie  ich  przechowywania  w  tym  archiwum,  przekazanie  materiałów
archiwalnych  do  właściwego archiwum  państwowego. Ostatnio  niektóre instytucje, w  których
obowiązuje  bezdziennikowy  system  kancelaryjny  z  obawy  przed  zaginięciem  pism,  zaczęły
używać różnych pomocniczych środków ewidencyjnych.

I tak wytworzył się system kancelaryjny mieszany, który łączy w sobie elementy systemu

dziennikowego  i  bezdziennikowego.  W  systemie  mieszanym  rejestracja  prowadzona  jest
dwutorowo.  Kancelaria  instytucji  nadaje  pismu  kolejny  numer  wpływu  wynikający
z  dziennika  podawczego  (prowadzonego  chronologicznie),  natomiast  pracownicy  komórek
organizacyjnych  dokonują  właściwej  rejestracji  wykorzystując  do  tego  celu  symbole
klasyfikacyjne wspomnianego wyżej rzeczowego wykazu akt (rejestrują sprawy, a nie pisma,
w spisie spraw). Obieg korespondencji winien być szybki. Pisma powinny przechodzić przez
niezbędne  punkty  zatrzymania  tylko  jeden  raz.  Obieg  pism  wewnątrz  instytucji  powinien
odbywać  się  za  pokwitowaniem.  Akta  spraw  będących  w  toku  załatwiania  powinny  być
przesyłane  do  komórek  organizacyjnych  (punktów  zatrzymania)  w  teczce  obiegowej
Czynności  kancelaryjne  to  czynności  dokonywane  w  zakresie  przyjmowania,  ewidencji,
rejestrowania,  wysyłania  i  przechowywania  dokumentacji.  Czynności  kancelaryjne
wykonywane  są  na  ogół  przez  kancelarię  oraz  referentów  spraw  w  komórkach
organizacyjnych. W systemie dziennikowym i mieszanym do typowych czynności kancelarii
należy  w  szczególności:  przyjmowanie  wpływów,  sprawdzanie  ich,  opatrywanie  pieczątką
wpływu  oraz  ich  segregacja,  ewidencjonowanie  ich  w  dzienniku  korespondencyjnym,
przekazywanie  wpływów  do  wglądu  przełożonym  tych  oraz  ich  dystrybucja  do  właściwych

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

komórek  organizacyjnych  zgodnie  z  dekretacją,  przyjmowanie  z  komórek  organizacyjnych
korespondencji  wychodzącej  i  jej  ewidencja  w  dzienniku  wysyłanej  korespondencji,
ekspedycja wysyłanej korespondencji.
W  systemie  kancelaryjnym  bezdziennikowym  kancelaria  ogranicza  się  do  umieszczenia
pieczątki wpływu, w obrębie której wpisuje datę wpływu  i liczbę załączników. Następnie po
dekretacji  przełożonych,  korespondencję  przekazuje  się  do  komórek  organizacyjnych.
Pracownicy  komórek  organizacyjnych  załatwiający  sprawy  rejestrują  je  według  symboli
i  haseł  klasyfikujących  z  rzeczowego  wykazu  akt.  Przystępując  do  rejestracji,  pracownik
sprawdza,  czy  otrzymane  pismo  dotyczy  sprawy  już  zapoczątkowanej,  czy  jest  to  pierwsze
pismo  w  nowej  sprawie.  Jeśli  sprawa  była  już zapoczątkowana,  pracownik ogranicza  się do
odnotowania w obrębie pieczątki wpływu znaku sprawy nadanego wcześniej. Natomiast jeśli
otrzymane pismo  jest pierwsze w danej sprawie, rejestruje  je, wpisując do spisu spraw danej
teczki.  Na  piśmie  w  obrębie  pieczątki  wpływu  wpisuje  wówczas  znak  sprawy,  który  składa
się z symbolu komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt,
kolejnego  numeru  ze  spisu  spraw,  pod  którym  sprawa  została  zarejestrowana  oraz  dwóch
ostatnich cyfr roku. Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej.
W  przypadku  ustnego  załatwienia  sprawy  pracownik  odpowiedzialny  za  jej  załatwienie
sporządza  odpowiednią  notatkę  zawierającą  informacje  o  sposobie  załatwienia,  nazwisko
strony zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika załatwiającego sprawę.
Do każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które poza treścią
winno zawierać następujące elementy:
a)  imię i nazwisko lub nazwę adresata i jego adres,
b)  znak rozpoznawczy sprawy,
c)  datę wysyłki pisma,
d)  datę i znak sprawy , której odpowiedź dotyczy,
e)  podpis  w  obrębie  pieczątki  określającej  stanowisko  służbowe  oraz  imię  i  nazwisko

uprawnionego do podpisu,

f)  inicjały pracownika, który sporządził pismo,
g)  liczbę załączników.
W  przypadku,  gdy  treść  pisma  ma  być  podana  do  wiadomości  innym  instytucjom  lub
osobom,  pod  treścią  pisma  po  zwrocie  „otrzymują”  albo  „do  wiadomości”,  wymienia  się
adresatów.  Czystopisy  wysyłanych  pism  sporządza  się  na  blankietach  korespondencyjnych
z odpowiednim  nadrukiem.  W  dacie  pisma  należy  umieścić  jedynie  rok  i  miesiąc,  dzień
miesiąca wpisuje  podpisujący.  Uprawnienia  do  podpisywania  pism  w  granicach  statutowego
działania określa regulamin organizacyjny instytucji. Jeśli podpisujący działa z upoważnienia,
zamieszcza  przed  stanowiskiem  znak  „z  up.”,  jeżeli  pismo  podpisuje  pełniący  obowiązki  –
znak  „p.o.”,  a  jeżeli  osoba  podpisująca  w  jego  zastępstwie  –  znak  „wz”.  W  sytuacji
podpisywania  większej  liczby  pism  tej  samej  treści,  można  podpis  odręczny  zastąpić
faksymile imienia i nazwiska bądź powielić pismo, po okazaniu podpisanego oryginału, który
pozostaje  w  aktach  sprawy.  Urzędowe  pieczęcie  okrągłe  umieszcza  się  na  pismach  mających
charakter dokumentu. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z wykazem akt.
Na  każdy  rok  kalendarzowy  zakłada  się  nowe  teczki  aktowe  i  nowe  spisy  spraw.  W  sytuacji
znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu jednego roku można prowadzić teczki ze spisami spraw
przez  kilka  lat.  Odnosi  się  to także  do  akt,  których  charakter  wymaga  łączenia  ich  przez dłuższy
czas, np. zbiorów normatywów. Końcowej klasie wykazu akt odpowiada teczka aktowa (może
być  podzielona  na  tomy)  o  tym  samym  symbolu  i  haśle  klasyfikacyjnym  oraz  kategorii
archiwalnej. Nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych.

Każda teczka aktowa powinna być opisana i na stronie tytułowej zawierać następujące

oznaczenia:
1) na środku u góry – pełną nazwę instytucji oraz nazwę komórki organizacyjnej,

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2) w lewym górnym rogu – znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej

i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,

3) w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną akt, a w przypadku dokumentacji

niearchiwalnej (akt kategorii "B") również okres jej przechowywania,

4) na środku – tytuł teczki, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji

zawartej w teczce,

5)  pod tytułem – rok założenia teczki.
Dokumentację  spraw  załatwionych  należy  przechowywać  w  teczkach  aktowych  założonych
zgodnie  z  wykazem  akt.  Teczki  aktowe  układa  się  w  kolejności  poszczególnych  pozycji
wykazu  akt.  Przechowywana  dokumentacja  powinna  być  ułożona  w  teczce  aktowej
w  kolejności  liczb  porządkowych  spisu  spraw,  a  w  obrębie  spraw  –  chronologicznie,  przy
czym  pismo  rozpoczynające  sprawę  powinno  być  na  wierzchu.  Po  upływie  dwóch  lat  od
momentu zakończenia spraw, akta z komórek organizacyjnych przekazywane są do archiwum
zakładowego  (lub  do  składnicy  akt).  Przekazywane  akta  powinny  być  uporządkowane przez
komórkę, która je wytworzyła. Przez uporządkowanie rozumie się:
a)  ułożenie  akt  w  teczkach  sprawami,  a  w  obrębie  spraw  chronologicznie,  według  spisu

spraw pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu),

b) wyłączenie wtórników i brudnopisów,
c) opisanie teczek aktowych poprzez podanie następujących oznaczeń:

−

na środku u góry – pełnej nazwy instytucji oraz nazwy komórki organizacyjnej,

−

w lewym górnym rogu – znaku akt złożonego z symbolu literowego komórki

organizacyjnej i symbolu cyfrowego hasła wg wykazu akt,

−

w prawym górnym rogu – kategorii archiwalnej akt, a w przypadku dokumentacji

niearchiwalnej (akt kategorii „B”) również okresu jej przechowywania,

−

na środku – tytułu teczki, tj. pełnego hasła z wykazu akt uzupełnionego o rodzaj

dokumentacji zawartej w teczce,

−

pod tytułem – roku założenia teczki.

d) ułożenie teczek w porządku zgodnym z wykazem akt,
e) ponumerowanie stron, zszycie akt oraz usunięcie części metalowych w teczkach

zawierających materiały archiwalne (akta kategorii „A”).

Punkt e) nie dotyczy uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii „B”), a więc
dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.
Uporządkowane akta (zarówno kategorii „A”, jak i kategorii „B”) przekazuje się na podstawie
spisów  zdawczo-odbiorczych.  Spisy  te  sporządza  się  osobno  dla  materiałów  archiwalnych
w  czterech  egzemplarzach  i  osobno  do  dokumentacji  niearchiwalnej  –  w  trzech
egzemplarzach.  Jeden  egzemplarz  spisu  zatrzymuje,  po  poświadczeniu  przez  archiwistę,
komórka  organizacyjna  przekazująca  akta.  Pozostałe  przeznaczone  są  dla  archiwum
zakładowego  (bądź  składnicy  akt).  Akta  powinny  być  przekazywane  kompletnymi
rocznikami.  Te,  które  nadal  są  niezbędne  do  bieżącej  pracy,  mogą  być  pozostawione
w  komórce  organizacyjnej  na  zasadzie  wypożyczenia,  tzn.  umieszczenia  odpowiedniej
adnotacji w spisie zdawczo-odbiorczym.

4.7.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Co rozumiesz pod pojęciem archiwum zakładowe?
2.  Jaki jest zakres działania archiwum?
3.  Jakie zasoby tworzą materiały archiwalne tzw. kategorię „A”?
4.  Jakie zasoby tworzą materiały niearchiwalne tzw. kategorię ,,B”?
5.  Jak dzielą się materiały niearchiwalne?

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6.  Jakie materiały stanowią narodowy zasób archiwalny?
7.  Jakie akty prawne dotyczą polskiego prawa archiwalnego?
8.  Kto  sprawuje  nadzór  nad  narodowym  zasobem  archiwalnymi  i  na  czym  polega  ten

nadzór?

9. Jakie znasz trzy archiwa centralne działające w Polsce?
10. Jaki jest zakres działania archiwów państwowych?
11. Jakie kryteria wyróżniamy przy podziale dokumentacji?
12. Jakie materiały tworzą dokumentację audiowizualną, a jakie komputerową?
13. Jak dzielimy dokumentację rozpatrując dostępność do niej osób trzecich?
14. Na czym polega system dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany?
15. Jak powinna być opisana każda teczka aktowa?
16. Co rozumie się pod pojęciem ,,uporządkowanie akt”?

4.7.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Scharakteryzuj system dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany. Wskaż wady i zalety

każdego z nich.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonań ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  dokonać charakterystyki systemu dziennikowego, bezdziennikowego i mieszanego,
4)  wskazać wady i zalety każdego z nich,
5)  zapisać swoje przemyślenia,
6)  zaprezentować wykonane ćwiczenie,
7)  dokonać oceny wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

materiał nauczania,

−

długopis,

−

arkusz papieru,

−

mazaki.

Ćwiczenie 2

Dokonaj poprawnego opisu kilku teczek aktowych, uwzględniając różne materiały

archiwalne

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  zapoznać się z materiałem nauczania,
2)  zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia,
3)  wybrać różne materiały archiwalne przeznaczone do opisu,
4)  dokonać poprawnego opisu kilku teczek aktowych,
5)  zaprezentować wykonane ćwiczenie,
6)  dokonać oceny ćwiczenia.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

materiał nauczania,

−

długopis,

−

teczki aktowe,

−

mazaki.

4.7.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)

wyjaśnić  pojęcie archiwum zakładowe?
omówić zakres działania archiwum?
scharakteryzować zasoby tworzące materiały archiwalne, tzw. kategorię „A”?
scharakteryzować zasoby tworzące materiały niearchiwalne, tzw. kategorię ,,B”?
dokonać podziału materiałów niearchiwalnych?
wymienić materiały stanowiące  narodowy zasób archiwalny?
wymienić akty prawne dotyczące  polskiego prawa archiwalnego?
wymienić, kto sprawuje nadzór nad narodowym zasobem archiwalnymi i na
czym polega ten nadzór?
wymienić trzy archiwa centralne działające w Polsce?
wymienić zakres działania archiwów państwowych?
wyróżnić kryteria  przy podziale dokumentacji?
scharakteryzować materiały tworzące  dokumentację audiowizualną i
komputerową?
dokonać podziału dokumentacji rozpatrując dostępność do niej osób trzecich?
omówić, na czym polega system dziennikowy, bez dziennikowy i mieszany?
omówić sposób opisu  każdej teczki aktowej?
zdefiniować  pojęcie ,,uporządkowanie akt”?



___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

1.  Przeczytaj uważnie instrukcję.
2.  Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
3.  Zapoznaj się z zestawem pytań testowych.
4.  Test  zawiera  20  zadań  o  różnym  stopniu  trudności.  Są  to  zadania:  otwarte,  z  luką

i wielokrotnego wyboru.

5. Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi, stawiając w odpowiedniej

rubryce znak X lub wpisując prawidłową odpowiedź. W przypadku pomyłki należy
błędną odpowiedź zaznaczyć kółkiem, a następnie ponownie zakreślić odpowiedź
prawidłową.

6. Test składa się z dwóch części o różnym stopniu trudności: I część – poziom podstawowy,

II część – poziom ponadpodstawowy.

7. Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.
8. Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego rozwiązanie

na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci czas wolny.

9. Na rozwiązanie testu masz 90 min.

Powodzenia

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

I część
1. Używając terminologii angielskiej, wskaż właściwą odpowiedź.
Gromadzenie w języku angielskim to:

a) Accrual – accesion to a series already held by an archive,
b) Acquisition – operations for establishing, enlarging or updating the holdings of an

information and documentation organization,

c) Transfer – act involved in a change of records and archives with or without change of

legal title, and the records and archives so transferred,

d) Accesion – document or group of documents added to the holdings of an information

and documentation organization.

2. Egzemplarz obowiązkowy w języku angielskim to:

a)   legal deposit,
b)   deposit,
c)   exchange,
d)   donation.

3. Źródłem bieżącej informacji o książkach jest:

Katalog Norm Branżowych,

Bibliografia Zawartości Czasopism,

Przewodnik Bibliograficzny,

Bibliografia Czasopism i Wydawnictw Zbiorowych.

4. Źródłem informacji prospektywnej jest:

miesięcznik ,,Notes Wydawniczy”,

Przewodnik Bibliograficzny,

Katalog Polskich Norm,

Katalog Mikrofilmów.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. Informacji retrospektywnej dostarcza:

Ośrodek Bibliograficzny powiązany organizacyjnie ze Składnicą Księgarską,

Instytut Bibliograficzny Biblioteki Narodowej,

Wydawnictwo Literackie,

Wiedza Powszechna.

6. Popularnym czasopismem informującym o nowościach i recenzjach książek jest:

„Monitor Polski”,

„Dziennik Normalizacji Miar”,

„Katalog prasy polskiej”,

„Nowe Książki”.

7. Gromadzenie to:

dokładne przejrzenie całego zbioru oraz dostarczenie wiedzy o rozmaitych
niedociągnięciach w pracy,

planowe pozyskiwanie i wprowadzanie do biblioteki właściwych materiałów
bibliotecznych,

zespół czynności administracyjno–bibliotekarskich których zadaniem jest
wykazywanie zbiorów dla celów kontrolnych i statystycznych,

wyłączenie

księgozbioru

książek

zniszczonych,

przestarzałych,

zdezaktualizowanych.

8. Do najważniejszych kartotek warsztatu gromadzenia zbiorów należą:

a)  kartoteka bibliograficzna, kartoteka zakupu,
b)  kartoteka zakupu, kartoteka kontynuandów, kartoteka dezyderatów,
c)  kartoteka tekstowa, kartoteka dezyderatów, kartoteka zakupu,
d)  kartoteka cytatów, kartoteka dezyderatów.

9. Ewidencja materiałów bibliotecznych polega na:

ujęciu wpływów i ubytków w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych
materiałów oraz na ujęciu ilościowym ich stanu i zachodzących w nim zmian,

porównaniu zapisów w księgach inwentarzowych ze stanem rzeczywistym zbiorów
oraz na stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem
rzeczywistym,

znajomości różnych rodzajów bibliografii, umiejętności korzystania z niej oraz

samodzielnego sporządzania spisów bibliograficznych,

modernizacji treści, metod i środków nauczania.

10. Zapisów do ksiąg inwentarzowych dokonuje się na podstawie:

rachunku,

pisma ofiarodawcy,

protokołu zawierającego wykaz materiałów bibliotecznych,

wszystkich wymienionych pism.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

II część

11. Wypełnij poniższe luki odpowiednimi wyrazami związanymi z terminologią

inwentarza biblioteki.
Zbiory są najważniejszym z elementów składających się na pojęcie ..............: one
decydują o jej ................., bez nich nie jest możliwe ............... i funkcjonowanie żadnej
placówki bibliotecznej. W szeroko rozumianych zbiorach bibliotecznych wyróżnić można
wydawnictwa .....................i wydawnictwa ..............................oraz zbiory .........................

12. Dokończ rozpoczęte zdanie..

Kontrola zbiorów bibliotecznych umożliwia bibliotekarzowi...........................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................

13. Scharakteryzuj dwa rodzaje skontrum, skład komisji inwentaryzacyjnej oraz sposób

przeprowadzenia skontrum.
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................

14. Napisz, na czym opiera się układ systematyczny i formalny.

.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................

15. Numerus currens to układ zbiorów:

a)  według formatów,
b)  według numerów inwentarzowych,
c)  według autorów,
d)  według tytułów.

16. Zdefiniuj archiwum zakładowe oraz scharakteryzuj zakres jego działania.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

17. Napisz, jakie czynniki wpływają na niszczenie zbiorów bibliotecznych.

18. Napisz, na czym polega ochrona materiałów bibliotecznych.

19. Napisz, na czym polega konserwacja książek.

20. Dokonaj charakterystyki narodowego zasobu archiwalnego.

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko .............................................................................................

Gromadzenie i przechowywanie informacji

Zakreśl poprawną odpowiedź lub wpisz brakujące części zdania.

Numer

zadania

Odpowiedź

Punktacja

Zbiory  są  najważniejszym  z  elementów  składających  się  na
pojęcie...............:  one  decydują  o  jej  .................,  bez  nich  nie  jest
możliwe  istnienie  i  funkcjonowanie  żadnej  placówki  bibliotecznej.
W  szeroko  rozumianych  zbiorach  bibliotecznych  wyróżnić  można
wydawnictwa

......................

i wydawnictwa ...........oraz zbiory .......................

Kontrola zbiorów bibliotecznych umożliwia bibliotekarzowi

Razem:

___________________________________________________________________________

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6. LITERATURA

1. Białkowska E. (red.): Biblioteka szkolna. WSiP, Warszawa 1986
2. Biraga E., Tucholska J.: Ewidencja i kontrola zbiorów bibliotecznych. CBW, Warszawa

1993

3. Bogacz M: Vademecum skomputeryzowanego nauczyciela bibliotekarza. Agencja

,,Sukurs”, Warszawa 2005

4. Bojar B.: Słownik encyklopedyczny informacji, języków i systemów informacyjno –

wyszukiwawczych. SBP, Warszawa 2002

5. Kłys E (red): Archiwistyka praktyczna dla archiwistów zakładowych.. Zakład

Doskonalenia Zawodowego, Poznań 1987

6. Kubiak S (red): Problemy konserwacji i renowacji zbiorów bibliotecznych. Wydawnictwo

Naukowe Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza, Poznań 1979

7. Kubisa A.: Ewidencja i kontrola zbiorów bibliotecznych. Książnica Szczecińska, Szczecin

1993

8. Osięgłowski J.: Przechowywanie i konserwacja książki. Wydawnictwo Naukowe

Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza, Poznań 1982

9. Wieprzkowski J.: Vademecum konserwacji książki. SBP, Warszawa 1983
10. Zyska B.: Ochrona zbiorów bibliotecznych przed zniszczeniem.T.1. Charakterystyka

materiałów w zbiorach bibliotecznych. Uniwersytet Śląski, Katowice 1991