Ergonomia
Organizacja
przestrzeni biurowych
Autor przedstawia ogólny zarys najistotniejszych kwestii wartych rozważenia podczas plano-
wania nowego środowiska pracy.
odczas budowy bądz
remontu biurowca przed- Powodem tego częściowo może być tradycyjne
dr Juriaan
Psiębiorca często staje przed wieloma złożonymi podejście do kultury pracy w wielu miejscach, jed-
van Meel
decyzjami. Niektóre z nich mogą dotyczyć technicz- nak istotnym czynnikiem takiego stanu jest fakt,
ICOP Consultants/Delft
no-praktycznych aspektów budowy, inne sposobu że mobilne biuro stwarza problemy wpływające
University of Technology
umeblowania biura (czy stworzyć oddzielne stano- na spójność społeczną i kontakty międzyludzkie
wiska pracy, czy łączone). w danym przedsiębiorstwie. Badania wskazują,
że pracownicy mobilni są bardziej wydajni niż
BIURO CZY MOŻE COŚ INNEGO? ich koledzy spędzający cały czas w biurze. Są oni
Rozpowszechnienie internetu i technologii mobilnej skłonni pracować więcej i ciężej, często cierpiąc
komunikacji w oczywisty sposób stworzyło szereg z powodu przepracowania. Jednak pokazują
alternatywnych sposobów prowadzenia biura. Pra- również, że praca z dala od biura może mieć ne-
cownicy stali się bardziej mobilni dzięki możliwości gatywny wpływ na bezpośrednie kontakty między
korzystania z technologii takich jak Blackberry pracownikami. Pozostaje niewiele lub w ogóle
czy PDA. Fakt, że tego typu gadżety napotykamy brakuje czasu na przysłowiową luz
ną rozmowę
właściwie wszędzie wokół nas, świadczy o tym, że na korytarzu. Podejmowanie decyzji na miejscu
wirtualne biuro przyszłości to już nie mrzonki ze obecnie jest raczej wypierane przez zarządzanie
sfery nauki i futurologii, lecz prawda. Jednocześnie na odległość, co jest możliwe jedynie w przypadku
należy pamiętać, że duża część dzisiejszego świata odpowiedniego poziomu zaufania pomiędzy kadrą
biznesu jest jednak nadal przywiązana do miejsca kierowniczą a pracownikami. Ponadto pracownicy
pracy. Większość pracowników biurowych nadal powinni mieć możliwość prowadzenia bardziej
spędza długie godziny w korkach i zatłoczonych autonomicznej i niezależnej działalności. Jest to
autobusach w drodze do biura i domu. naturalna cecha osób, które od zawsze pracowały
Przykład zagospodarowania przestrzeni biurowej
50 Promotor 5/08
Fot. Shutterstock
Ergonomia
w sposób określany jako wysoko mobilny, takich cowników przy jednym stanowisku zatrudnionych
jak na przykład księgowi czy różnego rodzaju kon- nie na pełen etat. W wyniku takiego rozplanowa-
sultanci. W innych przypadkach jednak pracownicy nia mamy sytuację, w której przestrzeń biurowa
funkcjonują lepiej w mocno zgranym zespole na jest ogólnie dostępna, a pracownicy wykorzystują
miejscu. W większości przypadków pracownicy w swojej pracy każde dostępne w budynku (lub
chcą pracować w domu tylko od czasu do czasu, poza nim) stanowisko. Formą pośrednią jest udo-
gdyż uważają, że pozostawanie poza biurem wy- stępnienie jednego pomieszczenia czy też piętra
trąca ich z obiegu  nie mają możliwości wymiany w celu stworzenia wspólnej przestrzeni pracy. Na
plotek i wiedzy wynikającej ze wspólnego doświad- przykład sala poświęcona jednemu zespołowi
czenia czy budowania swojej pozycji społecznej. może posiadać elastycznie przypisane miejsca
Największym wyzwaniem pozostaje znalezienie pracy, z których każdy pracownik może dowolnie
odpowiedniej równowagi pomiędzy potrzebą orga- korzystać. Opcja ta posiada ten plus, że pracownicy
nizacyjnej wspólnoty a indywidualnym pragnieniem nadal mają poczucie własnego  terytorium , co jest
pracowników do wykonywania pracy, gdzie i kiedy ważnym aspektem z uwagi na fakt, że człowiek jest
postanowią. raczej związany ze swym otoczeniem i ceni sobie
swoją osobistą przestrzeń.
Istotne kwestie Decyzja o wprowadzeniu elastycznego podejścia
" W jakim stopniu zdobywanie doświadczenia do pracy często wynika z chęci wydajnego zagospo-
zawodowego w miejscu pracy jest istotne dla darowania przestrzeni w miejscu pracy. Prowadzi to
przedsiębiorstwa? do oszczędności związanych z inwestycją w nieru-
" Czy kadra zarządzająca i pracownicy są w stanie chomości czy wynajmem pomieszczeń, lecz również
przejść z zarządzania bezpośredniego na zarzą- obniża koszty sprzątania i zużycia energii.
dzanie oparte na wynikach? Ekonomiczne wykorzystanie przestrzeni jest
" Czy istnieje odpowiedni poziom zaufania pomię- szczególnie istotne w przypadku organizacji
dzy pracownikami a zarządem? zatrudniających wielu pracowników na niepełny
" Czy jest dostępna konieczna w takim wypadku etat bądz
w przypadku pracowników firm, gdzie
infrastruktura? zachodzi konieczność częstego przemieszczania
" Czy podjęto kroki w celu zapewnienia odpowied- się. Przedsiębiorstwo może się jednak zdecydować
nich warunków pracy w domu? na wprowadzenie zasad elastycznej powierzchni
" Czy praca poza biurem nie stwarza problemów biurowej w celu poparcia bądz
umocnienia swojego
związanych z bezpieczeństwem danych? stanowiska w sprawie wprowadzanych zmian w kul-
turze pracy. Wykorzystanie przestrzeni biurowej
WA
ASNA PRZESTRZEC
w koncepcji open space niesie za sobą przesłanie
CZY TZW. HOT DESKS?  mamy do czynienia z otwartym, dynamicznym
Przyjmuje się, że pomiędzy 40% a 60% całkowitej przedsiębiorstwem. Jest to jeden ze sposobów
przestrzeni miejsca pracy każdego przedsiębior- dyplomatycznego przekazania pracownikom, że
stwa pozostaje przez większość czasu puste. Dla nie musza ciągle tkwić w biurze i raczej powinni
wielu firm jest to bodziec do wprowadzenia wspól- zdecydować się na większą liczbę spotkań poza
nych stanowisk pracy (ang. hot desks). firmą.
Istnieje wiele wariantów wykorzystania takich Jednakże elastyczne podejście do przestrzeni
przestrzeni. Opcją niskoprogową jest łączenie pra- biurowej nie jest dobrym wyjściem dla każdej
Wybór aranżacji wnę-
trza powinien być opar-
ty na odpowiedniej
równowadze pomiędzy
komunikacją a koncen-
tracją potrzebną do wy-
konywania zadań.
52 Promotor 5/08
Fot. Shutterstock
Ergonomia
podzielonego na segmenty komórkowe, po zupełnie otwartą
przestrzeń typu open space.
Wybór aranżacji wnętrza powinien być oparty na odpo-
wiedniej równowadze pomiędzy komunikacją a koncentracją
potrzebną do wykonywania zadań. Otwarte przestrzenie
biurowe są silnie związane z komunikacją i interakcją, a więc
z cechami, które coraz częściej wymieniane są jako kluczowe
w udanym prowadzeniu interesów. Zamknięte przestrzenie,
z drugiej strony, skłaniają do większej koncentracji. Jeżeli
siedzimy za zamkniętymi drzwiami, to nikt nas nie będzie
nękał i nie będzie nam przeszkadzał zgiełk biurowy. Taka
sytuacja sprzyja wykonywaniu zadań, do których niezbędna
jest całkowita koncentracja.
Jednak nie jest to tak proste jak mogłoby się wydawać.
Otwarta przestrzeń biurowa potrafi być wyjątkowo cicha, gdy
wszyscy ciężko pracują. Sytuacja ta ulega zmianie jedynie
w przypadku nagłego głośnego dzwonka telefonu komórkowe-
go lub gdy kilku naszych współpracowników rozpocznie głośną
rozmowę. Z drugiej strony nie ma gwarancji ciszy w biurze
podzielonym na pokoje. Przecież wystarczy, że dzielimy biuro
z wyjątkowo gadatliwym kolegą.
Istnieje wiele pośrednich rozwiązań, które łączą pozytywne
cechy otwartych przestrzeni, czy open space z tradycyjnym
podejściem polegającym na podziale biura na osobne komórki.
Na przykład  biuro promujące aktywność to pomysł, który po-
zwala pracownikom decydować, czy lepiej ulokować się ze swo-
ją pracą w sali konferencyjnej, przy zamkniętym  boksie czy
też przy wspólnym stanowisku w celu sprawdzenia poczty.
Najlepsze rozwiązanie w każdym wypadku będzie zależało
od typu działalności wykonywanej w firmie. Innym istotnym
aspektem jest kultura pracy danej organizacji. Indywidualne
miejsca pracy promują raczej hierarchiczne podejście do re-
lacji w pracy. Z kolei otwarte przestrzenie propagują wartości
grupowe w sposób bardziej horyzontalny niż hierarchiczny.
Napotykamy również szereg mniej subiektywnych kwestii,
które również warto wziąć pod uwagę podczas podejmowania
decyzji o sposobie zagospodarowania biura. Są nimi wydaj-
ność i elastyczność. Tradycyjne biuro zbudowane z osobnych
pokoi jest z założenia mniej elastyczne niż otwarta przestrzeń
biurowa. Zajmuje również więcej przestrzeni. Te wady można
jednak zniwelować za pomocą inteligentnego spożytkowania
modułów przestrzennych w miejscach, gdzie jest to możliwe
do wprowadzenia.
Istotne kwestie
" Jakiego rodzaju procesy i czynności będą wykonywane
w danej przestrzeni biurowej?
" Jaki jest odpowiedni współczynnik między komunikacją
a koncentracją?
" Do jakiego stopnia poufność i osobiste spotkania są ko-
niecznym aspektem pracy?
" Do jakiego stopnia organizacja jest zorientowana na grupo-
wą bądz
indywidualną kulturę pracy?
" Czy oddzielne biura postrzegane są jako symbol statusu
pracownika, czy taki podział nie odgrywa większej roli?
" Jak wydajne i elastyczne musi w rzeczywistości okazać się
nasze biuro?
www.promotor.elamed.pl 55