Zygmunt Wieczorek
Pracownik
administracyjno-
-biurowy
Organizacja pracy,
zagrożenia i szkolenia bhp
Pracownik administracyjno-biurowy
Vademecum BHP
Zygmunt Wieczorek
PRACOWNIK
ADMINISTRACYJNO-BIUROWY
Organizacja pracy,
zagrożenia i szkolenia bhp
Autor:
Zygmunt Wieczorek
Wydawca: Rafał Kępka
Redaktor: Marek Kalman
Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski
Projekt graficzny okładki: Piotr Fedorczyk
Skład i łamanie: K. H. Kopeć
Drukarnia: MDruk
ISBN: 978-83-269-3272-4
Nakład: 200 sztuk
Cena brutto: 99 zł
Informacje i zamówienia:
e-mail: [e-mail]
infolinia: 22 518 29 29
faks: 22 617 60 10
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
ul. A
otewska 9A, 03-918 Warszawa
NIP: 526-19-92-256
Numer KRS: 0000098264  SÄ…d Rejonowy dla m.st. Warszawy
Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł
tel.: [phone], faks: 22 617 60 10
© Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014
Spis treści
Wprowadzenie ................................................................................................ 09
Wymagania bhp dla pomieszczeń pracy biurowej ..................................... 12
Pomieszczenia i urzÄ…dzenia higienicznosanitarne ..................................... 15
Oświetlenie ...................................................................................................... 18
Hałas ................................................................................................................. 20
Ogrzewanie ..................................................................................................... 22
Wentylacja, klimatyzacja ............................................................................... 25
Bakterie Legionella ................................................................................. 27
Instalacje i urzÄ…dzenia elektryczne w pomieszczeniach biurowych ........ 28
Ochrona przeciwpożarowa pomieszczeń administracyjno-biurowych .. 32
Czynności zabronione w pomieszczeniach administracyjno-
-biurowych w zakresie ochrony przeciwpożarowej ................................... 32
Ergonomia w organizacji stanowisk przy pracy biurowej ......................... 32
Czynniki ergonomiczne kształtujące stanowisko pracy ............................ 34
Organizacja i wyposażenie stanowiska pracy biurowej w aspekcie
ergonomii ........................................................................................................ 38
Siedzisko .................................................................................................. 39
Podnóżek ................................................................................................. 40
Poziom płaszczyzny pracy w pozycji siedzącej .................................. 40
Pole widzenia .......................................................................................... 40
Przygotowanie stanowiska pracy biurowej w aspekcie ergonomii ... 40
3
PRACOWNIK ADMINISTRACYJNO-BIUROWY
Ocena warunków pracy na stanowiskach pracy biurowej ........................ 44
Listy kontrolne ................................................................................................ 47
Ocena ryzyka zawodowego ........................................................................... 86
Dokumentowanie ryzyka zawodowego ............................................... 90
Informowanie o ryzyku zawodowym .................................................. 90
Ocena zagrożeń i ryzyka zawodowego pracownika zatrudnionego
przy obsłudze komputera ...................................................................... 92
Karta oceny ryzyka zawodowego ......................................................... 96
Ogólne wymagania dotyczące szkoleń w dziedzinie bhp .......................... 99
Zasady szkolenia w dziedzinie bhp pracowników biurowych ................ 100
Cele szkolenia ....................................................................................... 100
Organizatorzy szkolenia ...................................................................... 101
Formy szkolenia ................................................................................... 102
Ramowe programy szkolenia ...................................................................... 103
Ramowy program instruktażu ogólnego .......................................... 104
Ramowy program instruktażu stanowiskowego .............................. 106
Ramowy program szkolenia okresowego pracowników
administracyjno-biurowych ............................................................... 109
Instruktaż ogólny pracowników biurowych ............................................. 112
Instruktaż stanowiskowy pracowników biurowych ................................. 115
Szkolenie okresowe pracowników administracyjno-biurowych ............ 117
Zwolnienia z odbycia pierwszego po rozpoczęciu pracy szkolenia
okresowego .................................................................................................... 118
Egzaminy ....................................................................................................... 119
Dokumentowanie odbycia przez pracowników szkoleń w dziedzinie
bhp .................................................................................................................. 119
Materiały pomocnicze do szkoleń w dziedzinie bhp pracowników
administracyjno-biurowych ........................................................................ 127
4
Spis treści
Odpowiedzialność i obowiązki pracodawcy ............................................. 127
Obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność pracownika ..................... 129
Profilaktyczna ochrona zdrowia ................................................................. 130
Wypadki przy pracy i choroby zawodowe ................................................ 131
Wymagania bhp dla pomieszczeń pracy biurowej ................................... 131
Ergonomia stanowiska biurowego ............................................................. 132
Wymagania bezpieczeństwa pracy przy obsłudze wybranych
urządzeń biurowych ..................................................................................... 132
Monitory ekranowe .............................................................................. 133
Kserokopiarki ....................................................................................... 135
Niszczarki dokumentów ...................................................................... 137
Bindownice ........................................................................................... 138
Klimatyzatory ....................................................................................... 140
Zasady postępowania w razie wypadku  pierwsza pomoc
przedmedyczna ............................................................................................. 140
Urazy głowy .......................................................................................... 141
Urazy klatki piersiowej ........................................................................ 141
Urazy kręgosłupa .................................................................................. 142
Urazy kończyn ...................................................................................... 143
Porażenie prądem elektrycznym ........................................................ 143
Ochrona przeciwpożarowa ................................................................. 144
Zasady postępowania na wypadek powstania pożaru .................... 144
Bibliografia .................................................................................................... 160
Akty prawne .......................................................................................... 160
Polskie Normy ...................................................................................... 160
Literatura ............................................................................................... 161
Internet .................................................................................................. 161
5
Tabele
Tabela 1. Eksploatacyjne natężenie oświetlenia w biurach ....................... 19
Tabela 2. Dopuszczalne poziomy dz
więku w wybranych
pomieszczeniach biurowych ......................................................................... 21
Tabela 3. Temperatury obliczeniowe wybranych ogrzewanych
pomieszczeń .................................................................................................... 23
Tabela 4. Rodzaje ochron przeciwporażeniowych ..................................... 30
Tabela 5. Klasyfikacja rodzajów pracy według całkowitego dobowego
wydatku energetycznego ............................................................................... 37
Tabela 6. Ocena obciążenia statycznego przy typowych dla pracy
biurowej pozycjach ciała ................................................................................ 37
Tabela 7. Niewłaściwa pozycja biurowa i prawdopodobne
dolegliwości ..................................................................................................... 39
Tabela 8. Szacowanie ryzyka zawodowego w skali trójstopniowej .......... 87
Tabela 9. Szacowanie ryzyka w skali pięciostopniowej .............................. 87
Tabela 10. Dopuszczalność ryzyka zawodowego w skali
trójstopniowej ................................................................................................. 88
Tabela 11. Dopuszczalność ryzyka zawodowego w skali
pięciostopniowej ............................................................................................. 89
Tabela 12. Ramowy program szkolenia (instruktażu ogólnego) ............ 104
Tabela 13. Ramowy program szkolenia (instruktażu
stanowiskowego) .......................................................................................... 107
Tabela 14. Ramowy program szkolenia okresowego pracowników
administracyjno-biurowych ........................................................................ 110
Tabela 15. Program instruktażu ogólnego dla pracowników wydziału
księgowości (przykład) ................................................................................ 112
Tabela 16. Program instruktażu ogólnego dla pracowników wydziału
administracyjnego (przykład) ..................................................................... 114
Tabela 17. Program instruktażu stanowiskowego dla pracowników
biura obsługi klienta w banku (przykład) ................................................. 116
Spis treści
Przykłady
Przykład 1. Organizacja stanowisk pracy z komputerem ......................... 41
Przykład 2. Przykładowy formularz oceny stanowisk pracy biurowej .... 48
Przykład 3. Lista kontrolna dla stanowisk pracy biurowej
wyposażonych w monitory ekranowe ......................................................... 75
Przykład 4. Ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy referenta
ds. administracyjno-biurowych wyposażonym w komputer ................... 93
Przykład 5. Zwolnienia z odbycia szkolenia okresowego 1 ..................... 118
Przykład 6. Zwolnienia z odbycia szkolenia okresowego 2 ..................... 118
Przykład 7. Egzaminy ................................................................................... 119
Przykład 8. Sposób wypełniania karty szkolenia wstępnego
w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy ............................................ 124
Przykład 9. Sposób wypełniania zaświadczenia o ukończeniu
szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy .......................... 125
Wzory
Wzór 1. Informacja pracodawcy o ryzyku zawodowym związanym
z pracą w zakładzie ......................................................................................... 91
Wzór 2. Karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa
i higieny pracy ............................................................................................... 120
Wzór 3. Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w dziedzinie
bezpieczeństwa i higieny pracy ................................................................... 122
Akty prawne
RozporzÄ…dzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie
bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych
w monitory ekranowe .................................................................................. 146
Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wykazu prac szczególnie
uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet ..................................... 153
7
PRACOWNIK ADMINISTRACYJNO-BIUROWY
8
Wprowadzenie
Wprowadzenie
Stanowiska pracy biurowej tworzone są we wszystkich przedsiębiorstwach
państwowych i prywatnych. Ten typ pracy dominuje w administracji pań-
stwowej i samorządowej, bankach, giełdach, firmach ubezpieczeniowych,
informatycznych, kancelariach prawniczych, notarialnych, podatkowych,
doradczych itp. Natomiast w firmach produkcyjnych, usługowych czy han-
dlowych prace administracyjno-biurowe pełnią niezbędne funkcje usługowe
w stosunku do działalności podstawowej.
Praca biurowa powszechnie postrzegana jest jako lekka, pozbawiona w za-
sadzie czynników narażających osoby, które ją wykonują, na uciążliwości
czy nawet zagrożenia dla ich życia i zdrowia. Opinia ta może pokrywać się
z rzeczywistością. Jednak ma to miejsce tylko wtedy, gdy stanowiska pracy
biurowej zorganizowane są nie tylko zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa,
ale również zasadami ergonomii. Zbyt często jeszcze przy projektowaniu
stanowiska pracy zasady ergonomii są pomijane lub traktowane zupełnie
marginalnie. Jest to podejście z gruntu niewłaściwe.
Z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy czynniki występujące
w procesach pracy zostały podzielone na:
niebezpieczne  to czynniki, których oddziaływanie na pracującego
prowadzi lub może prowadzić do urazu lub innego istotnego natychmia-
stowego pogorszenia stanu jego zdrowia bÄ…dz
śmierci,
szkodliwe i uciążliwe  to czynniki, których oddziaływanie na pracu-
jącego prowadzi lub może prowadzić do schorzenia lub obniżenia jego
sprawności fizycznej i psychicznej.
W zależności od charakteru oddziaływania na człowieka czynniki środo-
wiska pracy na stanowiskach pracy, w tym również pracy biurowej, można
podzielić na:
9
PRACOWNIK ADMINISTRACYJNO-BIUROWY
fizyczne, np. elementy urządzeń technicznych znajdujące się w ruchu,
prąd elektryczny, powierzchnie, na których możliwy jest upadek,
chemiczne, np. substancje i preparaty toksyczne, drażniące, uczulające,
biologiczne, np. bakterie, wirusy, grzyby,
psychofizyczne, np. obciążenia fizyczne statyczne i dynamiczne (np.
długotrwała praca w wymuszonej pozycji), umysłowe (np. obciążenie
psychonerwowe).
Podstawowe czynniki niebezpieczne i szkodliwe oraz zwiÄ…zane z nimi za-
grożenia i uciążliwości występujące w biurach to:
prąd elektryczny  porażenie prądem zasilającym urządzenia biurowe
(komputery, kserokopiarki), urządzenia oświetleniowe i grzewczo-wenty-
lacyjne (lampy stołowe, wentylatory, dmuchawy), przedłużacze, przewody,
gniazda i wtyczki, tablice bezpiecznikowe,
ruchome elementy urządzeń biurowych, w tym wentylatorów, kseroko-
piarek, niszczarek dokumentów,
powierzchnie, na których możliwy jest upadek pracownika  uszkodzone
podłogi i wykładziny, progi, zawilgocone posadzki z terakoty, układanie
i zdejmowanie materiałów z regałów i półek bez bezpośredniego dostępu
z poziomu podłogi,
środki chemiczne  drażniące, uczulające środki czystości, dezynfekcyjne,
bakteriobójcze,
przemieszczanie przedmiotów ciężkich  np. komputerów, kopiarek,
mebli biurowych,
powierzchnia i kubatura pomieszczeń i miejsc pracy  pomieszczenia
zbyt ciasne, za niskie,
temperatura, wilgotność, ruch powietrza w pomieszczeniach pracy  brak
wentylacji naturalnej, ogrzewania zapewniającego właściwą temperaturę,
oświetlenie  brak oświetlenia dziennego, niewłaściwe natężenie oświe-
tlenia sztucznego,
hałas w miejscu pracy  np. pochodzący ze z
ródeł zewnętrznych oraz
wewnętrznych urządzeń biurowych, w szczególności instalacji i urządzeń
wentylacyjnych,
zagrożenie pożarowe  zaprószenie ognia, stosowanie prowizorycznie
podłączonych urządzeń elektrycznych, pozostawienie bez nadzoru włą-
czonych urządzeń zasilanych energią elektryczną,
10
Wprowadzenie
obciążenia fizyczne  niestosowanie zasad ergonomii w organizacji i wy-
posażeniu stanowisk pracy, w tym nieregulowane, niedostosowane do
wzrostu pracownika siedzisko i stół na stanowisku pracy, wymuszona
pozycja ciała,
obciążenia nerwowo-psychiczne  nadmierne obciążenie umysłu, ob-
ciążenia emocjonalne.
Jednym z podstawowych warunków, które należy spełnić, by pracownicy
biurowi byli w jak najmniejszym stopniu narażeni na uciążliwości pracy
oraz oddziaływanie różnorodnych czynników zagrażających ich zdrowiu,
a niekiedy nawet życiu, jest zorganizowanie stanowisk ich pracy zgodnie nie
tylko z wymaganiami bezpieczeństwa i higieny pracy, ale również z zasadami
ergonomii.
Przy organizacji i wykonywaniu pracy, w tym również biurowej, główna uwaga
skupiona jest na spełnieniu wymagań bezpieczeństwa i higieny. Wynika to
przede wszystkim z tego, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan
bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Ma obowiązek chronić
zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicz-
nych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki
i techniki. W szczególności pracodawca powinien:
organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne
warunki pracy,
zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpie-
czeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym
zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń.
Wprawdzie prawo pracy wymaga również, by stanowiska pracy były urządzone
stosownie do rodzaju wykonywanych na nich czynności oraz psychofizycz-
nych właściwości pracowników, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, to
jednak nie precyzuje tych wymagań. Dlatego zbyt często jeszcze się zdarza,
że przy organizacji stanowiska pracy biurowej pomija się zasady ergonomii
lub traktuje je całkowicie marginalnie.
Natomiast wszechstronna analiza warunków pracy pracowników biurowych
dowodzi, że stosowanie zasad ergonomii ma znaczący wpływ również na:
11
PRACOWNIK ADMINISTRACYJNO-BIUROWY
zmniejszenie ryzyka zawodowego i wypadkowości,
poprawę samopoczucia i zdrowia pracowników,
zwiększenie wydajności pracowników,
zmniejszenie kosztów absencji, a tym samym kosztów działania firmy,
kreatywne myślenie pracowników.
Dalej zostaną omówione wymagania dotyczące prawidłowej organizacji
pomieszczeń i stanowisk pracy biurowej oraz pomieszczeń higienicznosa-
nitarnych zarówno z punktu widzenia wymagań bezpieczeństwa i higieny
pracy, jak i zasad ergonomii.
Zaproponowane zostaną również metody i narzędzia ułatwiające komplek-
sową ocenę warunków pracy pracowników administracyjno-biurowych.
Przedstawimy także zagadnienia dotyczące szkoleń pracowników
administracyjno-biurowych i ocenÄ™ ryzyka zawodowego na tych sta-
nowiskach.
Wymagania bhp
dla pomieszczeń pracy biurowej
Pomieszczenia pracy to pomieszczenia przeznaczone na pobyt pracowni-
ków, w których wykonywana jest praca. Nie uważa się za przeznaczone na
pobyt pracowników pomieszczeń, w których łączny czas przebywania tych
samych pracowników w ciągu jednej zmiany roboczej jest krótszy niż 2 go-
dziny, a wykonywane czynności mają charakter dorywczy bądz
praca polega
na krótkotrwałym przebywaniu związanym z dozorem albo konserwacją
urządzeń lub utrzymaniem czystości i porządku.
Pomieszczenia pracy biurowej i ich wyposażenie powinny zapewniać pra-
cownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W pomieszczeniach tych
należy zapewnić oświetlenie naturalne i sztuczne, odpowiednią temperaturę,
wymianÄ™ powietrza oraz zabezpieczenie przed wilgociÄ…, niekorzystnymi
warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem, a także innymi czynnikami
szkodliwymi dla zdrowia i uciążliwościami.
12