Strona 1 z 8

Faktury 2014

Kto i kiedy wystawia fakturę:

Zasada nr 1.
Prawo i obowiązek wystawienia faktury dotyczy przede wszystkim „czynnego podatnika
VAT”.
Od 1 stycznia 2014 r. fakturę może również wystawić podatnik zwolniony z VAT, tj.
zarówno ten podatnik, który został zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony”, jak i
ten, który nie dokonał zgłoszenia rejestracyjnego.

Zasada nr 2.
Podatnik VAT ma obowiązek wystawienia faktury dla transakcji z innym przedsiębiorcą
będącym:



podatnikiem podatku od towarów i usług lub



podatnikiem podatku od wartości dodanej bądź podatku o podobnym

charakterze, lub



osobą prawną niebędącą podatnikiem,

w przypadku gdy przedmiotem tej transakcji jest:



sprzedaż, której miejscem opodatkowania jest terytorium naszego kraju,



dostawa towarów i świadczenie usług, dla których miejsce opodatkowania

znajduje się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tj. na terytorium państwa
członkowskiego innego niż Polska (jeśli osobą zobowiązaną do zapłaty podatku

od wartości dodanej jest nabywca towaru albo usługobiorca) lub na terytorium
państwa trzeciego (art.106a pkt 2 i art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy).

Zasada nr 3.
W obrocie krajowym obowiązek wystawienia faktury nie wystąpi, jeśli sprzedaż została
dokonana na rzecz osoby fizycznej, która nie jest podatnikiem VAT.

Faktura jest wystawiana dopiero na żądanie tej osoby. Istnieje jednak obowiązek
wystawienia faktury w przypadku (art. 106b ust. 1 pkt. 1–3 ustawy):



sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju,



sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju oraz



wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Zasada nr 4.
Jeżeli przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi podatnik otrzymał od innego

przedsiębiorcy całość lub część zapłaty, np. przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wówczas
również ma obowiązek wystawienia faktury, która potwierdza otrzymanie tej kwoty.

Obowiązek zafakturowania nie dotyczy zaliczki:



na poczet WDT oraz

Strona 2 z 8



czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy, np. dostawy mediów (art.

106b ust. 1 pkt 4 ustawy).

Od 1 stycznia 2014 r. fakturę zaliczkową można wystawić nie wcześniej niż 30. dnia
przed otrzymaniem zaliczki.

Zasada nr 5.
Podatnik VAT zwolniony nie musi wystawiać faktury w odniesieniu do sprzedaży
zwolnionej od podatku.
Jest to nowa regulacja, która obowiązuje od 1 stycznia 2014 r. Ma jednak do tego prawo.
Obowiązek wystawienia faktury powstaje u niego dopiero wówczas, gdy zażąda tego

nabywca towaru lub usługi (art. 106b ust. 2 i ust. 3 pkt 2 ustawy). Dotyczy to również
sprzedaży dokonywanej na rzecz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą.

Zasada nr 6.
Każdy podatnik (czynny i zwolniony) ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie
nabywcy towaru i usługi, który nie prowadzi działalności gospodarczej (konsumenta),
jeśli zostało ono zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w
którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty

(art. 106b ust. 3 ustawy).
Obowiązek ten nie dotyczy zaliczki na poczet WDT oraz czynności wymienionych w art.

19a ust. 5 pkt 4 ustawy, np. dostawy mediów, gdy są dokonywane na rzecz niepodatnika.

Zasady fakturowania - art. 106a-106q ustawy o VAT

Od 2014 r. zasady dotyczące wystawiania faktur, z pewnymi modyfikacjami, zostały
przeniesione z rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT.

Terminy wystawiania faktur:



Fakturę wystawia się nie później niż 15-tego. dnia miesiąca następującego po

miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.



Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość

lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15-tego dnia miesiąca

następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od
nabywcy.



Niezależnie od powyższego, fakturę wystawia się nie później niż:
1) 30-tego dnia od dnia wykonania usług - w przypadku świadczenia usług

budowlanych lub budowlano-montażowych,

Strona 3 z 8

2) 60-tego dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek

drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet,
czasopism i magazynów drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1)
(120 dni, jeżeli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw),

3) 90-tego dnia od dnia wykonania czynności - polegających na drukowaniu książek

(PKWiU ex 58.11.1) (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i
magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do
których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

4) z upływem terminu płatności - w przypadku:

a. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu

przewodowego,

b. świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,

wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175

załącznika nr 3

do ustawy,

najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony
osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi

prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub
chłodniczej oraz gazu przewodowego,

- z wyjątkiem usług, do których stosuje się

art. 28b

, stanowiących import usług,

5) 7-ego dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku

niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym

w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania,

fakturę będzie wystawiać się nie później niż 60. dnia od dnia wydania
opakowania.

Warto zwrócić uwagę na brzmienie przepisu

art. 106i ust. 7

ustawy o VAT, który

pozwoli, aby w przypadku faktur dokumentujących czynności, o których mowa

w

art. 19a ust. 5 pkt 4

ustawy o VAT (m.in. faktur za media, najem, stałą obsługę prawną

i biurową), które będą zawierały informację o tym, jakiego okresu faktura dotyczy,
mogły być one wystawione wcześniej niż na 30 dni przed wykonaniem usługi.

Podobnie jest przy dokumentowaniu:



usługi, w związku ze świadczeniem której ustalane są następujące po sobie

terminy płatności lub rozliczeń,



usługi świadczonej w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której

w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub
rozliczeń,



dostawy towarów, dla których ustalane są następujące po sobie okresy płatności

lub rozliczeń.

Strona 4 z 8

Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30-tego dnia przed:

1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,

całości lub części zapłaty,(

art. 106i ust. 7

)

Fakturę można wystawić nie wcześniej niż 30 - tego dnia przed wydaniem towaru
lub wykonaniem usługi i nie później niż 15 - tego dnia miesiąca następującego po

miesiącu, w którym czynność ta miała miejsce.

Ograniczenia dotyczące wcześniejszych terminów wystawiania faktur nie dotyczą
wystawiania faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług, dla których obowiązek
podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 3 i 4 (na podstawie okresów
rozliczeniowych) oraz ust. 5 pkt 4 (m.in. tzw. media, najem, leasing, stała obsługa

prawna i biurowa), jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego

dotyczy.

Fakturowanie zaliczek

Faktura może być wystawiona nie tylko przed dokonaniem dostawy, ale również przed

otrzymaniem zaliczki.

Należy jednak pamiętać, że jej wystawienie - podobnie jak dotychczas wystawienie
dokumentu o nazwie "faktura pro forma" - nie pociągnie za sobą skutków dotyczących
obowiązku podatkowego i prawa do odliczenia, tzn. jej wystawca nie zgłosi obowiązku

podatkowego po stronie podatku należnego, a dla nabywcy dokument ten nie będzie
podstawą do odliczenia podatku naliczonego (odliczenie przysługiwać będzie

najwcześniej po zapłacie zaliczki, a VAT przez sprzedawcę będzie do uregulowania
"kasowo").

W 2014 r. podatnik ma obowiązek wystawić fakturę w sytuacji, gdy przed wydaniem

towaru czy wykonaniem usługi otrzyma część należności, w odniesieniu do której
powstaje obowiązek podatkowy.

Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po

miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (

art. 106i ust. 2

ustawy o VAT) i nie wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem na poczet przyszłej

dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty(

art. 106i ust. 7

).

W niektórych sytuacjach podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych.

Strona 5 z 8

Zgodnie z

art. 106b ust. 1 pkt 4

ustawy o VAT, podatnik ma obowiązek wystawić

fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty, przed
dokonaniem czynności, o których mowa w

art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2

, z wyjątkiem

przypadku, gdy zapłata będzie dotyczyć wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub
czynności, dla których obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z

art. 19a ust. 5 pkt 4

ustawy.

W przepisie tym wymienia się:



dostawę energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,



świadczenie usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych,



najem, dzierżawę, leasing lub usługi o podobnym charakterze,



usługi związane z nieczystościami, wymienione w poz. 140-153, 174 i 175

załącznika nr 3

do ustawy, ochrony osób oraz ochrony, dozoru i przechowywania

mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej,



dystrybucję energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu
przewodowego.

Tak więc w przypadku tych usług podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktury
dokumentującej otrzymanie zaliczki na ich poczet.

Fakturowanie usług wykonywanych w okresach rozliczeniowych

Ograniczenia dotyczące wcześniejszych terminów wystawiania faktur nie dotyczą
wystawiania faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług, dla których obowiązek
podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 3 i 4 (obowiązek podatkowy powstawać

będzie z chwilą upływu okresów rozliczeniowych ) oraz ust. 5 pkt 4 (m.in. tzw. media,
najem, leasing, stała obsługa prawna i biurowa), jeżeli faktura zawiera informację,

jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

W takim przypadku faktura może być wystawiona również wcześniej.

P

RZYKŁAD

Należność licencyjną będzie można zafakturować już w styczniu, mimo że dotyczyć

będzie ona opłaty należnej np. za marzec (samo wystawienie faktury nie wygeneruje

jednak momentu wymagalności podatku VAT; obowiązek podatkowy powstanie na

koniec marca). Powołany tu wyjątek nie dotyczy jednak sytuacji, gdy przed upływem
okresu rozliczeniowego podatnik otrzymał zapłatę. Jeśli przykładowo: opłata licencyjna

dotyczy marca 2014 r., a 28 lutego otrzymano zapłatę należną za marzec, to w takim

przypadku faktura powinna być wystawiona nie później niż 15 marca i nie wcześniej niż

30 dni przed otrzymaniem tej zapłaty, czyli przed 29 stycznia. Obowiązek podatkowy
powstanie wówczas w lutym.

Strona 6 z 8

Fakturowanie dostawy mediów, najmu, ochrony osób i mienia, stałej obsługi

prawnej i biurowej

W przypadku czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy (m.in. tzw. media,
najem, leasing i stała obsługa prawna i biurowa) faktura powinna być wystawiona nie
później niż z chwilą upływu terminu płatności (art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy).

W tym przypadku nie ma ograniczeń, jeśli chodzi o moment, w którym fakturę można
wystawić najwcześniej.

Dopuszczalne jest aby faktura dotycząca np. czynszu należnego za marzec 2014 r., z
terminem płatności w kwietniu, może być wystawiona już w styczniu. Wówczas

obowiązek podatkowy powstałby już z chwilą wystawienia faktury, co w tym przypadku
oznaczałoby przyspieszenie obowiązku podatkowego w stosunku do roku 2013.

Zwracamy również uwagę, że w stosunku do tych czynności nie należy wystawiać tzw.
faktur zaliczkowych (otrzymanie zapłaty nie rodzi w ogóle obowiązku podatkowego).

Faktury na żądanie

Od 2014 r. wprowadzone zostały terminy wystawiania faktur na żądanie ("nowy" art.
106b ust. 3 ustawy).

W sytuacji, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur np.:

- w przypadku usług zwolnionych od podatku,

- gdy sprzedaż dokonywana jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności
gospodarczej,

nabywca może zażądać wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca

miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż (lub podatnik otrzymał całość lub część

należności).

W tym zakresie przewidziano dwa terminy wystawienia faktury, w zależności od
momentu, w którym nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury:

- jeżeli z żądaniem takim nabywca wystąpi do końca miesiąca, w którym nastąpiła
sprzedaż (lub otrzymano całość lub część zapłaty), fakturę należy wystawić do 15. dnia

Strona 7 z 8

miesiąca, następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż (odpowiednio
otrzymanie całości lub części zapłaty).

- jeśli żądanie zostanie zgłoszone po upływie miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż
to wtedy fakturę należy wystawić nie później niż do 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania.

Jednak na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik będzie obowiązany wystawić
fakturę dokumentującą:

1) czynności, o których mowa w

art. 106b ust. 1 pkt 1

(dostawa towarów

i świadczenie usług), z wyjątkiem czynności, o których mowa w

art. 19a ust. 5

pkt 4

(m.in. dostawy energii elektrycznej), oraz otrzymanie całości lub części

zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata

dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia
faktury nie będzie wynikał z

art. 106b ust. 1

,

2) sprzedaż zwolnioną, z zastrzeżeniem

art. 117 pkt 1 i art. 118

(dotyczy rolników

ryczałtowych) - jeżeli żądanie jej wystawienia zostanie zgłoszone w terminie 3
miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano

usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Sposób obliczenia VAT

Zasadą jest, że kwotę VAT wylicza się w sposób określony przez art. 106e ust. 1 pkt 14
ustawy, tj. od sumy wartości sprzedaży netto (z wyjątkiem kwot podatku zawartych w

otrzymanych zaliczkach).
Jednak nie jest to jedyna metoda kalkulacji kwoty podatku.
Podatnik może wybrać jeden z trzech sposobów określania tej kwoty, a mianowicie

może on obliczyć kwotę VAT:



wychodząc od wartości sprzedaży netto albo



wychodząc od wartości sprzedaży brutto, albo



podsumowując podane na fakturze jednostkowe kwoty podatku poszczególnych
dostaw lub usług.

Metody kalkulacji kwoty VAT :

1) od wartości netto sprzedaży wskazana w art. 106e ust. 1 pkt 14 ustawy.

Kwota VAT jest wówczas iloczynem wartości sprzedaży netto i stawki VAT (z
uwzględnieniem podziału na poszczególne stawki).

2) od wartości sprzedaży brutto, zapewnia podatnikowi art. 106e ust. 7–9 ustawy,

zgodnie z którym kwotę podatku w odniesieniu do dostarczanych towarów lub

świadczonych usług objętych daną stawką podatku podatnik może wykazać jako

kwotę wyliczoną według następującego wzoru:

Strona 8 z 8

gdzie:
KP – oznacza kwotę podatku,
WB – oznacza wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych
stawką podatku, uwzględniającą kwotę podatku (wartość sprzedaży brutto),
SP – oznacza stawkę podatku.

Jeśli podatnik wyliczył kwotę podatku zgodnie z podanym wzorem, wówczas zamiast
ceny jednostkowej netto może wykazywać w fakturze cenę wraz z kwotą podatku (cenę
jednostkową brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto – wartość sprzedaży brutto.

3) podsumowanie jednostkowych kwot podatku ustalonych od wartości

poszczególnych dostaw towarów i wykonanych usług. Wówczas łączna kwota
podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot

podatku, pod warunkiem że te jednostkowe kwoty podatku zostały określone w
tej fakturze (art. 106e ust. 10 ustawy; w 2013 r.: odpowiednio § 5 ust. 6
rozporządzenia z 28 marca 2011 r. w sprawie faktur).

Pomiędzy wymienionymi sposobami obliczania kwoty VAT na fakturze mogą
występować różnice groszowe.

Przykładowo różnica taka może wystąpić pomiędzy łączną kwotą VAT ustaloną w
wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku a łączną kwotą VAT obliczoną od

wartości sprzedaży netto. Nie powinny one być jednak kwestionowane przez organy
podatkowe, ponieważ każdy z tych sposobów obliczania łącznej kwoty VAT na fakturze
jest prawidłowy i dopuszczalny.