ZASADY KOREKTY

DOKUMENTÓW

ROZLICZENIOWYCH

W 2010 r.

ZASADY KOREKTY

DOKUMENTÓW

ROZLICZENIOWYCH

W 2010 r.

ZUS i Płace

www.UbezpieczeniaSpoleczne.pl

2

www.UbezpieczeniaSpoleczne.pl

ZASADY KOREKTY DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH W 2010 R.

Spis treści

Rodzaje dokumentów rozliczeniowych .................................................................... 3
O czym należy pamiętać korygując dokumenty rozliczeniowe? ......................................... 4
Dokumenty rozliczeniowe w pytaniach i odpowiedziach ............................................... 5
Raporty świadczeniowe .....................................................................................7

Autor

Anna Michalska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Konsultacja

Ewa Świderska

ekspert w zakresie ubezpieczeń społecznych

Redakcja

Krystyna Trojanowska

Korekta

Zespół

CBP 381 ISBN 978-83-269-0065-5

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2010

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,

www.wip.pl

tel. [phone], faks 0 22 617 60 10

Praktyczny raport „Zasady korekty dokumentów rozliczeniowych w 2010 r.” chroniony jest prawem

autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w raporcie „Zasady korekty dokumentów

rozliczeniowych w 2010 r.” – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania

publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejszy raport został przygotowany z zachowaniem

najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia. Zapro-

ponowane w raporcie „Zasady korekty dokumentów rozliczeniowych w 2010 r.” wskazówki,

porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku

może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą

być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych.

W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie

zawartych w raporcie „Zasady korekty dokumentów rozliczeniowych w 2010 r.” wskazówek,

przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3

www.UbezpieczeniaSpoleczne.pl

ZASADY KOREKTY DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH W 2010 R.

Płatnicy składek zobowiązani są do comiesięcznego przekazywania do ZUS dokumentów roz-

liczeniowych (tj. deklaracji rozliczeniowej i odpowiednich imiennych raportów miesięcznych za

wszystkich ubezpieczonych) oraz opłacania składek za dany miesiąc. W przypadku, gdy w doku-

mentach rozliczeniowych przekazanych do ZUS wystąpiły nieprawidłowości, muszą dokonać

odpowiedniej korekty tych dokumentów.

Obowiązki płatników, w tym dotyczące rozliczania, opłacania i korygowania dokumentów roz-

liczeniowych, zostały określone w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń

społecznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Rodzaje dokumentów rozliczeniowych

Do dokumentów rozliczeniowych zaliczamy:

•

ZUS RCA – Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach

•

ZUS RZA – Imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne

•

ZUS RSA – Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu

składek

•

ZUS DRA – Deklaracja rozliczeniowa

Sporządzając dokumenty ubezpieczeniowe, w tym dokumenty rozliczeniowe, należy zwrócić szcze-

gólną uwagę na poprawność danych. Bowiem w oparciu o te dokumenty ZUS dokonuje zapisów

i rozliczenia należności na kontach płatników składek oraz ewidencjonuje dane na kontach ubezpie-

czonych.

Nieprawidłowo sporządzone dokumenty mogą być niezidentyfikowane z odpowiednim kontem płat-

nika lub ubezpieczonego albo spowodować, że dane na tych kontach będą błędne.

W sytuacji, gdy zachodzi konieczność korekty danych wpisanych w imiennym raporcie miesięcznym,

w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez:

•

płatnika składek we własnym zakresie,

•

ZUS

płatnik jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w formie nowego dokumentu

zawiera jącego wszystkie prawidłowe dane. Imienny raport miesięczny korygujący należy zło żyć w ter-

minie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia

o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Jeżeli konieczność korekty danych wpisanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem

stwierdzenia niepra widłowości przez ZUS w drodze:

•

decyzji

– imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie

7 dni od uprawo mocnienia się decyzji,

•

kontroli

– imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie

30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Płatnicy muszą także pamiętać o tym, że przepisy wyznaczają termin, w którym powinni sprawdzić

poprawność danych zawartych w imiennych raportach miesięcznych

przekazanych do ZUS za

dany rok kalendarzowy. Mają na to czas najpóźniej do 30 kwietnia następnego roku. W przy-

padku stwierdzenia nieprawidłowości muszą dokonać odpowiedniej korekty dokumentów.

4

www.UbezpieczeniaSpoleczne.pl

ZASADY KOREKTY DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH W 2010 R.

Jeżeli płatnik koryguje dane w imiennych raportach miesięcznych, musi pamiętać, że przekazuje je

zawsze z deklaracją rozliczeniową korygującą. W przypadku, gdy korekta dotyczy danych wykaza-

nych wyłącznie w deklaracji rozliczenio wej, nie składa raportów miesięcznych korygujących.

Nie koryguje się jednak danych wpisanych w imiennych raportach miesięcznych w przypadku stwier-

dzenia (we własnym zakresie lub przez ZUS) różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nie-

przekraczającej 2,20 zł. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zade-

klarowana kwota.

O czym należy pamiętać korygując dokumenty rozliczeniowe?

W przypadku korekty dokumentów rozliczeniowych płatnik składek powinien złożyć komplet doku-

mentów korygujących, który składa się z:

•

imiennych raportów miesięcznych korygujących dotyczących osób, za które zostały przekazane

błędne dane oraz

•

deklaracji rozliczeniowej korygującej zawierającej łączne dane rozliczeniowe dotyczące wszyst-

kich ubezpieczonych: zarówno tych, za których składki zostały poprawnie rozliczone w poprzed-

nim komplecie dokumentów, jak i tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne

korygujące.

W przypadku korekty danych znajdujących się wyłącznie na deklaracji płatnik składa jedynie kory-

gującą deklarację rozliczeniową.

5 podstawowych zasad korygowania dokumentów rozliczeniowych

1. Raporty koryguje się w ramach raportu danego typu, tj. odrębnie raporty składkowe i odrębnie

raporty świadczeniowe w ramach danego sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

2. Jeśli w identyfikatorze ubezpieczonego, tj. w nazwisku lub imieniu, albo identyfikatorze nume-

rycznym w imiennym raporcie miesięcznym znalazły się błędy, należy złożyć za tego ubezpieczo-

nego poprawnie wypełniony raport korygu jący.

3. Jeśli płatnik składek złożył raport składkowy (ZUS RCA, ZUS RZA) za ubezpieczonego, za którego

nie należało złożyć raportu, musi raport ten wyco fać. Aby wycofać raport składkowy, powinien

sporządzić „zerowy” raport korygujący, wpisując dane identyfikacyjne ubezpie czonego, kod tytułu

ubezpieczenia oraz w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wartość „0,00”.

4. Aby wycofać, tj. skorygować „do zera”, raport świadczeniowy ZUS RSA złożony za danego ubez-

pieczonego, w raporcie korygującym należy wpisać:


dane identyfikacyjne ubezpieczonego,



dany kod tytułu ubezpieczenia,



„0” w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”,



dany kod świadczenia/przerwy,



okres taki sam jak w wycofywanym raporcie,



pole „kwota” może pozostać puste lub można w nie wpisać „0,00”.

5. W sytuacji, gdy płatnik składek złożył kilka raportów świadczeniowych za danego ubezpieczonego

z danym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnymi kodami świadczenia/przerwy i chce wycofać

jeden z nich, składa tylko raporty, które są aktualne; jeśli chce wycofać wszystkie raporty – składa

wycofanie każdego z nich. W przypadku konieczności wycofania jednego z nich i dokonania korekty

drugiego raportu składa aktualny komplet raportów bez raportu, który powinien wycofać.

5

www.UbezpieczeniaSpoleczne.pl

ZASADY KOREKTY DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH W 2010 R.

Dokumenty rozliczeniowe w pytaniach i odpowiedziach

Raporty składkowe

Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za sierpień 2010 r. popełniłam błąd w raporcie ZUS RCA

za jednego z pracowników. Błąd popełniłam w kodzie tytułu ubezpieczenia; zamiast 01 10 0 0

wpisałam 04 11 00. Proszę wyjaśnić, czy oprócz raportu z kodem 01 10 00 muszę sporządzić

„zerowy” raport z kodem 04 11 00?

Zgodnie z obowiązującymi zasadami korygowania dokumentów ubezpieczeniowych, w sytuacji, gdy

płatnik złożył raport za ubezpieczonego, za którego z danego tytułu ubezpieczenia nie powinien

składać raportu, musi raport ten wycofać tzn. musi złożyć raport „zerowy”.

W opisanej sytuacji, płatnik powinien sporządzić za daną osobę następujące dokumenty korygujące:

•

raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 oraz właściwymi kwotami podstaw wy-

miaru składek i kwotami składek,

•

„zerowy” raport ZUS RCA z kodem 04 11 00 tzn. w pola dotyczące podstaw wymiaru składek oraz

kwot składek powinien wpisać „0,00”.

Przez pomyłkę za jednego z naszych pracowników za jeden z miesięcy zostały przekazane dwa

raporty ZUS RCA; jeden z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0 (poprawny), drugi z kodem

01 10 1 0 (błędny). Muszę zrobić korektę, ale proszę o wyjaśnienie jak to zrobić?

Za pracownika za każdy miesiąc kalendarzowy sporządza się jeden raport miesięczny ZUS RCA, w któ-

rym rozlicza się składki od wypłaconego mu w danym miesiącu wynagrodzenia. Jeżeli za jeden mie-

siąc zostały przekazane dwa raporty ZUS RCA, ten z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia

(01 10 1 0) należy wyzerować. Oznacza to, że w raporcie korygującym w pola dotyczące podstaw wy-

miaru składek oraz kwot składek należy wpisać „0,00”.

Czy w przypadku sporządzania raportów korygujących i deklaracji korygującej należy sporzą-

dzić raporty tylko za osoby, których korekta dotyczy, czy cały komplet raportów dotyczących

wszystkich pracowników, z wykazaniem skorygowanych danych pracowników, w stosunku do

których nastąpiły zmiany?

W przypadku sporządzania imiennych raportów miesięcznych korygujących oraz deklaracji rozlicze-

niowej korygującej, płatnik składek zobowiązany jest sporządzić i przekazać do ZUS deklarację rozli-

czeniową korygującą łącznie z tym imiennym raportem miesięcznym korygującym, w którym wystą-

piły zmiany. W raporcie korygującym należy wypełnić blok odnoszący się do tego ubezpieczonego,

którego korekta dotyczy. Natomiast deklaracja rozliczeniowa korygująca będzie zawierała dane doty-

czące wszystkich ubezpieczonych.

Płatnik składek przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych oznaczonych nume-

rem 01. Po pewnym czasie okazało się, że nie przekazał imiennego raportu miesięcznego za

jednego z ubezpieczonych. Zobowiązany więc jest przekazać za niego raport miesięczny. Jakim

numerem powinien oznaczyć ten raport?

Płatnik składek, który przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (raporty oraz dekla-

rację) oznaczonych numerem identyfikatora 01, po czym stwierdził, że nie przekazał imiennego raportu

miesięcznego za jednego z ubezpieczonych, zobowiązany jest przekazać raport imienny za tego

ubezpieczonego oraz deklarację rozliczeniową korygującą. Zarówno deklaracja rozliczeniowa kory-

gująca, jak i imienny raport (niezależnie od tego, że jest to raport pierwszorazowy za tego ubezpie-

czonego) powinna być oznaczona numerem identyfikatora 02. Obowiązuje bowiem zasada, zgodnie

z którą imienny raport miesięczny oznaczany jest takim samym numerem identyfikatora jak deklaracja

rozliczeniowa, do której jest dołączony.

6

www.UbezpieczeniaSpoleczne.pl

ZASADY KOREKTY DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH W 2010 R.

W jaki sposób skorygować błąd w imiennym raporcie miesięcznym, polegający na wpisaniu

złego numeru PESEL ubezpieczonego?

W sytuacji, gdy w imiennym raporcie miesięcznym płatnik składek popełnił błąd w identyfikatorze

ubezpieczonego, tj. w jego nazwisku, imieniu czy identyfikatorze numerycznym (np. PESEL), zobo-

wiązany jest złożyć raport z prawidłowymi danymi. Raport korygujący oraz deklarację rozliczeniową

korygującą należy oznaczyć takim samym identyfikatorem. Należy pamiętać, że deklaracja rozlicze-

niowa korygująca musi zawierać dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych, zarówno tych, których

rozliczono poprawnie w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których sporządzono

imienne raporty korygujące.

Czy w przypadku gdy pracownik cały miesiąc przebywa np. na zasiłku chorobowym, do raportu

ZUS RSA należy dołączyć „zerowy” raport ZUS RCA?

W sytuacji, gdy przerwa w opłacaniu składek (z danego tytułu ubezpieczenia) wykazana w raporcie

świadczeniowym ZUS RSA dotyczy całego miesiąca kalendarzowego, za który płatnik składa komplet

dokumentów rozliczeniowych (np. w raporcie ZUS RSA za grudzień wykazano dla danego ubezpie-

czonego przerwę w opłacaniu składek od 01.12. do 31.12. z kodem zasiłku chorobowego 313) i ubez-

pieczonemu w tym miesiącu nie wypłacono wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru skła-

dek na ubezpieczenia, płatnik składa za tego ubezpieczonego wyłącznie raport ZUS RSA. Nie składa

natomiast „zerowego” raportu składkowego ZUS RCA.

W sytuacji, gdy w raporcie ZUS RSA płatnik wykazuje okres przerwy w opłacaniu składek dotyczący

całego miesiąca lecz innego niż ten, za który składa bieżący komplet dokumentów rozliczeniowych

(np. w raporcie za grudzień wykazuje okres od 01.11. do 30.11.) i ubezpieczonemu w tym miesiącu

nie wypłacono wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek, płatnik powinien za tego

ubezpieczonego złożyć „zerowy” raport ZUS RCA.

Ile razy zastanawiasz się, czy dobrze udało ci się ustalić wysokość świadczenia choro-

bowego lub czy poprawnie oskładkowałeś nietypową umowę cywilnoprawną?

Ile godzin spędziłeś nad ustawami i rozporządzeniami, aby dociec, jak je właściwie zin-

terpretować?

•

Przegląd zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym

•

Opisy faktycznych sytuacji i rozwiązania zgodne z wytycznymi ZUS

znajdziesz w poradniku „Ubezpieczenia społeczne w praktyce”.

Pomogą Ci one szybko znaleźć wyjście z niestandardowej sytuacji, wywiązać się z obo-

wiązków i bezbłędnie prowadzić rozliczenia z ZUS.

Teraz nawet najbardziej skomplikowane i niestandardowe sytuacje, jakie możesz

napotkać, prowadząc rozliczenia z ZUS, nie będą już dla Ciebie problemem.

Skorzystaj z wiedzy ekspertów.

ZAMÓW NA 30-dni do TESTU!

7

www.UbezpieczeniaSpoleczne.pl

ZASADY KOREKTY DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH W 2010 R.

Za pracownicę Julię Wrzesińską pobierającą zasiłek macierzyński sporządzam raporty z kodem

tytułu ubezpieczenia 12 40 0 0 i kodem świadczenia/przerwy 311. W lutym 2010 r. wypłaciliśmy

pani Julii trzynastkę za 2009 r. Czy za pracownicę można sporządzić raporty z dwoma kodami

tytułu ubezpieczenia 12 40 0 0 oraz 01 10 0 0?

Fakt, że nagroda jest wypłacana osobie, która przebywa na urlopie macierzyńskim, nie powoduje, że

od tej wypłaty nie odprowadza się składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Składki są należne. Oznacza to, że za miesiąc w którym następuje wypłata nagrody, należy sporzą-

dzić raport ZUS RCA, w którym należy rozliczyć składki na ubezpieczenia. W związku z tym za luty

2010 r. płatnik zobowiązany jest przekazać do ZUS następujące raporty:

•

raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, w którym jako podstawę wymiaru skła-

dek na ubezpieczenia społeczne wykaże kwotę trzynastki, a na ubezpieczenie zdrowotne kwotę

tę pomniejszoną o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonej,

•

raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 0 0, w którym jako podstawę składek na

ubezpieczenia emerytalne i rentowe wykaże kwotę zasiłku macierzyńskiego,

•

raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, w którym wykaże okres, za który został

wypłacony zasiłek oraz kwotę zasiłku a także kod świadczenia/przerwy 311 – zasiłek macierzyński

z ubezpieczenia chorobowego.

Raporty świadczeniowe

Za sierpień 2010 r. za jednego z pracowników, przez pomyłkę, przekazaliśmy do ZUS raport

ZUS RSA z kodem przerwy 111. Czy powinniśmy wycofać ten raport. Jeżeli tak to jak go wypełnić?

Jeżeli płatnik składek za swojego pracownika przekazał do ZUS raport ZUS RSA, który chce wycofać

(a w opisanej sytuacji powinien go wycofać), powinien przekazać teraz raport w trybie korekty. Wyco-

fanie raportu świadczeniowego za danego ubezpieczonego następuje w ramach 6-znakowego kodu

tytułu ubezpieczenia poprzez wpisanie:

•

danego kodu tytułu ubezpieczenia (musi to być kod z jakim ubezpieczony był zgłoszony do ubez-

pieczeń a następnie wykazywany w imiennych raportach),

•

„0” w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat,

•

danego kodu świadczenia/przerwy (111),

•

okresu takiego samego jak w wycofywanym raporcie,

•

pole „kwota” należy pozostawić puste lub wpisać w nie „0,00”.

Jak sporządzać dokumenty rozliczeniowe korygujące, aby wycofać raport ZUS RSA, który nie-

potrzebnie został przekazany do ZUS?

Imienny raport miesięczny ZUS RSA, niepotrzebnie złożony za danego ubezpieczonego, należy wycofać.

Wycofanie imiennego raportu miesięcznego ZUS RSA (tzw. raportu świadczeniowego), złożonego za

danego ubezpieczonego, następuje w ramach 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia i odbywa się

przez wpisanie w raporcie korygującym:

•

kodu tytułu ubezpieczenia, jaki wpisano w wycofywanym raporcie,

•

„0” w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”,

•

kodu świadczenia/przerwy, jaki wpisano w wycofywanym raporcie,

•

takiego okresu jak w wycofywanym raporcie,

•

pozostawienie pustego pola „kwota” albo wpisanie w nim „0,00”.

Zdarza się, że płatnik składa za daną osobę kilka raportów świadczeniowych z tym samym 6-znako-

wym kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnymi kodami świadczenia/przerwy. Wówczas w razie koniecz-

ności wycofania:

8

www.UbezpieczeniaSpoleczne.pl

ZASADY KOREKTY DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH W 2010 R.

•

jednego z nich – musi złożyć tylko raporty, które są aktualne,

•

wszystkich raportów – musi złożyć wycofanie każdego z raportów oddzielnie,

•

jednego z nich i korekty drugiego raportu – musi złożyć aktualne raporty bez tego, który chce wycofać.

Imienne raporty korygujące zawsze przekazuje się z deklaracją rozliczeniową korygującą. Dokumenty

te trzeba oznaczyć takim samym numerem identyfikatora.

Czy mogę w raporcie RSA dwa razy wykazać pracownicę, która jest na zwolnieniu tzn. raz z kodem

331 (wypłacam wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy) i raz z kodem 313 od kiedy ZUS

przejął wypłatę zasiłku chorobowego?

Do wykazania rodzajów i okresów przerw w opłacaniu składek i zestawienia wypłaconych świadczeń

/wynagrodzeń za czas absencji chorobowej przeznaczone są bloki III-X raportu ZUS RSA – Imienny ra-

port miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. Bloki te mogą być

wykorzystane dla kilku osób ubezpieczonych, dla których zaszły sytuacje wymagające sporządzenia

raportu ZUS RSA i wykazania w nich okresów przerw lub świadczeń. W tym samym raporcie ZUS RSA

można wypełnić więcej niż jeden blok dla tego samego ubezpieczonego, dla którego wystąpiła więcej

niż jedna sytuacja, dla której należy sporządzić raport ZUS RSA i wykazać okresy przerw lub świadczeń.

W związku z powyższym, dla tej pracownicy należy wypełnić dwa bloki w raporcie ZUS RSA. W jednym

bloku należy wykazać okres niezdolności do pracy (od-do), za który wypłacono jej wynagrodzenie za

czas niezdolności do pracy z kodem 331, liczbę wypłat oraz kwotę wypłaconego wynagrodzenia za

czas absencji chorobowej. W kolejnym bloku należy wykazać okres pobierania zasiłku chorobowego

(od-do), którego wypłatę przejął ZUS, z kodem 313, wpisując ponadto w polu 07 wartość „0,00”.