Dokumentacja i rozliczania inwentaryzacji

Organizacja inwentaryzacji w jednostce wymaga podjęcia prac zmierzających do:

• opracowania stosownych przepisów wewnętrznych (opracowanie instrukcji inwentaryzacyjnej)

• dokonanie okresowego sprawdzenia stanu faktycznego aktywów i pasywów firmy

• zapewnienia warunków dla nakazanej prawem inwentaryzacji składników majątkowych w przewidzianych dla nich terminach.

Czynności związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji można podzielić na cztery podstawowe etapy:

• czynności przygotowawcze,

• czynności właściwe,

• czynności rozliczeniowe,

• czynności poinwentaryzacyjne.

W ramach czynności przygotowawczych należy:

• wydać zarządzenie wewnętrzne powołujące komisję inwentaryzacyjną,

• powołać i przeszkolić zespoły (grupy) spisowe,

• przygotować pola spisowe,

• Przygotować i wydać arkusze spisowe,

• powiadomić osoby materialnie odpowiedzialne o terminie rozpoczęcia inwentaryzacji.

Komisję inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki zarządzeniem wewnętrznym. Następnie przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powołuje zespoły spisowe. W skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych nie mogą wejść osoby, które ponoszą odpowiedzialność za spisywane składniki majątku oraz osoby prowadzące ewidencję księgową inwentaryzowanych składników.

Do obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy:

• wyznaczenie zadań dla członków komisji,

• przeprowadzenie szkolenia członków komisji i zespołów spisowych,

• organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji, dopilnowanie ich wykonania w określonym terminie,

• kontrolowanie przebiegu spisów z natury i prawidłowości wypełnienia arkuszy spisowych,

• ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, zebranie odpowiednich wyjaśnień i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia,

• przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych,

• przygotowanie dokumentacji przebiegu inwentaryzacji.

Do obowiązków zespołów spisowych należy:

• przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu spisowym,

• właściwe zabezpieczenie kontrolowanych pomieszczeń i obiektów na czas spisu,

• przeprowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych,

• terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych.

Czynności związane z inwentaryzacją na etapie przygotowawczym

Lp.	Czynność	Osoba odpowiedzialna
1	Powołanie komisji inwentaryzacyjnej	Kierownik jednostki
2	Powołanie i przeszkolenie zespołów (grup) spisowych	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
3	Ustalenie harmonogramu inwentaryzacji	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
4	Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
5	Przygotowanie pola spisowego	Osoba materialnie odpowiedzialna
6	Powiadomienie osób materialnie odpowiedzialnych o terminie rozpoczęcia inwentaryzacji	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
7	Dokonanie podziału pracy wśród członków komisji	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
8	Przeszkolenie osób przeprowadzających inwentaryzację	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Na etapie właściwym należy:

• pobrać oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie,

• sporządzić arkusze spisów z natury, załączniki do arkuszy spisowych

• sporządzić protokół inwentaryzacyjny,

• sporządzić protokoły wyceny zapasów,

• sprawdzić zespoły spisowe z przebiegu i wyników inwentaryzacji,

• sporządzić sprawozdanie lub protokół z kontroli inwentaryzacji i inne dokumenty wymagane zgodnie z przepisami wewnętrznymi

Przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury polega na ustaleniu w pierwszej kolejności rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku, przez ich przeliczenie, zważenie, zmierzenie, na ujęciu ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury i wycenie spisanych ilości.

Inwentaryzację w drodze spisu z natury przeprowadza komisja inwentaryzacyjna oraz co najmniej dwuosobowe zespoły spisowe. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby użytkującej składniki objęte spisem lub osoby materialnie odpowiedzialnej za spisywane składniki, albo osoby przez nią upoważnionej.

Bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku (przez przeliczenie, zmierzenie, zważenie) zespół spisowy dokonuje wpisu do arkusza spisowego. Arkusz spisu z natury powinien zawierać:

1) nazwę jednostki

2) numer kolejny arkusza spisowego,

3) określenie rodzaju inwentaryzacji (np. inwentaryzacja okresowa, inwentaryzacja doraźna),

4) nazwę pola spisowego,

5) datę rozpoczęcia i zakończenia spisu,

6) imiona i nazwiska członków zespołu spisowego,

7) szczegółowe określenie składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący, np. numer inwentarzowy,

8) jednostkę miary,

9) ilość stwierdzoną w czasie spisu,

10) numery pozycji arkusza spisu.

Arkusz spisu z natury powinien być sporządzany na piśmie, w sposób czytelny i trwały. Sporządza się go zazwyczaj w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje komórka finansowa, a kopię osoba materialnie odpowiedzialna.

W arkuszu nie wolno zostawiać żadnych niewypełnionych wierszy czy innych wolnych miejsc. Błędy w arkuszach spisowych można poprawić wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu w taki sposób, żeby pierwotny zapis pozostał czytelny oraz wpisanie obok zapisu poprawnego. Prawidłowo wypełnione arkusze spisu podpisują członkowie zespołów spisowych, osoby materialnie odpowiedzialne oraz inne osoby uczestniczące w spisie.

Po zakończeniu czynności spisowych zespół spisowy sporządza pisemne sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, ujmując w nim rozliczenie pobranych arkuszy spisowych i przekazuje wszystkie arkusze spisu z natury wraz z innymi dokumentami przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności, przekazuje je do księgowości, gdzie dokonuje się wyceny spisanych składników majątku oraz porównania ilości i wartości poszczególnych składników ustalonych w toku spisu z natury z ilością i wartością tych składników wynikającą z ewidencji księgowej

Sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji

Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Do narzędzi wspomagających automatyczną inwentaryzację zaliczyć można:

• oprogramowanie do zarządzania majątkiem,

• kod kreskowy,

• drukarki etykiet,

• czytniki kodów kreskowych,

• kolektory danych,

• tagi RFID

Technika dokonania spisu z natury w ten sposób jest dopuszczalna pod warunkiem opisania stosowanej metody w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej przez kierownika jednostki.

W drodze uzgodnienia sald inwentaryzuje się środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych oraz należności, pożyczki i zobowiązania. Inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald dokonuje dział księgowości przez wysłanie dokumentu Potwierdzenie salda należności do kontrahentów. Formy uzgodnienia sald mogą być:

• pisemne przy wykorzystaniu formularzy opracowanych przez jednostkę,

• faksowe — przez przesłanie specyfikacji sald z prośbą o potwierdzenie drogą faksową,

• inne.

Niedopuszczalne jest domniemanie potwierdzenia salda w przypadku nieuzyskania odpowiedzi od kontrahenta.

Celem inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald jest stwierdzenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald dokonuje dział księgowości we współpracy z właściwymi służbami jednostki, np. radcą prawnym w zakresie należności spornych. Ujawnione w toku weryfikacji sald ewentualne różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy ująć w protokole i wyjaśnić oraz rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Czynności związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji na etapie właściwym

Lp.	Czynność	Osoba odpowiedzialna
1	Spis z natury	Członkowie zespołów spisowych, kontrolerzy
2	Wycena spisanych składników	Pracownik księgowości
3	Inwentaryzacja w drodze uzgadniania sald	Pracownik księgowości
4	Inwentaryzacja w drodze porównania z dokumentacja księgową	Pracownik księgowości
5	Sporządzenie dokumentów inwentaryzacyjnych	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Etap rozliczeniowy

Na tym etapie opracowuje się wyniki inwentaryzacji, formułuje i realizuje wnioski. Podstawowe czynności skupiają się wokół ustalenia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. W tym celu sporządza się zestawienia zbiorcze spisów z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek na artykułach podobnych, wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie, decyzje kierownika jednostki i polecenia księgowania dotyczące ujęcia w ewidencji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Pierwszym dokumentem, jaki sporządza się w etapie rozliczeniowym inwentaryzacji, jest

ewidencja arkuszy spisu z natury.

Różnice inwentaryzacyjne wynikają z porównania ilości i wartości poszczególnych składników tego majątku z ilością i wartością wynikającą z ewidencji tych składników.

Z punktu widzenia rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych największe znaczenie ma podział niedoborów i szkód na zawinione i niezawinione. Do niedoborów i szkód niezawinionych powstałych w rzeczowym majątku obrotowym zalicza się:

• niedobory (ubytki) naturalne mieszczące się w granicach norm (limitów),

• niedobory przekraczające normy (limity) ubytków naturalnych,

• szkody powstałe z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych,

• niedobory i szkody spowodowane przyczynami losowymi,

• niedobory, które mogą być kompensowane z nadwyżkami.

Przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych określa komisja inwentaryzacyjna w protokole, w którym przedstawia także umotywowane wnioski co do sposo­bu ich rozliczenia. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne mogą być kompensowane, jeżeli odpowiadają następującym warunkom:

• zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury,

• dotyczą jednej osoby odpowiedzialnej lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność za mienie,

• zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach, co może uzasadniać możliwość omyłek ze strony osoby odpowiedzialnej.

Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się, przyjmując za podstawę:

• mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki oraz

• niższą cenę składników majątku, wykazujących różnice inwentaryzacyjne.

Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych następuje na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych.

Czynności związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji na etapie rozliczeniowym

Lp.	Czynność	Osoba odpowiedzialna
1	Zestawienie zbiorcze spisów z natury, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych	Pracownik księgowości
2	Wyjaśnienie przyczyn różnic inwentaryzacyjnych	Członkowie komisji inwentaryzacyjnej
3	Zestawienie kompensat niedoborów i nadwyżek	Pracownik księgowości
4	Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
5	Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych	Kierownik jednostki
6	Ujęcie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych	Pracownik księgowości

Czynności poinwentaryzacyjne

Lp.	Czynność	Osoba odpowiedzialna
1	Zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami przechowywania środków pieniężnych, papierów wartościowych, znaków skarbowych	Osoba materialnie odpowiedzialna
2	Zapewnienie bezpieczeństwa magazynowania, składowania towarów i materiałów	Osoba materialnie odpowiedzialna
3	Oznakowanie składników majątku jednostki indeksami, numerami inwentarzowymi	Pracownik księgowości
4	Gospodarowanie majątkiem powierzonym przez osoby materialnie odpowiedzialne	Kierownik jednostki
5	Zabezpieczenie majątku przed kradzieżą, pożarem	Osoba materialnie odpowiedzialna
6	Przestrzeganie przepisów sanitarnych, bezpieczeństwa przeciwpożarowego	Inspektor BHP

Najczęstsze błędy popełniane przy inwentaryzacji

• brak stosownych wewnętrznych regulacji normujących zasady przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji;

• błędna wycena inwentaryzowanych składników;

• błędne ustalenie i wycena różnic inwentaryzacyjnych;

• niestaranna i powierzchowna weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych;

• błędne ujmowanie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych;

• brak właściwej kontroli przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji;

• dokonywanie spisów bez udziału osób odpowiedzialnych materialnie albo bez udziału zespołów spisowych;

• niewłaściwe sporządzanie arkuszy spisowych i wadliwe wprowadzanie do nich korekt i poprawek;

• niewłaściwy podział inwentaryzowanych składników na rejony — tzw. pola spisowe;

• powoływanie do prac inwentaryzacyjnych osób niekompetentnych;

• dokonywanie spisów z ewidencji zamiast z natury;

• dokonywanie tzw. pożyczek między polami spisowymi na czas inwentaryzacji;

• dopuszczenie do niepotrzebnego i nieuzasadnionego obrotu składnikami majątkowymi w czasie ich inwentaryzacji;

• niedokonywanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników;

• rezygnacja a z pobrania od osób odpowiedzialnych materialnie stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych; chodzi o określenie odpowiedzialności materialnej;

• rezygnacja z przeszkolenia osób powołanych do dokonania czynności inwentaryzacyjnych;

• dokonywanie niewłaściwych kompensat niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach sobie podobnych;

• rezygnacja ze spisania na odrębnych arkuszach spisowych artykułów obcych, zniszczonych, uszkodzonych itp.;

• rozciąganie w czasie prac inwentaryzacyjnych i nieuzasadnione przerywanie tych prac na wiele dni lub tygodni;

• wystawianie fikcyjnych dokumentów lub fałszowanie danych w arkuszach spisowych w celu ukrycia różnic inwentaryzacyjnych;

• zaniechanie obowiązku inwentaryzacji wielu składników aktywów i pasywów;

• zbyt łagodne traktowanie groźnych dla jednostki i niczym nieusprawiedliwionych naruszeń prawa i mienia;

• zbyt łagodne traktowanie fałszerstw i malwersacji;

• niezachowanie ustawowych terminów inwentaryzacji.