Świadectwa pracy
po 21 marca 2013 r.
Praktyczny poradnik
W publikacji m.in.:
" Jakie nowe obowiązki będzie miał pracodawca co do wypełniania świadectw pracy w
marcu 2013 r.
" W jaki sposób wydawać świadectwo pracy, gdy po umowie terminowej (umowach
terminowych) zawierana jest umowa na czas nieokreślony
" Czy jeśli pracownik zmienia nazwisko w związku z zawarciem związku mał\
eńskiego w
trakcie trwania stosunku pracy, nale\
y w świadectwie podać oba nazwiska 
dotychczasowe i nowe
" Kiedy w treści świadectwa trzeba rozpisywać poszczególne okresy zatrudnienia
" Co nale\
y odnotować w świadectwie w części dotyczącej trybu ustania stosunku pracy
(ust. 3), gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób (podlega ustawie o zwolnieniach
grupowych) i wypowiada umowę z przyczyn niedotyczących pracownika (w trybie
indywidualnym lub grupowym)
" Czy w świadectwie pracy wskazuje się dni zaległego urlopu wypoczynkowego
" Czy pracodawca popełni błąd, jeśli w świadectwie zapisze: nale\
ny (zamiast wypłacony)
ekwiwalent pienię\
ny za xx dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (xx godzin)
" Jaką datą nale\
y oznaczyć świadectwo pracy, jeśli dzień zakończenia umowy przypada
na wolną sobotę
" Czy i w jaki sposób dokonać korekty świadectwa pracy, jeśli błędy wyjdą na jaw po
latach
" Czy sporządzając odpis dawnego świadectwa pracy, nale\
y je skserować, czy przepisać
na obecnym formularzu
1BC1
Świadectwa pracy po 21 marca 2013 r.
Rozdział I
Wydawanie świadectw pracy po
umowach terminowych (sytuacja po
marcu 2013 roku)
W dniu 21 marca 2013 r. mijają 2 lata od wejścia w \
ycie
nowych zasad dotyczących wydawania świadectw pracy po
umowach terminowych. Tym samym pierwszym pracodawcom
zacznie upływać dwuletni termin na wydanie świadectw pracy
za te umowy. Wtedy te\
mogą się pojawić mandaty inspekcji
pracy za brak wydania świadectw na nowych zasadach.
Zmienione regulacje dotyczą wydawania świadectwa pracy
pracownikom zatrudnionym na wszelkie umowy terminowe, czyli:
" na czas określony,
" na czas wykonywania określonej pracy,
" na zastępstwo,
" na okres próbny.
Je\
eli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego
pracodawcy na podstawie kilku takich umów, pracodawca wydaje
zbiorcze świadectwo pracy obejmujące wszystkie te zakończone
umowy z okresu 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z nich. A zatem
nie trzeba wydawać świadectw po ka\
dej kolejnej umowie
terminowej. Dopiero po 24 miesiącach od zawarcia pierwszej z nich
nale\
y wystawić świadectwo pracy. Chyba \
e pracownik za\
ąda
2
Świadectwa pracy po 21 marca 2013 r.
wydania świadectwa pracy wcześniej. Wtedy pracodawca nie ma
wyjścia, musi zrealizować wniosek podwładnego.
Gdy po 2 latach umowa terminowa trwa, nale\
y poczekać do
jej zakończenia
Jeśli jednak umowa terminowa miałaby się rozwiązać póz
niej ni\
z
upływem 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z umów terminowych,
świadectwo wydaje się dopiero z chwilą jej rozwiązania.
Przykład
Strony zawarły umowę na czas określony 1 roku, a po niej kolejną
umowę na czas określony  na 2 lata. Świadectwo pracy wydaje się
po tej drugiej umowie, łącznie za umowę zawartą na rok i za umowę
podpisaną na 2 lata. Świadectwo obejmie 3-letni okres zatrudnienia,
niezale\
nie od tego, czy strony będą kontynuowały zatrudnienie, czy
te\
nie. Jedynie w przypadku gdy pracownik po zakończeniu
pierwszej umowy będzie \
ądał świadectwa pracy wcześniej, nale\
y
mu je wydać w dowolnym momencie, w którym tego za\
ąda.
Jeśli strony rozstają się wcześniej, od razu trzeba dać
świadectwo
Jeśli umowy terminowe kończą się przed upływem 2 lat od zawarcia
pierwszej z nich, a pracodawca nie zamierza ju\
zatrudniać dalej
pracownika, nie mo\
na czekać ze świadectwem do upływu tych 2
lat. Trzeba wydać świadectwo za obie umowy od razu po
zakończeniu ostatniej umowy o pracę. Tak uwa\
a większość
specjalistów, w tym tak\
e z inspekcji pracy.
3
Świadectwa pracy po 21 marca 2013 r.
Przykład
Pracownik 1 stycznia 2013 r. został zatrudniony na czas określony
na pół roku, a potem znowu na pół roku na czas określony.
Teoretycznie, zgodnie z dosłowną interpretacją nowych przepisów,
pracownikowi wydaje się świadectwo pracy obejmujące
zatrudnienie na te dwie umowy dopiero 31 grudnia 2014 r., chyba \
e
za\
ądałby świadectwa od razu po którejś z umów. Jeśli jednak
pracodawca po tych dwu umowach (trwających łącznie rok) nie
zamierza ju\
dalej zatrudniać tego pracownika, to  według
interpretacji np. inspekcji pracy  nale\
y wydać zbiorcze
świadectwo pracy obejmujące te dwie umowy ju\
po zakończeniu
drugiej z nich, czyli na koniec 2013 roku.
Du\
o czasu pomiędzy umowami  lepiej nie ryzykować
Je\
eli pracodawca zamierza dalej zatrudniać pracownika, niewielka,
kilkudniowa przerwa między umowami terminowymi nie wymaga
wydania świadectwa za poprzednią umowę (umowy), jeśli nie minął
jeszcze 2-letni termin na jego wydanie. Gdy jednak:
" przerwa miałaby być dłu\
sza lub
" pracodawca nie byłby pewien, \
e po przerwie zatrudni
pracownika,
bezpieczniej jest od razu wydać świadectwo. Przepisy nie wskazują
bowiem precyzyjnie, jak postąpić w takiej sytuacji.
Przykład
Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę terminową na 1 rok,
następnie była kilkudniowa przerwa (np. weekendowa), po czym
strony zawarły kolejną umowę terminową  na 1,5 roku. Z
wydaniem świadectwa pracy mo\
na poczekać do zakończenia
drugiej z tych umów.
4
Świadectwa pracy po 21 marca 2013 r.
Przykład
Umowa została zawarta na okres marzec  listopad 2013 r. Zaraz
po niej, jeszcze w listopadzie 2013 r., strony mają zamiar podpisać
umowę na kolejny sezon budowlany (marzec  listopad 2014). Mimo
\
e kolejne zatrudnienie jest ju\
praktycznie pewne, lepiej nie czekać
do listopada 2014 r., tylko wydać świadectwo za pierwszą umowę od
razu w listopadzie 2013 r. Zdaniem części inspektorów pracy
pracownik będzie bowiem dłu\
szy czas pozostawał bez zatrudnienia
i dlatego powinien otrzymać świadectwo.
W praktyce pojawiła się te\
wątpliwość, kiedy upłyną 24 miesiące
od zawarcia pierwszej umowy, gdy strony zawarły ją z opóz
nionym
terminem rozpoczęcia pracy. Literalna wykładnia wskazuje, \
e
termin ten nale\
y liczyć od dnia zawarcia umowy, a nie od dnia
nawiązania stosunku pracy.
Za umowę bezterminową będzie osobne świadectwo
Wydawanie zbiorczych świadectw pracy dotyczy tylko umów
terminowych. Je\
eli więc strony zawierają umowę na czas
nieokreślony, to świadectwo pracy za nią wydaje się dopiero po jej
zakończeniu, niezale\
nie od tego, jak długo miałaby trwać. Powstaje
jednak pytanie, kiedy wydać świadectwo pracy, jeśli np. po umowie
na 3-miesięczny okres próbny (czy na czas określony) strony
zawierają umowę na czas nieokreślony. Nowe przepisy tego nie
rozstrzygają.
Na pewno trzeba wydać oddzielne świadectwa pracy za oba
zatrudnienia. Przepis nie precyzuje jednak, kiedy w takiej sytuacji
wydać świadectwo za zakończoną 3-miesięczną umowę na okres
próbny. Mo\
na więc to zrobić ju\
po zakończeniu tej umowy albo
5
Świadectwa pracy po 21 marca 2013 r.
dopiero po 24 miesiącach od jej zawarcia, czyli w trakcie trwania
umowy na czas nieokreślony.
W tym przypadku czekając z wydaniem świadectwa, pracodawca
ryzykuje. Jeśli bowiem po 24 miesiącach od zawarcia np. umowy
na okres próbny pracownik nadal pozostaje w zatrudnieniu na czas
nieokreślony, łatwo zapomnieć o obowiązku wydania świadectwa za
dawno zakończoną umowę terminową. Tym bardziej \
e pracownik z
pewnością nie za\
ąda za nią świadectwa pracy, gdy\
nie ma w tym
\
adnego interesu  nadal pozostaje w zatrudnieniu.
Radzimy więc przyjąć następującą zasadę:
" jeśli strony zawierają kolejno kilka umów terminowych,
mo\
na poczekać z wydaniem za nie świadectwa pracy do
zakończenia ostatniej z nich (chyba \
e ju\
po którejś
wcześniejszej upłynął ju\
24-miesięczny termin albo
pracownik za\
ąda świadectwa wcześniej),
" je\
eli jednak strony przechodzą na umowę na czas
nieokreślony, warto od razu wydać świadectwo
za poprzednie umowy terminowe, bez czekania 24 miesięcy
od dnia zawarcia pierwszej z nich.
Dzięki temu nie trzeba pilnować terminów upływu 24 miesięcy przy
poszczególnych umowach ró\
nych pracowników i mo\
na uniknąć
mandatów inspekcji pracy za ich niedotrzymanie.
Wcześniejsze wydanie dokumentu nie zaszkodzi pracodawcy
Wobec wątpliwości co do stosowania nowych zasad niektórzy
pracodawcy zastanawiali się, czy nie lepiej zawsze wydawać
świadectwo pracy po zakończeniu ka\
dej umowy terminowej. Taka
praktyka jest bezpieczna, poniewa\
w \
aden sposób nie krzywdzi
pracownika. Jej prawidłowość podkreśla wielu specjalistów oraz
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (stanowisko z 22 sierpnia
2011 r., sygn. DPR-I-053-73498/BL/PP/11). Mo\
e pomóc
6
Świadectwa pracy po 21 marca 2013 r.
uporządkować dokumentację, choć z drugiej strony niewątpliwie to
dodatkowe obcią\
enie dla działu personalnego.
Podwładny mo\
e \
ądać świadectwa, lecz tylko za zakończone
umowy
Pracownik ma prawo domagać się na piśmie wydania odrębnego
świadectwa pracy za ka\
dą z zakończonych umów terminowych z
osobna lub zbiorczego świadectwa po kilku umowach terminowych
przed upływem 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z nich.
Pracodawca ma wówczas obowiązek spełnić jego \
ądanie. Nigdy
jednak nie mo\
e wydawać świadectwa pracy za umowę jeszcze
trwającą, choćby pracownik tego \
ądał.
Przykład
Pracownik miał umowę na 3-miesięczny okres próbny, potem
miesiąc przerwy, następnie umowę na roczny czas określony. Nie
domagał się świadectwa pracy. Dopiero po pół roku tej umowy
namyślił się, \
e jednak chce świadectwo pracy za zakończoną
umowę na okres próbny. Pracodawca ma obowiązek wydać mu to
świadectwo w ciągu 7 dni od zgłoszenia \
ądania.
Umów terminowych sprzed 21 marca 2011 r. nowe zasady nie
dotyczą
Jeśli w chwili wejścia w \
ycie nowych zasad, czyli 21 marca 2011
r., trwała ju\
kolejna umowa terminowa  np. zawarto ją od 1 marca
2011 r. do 28 lutego 2013 r. (i następnie pracownik ma mieć kolejne
umowy), to wówczas:
" je\
eli bezpośrednio po niej, 1 marca 2013 r. została zawarta
następna umowa terminowa, świadectwo (obejmujące tak\
e tę
kolejną umowę) wydaje się dopiero po 24 miesiącach, czyli 1
7