Świadectwo pracy: kiedy należy wydać duplikat?
Świadectwo pracy: kiedy należy wydać duplikat?
Rozważmy następujący przypadek: pracownikowi skradziono teczkę, w której
znajdowały się zaświadczenia dotyczące przebiegu jego zatrudnienia, m.in. świadectwo
pracy. Zwrócił się więc do byłego pracodawcy o ponowne wydanie tego dokumentu. Czy
szef ma obowiązek przychylić się do tej prośby?
Odpowiedzi na postawione we wstępie pytanie należy poszukiwać w przepisach
rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy
oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. Nr 60, poz. 282 ze zm.). Zgodnie
bowiem z postanowieniami ż 4 tegoż aktu, w uzasadnionych przypadkach pracodawca
zobligowany jest do wydania odpisu świadectwa pracy pracownikowi albo też pisemnie
upoważnionej przez niego osobie.
Ustawodawca nie wyjaśnia, w jaki sposób pracownik powinien motywować potrzebę
uzyskania odpisu świadectwa pracy. Brak stosownych przepisów w tym zakresie przesądza o
konieczności indywidualnego traktowania każdego z przypadków. Zasadne jednak wydaje się
przyjąć, że przesłanką do ponownego wydania tego dokumentu mogą być różnego rodzaju
zdarzenia losowe, a więc np. kradzież, zagubienie czy przypadkowe zniszczenie.
Kolejna kwestią wymagającą zastanowienia jest sposób, w jaki pracodawca powinien
wywiązać się z obowiązku wydania duplikatu świadectwa pracy. Użyty w rozporządzeniu
termin  odpis wskazuje, że ma to być dokument o treści tożsamej z tym, który został wydany
pracownikowi w związku z rozwiązaniem stosunku pracy. A zatem, należy w nim zawrzeć
wszelkie informacje, o których mowa w art. 97 ż 2 K.p. oraz ż 1 ust. 1 rozporządzenia. Nie
należy również zapominać o poprawnym datowaniu- na nowym świadectwie pracy powinna
widnieć data wystawienia oryginału, a nie stworzenia jego odpisu.
Ponadto pojęcie  odpis sprawia, że nieprawidłowe wydaje się być wydanie pracownikowi
kserokopii dokumentu i to nawet w wypadku, gdy jest ona opatrzona informacją o zgodności
z pierwotnie wydanym świadectwem pracy.
Przepisy w żaden sposób nie ograniczają ilości odpisów, które może otrzymać pracownik.
Jeżeli uzasadniają to ważne przyczyny, pracodawca ma obowiązek wydania duplikatu
świadectwa pracy za każdym razem, gdy zatrudniony o to poprosi. Co ważne, próby
pobierania opłat za wystawienie nowego dokumentu są nieuprawnione.
Przypomnijmy, stosownie do postanowień art. 97 ż 2 K.p. w treści świadectwa pracy musi
znalez
ć się miejsce dla informacji na temat:
·ð okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
·ð zajmowanych stanowisk,
·ð trybu rozwiÄ…zania albo okolicznoÅ›ci wygaÅ›niÄ™cia stosunku pracy,
·ð ewentualnego zajÄ™cia wynagrodzenia za pracÄ™ w myÅ›l przepisów o postÄ™powaniu
egzekucyjnym.
Ponadto dokument powinien również zawierać inne dane, których obecność jest niezbędna
dla ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Chodzi
tu m.in. o informacje dotyczące (ż 1 ust. 1 rozporządzenia):
·ð wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
Strona 1 z 2
·ð podstawy prawnej rozwiÄ…zania lub wygaÅ›niÄ™cia stosunku pracy,
·ð urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym,
w którym ustał stosunek pracy,
·ð wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub Å›wiadczenia,
przewidzianego przepisami prawa pracy lub wykorzystania urlopu wychowawczego,
·ð liczby dni, za które pracownik otrzymaÅ‚ wynagrodzenie za czas niezdolnoÅ›ci do pracy
(art. 92 K.p.) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
·ð okresu odbytej czynnej sÅ‚użby wojskowej lub jej form zastÄ™pczych,
·ð okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym
charakterze.
Katalog informacji, które powinny znalez
ć się w świadectwie pracy, jest wyliczeniem
zamkniętym- innych informacji pracodawca zamieszczać nie musi. Warto jednak pamiętać, że
na żądanie pracownika w treści dokumentu mogą pojawić się dane odnośnie wysokości i
składników wynagrodzenia oraz uzyskanych w trakcie zatrudnienia kwalifikacji.
Strona 2 z 2