Wykonanie planu – rzecz o skutecznym zarządzaniu
realizacją projektu
Autor: dr Tadeusz Lis
Wygląda na to, że Anioł Stróż oraz diabeł stróż Kierownika Projektu, stoczywszy zażartą
walkę o Twoją duszę w procesach definiowania i planowania przedsięwzięcia dadzą Ci na
chwilę odpocząć przy rozpoczęciu jego realizacji. Nic bardziej błędnego!
Dopiero teraz zaczyna się mocna męska gra o dostarczenie tego, co zadeklarowałeś w
Definicji Projektu oraz w terminach i budżetach które wynikają z planu i harmonogramu
projektu. Pierwsze pytanie brzmi: jak gładko przejść od fazy prac koncepcyjnych do fazy
wykonawczej?
Generalna wskazówka brzmi: póki nie nabierzesz własnego doświadczenia trzymaj się
konsekwentnie wytycznych TenStep™. A co mówi metodyka? Zacznij od starannie
przygotowanego spotkania otwierającego projekt określonego w żargonie kierowników
projektu: kick-off meeting. Jego angielska nazwa pochodzi od momentu, w którym na
boisku następuje pierwsze kopnięcie piłki rozpoczynającej mecz. Tak jest też u Ciebie – kick-off meeting otwiera Twoją grę, grę która jasno określi, kto jest godnym zaufania
zawodowcem, a kto amatorem od coraz doskonalszych usprawiedliwień.
Teraz kilka praktycznych rad jak przygotować to ważne spotkanie. Oto one:
Skorzystaj ze standardowej agendy, którą oferuje Ci metodyka TenStep™ (Anioł Stróż
czuwa). Jest to ważne, gdyż jeśli pochopnie zrezygnujesz z niej licząc na własny talent w
improwizacji możesz być pewien, że diabeł stróż wciągnie Cię w tarapaty w wyniku których
ten ważny moment zamienisz w martwą akademię pierwszomajową albo wręcz przeciwnie –
w burzę mózgów podekscytowanych ludzi, którzy zasypią Cię gradem pytań i pomysłów na
które w tym momencie nie jesteś w stanie odpowiedzieć. A to niedobrze, gdyż jednym z
głównych celów tego spotkania jest zbudowanie relacji zaufania pomiędzy Tobą, jako
szefem, a czującym się nieco niepewnie zespołem.
Spotkanie musisz prowadzić osobiście. Przedstaw możliwie jasno cel oraz zakres
projektu, główne przedmioty dostaw oraz kamienie milowe harmonogramu. Zazwyczaj
dobrym pomysłem jest zaproszenie Sponsora – ale uwaga, powinien on zabrać głos dopiero
po tym, jak omówiłeś istotę projektu. Wystarczy jeśli wyjaśni dlaczego projekt jest ważny i cenny z jego punktu widzenia (czytaj: całej organizacji), a następnie dyskretnie zniknie. To ważne. Jeśli Twój Sponsor ma silną osobowość (co jest dla Ciebie korzystne) łatwo może
zdominować zebranie (co dla Ciebie jest już skrajnie niekorzystne) – dlatego musisz się z
nim precyzyjnie umówić co do jego roli. Nie bój się z nim o tym porozmawiać przedstawiając
racjonalne argumenty, które znajdziesz w metodyce TenStep™.
Badania Systemowe „EnergSys” Sp. z o. o.
1
Wykonanie planu – rzecz o skutecznym zarządzaniu realizacją projektu
Jeżeli przedsięwzięcie jest realizowane przez ludzi, którzy się wcześniej nie znali - rozważ możliwość bezpośredniego poprzedzenia go starannie przemyślany spotkaniem
integracyjnym. Musi być ono zaaranżowane w taki sposób, że o ile kick-off meeting należy całkowicie do Ciebie, to spotkanie integracyjne – do Twoich ludzi. Jak to zrobić? Ja
najczęściej wynajmuje od TenStep’a jednego z bardzo doświadczonych psychologów
korporacyjnych. Każdy z nich jest w stanie perfekcyjnie poprowadzić grupę przez dość
trudny moment psychologicznego otwarcia, który przypadkowy zbiór osób przekształca w
ciążący ku sobie zespół. Czy to jest konieczne? Nie, ale znacznie przyspiesza Ci proces
integracji ludzi, który w przeciwnym przypadku rozciąga się na długie tygodnie lub miesiące.
Zadbaj o stronę techniczną spotkania. Jeśli będziesz używał rzutnika na sesji wyjazdowej
– dopilnuj, żeby miał zapasową żarówkę. Upewnij się, że karta graficzna w Twoim notebooku
chce z nim współpracować (to jeden z ulubionych tricków diabła stróża – obok schowania Ci
wszystkich, potencjalnie dostępnych przedłużaczy i rozgałęziaczy – które zawsze tu były!).
Pamiętaj o zapasie papieru do tablicy oraz niewyschniętych flamastrach. Dobrze jest mieć
wydrukowane kopie harmonogramu dla każdego uczestnika – ale nie przesadzaj z ilością
drukowanych materiałów – to nie ma być sesja czytelnicza!
Samo spotkanie powinno być krótkie: optimum leży gdzieś między godziną z niewielkim
ogonkiem (dla małych projektów), a 2x1.5 godziny dla dużych i złożonych. Spotkanie
powinno zakończyć się obowiązkowo wyznaczeniem terminu następnego spotkania o ściśle
operacyjnym charakterze. W ten sposób przejdziesz płynnie do fazy wykonawczej projektu.
No dobrze, projekt ruszył.
I co widzisz? Zazwyczaj mimo Twoich wysiłków w pierwszych tygodniach nic nie idzie, tak
jak oczekiwałeś. Praca jest niskiej jakości, niepunktualność na porządku dziennym, a ludzie ruszają się jakby w smole. Czy masz już wpadać w panikę? Nie, to zupełnie normalne. Jest
kilka przyczyn tego stanu rzeczy i kilka użytecznych sposobów sugerowanych przez
metodykę zaradzenia ich skutkom.
Po pierwsze członkowie zespołu muszą mieć psychologiczny czas na zwolnienie się z
bieżącej pracy operacyjnej. Pamiętaj, że stoi przed nimi trudne zadanie ułożenia sobie
nowych stosunków ze swoimi menedżerami funkcyjnymi oraz kolegami, na których spadnie
teraz większa praca.
Po drugie musi być czas na zrozumienie czego oczekujesz od nich jako Kierownik Projektu.
Niezależnie od tego, na ile starannie przygotowałeś plan operacyjny, udział w profesjonalnie zarządzanym projekcie jest dla nich nowością – musisz spodziewać się pewnego
niezrozumienia lub oporu. Zauważyłem, że często ludzie wyjęci z bieżącej działalności
operacyjnej bardzo źle sobie radzą z otrzymaną wolnością w projekcie. Czas spędzony w
bibliotece lub w internecie niekoniecznie przekłada się od razu na błyskotliwe koncepcje –
znacznie częściej na dojmujące uczucie frustracji – tego się nie da zrobić! Inni popadają w drugą skrajność – zadawalają się pierwszym napotkanym rozwiązaniem i rzucają się głową
naprzód rozpracowując nieistotne szczegóły.
Badania Systemowe „EnergSys” Sp. z o. o.
2
Wykonanie planu – rzecz o skutecznym zarządzaniu realizacją projektu
Po trzecie niezależnie jak bardzo się starałeś – Twój plan operacyjny okazał się zupełnie
oderwany od życia. Dlaczego? Ponieważ dopóki nie dotknąłeś głęboko tematu wiele rzeczy
wyglądało na bardzo proste. Ale nie powinno Cię to frustrować. Po prostu popraw plan.
Zauważ, że Definicja Projektu obliguje Cię jedynie do zachowania kamieni milowych –
uzgodnionych terminów dostaw – natomiast w jaki sposób je wytworzysz zależy wyłącznie
od Ciebie. To co jest naprawdę ważne, to, żebyś zaangażował w to cały zespół. Jest rzeczą
niezwykle ważną, aby każdy z Twoich ludzi miał poczucie, że dokonane w nim zapisy są jak
najbardziej realistyczne, z którymi mogą się utożsamiać i traktować jako honorowe zapisy w
relacjach z Tobą. I już. Plan operacyjny jest gotowy i akceptowany przez zespół. Teraz
musisz go skutecznie wyegzekwować. Oto garść wskazówek jak to skutecznie i efektywnie
zrobić.
Musisz zapewnić sobie bieżącą i wiarygodną informację o postępie prac. Wbrew pozorom nie jest to takie proste w przypadku terytorialnie rozproszonych zespołów. Masz dwa główne
źródła informacji: indywidualne raporty postępów prac oraz spotkania statutowe.
Najważniejsza rzecz, której musisz zapobiec w raportach to dopuszczenie, aby ich autorzy
rozwijali się literacko na temat, jak bardzo się starają, aby im wychodziło. Nie chcę, aby to zabrzmiało okrutnie – ale to nie ma żadnego znaczenia. Ważne jest to, co realnie jest
wytwarzane, mam tu na myśli cząstkowe przedmioty dostawy. Twoi ludzie piszą raport?
Dobrze, niech przyślą informację, ile rozdziałów z uzgodnionego spisu treści ma już postać
czystopisu, nadającego się do sprawdzenia przez Ciebie. Przygotowują przetarg? Czy jest
już gotowy SIWZ? Czy uruchomiono procedurę przetargową? Czy napłynęły już pierwsze
oferty? Zauważ, że na każde z powyższych pytań możesz odpowiedzieć tak lub nie. W mojej
ulubionej powieści Bułhakowa – „Mistrz i Małgorzata” - bufetowy broni się przed zarzutami
mówiąc, że dostarczono mu jesiotra drugiej świeżości, na co przesłuchujący go Woland
mówi surowo: to nonsens, nie ma jesiotrów drugiej świeżości. U Ciebie również nie powinno
być raportów drugiej świeżości, z których trudno jest się zorientować co naprawdę zostało
zrobione, a co jeszcze pozostaje do zrobienia.
Drugim ważnym źródłem wiedzy o postępie prac są spotkania statusowe. Na spotkaniach
tych, każdy z uczestników musi mieć szansę dodania wyjaśnień oraz krótkiego omówienia
przesłanych Ci raportów. To nie jest moment na prace koncepcyjne (o tym za chwilę).
Głównym celem spotkań statutowych jest wychwycenie przez Ciebie pewnych trendów w
realizacji projektów, identyfikacja potencjalnych zagrożeń oraz nastrojów w grupie. Musisz
pamiętać, że 70-80% informacji jest przekazywanych w kontaktach z ludźmi w sposób
niewerbalny (body language). Dlatego te bezpośrednie spotkania są tak ważne. Nie licz
zatem, że jakiekolwiek wyrafinowane technologie teleinformatyczne są dla nich substytutem.
Czasami nie masz innego wyjścia (jak na przykład w przypadku, gdy w jednym z projektów
mam partnerów merytorycznych w Stanach Zjednoczonych, Japonii i Niemczech) – ale
wtedy wystarczą Ci dobrej klasy kamerki internetowe z mikrofonami kierunkowymi wpięte w
krawędź monitora waszych notebooków i darmowy Skype. Na całość wydasz nie więcej niż
100-120 zł z budżetu swojego projektu. Jeśli dołożysz jeszcze 50 zł na tani abonament, to
dostaniesz możliwość zestawiania połączeń z numerami stacjonarnymi oraz komórkowymi w
Badania Systemowe „EnergSys” Sp. z o. o.
3
Wykonanie planu – rzecz o skutecznym zarządzaniu realizacją projektu
ramach improwizowanych telekonferencji (w dowolnym kraju). Zauważ, że jest to
rozwiązanie bardzo funkcjonalne, gdyż gdziekolwiek Ty jesteś lub Twój człowiek i jest
internet – macie zestawioną wideokonferencję na żądanie. Dlaczego o tym piszę? Ponieważ
- chociaż wideokonferencje w najmniejszym stopniu nie zastąpią spotkań - w okresie między
nimi istotnie podwyższają Ci jakość raportów i uzgodnień operacyjnych. Dlaczego? Nie
wiem. Ale tak jest.
Zwłaszcza cenna jest możliwość rysowania w czasie rzeczywistym po wspólnej tablicy – a to
znajdziesz w wielu darmowych programach możliwych do ściągnięcia w sieci (choć prawie
zawsze będziesz się musiał połasić do firmowych informatyków o zgodę na ich
zainstalowanie). Na zakończenie tego wątku jeszcze jedna praktyczna rada – pamiętaj, o
różnicach czasu. To zadziwiające, jak mało entuzjazmu słychać w głosie człowieka
obudzonego o drugiej w nocy w Stanach, gdy porażony błyskotliwą myślą po porannej kawie
- postanowiłem się nią natychmiast z nim podzielić...
W czasie spotkań statusowych w przypadku rozproszonych zespołów musisz zadbać, abyś
miał czas na indywidualną rozmowę z każdym z uczestników. Nie musi być długa, ale nie możesz pominąć nikogo. Bardzo dobrze się sprawdza praktyka publicznego zaznaczania na
harmonogramie zadań już wykonanych. A teraz uważaj! Jeśli do tej pory nie wspominaliśmy
o aktywności diabła stróża, to wcale nie oznacza to, że mu zmalała czujność. Jego ulubiony
chwyt, to podszepnięcie Ci, abyś się zgodził na procentowe raportowanie stopnia wykonania
zadań z uzgodnionego planu operacyjnego. To prosta droga do piekła dla naiwnych i
niedoświadczonych kierowników projektów.
Popatrz, jeśli Twój człowiek, raportuje Ci wykonanie analizy w 36 procentach, to co znaczy?
Że już ma pomysł jak to zrobić? Że znalazł źródła danych? Zweryfikował ich wiarygodność?
Prawidłowa odpowiedź brzmi – to nic nie znaczy. Wykonanie analizy potwierdzonej
czystopisem raportu dla Ciebie powinno być jednym z zadań elementarnych w Twoim planie
operacyjnym (patrz odpowiednie rozdziały TenStep).
Dlaczego? Odpowiedzi doświadczysz po pierwszej, głębokiej i pozytywnej emocjonalnie sesji
statusowej. Ludzie uwielbiają odznaczać wykonanie zamkniętych zadań – daje im to
poczucie wartości, a Tobie świadomość pełnej kontroli nad projektem. Zauważ, że w ten
sposób Twój plan operacyjny staje się listą kontrolną cząstkowych przedmiotów dostawy – i
to jest siła tej metodyki. Zero głupiej biurokracji i maksymalna prostota w każdym kroku.
Dzięki takiemu postępowaniu ma sens raportowanie Sponsorowi % zaawansowania projektu
– w aspekcie dostaw rzeczowych. Dlaczego napisałem rzeczowych? Ponieważ Twój
Sponsor może być również zainteresowany wykonaniem budżetu. Ale jeśli umiejętność
posumowania kilku wierszy w arkuszu kalkulacyjnym nie przekracza Twoich możliwości, to
rzecz możesz uznać za trywialną.
Musisz bardzo uważać, aby Twój diabeł stróż nie wciągnął Cię w sytuację, gdy musisz stale
wracać do zadań które zaraportowałeś jako zamknięte (dummy re-work). To bardzo
frustrujący pożeracz nerwów i pieniędzy.
Dotychczas nie wspominałem o sytuacji, w której projekt wymaga drastycznych zmian.
Przeoczenie? Nie. Jeden z kolejnych artykułów poświęcimy sztuce zarządzania projektem w
sytuacji drastycznych zmian wewnętrznych i zewnętrznych. Napiszemy też nieco obszerniej
Badania Systemowe „EnergSys” Sp. z o. o.
4
Wykonanie planu – rzecz o skutecznym zarządzaniu realizacją projektu
o tym jak, w praktyce zastosować TenStepową zasadę proaktywnego unikania kłopotów z
wykonaniem planu
A teraz najważniejsze wnioski. Projekt jest realizowany przez ludzi. Skutkiem grzechu
pierworodnego jest nasza naturalna ułomność. Zatem zupełnie nie jest ważne, że
popełniacie błędy, a życie weryfikuje pierwotne plany operacyjne. Masz tutaj pełen wybór,
tak długo jak nie naruszasz kamieni milowych. Albo egzekwujesz plan (i naginasz do niego
życie zespołu), albo naginasz plan do życia, korygując go na skutek odkryć i przemyśleń. To jest twoja decyzja.
Temat chciałbym zamknąć refleksją człowieka, mającego świadomość swojej
niedoskonałości. Pamiętam opowieść starego myśliwego na temat tego, jak łowi się żywe
małpy w Australii. Otóż technika jest prosta. Bierzesz wydrążoną tykwę i do środka przez
mały otwór wsypujesz orzeszki ziemne polane whiskey. Małpa uwielbia whiskey (co czyni ją
nad wyraz bliską Autorowi). I co robi?
Gdy z daleka wyczuje zapach, szybko lokalizuje tykwę, wkłada łapę do środka przez ciasny
otwór i zaciska pięść na orzeszkach. I nie puści ich, aż nadejdzie myśliwy, aby zapakować ją do klatki.
Tak samo jest z moimi radami. Są dobre, ale tylko do momentu póki nie nabierzesz
własnego doświadczenia – gdyż inaczej złapiesz się sam w klatkę.. Potem wymyślisz lepsze
– bo Twoje własne. A w następnym kroku, jeśli Twój Anioł Stróż się do Ciebie uśmiechnie,
przerosną Cię Twoi uczniowie (którym aktywnie w tym pomożesz). Uwierz mi – patrząc z
perspektywy mojego bardzo szczęśliwego i spełnionego życia – to jedne z najbardziej
świetlistych źródeł ekscytującej, trwałej radości.
Badania Systemowe „EnergSys” Sp. z o. o.
5