Temat: Komunikacja w organizacji. Plan:
Dlaczego skuteczne zarządzanie nie może odbywać się bez komunikacji?
Rola i znaczenie komunikacji w pracy menedżerów
Podstawowe formy komunikacji w organizacji: interpersonalna /pisemna, ustna/; organizacyjna; pionowa, pozioma; elektroniczna
Formy komunikacji nieformalnej i ich znaczenie
Bariery w komunikacji i sposoby ich pokonywania
KOMUNIKACJA  proces polegający na słownym lub bezsłownym przesyłaniu informacji, kształtujący relacje między ludz
mi
Komunikacja jednokierunkowa  przesyłanie informacji od jednej osoby do drugiej bez sprzężenia zwrotnego
Komunikacja dwustronna  proces przesyłania informacji od jednej osoby do drugiej, w którym pojawia się sprzężenie zwrotne.
Komunikacja jest EFEKTYWNA, gdy wiadomość odbierana jest przed odbiorce dokładnie w takim znaczeniu, jakie jest zgodne z intencją nadawny.
Zależy ona od podobieństwa umiejętności komunikacyjnych, postaw, stopnia i rodzaju wykształcenia, społecznych doświadczeń i kultury nadawcy i
odbiorcy.
 Dobra komunikacja to proces dwustronny:
Nadawca daje odbiorcy szansę na zadawanie pytań i formułowanie komentarzy o tym, co zostało powiedziane, aby wyjaśnić
niezrozumiałe kwestie. Jeżeli nadawca nie stworzy tej szansy, komunikacja przekształci się w zwykłe informowanie.
ELEMENTY PROCESU KOMUNIKACJI:
(Kto mówi? Co mówi? W jaki sposób? Do kogo? Z jakim skutkiem?)
" Nadawca (z
ródło wiadomości) - kodowanie
" Wiadomość jako taka
" Kanał (przepływu wiadomości)
" Odbiorca - dekodowanie
" Skutek (wywoływany u odbiorcy)
" Dlaczego komunikacja jest podstawą skutecznego zarządzania organizacjami?
Komunikacja jest podstawą funkcjonowania każdej organizacji. Jej szczególna rola
wynika z powiązania z zarządzaniem. Skuteczna komunikacja jest niezbędna kadrze kierowniczej do informowania pracowników o polityce firmy i
planach ich dotyczących, natomiast pracownikom do przedstawiania własnego zdania odnośnie dotyczących ich działań.
Procesy planowania, organizowania, motywowania i kontrolowania wymagają skutecznej komunikacji. Menedżerowie komunikują się z innymi
opracowując plany, rozdzielając zadania, organizując pracę podległych ludzi i zespołów, motywując pracowników i przedstawiając im ocenę ich
działań, kontrolując wyniki pracy.
Komunikacja służy osiągnięciu celów i zadań organizacji.
Więz
informacyjna towarzyszy wszystkim pozostałym więziom w organizacji i jest warunkiem ich realizacji.
Umożliwia ona porozumiewanie się pomiędzy pracownikami, a także na linii przełożony  podwładny.
Dzięki niej możliwa jest synchronizacja działań oraz informowanie o stopniu wykonania zadania.
W każdej organizacji powinny być prowadzone narady i negocjacje, których nieodzownym elementem jest właśnie KOMUNIKACJA pomiędzy jej
członkami. Komunikując się rozwiązujemy problemy tkwiące w przedsiębiorstwie, zapoznajemy się z potrzebami jego członków. W procesie
komunikacji przekazujemy sobie różne pomysły, idee, koncepcje rozwoju firmy lub skuteczne metody rozwiązania postawionego problemu.
" Dlaczego komunikacja interpersonalna jest podstawą skutecznej komunikacji w organizacjach?
Podaj przykłady
Komunikacja towarzyszy wszystkim procesom w organizacji:
Rozmowa kwalifikacyjna
komunikacja pomaga w pozyskaniu najlepszego pracownika
Rozmowa delegująca
podział zadań w organizacji dla sprawnego funkcjonowania, wyznaczanie obszarów odpowiedzialności. Objaśnianie szczegółów  jeśli pracownik
zakomunikuje, że zadanie jest zbyt ciężkie kierownictwo może bez problemu zlecić je komuś innemu, co nie narazi organizacji na straty.
Rozmowa oceniająca
można wspólnie rozwiązać problemy związane z zachowaniami wymagającymi poprawy, co będzie korzystne zarówno dla firmy jak i dla pracownika
Rozmowa motywująca
odpowiednio zmotywowany pracownik będzie bardziej efektywny i potraktuje cele firmy jako swoje własne
Rozmowa o charakterze doradczym
pomaganie i wspieranie podwładnych w problemach wpływających na wykonywanie pracy
" Jakie zachowania najbardziej utrudniają komunikację interpersonalną na lini przełożony-podwładny?
1) Zachowania powodujące zakłopotanie, wywołujące nieśmiałość u podwładnych
DOTYK osoby dominujące częściej dotykają osób niemających władzy (nieśmiałość u osób o niższym statusie)
KONTAKT WZROKOWY  osoby o niższym statusie mają tendencję do nieutrzymywania kontaktu wzrokowego (strach)
2) Zachowania dominujące: kontrolowanie, grożenie, przymus
3) Brak błyskotliwości w przemowie, prezentacji  kompetentne osoby wywierające wpływ są bardziej wiarygodne, brak kompetencji utrudnia
wywieranie wpływu (kompetentny styl komunikacji: inicjatywa, bezpośredniość)
4) Przejawy zainteresowania wyłącznie swoją osobą, brak wsparcia, sympatii, ciepła
5) W przypadku kobiet: posługiwanie się stereotypami, że kobiety nie nadają się na stanowiska kierownicze (podwładni nie respektują kobiety
jako przełożonego)
" Jakie są zalety i wady komunikacji pisemnej.
Komunikacja pisemna jest realizowana za pomocą pisma, a więc notatek, listów, opracowań, raportów, ale także magazynów, gazetek, biuletynów
adresowanych do pracowników.
" + " " - "
- czasochłonna
- pozostawia po sobie ślad w postaci zapisu na nośniku materialnym - możliwość wglądu przez osoby niepożądane
- dokładniejsza (bez zniekształceń i przeinaczeń z uwagi na dłuższy czas - brak informacji zwrotnej i możliwości bezpośredniej wymiany
jaki ma piszący na przemyślenie) poglądów
- niektórym osobom łatwiej wyrazić myśli w formie pisemnej - ograniczenie bezpośrednich kontaktów międzyludzkich
- powoduje wzrost formalizacji i biurokratyzacji
Gdy informacja ma charakter osobisty, nierutynowy lub zwięzły, nadawca może wybrać komunikację ustną
Gdy treść informacji jest bezosobowa, rutynowa bądz
długa, lepsza jest komunikacja pisemna
" Jakie formy komunikacji nieformalnej najczęściej występują w organizacjach i dlaczego ich znaczenie
jest ważne dla zarządzania tymi organizacjami?
Formalne kontakty między pracownikami w ramach komunikacji poziomej dają okazję do nawiązywania kontaktów koleżeńskich, nieformalnych i w
efekcie tworzy się w firmie nieoficjalny nurt obiegu informacji  komunikacja nieformalna. Te niesformalizowane relacje zbliżają do siebie
pracowników na zasadzie sympatii, podobieństwa poglądów, podobieństwa osobowości.
- komunikacja osobista
- nieoficjalne zebrania
- briefingi
- konsultacje
- management by walking around
- obiad z dyrektorem
Nazywana siecią pogłosek lub  winoroślą .
Oprócz funkcji towarzyskich i informacyjnych, pełni także funkcje związane z pracą, funkcjonując dużo szybciej niż oficjalne kanały
komunikacji. Stąd, choć trudno taką sieć kontrolować, można ją wykorzystać. Przez poznanie, kto odgrywa kluczową rolę w sieci pogłosek, kto jest
punktem przecięcia kilku sieci pogłosek, można kontrolować informacje dopływające do nich i wykorzystać do rozpowszechniania informacji w
postaci  przecieków i odpowiednio kierowanych uwag  tylko dla twoich uszu . W ten sposób można minimalizować szkody wyrządzane przez
informacje nie odpowiadające prawdzie i szkodliwe dla organizacji; można też, nie ingerując w nie, odbierać reakcje pracowników na wdrażane
zmiany lub wyciągając z sieci wartościowe informacje wykorzystać je do usprawnienia
procesu decyzyjnego.
" Do jakich zadań można skutecznie wykorzystywać komunikacje elektroniczną.
Jakie są jej zalety a jakie wady?
1) Przekazywanie na video wystąpień kierownictwa
2) Elektroniczne książki elektroniczne, podręczniki, bazy danych
3) Listy elektroniczne, e-mail
4) Biuletyny elektroniczne
5) Elektroniczne sporządzanie zamówień, stan magazynu
6) Komunikacja między działami
Zalety:
- szybka droga komunikacji
- likwidacja barier hierarchii (porozumiewanie się ze sobą bez uzyskania specjalnych pozwoleń na spotkania)
- możliwość porozumienia z osobą znajdującą się w dowolnym miejscu bez konieczności opuszczania biura lub firmy
- możliwość porozumiewania się wielu osób jednocześnie (czaty, fora)
- zapewnienie prywatności (dostęp na hasło)
- rozwój kontaktów towarzyskich w pracy (wymiana e-mail)
Wady:
- ograniczenie autentycznej współpracy, ograniczenie kontaktów osobistych
- otrzymywanie obraz
liwych e-mail bez ponoszenia konsekwencji (pogorszenie stosunków towarzyskich)
- przeładowanie informacji, niepotrzebny SPAM
- trudna do kontrolowania i dekodowania (spiski, tajne narady)
- postęp technologiczny wymaga udoskonalania technologii w organizacji (dodatkowe koszty)
- dodatkowe szkolenia z technologii informacyjnej
- dostęp do Internetu może spowodować, że pracownik nie będzie koncentrował się na swojej pracy
" Jakie typy barier komunikacyjnych najczęściej występują w organizacjach?
Szumem jest każde zakłócenie, które powoduje zniekształcenie informacji w każdym punkcie drogi jej przesyłu  kanale oraz na etapie kodowania
lub dekodowania.
Stąd należy dążyć do ograniczenia szumu, gdyż jego wyeliminowanie nie jest możliwe, do poziomu, na którym skuteczna komunikacja jest jeszcze
możliwa
" Przeszkody fizyczne - FILTRY (bariery) UWAGI
- hałas (rozmowy innych, ruch uliczny, telefony, muzyka)
- warunki otoczenia (zbyt gorąco, zimno, oświetlenie)
- przerywanie (inni ludzie, telefon)
- czas (próba rozmowy w środku innych zajęć lub podczas pośpiechu)
" Przeszkody psychiczne, psychologiczne - FILTRY EMOCJI
- uprzedzenia (nielubienie drugiej osoby)
- status (różnica pozycji w hierarchii władzy)
- doświadczenie (nieprzyjemne doświadczenia z poprzednich rozmów z daną osobą)
- z góry przyjęte założenia (założenie treści wiadomości na początku i niedokładne słuchanie)
- wartości i przekonania (w odniesieniu do religii, polityki, wartości moralnych posługiwanie się  własnymi kodami , nie przyjmujemy
do wiadomości poglądów innych)
" Bariery słowne  FILTRY SA
OWNE
- krytykowanie (z
le to zrobiłeś), moralizowanie (nie powinieneś tego robić), rozkazywanie (chcę to mieć na biurku), groz
by (jeśli mi
tego nie powiesz to& ), uspokajanie (wszystko będzie dobrze... bla bla bla)
- doradzanie (ludzie akceptują rady zgodne ich własnymi opiniami),
- logiczne argumenty (zbyt trudno dyskutuje się z logicznymi argumentami)
- żargon (można nie rozumieć żargonu)
"
" Jak skutecznie można przezwyciężać organizacyjne bariery w komunikowaniu się? Podaj przykłady
Różnicami w postrzeganiu: inna wiedza i doświadczenie; brak umiejętność dobrego słuchania; nieprecyzyjne
wyrażanie się; różnice kulturowe; różnice językowe; patrzenie przez pryzmat płci  lekceważenie kobiet
- formułować komunikat w sposób umożliwiający jego prawidłowe zrozumienie przez odbiorców o różnych
poglądach i doświadczeniach
- W przypadku nowej terminologii, którą ma posługiwać się wiele osób, należałoby przeprowadzić szkolenia
wyjaśniające i ujednolicające znaczenie nowych terminów.
- Poznanie osobiste, bezpośrednie stron, swoich życiowych doświadczeń, pomaga nawiązaniu kontaktu i
właściwego zrozumienia komunikatów.
- Empatia, czyli wczucie się w sytuację drugiej strony i próba spojrzenia z jej punktu widzenia oraz zwłoka
pozwalająca przeanalizować istotne informacje
- powtarzanie informacji, które doszły do odbiorcy, w celu upewnienia się, czy zostały dobrze odebrane i
zrozumiane oraz zadawanie pytań w celu lepszego ich zrozumienia.
- Stworzenie warunków do niezakłóconego przekazu informacji, bez szumów zewnętrznych i wewnętrznych,
przez np. wydzielenie pomieszczeń do narad i spotkań
Przeciążenie informacją
- regulacja przepływu informacji
Szum (występowanie czynników zakłócających)
- eliminacja szumu
" Jak skutecznie można przezwyciężać indywidualne bariery w komunikowaniu się? Podaj przykłady
Emocje: gniew, nienawiść, agresja, zazdrość, lęk, zakłopotanie ale także miłość czy radość  to czynniki wpływające na
rozumienie komunikatów wysyłanych przez innych oraz kształtujące wysyłane komunikaty
- zrozumienie emocji i uwzględnianie ich w procesie komunikacji jako jednego z elementów
- lepsze poznanie, stworzenie dobrego klimatu
Zaufanie, wyznacznikiem jest stopień wiarygodności nadawcy komunikatu w opinii odbiorcy
- uzyskanie wiarygodności (wiarygodność w organizacji uzyskuje się w długim okresie czasu, w efekcie
konsekwentnego postępowania, udowodnienia swojej wiedzy i umiejętności, wykazania jako osoba godna
zaufania, uczciwa, bezstronna i dbająca o dobro współpracowników)
Cechy nadawcy i odbiorcy niechęć do komunikowania się, nawiązywania kontaktu, obawa przekazania danej
informacji, brak nawyku słuchania, uprzedzenie do drugiej osoby
BA

DY PERCEPCYJNE
Subiektywny błąd percepcyjny  związane z osobą postrzegającą. Ludzie słyszą to co chcą usłyszeć, dążą do unikania stanu wątpliwości, czują się
bezpieczniej
1) posługiwnie się stereotypami, które uznaczają gotowe nastawienia:
kategoryzacja  grupowanie w kategorie, polaryzacja  łączenie w przeciwstawne pary "czarny vs. biały", generalizacja  postrzeganie z jednej
perspektywy, pertyfikacja  niedostrzeganie zmian, projekcja  przypisywanie innym swoich własnych cech i uczuć.
2) niezgodność ego uczestników komunikacji: analiza informacji z punktu widzenia swoich potrzeb.
Ego "dorosły"  dojrzały, racjonalny, wolny od emocji, kalkulujący; Ego "rodzic"  autorytaryzm, nadopiekuńczość, szacunek do prawa i
tradycji; Ego "dziecko"  zależność i niedojrzałość, silny emocjonalnie, potrzeba miłości, uczuciowy szantaż i manipulacja.
Transakcja między stanami ego: Komplementarna  ten sam stan ego; Krzyżowa  różne stany ego; Ukryta  nadawca i odbiorca
nadają informacji 2 znaczenia, jawne oficjalne oraz ukryte zrozumiałe jedynie dla strony)
Obiektywny błąd percepcyjny  związane z cechami sytuacji postrzegania i postrzeganego obiektu. Istotnym elementem sytuacji postrzegania są
uwarunkowania organizacyjne.
1) Cechy sytuacji percepryjnych: nadmiar informacji, przeładowanie kanałów
Bariery filtrujące: bariery w strukturze organizacyjnej
- podwładny --> przełożony (chcęć przedstawienia sytuacji w jak najbardziej korzystnym świetle)
- przełożonny --> podwładny (różnica doświadczeń zawodowych i użytego języka)
- horyzontalne: podwładny --> podwładny (różnica doświadczeń, praca w innym obszarze) | przełożony --> przełożony
2) Cechy postrzeganego obiektu: cechy fizyczne (rozmiar, intensywność postrzegania, kontrast, dynamika, odległość)
"Mowa ciała"  w komunikacji interpersonalnej