10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Jak prowadzić ewidencję środków trwałych?
Jednostki prowadzące księgi rachunkowe obowiązane są prowadzić ewi- Przykładowa tabela amortyzacyjna za 2008 r.
dencję środków trwałych. Ewidencja ta tworzona jest w ramach kont ksiąg
Wartość początkowa
Nazwa Data Data,
pomocniczych, czyli analitycznych, w sposób umożliwiający m.in. ustalenie
Symbol Nr inwen- środka trwa- przyjęcia przyczyna
Lp.
Zmniej-
odpisów amortyzacyjnych od danego środka trwałego.
KŚT tarzowy łego, jego do użytko- likwidacji
BO Zwiększenia BZ
szenia
opis i stan wania lub zbycia
Konta ksiąg pomocniczych, czyli tzw. ewidencja szczegółowa lub analityczna, to zapisy
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (tzw. ewidencji
Budynek
syntetycznej). Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg,
1 10 1/6/2006 20.06.2006 r. 270.000 270.000
produkcyjny
kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami
Zespół kompu- 29.08.2008 r.
na kontach księgi głównej.
2 491 4/1/2007 24.01.2007 r. 9.000 9.000 0
terowy - sprzedaż
Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla środków trwałych oraz do-
SUMA 279.000 9.000 270.000
konywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Obowiązek ten wynika
z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).
Umorzenie
Roczna
Ewidencja szczegółowa (analityczna) środków trwałych powinna umożliwiać:
Stawka
kwota odpisów
 identyfikację środków trwałych,
amortyzacyjna
BO Zwiększenia Zmniejszenia BZ
amortyzacyjnych
 grupowanie środków trwałych według poszczególnych grup rodzajowych, wymaga-
nych m.in. przy sporządzaniu sprawozdania finansowego:
11 12 13 14 15 16
" grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu),
10.125 6.750 16.875 2,5% 6.750
" budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
2.475 1.800 4.275 0 30% 2.700
" urządzenia techniczne i maszyny,
12.600 8.550 4.275 16.875 X X
" środki transportu,
" inne środki trwałe,
Kwota odpisów amortyzacyjnych w poszczególnych miesiącach
Kwota
 grupowanie według miejsc używania i według osób materialnie odpowiedzialnych,
odpi-
 ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych,
sów za
I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
 ustalenie terminów przyjęcia do użytkowania,
2008 r.
 ustalenie odpisów amortyzacyjnych.
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Ewidencja środków trwałych prowadzona dla celów bilansowych powinna umożliwić
562,50 562,50 562,50 562,50 562,50 562,50 562,50 562,50 562,50 562,50 562,50 562,50 6.750
ustalenie informacji o tych składnikach również dla celów podatkowych. Wskazane jest
prowadzić ewidencję środków trwałych z podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje okre- 225 225 225 225 225 225 225 225     1.800
ślone w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT)
787,50 787,50 787,50 787,50 787,50 787,50 787,50 787,50 562,50 562,50 562,50 562,50 8.550
 Dz. U. z 1999 r. nr 112, poz. 1317 ze zm.
Dla potrzeb ewidencji szczegółowej wykorzystuje się księgę inwentarzową, karty szczegó- W obecnych czasach najczęściej ewidencję analityczną środków trwałych prowadzi
łowe środków trwałych oraz tabele amortyzacyjne. W przypadku ewidencji środków trwałych się komputerowo, za pomocą specjalnych programów lub korespondujących ze sobą ta-
prowadzonej ręcznie, będą to odrębne kartoteki. Księga inwentarzowa zawierać będzie dane bel stworzonych w arkuszach kalkulacyjnych (np. w programie Excel). Wówczas księga
o wszystkich środkach trwałych wraz z nadanymi im numerami inwentarzowymi, w ujęciu inwentarzowa i karta szczegółowa środka trwałego mogą zawierać szczegółowe informa-
chronologicznym. Każdy środek trwały posiadać będzie swoją kartę szczegółową, utworzoną cje o amortyzacji za dany rok obrotowy. Komputerowe prowadzenie ewidencji środków
na podstawie dowodu przyjęcia środka trwałego do użytkowania (dowodu OT), zawierającą trwałych daje możliwość m.in. automatycznego uzupełniania pewnych danych w tabelach
podstawowe dane o tym obiekcie, w tym m.in. stawkę amortyzacyjną. Osobno natomiast amortyzacyjnych i sprawia, że prowadzenie ewidencji środków trwałych jest mniej cza-
sporządzane będą tabele amortyzacyjne środków trwałych za dany rok obrotowy. sochłonne.
Dorota Przybyszewska
Przykładowa księga inwentarzowa
Nr kolejny
Nr Nazwa środka
Data przyjęcia Nr Data, przyczyna Podatkowa księga
przy- roz- Symbol KŚT inwenta- trwałego jego
do używania dowodu likwidacji
rzowy opis i stan
chodu chodu
przychodów i rozchodów
1 2 3 4 5 6 7 8
Budynek pro-
Koszt z faktury za telefon przy metodzie  memoriałowej
1 10 1/6/2006 20.06.2006 r. OT-1
dukcyjny
Niedawno rozpoczęłam działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu
Zespół kompu- 29.08.2008 r.
2 1 491 4/1/2007 24.01.2007 r. OT-2
usług budowlanych. Prowadzę księgę podatkową metodą memoriałową. We
terowy  sprzedaż
wrześniu br. otrzymałam fakturę za usługi telekomunikacyjne dotyczące sierp-
Ilość
nia i września. Pod jaką datą powinnam ująć koszt z faktury za telefon w księ-
Wartość Zmiana wartości Miejsce
Uwagi
dze? Czy rozliczać koszt z tej faktury na poszczególne miesiące?
początkowa początkowej użytkowania
przychód rozchód stan
9 10 11 12 13 14 15
Z pytania wynika, że do ewidencji kosztów uzyskania przychodów w księdze po-
Wydział
datkowej Czytelniczka stosuje metodę określoną w art. 22 ust. 5-5c i 6 ustawy o pdof
1 1 270.000 nowy
produkcyjny
(Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), zwaną potocznie  memoriałową . Stosowanie
Wydział tej metody jest możliwe, pod warunkiem prowadzenia księgi stale w każdym roku
1 1 0 9.000 nowy
księgowości
podatkowym w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów
odnoszących się tylko do danego roku podatkowego. Dokonanie prawidłowych zapisów
Przykładowa karta szczegółowa środka trwałego w księdze podatkowej zgodnie z tą metodą wymaga umiejętności rozróżniania kosztów
bezpośrednio i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami.
Numer inwentarzowy: 1/6/2006 Nazwa środka trwałego: Budynek produkcyjny
Koszty bezpośrednie, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz
Wartość
(FV/25/06
w roku podatkowym, powinny być rozliczone w tym roku, w którym zostały osiągnięte
270.000 zł
Sprzedawca/ PB BUDEX
początkowa:
Dokument FV/45/06)
odpowiadające im przychody (art. 22 ust. 5 ustawy o pdof). Z kolei koszty pośrednie
wykonawca/ ul. Jasna 2,
zakupu: oraz protokół od-
należy potrącać w dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu prze-
producent: Poznań Roczna kwota
bioru końcowego 6.750 zł
amortyzacji: kraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy
danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów
KŚT 10
Dokument przy- Zmiana
proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c ustawy o pdof).
OT-1
Stan
jęcia: wartości:
Koszty usług telekomunikacyjnych stanowią koszty pośrednio związane z przy-
nowy
techniczny:
chodami z działalności polegającej na świadczeniu usług budowlanych. Mimo iż
faktura za telefon dotyczy sierpnia i września 2008 r., nie trzeba rozliczać jej na te mie-
Data
siące. Koszty pośrednie wymagają bowiem rozliczenia w przypadku gdy obejmują okres
20.06.2006 r. Amortyzacja: liniowa Data zmiany:
przyjęcia:
przekraczający rok podatkowy. Przykładowo, rozliczenia takiego dokonać należałoby
w sytuacji, gdyby faktura dotyczyła grudnia 2008 r. i stycznia 2009 r.
Stawka Przyczyna
Koszty pośrednie ujmuje się w dacie poniesienia, a za datę poniesienia kosztu uzy-
2,5%
Miejsce Wydział
amortyzacji: zmiany:
skania przychodów w przypadku podatników prowadzących księgę podatkową uważa
użytkowania: produkcyjny
się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do
Podstawa
zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Wynika to z art. 22 ust. 6b ustawy o pdof. Zatem otrzy-
Uwagi: amortyzacji
Osoba
Jan Nowak
mana przez Czytelniczkę faktura za usługi telekomunikacyjne powinna zostać
po zmianie:
odpowiedzialna:
wpisana pod datą jej wystawienia w kolumnie 13 księgi  Pozostałe wydatki .
Jeśli data wystawienia faktury przypada we wrześniu, powinna być wpisana do księgi
Roczna
Wartość Umorzenie według Wartość netto we-
Podstawa
w tym właśnie miesiącu, przy czym w kolumnie 2  Data zdarzenia gospodarczego
kwota
brutto stanu z dnia dług stanu z dnia
Rok amorty-
należy wpisać datę wystawienia faktury.
amorty-
zacji
W przypadku natomiast gdy data wystawienia faktury przypada na sierpień i otrzy-
zacji
1.01 31.12 1.01 31.12 1.01 31.12
mano ją we wrześniu:
2006 270.000 6.750 270.000 270.000 - 3.375 - 266.625
 przed zamknięciem księgi i rozliczeniem podatku za sierpień  należy ją ująć
2007 270.000 6.750 270.000 270.000 3.375 10.125 266.625 259.875 w księdze za sierpień (w kolumnie 2  data wystawienia faktury),
 po zamknięciu księgi i rozliczeniu podatku za sierpień  należy ująć ją w księdze
2008 270.000 6.750 270.000 270.000 10.125 16.875 259.875 253.125
za wrzesień (w kolumnie 2  data wystawienia faktury).
Informacje dotyczące okresu używania: Informacje końcowe: (sprzedaż, darowi-
Wówczas przyczynę zaburzenia chronologii wpisów w księdze warto odnotować na
(remonty, naprawy, ulepszenia, przekazanie zna, likwidacja itp.)
fakturze lub w kolumnie 16 księgi  Uwagi , wpisując do niej datę otrzymania faktury.
w najem, zastaw bankowy itp.)
Gazeta Podatkowa nr 73 " 11.09.2008 r.