Oprogramowanie biurowe - 09
Korespondencja seryjna
Korespondencja seryjna to technika szybkiego tworzenia, ró\
niących się tylko niektórymi
elementami, szeregu identycznych dokumentów (seria), przy wykorzystania bazy adresowej
np.: do drukowania kopert i etykiet itp.
Załó\
my, \
e musimy wysłać list identycznej treści do 100 ró\
nych odbiorców. Np.: mo\
e to
być zawiadomienie o zmianie numeru telefonu firmy, adresu itp. Word oferuje w tym
względzie bardzo prosty mechanizm rozwiązania powy\
szego zadania. (Je\
eli dodatkowo
dysponujemy pocztą elektroniczna i podamy e-mailowy adres odbiorcy mo\
emy informacje te
wysłać bezpośrednio siecią).
Ogólna treść listu (jego wzór) napisana tak, aby zwracać się do wielu osób równocześnie,
będzie nosić nazwę DOKUMENTU GA
ÓWNEGO. Informacje pozwalające rozró\
nić
odbiorców i ich cechy (przypisane do znanych nam ju\
pól) zawarte zostaną w dokumencie
stanowiącym dla wspomnianego dokumentu głównego DOKUMENT y
RÓDA
OWY.
Końcowym akordem naszej pracy będzie elektroniczne powielenie dokumentu głównego w
tylu kopiach, ilu odbiorców przewidujemy. Jednym z wyników takiego postępowania mo\
e
być tzw. DOKUMENT SCALONY. I ten właśnie dokument wynikowy  za pomocą MS
Worda  mo\
emy przesłać na drukarkę, rozesłać drogą elektroniczną (e-mail) lub przesłać
faksem.
Algorytm postępowania mo\
e być następujący:
1. Tworzymy list (dokument z
ródłowy), nazywany dalej dokumentem głównym (mo\
e to
być aktualnie otwarty dokument worda). Mo\
emy wykorzystać pismo z ćwiczenia
poprzedniego.
2. Tworzymy  jako nowy plik  lub otwieramy istniejąca bazę adresową. Mo\
e to być
plik Worda (Excela, Accessa) w postaci tabeli:
Tytuł Imię Nazwisk Instytucja Ulica Kod Miejscowość
Nazwy pól
o
mgr Alicj Nowak POLKO Agrestowa 66- Poznań
a M 4/5 009
dr Jerzy Wąs Sp. ABB Wilcza 00- Kraków
34/2A 001
Rekordy
Dane (pola w rekordach)
(wiersze)
W przypadku tworzenia bazy adresowej w Wordzie, wiersz nagłówkowy tabeli musi koniecznie
rozpoczynać się w pierwszym akapicie dokumentu. Po wprowadzeniu danych do tabeli (około
10 osób) zapisujemy plik pod nazwą baza adresowa i zamykamy go.
Ka\
dy wiersz tabeli (oprócz nagłówkowego, który zawiera nazwy pól) stanowi jeden rekord.
Dane w rekordzie to tzw. pola, identyfikowane poprzez nazwę pola umieszczoną w
pierwszym wierszu i numer rekordu.
Oprogramowanie biurowe - 09
Przygotowanie dokumentu z
ródłowego
Uruchamiamy edytor tekstów MS Word i piszemy list, adresowany do konkretnej osoby, np. do Pana
Nowaka. U\
ywamy jego danych osobowych, tytułu itd. List ten będzie pełnił rolę szablonu, na
podstawie którego zostaną wygenerowane wszystkie pozostałe listy. Przejmie on funkcje
wspomnianego dokumentu głównego. (wykorzystaj pismo z poprzedniego ćwiczenia).
Jednak samo napisanie mniej czy bardziej ogólnej treści nic w dokumencie nie zmieniło i jest on w
dalszym ciągu zwykłym dokumentem MS Word. Dopiero u\
ycie Pomocnika korespondencji seryjnej
zamieni ten dokument w dokument główny korespondencji seryjnej.
Po napisaniu listu wybieramy funkcję Korespondencja seryjna z menu Narzędzia (znajduje się on w
podmenu Narzędzia w Listy i dokumenty wysyłkowe lub bezpośrednio w menu Narzędzia  zale\
ne od
wersji Word) . Po ukazaniu się okienka dialogowego Pomocnik korespondencji przechodzimy do sekcji
zatytułowanej Dokument główny.
Klikamy na jedynym dostępnym w tym momencie przycisku Utwórz. Po otwarciu menu wybieramy
opcję Listy seryjne& .
W tym momencie Pomocnik pyta, jaki dokument ma stać się podstawą nowo tworzonego dokumentu
głównego. Poniewa\
zakładam, \
e napisaliśmy ju\
list w aktualnie otwartym dokumencie Worda,
wybieramy opcję Aktywne okno. Od tego momentu napisany przez nas list do Smoka staje się
dokumentem głównym korespondencji seryjnej.
Oprogramowanie biurowe - 09
Kilka pieczeni...
Co to jednak za dokument główny, który jest przeznaczony tylko dla jednego odbiorcy?
Trzeba utworzyć bazę danych, dzięki której będzie mo\
liwe automatyczne modyfikowanie
dokumentu głównego tak, by stał się on  uniwersalnym listem do wszystkich.
Zwróćmy uwagę na zmiany, które zaszły w (cały czas
otwartym) oknie dialogowym Pomo3 y
ródło danych to
dokument, z którego będą pobierane dane automatycznie
wstawiane do listu seryjnego pomocnika korespondencji
seryjnej. W sekcji nr 1 dedykowanej do pracy z dokumentem
głównym pojawił się przycisk Edytuj. Jest on przydatny, gdy
zamierzamy ju\
po utworzeniu dokumentu głównego zmienić
treść lub wygląd wzorca.
Nas powinna jednak interesować w tym momencie sekcja nr 2  y
ródło danych. Klikamy na
przycisku Pobierz dane, a po otwarciu menu wybieramy opcję Utwórz z
ródło danych.
Okno dialogowe Utwórz z
ródło danych to pierwszy krok w
kierunku implementacji baz danych. Budując bazę danych,
warto skorzystać  przynajmniej częściowo  z
predefiniowanych w MS Wordzie pól h. Nale\
y teraz
zdefiniować listę pól, odpowiadających naszym potrzebom.
Jako \
e Word ju\
na wstępie podsuwa nam swoją listę pól,
które uznaje za najbardziej potrzebne, proponuję z niej
skorzystać. Powinniśmy usunąć jedynie pola nadmiarowe (względem naszych wymagań).
Akceptujemy pola Tytuł, Imię, Nazwisko, natomiast pole Stanowisko nale\
y usunąć (co
czynimy wskazując dane pole i klikając przycisk Usuń nazwę pola). W analogiczny sposób
pozbywamy się wszystkich pozostałych, zbędnych pól.
Teraz tworzymy te pola, które wymagamy : tytuł,kod pocztowy, starynumer, nowynumer,
tytuł, a których nie ma w domyślnej bazie pól MS Worda. Klikamy w polu tekstowym Nazwa
pola i wpisujemy właściwą nazwę. Nowe pole pojawi się na liście po kliknięciu przycisku
Dodaj...
Wskazówka: jeśli po wpisaniu nowej nazwy pola przycisk Dodaj nazwę pola pozostaje szary
(nieaktywny), to najwidoczniej u\
yliśmy w nazwie znaku nieakceptowanego przez program
(np. myślnik, pytajnik itd.).
Jeśli dla własnej wygody chcemy zmienić kolejność pól,
wówczas zaznaczamy odpowiednie pole na liście i zmieniamy
poło\
enie względem innych pól za pomocą ikon strzałek (rys.
5). Tworzenie struktury bazy kończymy kliknięciem przycisku OK. Pojawi się okno Zapisz
jako, którego u\
yjemy do zapisania z
ródła danych na dysku. Plik z
ródła danych ma
standardowe rozszerzenie *.doc, ale jest on ściśle powiązany z dokumentem *.doc,
stanowiącym główny dokument korespondencji seryjnej (zawierający treść listu).
Oprogramowanie biurowe - 09
UWAGA! Dokument główny i dokument z
ródłowy muszą pozostawać zawsze w tym samym
poło\
eniu względem siebie (najlepiej w tym samym folderze). Przeniesienie np. dokumentu
z
ródłowego czy zmiana jego nazwy zniszczą powiązanie pomiędzy plikami, psując działanie
korespondencji seryjnej.
Proponuję ju\
przy zapisywaniu z
ródła utworzyć osobny folder do przechowywania danego
zestawu korespondencji seryjnej. Utrzymanie porządku w tym zakresie opłaca się o tyle, \
e
jeden dokument z
ródłowy mo\
e być równocześnie połączony z wieloma szablonami
(dokumentami głównymi). W ten sposób jedna baza danych umo\
liwi generowanie
ró\
norodnej korespondencji. Sugeruję w nazwie foldera dodać literki KS (nie jest to
oczywiście obowiązkowe, nazwa mo\
e być dowolna), co będzie wskazywać na jego
przeznaczenie. W analogiczny sposób warto czytelnie nazwać dokument z
ródłowy, np.
wyniki konkursu y
RÓDA
O.doc.
Wielkość liter nie została tu zastosowana przypadkowo! Rola dokumentu wyró\
niona została
du\
ymi literami. Z kolei temat umieszczony na początku nazwy pliku pozwoli w przyszłości
na takie rozmieszczenie plików (wg nazw, wg typów), aby nawet w przypadku większej
liczby zestawów KS w jednym folderze, dokumenty główny i z
ródłowy stanowiące zestaw,
czyli opisujące ten sam temat, sąsiadowały ze sobą.
Wypełnianie danymi
Zapełniamy utworzoną bazę danymi. W kolejnym oknie dialogowym klikamy przycisk
Edytuj z
ródło danych. Edycja z
ródła danych jest dokonywana z poziomu formularza.
Formularz ułatwia i porządkuje wprowadzanie informacji o poszczególnych adresatach.
Po wypełnieniu danych dotyczących pierwszej osoby, nie klikamy na przycisku OK.
Spowoduje to bowiem co prawda zapisanie danych, lecz równocześnie zamknie okno
formularza (rys. 6).
Dopóki nie wprowadzimy danych wszystkich osób, do
których chcemy wysłać korespondencję, u\
ywajmy przycisku
Dodaj nowy.
W tym momencie mo\
emy ju\
uznać, \
e nasze z
ródło danych
zostało odpowiednio przygotowane i spełni swoją rolę,
pozwalając na powielenie, a co najwa\
niejsze 
spersonalizowanie korespondencji zawartej w dokumencie głównym.
Zamykamy okno formularza klikając przycisk OK.
Przypominam, \
e teraz nie poruszamy się ju\
w obrębie
zwykłego dokumentu MS Word, lecz dokumentu
korespondencji seryjnej.
Widocznym znakiem tego jest automatyczne pojawienie się paska narzędzi Korespondencja
seryjna (rys. 7). Warto prześledzić funkcje, które on udostępnia  dymek (ang. hint) z nazwą
funkcji pojawi się po wskazaniu danej ikonki myszką.
Oprogramowanie biurowe - 09
Dziel i rządz

Przystąpmy teraz do modyfikacji dokumentu głównego, aby
list napisany pierwotnie do Smoka okazał się listem do
wszystkich adresatów wprowadzonych do bazy danych
zawartej w dokumencie z
ródłowym. Wróćmy do momentu, w
którym porównywaliśmy oba listy i wytłuszczoną czcionką 8
Modyfikacja szablonu polega głównie na wymianie
określonych zwrotów na nazwy pól bazy danych
zaznaczyliśmy ró\
nice. Otó\
teraz po kolei (aby się nie pogubić, najlepiej pojedynczo)
kasujemy pierwszy odró\
niający się element  słowo  Pan . Na to miejsce wprowadzamy
odpowiednie pole korespondencji seryjnej. W tym celu pozostawiamy kursor w miejscu, skąd
usunęliśmy frazę  Pan i z rozwijalnej listy paska narzędzi wprowadzamy pole Tytuł.
Aby odró\
nić nazwę pola od normalnego tekstu, Word zaznacza pole tzw. nawiasami
francuskimi otwierającymi << oraz zamykającymi >>. Nawiasy te nie stanowią
standardowych znaków, nie mogą być wprowadzone z klawiatury ani przez menu Wstaw ł
Symbol... Znaki te wstawia i interpretuje odpowiednio sam MS Word. Dodatkowo jeśli
ustawimy kursor tekstowy w obrębie pola, wówczas zostanie ono podświetlone.
Z drugiej strony nazwę pola traktujmy jak normalny fragment tekstu, oddzielając ją od
pozostałych fragmentów odpowiednimi znakami interpunkcyjnymi, spacją itp., w zale\
ności
od potrzeb. Generalnie chodzi o przygotowanie dokumentu głównego przez odpowiednie
formatowania znaku i akapitu. Pola, mimo \
e cały czas widoczne w odpowiednich nawiasach,
pozwalają się kopiować i przenosić zarówno przez Schowek, jak i techniką przeciągnij i
upuść. Ostatecznie po umieszczeniu w szablonie wszystkich wymaganych pól dokument
główny wygląda nieco dziwacznie (po lewej pierwotnie, po prawej z naniesieniem pól)
Całość nie prezentuje się zbyt czytelnie. Nie widzimy bowiem treści poszczególnych listów,
lecz kody pól. Aby przekonać się, jak wygląda list do ka\
dej z osób, uaktywniamy funkcję
zastępowania kodów pól konkretnymi danymi adresatów  klikamy na ikonie Poka\

scalone dane dostępnej na pasku narzędziowym korespondencji seryjnej. Wygląda to jak
poni\
ej.
Oprogramowanie biurowe - 09
Chcąc prześledzić treść listów dla poszczególnych osób, posłu\
my się selektorem rekordów.
Czas na zapisanie wszystkich utworzonych plików na dysku. O ile z
ródło danych, którym
dysponujemy, zostało ju\
zapisane (w przypadku zmian dokonanych w nim póz
niej  trzeba
je oczywiście zapisać!), o tyle dokument główny czeka jeszcze na swoją kolej. Proponuję, aby
zapisywanemu dokumentowi nadać nazwę wyniki konkursu GA
ÓWNY.doc i zapisać go w
utworzonym wcześniej folderze do przechowywania dokumentów korespondencji seryjnej.
Jeśli dokonamy zmian w rekordach dokumentu z
ródłowego i bez ich zapisania spróbujemy
zamknąć dokument główny, wówczas pojawi się komunikat ostrzegający przed utratą danych
i proponujący zapisanie zmian w rekordach, co warto uczynić. Ostatecznie w naszym folderze
roboczym korespondencji seryjnej znajdą się dwa pliki. Dokument główny  wie , \
e z
ródło
danych znajduje się w pliku obok. Nie zmieniajmy nazwy ani lokalizacji z
ródła!
Scalanie
Najbardziej pracochłonne etapy ju\
za nami. Kolej na wygenerowanie serii listów.
Najbardziej klasyczny sposób to scalenie do nowego dokumentu. Powstaje więc trzeci
dokument MS Word, liczący tyle stron, ile ma ich dokument główny, przemno\
onych przez
liczbę wpisanych do z
ródła danych rekordów (tu: adresatów). Ka\
dy list do konkretnej osoby
będzie rozpoczynał się od nowej strony. Aby scalić zestaw do nowego dokumentu, klikamy w
ikonę Scal w nowy dokument na pasku Korespondencja seryjna .
W przypadku niezbyt długiego tekstu szablonu i niewielkiej bazy danych (Uwaga! MS Word
ogranicza tworzone bazy do 63 pól) scalanie trwa ułamek sekundy. Jeśli weryfikacja
przebiegła pomyślnie, wówczas na ekranie zobaczymy zupełnie nowy dokument
zatytułowany Korespondencja seryjna1. Przed wydrukiem proponuję uwa\
ne jego
przejrzenie. Po wydrukowaniu listów dokument scalony nale\
y zamknąć... bez zapisywania
na dysku! Dlaczego? Dokument scalony to produkt powstały automatycznie z połączenia
dokumentu głównego z rekordami przechowywanymi w dokumencie z
ródłowym i jako taki
mo\
e być w dowolnej chwili odtworzony. Zapisanie dokumentu scalonego  choć mo\
liwe 
kryje pewne niebezpieczeństwo. Ka\
de scalenie odbywa się jednorazowo, tzn. jeśli
zmodyfikujemy dane w rekordach adresatów, wówczas zmiana taka nie znajdzie
odzwierciedlenia w istniejącym (zapisanym) ju\
dokumencie scalonym. Dopiero powtórne
scalenie (a więc utworzenie nowego dokumentu scalonego) da efekt aktualizacji. Nie polecam
scalenia bezpośrednio na drukarkę.
Praktyka wykazuje, \
e krytyczna analiza dokumentu scalonego pozwala bardzo często na
odnalezienie wcale nie drobnych błędów. Szkoda więc papieru.
Poprawmy się
Jak poprawić błędy odnalezione w dokumencie scalonym?
Wszystko zale\
y od tego, gdzie wystąpił błąd. Jeśli wszystkie listy zawierają ten sam błąd
(np. błąd ortograficzny lub po prostu zapomnieliśmy coś dodać w samej treści), wówczas po
zamknięciu dokumentu scalonego (bez jego zapisywania) przechodzimy do edycji dokumentu
głównego, robimy niezbędne poprawki i ponownie przeprowadzamy scalanie. Jeśli natomiast
w dokumencie scalonym występują błędy polegające np. na przekręceniu czyjegoś nazwiska,
błędnej końcówce czasownika czy przymiotnika związanego z daną osobą, wówczas
zamykamy (bez zapisywania) i przechodzimy do edycji danych z
ródłowych. W tym celu
uruchamiamy Pomocnika korespondencji seryjnej, w sekcji nr 2 (Dokument z
ródłowy)
klikamy na przycisku Edytuj. W okienku formularza odszukujemy rekord osoby, w którym
Oprogramowanie biurowe - 09
zaistniał błąd i w odpowiednim polu robimy poprawkę. Następnie ponownie scalamy
dokument.
Bazy danych
Omówiliśmy podstawowe aspekty wykorzystania korespondencji seryjnej. Podsumujmy
naszą wiedzę o bazach danych. Proponuję mały eksperyment: otwórzmy ponownie formularz
z
ródła danych i upewniwszy się, \
e widoczne są dane adresatów, kliknijmy na przycisku
Poka\
z
ródło.
Zobaczymy dokument z
ródłowy w postaci  surowej . Baza danych zorganizowana jest w
postaci tabeli. Aby ułatwić sobie postrzeganie jej struktury, uaktywniamy linie siatki (menu
Tabela ł Poka\
linie siatki).
Ka\
da kolumna tabeli reprezentuje odrębne POLE, nagłówki kolumn to nazwy pól. Pola
dodaje się, względnie usuwa na etapie projektowania bazy danych i tworzenia jej struktury.
Generalnie im dokładniej chcemy opisać obiekty umieszczone w tworzonej bazie danych, tym
więcej pól musimy przewidzieć i utworzyć.
Przykładowo, chcąc przechowywać informacje o telefonach klientów swojej firmy, ich e-
maile itd., dodajemy kolejne pola (w tym przypadku kolumny tabeli). Pamiętajmy, \
e baza
danych mo\
e zawierać pola  nadmiarowe . Innymi słowy, nie wszystkie pola muszą być
wykorzystywane w danym szablonie  dokumencie głównym korespondencji seryjnej.
Z kolei ka\
dy wiersz tabeli to osobny REKORD, zawierający
informacje o danej osobie lub obiekcie. Operacje na
rekordach uwa\
ane są za czynności proste i realizuje je tzw.
u\
ytkownik końcowy (czyli ka\
dy). Bezpośrednia edycja z
ródła to dobre rozwiązanie w
przypadku, gdy konieczne okazuje się póz
niejsze wprowadzenie zmian do struktury bazy
danych (np. utworzenie nowego pola). Pomocnik korespondencji seryjnej i jego kreator
Utwórz z
ródło danych okazują się bezu\
yteczne. Przy bezpośredniej edycji z
ródła z pomocą
przychodzi nam pasek narzędzi Bazy danych, który po otwarciu dokumentu z
ródłowego
pojawia się automatycznie w postaci zadokowanej lub pływającej (rys. 10).
Jeśli pasek Baza danych pozostaje niewidoczny, oznacza to, \
e odtworzyliśmy dokument
z
ródłowy w sposób bezpośredni (za pomocą polecenia Otwórz), a nie przez Pomocnika
korespondencji seryjnej. Wtedy zamykamy dokument z
ródłowy bez zapisywania zmian, a
następnie otwieramy odpowiadający mu dokument główny i przez menu Narzędzia ł
Korespondencja seryjna wybieramy funkcję Edytuj w sekcji nr 2 (Dokument z
ródłowy), po
czym w oknie formularza klikamy przycisk Poka\
z
ródło.
Funkcje udostępnione na pasku Baza danych umo\
liwiają wykonanie praktycznie wszystkich
operacji, zarówno na strukturze bazy danych (dodawanie, usuwanie, zmiana kolejności pól),
jak i na jej zawartości (dodawanie, usuwanie, modyfikacja, sortowanie rekordów).
Po kliknięciu ikonki Zarządzaj polami otwiera się okno dialogowe, bliz
niaczo podobne do
tego, w którym definiowaliśmy zestaw pól przy zakładaniu dokumentu z
ródłowego.
Pamiętajmy o ostro\
nym korzystaniu z funkcji Zmień nazwę i Usuń. Pochopne usunięcie lub
przemianowanie pola spowoduje, \
e jeśli tylko było ono wykorzystywane przez dokument
główny, wówczas ponowne scalenie zestawu mo\
e okazać się niemo\
liwe, a dane
wprowadzone do tego pola (po jego usunięciu) zostaną skasowane ze wszystkich rekordów!
Oprogramowanie biurowe - 09
Pół biedy, jeśli błąd spowodowany został pochopnym przemianowaniem pola. Wówczas
wystarczy przywrócić dotychczasową jego nazwę.
Pamiętajmy, \
e edytując dokument z
ródłowy jesteśmy do pewnego stopnia zabezpieczeni 
dzięki funkcji Cofnij dostępnej w menu Edycja.
Skąd my to znamy?
Operacje przeprowadzane na tej prostej bazie danych to tak naprawdę nic nowego. Dodanie
nowego pola sprowadza się w praktyce do pojawienia się w tabeli kolejnej kolumny. Dodanie
rekordu to powstanie w niej kolejnego wiersza. Jeśli operacje te przeprowadzimy
bezpośrednio na  \
ywej tabeli (menu Tabela ł wstaw Wiersze..., wstaw Kolumny), efekt
będzie dokładnie taki sam. Niektórzy wolą nawet taki sposób pracy  bez pośrednictwa
formularzy, kreatorów, okienek dialogowych i innych  ułatwień .
e-Scalanie
Mechanizm korespondencji seryjnej integruje się z większością programów pocztowych,
umo\
liwiając rozesłanie spersonalizowanych dokumentów pod adresy e-mailowe
konkretnych osób. Warunkiem przeprowadzenia tego jest istnienie w z
ródłowej bazie danych
pola, przechowującego adresy poczty elektronicznej poszczególnych adresatów. Je\
eli
składnia adresów e-mail oka\
e się prawidłowa, MS Word automatycznie zamieni zwykły
tekst na hiperłącze, czego wizualnym dowodem stanie się podkreślenie adresów i zmiana
koloru.
Wskazówka: pola zawierającego adresy e-mailowe w bazie danych nie nazywajmy e-mail,
gdy\
Word nie akceptuje nazw pól zawierających myślniki. Dysponując wpisanymi do bazy
adresami poczty elektronicznej, przechodzimy do dokumentu głównego, odszukujemy na
pasku narzędzi Korespondencja seryjna ikonę Rozpocznij
łączenie poczty. Po kliknięciu na niej wywołane zostanie
okno dialogowe Scalaj do. W polu Scalaj dane do: rozwijamy
listę i wybieramy opcję Poczta e-mail. Następnie klikamy na
sąsiednim przycisku Ustawienia....
W kolejnym  podokienku dialogowym Scalaj do: Ustawienia
rozwijamy listę Pole danych z adresem/numerem faksu i
wskazujemy na pole e-mail. W polu tekstowym Wiersz
tematu wiadomości wpisujemy tytuł wiadomości na tyle
uniwersalny, by odpowiadał wszystkim adresatom, np.
Zawiadomienie o wynikach konkursu.
Generalnie obowiązuje zasada, \
e tekst, bez \
adnych graficznych ozdobników wygodniej jest
przesłać jako zasadniczą treść e-maila. Jeśli natomiast listy zawierać będą jakiekolwiek
obiekty (np. grafikę, multimedia) i/lub elementy formatowania, których nie chcemy utracić,
wówczas wybieramy opcję przesyłania listu pod postacią załącznika.
Po powrocie do okna dialogowego Scalaj do klikamy na przycisku Scalaj. MS Word
komunikuje się z domyślnym programem poczty elektronicznej. Wa\
ne, by program
pocztowy, do którego MS Word przesyła listy i adresy e-mail odbiorców, obsługiwał standard
Oprogramowanie biurowe - 09
MAPI (messaging application programming interface). Je\
eli komputer podłączony jest do
Internetu, wówczas przesyłki rozesłane zostaną natychmiast, zaś ich kopie odnajdziemy w
folderze Elementy wysłane.
Wszystkie wiadomości wygenerowane przez mechanizm korespondencji seryjnej zostały
wysłane przy u\
yciu konta domyślnego. Dokument będący załącznikiem nosi nazwę
identyczną, jak dokument główny. Warto więc na potrzeby chwili zmienić roboczą nazwę
dokumentu głównego z np. klienci GA
ÓWNY.doc na np. Wakacyjna promocja.doc czy
Wyniki konkursu.doc.
Gdzie jeszcze &
Korespondencję seryjną mo\
na wykorzystać jeszcze do tworzenia kopert i etykiet
adresowych, katalogów, raportów i zestawień. Ale wszystkie te operacje to pochodne listu
seryjnego. Osobny problem to definiowanie zapytań, umo\
liwiających wyciąganie z
ogromnej bazy danych tylko tych informacji, które w danej chwili są nam potrzebne.