CentrumXP.pl Page 1 of 7
Korespondencja seryjna
Czy korespondencja seryjna jest w ogóle potrzebna? Przecie\
ka\
dy umie pisać listy, mimo i\

tradycyjne zostały wyparte na rzecz elektronicznych emaili. Wydawać by się mogło, i\
poinformowanie
wielu osób o nadchodzącym jubileuszu czy wysłanie zaproszenia na uroczystość ogranicza się do
efektywnego korzystania z kombinacji Ctrl+C oraz Ctrl+V. Jednak\
e, gdy ilość osób pragnących nas
zaszczycić swoją obecnością sięga blisko setki, to powy\
sze operacje przy trzydziestym zaproszeniu
wydają się być nu\
ące. Czym właściwie jest korespondencja seryjna? Jest niczym innym jak zestawem
narzędzi, które redagują dokumenty, dzięki czemu mo\
na masowo rozsyłać listy do znajomych czy
redagować etykiety dla zaproszonych gości.
Chcąc przejrzyście przedstawić omawiane zagadnienie nale\
y zrozumieć proces powstawania
korespondencji seryjnej. Wyszczególniamy trzy części procesu:
" Pisanie jednobrzmiącego dokumentu, który poddamy redakcji
" Utworzenie bazy danych adresatów
" Wykonanie tzw. scalenia danych osobowych z dokumentem
Załó\
my, \
e musimy rozesłać zaproszenia do studentów oraz pracowników uczelni w związku ze
zbli\
ającym się spotkaniem koła naukowego. Na potrzeby tego artykułu zostało stworzone przykładowe
zaproszenie, które zostanie rozesłane do zaproszonych gości. Zostanie ono odpowiednio zredagowane
dla ka\
dego uczestnika konferencji. Potrzebujemy więc dwóch dokumentów: listu oraz bazy danych,
które ostały utworzone w programie Microsoft Office Word 2003. Poni\
ej prezentujemy napisane przez
nas zaproszenie
Oraz dane osobowe:
http://firma.centrumxp.pl/Druk/1066.aspx 2009-04-17
CentrumXP.pl Page 2 of 7
Wszelkie operacje związane z edycją korespondencji seryjnej będziemy wykonywać w oknie z listem.
Najpierw otwieramy uprzednio przygotowany dokument Zaproszenie. Z głównego paska
narzędziowego wybieramy Narzędzia, następnie pole Listy i dokumenty wysyłkowe, a na końcu
pozycję Korespondencja seryjna... Z prawej strony okna wyświetlił się kreator odpowiedzialny za
edycję. Do wykonania mamy sześć kroków, z których pierwsze dwa są związane z zaproszeniem. Na
pytanie o rodzaj dokumentu wybieramy Listy, następnie przechodzimy do kolejnego kroku klikając na
dole okna kreatora. Na drugim etapie jesteśmy proszeni o wskazanie dokumentu początkowego. Z
początku dziwnie brzmiąca treść okazuje się zapytaniem o utworzone zaproszenie. Wybieramy U\
yj
bie\
ącego dokumentu i potwierdzamy decyzję przechodząc do następnego kroku. Wraz z etapem
trzecim rozpoczynamy scalanie poszczególnych danych. Wybieramy z kreatora opcję Przeglądaj, by
zlokalizować na dysku twardym tabelę z danymi gości.
Okno danych osobowych zostało uaktywnione. Klikając na nagłówek nad poszczególnymi rekordami,
oprócz mo\
liwości sortowania wszystkich danych, otrzymujemy dodatkową opcję pozwalającą sortować
jedynie wybrane kolumny (np. wybierając pole Student - zaproszenia będą redagowane jedynie dla
Studentów) a pozostałe pozostawić niewidoczne - od tego momentu nie będą brały udziału w dalszych
operacjach, lecz gdy z powrotem naciśniemy opcję (Wszystkie) zostaną one uaktywnione. Za
pierwszym razem wybieramy wszystkich członków koła naukowego. Następnym krokiem jest prośba o
zredagowanie listu. Odpowiednio pobierając dane z tabeli umieszczamy w dokumencie elementy, które
będą zmieniały swoją wartość dla ka\
dego gościa. Wybieramy więc opcję Więcej elementów....
Zostało wyświetlone okno Wstawianie pola korespondencji seryjnej. Poni\
ej linijki rozpoczynającej
zaproszenie Pragnę poinformować: wybieramy z okna kolejno Tytuł, Imię, Nazwisko - klikając na
przycisk Wstaw lub dwukrotnie klikając na odpowiednie pole. Następnie pod linijką Zaproszenie
wysłano za zgodą Adresata na adres: umieszczamy dane z okna określające adres członka konferencji.
Warto tutaj dodać, \
e rekordy z tego okna idealnie pokrywają się z nagłówkami tabeli z danymi
osobowymi. W tabeli warto u\
ywać jednoznacznych nazw, by edytować dokument bezbłędnie. Kończąc
http://firma.centrumxp.pl/Druk/1066.aspx 2009-04-17
CentrumXP.pl Page 3 of 7
wstawianie odpowiednich rekordów, otrzymujemy dokument przygotowany do ostatniego etapu, czyli
scalenia danych.
Przedostatni krok jest formą sprawdzenia poprawności ka\
dego dokumentu z osobna, ale po dobrym
wypełnieniu tabeli z danymi, nie powinny wyniknąć \
adne problemy. W tym momencie mo\
emy równie\

usunąć którąkolwiek z osób, nie tracąc jej danych osobowych z tabeli a jedynie wykluczając ją przed
końcowym scaleniem dokumentu .
By wygenerować wszystkie listy, przechodzimy do szóstego etapu oraz wybieramy opcję Edytuj
poszczególne listy..., a następnie Wszystko. tym samym otrzymujemy plik o nazwie Listy1, w
którym będą znajdować się wygenerowane dokumenty do wszystkich osób wybranych w kroku piątym.
Warto tutaj dodać, \
e długość listu nie ma wpływu na układ stron - bez względu na to, czy dokument
ma linijkę, czy dziesięć stron, ka\
dy kolejny list zostanie utworzony na nowej stronie.
http://firma.centrumxp.pl/Druk/1066.aspx 2009-04-17
CentrumXP.pl Page 4 of 7
Je\
eli kreator jest dla nas mało czytelny i chcemy mieć cały czas dostęp do ka\
dej opcji, mo\
emy
uaktywnić pasek narzędziowy korespondencji seryjnej. Dzięki niemu w dowolnym momencie będziemy
w stanie wykonać, oprócz opcji z ka\
dego kroku, dodatkowo kilka innych, zaprezentowanych w dalszej
części instrukta\
u. Aby dodać pasek narzędziowy ze standardowego paska zadań wybieramy pole
Narzędzia, następnie Listy i dokumenty wysyłkowe i aby uaktywnić zestaw przycisków - Poka\

pasek narzędzi korespondencji seryjnej.
Wymiana danych pomiędzy MS Word, a MS Outlook
Teraz zaprezentujemy jak ww. programy współpracują ze sobą wykonując kolejny krok w celu
zapewnienia efektywności realizacji narzędzi pakietu korespondencji seryjnej w produktach MS Office
2003. Bazą danych w tym wypadku zostaje lista kontaktów programu Microsoft Outlook. Ka\
dy adresat
równie\
otrzymał tytuł jak np. studentka oraz dane o adresie zamieszkania. Dodatkowo wpisaliśmy
adres elektroniczny w postaci Imię[e-mail]. Poka\
emy teraz, do czego mo\
e być
przydatny pasek narzędziowy korespondencji seryjnej. Na wstępie zwróćmy uwagę na listę kontaktów
w Outlook 2003. Znajdują się tam te same fikcyjne dane osobowe, którymi poprzednio operowaliśmy.
http://firma.centrumxp.pl/Druk/1066.aspx 2009-04-17
CentrumXP.pl Page 5 of 7
Posłu\
ymy się po raz kolejny identycznym zaproszeniem, ale tym razem załó\
my, \
e nie jesteśmy w
stanie skorzystać z tradycyjnej poczty i jesteśmy zmuszeni wykorzystać kontakt elektroniczny z
adresatami. W pierwszym zapytaniu kreatora wybierzemy opcję Wiadomości e-mail, by przygotować
dokument w postaci dokumentu HTML . Oczywiście mo\
na zauwa\
yć, \
e tworząc pojedynczy list
elektroniczny pobranie danych z ksią\
ki adresowej jest o wiele łatwiejsze, ale nie zapominajmy o
odpowiedniej formie skierowanej do poszczególnych adresatów. Etap drugi kreatora nie jest ju\
dla nas
nowością, więc przechodzimy bezpośrednio do trzeciego kroku. Kolejny raz zostaniemy poproszeni o
wybranie adresatów. Tym razem korzystamy z opcji Wybierz kontakty (Outlook). Klikamy na
odpowiednie pole i zatwierdzamy wybór kontaktów. W tym przypadku okno Adresaci korespondencji
seryjnej, zawiera du\
o więcej kolumn ni\
poprzednio. Jest to spowodowane ilością rekordów
importowanych z danych ka\
dej osoby znajdującej się w liście kontaktów klienta pocztowego.
Wybierzemy jedynie osoby posiadające tytuł Studentki, by zaprezentować działanie paska
narzędziowego korespondencji seryjnej.
Zostaną wstawione identyczne pola jak poprzednio, ale tym razem zamiast danych o fizycznym adresie
zamieszkania u\
yjemy adresu elektronicznego. Forma grzecznościowa zwrotu do danej osoby
pozostanie niezmieniona. Tym sposobem kolejny raz wykonujemy etap piąty. Nakreślimy teraz ciekawy
problem. Wiele razy zdarzyło nam się otrzymać pismo urzędowe, zawierające zwrot Szanowny(na) Pan
(i). Narzędzia korespondencji seryjnej pozwalają pozbyć się owych nawiasów i jednoznacznie kierować
list do obu płci . Wykorzystamy do tego pasek narzędzi. Przypominamy, \
e poczta elektroniczna
zostanie wysłana jedynie do studentek. Podświetlmy słowo studentka myszką. Następnie z paska
narzędziowego korespondencji seryjnej wybierzemy Wstaw pole programu Word, następnie
Jeśli...to...inaczej. Generujemy tym samym pewnego rodzaju test logiczny, który pozwoli nam
zamienić tytuł Studentka, na Studentkę. Nazwa pola: jest to wartość, która będzie porównywana za
ka\
dym razem oraz, którą chcemy zmienić. Porównanie: jest polem, który zawiera listę warunków. W
ostatnim polu Porównaj z: wpisujemy ciąg znaków, z którym porównamy wartość znajdującą się w
Nazwa pola:. Uzyskamy tym samym odpowiednią formę grzecznościową. Identyczny efekt otrzymamy
http://firma.centrumxp.pl/Druk/1066.aspx 2009-04-17
CentrumXP.pl Page 6 of 7
korzystając z opcji Wypełnij..., z paska narzędziowego. W polu Monit wpisujemy podświetlone słowo,
a w Tekst domyślny: oczekiwany substytut.
Nim przejdziemy do ostatniego etapu, chciałbym przedstawić hipotetyczny przykład. Załó\
my \
e
wybraliśmy wszystkie osoby z ksią\
ki adresowej. Zaproszenie jest uło\
one tak, \
e niepotrzebna jest
troska o odpowiednią formę Tytułu danej osoby. Jednak\
e z racji tego, i\
jest to dokument
grzecznościowy, musimy zatroszczyć się o odpowiednie ulokowanie słowa Pan lub Pani. W wybranym
miejscu stworzyliśmy odpowiednie pole długości trzech spacji i podświetlając środkową z nich
główkujemy, jak wypełnić warunek Jeśli...to...inaczej by rozwiązać problem. Oczywiście nie trzeba
tutaj ukazywać wy\
szości ww. opcji nad poleceniem Wypełnij.... Wskazówką do rozwiązania problemu
niech będzie fakt, i\
imiona kobiet kończą się w języku polskim literą a. Znając ten wyznacznik oraz
korzystając z naszego priorytetowego warunku w miejscu Nazwa pola: wybierzemy Imię,
Porównanie: pozostanie identyczne, a w polu Porównaj z: wstawimy ciąg znaków *a, co w systemie
Windows oznacza ciąg znaków zakończony literą a. Następnie w polu Wstaw ten tekst: wpisujemy
Panią, a w polu poni\
ej czyli W przeciwnym razie wstaw ten tekst: wpisujemy Pana. Tym
sposobem w miejscu "środkowej" spacji zostanie wstawiony odpowiedni tekst w zale\
ności od imienia
osoby. Oczywiście, gdy mamy imiona obcojęzyczne jak Nicol, czy Joshua rezultat mo\
e być odwrotny
od oczekiwanego!
Wróćmy do przykładu z czterema studentkami. Wybierając opcję Następny: Ukończ scalanie
znajdziemy się w ostatnim etapie kreatora, w którym wykorzystując opcję Poczta elektroniczna
aktywujemy okno z wyborem posłania listów. W tym oknie wybieramy odpowiednie pole - z racji tego,
\
e posiadamy skromne informacje na temat członków koła, wybierzemy
Adres_poczty_elektronicznej. Jesteśmy te\
w stanie wybrać format wiadomości, będąc
konsekwentnymi wybieramy format HTML. Potwierdzając przyciskiem OK uruchomimy klient pocztowy
Microsoft Outlook, który będzie informował nas o postępach w wysyłaniu zaproszeń na zebranie.
http://firma.centrumxp.pl/Druk/1066.aspx 2009-04-17
CentrumXP.pl Page 7 of 7
Pozostałe opcje kreatora
Trzy pozostałe opcje to: Koperty, Etykiety oraz Katalog. Są one bliz
niaczo podobne w działaniu do
wy\
ej scharakteryzowanych narzędzi. Oczywiście obowiązują w nich te same zasady przy wypełnianiu
pól znaczących czy u pobierania danych. Warto jednak pamiętać o zaletach intuicyjnego kreatora, który
pomimo swojej skromności w opisach, jest narzędziem wręcz zaawansowanym. Przykładowo
charakteryzując Etykiety na jakiekolwiek spotkanie warto zauwa\
yć (po wstawieniu w pierwszą
etykietę odpowiednich rekordów) przycisk Aktualizuj wszystkie etykiety, dzięki czemu zostaną one
rozmieszczone w trzech kolumnach na ka\
dej stronie.
http://firma.centrumxp.pl/Druk/1066.aspx 2009-04-17