Poradykomputerowe.pl
Tworzenie korespondencji seryjnej
Zrobiłeś sobie harmonogram spotkań w arkuszu Excela (rys.1.). Chciałbyś teraz wysłać wszystkim osobom pismo
informujące o terminie spotkań według jednolitego schematu (rys.2). Pismo miałoby właściwie taką samą treść dla
wszystkich osób, ale zmienianie danych dotyczących osób i terminów zajmie Ci pewnie sporo czasu. Mo\
esz
ułatwić sobie pracę stosując w programie Word narzędzie zwane korespondencją seryjną. Poni\
ej powiemy ci jak
to uczynić.
Rys. 1. Informacje na temat kontrahentów i terminów spotkań zamieszczone w arkuszu Excela.
Rys. 2. Schemat pisma informującego o spotkaniu.
W celu stworzenia dokumentu korespondencyjnej seryjnej w programie Word mo\
na posłu\
yć się kreatorem. W
nowszych wersjach Worda kreator ukazuje się w postaci okienka zadań po wybraniu polecenia menu Narzędzia ->
Listy i dokumenty wysyłkowe -> Korespondencja seryjna. My jednak poka\
emy Ci znacznie szybszy sposób
stworzenia takiego dokumentu i w dodatku nie zale\
ny od wersji Worda (w ró\
nych wersjach programu Word
kreator korespondencji seryjnej jest trochę inny). W tym celu:
1. Wyświetl pasek korespondencji seryjnej. Pasek ten mo\
na wyświetlić na kilka sposobów. W Excelu 2003 mo\
na
to uczynić poprzez polecenie menu Narzędzia -> Listy i dokumenty wysyłkowe -> Poka\
pasek korespondencji
seryjnej. W innych wersjach mo\
na to uczynić np. poprzez polecenie menu Widok -> Paski narzędzi ->
Korespondencja seryjna.
2. Jeśli dokument jest zwykłym dokumentem Worda i nie zawiera korespondencji seryjnej, to na pasku narzędzi
Korespondencja seryjna aktywne są tylko dwa pierwsze polecenia po lewej stronie. Wybierz drugie polecenie od
lewej strony: Otwórz z
ródło danych.
Poradykomputerowe.pl
Rys. 3. Wybieranie polecenia otwarcia z
ródła danych na pasku korespondencji seryjnej.
3. W oknie Wybieranie z
ródła danych zlokalizuj skoroszyt Excela zawierający adresatów pisma i terminów
spotkań.
Rys. 4. Wybieranie z
ródła danych.
*Wskazówka*
Jako bazy danych oprócz arkusza Excela mo\
esz tak\
e u\
yć bazy danych programu Access lub bazy danych innego programu. Mo\
na
tak\
e u\
yć ksią\
ki korespondencyjnej Outlooka, tabeli zawartej w pliku HTML czy dokumencie Worda, albo pliku tekstowego, którym
poszczególne pola są oddzielone średnikami lub znakami tabulacji. W niektórych z tych z
ródeł danych (dokument Worda, plik tekstowy)
zawsze pierwszy wiersz danych jest traktowy jako nagłówek, w innych mo\
na ustawić, \
e tabela nie zawiera nagłówka.
*Koniec wskazówki*
4. Zaznacz plik Excela i naciśnij przycisk Otwórz.
5. Uka\
e Ci się okno Wybieranie tabeli z nazwami wszystkich arkuszy i nazwanych zakresów komórek. Zaznacz
arkusz zawierający właściwe dane i naciśnij OK.
Poradykomputerowe.pl
Rys. 5. Wybieranie tabeli z
ródła danych.
*Wskazówka*
Jeśli bazą danych jest plik Excela i nie chcesz, aby cały arkusz Excela został z
ródłem danych korespondencji seryjnej, to musisz
wcześniej nazwać zakres komórek W tym celu zaznacz w Excelu komórki, które będą słu\
yły jako z
ródło danych korespondencji
seryjnej i na pasku formuły w polu Pole nazwy wpisz jakąś nazwę i zatwierdz
ją klawiszem Enter. Przy tworzeniu dokumentu
korespondencji seryjnej w oknie Wybieranie tabeli wybierz tą nazwę.
*Koniec wskazówki*
Na pasku narzędzi Korespondencja seryjna dostępne stały się ju\
wszystkie polecenia. Teraz musisz w dokumencie
zastąpić imię adresata odpowiednim polem korespondencji seryjnej.
6. Zaznacz imię adresata i z paska Korespondencja seryjna wybierz polecenie Wstawianie pola korespondencji
seryjnej. Wybierz pole Imię i naciśnij Wstaw, a następnie Zamknij.
Rys. 6. Wstawianie pola korespondencji seryjnej.
Poradykomputerowe.pl
7. Powtórz operacje dla innych pól, tj. Nazwisko, Adres, Miasto, Kod pocztowy, Data oraz Godzina.
W miejscu wstawienia pola pojawi się jego nazwa w podwójnych nawiasach trójkątnych. Aby zamiast nich
pojawiły się konkretne dane wybierz polecenie Wyświetl dane na pasku Korespondencja seryjna.
Rys. 7. Widok dokumentu po wstawieniu pól korespondencji seryjnej i polecenie Wyświetl dane.
Mo\
esz przechodzić pomiędzy rekordami danych i podglądać widok poszczególnych pism u\
ywając odpowiednich
poleceń na pasku narzędzi Korespondencja seryjna.
Rys. 8. Polecenia słu\
ące do manewrowania pomiędzy rekordami.
Tak przygotowany dokument korespondencji seryjnej mo\
esz teraz scalić i wydrukować. Mo\
esz u\
yć polecenia
scalenia dokumentu bezpośrednio na drukarkę lub najpierw scalić ten dokument w postać pojedynczego
dokumentu, w którym poszczególne pisma będą na osobnych stronach.
Rys. 9. Polecenia scalenia dokumentu korespondencji seryjnej do osobnego dokumentu lub bezpośrednio na drukarkę.
Po naciśnięciu polecenia scalenia pojawi się okno dialogowe, w którym program zadaje pytanie jakie rekordy
korespondencji seryjnej nale\
y scalić. Zaznaczenie opcji Wszystko spowoduje wydrukowanie wszystkich pism do
adresatów określonych w arkuszu Excela.
Rys. 10. Polecenia słu\
ące do scalenia dokumentu korespondencji seryjnej do osobnego dokumentu lub bezpośrednio na drukarkę.
W następnym Eletterze o dostosowywaniu korespondencji seryjnej.