ZARZ
DZANIE PROJEKTEM
Ź UROPEJSKIM
wprowadzenie
[e-mail]
Zawartość prezentacji:
Definicja projektu
Najwa\
niejsze elementy projektu
Jak napisać, \
eby wygrać
Przydatne wskazówki na etapie
przygotowania i realizacji projektu
2
Dlaczego warto znać techniki zarządzania
projektami?
Definicja projektu
Projekt to przedsięwzięcie posiadające
następujące cechy:
Zorientowane na cele;
Powiązane ze sobą i skoordynowane działania;
Skończony czas trwania, określony początek i
koniec;
Wyjątkowość, niepowtarzalność;
Wprowadzające trwałe zmiany w środowisku
projektu;
Wymagające zaanga\
owania określonych
zasobów ludzkich, materialnych i finansowych
6
Co to jest projekt?
Projekt to działanie:
(definicja Polcam Consultung)
Zmierzające do określonego celu
Prowadzące do zmian lub stworzenia czegoś
nowego
O charakterze jednorazowym
Ograniczone w czasie
O przewidywalnych kosztach nie mieszczące się
w ramach  normalnej działalności
Wymagające współpracy
7
Co to jest projekt?
(definicja H.Maylor)
Projekt to:
Niepowtarzalny rodzaj działalności
Nastawiony na realizację określonych celów
Przy istnieniu określonych ograniczeń,
zwłaszcza dotyczących czasu i zasobów
Którego rezultaty są mierzalne
I zawsze oznaczają wprowadzenie czegoś
nowego do organizacji
8
Co to jest projekt?
Projekt to sekwencja zadań mająca wyraz
ny początek i
koniec określony w czasie, pod względem dostępnych
zasobów i oczekiwanych rezultatów. Jest on wydzielony z
toku codziennej, rutynowej pracy, jest realizowany
równolegle z nią lub z całkowitym oddelegowaniem członków
zespołu do realizacji projektu. Po jego zakończeniu zawsze
powstaje coś nowego, co jest wprowadzane do
dotychczasowej organizacji w celu jej usprawnienia
(G. Leśniak  A
ebkowska)
9
Inne definicje projektów
1. Najbardziej rozpowszechniona:
Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia
unikalnego wyrobu, dostarczenia unikalnej usługi lub uzyskania unikalnego
rezultatu. PMBOK Guide 2000
2. Mądra:
Projekt to trwające przez określony czas przedsięwzięcie obejmujące
zarządzany zbiór działań, podejmowanych w celu stworzenia produktu,
wyświadczenia usługi lub osiągnięcia rezultatu biznesowego oraz
zrealizowania określonych celów i kryteriów wykonania w określonym
czasie, przy danych ograniczeniach kosztu, zasobów i jakości. Wg Metodyki
Catalyst, CSC
3. Dowcipna:
Projekt to ka\
de zlecenie lub zadanie, którego nie mo\
na załatwić w trakcie
jednej rozmowy telefonicznej. S.M. Young , Senator z Ohio w latach 60-tych
10
Projekt? Wniosek? Aplikacja?
Program  przyjęty i zatwierdzony dokument, zawierający w sobie lub
przewidziany do realizacji poprzez co najmniej kilka projektów.
Projekt  kompleksowe przedsięwzięcie, zakładające wykonanie
określonej ilości działań / czynności przy ograniczeniach
wynikających z dostępnych zasobów, czasu i spodziewanych efektów
Wniosek  dokument / aplikacja (najcześciej na określonym przez
 sponsora formularzu)  prośba o wsparcie / dofinansowanie projektu
lub jego części. Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu.
Wniosek jest formą przestawienia projektu do realizacji. Wniosek jest
prośbą o sfinansowanie projektu.
11
Rodzaje projektów
Projekty mo\
emy podzielić m.in.:
wg bran\
: przemysłowe, budowlane, energetyczne, bankowe itd.
wg specyfiki: naukowo-badawcze, rozwojowe, inwestycyjne,
organizacyjne, społeczne
wg stopnia konkretyzacji: koncepcyjne, wdro\
eniowe, kompleksowe
wg pochodzenia: zewnętrzne, wewnętrzne
wg znaczenia: strategiczne, taktyczne, operatywne
wg innowacyjności: wysoko- i nisko-innowacyjne
wg rozmiarów: bardzo małe, małe, średnie, du\
e, bardzo du\
e
wg powtarzalności: jednorazowe - niepowtarzalne, powtarzalne
wg rodzaju rezultatu:  twarde - obiektowe,  miękkie - procesowe
wg zasięgu: instytucyjne, lokalne, krajowe, międzynarodowe,
globalne
(Michał Trocki, Bartosz Grucza)
12
13
Podstawowe cele projektu
Jakość
wyniku
Zakres
Czas Koszt
(Michał Trocki, Bartosz Grucza)
14
Wiodące role w zarządzaniu projektami
Sponsor
Kierownik
(projektu)
Wykonaw
Beneficje
ca
nt
(Michał Trocki, Bartosz Grucza)
15
Obszary problemowe zarządzania projektami
Przebieg i
rozwiązania
funkcjonalne
Środki
(metody i
techniki
zarządzania
projektami)
Organizacja
Wykonawcy
(problemy i
Problemy i
rozwiązania
rozwiązania
instytucjonal
personalne
ne)
(Michał Trocki, Bartosz Grucza)
16
Analiza potencjalnych ryzyk
Ryzyko Prawdopod Waga dla Kto zarządza Mechanizmy
obieństwo projektu korygujące
wystąpienia
Pojawienie się 8 8 Kierownik budowy Sprawdzić w
niewypału w śladzie z
ródłach
drogi historycznych,
archiwach,
dokumentach
Przekroczenie 5 8 Kierownik projektu Konsultacja z
bud\
etu zewnętrznym
doradcą
Wykonawca
Przekroczenie 8 8 Wykonawca Zało\
yć rezerwę
harmonogramu czasową
Bie\
ący monitoring.
Inspekcje, cykliczne
sprawozdania.
Odprawy z
wykonawcą.
Instrumenty
dyscyplinujące
wykonawcę
& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & ..
& . &
Analiza interesariuszy
Charakterystyka Interesy i Silne i słabe strony Implikacje i wnioski dla
Grupy interesariuszy oczekiwania projektu projektu
Interesariuszy z punktu widzenia cele poszczególnych dostępne zasoby i
elementów interesariuszy środki planowane działania
istotnych wiedza i doświadczenie wobec
w projekcie oczekiwania wobec interesariuszy
projektu sposób współpracy z
charakter wpływu na przychylnymi
projekt (pozytywny / interesariuszami
negatywny) sposób radzenia sobie z
negatywnymi
interesariuszami
Program Apollo
Program Apollo  seria amerykańskich lotów
kosmicznych w latach 1961-1972. Celem
programu było lądowanie człowieka na Księ\
ycu, a
następnie jego bezpieczny powrót na Ziemię.
Zadanie zostało zrealizowane w 1969 roku, w
czasie misji Apollo 11. Program był kontynuowany
do roku 1972 w celu przeprowadzenia
dokładniejszej naukowej eksploracji Księ\
yca.
Program Apollo był trzecim (po programie Mercury
oraz programie Gemini) programem
amerykańskich lotów kosmicznych z udziałem
ludzi. Apollo został zlecony przez administrację
prezydenta Eisenhowera w celu rozszerzenia
załogowych lotów kosmicznych rozpoczętych
przez program Mercury. Następnie został
przeobra\
ony przez prezydenta Kennedy'ego w
program lotów i lądowania na Księ\
ycu.
Cele Programu Apollo
Podstawowe zało\
enia programu - lądowanie człowieka na
Srebrnym Globie i jego bezpieczny powrót na Ziemię - Kennedy
wyło\
ył podczas przemówienia przed Kongresem 25 maja 1961
roku. Stany Zjednoczone, zaniepokojone sukcesami ZSRR w
trwającym amerykańsko-radzieckim wyścigu w kosmos (pierwszy
sztuczny satelita Ziemi, pierwszy człowiek na orbicie
okołoziemskiej), wdra\
ając program Apollo zamierzały przejąć w
tej rywalizacji inicjatywę. Do zmagań o dominację w przestrzeni
kosmicznej między dwoma supermocarstwami prezydent
Kennedy w nieco zawoalowany sposób odniósł się podczas
przemówienia z 12 września 1962 roku, wygłoszonego na
Uniwersytecie Rice:
"(...) oczy świata skierowane są teraz w kosmos - ku księ\
ycowi i
dalszym planetom. Przyrzekliśmy sobie, \
e nie będzie nad nim
panować wroga flaga podboju, lecz sztandar wolności i pokoju."
Dlaczego realizujemy projekt pn. EURO
2012 ?
Inwestycje w infrastrukturę, okazja do remontów;
Promocja i wzmocnienie presti\
u Polski;
Mo\
liwość skorzystania z dofinansowania z UE;
Nowe miejsca pracy, napędzanie gospodarki;
 Ja nie dam rady??? ; Chcemy się sprawdzić;
Turyści, goście zostawią nieco diengów;
Zaszczyt;
Czy mamy środki?
23
24
Projekt (wniosek) musi odpowiedzieć
na kilka wa\
nych pytań:
Kto?
Co?
Dlaczego?
Dla Kogo?
Z kim?
Kiedy?
Za ile?
 Co ja z tego będę miał? (korzyści dla sponsora)
25
Kto?
Kto?
Informacja o wnioskodawcy / beneficjencie
Informacja o wnioskodawcy / beneficjencie
Kto jest wnioskodawcą, jaki jest status prawny (JST,
NGO, MSP, inne)
Adres siedziby,
Dane osób upowa\
nionych do podpisania umowy,
Dane osoby do kontaktów roboczych,
Jak wygląda struktura zarządzania projektem:
Czy jest w stanie go przeprowadzić?
Czy posiada odpowiednie zasoby techniczne, lokalowe,
finansowe, organizacyjne, ludzkie;
Jak będzie wyglądał przepływ informacji, dokumentów,
płatności
26
Co? Przedmiot projektu
Co? Przedmiot projektu
Rodzaj projektu:
Miękki - inwestycja w kapitał ludzki:
szkolenia, studia, badania;
podnoszenie / zmiana kwalifikacji,
reorientacja zawodowa, przywracanie na rynek pracy,
wyrównywanie szans,
Formy zapobiegania wykluczeniu.
Inwestycyjny:
Budowa, przebudowa, remont (np. drogi, budynków,
infrastruktury technicznej)
Zakup maszyn, urządzeń, linii produkcyjnych
27
Co z tego będzie? Wskaz
niki
Co z tego będzie? Wskaz
niki
Opis bezpośrednich, rzeczowych efektów  wskaz
niki
produktu (długość zmodernizowanej drogi, parametry
wyremontowanej szkoły, wydajność zbudowanej
oczyszczalni ścieków)
Opis dalszych efektów realizacji  wskaz
niki rezultatu
(skrócenie czasu podró\
y, zmniejszenie kosztów
eksploatacji, zmniejszenie ilości zanieczyszczeń w
środowisku)
Opis korzyści długofalowych (do 5 lat po realizacji
projektu)  wskaz
niki oddziaływania (zwiększenie
atrakcyjności inwestycyjnej regionu)
Opis niematerialnych, niemierzalnych efektów
28
Dlaczego?
Dlaczego?
Co skłania mnie do realizacji projektu?
Co skłania mnie do realizacji projektu?
Dlaczego wnioskodawca chce realizować projekt?
Jaki problem chce rozwiązać dzięki realizacji projektu?
 Nie ma problemu  nie ma projektu
Wybór rozwiązania problemu powinien być dokonany w
oparciu o analizę opcji:
Case: Problem bezrobotnych kobiet na podkarpackiej wsi
29
Dla kogo? Beneficjenci projektu
Dla kogo? Beneficjenci projektu
Kto będzie beneficjentem projektu:
Bezpośredni  uczestnicy szkoleń / kursów
prowadzących do podniesienia / zmiany kwalifikacji 
Pośredni  rodziny uczestników, zakład pracy, etc.
Kto skorzysta z realizacji projektu w dalszej
perspektywie (lokalna społeczność, nasza organizacja,
społeczność studencka)
30
Z kim? Uczestnicy i partnerzy projektu
Z kim? Uczestnicy i partnerzy projektu
Czy w realizację projektu zaanga\
owani będą partnerzy,
inne instytucje (w załącznikach poświadczyć ich udział w
postaci umowy o współpracy),
Kto faktycznie będzie realizował projekt,
(np. szkoleniowy, o ile mo\
liwe - nazwiska trenerów,
CV potwierdzające dorobek zawodowy)
Wykonawca projektu inwestycyjnego  zastosowanie
prawa zamówień publicznych
31
Kiedy? Harmonogram rzeczowo  finansowy
Kiedy? Harmonogram rzeczowo  finansowy
Harmonogram realizacji projektu (w zale\
ności od typu
projektu i warunków konkursu) realny i elastyczny;
Je\
eli to mo\
liwe, określić ogólnie: w ciągu miesiąca od
podpisania umowy na realizację, w III kwartale danego
roku, etc.
Lepiej zało\
yć dłu\
szy termin i skończyć wcześniej ni\

odwrotnie,
Sprawdzić mo\
liwość aneksowania umowy -
harmonogram
32
Czy to dobry pomysł?
Czy to dobry pomysł?
Wykazanie, \
e realizacja projektu to najlepszy sposób
na rozwiązanie opisanych wcześniej problemów,
Wykazanie, \
e przyjęte w projekcie rozwiązania wynikają
z przeprowadzonej analizy opcji (innych wariantów
rozwiązania problemu) i są najlepsze pod względem
technicznym, instytucjonalnym, prawnym,
ekonomicznym, społecznym, środowiskowym, etc.
Wykazanie wszelkich korzyści dla najszerszego kręgu
odbiorców projektu i otoczenia;
33
Problem z przeprawą przez odrę
Wybudować most
Rozszerzyć komunikację miejską  więcej
autobusów + osobne pasy + tramwaje
Kolejka powietrzna
Prom
Tunel
Zasypać rzekę, zmienić bieg koryta
Udro\
nić połączenie kolejowe wschód 
zachód
Za ile? Realny i precyzyjny kosztorys
Za ile? Realny i precyzyjny kosztorys
Precyzyjnie sformułowany bud\
et projektu
Określenie z
ródeł finansowania  kwotowo i procentowo
(uwaga na widełki procentowe  casus ZPORR)
Wykazanie środków nie tylko na wkład własny, ale
niezbędnych do realizacji projektu (problemy z
płatnościami, niekwalifikowanie wydatków, opóz
nienia)
Uwaga: wypłata dotacji najczęściej jako refundacja
części kosztów kwalifikowanych projektu;
Zabezpieczenie najlepiej 100% kosztów realizacji
projektu;
35
Co na to UE i dysponent środków? Wkład
Co na to UE i dysponent środków? Wkład
projektu w realizację polityk wspólnotowych
projektu w realizację polityk wspólnotowych
Wpływ projektu (pozytywny/neutralny/negatywny) na
realizację polityk horyzontalnych Wspólnoty:
Ochrona środowiska
Równość szans
Społeczeństwo informacyjne (zapobieganie
wykluczeniu społecznemu)
Realizacja Strategii Lizbońskiej
Zgodność z krajowymi i regionalnymi dokumentacji
strategicznymi:
SRWO, RSI, Foresight SZR, etc.
36
Korzyści dla sponsora ze wsparcia naszego
Korzyści dla sponsora ze wsparcia naszego
projektu
projektu
W zale\
ności od rodzaju darczyńcy (sponsora)  z
ródła
dofinansowania
Unia Europejska  realizacja celów polityki strukturalnej
Wspólnoty (np. zmniejszanie dysproporcji
w rozwoju regionów UE)
Fundacje, agencje publiczne, prywatne  realizacja
celów statutowych
Sponsor prywatny  presti\
, reklama, pozytywny PR
37
Co ty wiesz& & &
Co ty wiesz& & &
& & o realizacji projektów?
& & o realizacji projektów?
Doświadczenia wnioskodawcy w realizacji podobnych
przedsięwzięć  zarówno instytucja, organizacja jak
i osoby odpowiedzialne za realizację zadania
Przykłady zrealizowanych (i rozliczonych) projektów
zwiększają wiarygodność (rating) wnioskodawcy
Komplementarność projektu
38
I co dalej? Cdn?
I co dalej? Cdn?
Co będzie działo się z projektem po zakończeniu jego
realizacji
Kto będzie nim zarządzał (beneficjent czy operator)
Jak będzie finansowany, czy są zabezpieczone środki
Mo\
liwość kontynuacji projektu
Mo\
liwość  przeszczepienia projektu  promocja dobrych
praktyk;
Konieczność zabezpieczenia tzw. Trwałości projektu
finansowanego ze środków UE  5 lat (MŚP  3lata)
39
Noaleocochodzi?
Noaleocochodzi?
Język wniosku  proste, krótkie i zrozumiałe zdania
Unikać  wodolejstwa i  pustosłowia
Stosować (rozsądnie) słowa - klucze
 Współczynnik mglistości języka
Opis problemu, sytuacji wnioskodawcy, uzasadnienie 
realnie
Z opisu sytuacji, tła musi wyniknąć problem
i jego negatywne konsekwencji
Z analizy opcji  zaproponowane rozwiązanie problemu
Zagadka  co jest przedmiotem projektu o takim tytule:
 Wzrost konkurencyjności innowacyjnego
przedsiębiorstwa na jednolitym rynku europejskim
40
O czym warto pamiętać przygotowując
O czym warto pamiętać przygotowując
i realizując projekt?
i realizując projekt?
Struktura zarządzania projektem
Prowadzenie dokumentacji projektowej
Osoba koordynująca projekt
Odpowiedzialność za zapisy wniosku
Lobbing, PR projektu
Interesariusze (casus  złote tarasy )
Harmonogram projektu (płatności, przetargi)
Bud\
et projektu
Relacje z darczyńcą, sponsorem
41
Słownik pojęć:
Wnioskodawca / beneficjent
Kwalifikowalność wydatków, projektów, beneficjentów,
EFRR, EFS, Fundusz Spójności, Polityka Regionalna
Pomoc publiczna / pomoc de minimis
JST, MŚP, NGO, IOB, B+R, OZE,
KE, MRR, UMWO, OCRG, WUP, RIF, PARP
NPR, ZPORR
NSRO, PO KL, PO IG, PO IiŚ, RPO,
Strategia Lizbońska, NATURA 2000, cross-financing;
Projekt twardy / miękki
IZ RPO, IP, IP II RPO, IK NSRO
42