Ekwiwalenty za u\
ywanie przez pracowników własnej odzie\
y i obuwia
Rozwiązania przyjęte w Kodeksie pracy
Stosownie do postanowień art. 2377 ż 1 Kodeksu pracy, na pracodawcy cią\
y obowiązek nieodpłatnego wyposa\
enia
pracowników w odzie\
i obuwie robocze, które spełniają wymagania określone w Polskich Normach:
1) je\
eli odzie\
własna pracownika mo\
e ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Jak wynika z powy\
szego, ustawodawca nie określa ani kategorii prac, ani stanowisk pracy, z którymi wią\
e się
ustawowy obowiązek zaopatrzenia pracowników w odzie\
i obuwie robocze, lecz poprzestaje na ich dość ogólnej
charakterystyce. Istotne znaczenie mają natomiast warunki, w jakich praca jest wykonywana. Przy pracach biurowych,
w typowych warunkach jej wykonywania, na ogół nie ma potrzeby zapewnienia pracownikom odzie\
y i obuwia
roboczego.
Ponadto pracodawca mo\
e, za zgodą pracowników, ustalić stanowiska, na których dopuszczalne jest u\
ywanie przez
pracowników ich własnej odzie\
y i obuwia roboczego (art. 2377 ż 2 K.p.). Nie dotyczy to jednak stanowisk, na których są
wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące
intensywne brudzenie lub ska\
enie odzie\
y i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo
materiałami biologicznie zakaz
nymi.
Pracownikowi u\
ywającemu własnej odzie\
y i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pienię\
ny w
wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (2377 ż 4 K.p.).
W innych okolicznościach pracodawca wprawdzie mo\
e wyposa\
yć swoich pracowników w odzie\
i obuwie robocze, ale
trzeba podkreślić, i\
nie ma on takiego obowiązku.
Kwestie dotyczące między innymi zaopatrzenia pracowników w odzie\
i obuwie ochronne powinny zostać zamieszczone
w regulaminie pracy obowiązującym w danym zakładzie (art. 1041 ż 1 pkt 1 K.p.).
Kiedy ekwiwalenty są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych?
Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie
przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, je\
eli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów
wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF).
Zatem aby skorzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie tego przepisu, muszą być spełnione łącznie dwa warunki:
" świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługują na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i
higienie pracy oraz
" zasady przyznawania tych świadczeń wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na
podstawie tych ustaw.
W tym miejscu trzeba zaznaczyć, \
e wewnątrzzakładowych regulaminów pracy, zarządzeń itp. nie mo\
na uznać za
przepisy wykonawcze wydane na podstawie ustaw.
WAśNE: W konsekwencji ekwiwalent za u\
ywanie przez pracownika własnej odzie\
y i obuwia mo\
e być zwolniony od
podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF - je\
eli odzie\
własna i obuwie pracownika spełniają
przesłanki do uznania ich za robocze w rozumieniu powołanego art. 2377 ż 1 Kodeksu pracy, tj. je\
eli odzie\
własna
pracownika mo\
e ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu bądz
gdy wymagają tego względy technologiczne,
sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Nale\
y jednak zauwa\
yć, \
e w przypadku pracy na stanowisku biurowym odzie\
pracownika z reguły nie jest nara\
ona
na zniszczenie lub zabrudzenie w większym stopniu ni\
w przypadku u\
ywania jej poza biurem.
W takim przypadku, je\
eli noszenie odzie\
y i obuwia roboczego na stanowisku biurowym nie jest podyktowane
względami technologicznymi, sanitarnymi lub bhp - to ekwiwalent pienię\
ny wypłacany przez pracodawcę pracownikowi
zatrudnionemu na takim stanowisku za u\
ywanie własnej odzie\
y i obuwia nie mo\
e korzystać ze zwolnienia od podatku
dochodowego na podstawie omawianego art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, a w rezultacie podlega opodatkowaniu
według tych samych zasad jak wynagrodzenie za pracę.
Jednocześnie trzeba wskazać na konieczność odró\
nienia odzie\
y roboczej od ubioru słu\
bowego (umundurowania)
pracownika. Rozró\
nienie to jest o tyle istotne, \
e wartość ubioru słu\
bowego (umundurowania), je\
eli jego u\
ywanie
nale\
y do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pienię\
nego za ten ubiór - pozostaje wolna od podatku
dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o PDOF.
Obowiązek noszenia ubioru słu\
bowego (munduru) mogą określać:
" przepisy odrębnych ustaw oraz wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych, jak to ma miejsce w
przypadku tzw. słu\
b mundurowych (m.in. wojskowych, funkcjonariuszy policji, stra\
y po\
arnej, słu\
by celnej,
słu\
by więziennej, itp.) bądz

" przepisy wewnątrzzakładowe (zarządzenia, regulaminy pracy, itp.).
Powy\
sze oznacza, \
e je\
eli pracodawca nało\
y na pewne grupy pracowników obowiązek noszenia określonego stroju
słu\
bowego (mimo, \
e nie jest do tego zobowiązany na podstawie przepisów prawa pracy), to ekwiwalent za u\
ywanie
własnej odzie\
y mo\
e być zwolniony od opodatkowania.
Ustawa o PDOF jednak nie definiuje pojęcia ubioru słu\
bowego. Natomiast zarówno sądy administracyjne, jak i organy
podatkowe prezentują utrwalony pogląd, i\
do ubiorów słu\
bowych mo\
na zaliczyć wyłącznie takie stroje, które
posiadają jakieś szczególne cechy, które pozwalają na ich identyfikację z firmą pracodawcy. Mo\
e to być
w szczególności opatrzenie ubiorów logo firmy, konkretnymi emblematami, a tak\
e określony fason, kolor itp. W
przeciwnym wypadku stroje traktuje się jako słu\
ące celom osobistym, które są tylko przy okazji wykorzystywane
równie\
w pracy. Niewątpliwie bowiem, niezale\
nie od rodzaju wykonywanej pracy i miejsca zatrudnienia, ka\
dy
człowiek jest zmuszony do kupowania i u\
ywania ubrań w \
yciu codziennym.
Celowe jest tu przywołanie wyroku WSA we Wrocławiu z 10 lutego 2005 r. (sygn. akt I SA/Wr 1038/2003), w którym
stwierdzono:
"(...) aby ubiór, który nie ma cech ochronnych lub został narzucony przepisami sanitarnymi, pragmatyką słu\
bową, mógł
być uznany za słu\
bowy, to musi być wyposa\
ony w charakterystyczne cechy firmy. Ubiór taki traci w ten sposób
charakter osobisty."
Czy od ekwiwalentu pienię\
nego za u\
ywanie własnej odzie\
y odprowadza się składki ZUS?
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, co do zasady, stanowią przychody w rozumieniu przepisów
ustawy o PDOF.
Do świadczeń otrzymywanych przez pracowników mają zastosowanie wyłączenia z podstawy wymiaru składek
określone w ż 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych
zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).
W rozpatrywanej sytuacji nale\
y zauwa\
yć, \
e zakres wyłączeń z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia
emerytalne i rentowe określony w ż 2 ust. 1 pkt 6 i 10 powołanego wy\
ej rozporządzenia MPiPS jest analogiczny
do zakresu zwolnień przedmiotowych przewidzianych w przepisach odpowiednio art. 21 ust. 1 pkt 10 i 11 ustawy o
PDOF.
W przypadku zatem, gdy ekwiwalent wypłacony za u\
ywanie przez pracownika własnej odzie\
y i obuwia korzysta ze
zwolnienia od podatku dochodowego, to jest on równie\
wyłączony z podstawy wymiaru składek ZUS.
Ekwiwalenty za u\
ywanie przez pracowników własnej odzie\
y i obuwia - w ewidencji księgowej
Wypłacane pracownikom ekwiwalenty pienię\
ne za u\
ywanie własnej odzie\
y i obuwia ujmowane są w księgach
rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a więc w okresie, za który
są nale\
ne.
Ekwiwalenty te ujmowane są w cię\
ar kosztów działalności operacyjnej jednostki, a drugostronnie na koncie 23-4
"Pozostałe rozrachunki z pracownikami".
W sytuacji, gdy jednostka ewidencję kosztów prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4, ekwiwalent za u\
ywanie przez
pracowników własnej odzie\
y i obuwia odnosi się na konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia".
Jeśli ewidencja kosztów prowadzona jest na kontach zespołu 5, wówczas nale\
ny pracownikom ekwiwalent ujmowany
jest według miejsc powstawania kosztu, a więc z podziałem według komórek organizacyjnych jednostki (miejsc pracy),
w których pracownicy otrzymujący ekwiwalent świadczą pracę. Mogą to być przykładowo konta kosztów: 50 "Koszty
działalności podstawowej - produkcyjnej", 52-1 "Koszty wydziałowe", 53 "Koszty działalności pomocniczej" itp.
Ujęcie w księgach rachunkowych naliczenia i wypłaty ekwiwalentu za u\
ywanie przez pracowników własnej odzie\
y i
obuwia - w sytuacji, gdy jednostka prowadzi konta zespołu 4 i 5 - mo\
e przebiegać zapisami:
1. Naliczenie nale\
nego ekwiwalentu pienię\
nego:
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
oraz równolegle:
- Wn odpowiednie konto zespołu 5 (np. 50 "Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej", 52-1 "Koszty
wydziałowe" itp.),
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
2. Wypłata ekwiwalentu:
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
- Ma konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bie\
ący".