Rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika na zakup towarów
Spółka nabywa towary od kontrahenta krajowego, płacąc gotówką. W tym celu pracownik pobiera zaliczkę z kasy. Rozliczając tę
zaliczkę kasjerka wystawia dokument KP na całą kwotę zaliczki - jako jej zwrot, a następnie wystawia dokument KW, rozliczając
zapłatę za fakturę ju\
na konto dostawcy. W programie finansowo-księgowym automatycznie przy przyjęciu towaru do magazynu,
następuje księgowanie na magazyn i konto dostawcy. Czy podany sposób rozliczania zaliczki pobranej na zakup towaru jest
prawidłowy?
1. Ogólne zasady wypłaty pracownikowi zaliczki i jej rozliczenie
Wszelkie obroty gotówkowe dokumentuje się dowodami kasowymi:
1) wpłaty gotówki - własnymi, przychodowymi dowodami kasowymi, którymi są z
ródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne
dowody wpłaty gotówki ("KP - Kasa przyjmie"),
2) wypłaty gotówki z kasy następują na podstawie z
ródłowych dowodów uzasadniających wypłatę, do których zalicza się m.in.: listy
płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, rachunki i faktury zewnętrzne, dowody wpłat na rachunki bankowe.
Je\
eli wypłaty gotówki nie mogą być udokumentowane z
ródłowymi dowodami kasowymi, dla udokumentowania rozchodu gotówki
z kasy mo\
na stosować zastępcze dowody "KW - Kasa wypłaci". Gotówkę z kasy wypłaca się osobie (firmie) wymienionej na
rozchodowym dowodzie kasowym.
Nale\
y jednak pamiętać aby zastępcze dowody kasowe (KW i KP) potwierdzały faktyczne operacje wpłaty i wypłaty środków z kasy.
Wszystkie dokonane w danym dniu wpłaty (np. faktyczny zwrot niewykorzystanej zaliczki) i wypłaty z kasy (np. wypłata zaliczki)
muszą być ujęte w raporcie kasowym. Raport kasowy jest dowodem księgowym zbiorczym, dlatego wszystkie z
ródłowe dokumenty
kasowe (np. listy płac, rachunki, faktury) i zastępcze dowody kasowe (KP i KW) nale\
y do niego dołączyć (tak\
e w przypadku
prowadzenia raportu kasowego komputerowo).
Jak wynika z pytania program finansowo-księgowy, który posiada jednostka, ma automatycznie powiązane ze sobą konta. W takiej
sytuacji niezbędne jest dostosowanie ewidencji do wymogów posiadanego programu. Je\
eli przyjęcie towarów do magazynu
jednostka ujmuje w korespondencji z kontem kontrahenta, zapisem: Wn konto 33, Ma konto 21, tj. z pominięciem konta 30
"Rozliczenie zakupu", to rozliczenie pobranej przez pracownika zaliczki powinno nastąpić równie\
w korespondencji z kontem
kontrahenta, zapisem: Wn konto 21, Ma konto 23-4, a nie w sposób zaprezentowany w pytaniu.
Jednostka nieprawidłowo wystawia dowód KP na zwrot zaliczki i KW na rozliczenie zapłaty za fakturę. W omawianej sytuacji nie
następuje bowiem faktyczne przekazanie środków pienię\
nych do kasy lub z kasy, a tylko takie zdarzenia dokumentuje się dowodami
KW lub KP.
2. Ewidencja w sytuacji, gdy kwota zaliczki została wykorzystana w całości
Je\
eli w sytuacji opisanej w pytaniu kwota zaliczki została wykorzystana w całości, dokument "Rozliczenie zaliczki" powinien zostać
zaksięgowany memoriałowo poza raportem kasowym. Do ewidencji mo\
e on zostać wprowadzony za pośrednictwem dowodu "PK -
Polecenie księgowania". W tym przypadku ewidencja księgowa mo\
e przebiegać w sposób przedstawiony na przykładzie.
Przykład
I. Zało\
enia:
Jednostka 4 sierpnia 2009 r. wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości: 6.100 zł na zakup towaru. Wypłatę zaliczki z kasy
udokumentowano dowodem KW. 10 sierpnia 2009 r. pracownik rozliczył się z pobranej zaliczki. Z załączonych faktur VAT wynika,
i\
zakupiono towar o wartości netto: 5.000 zł, VAT naliczony podlegający odliczeniu wynosił: 1.100 zł. Nabyte towary o wartości
netto: 5.000 zł jednostka przyjęła do magazynu na podstawie dowodu Pz.
II. Dekretacja:
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. Raport kasowy: KW - wypłata zaliczki 6.100 zł 23-4 10
2. Pz - przyjęcie towaru do magazynu 5.000 zł 33 21
3. PK - rozliczenie zaliczki:
a) wartość brutto na podstawie faktur
dokumentujących zakup towaru 6.100 zł 21 23-4
b) VAT do odliczenia 1.100 zł 22-1 21
III. Księgowania:
3. Ewidencja w sytuacji, gdy kwota zaliczki została wykorzystana częściowo
Je\
eli w sytuacji opisanej w pytaniu kwota zaliczki została wykorzystana tylko w części, dokument "Rozliczenie zaliczki" wraz
z załączonymi dowodami z
ródłowymi powinien zostać dołączony do raportu kasowego. W tym przypadku ewidencja księgowa mo\
e
przebiegać w sposób przedstawiony na przykładzie.
Przykład
I. Zało\
enia:
Jednostka 3 sierpnia 2009 r. wypłaciła pracownikowi zaliczkę na zakup towaru w wysokości: 8.000 zł. Pracownik zakupił towar
o wartości brutto: 7.930 zł (w tym VAT: 1.430 zł). 6 sierpnia 2009 r. pracownik rozliczył się z pobranej zaliczki. Z rozliczenia
wynika, i\
jest on zobowiązany zwrócić do kasy kwotę: 70 zł. Na potwierdzenie zwróconej kwoty pracownik otrzymał dowód KP.
Nabyte towary o wartości: 6.500 zł jednostka przyjęła do magazynu na podstawie dowodu Pz.
II. Dekretacja:
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. Raport kasowy z 3 sierpnia 2009 r.: KW - wypłata zaliczki 8.000 zł 23-4 10
2. Pz - przyjęcie towaru do magazynu 6.500 zł 33 21
3. Raport kasowy z 6 sierpnia 2009 r. - rozliczenie zaliczki:
10 23-4
a) KP - zwrot niewykorzystanej zaliczki 70 zł
b) FV - wartość brutto zakupu 7.930 zł 21 23-4
c) FV - VAT do odliczenia 1.430 zł 22-1 21
III. Księgowania: