10 www.gazetapodatkowa.pl
Rachunkowość dla każdego
Rozliczenie zaliczki pobranej z rachunku walutowego
na zagraniczną podróż służbową
racownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miej- 4. Na pokrycie kosztów podróży wypłacono pracownikowi z własnego rachunku walu-
Pscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy towego zaliczkę w kwocie 1.200 euro, przeliczoną po kursie 3,80 zł za 1 euro: wartość
przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową  tak stanowi zaliczki w polskich złotych wyniosła 4.560 zł.
art. 775 ż 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Wypłata należności 5. Z przedłożonego przez pracownika rozliczenia kosztów zagranicznej podróży wynika,
z tytułu podróży służbowej jest więc obowiązkiem pracodawcy. że:
Rodzaj i wysokość należności z tego tytułu dla pracowników zatrudnionych w sferze a) okres pobytu za granicą wyniósł 5 dób. Pełna dieta w podróży służbowej do Wielkiej
budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia Brytanii jako państwa docelowego wynosi 32 GBP, pracownikowi przysługuje więc
2002 r. w sprawie wysokoÅ›ci oraz warunków ustalania należnoÅ›ci przysÅ‚ugujÄ…cych pra- dieta w wysokoÅ›ci 160 GBP (5 dób × 32 GBP),
cownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej b) koszty noclegu udokumentowane rachunkami hotelowymi wyniosły:
z tytuÅ‚u podróży sÅ‚użbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).  w Niemczech 2 noclegi: 190 euro (limit wynosi 103 euro × 2 noclegi = 206 euro),
W przypadku pracowników zatrudnionych w sferze pozabudżetowej wysokość, rodzaj  w Wielkiej Brytanii 2 noclegi: 260 GBP (limit wynosi 140 GBP × 2 noclegi =
oraz warunki ustalania należności przysługujących z tytułu podróży służbowej powinny 280 GBP),
wynikać z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, albo z umowy o pra- c) pozostałe wydatki udokumentowane rachunkami wynoszą 100 euro i 60 GBP,
cę  jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany d) łączne koszty według poszczególnych walut wyniosły 290 euro i 480 GBP.
do ustalenia regulaminu wynagradzania. W takim zaś przypadku należności z tytułu podró- 6. Przeliczenie kosztów podróży służbowej wyrażonych w funtach brytyjskich na euro
ży służbowych, z wyjątkiem diet, mogą kształtować się w sposób dowolny, a więc bardziej i ustalenie relacji GBP do euro:
lub mniej korzystny od ustalonych dla pracowników sfery budżetowej. Wysokość diety za a) kurs euro z dnia podjęcia waluty, który jest jednocześnie dniem wypłaty zaliczki
dobę podróży służbowej poza granicami kraju nie może być jednak niższa od diety z tytułu 3,80 zł/euro
podróży na obszarze kraju ustalonej dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej b) kurs sprzedaży GBP banku, z którego usług korzysta jednostka na dzień podjęcia
(art. 775 ż 4 Kodeksu pracy). waluty euro 6,10 zł/GBP,
W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pra- c) relacja GBP do euro: 1 GBP = 1,605 euro (tj. 6,10 zł : 3,80 zł),
cę nie zawiera postanowień o należnościach z tytułu podróży służbowej, pracownikowi d) łączne koszty podróży w euro:
przysÅ‚ugiwać bÄ™dÄ… należnoÅ›ci takie jak pracownikowi zatrudnionemu w jednostce sfery 480 GBP × 1,605 euro = 770 euro (w zaokrÄ…gleniu do peÅ‚nych euro),
budżetowej. 290 euro + 770 euro = 1.060 euro.
Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu 7. Kwota do zwrotu przez pracownika: 140 euro (1.200 euro  1.060 euro).
poza granicami kraju. 8. Kwota obciążajÄ…ca koszty wyniesie: 4.028 zÅ‚ (1.060 euro × 3,80 zÅ‚).
Jednostki posiadające własny rachunek walutowy, rozchód środków pieniężnych z tego 9. Wpłata do banku 140 euro wg kursu z dnia wypłaty zaliczki, tj. 3,80 zł = 532 zł.
rachunku mogą ustalać według jednej z metod określonych w art. 34 ust. 4 ustawy o ra-
chunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), a więc: Dekretacja
a) według cen przeciętnych, ustalonych w wysokości średniej ważonej kursów, po jakich 1. KP  przyjęcie do kasy walutowej kwoty pobranej z rachunku walutowego: 4.560 zł
były wyceniane poprzednie wpływy na rachunek dewizowy w banku, - Wn konto 10-1  Kasa (w analityce: Kasa walutowa w euro),
b) przyjmując, że rozchód walut wycenia się kolejno po kursie tych walut, które jednostka - Ma konto 13-1  Rachunek walutowy .
nabyła najwcześniej (tj. wg zasady FIFO  pierwsze przyszło  pierwsze wyszło ),
ciÄ…g dalszy na str. 11
c) przyjmując, że rozchód walut wycenia się kolejno po cenach tych walut, które jednost-
ka nabyła najpóz
niej (tj. wg zasady LIFO  ostatnie przyszło  pierwsze wyszło ).
Wybór jednej z ww. metod wyceny spowoduje, że do wyceny rozchodu walut jednostka
zastosuje  kurs historyczny . Sposób wyceny należy zapisać w dokumentacji opisującej
przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, zatwierdzonej przez kierownika jednostki.
W przypadku gdy na pokrycie kosztów podróży służbowej jednostka wypłaca pracowni-
Oprogramowanie komputerowe
kowi zaliczkę w walucie obcej, do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej może
Czy program operacyjny Windows zwiększa wartość początkową środ-
przyjąć kurs waluty z dnia wypłaty zaliczki. Wycena kosztów podróży służbowej według
ka trwałego  notebooka? Czy jest wartością niematerialną i prawną?
kursu  historycznego z dnia wypłaty zaliczki nie spowoduje powstania różnic kur-
[pytanie nr 97221]
sowych i znacznie upraszcza rozliczenie kosztów zagranicznych podróży służbowych.
Należy w tym miejscu wyjaśnić, że w świetle przepisów ustaw o podatku dochodowym komentarze uczestników forum
komentarz 1:
koszty poniesione w walucie obcej przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszane-
Programy operacyjne takie jak np. Windows zwiększają wartość początkową środka
go przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15
trwałego (bez nich komputer nie działa).
ust. 1 ustawy o pdop  Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm. oraz art. 22 ust. 1 ustawy
komentarz 2:
o pdof  Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.). Przyjęcie średniego kursu do przeliczenia
Chociaż teoretycznie według mnie jest to wartość niematerialna i prawna, w praktyce
kosztów podróży zagranicznej spowoduje powstanie różnic kursowych (dodatnich bądz

postępuję tak: jeżeli na jednej fakturze mam komputer z oprogramowaniem, to daję
ujemnych), zgodnie z art. 15a ustawy o pdop oraz art. 24c ustawy o pdof.
wszystko w wartość początkową środka trwałego, a jeżeli jest osobna faktura na opro-
W przypadku gdy na pokrycie kosztów zagranicznych podróży służbowych pracodawca
gramowanie, to tworzę wartość niematerialną i prawną.
wypłaca pracownikowi zaliczkę w walucie obcej, koszty tej podróży mogą być rozliczone
odpowiedz
redaktora:
po kursie, po jakim wypłacono zaliczkę, choć taka możliwość nie wynika wprost z przepisów
ustaw o podatku dochodowym. Jednak zwróćmy uwagę, że koszty tej podróży pokrywane Za środki trwałe uważa się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywa-
są z wypłaconej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, przeliczonej na złote według kursu nym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku
z dnia jej wypłaty. Dlatego też przyjęcie do wyceny kosztów podróży wyrażonych w walucie i przeznaczone na potrzeby jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości).
obcej kursu z dnia wypłaty zaliczki nie powinno być kwestionowane przez organy podat- Aby uznać daną rzecz za środek trwały jest więc konieczne, by była kompletna i zdatna
kowe, a ułatwi rozliczenie tych kosztów. do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania, czyli powinna nadawać się do wykorzysty-
Wypłata zaliczki pracownikowi na pokrycie kosztów podróży służbowej podlega wania w prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej.
ujęciu na koncie 23  Rozrachunki z pracownikami w korespondencji z kontem 10 Jak słusznie zauważono w komentarzu 1, programy systemowe (np. Windows) umoż-
 Kasa lub 13-1  Rachunek walutowy . liwiajÄ… realizowanie podstawowych funkcji komputera  bez oprogramowania systemo-
Rozliczenia kosztów podróży dokonuje się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wego uruchomienie i używanie komputera byłoby niemożliwe. Dlatego też oprogramo-
wymienialnej lub w walucie polskiej w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. wanie systemowe składa się na wartość początkową zestawu komputerowego. Wartość
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdza- notebooka należy zwiększyć o koszt zakupu programu systemowego Windows.
jące poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli Nie ma tu znaczenia fakt, czy koszt oprogramowania systemowego jest na jednej fak-
uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadcze- turze z kosztem zakupu komputera. Przeważnie tak właśnie będzie. Jednak w przypadku
nie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. gdy koszt takiego oprogramowania zostanie ujęty na odrębnej fakturze, pamiętajmy, że
W przypadku gdy pracownikowi wypłacono zaliczkę w jednej walucie, np. w euro, na- jest to składnik niezbędny do funkcjonowania komputera i z tego powodu jest wliczany
tomiast pracownik w trakcie podróży służbowej przebywał w różnych krajach i w związku do wartości początkowej zestawu komputerowego.
z tym przedłożył rachunki wyrażone w różnej walucie (euro oraz np. w funtach brytyjskich), W ewidencji księgowej zakup notebooka wraz z oprogramowaniem (ujęte na jednej
wówczas wydatki udokumentowane rachunkami wystawionymi w funtach brytyjskich fakturze) należy ująć w księgach rachunkowych zapisami:
należy przeliczyć na euro. W tym celu należy ustalić relację tej waluty do euro na dzień 1. Faktura VAT  zakup notebooka i oprogramowania systemowego:
wypłaty zaliczki, przyjmując kurs sprzedaży funtów obowiązujący w tym dniu w banku, a) wartość w cenie zakupu
w którym jednostka posiada swój rachunek walutowy. - Wn konto 30  Rozliczenie zakupu ,
Koszty podróży służbowych podlegają ewidencji na koncie 40  Koszty według ro- b) VAT naliczony
dzaju (w analityce: Pozostałe koszty) lub na koncie zespołu 5. - Wn konto 22  VAT naliczony i jego rozliczenie ,
Natomiast jeżeli koszty podróży służbowej dotyczą środków trwałych w budowie c) łączna kwota zobowiązania
podlegają ujęciu na koncie 08  Środki trwałe w budowie . - Ma konto 24  Pozostałe rozrachunki .
2. OT  przyjęcie notebooka do używania:
Przykład - Wn konto 01  Środki trwałe (w analityce: Zespół komputerowy),
Założenia - Ma konto 30  Rozliczenie zakupu .
1. Pracownik został oddelegowany w podróż służbową do Wielkiej Brytanii. Po drodze Nadmieńmy, że do wartości niematerialnych i prawnych można zaliczyć użytkowe pro-
pracownik załatwiał sprawy służbowe w Niemczech. gramy komputerowe (programy aplikacyjne), np. programy finansowo-księgowe, edytory
2. W dokumentacji opisującej zasady rachunkowości przyjęte do stosowania w spółce tekstów, arkusze kalkulacyjne. Są to programy służące do realizacji konkretnych potrzeb
z o.o. zapisano, że rozchód waluty wycenia się według metody  FIFO (czyli pierw- poszczególnych użytkowników. Oczywiście programy te kwalifikuje się do wartości nie-
sze weszło, pierwsze wyszło), a koszty podróży służbowej wycenia się według kursu materialnych i prawnych, jeżeli spełniają definicję określoną w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy
przyjętego do wyceny zaliczki. o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że za wartości niematerialne i prawne uważa się
3. W regulaminie wynagradzania dokonano zapisu, że pracownikowi przysługują nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe, nadające się
należności na pokrycie kosztów podróży służbowych, krajowych i zagranicznych do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności
w wysokości wynikającej z rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, w szczególności
19 grudnia 2002 r. m.in. autorskie prawa majÄ…tkowe oraz licencje.
Gazeta Podatkowa nr 33 " 23.04.2007 r.