10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Ewidencja kosztów zagranicznej podróży
służbowej pracownika
Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługują diety, zwrot kosz- Przykład
tów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków określonych przez pracodawcę, Założenia
odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Wynika to z ż 2 rozporządzenia Ministra Pracy 1. Na pokrycie wydatków związanych z zagraniczną podróżą służbową pracownik pobrał
i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysłu- z kasy walutowej zaliczkę w kwocie 500 euro.
gujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery 2. Zaliczka została wyceniona według kursu wynoszącego np. 4,21 zł/euro.
budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. 3. W dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości zapisano, że
Na pokrycie niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju pracownik koszty delegacji zagranicznej wycenia się według kursu średniego NBP z dnia poprzedza-
zazwyczaj otrzymuje zaliczkę w walucie obcej. Jeżeli zaliczkę wypłaca się z kasy walutowej jącego ich rozliczenie.
lub rachunku walutowego, to do jej wyceny jednostka może zastosować kurs historyczny, 4. Po powrocie z podróży pracownik przedłożył rozliczenie delegacji zagranicznej,
tj. kurs po jakim przeliczono wpływ walut do kasy (na rachunek walutowy), z uwzględnie- z którego wynikało, że łączna kwota kosztów wyniosła 600 euro (kwota wypłaconej zaliczki
niem jednej z metod określonych w art. 34 ust. 4 pkt 1 3 ustawy o rachunkowości, tj.: FIFO, nie pokryła kosztów podróży).
LIFO lub według kursu przeciętnego (tzw. średnioważonego). 5. Średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zagranicznej podróży
Gdy jednostka nie posiada rachunku walutowego i dokona zakupu waluty w banku lub służbowej (kurs przykładowy) wynosił 4,25 zł/euro.
w kantorze, to do wyceny zaliczki zastosować może odpowiednio: kurs sprzedaży banku 6. Nadwyżka kosztów zagranicznej podróży w walucie obcej nad wypłaconą zaliczką wynosi
obowiązujący w tym dniu (bądz
negocjowany) albo kurs kantorowy. 100 euro i pracownik wyraził zgodę na wypłatę powstałej różnicy w złotych polskich przeli-
Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości czonych według kursu średniego NBP przyjętego do rozliczenia kosztów podróży służbowej.
stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Wynika 7. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.
to z ż 13 wymienionego rozporządzenia.
Wypłatę zaliczki na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej ujmuje się Dekretacja
w księgach rachunkowych zapisami:
Konto
Opis operacji Kwota
a) wypłata zaliczki w walucie obcej
Wn Ma
 Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami (w analityce: Konto imienne pra-
1. KW  wypłata pracownikowi zaliczki w walucie obcej:
cownika),
(500 euro x 4,21 zł/euro) = 2.105 zł 23 10-1
 Ma konto 10-1  Kasa walutowa lub konto 13-1  Rachunek walutowy ,
2. Rozliczenie kosztów podróży  kwota obciążająca koszty działalno-
b) wypłata zaliczki w złotych polskich
ści operacyjnej:
 Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami (w analityce: Konto imienne pracow-
(600 euro x 4,25 zł/euro) = 2.550 zł 40 23
nika),
oraz równocześnie ujęcie kosztów na koncie w zespole 5 2.550 zł 55 49
 Ma konto 10-0  Kasa lub konto 13-0  Rachunek bieżący .
3. Zaksięgowanie dodatniej różnicy kursowej:
Może się też zdarzyć, że pracodawca posiadający tylko rachunek złotówkowy zamiast
500 euro (4,25 zł/euro  4,21 zł/euro) = 20 zł 23 75-0
zaliczki przekaże pracownikowi firmową kartę płatniczą, która posłuży mu do pobrania
gotówki z bankomatu poza terytorium Polski. W takim przypadku rozliczenie przez 4. KW  zwrot pracownikowi kwoty wydatków niepokrytych zaliczką:
(100 euro x 4,25 zł/euro) = 425 zł 23 10-0
bank tej wypłaty następuje po pewnym czasie od dnia dokonania transakcji (wypłaty
gotówki z bankomatu). Dzień rozliczenia takiej transakcji jest określony w umowie
zawartej z bankiem wydającym kartę bądz
w regulaminie użytkowania tej karty. Księgowania
W praktyce najczęściej jest to ostatni dzień cyklu rozliczeniowego (np. ostatni dzień
Konto 23  Rozrachunki
miesiąca). W tej sytuacji przeliczenie waluty wypłaconej z bankomatu poza granicami
Konto 10-0 Konto 10-1 z pracownikami (w analityce:
kraju powinno się odbyć według kursu obowiązującego w dniu rozliczenia transakcji
 Kasa złotówkowa  Kasa walutowa Konto imienne pracownika)
przez bank.
S.p.) X 425 (4 S.p.) X 2.105 (1 1) 2.105 2.550 (2
Rozliczenia kosztów podróży służbowej dokonuje się w walucie otrzymanej zaliczki,
3) 20
w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Pracownik ma na to 14 dni od dnia
4) 425
zakończenia podróży. Zazwyczaj koszty zagranicznej podróży służbowej rozlicza się na
2.550 2.550
podstawie dowodu  Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej . Na tym dowodzie ujmuje
się wszystkie poniesione przez pracownika wydatki. Do tego rozliczenia należy dołączyć
Konto 40  Koszty
dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to oczywiście
działalności operacyjnej
diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Może zdarzyć się, że uzyskanie dokumentu (ra-
(w analityce: Pozostałe
chunku) nie było możliwe. W takim przypadku pracownik składa pisemne oświadczenie
koszty  koszty zagranicz- Konto 49
o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Wynika to z ż 13 ust. 4
nych podróży służbowych)  Rozliczenie kosztów Konto 55  Koszty zarządu
przywoływanego rozporządzenia.
2) 2.550 2.550 (2 2) 2.550
Wydatki dotyczące podróży służbowych zalicza się do kosztów działalności operacyjnej
i ujmuje na koncie 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Pozostałe koszty  zagra-
Konto 75-0
niczne podróże służbowe) lub na odpowiednim koncie zespołu 5, zapisem:
 Przychody finansowe
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Pozostałe koszty  zagraniczne
20 (3
podróże służbowe) lub konto zespołu 5,
 Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami (w analityce: Konto imienne pracow-
Podstawa prawna:
nika).
 ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.),
Wyrażone w walucie obcej dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w czasie
 rozporządzenie z dnia 19.12.2002 r. Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz
podróży, pobytu pracownika poza granicami kraju oraz diety, ryczałty i inne wydatki należy
warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U.
przeliczyć na złote polskie uwzględniając art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przepis
nr 236, poz. 1991 ze zm.).
ten nakazuje wyrażone w walutach operacje gospodarcze ująć w księgach rachunkowych
na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie: Ewa Kowalska
a) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji  w przy-
padku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,
b) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten
PORADY EKSPERTA
dzień  w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne
zastosowanie kursu wymienionego w pkt a), a także w przypadku pozostałych
Proponowany podział zysku spółki cywilnej
operacji.
Jeżeli pracownik otrzyma zaliczkę w walucie obcej, która w pełni pokryje koszty
w informacji dodatkowej
zagranicznej podróży służbowej, wówczas do przeliczenia kosztów zagranicznej po-
dróży służbowej wyrażonych w walucie obcej na złote można zastosować kurs, po jakim Spółka cywilna zobowiązana była do prowadzenia w 2009 r. ksiąg ra-
wypłacono tę zaliczkę. Jest to w takim przypadku najprostszy sposób, gdyż zastosowanie chunkowych. Czy wspólnicy tej spółki mieli obowiązek zamieścić w infor-
tego kursu nie spowoduje powstania różnic kursowych. macji dodatkowej propozycje co do sposobu podziału zysku za 2009 r.?
Jednostka może także przyjąć do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbo-
wej pracownika kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów tej Tak. Informacja dodatkowa jest obowiązkowym elementem rocznego sprawozdania
podróży. Zastosowanie takiego kursu wskazane jest m.in. wtedy, gdy faktycznie poniesione finansowego. Składa się ona z dwóch części:
koszty podróży przez pracownika są wyższe od wypłaconej zaliczki na ich pokrycie lub  wprowadzenia do sprawozdania finansowego oraz
gdy pracownik opłaci wydatki firmową kartą płatniczą. W takiej sytuacji mogą powstać  dodatkowych informacji i objaśnień.
różnice kursowe, gdyż kurs z dnia poniesienia kosztu różni się zazwyczaj od kursu z dnia Informacja dodatkowa powinna zawierać istotne dane i objaśnienia niezbędne do
jego zapłaty (wypłaty zaliczki). Różnice kursowe (uwzględniane w rachunku podatkowym) tego, aby sprawozdanie finansowe odpowiadało warunkom określonym w art. 4 ust. 1
zalicza się do przychodów finansowych (dodatnie) lub do kosztów finansowych (ujemne), ustawy o rachunkowości, tj. rzetelnie i jasno przedstawiało sytuację majątkową, finan-
zapisem: sową oraz wynik finansowy jednostki. Sposób podziału zysku lub pokrycia straty jest
a) dodatnie różnice kursowe ważną i istotną informacją o spółce. Ustawodawca wymienia ją dwukrotnie w ustawie
 Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami (w analityce: Konto imienne pra- o rachunkowości, tj.:
cownika),  w art. 48 ust. 1 pkt 2 lit. b) oraz
 Ma konto 75-0  Przychody finansowe ,  w załączniku nr 1 do ustawy  w ust. 1 pkt 7 dodatkowych informacji i objaśnień.
b) ujemne różnice kursowe Uwzględniając wymienione przepisy należy wskazać, że wspólnicy spółki cywilnej,
 Wn konto 75-1  Koszty finansowe , która w 2009 r. osiągnęła na całokształcie swojej działalności zysk (w spółce cywilnej
 Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami (w analityce: Konto imienne pra- jest to zysk brutto), zobowiązani byli zamieścić w informacji dodatkowej, tj. w dodat-
cownika). kowych informacjach i objaśnieniach, propozycję dotyczącą podziału tego zysku.
Gazeta Podatkowa nr 42 " 27.05.2010 r.