Zagraniczna podróż służbowa właściciela firmy
Do przedsiębiorcy odbywającego zagraniczną podróż służbową nie mają zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności
przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.), z wyjątkiem przepisów dotyczących diet.
W związku z tym przedsiębiorcy nie przysługują i nie są zaliczane do kosztów działalności operacyjnej kwoty
ryczałtowe, np. ryczałt na pokrycie kosztów noclegów lub dojazdów środkami komunikacji miejscowej, z wyjątkiem diet
w wysokości określonej dla pracowników.
Pozostałe wydatki związane z zagraniczną podróżą służbową w postaci kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów oraz
inne wydatki, których poniesienie jest konieczne, mogą być zaliczone do kosztów w wysokości faktycznie poniesionej, na
podstawie dowodów dokumentujących fakt ich poniesienia (faktury, rachunki, paragony, bilety itp.).
W przypadku nieprzedłożenia przez właściciela firmy, np. rachunku za nocleg w czasie wyjazdu, nie ma podstaw
do stosowania ryczałtu w zakresie rozliczenia kosztów noclegu.
Należy także przypomnieć, iż zwrot wydatków poniesionych przez właściciela firmy z tytułu własnych wyjazdów
służbowych samochodem stanowiącym środek trwały może obejmować wszelkie wydatki dotyczące tego pojazdu
poniesione w czasie podróży, tj. zakup paliwa, opłaty za parking, mycie samochodu, naprawa itp., w wysokości
faktycznie poniesionej. Poniesione wydatki muszą być przy tym udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami
(ewentualnie paragonami).
Po jakim kursie rozliczyć zagraniczną podróż służbową?
Koszty zagranicznej podróży służbowej przelicza się na złotówki według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego
dzień rozliczenia tej podróży.
W myśl bowiem art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje
się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia po kursie: średnim ogłoszonym dla danej waluty przez
Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest
zasadne zastosowanie kursu faktycznego, a także w przypadku pozostałych operacji.
Jeżeli na pokrycie niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju, przedsiębiorca pobrał zaliczkę w walucie
obcej, to do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej można zastosować kurs, po jakim wyceniono
wypłaconą zaliczkę. Jest to najprostszy sposób, bowiem nie powoduje powstania różnic kursowych.
Na jakim koncie zaksięgować koszty podróży właściciela firmy?
W ewidencji księgowej koszty delegacji, w tym właściciela firmy, ujmuje się w koszty okresu, którego dotyczą, czyli
okresu, w którym nabyto prawo do należności z tego tytułu (okresu, w którym właściciel firmy odbył podróż służbową).
Jest to zgodne z zasadą memoriału określoną w art. 6 ustawy o rachunkowości.
Koszty podróży służbowych zalicza się w księgach rachunkowych do kosztów działalności operacyjnej jednostki i ujmuje
na koncie 40  Koszty według rodzajów lub na odpowiednim koncie zespołu 5.
Należy przy tym podkreślić, iż jednostka nie ma ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych
kosztów delegacji. Koszty te nie są bowiem wymienione w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości w ramach
kosztów działalności operacyjnej.
Jednostka może ustalić w zakładowym planie kont, stanowiącym załącznik do dokumentacji opisującej przyjęte przez
jednostkę do stosowania zasady rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, iż koszty
podróży służbowych ujmuje się np. na koncie 40?9  Pozostałe koszty rodzajowe bądz
też może stosować do ich
ewidencji oddzielne konto analityczne, np. 40-8  Podróże służbowe .
Koszty podróży służbowej właściciela firmy (pracodawcy), wynikające z zatwierdzonego rozliczenia, wprowadza się
do ksiąg rachunkowych, zapisem:
 - Wn konto 40  Koszty według rodzajów lub konto zespołu 5
(w analityce: Podróże służbowe),
- Ma konto 24  Pozostałe rozrachunki
(w analityce: Pozostałe rozrachunki z właścicielem).
Przykład
I. Założenia:
1. Właściciel firmy (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) pojechał w zagraniczną podróż służbową
do Czech (Praga).
2. Podróż odbywała się w dniach 8-9 marca 2010 r., samochodem osobowym służącym prowadzonej działalności
gospodarczej (wprowadzonym do ewidencji środków trwałych).
3. Przedsiębiorca przekroczył granicę polsko-czeską 8 marca o godz. 8, natomiast w drodze powrotnej 9 marca o godz.
21. Delegacja rozpoczęła się i zakończyła we Wrocławiu.
4. Po powrocie przedstawił jedynie fakturę za paliwo zakupione na terenie Polski, w wysokości: 200 zł brutto. Nie
posiadał rachunku za nocleg.
5. Delegację rozliczono 10 marca 2010 r. Średni kurs NBP z 9 marca 2010 r. wynosił przykładowo: 3,4217 zł/EUR.
6. Do ewidencji i rozliczania kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4.
II. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej:
Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., wysokość diety
za dobę podróży na terenie Czech wynosi: 33 EUR.
1) czas podróży:
Wyjazd
Czas Czas
Przekroczenie granicy podróży podróży
krajowej zagranicznej
Przyjazd
Miejscowość Data Godzina Miejscowość Data Godzina
Wrocław 08.03.2010 6.00 Kudowa
4 1 doba
08.03.2010 8.00
Praga 08.03.2010 10.00 Słone
godziny 13 godzin
Praga 09.03.2010 19.00 Kudowa
09.03.2008 21.00
Wrocław 09.03.2010 23.00 Słone
2) dieta za czas podróży zagranicznej:
1 doba 13 godzin H" 2 doby,
(2 doby x 33 EUR) = 66 EUR,
dieta za czas podróży krajowej nie przysługuje,
3) koszty noclegu:
w przypadku nieprzedłożenia przez właściciela firmy rachunku za noclegi w czasie wyjazdu nie ma podstaw do
stosowania ryczałtu w zakresie rozliczenia kosztów noclegu,
4) koszty przejazdu:
faktura za paliwo = 200 zł brutto,
5) razem koszty podróży właściciela: 66 EUR i 200 zł.
III. Dekretacja:
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. Koszty podróży służbowej właściciela firmy:
a) diety: (66 EUR x 3,4217 zł/EUR) = 225,83 zł 40 24
b) koszty paliwa 200,00 zł 40 24
III. Księgowania: