UJEDNOLICONE PRZEPISY PRAWNE - Podróże służbowe
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy
(publikacja: tekst jednolity Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, Nr 106, poz. 668, Nr 113, poz. 717, z 1999 r. Nr 99, poz. 1152, z 2000 r. Nr 19, poz. 239, Nr 43, poz. 489, Nr 107, poz. 1127, Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 11, poz. 84, Nr 28, poz. 301, Nr 52, poz. 538, Nr 99, poz. 1075, Nr 111, poz. 1194, Nr 123, poz. 1354, Nr 128, poz. 1405, Nr 154, poz. 1805 z 2002 r. Nr 74, poz. 676, Nr 135, poz. 1146, Nr 196, poz. 1660, Nr 199, poz. 1673, Nr 200, poz. 1679 i z 2003 r. Nr 166, poz. 1608)

- wyciąg -
Art. 1-774. (pominięto)

Art. 775. ż 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

ż 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

ż 3. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w ż 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

ż 4. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w ż 2.

ż 5. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w ż 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w ż 2.

Art. 78-305. (pominięto)



Nowe zasady rozliczania podróży służbowych
Od 1 stycznia 2003 r. zmieniły się zasady określania wysokości należności wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowej. Pewne innowacje wprowadzono również do przepisów podatkowych.
1 stycznia 2003 r. utraciły moc dotychczas obowiązujące rozporządzenia w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami. Obecnie obowiązujące rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 i 1991) dotyczą tylko pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Nie oznacza to jednak, iż osobie zatrudnionej u prywatnego pracodawcy należności takie już nie przysługują. W art. 775 ż 1 Kodeksu pracy wyraźnie stwierdzono, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tak więc wypłata należności z tytułu podróży służbowej przysługuje pracownikom zatrudnionym zarówno w jednostce sfery budżetowej, jak i u pracodawcy prywatnego.
JAKIE ZASADY WYBRAĆ
Od 1 stycznia 2003 r. pracodawcy spoza sfery budżetowej, wypłacający należności z tytułu podróży służbowej, mają dwie możliwości:
� przyjąć zasady ustalania warunków oraz wysokości należności za podróż służbową, wynikające z rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej,
� określić te zasady we własnym zakresie.
Jeżeli pracodawca zdecyduje się na samodzielne ustalanie warunków wypłacania należności za podróże służbowe, musi pamiętać, iż powinny być one określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania1, zasady te określa w umowie o pracę. Dopiero brak odpowiednich postanowień w tych aktach powoduje, że zastosowanie mają przepisy rozporządzeń z 19 grudnia 2002 r.
WAŻNE
Od 1 stycznia 2003 r. pracodawca wypłacający należności z tytułu podróży służbowych może rozliczać je według reguł ogólnych, określonych w rozporządzeniu dotyczącym pracowników "budżetówki", bądź też według własnych zasad uregulowanych w jednym z aktów wewnętrznych.
NIE MA PEŁNEJ DOWOLNOśCI
Jak wspomnieliśmy, pracodawca prywatny może samodzielnie ustalać wysokość należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności w tym zakresie. Zgodnie bowiem z art. 775 ż 4 Kodeksu pracy postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona dla pracowników jednostek sfery budżetowej.
WYSOKOśĆ DIETY
Przypomnijmy, iż pracownikowi z tytułu podróży służbowej na terenie kraju przysługują:
� diety,
� zwrot kosztów:

przejazdów,

noclegów,

dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
WAŻNE
Od 1 stycznia 2003 r. dieta za dobę krajowej podróży służbowej wynosi 20 zł. W związku z tym ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej wynosi 4 zł (20 zł x 20 proc.), natomiast ryczałt za nocleg 30 zł (20 zł x 150 proc.).
Natomiast wysokość diet służących pokryciu kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków w trakcie podróży służbowej poza granicami kraju określa załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Są one uzależnione od kraju podróży. Na tej podstawie wylicza się również wysokość limitu na nocleg.
Jak wspomnieliśmy, pracodawca prywatny może we własnym zakresie ustalić wysokość należności za czas podróży służbowej, z zastrzeżeniem, iż wysokość diety nie może być niższa niż kwota określona w rozporządzeniu w sprawie podróży krajowych.
WAŻNE
Pracodawca prywatny może sam ustalić wysokość należności za podróż służbową, jednak wysokość diety nie może być niższa niż 20 zł.
Powyższe oznacza, iż pracodawca może ustalić dietę w wysokości wyższej niż 20 zł. Dotyczy to zarówno podróży krajowych, jak i zagranicznych. O ile jednak w odniesieniu do podróży krajowych oznacza to zwiększenie wysokości diety, o tyle w przypadku podróży zagranicznych równie dobrze może oznaczać jej zmniejszenie. Musimy bowiem pamiętać, iż diety za podróże zagraniczne są zdecydowanie wyższe od kwoty 20 zł.
PRZYKŁAD
Pan Kowalski prowadzący firmę handlową wysłał nowo zatrudnionego pracownika na targi do Austrii. Na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej pracownikowi przysługuje dieta za dobę podróży w wysokości 45 euro. Pan Kowalski w umowie o pracę zastrzegł jednak, iż diety za podróż zagraniczną zostaną zmniejszone o połowę. W związku z tym pracownikowi przysługuje tylko 22,5 euro za dobę podróży.
Nie ma natomiast przeszkód, aby pracodawca wypłacał w innej wysokości niż określone w rozporządzeniu (również niższej) pozostałe świadczenia przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej.
ZWROT KOSZTÓW PRZEJAZDU
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie ustalania należności za czas podróży służbowej pracowników "budżetówki" zmieniają wysokość stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, wykorzystywanego przez pracownika w trakcie podróży. Tak więc od 1 stycznia 2003 r. z tytułu odbycia podróży służbowej własnym pojazdem pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr, ustalanej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:
� 0,4798 zł
dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
� 0,7692 zł
dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
� 0,2119 zł
dla motocykla,
� 0,1271 zł
dla motoroweru.
W tym miejscu warto wspomnieć, iż rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych nie przewiduje możliwości odbycia jej motocyklem lub motorowerem.
WYDATKI NA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ KOSZTEM UZYSKANIA PRZYCHODÓW PRACODAWCY
W świetle nowych regulacji pojawia się pytanie, czy pracodawcy prywatni, ustalający dla pracowników wyższe należności z tytułu podróży służbowej niż określone w rozporządzeniu, nie narażają się na zakwestionowanie poniesionych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Należy pamiętać, iż przy kwalifikowaniu poniesionych w trakcie podróży służbowej wydatków do kosztów uzyskania przychodów zastosowanie będzie miała ogólna zasada, wyrażona w art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), zgodnie z którą do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ustawy. Dlatego poniesione wydatki muszą być związane z prowadzoną przez podatnika działalnością.
Zdaniem autora sam fakt, iż pracodawca określił należności pracownika z tytułu podróży służbowej w wysokości wyższej niż wynikająca z rozporządzenia, nie oznacza, że nie stanowią one kosztów uzyskania przychodów. Pracodawca ma przecież do tego prawo w świetle przepisów kodeksu pracy. Zakaz zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków przekraczających limity określone w rozporządzeniu nie wynika także z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wyjątek dotyczy tylko należności wypłacanych z tytułu zwrotu wydatków za używanie w trakcie podróży służbowej pojazdów nie będących własnością pracodawcy. W myśl bowiem art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia przejechanych kilometrów i stawek za jeden kilometr przebiegu. Ponadto warunkiem zaliczenia tych należności do kosztów jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.
WAŻNE
Od 1 stycznia 2003 r. wydatki na rzecz pracowników używających do celów służbowych samochodów (w celu odbycia podróży służbowej) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów bez względu na to, czy podróż została udokumentowana delegacją służbową.
Trzeba jednak podkreślić, że ciężar udowodnienia tego, iż określone wydatki zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu, spoczywa na podatniku. Należy także pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu wydatków. Jak bowiem stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 lutego 1995 r. (sygn. akt SA/Po 2938/94): "Wszelkie wydatki na podróże służbowe mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu pod zasadniczym warunkiem, iż podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem, iż taki wydatek poniesiono i był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy". Warto także zwrócić uwagę na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 grudnia 1996 r. (sygn. akt I SA/Po 832/96), w którym czytamy: "Generalnie niewłaściwe są te rozstrzygnięcia organów podatkowych, które nie uznają za koszt uzyskania przychodów wydatków na podróże służbowe odbywane w celu podpisania kontraktu, do którego realizacji nie doszło. Na podmiocie gospodarczym jednak w takich sytuacjach ciąży obowiązek przynajmniej uprawdopodobnienia, iż odbywane podróże zagraniczne pozostawały w określonym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podatnik może to uprawdopodobnić np. poprzez wykazanie prowadzenia negocjacji (np. zaproszenie do ich prowadzenia, wstępne oferty czy też porozumienia), które miały na celu powstanie lub zwiększenie przychodu i jednocześnie poniesienie tych wydatków, z racjonalnego punktu widzenia, miało doprowadzić do zawarcia kontraktu, a tym samym osiągnięcia przychodu".
Pracodawcy muszą także pamiętać, iż możliwość samodzielnego określania wysokości należności za podróże służbowe nie może prowadzić do zawyżania tych kwot, a co za tym idzie
bezpodstawnego zwiększania kosztów uzyskania przychodów.
USTAWOWE ZWOLNIENIE TYLKO DLA PRACOWNIKÓW
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie stwierdzono, iż od 1 stycznia 2003 r. zwolnienie od podatku dochodowego diet i innych należności za czas podróży służbowej odnosi się tylko do pracowników. Do końca 2002 r. w praktyce podatkowej pojawiały się wątpliwości, czy zwolnienie to dotyczy również innych osób otrzymujących świadczenia z tego tytułu, jednak dominujące było stanowisko korzystne dla podatników.
Obecnie nie ma już niejasności co do kręgu osób zwolnionych z tego tytułu.
WAŻNE
Od 1 stycznia 2003 r. ustawowe zwolnienie dotyczy tylko pracowników. Jednak w przypadku gdy należności za podróż służbową przekroczą limity określone w rozporządzeniu, nadwyżka podlega opodatkowaniu, nawet gdy wysokość świadczeń wynika z aktów wewnętrznych firmy.
DLA NIEKTÓRYCH ZWOLNIENIE Z ROZPORZĄDZENIA MINISTRA FINANSÓW
1 stycznia 2003 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z 24 grudnia 2002 r. w sprawie zaniechania poboru podatku dochodowego od osób fizycznych od niektórych dochodów (przychodów) oraz zwolnienia niektórych grup płatników z obowiązku pobrania podatku (Dz.U. Nr 240, poz. 2070)2. W rozporządzeniu tym zaniechano poboru podatku dochodowego od dochodów (przychodów) z tytułu diet i innych należności związanych z podróżą, otrzymywanych m.in. przez menedżerów, członków zarządu, członków rad nadzorczych. Pewne wątpliwości budzi zawarte w rozporządzeniu zastrzeżenie, iż zaniechanie dotyczy osób pełniącychy obowiązki na podstawie wyboru (powołania) dokonanego zgodnie z odrębnymi przepisami. Natomiast menedżerów powołuje się na podstawie umowy.
Zaniechanie to ma zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych od 1 stycznia 2003 r. do 31 grudnia 2004 r., a podatek nie będzie pobierany do wysokości kwoty określonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 i 1991).
UŻYWANIE WŁASNEGO SAMOCHODU
Warto też wspomnieć o odrębnym limicie zwolnienia wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 22 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego brzmieniem zwolnione od podatku są kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania pojazdów samochodowych na potrzeby zakładu pracy w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) do wysokości nie przekraczającej kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu (iloczyn ilości przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr).
Na zakończenie należy zaznaczyć, iż rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. nie różnią się w istotny sposób od poprzednio obowiązujących regulacji. Zasadniczą zmianą są rozwiązania wynikające z kodeksu pracy, czyli możliwość zastosowania przez prywatnego pracodawcę własnych reguł rozliczania podróży służbowych.
Przemysław Wojtasik
Autor jest doradcą podatkowym
1 Regulamin wynagradzania wprowadza pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników nie objętych zakładowym układem zbiorowym pracy czy ponadzakładowym układem zbiorowym pracy.
2 Omówione ono zostało w nr 4/2003 "Doradcy Podatnika", zeszyt PDOF.
Artykuł opublikowany w: Doradca Podatnika 5/2003





Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl