10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Jak ewidencjonować podatek
dochodowy i ZUS właściciela firmy?
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą we własnym imieniu i na własny 7. PK  przeksięgowanie na konto kosztów stanowiących koszty uzyskania przychodów
rachunek ma obowiązek naliczania i odprowadzania na konto właściwego urzędu skarbo- (KUP): (468,77 zł + 39,74 zł) = 508,51 zł
wego zaliczek na podatek dochodowy. Właściciel firmy będący osobą fizyczną powinien  Wn konto 40  Koszty według rodzajów
także rozliczać się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z tytułu należnych składek na (w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela  KUP),
ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i ubezpieczenie zdrowotne.  Ma konto 40  Koszty według rodzajów
Każdy właściciel powinien rozliczać się samodzielnie, a należny podatek dochodowy (w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela  NKUP)
i składki regulować z własnych środków. Jednak w praktyce na polecenie właściciela oraz zapis techniczny zapewniający czystość obrotów (-) 508,51 zł
komórka finansowo-księgowa jego przedsiębiorstwa ustala i odprowadza ze środków  Wn konto 40  Koszty według rodzajów
firmy zaliczkę na podatek dochodowy i składki ZUS właściciela. (w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela  NKUP),
Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe)  Ma konto 40  Koszty według rodzajów
księguje się w zależności od przyjętego sposobu uwzględniania tych składek w rozliczeniu (w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela  NKUP).
podatkowym właściciela firmy. Mianowicie właściciel może zdecydować, że składki na Dorota Przybyszewska
ubezpieczenia społeczne będą zaliczane bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów.
Wtedy ujmuje się je w księgach rachunkowych zapisem:
Porady eksperta
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Ubezpieczenia społeczne
właściciela) lub konto zespołu 5,
Koszty dokształcania pracownika
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne (w analityce: Rozrachunki z ZUS).
Właściciel może także podjąć decyzję, że kwoty składek na ubezpieczenia społeczne
Pracownik zatrudniony na umowę o pracę od lutego br. podjął naukę na
będą uwzględniane dopiero przy obliczaniu należnej zaliczki na podatek dochodowy za
studiach podyplomowych. Kierunek studiów jest ściśle związany z zajmo-
dany okres. Wówczas składki te podlegają ujęciu w księgach rachunkowych zapisem:
wanym przez niego stanowiskiem. Firma zobowiązała się do zwrotu pra-
 Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozrachunki z właścicielem),
cownikowi wydatków z tytułu opłaty czesnego oraz kosztów przejazdu do
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne (w analityce: Rozrachunki z ZUS).
szkoły. Jak prawidłowo ująć takie wydatki w księgach rachunkowych?
Należy przy tym pamiętać, żeby podwójnie nie uwzględnić składek na ubezpieczenia
społeczne przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy właściciela  ujmując w kosztach O finansowaniu szkoleń pracowników mówi ż 4 ust. 2 i ż 5 ust. 1 rozporządzenia
i dodatkowo zmniejszając podstawę opodatkowania. Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad
Inaczej jest w przypadku składek na Fundusz Pracy, które obowiązany jest uiszczać właś- i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych
ciciel  zawsze należy je ujmować na koncie kosztów działalności operacyjnej, zapisem: (Dz. U. z 1993 r. nr 103, poz. 472 ze zm.). Niezależnie od tego, czy pracownik podjął
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów naukę w szkole na podstawie skierowania zakładu pracy, czy też bez skierowania, zakład
(w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela) lub konto zespołu 5, pracy może przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia, tj.:
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne 1) zwrócić koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowią-
(w analityce: Rozrachunki z ZUS). zujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, o ile nauka odbywa się
Natomiast składkę zdrowotną księguje się zapisem: w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy pracownika,
 Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozrachunki z właścicielem), 2) pokryć koszty podręczników i innych materiałów szkoleniowych,
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne (w analityce: Rozrachunki z ZUS). 3) pokryć opłaty za naukę, pobierane przez szkołę.
Zaliczkę na podatek dochodowy po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenie zdrowotne Pracownik może zwrócić się z wnioskiem o pokrycie takich kosztów, załączając
księguje się zapisem: zaświadczenie o odbywaniu nauki oraz dokumenty potwierdzające ich poniesienie,
 Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozrachunki z właścicielem), np. dowody wpłaty czesnego, faktury za zakup książek, bilety. Na tej podstawie kie-
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne (w analityce: Rozrachunki z urzędem rownik jednostki może postanowić o zrefundowaniu pracownikowi całości bądz
części
skarbowym). kosztów. Wydatki z tego tytułu księguje się w koszty działalności operacyjnej.
Sposób ujęcia w księgach rachunkowych operacji dotyczących podatku dochodowego Ewidencja księgowa pokrycia pracownikowi wydatków związanych z jego dokształ-
i składek ZUS właściciela powinien zostać opisany w przyjętych zasadach (polityce) ra- caniem może wyglądać następująco:
chunkowości jednostki. 1. Pisemna decyzja kierownika jednostki w sprawie refundacji kosztów dokształ-
Warto przypomnieć, że na koniec roku kwotę zaliczek na podatek dochodowy i składek cania pracownika:
ZUS odprowadzanych w imieniu właściciela  jako trwałe zmniejszenie kapitału  przeksię-  Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Ubezpieczenia społeczne
gowuje się z konta 24 na konto 82  Rozliczenie wyniku finansowego lub konto 80  Kapitał i inne świadczenia  dokształcanie pracowników) lub konto zespołu 5,
właściciela . Kwota ta zmniejsza kapitał właściciela wykazywany w pozycji A.I  Kapitał  Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami (w analityce: Konto imienne
podstawowy pasywów bilansu. pracownika).
2. KW lub WB  wypłata pracownikowi zatwierdzonej kwoty refundacji:
Przykład  Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami (w analityce: Konto imienne
Założenia pracownika),
1. Właściciel przedsiębiorstwa handlowego podjął pisemną decyzję o tym, że rozliczenia  Ma konto 10  Kasa lub konto 13-0  Rachunek bieżący .
podatku dochodowego i składek ZUS w jego imieniu będzie dokonywał dział księgowo- Pracownik, któremu koszty studiów podyplomowych pokrywa pracodawca, uzyskuje
ści. przychód ze stosunku pracy. Przychód ten jest jednak zwolniony od podatku dochodowego
2. Składki ZUS za luty 2008 r. (które zostały przekazane do ZUS w marcu) wyniosły: na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o pdof (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
składki na ubezpieczenia społeczne: 468,77 zł, składka na Fundusz Pracy: 39,74 zł, składka Dodajmy, że wydatki poniesione przez pracodawcę na dokształcanie pracowników
na ubezpieczenie zdrowotne: 195,15 zł. Właściciel postanowił o uwzględnianiu składek na mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli mają związek z przychodami firmy.
ubezpieczenie społeczne w kosztach firmy. Z pytania wynika, iż kierunek studiów podyplomowych pracownika jest ściśle związany
3. Zaliczka na podatek dochodowy za luty 2008 r. wyniosła: 665 zł. z wykonywaną przez niego pracą. W takim przypadku wydatki na dokształcanie tego
4. Przedsiębiorstwo prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w zespole 4. pracownika będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych.
Dekretacja
Wydatki związane z uzyskaniem certyfikatu ISO
1. Zarachowanie zaliczki na podatek dochodowy: 665,00 zł
Ponieśliśmy wydatki w związku z wdrożeniem w naszej firmie certyfikatu
 Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki
jakości ISO (jest to istotna kwota). Czy wydatki te powinniśmy ująć jako
(w analityce: Rozrachunki z właścicielem),
wartość niematerialną i prawną i amortyzować, czy odnieść bezpośrednio
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne
w koszty? Prowadzimy ewidencję kosztów w zespole 4 i 5.
(w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym).
2. Zarachowanie kwoty należnych składek na ubezpieczenia społeczne: 468,77 zł Za wartości niematerialne i prawne uważa się nabyte przez jednostkę, zaliczane do
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania,
(w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela  NKUP), o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przezna-
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne czone do używania na potrzeby jednostki. Stanowi o tym art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy
(w analityce: Rozrachunki z ZUS). o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).
3. Zarachowanie składki na Fundusz Pracy: 39,74 zł Certyfikat ISO to dokument, który poświadcza, że firma wdrożyła system zarzą-
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów dzania jakością zgodny z wymogami normy ISO. Przysługuje tylko firmie, która go
(w analityce: Ubezpieczenia społeczne właściciela  NKUP), uzyskała i nie może być przedmiotem obrotu. Dlatego wydatki poniesione na uzy-
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne skanie certyfikatu ISO nie stanowią wartości niematerialnej i prawnej. Odnosi
(w analityce: Rozrachunki z ZUS). się je w koszty działalności operacyjnej.
Uwaga: Składki na ubezpieczenia społeczne i FP do czasu ich Wydatki poniesione na certyfikat ISO jednostka prowadząca pełny rachunek kosz-
przekazania do ZUS nie stanowią kosztów uzyskania przychodów  NKUP). tów może księgować na koncie 40  Koszty według rodzajów i za pośrednictwem
4. Zarachowanie kwoty należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne: 195,15 zł konta 49  Rozliczenie kosztów przenieść na odpowiednie konto zespołu 5. Z pytania
 Wn konto 24  Pozostałe rozrachunki jednak wynika, że wydatki te są dla jednostki kwotą istotną. Aby nie zniekształcać
(w analityce: Rozrachunki z właścicielem), bieżącego wyniku finansowego jednostka może więc podjąć decyzję o rozliczaniu ich
 Ma konto 22  Rozrachunki publicznoprawne w czasie, co podlega następującym zapisom księgowym:
(w analityce: Rozrachunki z ZUS). 1. Koszty bieżące  na podstawie dowodów z
ródłowych:
5. WB  zapłata składek ZUS z rachunku firmy:  Wn konto 40  Koszty według rodzajów ,
(468,77 zł + 39,74 zł + 195,15 zł) = 703,66 zł  Ma konta zespołu 1, 2, 3.
 Wn konto 22  Rozrachunki publicznoprawne 2. Zarachowanie kosztów do rozliczenia w czasie:
(w analityce: Rozrachunki z ZUS),  Wn konto 64  Rozliczenia międzyokresowe kosztów ,
 Ma konto 13-0  Rachunek bieżący .  Ma konto 49  Rozliczenie kosztów .
6. WB  zapłata podatku z rachunku bieżącego firmy: 665,00 zł 3. Zaliczenie kosztów w części przypadającej na bieżący okres:
 Wn konto 22  Rozrachunki publicznoprawne  Wn konto 50  Koszty działalności podstawowej ,
(w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym),  Ma konto 64  Rozliczenia międzyokresowe kosztów .
 Ma konto 13-0  Rachunek bieżący . Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 25 " 27.03.2008 r.