www.sgk.gofin.pl Strona 1
Zeszyty Metodyczne Rachunkowości
nr z dnia 2010-03-01 nr kolejny 269
5
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., www.sgk.gofin.pl
Zaliczki w księgach rachunkowych
1. Czym jest zaliczka w świetle przepisów prawa?
Zgodnie z definicją zawartą w "Słowniku języka polskiego" (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2005 r.) zaliczka jest częścią
należności wpłacaną lub wypłacaną z góry na poczet tej należności.
Zaliczka charakteryzuje się tym, że:
w momencie wykonania umowy zostaje wliczona w cenę usługi lub rzeczy,
w przypadku gdy umowa zostaje rozwiązana za zgodą obu stron - strony umowy zwracają sobie wzajemne
świadczenia oraz zaliczkę,
w przypadku gdy umowa zostaje rozwiązana z winy dającego zaliczkę - zaliczka pozostaje u drugiej strony
umowy, pod warunkiem, że umowa zawarta między stronami przewiduje takie skutki,
gdy umowę rozwiąże strona biorąca zaliczkę, jest ona zawsze zobowiązana do zwrotu pobranej zaliczki.
W przepisach ustawy o rachunkowości i w przepisach podatkowych nie znajdziemy definicji zaliczki. Z przepisów
bilansowych oraz podatkowych wynika, że otrzymane od kontrahentów zaliczki na poczet przyszłych dostaw towarów
i usług nie powodują powstania przychodu w momencie ich otrzymania. Należy podkreślić, że zaliczka nie ma
charakteru ostatecznego, lecz dopiero w momencie, gdy dochodzi do realizacji usługi lub dostawy zostaje zaliczona na
poczet ceny całej usługi lub dostawy.
Przy omawianiu zasad ewidencji księgowej zaliczek należy również uwzględnić przepisy ustawy o VAT.
Uregulowania prawne dotyczące zaliczek na poczet dostaw i usług
Ustawa Ustawy o podatku Przepisy dotyczące podatku od towarów
o rachunkowości dochodowym i usług
Równowartość Do przychodów nie Jeżeli przed wydaniem towaru lub
otrzymanych lub zalicza się pobranych wykonaniem usługi otrzymano część
należnych od wpłat lub zarachowanych należności, w szczególności: przedpłatę,
kontrahentów środków należności na poczet zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy
z tytułu świadczeń, których dostaw towarów i usług, powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części
wykonanie nastąpi które zostaną wykonane (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Podstawą
w następnych okresach w następnych okresach opodatkowania jest kwota otrzymanych
sprawozdawczych zalicza sprawozdawczych (art. zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat
się do rozliczeń 12 ust. 4 pkt 1 updop pomniejszona o przypadającą od nich kwotę
międzyokresowych oraz art. 14 ust. 3 pkt 1 podatku (art. 29 ust. 2 ustawy o VAT).
przychodów (art. 41 ust. 1 updof). Powstanie obowiązku podatkowego wiąże się
pkt 1 ustawy również koniecznością wystawienia faktury
o rachunkowości). VAT w ciągu 7 dni od dnia otrzymania części
lub całości należności (ż 10 ust. 1
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28
listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku
niektórym podatnikom, wystawiania faktur,
sposobu ich przechowywania oraz listy
towarów i usług, do których nie mają
zastosowania zwolnienia od podatku od
http://www.sgk.gofin.pl/11,2217,118696,zaliczki-w-ksiegach-rachunkowych.html 2010-12-08 08:50:41
www.sgk.gofin.pl Strona 2
towarów i usług - Dz. U. nr 212, poz. 1337 ze
zm.).
Podsumowując:
dla celów bilansowych oraz podatku dochodowego otrzymana zaliczka nie stanowi przychodu, a wpłacona dostawcy nie
jest kosztem,
dla celów bilansowych otrzymane zaliczki ujmuje się jako rozliczenia międzyokresowe przychodów,
dla celów VAT kwota otrzymanych zaliczek stanowi podstawę opodatkowania i na otrzymaną od kontrahenta zaliczkę
należy wystawić fakturę VAT.
2. Jak ujmuje się zaliczkę na poczet dostaw i usług w księgach rachunkowych?
2.1. Zaliczka otrzymana od kontrahenta na poczet wykonania przyszłej usługi lub dostawy
Wpływ na rachunek bankowy zaliczki otrzymanej na poczet dostaw towarów i usług, których wykonanie nastąpi
w następnych okresach rozliczeniowych, księguje się na podstawie otrzymanego wyciągu bankowego. Następnym
krokiem jest wystawienie faktury na otrzymaną zaliczkę, do którego obligują jednostkę przepisy o VAT.
Ewidencja księgowa otrzymanej zaliczki i wystawionej w związku z tym faktury może przebiegać następująco:
Konto
Treść operacji
Wn Ma
13-0 "Rachunek
1. WB - otrzymanie zaliczki 20 "Rozrachunki z odbiorcami"
bieżący"
2. Faktura VAT dokumentująca
otrzymaną zaliczkę:
a)wartość netto otrzymanej zaliczki 84 "Rozliczenia międzyokresowe
przychodów"
b)VAT należny 22-2 "Rozrachunki z urzędem
skarbowym z tytułu VAT należnego"
c)wartość brutto faktury (w wysokości 20 "Rozrachunki
otrzymanej zaliczki na rachunek z odbiorcami"
bankowy)
Przykład
Zaliczka otrzymana na poczet wykonania przyszłej usługi
I. Założenia:
1. Firma "ABC" spółka z o.o. otrzymała zaliczkę od firmy "Alfa" na wykonanie strony internetowej w wysokości
30% wartości całej usługi. Zgodnie z umową całkowita wartość usługi wynosi: 3.660 zł (w tym 22% VAT:
660 zł).
2. Po otrzymaniu zaliczki firma "ABC" wystawiła fakturę VAT na wartość otrzymanej zaliczki w wysokości:
1.098 zł (brutto).
http://www.sgk.gofin.pl/11,2217,118696,zaliczki-w-ksiegach-rachunkowych.html 2010-12-08 08:50:41
www.sgk.gofin.pl Strona 3
II. Dekretacja:
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. WB - otrzymana zaliczka od firmy "Alfa" 1.098 zł 13-0 20
2. Faktura VAT dokumentująca otrzymaną zaliczkę:
a) wartość netto faktury 900 zł 84
b) VAT należny 198 zł 22-2
c) wartość brutto faktury 1.098 zł 20
III. Księgowania:
Uwaga: Z chwilą wykonania usługi, przyjętą wcześniej zaliczkę należy zakwalifikować do przychodów
i przeksięgować kwotę ujętą na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" na konto przychodów ze
sprzedaży. W przedstawionym przykładzie jest to konto 70-0 "Sprzedaż produktów", na którym ujmuje się
oprócz sprzedaży produktów, także sprzedaż usług.
2.2. Zaliczka wpłacona dostawcy na poczet przyszłych usług lub dostaw
W przypadku dokonania przez jednostkę wpłaty zaliczki na rachunek dostawcy na poczet przyszłych świadczeń lub
dostaw należy w pierwszej kolejności zaksięgować zapłatę zaliczki udokumentowaną wyciągiem bankowym. Po
otrzymaniu faktury potwierdzającej dokonanie wpłaty zaliczki, ujmuje się ją na koncie 30 "Rozliczenie zakupu".
Ewidencja zapłaty zaliczki i otrzymanej faktury odbywa się zapisami:
Konto
Treść operacji
Wn Ma
21 "Rozrachunki 13-0 "Rachunek
1. WB - wpłata zaliczki na rachunek dostawcy
z dostawcami" bieżący"
2. Faktura VAT dokumentująca wpłaconą
zaliczkę:
a)wartość netto otrzymanej zaliczki 30 "Rozliczenie zakupu"
b)VAT naliczony 22-1 "VAT naliczony i jego
rozliczenie"
c)wartość brutto faktury (w wysokości wpłaconej 21 "Rozrachunki
z dostawcami"
zaliczki na rachunek dostawcy)
Należy zwrócić uwagę na fakt, że jednostka dokonująca wpłaty zaliczki nie zawsze otrzyma fakturę dokumentującą jej
wpłatę w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym miała miejsce jej zapłata. Jeśli nie otrzyma faktury do końca
okresu sprawozdawczego, to zaliczka na dzień sporządzenia bilansu pozostaje na koncie 21 "Rozrachunki
z dostawcami" (tak jak w operacji księgowej nr 1. WB - wpłata zaliczki na rachunek dostawcy). W praktyce często się
http://www.sgk.gofin.pl/11,2217,118696,zaliczki-w-ksiegach-rachunkowych.html 2010-12-08 08:50:41
www.sgk.gofin.pl Strona 4
też zdarza, że dostawcy zagraniczni nie wystawiają faktur na wpłacone przez polskich kontrahentów zaliczki, ale
wysyłają jedną fakturę razem z dostawą towarów lub po wykonaniu usługi. Wtedy również wpłacona zaliczka pozostaje
na koncie rozrachunków z dostawcami, aż do chwili wykonania usługi lub otrzymania dostawy wraz z fakturą.
Przykład
Zaliczka wpłacona na poczet wykonania usługi
I. Założenia:
Na podstawie założeń z poprzedniego przykładu, przy czym księgowania dotyczą usługobiorcy, tj. firmy "Alfa".
II. Dekretacja:
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. WB - wpłata zaliczki dla firmy "ABC" 1.098 zł 21 13-0
2. Faktura VAT dokumentująca wpłaconą zaliczkę:
a) wartość netto faktury 900 zł 30
b) VAT naliczony 198 zł 22-1
c) wartość brutto faktury 1.098 zł 21
III. Księgowania:
3. Czy wpłatę zaliczki na środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne księguje się w ten sam
sposób?
Wpłacone zaliczki na środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne ujmuje się na kontach księgowych w podobny
sposób jak zaliczki na poczet dostaw i usług, z tym że, jako konto rozrachunkowe używane jest konto 24 "Pozostałe
rozrachunki".
Przykład
Ewidencja księgowa wpłaconej zaliczki na zakup środka trwałego
I. Założenia:
1. Firma handlowa "BETA" postanowiła kupić dodatkowy wózek widłowy do magazynu. Podpisano zamówienie
i wpłacono zaliczkę na dostawę wózka widłowego w wysokości 40% jego wartości. Całkowita wartość wózka
wynosiła: 70.000 zł brutto. Zatem wysokość wpłaconej zaliczki stanowiła kwotę: 28.000 zł brutto.
2. Do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych za bieżący okres sprawozdawczy firma "BETA" nie otrzymała
faktury dokumentującej wpłaconą zaliczkę.
http://www.sgk.gofin.pl/11,2217,118696,zaliczki-w-ksiegach-rachunkowych.html 2010-12-08 08:50:41
www.sgk.gofin.pl Strona 5
II. Dekretacja:
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. WB - wpłata zaliczki na wózek widłowy 28.000 zł 24 13-0
III. Księgowania:
Sama ewidencja wpłaconych zaliczek ze względu na cel zapłaty (tytułem zapłaty za rzeczowe aktywa trwałe czy aktywa
obrotowe) różni się jedynie kontem rozrachunków. Jednak istotną różnicę, o której należy pamiętać, stanowi prezentacja zaliczek
w bilansie. W innych pozycjach bilansu ujmuje się zaliczki na środki trwałe, środki trwałe w budowie i wartości niematerialne
i prawne, a w innych te, wpłacone na poczet przyszłych dostaw i usług.
4. Gdzie w bilansie wykazuje się wpłacone i otrzymane zaliczki?
Otrzymane od odbiorców zaliczki ujęte na koncie 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów", które po wykonaniu
usługi lub dostarczeniu towarów staną się przychodami ze sprzedaży, jednostka ujmuje w bilansie po stronie pasywów
w pozycji B.III.2 lit. e) "Zaliczki otrzymane na dostawy".
Wpłacone dostawcom zaliczki, ze względu na ich przeznaczenie jednostka ujmuje w aktywach bilansu w pozycji:
1) B.I.5. "Zaliczki na dostawy" - zaliczki wpłacone na rzecz przyszłych dostaw i usług,
2) A.II.3. "Zaliczki na środki trwałe w budowie" - zaliczki wpłacone na rzecz środków trwałych i środków trwałych
w budowie,
3) A.I.4. "Zaliczki na wartości niematerialne i prawne" - zaliczki wpłacone na rzecz wartości niematerialnych i prawnych.
http://www.sgk.gofin.pl/11,2217,118696,zaliczki-w-ksiegach-rachunkowych.html 2010-12-08 08:50:41