10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Stanowi
o tym art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.). Ponadto
Rozliczenie rozmów telefonicznych
wypłata ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika telefonu prywatnego
do rozmów służbowych jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia
 w księgach rachunkowych
społeczne, a w konsekwencji także na ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z ż 2 ust. 1
pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad
Bywa, że pracownicy korzystają ze służbowych aparatów telefonicznych w ce-
ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U.
lach prywatnych. Wówczas na wykazie kosztów rozmów telefonicznych odby-
z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).
tych w danym miesiącu (billingu) dokonuje się podziału rozmów na służbowe
oraz prywatne i pracownik może zostać obciążony kosztami rozmów prywatnych.
Przykład
Zdarza się również sytuacja odwrotna, tj. gdy rozmowy telefoniczne prowadzone
Pracownik jednostki wykorzystuje prywatny telefon dla celów służbowych. Na podstawie
dla celów działalności jednostki są wykonywane z telefonów prywatnych pra-
dostarczonej przez pracownika faktury i billingu zwrócono pracownikowi koszty rozmów
cowników. W takim przypadku po wyodrębnieniu na billingu kosztów rozmów
służbowych w wysokości: 211,50 zł. Wypłaty dokonano z kasy jednostki.
służbowych, mogą one zostać zwrócone pracownikowi. Jak udokumentować
te zdarzenia i jak ująć je w księgach rachunkowych?
Dekretacja
Rozmowy prywatne pracownika ze służbowego telefonu
1. PK na podstawie wykazu rozmów (billingu)  koszty poniesione z tytułu zwrotu
Jednostka otrzymuje od operatora sieci telefonicznej fakturę VAT dotyczącą nabycia pracownikowi wydatków na rozmowy służbowe z prywatnego telefonu: 211,50 zł
usług telekomunikacyjnych. Koszty tych usług na podstawie otrzymanej faktury VAT  Wn konto 40  Koszty według rodzajów
jednostka powinna w całości zaksięgować w koszty działalności operacyjnej. Zatem na (w analityce: Pozostałe koszty) lub konto zespołu 5,
podstawie faktury należy dokonać następującego zapisu w księgach rachunkowych:  Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami
a) wartość netto (w analityce: Konto imienne pracownika).
 Wn konto 30  Rozliczenie zakupu , 2. KW  wypłata należności pracownikowi: 211,50 zł
b) VAT naliczony  Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami
 Wn konto 22-1  VAT naliczony i jego rozliczenie , (w analityce: Konto imienne pracownika),
c) wartość brutto  Ma konto 10  Kasa .
 Ma konto 21  Rozrachunki z dostawcami ,
d) zaksięgowanie kosztu
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów
Podatkowa księga
(w analityce: Usługi obce) lub konto zespołu 5,
 Ma konto 30  Rozliczenie zakupu .
przychodów i rozchodów
Kierownik jednostki może podjąć decyzję o obciążaniu pracowników kosztami ich
prywatnych rozmów telefonicznych ze służbowych aparatów. Podstawą ustalenia kosztów
prywatnych rozmów powinny być wykazy rozmów, tj. billingi.
Ewidencja kosztów przesyłki towarów
Zwrot kosztów prywatnych rozmów pracownika księguje się jako pozostałe przychody
operacyjne. Do takich zalicza się bowiem przychody pośrednio związane z działalnością opera-
Niejednokrotnie zdarza się, że towary dostarczane są do klientów z od-
cyjną. Stanowi o tym art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694
ległych miejsc. W kosztach sprzedaży czy zakupu towarów uwzględnia się
ze zm.). Obciążenie pracowników kosztami jego prywatnych rozmów traktuje się jako świadcze-
wówczas koszty przesyłki. Jak ewidencjonować je w księdze podatkowej?
nie usług i opodatkowuje podatkiem VAT. Operację taką dokumentuje się fakturą VAT zawiera-
U sprzedawcy towarów
jącą tę samą stawkę VAT jak na fakturze pierwotnej. Faktura może być wystawiona na każdego
pracownika z osobna lub zbiorczo na wszystkie przeprowadzone przez pracowników rozmowy W przypadku sprzedaży towarów, ponoszone koszty przesłania towarów do
prywatne. Ujęcie takiej faktury w księgach rachunkowych przebiegać może zapisem: nabywców powinny być ujmowane w kolumnie 13  Pozostałe wydatki  na pod-
a) wartość netto prywatnych rozmów stawie dowodów nadania przesyłki.
 Ma konto 76-0  Pozostałe przychody operacyjne , Kosztów przesyłki nie ujmuje się w takim przypadku w kolumnie 11  Koszty
b) VAT należny (stawka VAT taka sama jak na fakturze pierwotnej) uboczne zakupu . Zgodnie bowiem z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów
 Ma konto 22-2  Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego , i rozchodów, stanowiącymi załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie
c) wartość brutto z faktury prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152,
 Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami poz. 1475 ze zm.), w kolumnie 11 wpisuje się koszty uboczne związane z zakupem,
(w analityce: Konto imienne pracownika). np. koszty dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.
Natomiast koszty przesyłki sprzedawanych towarów nie są wydatkiem związanym
Przykład z zakupem towarów, a z ich sprzedażą.
Jednostka będąca podatnikiem VAT otrzymała fakturę VAT za usługi telekomunikacyjne, Warto wiedzieć, że w przypadku gdy sprzedawca zgodnie z zawartą umową otrzyma
która przedstawiała następujące wartości: zwrot kosztów przesyłki  będzie to dla niego przychód podatkowy, ewidencjonowany
" kwota netto: 1.738,10 zł, w kolumnie 8  Pozostałe przychody .
" VAT naliczony według stawki 22%: 382,38 zł,
" kwota brutto: 2.120,48 zł. Przykład
Na podstawie billingu obciążono pracownika kosztami prywatnych rozmów telefonicz- Podatnik prowadzi działalność w zakresie sprzedaży towarów za pośrednictwem
nych przeprowadzonych ze służbowego aparatu. Faktura VAT wystawiona pracownikowi Internetu. Otrzymuje od klientów zapłatę za sprzedane towary uwzględniającą koszty
zawierała następujące dane: przesyłki, a następnie wysyła towary za pośrednictwem kuriera wraz z fakturą sprze-
" kwota netto: 96,70 zł, daży. Faktura zawiera odrębną pozycję dotyczącą opłaty za usługę kurierską.
" VAT należny według stawki 22%: 21,27 zł, Na podstawie faktury podatnik ujmuje przychód ze sprzedaży w kolumnie 7 księgi
" kwota brutto: 117,97 zł. podatkowej  Wartość sprzedanych towarów i usług . Przychód z tytułu zwrotu kosztów
przesyłki ujmuje w kolumnie 8  Pozostałe przychody . Natomiast poniesione koszty
Dekretacja przesyłki na podstawie dowodu nadania wpisuje do kolumny 13  Pozostałe wydatki .
1. Faktura VAT za usługi telekomunikacyjne:
a) wartość netto 1.738,10 zł
U nabywcy towarów
 Wn konto 30  Rozliczenie zakupu ,
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 382,38 zł Zakup towarów handlowych ujmuje się w kolumnie 10 księgi podatkowej  Zakup
 Wn konto 22-1  VAT naliczony i jego rozliczenie , towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu w cenach zakupu. Wynika to
c) łączna kwota zobowiązania 2.120,48 zł z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przy czym cena zakupu
 Ma konto 21  Rozrachunki z dostawcami , to cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek
d) obciążenie kosztów wartością netto usług 1.738,10 zł od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodat-
(w analityce: Usługi obce) lub konto zespołu 5, kowe, obniżona o rabaty, opusty, inne podobne obniżenia (ż 3 pkt 2 rozporządzenia).
 Ma konto 30  Rozliczenie zakupu . Natomiast cena zakupu towarów powiększona o koszty uboczne związane z zakupem
2. Faktura VAT wystawiona pracownikowi: towarów, a w szczególności koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpie-
a) wartość netto prywatnych rozmów 96,70 zł czenia w drodze, stanowi cenę nabycia tych towarów (ż 3 pkt 3 rozporządzenia).
 Ma konto 76-0  Pozostałe przychody operacyjne , Zakup towarów ujmuje się w kolumnie 10 w cenach zakupu, więc nie można wy-
b) VAT należny 21,27 zł kazać ich w tej kolumnie w cenach zakupu powiększonych o koszty uboczne zakupu,
 Ma konto 22-2  Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego , czyli w cenach nabycia. Do ewidencji kosztów ubocznych związanych z zakupem
c) wartość brutto obciążająca pracownika 117,97 zł towarów, tj. np. kosztów transportu, kosztów przesyłki kurierskiej, służy kolumna 11
 Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami  Koszty uboczne zakupu . Zatem w przypadku otrzymania towarów handlowych
(w analityce: Konto imienne pracownika). za pośrednictwem kuriera, koszty zakupu towarów należy ujmować w kolumnie
10 księgi według cen ich zakupu, a koszty przesyłki  w kolumnie 11.
Rozmowy służbowe z prywatnego telefonu pracownika
Warto wiedzieć, że wartość towarów w cenach nabycia podatnik może wykazać w re-
Kierownik jednostki może postanowić o zwrocie pracownikom kosztów używania manencie (ż 29 ust. 1 rozporządzenia). Wówczas określa się procentowy wskaz
nik udziału
prywatnych telefonów do rozmów służbowych. Koszty poniesione przez pracodawcę kosztów ubocznych zakupu ujętych w kolumnie 11 księgi w wartości zakupionych towarów
z tytułu zwrotu pracownikom wydatków związanych z przeprowadzonymi służbowymi ujętej w kolumnie 10 i o ten wskaz
nik podwyższa się jednostkową cenę zakupu.
rozmowami z telefonu prywatnego powinny zostać zaksięgowane w ciężar kosztów
działalności operacyjnej. Podstawą ujęcia tych kosztów w księgach rachunkowych będzie Przykład
dowód wewnętrzny (np. PK) wraz z fakturą i billingiem, na którym zostaną zaznaczone Podatnik prowadzi sprzedaż komputerów i akcesoriów informatycznych. Zakupione
przeprowadzone rozmowy służbowe. Ujęcie w księgach rachunkowych kosztów rozmów towary otrzymuje przesyłkami kurierskimi. Na fakturach zakupu otrzymywanych
służbowych wykonanych z prywatnego telefonu pracownika księguje się zapisem: w paczkach w odrębnej pozycji wykazywane są koszty przesyłki.
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów Podatnik w kolumnie 10  Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu
(w analityce: Pozostałe koszty) lub konto zespołu 5, ewidencjonuje towary handlowe w cenach ich zakupu. Natomiast koszty przesyłki
 Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami ujmuje kolumnie 11 księgi podatkowej  Koszty uboczne zakupu .
(w analityce: Konto imienne pracownika).
Zwrot pracownikowi wydatków poniesionych przez niego z tytułu używania prywat-
Stronę opracowała Dorota Przybyszewska
nego telefonu do celów służbowych jest przychodem ze stosunku pracy korzystającym
Gazeta Podatkowa nr 55 " 10.07.2008 r.