BIULETYN Nr 1(2)/2012
KONTROLA ZARZ
DCZA
KONTROLA ZARZ
DCZA
W JEDNOSTKACH
W JEDNOSTKACH
SAMORZ
DU
SAMORZ
DU
TERYTORIALNEGO
TERYTORIALNEGO
SPIS TREŚCI:
SPIS TREŚCI:
Strony:
2 Słowo wstępne
2 Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w jst
3 10 mitów o kontroli zarządczej
7 Zarządzanie ryzykiem  podstawy identyfikacji, analizy
i reakcji na ryzyko
9 Interesujące publikacje na stronie internetowej MF
11 Od Redakcji
tel.: [phone]
fax: [phone]
e-mail:
[e-mail]
www.mofnet.gov.pl
/Bezpieczeństwo
Finansowe/Kontrola zarządcza
w sektorze publicznym
OPRACOWANIE: DEPARTAMENT AUDYTU SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH
OPRACOWANIE: DEPARTAMENT AUDYTU SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH
WARSZAWA, MARZEC 2012
WARSZAWA, MARZEC 2012
SA
OWO WST
PNE
SA
OWO WST
PNE
Szanowni Państwo,
Serdecznie dziękujemy za wszystkie uwagi, zadeklarowały prowadzenie audytu w takiej
propozycje współpracy oraz formie, z czego zdecydowaną większość
zainteresowanie, jakie Państwo wykazali stanowiły jednostki samorządu
wobec inicjatywy Departamentu Audytu terytorialnego. Odpowiedzi nadesłało 75 %
Sektora Finansów Publicznych (dalej respondentów.
Departament DA) dotyczącej publikacji
Jeszcze raz bardzo dziękujemy wszystkim
bezpłatnego Biuletynu Kontroli Zarządczej
kierownikom jednostek, którzy poświęcili
w jednostkach samorządu terytorialnego.
swój czas na wypełnienie i przesłanie
Tworzenie tego materiału jest odpowiedzią
ankiet.
na zgłaszane przez Państwa potrzeby
Oddając w Państwa ręce drugi numer
i najczęściej zadawane pytania.
Biuletynu, pragniemy zachęcić nie tylko do
Wiele analiz, które prowadzimy oraz
zapoznania się z artykułami umieszczonymi
dokumentów, jakie opracowujemy
w tym wydaniu, ale również zwrócić
w naszym Departamencie, powstaje
Państwa uwagę na dokumenty, które
w oparciu o informacje, które uzyskujemy
Departament DA opublikował na stronie
dzięki współpracy z kierownikami
internetowej Ministerstwa Finansów lub
jednostek sektora publicznego, w tym
które wkrótce się na niej ukażą. Wśród nich
podsektora samorządowego.
znajdą się opracowania przygotowane
Dlatego pragniemy Państwu serdecznie w oparciu o nadesłane przez Państwa
podziękować za udział w badaniach ankiety.
ankietowych, które Departament DA
przeprowadził na przełomie 2011 i 2012 Agnieszka Giebel
roku. Zastępca Dyrektora Departamentu
Audytu Sektora Finansów Publicznych
Jedna z ankiet dotyczyła audytu
Ministerstwa Finansów
wewnętrznego oraz kontroli zarządczej
w jednostkach samorządu terytorialnego.
OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI
OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI
Zwrot wypełnionych ankiet wyniósł ponad
ZARZ
DCZEJ W JEDNOSTKACH
ZARZ
DCZEJ W JEDNOSTKACH
90%. Celem tego badania było pozyskanie
SAMORZ
DU TERYTORIALNEGO
SAMORZ
DU TERYTORIALNEGO
informacji na temat znajomości zagadnień
z zakresu kontroli zarządczej w jednostkach
Obowiązek składania oświadczenia o stanie
samorządu terytorialnego oraz działań
kontroli zarządczej, określony w ustawie
podjętych w tym zakresie. Wyniki analizy
o finansach publicznych1, dotyczy ministrów
ankiet będą również stanowiły cenne z
ródło
kierujących działami administracji rządowej
informacji na temat skuteczności zadań
oraz kierowników jednostek w dziale, o ile
realizowanych przez Ministra Finansów
minister kierujący działem zobowiąże ich do
w zakresie koordynacji kontroli zarządczej
złożenia takiego oświadczenia.
w jednostkach sektora finansów
publicznych oraz wskażą kierunki dla W przypadku jednostek samorządu
dalszych prac w tym zakresie.
terytorialnego zaleca się coroczne
potwierdzenie uzyskania zapewnienia
Druga ankieta obejmowała zagadnienia
o stanie kontroli zarządczej w formie
związane z wykonywaniem audytu
stosownego oświadczenia (Standard E 22
wewnętrznego przez usługodawcę
niezatrudnionego w jednostce. Ta ankieta
1
została skierowana do jednostek, które
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z póz
n. zm.)
2/11
Standardy kontroli zarządczej dla sektora
W 2011 r. dla sektora rządowego zostały
finansów publicznych2).
przygotowane wskazówki dotyczące
składania oświadczenia o stanie kontroli
Istotą sporządzenia oświadczenia jest
zarządczej. Mogą one być również
ocena funkcjonowania kontroli zarządczej
wykorzystywane przez jst. Są one
w roku poprzednim.
dostępne na stronie internetowej
Dokonywanie systematycznej oceny
w zakładce: www.mf.gov.pl
funkcjonowania kontroli zarządczej nie
Bezpieczeństwo Finansowe/ Kontrola
wymaga budowania od nowa dodatkowego
zarządcza w sektorze publicznym/ Metodyka
systemu oceny.
i dobre praktyki/Metodyka.
Prowadzony w jednostce monitoring
przyjętych do realizacji celów i zadań,
10 MITÓW O KONTROLI ZARZ
DCZEJ
10 MITÓW O KONTROLI ZARZ
DCZEJ
system zarządzania ryzykiem, kontrole
Na temat kontroli zarządczej krąży wiele
i audyty stanowią istotne z
ródła informacji
opinii lub przekonań, które nie są
o stanie kontroli zarządczej, nawet jeżeli
prawdziwe, a którą mogą świadczyć o braku
w informacjach pochodzących z tych z
ródeł
zrozumienia istoty tej koncepcji. Artykuł ten
nie jest stosowane pojęcie  kontrola
odnosi się do najczęściej spotykanych
zarządcza . Być może istnieją takie obszary
mitów na ten temat.
w jednostce, które nigdy nie są oceniane,
wówczas należy się zastanowić czy nie
1. KONTROLA ZARZ
DCZA TO
1. KONTROLA ZARZ
DCZA TO
wdrożyć tam odpowiedniego monitoringu.
DODATKOWE OBCI
ŻENIE DLA
DODATKOWE OBCI
ŻENIE DLA
Ważne jest, by wszystkie dostępne
JEDNOSTEK
JEDNOSTEK
informacje były łączone i analizowane
Kierownik jednostki oraz inni pracownicy
całościowo, aby kierownik jednostki
zajmujący stanowiska menadżerskie, ze
otrzymywał kompleksową informację
względu na sam fakt zajmowania
o funkcjonowaniu kontroli zarządczej.
stanowiska kierowniczego, byli i są
Wymaga podkreślenia, że sens ma tylko
zobligowani do prowadzenia działań
taka ocena, która w prawdziwy i rzetelny
składających się na kontrolę zarządczą.
sposób podsumuje sytuację jednostki.
Co więcej, każdy pracownik był i jest częścią
systemu, jaki ona stanowi. Kontrola
Samo oświadczenie jest jedynie finalnym
zarządcza porządkuje działania z tego
dokumentem corocznego procesu oceny
zakresu, stanowiąc model zarządzania,
stanu kontroli zarządczej.
który zwraca uwagę kierowników na efekty
Nie ma konieczności stosowania przez jst funkcjonowania ich jednostek, wskazując
wzoru oświadczenia określonego w jaki sposób należy zarządzać, aby
w rozporządzeniu w sprawie wzoru jednostka osiągała swoje cele i zadania
oświadczenia o stanie kontroli zarządczej3 zgodnie z prawem, oszczędnie i w terminie.
przeznaczonego dla administracji rządowej. To jednocześnie model jednolitej oceny
Wzór ten może być oczywiście funkcjonowania wszystkich jednostek
wykorzystany, ale kierownik jst może także sektora finansów publicznych.
zdecydować, że oświadczenie będzie
Kontrola zarządcza zmusza kierowników
sporządzane według innego wzoru.
do nowego spojrzenia na funkcjonowanie
jednostki  do tej pory kluczowe było
2
Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16
zapewnienie legalności, teraz głównym
grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli
celem staje się skuteczność, nastawiona na
zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.
osiąganie rezultatów przy zachowaniu
Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84)
3
legalności, jako jednego z kryteriów
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2
grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia działania.
o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. Nr 238, poz.
1581)
3/11
Kontrola zarządcza podkreśla znaczenie jest to konieczne, aby wprowadzane zmiany
planowania działalności oraz były jasne i czytelne dla wszystkich
sprawozdawania z osiągniętych wyników, pracowników.
a także ma uzmysłowić wszystkim
Warto podkreślić, że obowiązywanie
kierownikom jednostek, że skuteczne
jakiegokolwiek dokumentu wewnętrznego
i efektywne działanie jednostki wymaga
regulującego zagadnienia kontroli
działań systemowych, obejmujących różne
zarządczej nie jest konieczne, aby można
aspekty działalności jednostki.
było uznać, że w jednostce funkcjonuje
Model kontroli zarządczej wskazuje także
kontrola zarządcza.
na to, iż każda organizacja jest organizmem
3. S
JEDNOSTKI, KTÓRE PRZYJ
A
Y
3. S
JEDNOSTKI, KTÓRE PRZYJ
A
Y
dynamicznym i skomplikowanym.
NIEWA
AŚCIWE ROZWI
ZANIA
NIEWA
AŚCIWE ROZWI
ZANIA
Doprowadzenie jednostki do założonych
Z ZAKRESU KONTROLI ZARZ
DCZEJ
Z ZAKRESU KONTROLI ZARZ
DCZEJ
celów może wymagać interwencji
w obszarach takich, jak np. środowisko
Zaletą kontroli zarządczej jest jej
wewnętrzne czy informacja i komunikacja,
uniwersalność, możliwość stosowania tego
które niekoniecznie wprost kojarzą się
modelu zarówno w małych, jak i dużych
z działalnością tzw. merytoryczną
jednostkach sektora publicznego (sam
(np. ustalanie wysokości oraz pobór
model wywodzi się z sektora prywatnego,
podatków).
gdzie najczęściej używa się terminu
 kontrola wewnętrzna ).
Uregulowania prawne dotyczące kontroli
zarządczej nie są zatem wyrazem nowego
Podstawową kwestią jest stosowanie
obowiązku, który został nałożony na
modelu kontroli zarządczej adekwatnie do
jednostki od 1 stycznia 2010 r., lecz jedynie
specyfiki danej jednostki. Dlatego też
zapisaniem w ustawie elementarnych
w każdej jednostce mogą być stosowane
powinności wiążących się z zarządzaniem
różne rozwiązania.
jakąkolwiek działalnością.
Zawsze powinny one prowadzić do
2. NIEZB
DNE JEST PRZYJ
CIE
2. NIEZB
DNE JEST PRZYJ
CIE
realizacji zasadniczego celu kontroli
REGULAMINU KONTROLI
REGULAMINU KONTROLI
zarządczej, tj. osiągania celów i zadań
ZARZ
DCZEJ
ZARZ
DCZEJ
jednostki. Istotną rolę w kształtowaniu
rozwiązań zarządczych będzie miał
Aby dobrze wywiązywać się z obowiązków
kierownik jednostki i jego styl zarządzania.
określonych w ustawie o finansach
Kopiowanie rozwiązań z innych jednostek
publicznych kierownik jednostki
może powodować, że nie będą one
w pierwszej kolejności powinien, przy
dopasowane do charakteru danej jednostki
udziale całego kierownictwa jednostki,
i w związku z tym odrzucone przez
ocenić jakie elementy w jednostce już
pracowników lub postrzegane jako zbędna
funkcjonują, a czego ewentualnie brakuje
biurokracja.
lub co nie działa prawidłowo. Należy przy
tym pamiętać, że nie wszystkie
Zatem rozwiązania przyjęte
procedury muszą koniecznie być spisane.
w poszczególnych jednostkach, które
Kryterium oceny powinny stanowić
prowadzą do realizacji celów i zadań
Standardy kontroli zarządczej dla sektora
jednostki w sposób zgodny z prawem,
finansów publicznych. Proces oceny
efektywny, oszczędny i terminowy, mogą
funkcjonujących rozwiązań nie musi odbyć
różnić się między sobą, nawet jeśli są to
się jednorazowo  jest to raczej niemożliwe,
jednostki o podobnym charakterze, bądz

chyba że będzie przeprowadzany w bardzo
formie organizacyjno-prawnej.
małych jednostkach.
W dokumentach wewnętrznych nie należy
powtarzać treści Standardów kontroli
zarządczej czy przepisów prawa, chyba że
4/11
4. JEŻELI NIE MAM AUDYTU działań składających się na kontrolę
4. JEŻELI NIE MAM AUDYTU
zarządczą może być zakończona.
WEWN
TRZNEGO, TO NIE MOG

WEWN
TRZNEGO, TO NIE MOG

ZAPEWNIĆ FUNKCJONOWANIA
ZAPEWNIĆ FUNKCJONOWANIA
6. ŻEBY DOBRZE STOSOWAĆ
6. ŻEBY DOBRZE STOSOWAĆ
KONTROLI ZARZ
DCZEJ
KONTROLI ZARZ
DCZEJ
PRZEPISY USTAWY O FINANSACH
PRZEPISY USTAWY O FINANSACH
PUBLICZNYCH W ZAKRESIE
Audyt wewnętrzny jest jednym z wielu PUBLICZNYCH W ZAKRESIE
możliwych narzędzi monitorowania KONTROLI ZARZ
DCZEJ TRZEBA
KONTROLI ZARZ
DCZEJ TRZEBA
i oceny kontroli zarządczej. Z uwagi na ODBYĆ ODPOWIEDNIE SZKOLENIE
ODBYĆ ODPOWIEDNIE SZKOLENIE
charakter wykonywanej pracy audytorzy
SPECJALISTYCZNE
SPECJALISTYCZNE
zazwyczaj mają dużą wiedzę w zakresie
Stałe uzupełnianie wiedzy jest oczywiście
systemu kontroli zarządczej, ale nie jest to
korzystne, ale uczestniczenie w szkoleniu
wiedza przypisana wyłącznie do tej funkcji.
w zakresie kontroli zarządczej nie jest
Szereg różnych specjalistów zatrudnionych
konieczne, aby dobrze stosować przepisy
w jednostce dysponuje, lub po określonym
ustawy o finansach publicznych. Obecnie na
przeszkoleniu może dysponować
stronie internetowej Ministerstwie
informacjami, które będą stanowiły pomoc
Finansów znajduje się bardzo wiele
dla kierownika jednostki i innych
informacji nt. kontroli zarządczej, w tym
pracowników w zakresie kontroli
przykładów praktycznych rozwiązań
zarządczej.
stosowanych przez jednostki.
Podkreślenia wymaga fakt, że zapewnienie
Po zrozumieniu ogólnej koncepcji,
prawidłowego funkcjonowania kontroli
najważniejsze staje się pogłębianie przez
zarządczej to obowiązek kierownika każdej
kierowników jednostek kompetencji
jednostki sektora publicznego, bez względu
menadżerskich.
na to, czy jest ona objęta audytem
wewnętrznym.
Podkreślić należy, iż niezwykle uważnie
należy dokonywać wyboru zarówno
5. ZA ROK PLANUJEMY ZAKOC
CZYĆ
5. ZA ROK PLANUJEMY ZAKOC
CZYĆ
szkoleń, jak i ewentualnych konsultantów
WDRAŻANIE KONTROLI
WDRAŻANIE KONTROLI
z tego zakresu, jeśli już kierownictwo
ZARZ
DCZEJ
ZARZ
DCZEJ
zdecyduje się skorzystać z ich usług.
Na rynku jest bogata oferta szkoleniowa
Zarządzanie jednostką nie jest projektem,
i doradcza, jednak ważne jest, aby osoby czy
czyli przedsięwzięciem ograniczonym
podmioty prowadzące takie szkolenie lub
w czasie. Nie sposób zatem mówić
doradztwo, posiadały zarówno wiedzę jak
o zakończeniu jej wdrażania.
i doświadczenie, szczególnie odnoszące się
Każda jednostka cały czas się zmienia,
do danego rodzaju jednostki, bądz
dziedziny
reagując na zmiany zachodzące
w jakiej jednostka działa.
w otoczeniu (np. zmiany w przepisach
Należy też pamiętać, że w obszarze kontroli
prawa) i doskonaląc swoją działalność.
zarządczej nie ma rozwiązań optymalnych
W literaturze istnieją modele opisujące tzw.
dla wszystkich jednostek. Dlatego ważnym
dojrzałość organizacji, które pokazują
jest, aby konsultant nie przenosił
ścieżkę rozwoju organizacji, ale nawet te
bezkrytycznie wypracowanych rozwiązań,
organizacje, których stopień rozwoju można
nawet jeśli sprawdziły się w jednej
ocenić jako optymalny, stale usprawniają
jednostce, ponieważ niekoniecznie mogą
swoje funkcjonowanie. Odnosząc to np. do
one być optymalne dla innej.
oświadczenia o stanie kontroli zarządczej,
7. ZAGADNIENIE KONTROLI
7. ZAGADNIENIE KONTROLI
jeżeli na podstawie prowadzonego
ZARZ
DCZEJ TRZEBA WPISAĆ DO
ZARZ
DCZEJ TRZEBA WPISAĆ DO
monitoringu i ocen kierownik jednostki
KAŻDEJ PROCEDURY
KAŻDEJ PROCEDURY
może stwierdzić, że w jednostce
WEWN
TRZNEJ
WEWN
TRZNEJ
funkcjonowała adekwatna, skuteczna
i efektywna kontrola zarządcza, to nie
Umieszczenie w każdej wewnętrznej
oznacza, że realizacja poszczególnych
procedurze sformułowania  kontrola
5/11
zarządcza nie spowoduje, że jednostka odpowiedzialności za zarządzanie
będzie lepiej zarządzana, a kierownik jednostką.
jednostki wywiąże się z obowiązków
9. ZARZ
DZANIE RYZYKIEM TO
9. ZARZ
DZANIE RYZYKIEM TO
określonych w ustawie o finansach
SKOMPLIKOWANE DZIAA
ANIE NIE
SKOMPLIKOWANE DZIAA
ANIE NIE
publicznych.
PRZYNOSZ
CE JEDNOSTCE
PRZYNOSZ
CE JEDNOSTCE
Taka zmiana procedur może nawet okazać
ŻADNYCH KORZYŚCI
ŻADNYCH KORZYŚCI
się zbędna i słusznie uznana jako
Przystąpienie do wprowadzania formalnych
nadmiernie biurokratyczna.
systemów zarządzania ryzykiem w
Procedury w jednostce stale się zmieniają. jednostce może być trudne, głównie
Dokonując w nich zmian należy pamiętać, że z powodu konieczności zmiany filozofii
patrzenia na jednostkę i jej działania.
opisywane tam mechanizmy kontroli
powinny zawsze odpowiadać na Zarządzanie ryzykiem wymaga spojrzenia
zidentyfikowane ryzyka. Przykładowo, jeżeli na jednostkę, na jej procedury czy sposób
w jednostce nie można powierzyć ich realizacji, z perspektywy celów i zadań
postawionych przed jednostką, czy komórką
obowiązków związanych z akceptacją
organizacyjną. Zarządzanie ryzykiem nie
zakupów, dokonywaniem płatności
i rejestrowaniem operacji gospodarczych może funkcjonować  obok rutynowej,
rożnym osobom, to procedury powinny codziennej działalności pracowników.
określać inne mechanizmy, które
Dlatego tak ważne jest, aby system
zabezpieczą jednostkę przed ryzykiem
zarządzania ryzykiem był dostosowany do
dokonywania niecelowych zakupów
jednostki, wpasowywał się w istniejącą już
(np. rotacja pracowników, ścisły nadzór,
strukturę, a pracownicy byli do tego
kontrola ex post, zapewnienie corocznego
odpowiednio przygotowani. Niezwykle
korzystania z urlopu przez pracowników,
ważne jest, aby najwyższe kierownictwo
ograniczone delegowanie uprawnień do
prezentowało poparcie dla zarządzania
zatwierdzania operacji.)
ryzykiem i wszystkich działań związanych
z kontrolą zarządczą.
Istotą procedur nie jest zatem użycie
sformułowania  kontrola zarządcza , ale
Zarządzanie ryzykiem nie może
mechanizmy, które są w nich opisane.
funkcjonować w jednostce, która nie zna
W tym sensie można mówić, że swoich celów. Gdy mamy już określone
poszczególne elementy kontroli zarządczej CELE, należy rozważyć, co może się
wydarzyć, że cele te nie zostaną osiągnięte
są uregulowane w każdej procedurze
wewnętrznej, natomiast nie jest konieczne (czyli jakie są RYZYKA). Jeżeli już wiadomo
wyrażanie tego expressis verbis. jakie są ryzyka, należy się zastanowić, jakie
działania można podjąć, aby ograniczyć
8. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA
8. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA
wpływ tych ryzyk na możliwość osiągnięcia
JEDNOSTKI W ZAKRESIE KONTROLI
JEDNOSTKI W ZAKRESIE KONTROLI
celów i realizować te działania
ZARZ
DCZEJ MOŻNA PRZENIEŚĆ NA
ZARZ
DCZEJ MOŻNA PRZENIEŚĆ NA
(MECHANIZMY KONTROLI). Np. jeżeli
GA
ÓWNEGO KSI
GOWEGO
GA
ÓWNEGO KSI
GOWEGO
jednostka planuje poprawę bezpieczeństwa
na drogach poprzez wybudowanie
Nie jest to możliwe. Przekazanie
określonej liczby kilometrów dróg w danym
określonych obowiązków z zakresu
roku, wówczas kierownictwo jednostki
zarządzania innemu pracownikowi nie
powinno się zastanowić, co może
zmienia odpowiedzialności kierownika
przeszkodzić w zrealizowaniu tego celu
za prawidłowo funkcjonującą kontrolę
(np. odejście z pracy kluczowego
zarządczą. Oczywiście wiele zadań
pracownika obsługującego tę inwestycję
i obowiązków jest delegowanych na innych
w urzędzie, co spowoduje niezakończenie
pracowników, gdyż bez tego nie sposób
inwestycji w trakcie roku) i określić
zapewnić sprawnego działania, ale nie
działania, które ograniczą
oznacza to nigdy przeniesienia
6/11
prawdopodobieństwo wystąpienia tych jednostkę. Następnie audytor w trakcie
ryzyk lub też jego skutki (przykładowy zadań sprawdza, czy ryzyka są dobrze
mechanizm kontroli - włączenie w obsługę identyfikowane i analizowane oraz czy
projektu innego pracownika). działania, które są określone w odpowiedzi
na ryzyko są dobrze zaprojektowane
Zarządzanie ryzykiem to codzienne
i realizowane.
zarządzanie jednostką uwzględniające
Przy dokonywaniu przez kierownictwo
zagrożenia, które mogą wpływać na
pierwszych analiz ryzyka pomoc audytora
osiągnięcie sukcesu przez jednostkę.
może mieć duże znaczenie, ale docelowy
Pomaga odpowiednio dobrać lub
stan musi zakładać rozdzielność procesu
zweryfikować działania, które ograniczą
zarządzania ryzykiem od analizy ryzyka
zidentyfikowane zagrożenia, a tym samym
prowadzonej przez audytora
przyczynią się do osiągnięcia założonych
wewnętrznego.
celów.
ZARZ
DZANIE RYZYKIEM 
ZARZ
DZANIE RYZYKIEM 
Formalny system zarządzania ryzykiem
PODSTAWY IDENTYFIKACJI, ANALIZY
usprawnia zarządzanie, systematyzuje PODSTAWY IDENTYFIKACJI, ANALIZY
działania, które są podejmowane, a także I REAKCJI NA RYZYKO
I REAKCJI NA RYZYKO
dostarcza informacji potrzebnych do
W poprzednim Biuletynie pisaliśmy
podejmowania decyzji.
o najważniejszych zasadach wyznaczania
10. NASZA JEDNOSTKA WDROŻYA
A przez jednostki celów i zadań. Kiedy
10. NASZA JEDNOSTKA WDROŻYA
A
ZARZ
DZANIE RYZYKIEM jednostka zaplanuje już swoją działalność,
ZARZ
DZANIE RYZYKIEM
kolejnym etapem jest identyfikacja i analiza
PONIEWAŻ ZATRUDNIAMY
PONIEWAŻ ZATRUDNIAMY
ryzyk, które mogą zagrozić osiągnięciu
AUDYTORA WEWN
TRZNEGO,
AUDYTORA WEWN
TRZNEGO,
wyznaczonych celów oraz określanie reakcji
KTÓRY DOKONUJE ANALIZY
KTÓRY DOKONUJE ANALIZY
na te ryzyka. Ryzyko jest nieodłącznym
RYZYKA
RYZYKA
elementem każdej działalności.
Analizę ryzyka w systemie zarządzania
Uwzględnianie przez kierownictwo
ryzykiem przeprowadza kierownictwo
jednostki ryzyk przy podejmowaniu decyzji
jednostki, najczęściej wykorzystując do
jest istotnym elementem dobrego
tego wprowadzone przez siebie systemy
zarządzania jednostką, który może
pozyskiwania informacji o ryzykach
zadecydować o jej sukcesie.
z komórek organizacyjnych.
IDENTYFIKACJA RYZYKA
IDENTYFIKACJA RYZYKA
Audytor wewnętrzny dokonuje niezależnej
Identyfikacja ryzyka powinna być procesem
oceny ryzyka, aby w każdym roku skupić się
powtarzalnym (systematycznym)
na zadaniach/obszarach, które są jego
i połączonym z procesem planowania
zdaniem najbardziej ryzykowne. Jest to
działalności jednostki. Podczas tej
konieczne, bowiem zasoby audytu
identyfikacji powinny być brane pod uwagę
wewnętrznego są zawsze ograniczone, więc
wszelkie możliwe zdarzenia, które mogą
aby dobrze je wykorzystać trzeba się
wystąpić i wpływać na osiągnięcie
skupiać na rzeczach najważniejszych dla
założonych celów i zadań. Identyfikując
jednostki.
ryzyka ważna jest dokładna znajomość
Są to dwie różne, oddzielne analizy!
jednostki, środowiska, w którym
funkcjonuje, a także zrozumienie jej celów
W celu zachowania obiektywizmu w ocenie
i zadań oraz czynników kluczowych dla
systemu zarządzania ryzykiem (co jest
osiągnięcia sukcesu.
jednym z obowiązkowych zadań audytu
wewnętrznego) audytor wewnętrzny może
Identyfikacja ryzyk ma podstawowe
i powinien wykorzystywać wyniki systemu
znaczenie dla zarządzania ryzykiem
zarządzania ryzykiem  bo to jest ocena
w jednostce, bowiem jeżeli jakieś ryzyka nie
kierownictwa, które najlepiej zna swoją
zostaną zidentyfikowane na tym etapie
7/11
procesu zarządzania ryzykiem, nie będą identyfikacji ryzyk. Przykładowo, inaczej
brane pod uwagę na dalszych etapach. zostaną zdefiniowane ryzyka dla celu
Dlatego też identyfikacja ryzyka powinna  zapewnienie wysokiej jakości kształcenia w
obejmować wszystkie obszary i aspekty szkołach podstawowych , a inaczej dla celu
działalności jednostki. W procesie  poprawa o 1 pkt wyniku sprawdzianu dla
identyfikacji ryzyka należy uwzględniać: 6-klasistów .
- czynniki zewnętrzne, np.
Wszystkie ryzyka powinny mieć swojego
zmieniające się oczekiwania lub
właściciela, który jest odpowiedzialny za
potrzeby klientów, zmiany przepisów
zapewnienie, że ryzyko jest zarządzane
prawa, naturalne zagrożenia, zmiany
i monitorowane.
gospodarcze, naciski na jednostkę
Właściciel ryzyka powinien mieć władzę
z zewnątrz,
wystarczającą do zapewnienia efektywnego
- czynniki wewnętrzne, np. charakter
zarządzania ryzykiem.
wykonywanej działalności, kultura
organizacji, dostępne środki finansowe,
Ryzyka mogą być identyfikowane przez
plany i strategie, komunikacja, systemy
kierownictwo, specjalnie powoływane do
informatyczne, liczba pracowników i ich
tego zadania zespoły, pracowników
kwalifikacje, odpowiedzialność
w ramach istniejącej struktury
i postawy kierownictwa, liczba, rodzaj
organizacyjnej. Może to się odbywać
i wielkość dokonywanych operacji
podczas narad, czy poprzez wymianę
finansowych, przetwarzanie informacji.
korespondencji. Nie można tu wskazać
jednej sprawdzonej metody dla wszystkich
Dokonując identyfikacji ryzyka należy
jednostek. Istotnym elementem będzie tutaj
posługiwać się też informacjami
zaangażowanie kierownictwa jednostki.
dotyczącymi negatywnych zdarzeń, które
wystąpiły w przeszłości.
ANALIZA RYZYKA
ANALIZA RYZYKA
Należy unikać określania ryzykiem Analiza ryzyka prowadzi do lepszego
zdarzeń, które nie mają wpływu na rozumienia zidentyfikowanych ryzyk.
realizację celu lub też są zaprzeczeniem Dostarcza informacji niezbędnych do
celów.4 uszeregowania ryzyk i podjęcia decyzji, jak
należy z nimi postąpić.
Definiując ryzyka należy zawsze wskazywać
Zazwyczaj analiza ryzyka polega na
przyczyny ich wystąpienia oraz skutki,
oszacowaniu tzw.  istotności ryzyka
bowiem wówczas dużo łatwiej dokonuje się
poprzez określenie prawdopodobieństwa
oceny ryzyk oraz wskazuje interakcje
wystąpienia i możliwych jego skutków,
pomiędzy różnymi ryzykami (np. dana
według przyjętej wcześniej skali. Skala
przyczyna może powodować
może być 3 czy 5 stopniowa. Jednostka
zmaterializowanie się wielu ryzyk, co będzie
sama określa sposób szacowania istotności
wpływało na ocenę tych ryzyk). Ryzyka
ryzyka, dostosowując go do swoich potrzeb.
muszą być też definiowane na tyle
konkretnie, aby można było wskazać
Ważne jest, aby skale i kryteria przypisania
konkretne działania w odpowiedzi na te
konkretnej wartości danemu ryzyku były
ryzyka.
dobrze rozumiane przez wszystkie
zainteresowane osoby.
W każdym przypadku ryzyko powinno
odnosić się do celów/zadań.
W efekcie tej analizy otrzymujemy listę
ryzyk wraz z ich oceną (np. ryzyko
Dlatego też poprawne zdefiniowanie celów
wysokie/średnie/niskie), którą można
i zadań ma tak istotne znaczenie dla dobrej
przedstawić w sposób graficzny na tzw.
mapie ryzyka.
4
Np. jeżeli celem jest zrealizowanie dochodów na
założonym poziomie, ryzykiem nie jest niezrealizowanie
dochodów na założonym poziomie.
8/11
USZEREGOWANIE RYZYK dużym ryzykiem),
USZEREGOWANIE RYZYK
- działanie (poprzez zastosowanie
Po dokonaniu analizy możliwe jest
konkretnych mechanizmów
uszeregowane ryzyk według ich istotności.
kontroli),
Uszeregowanie ryzyk ma zasadnicze - przeniesienie (np. ubezpieczenie,
znaczenie dla zarządzania nimi, bowiem zlecenie wykonania działania innej
w jednostce należy skupić wysiłki na organizacji),
ryzykach ocenianych jako najbardziej
- tolerowanie (akceptowanie ryzyka,
zagrażające realizacji celów i zadań.
bez dodatkowych mechanizmów
kontrolnych).
W przypadku pozostałych ryzyk należy
Każda z tych reakcji powinna być świadomą
ustalić dobry system monitorowania.
decyzją kierownictwa.
Kierownictwo każdej jednostki podejmując
Więcej informacji nt. mechanizmów kontroli
decyzje intuicyjnie wyznacza poziom
zostanie przedstawionych w następnym
ryzyka, jaki jest w stanie zaakceptować.
numerze Biuletynu.
W systemie zarządzania ryzykiem poziom
ten powinien być jednoznacznie określony
W celu uzyskania szerszej wiedzy
i powszechnie znany. Po zestawieniu oceny
nt. zarządzania ryzykiem zachęcamy do
poszczególnych ryzyk i poziomu
zapoznania się z dokumentami Zarządzanie
akceptowanego ryzyka jednostka otrzymuje
ryzykiem  informacje ogólne oraz
listę:
Zarządzanie ryzykiem w sektorze publicznym
- ryzyk, wobec których muszą zostać
- podręcznik wdrożenia systemu zarządzania
podjęte dodatkowe działania,
ryzykiem w administracji publicznej w Polsce
- ryzyk, które wymagają
opublikowanymi na stronie internetowej
szczególnego monitorowania,
MF w zakładce Bezpieczeństwo
- ryzyk nie niosących istotnego
Finansowe/Kontrola zarządcza w sektorze
zagrożenia dla realizacji celów,
publicznym/ Metodyka i dobre
w przypadku których wystarczy
praktyki/Metodyka .
standardowy system monitoringu.
INTERESUJ
CE PUBLIKACJE NA
INTERESUJ
CE PUBLIKACJE NA
Podejmowanie działań wobec ryzyk nie
STRONIE INTERNETOWEJ
STRONIE INTERNETOWEJ
niosących istotnego zagrożenia dla realizacji
celów i zadań nie jest zasadne, bowiem MINISTERSTWA FINANSÓW
MINISTERSTWA FINANSÓW
zawsze związane jest z dodatkowym
W poprzednim numerze przedstawiliśmy
zaangażowaniem pracowników, a także
strukturę zakładki portalu internetowego
wydatkowaniem pieniędzy.
MF poświęconego kontroli zarządczej
W ten sposób zarządzanie ryzykiem
(www.mf.gov.pl Bezpieczeństwo
pozwala kierownictwu jednostek na lepsze
Finansowe/ Kontrola zarządcza w sektorze
wykorzystanie posiadanych zasobów oraz
publicznym/ Metodyka i dobre
skoncentrowanie własnego czasu na
praktyki/Metodyka..) Tym razem
kwestiach najistotniejszych z perspektywy
chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na
osiągania celów jednostki.
kilka opracowań, które zostały
opublikowane w 2012 roku w zakładce
REAKCJA NA RYZYKO
REAKCJA NA RYZYKO
Kontrola zarządcza w sektorze publicznym/
Aby utrzymać ryzyko na określonym
Metodyka i dobre praktyki/ Opracowania nt.
akceptowalnym poziomie, podejmowane są
kontroli zarządczej oraz zachęcić do
działania, które można przyporządkować do
śledzenia strony ze względu na publikacje,
jednej lub kilku z poniższych grup reakcji na
które pojawią się w najbliższym czasie.
ryzyko:
- wycofanie się (np. rezygnacja
z projektu, który wiąże się ze zbyt
9/11
OBECNE PUBLIKACJE Opracowanie przedstawia w szczególności
OBECNE PUBLIKACJE
istotę samej koncepcji, jak również z
ródła,
Jedną z publikacji, do zapoznania z którą
kontekst i cel powstania przepisów
chcemy Państwa zachęcić jest Analiza
dotyczących kontroli zarządczej. Zasadniczą
wystąpień pokontrolnych Najwyższej Izby
jego część stanowi opis zasobu
Kontroli dotyczących funkcjonowania audytu
podstawowych aktów prawnych i innych
wewnętrznego w systemie kontroli
dokumentów rządowych, a także próba
zarządczej  marzec 2012. Dokument ten
udzielenia odpowiedzi na kwestie będące
co prawda obejmuje wyniki kontroli
przedmiotem najczęściej zadawanych pytań
przeprowadzonej w drugiej połowie 2011 r.
i formułowanych wątpliwości.
w 15 jednostkach administracji rządowej,
W opracowaniu zwrócono także uwagę na
ale informacje zebrane i przedstawione
to, które rozwiązania w przepisach
w tej analizie, w szczególności wybrane
dotyczących kontroli zarządczej odnoszą się
wnioski ogólne sformułowane
do jednostek samorządu terytorialnego.
w wystąpieniach pokontrolnych, mogą być
przydatne również dla jednostek
Przedstawiony tekst opracowania stanowi
samorządowych.
jego pierwszą wersję. Zakładamy, że
opracowanie będzie aktualizowane z uwagi
Kolejnym opracowaniem jest dokument
na konieczność uwzględnienia zmian
Publiczna Kontrola Wewnętrzna w krajach
w szerokiej gamie opisanych przepisów
Unii Europejskiej, który został przygotowany
prawnych, jak również ze względu na
przez Departament DA w oparciu
komentarze i propozycje ulepszeń,
o Kompendium opracowane przez Dyrekcję
zgłaszane przez jego czytelników. Dlatego
Generalną ds. Budżetu Komisji Europejskiej.
zachęcamy Państwa do przesyłania
Dokument ten stanowi zbiór informacji
komentarzy, uwag lub propozycji zmian
nt. systemu kontroli zarządczej (zwanej
w Kompendium na adres:
również wewnętrzną) nadesłanych do DG
[e-mail]
Budżet przez 27 krajów UE.
Szczególnej uwadze polecamy opracowanie PRZYSZA
E PUBLIKACJE
PRZYSZA
E PUBLIKACJE
pod nazwą Kontrola zarządcza w sektorze
Mijają dwa lata od wprowadzenia do
finansów publicznych. Istota, unormowania
polskiego porządku prawnego5 możliwości
prawne i otoczenie. Kompendium wiedzy.
prowadzenia w sektorze publicznym audytu
Dokument ten stanowi pierwszą próbę
wewnętrznego przez usługodawcę
syntezy wiedzy o kontroli zarządczej, jaką
niezatrudnionego w jednostce. Departament
dysponuje Departament Audytu Sektora
DA, aby zebrać informacje nt. praktycznych
Finansów Publicznych oraz przedstawienia
rozwiązań stosowanych w ramach tego
jej w szerszym kontekście. Kompendium
przepisu prawnego, rozesłał ankiety do 492
może stanowić cenne z
ródło informacji dla
jednostek, które zadeklarowały
osób zaangażowanych w ramach swojej
prowadzenie takiej formy audytu, większość
pracy zawodowej w zadania związane
z nich stanowiły jst. Zebrane informacje
z zastosowaniem koncepcji kontroli
zostały wykorzystane do opracowania
zarządczej w zarządzaniu organizacjami w
dokumentu, stanowiącego zbiór
administracji publicznej.
stosowanych rozwiązań obejmujących
Kompendium nie ma charakteru wszystkie aspekty prowadzenia audytu
wytycznych Ministerstwa Finansów. Nie wewnętrznego przez podmiot zewnętrzny.
formułuje ono żadnych konkretnych W opracowaniu znajdą się odpowiedzi na
i gotowych do zastosowania rozwiązań, najczęściej zadawane pytania oraz
prezentuje raczej ogólny kontekst, którego przykłady dobrych praktyk w tym zakresie,
znajomość wydaje się niezbędna, aby móc
5
pracować nad szczegółowymi
Art.275 i 279 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
rozwiązaniami.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240
z póz
n. zm.)
10/11
których zastosowanie może znacznie
usprawnić funkcjonowanie audytu
wewnętrznego i być z
ródłem wiedzy
zarówno dla kierownika jednostki, jak
i usługodawcy. Opracowanie wskaże także
najczęściej popełniane błędy, mogące
znacząco wpływać na obniżenie
efektywności audytu wewnętrznego.
Trwają również prace nad dokumentem
stanowiącym podsumowanie informacji
zebranych w ankietach dot. kontroli
zarządczej i audytu wewnętrznego
w jednostkach samorządu terytorialnego.
Opracowania te wkrótce znajdą się na
naszej stronie internetowej.
OD REDAKCJI
OD REDAKCJI
Serdecznie zapraszamy Państwa do lektury
publikowanych materiałów i kontaktów
z naszym Departamentem. Chętnie służymy
Państwu wsparciem merytorycznym.
Prosimy też o dzielenie się własnymi
Z OKAZJI ŚWI
T
dobrymi praktykami, których publikacja
pozwoli innym jednostkom na usprawnienie
SAMYCH RADOSNYCH CHWIL
systemów kontroli zarządczej. Będziemy
ORAZ WIOSENNEGO
wdzięczni za wszystkie Państwa sugestie,
NASTROJU
propozycje i uwagi w sprawie Biuletynu
ŻYCZY
oraz strony internetowej.
DEPARTAMENT AUDYTU
Kierownicy jednostek, którzy nie wysłali
SEKTORA FINANSÓW
jeszcze zamówienia, a którzy chcieliby
PUBLICZNYCH
otrzymywać drogą mailową kolejne numery
MINISTERSTWA FINANSÓW
bezpłatnego Biuletynu Kontroli Zarządczej
w jednostkach samorządu terytorialnego
mogą przesłać na adres;
[e-mail] maila o tytule
Zamówienie Biuletynu Kontroli
Zarządczej. W treści prosimy o podanie
imienia i nazwiska, stanowiska, nazwy
jednostki oraz adresu mailowego, na który
mają być wysyłane kolejne numery
Biuletynu .
Kontakt
tel.: [phone]
fax: [phone]
e-mail: [e-mail]
lub [e-mail]
11/11