Jerzy Kowalczyk
Zasady racjonalnego
dokumentowania systemu
zarzÄ…dzania
Zasady doskonalenia systemu zarzÄ…dzania
oraz podstawowe procedury wspomagajÄ…ce
Wydawnictwo
VERLAG
VERLAG DASHOFER Sp. z o.o.
DASHÖFER
wiat profesjonalnej wiedzy
Zarządzanie jakością
Wydawnictwo
VERLAG DASHOFER Sp. z o.o.
R
wiat profesjonalnej wiedzy
al. Krakowska 271, 02-133 Warszawa
tel.: [phone]
VERLAG
faks: 22 829 27 00, 829 27 27
DASHÖFER
www.dashofer.pl
a
k
Jerzy Kowalczyk
Zasady dokumentowania
systemu zarzÄ…dzania
Warszawa 2010
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
c
h
F
o
w
a

K
s
i
Ä…
ż
a
ZASADY DOKUMENTOWANIA SYSTEMU ZARZÄ„DZANIA
Copyright © 2010

Wydawnictwo Verlag Dashofer Sp. z o.o.
al. Krakowska 271, 02-133 Warszawa
tel.: [phone], faks: 22 829 27 00, 829 27 27
www.dashofer.pl
Opracowanie edytorskie: Jolanta Stypułkowska
Skład: NOVA Monika Strużkiewicz
Wszelkie prawa zastrzeżone, prawo do tytułu i licencji jest własnoS
ciÄ… Dashöfer
Holding Ltd. Kopiowanie, przedrukowywanie i rozpowszechnianie całoS
ci lub
fragmentów niniejszej publikacji, również na noS
nikach magnetycznych i elektro-
nicznych, bez zgody Wydawcy jest zabronione. Ze względu na stałe zmiany
w polskim prawie oraz niejednolite interpretacje przepisów Wydawnictwo nie po-
nosi odpowiedzialnoS
ci za zamieszczone informacje.
www.dashofer.pl
2
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
Copyright © Verlag Dashöfer
ZASADY DOKUMENTOWANIA SYSTEMU ZARZÄ„DZANIA
Spis treS
ci
1. Ogólne przesłanki dokumentowania systemu
zarzÄ…dzania ...................................................................... 4
2. Zasady dokumentowania systemu ................................ 9
2.1. Dokumentowanie systemu z punktu widzenia normy
PN ISO 9001:2009 ............................................................. 9
2.2. Hierarchia i struktura dokumentów systemu zarządzania
jakoS
ciÄ… ............................................................................ 13
2.2.1. Księga JakoS
ci .................................................... 14
2.2.2. Procedury ............................................................ 17
2.2.3. Zapisy jakoS
ci ......................................................23
2.2.4. Instrukcje ............................................................. 26
2.2.5. Nadzór nad dokumentami systemu .....................27
3. Typowe mankamenty występujące przy opracowywaniu
dokumentów systemu zarządzania jakoS
ciÄ… .............. 30
www.dashofer.pl
3
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
Copyright © Verlag Dashöfer
Zasady dokumentowania systemu
ZASADY DOKUMENTOWANIA SYSTEMU ZARZÄ„DZANIA
Kierownictwo, decydując o kształcie dokumentacji,
powinno wziąć pod uwagę:
wymagania wynikajÄ…ce z umowy z klientem i in-
nymi zainteresowanymi stronami,
wymagania norm międzynarodowych, krajo-
wych, regionalnych itp.,
wymagania ustawowe i inne przepisy prawne,
w tym przepisy unijne,
różnego rodzaju x
ródła informacji o potrzebach
i oczekiwaniach zainteresowanych stron oraz in-
formacji istotnych dla rozwoju organizacji.
Zgodnie z normÄ… ISO 9001:2008 dokumentacja zakres
dokumentacji
systemu zarzÄ…dzania jakoS
cią powinna zawierać:
SZJ
udokumentowaną deklarację polityki i celów ja-
koS
ci organizacji,
Księgę JakoS
ci,
udokumentowane procedury i zapisy wymagane
normÄ…,
dokumenty, Å‚Ä…cznie z zapisami, okreS
lone przez
organizację jako niezbędne do zapewnienia sku-
tecznego planowania, przebiegu i nadzorowania
jej procesów.
Norma wymaga tylko szeS
ciu procedur, a miano- procedury
wicie:
Nadzór nad dokumentami.
Nadzór nad zapisami jakoS
ci.
Audit wewnętrzny.
Postępowanie z wyrobem niezgodnym.
Działania korygujące.
Działania zapobiegawcze.
Teoretycznie dokumentacja systemu mogłaby ogra-
niczyć się tylko do tych procedur. Jednak trudno
www.dashofer.pl
11
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
Copyright © Verlag Dashöfer
Zasady dokumentowania systemu
ZASADY DOKUMENTOWANIA SYSTEMU ZARZÄ„DZANIA
sobie wyobrazić, aby można było opisać system
tylko przy pomocy tych szeS
ciu procedur, zwłasz-
cza w dużych złożonych organizacjach. W rzeczy-
wistoS
ci ich iloS
ć jest większa i wynika ze specyfiki
organizacji.
udokumentowany
Udokumentowany system zarzÄ…dzania powinien za-
system
wierać co najmniej:
zarzÄ…dzania
Zdefiniowanie polityki i celów jakoS
ci organiza-
cji.
Identyfikację procesów związanych z realizacją
celów oraz wzajemne powiązania między tymi
procesami.
OkreS
lenie mierzalnych celów dla procesów.
Powiązanie celów procesów z polityką, strategią
i celami organizacji.
OkreS
lenie odpowiedzialnoS
ci, uprawnień i za-
dań dla realizatorów procesów.
OkreS
lenie zasobów niezbędnych do prawidło-
wego przebiegu procesów.
Aktualizację polityki i celów organizacji w ra-
mach przeglÄ…du systemu przez kierownictwo.
WeryfikacjÄ™ zdolnoS
ci procesów do osiągania
ustalonych dla nich celów w ramach prowadzo-
nych auditów oraz podejmowanych działań ko-
rygujÄ…cych, zapobiegawczych i doskonalÄ…cych.
www.dashofer.pl
12
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
Copyright © Verlag Dashöfer
Zasady dokumentowania systemu
ZASADY DOKUMENTOWANIA SYSTEMU ZARZÄ„DZANIA
2.2. Hierarchia i struktura dokumentów
systemu zarzÄ…dzania jakoS
ciÄ…
Na poniższym rysunku pokazano hierarchię waż-
noS
ci poszczególnych dokumentów systemu za-
rzÄ…dzania jakoS
ciÄ….
Rys. 1. Hierarchia dokumentów systemu
o Mierzalne cele
o Uprawnienia
i odpowiedzialnoS
ć
o Organizacja
Powiedz, Polityka
co robisz?
Procesy i procedury
Rób to,
Instrukcje robocze
co mówisz
Udowodnij Zapisy jakoS
ci
to
procedura
Aby dokumentacja systemu była w przyszłoS
ci jed-
noznaczna, przejrzysta i łatwa w użytkowaniu, już
na samym początku opracowywania należy okre-
S
lić jej kształt, formę i wzajemne relacje między
poszczególnymi dokumentami. W szczególnoS
ci
uwaga powinna być zwrócona na podstawowy do-
kument systemu, jakim jest procedura.
PowszechnoS
ć stosowania procedur w systemie,
zwłaszcza przez pracowników nie zawsze posia-
dajÄ…cych odpowiednie przygotowanie do odczyty-
www.dashofer.pl
13
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
Copyright © Verlag Dashöfer
Zasady dokumentowania systemu
ZASADY DOKUMENTOWANIA SYSTEMU ZARZÄ„DZANIA
uwzględniać czynnoS
ci kontrolne,
pokazywać miejsca decyzyjne i różne S
cieżki po-
stępowania, w zależnoS
ci od podjętej decyzji.
małe firmy Stosowanie formy graficznej nie może być oczy-
wiS
cie regułą. Obecnie coraz powszechniej wdraża-
ją systemy małe (2-5 pracowników) firmy, mające
bardzo prostą produkcję lub usługę, gdzie mało zło-
żone procedury mogą być opisane dosłownie w kil-
ku zdaniach, bez potrzeby stosowania form graficz-
nych.
Jeżeli organizacja korzysta z pomocy konsultanta,
zwłaszcza z dużym doS
wiadczeniem, to oczywiS
cie
konsultant ten może - i z reguły tak dzieje się -
zaproponować organizacji jakiS
sposób sporządza-
nia procedury, zresztą tak, jak innych dokumentów
systemu, typu instrukcji roboczej, formularza itp.,
które sprawdziły się w organizacjach, najlepiej po-
dobnego typu. Nie powinien jednak w żadnym
przypadku narzucać tego na siłę.
Duża iloS
ć firm konsultingowych i doradczych, czę-
sto z małym doS
wiadczeniem i wÄ…tpliwÄ… etykÄ… po-
stępowania, niesie ryzyko wyboru nieprofesjonal-
nego konsultanta, który narzucając jeszcze sposób
opracowywania procedur systemu, może spowo-
dować, że wdrożony system będzie nieefektywny
i nie przyniesie organizacji oczekiwanych korzyS
ci.
forma procedury Każda organizacja może ustalić formę procedury
według swojego uznania, wykorzystując w tym ce-
lu własne doS
wiadczenia, jednak należy już wtedy
www.dashofer.pl
22
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
Copyright © Verlag Dashöfer