PRACA ZBIOROWA
Dokumentacja
pracownicza
związana
z zatrudnieniem
Dokumentacja
pracownicza
związana
z zatrudnieniem
Stan prawny na 26 marca 2013 r.
Praca zbiorowa
opracował Tomasz KowalsKi
Racjonalne zatrudnianie pracowników ma znaczenie w prawidłowym
i efektywnym działaniu przedsiębiorstwa, które chce odnosić sukcesy
w prowadzeniu swojej działalności. Niestety, dla wielu przedsiębiorców,
zwłaszcza gdy dopiero rozpoczynają swoją działalność, zatrudnienie
pracownika wydaje się być o tyle potrzebnym, co ryzykownym przedsię-
wzięciem. Wówczas jedną z wątpliwości jest rozstrzygnięcie, czy chce-
my zatrudnić pracownika na podstawie umowy o pracę, czy też wolimy
podpisać z zainteresowanym umowę cywilnoprawną. Niektórzy przed-
siębiorcy nie chcą zatrudniać pracowników na podstawie przepisów pra-
wa pracy, bojąc się, że w niezbyt korzystnym położeniu stawiają one sa-
mego pracodawcę. Należy mieć jednak na uwadze, że regulacje zawarte
w przepisach prawa pracy dają też konkretne uprawnienia i możliwości
pracodawcy, o których trudno mówić, kiedy sytuację stron kształtują tyl-
ko zapisy umów cywilnych.
W każdej firmie jedną z kluczowych kwestii jest właściwe prowadzenie
dokumentacji kadrowej. Prawidłowe jej sporządzanie i rzetelne przecho-
wywanie stanowi bowiem podstawę do przestrzegania prawa pracy i jest
odzwierciedleniem sytuacji w firmie. Służby kadrowe szczególną uwagę
powinny zwracać na kompletność i jakość dokumentacji. Zaniedbania na
tym polu mogą się bowiem okazać brzemienne w skutkach, gdy pracow-
nik pozwie kierownictwo do sądu albo w firmie zjawi się kontrola. Każde
istotne zdarzenie kadrowe powinno zostać ujawnione w dokumentach
również i po to, by zapewnić sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
2 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
Umowa przyrzeczona
Zwykle od momentu podjęcia przez pra- Należy podkreślić, że sytuacja prawna stron
codawcę decyzji o zatrudnieniu konkret- przedwstępnej umowy o pracę jest odmienna.
nej osoby do chwili faktycznego rozpo-
częcia przez nią świadczenia pracy mija %ZAPAMI
TAJ
kilka, a nawet kilkanaście tygodni. Jaka Zawierając umowę przedwstępną, strony
forma określenia warunków współpracy zobowiązują się do zawarcia oznaczonej
z nowym pracownikiem jest najdogod- umowy.
niejsza dla pracodawcy? Jak zagwaranto-
wać pracownikowi komfort, tak aby bez W polskim prawie obowiązuje bowiem kon-
stresu odchodził z dotychczasowego stytucyjna zasada wolności pracy  zatrud-
miejsca pracy? nienia (art. 65 Konstytucji RP) oraz wynika-
jąca z art. 11 k.p. zasada swobody nawiązania
stosunku pracy. Powyższe oznacza, że pra-
List intencyjny cownika nie można zmusić do zawarcia umo-
wy o pracę, a co za tym idzie, nawet w przy-
List intencyjny jest pisemną, wstępną de- padku zawarcia przedwstępnej umowy o pracę
klaracją planowanych działań, wyrazem chę- pracodawcy nie będzie przysługiwać roszcze-
ci czy gotowości podjęcia współpracy. W rela- nie o zawarcie umowy przyrzeczonej, a ewen-
cjach pracowniczych jest porozumieniem tualnie jedynie o odszkodowanie za szkodę,
między kandydatem na pracownika a przy- którą poniósł, licząc na zawarcie przez pra-
kandydat
na pracownika
szłym pracodawcą i może zawierać różne ele- cownika umowy o pracę. Może ono obejmo-
menty w sposób ogólny opisujące zasady wać przykładowo koszty rekrutacji (w szcze-
przyszłego zatrudnienia. gólności, gdy rekrutacja była prowadzona
List intencyjny nie ma wiążącego charakte- przez firmę zewnętrzną) czy szkoleń zorgani-
ru, jest jedynie przejawem intencji, nie pro- zowanych w celu przygotowania nowego pra-
wadzi natomiast do zaciągania zobowiązań, cownika do pracy.
nie można na jego podstawie dochodzić ani Pracownikowi będzie przysługiwał wybór
zawarcia umowy, ani odszkodowania. pomiędzy dwoma roszczeniami  o zawarcie
umowy o pracę lub o naprawienie szkody,
jaką pracownik poniósł, licząc na zawarcie
Umowa przedwstępna ostatecznej umowy o pracę.
Inaczej wygląda sytuacja stron, które zde-
cydowały się na zawarcie umowy przed- Oferta zatrudnienia
wstępnej. Przy umowie tego typu strony zo-
bowiązują się do zawarcia oznaczonej Gdy pracodawca podejmie decyzję o wybo-
umowy, określając tym samym jej istotne po- rze konkretnego pracownika na dane stano-
stanowienia. wisko, może przedstawić takiemu pracowni-
W umowie przedwstępnej pracodawca lub kowi ofertę zatrudnienia. Zgodnie z art. 66
pracownik lub obydwie strony zobowiązują k.c. (w związku z art. 300 k.p.) oświadczenie
się do zawarcia oznaczonej umowy  w tym drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi
wypadku umowy o pracę. ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej
Treścią umowy przedwstępnej powinny być umowy. umowa
istotne postanowienia umowy przyrzeczonej, Do istotnych elementów umowy o pracę za-
a zatem w przypadku umowy o pracę będą to licza się:
elementy określone w art. 29 k.p., tj. w szcze- rodzaj pracy,
gólności: miejsce wykonywania pracy,
rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające
wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składni-
rodzajowi pracy, ze wskazaniem składni- ków wynagrodzenia,
ków wynagrodzenia, wymiar czasu pracy oraz
wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia pracy.
termin rozpoczęcia pracy. Aby oferta była wiążąca dla obu stron sto-
Dodatkowo można również określić ter- sunku pracy, musi zostać przyjęta. Zgodnie
min, w jakim umowa o pracę ma być zawarta. z art. 66 ż 2 k.c., jeżeli oferent nie oznaczył
marzec 2013 3
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
w ofercie terminu, w ciągu którego będzie nie stawia się do pracy, samodzielnie  udziela-
oczekiwać odpowiedzi, oferta złożona jąc sobie zwolnienia od pracy, na które praco-
w obecności drugiej strony albo za pomocą dawca nie wyraził zgody, jest nieobecnością
środka bezpośredniego porozumiewania się nieusprawiedliwioną, która może uzasadniać
na odległość przestaje wiązać, gdy nie zosta- rozwiązanie stosunku pracy na podstawie
nie przyjęta niezwłocznie. art. 52 ż 1 pkt 1 k.p. Jeżeli zatem pracownik
Złożona w inny sposób przestaje wiązać nie stawia się pierwszego dnia w pracy bez po-
z upływem czasu, w którym składający ofertę dania przyczyny, taką nieobecność można
mógł w zwykłym toku czynności otrzymać uznać za nieusprawiedliwioną i uprawniającą
odpowiedz
wysłaną bez nieuzasadnionego pracodawcę do podjęcia określonych kroków
opóz
nienia. W każdym przypadku warto więc prawnych. Oczywiście, każdy przypadek nie-
określić w ofercie, jak długo wiąże ona praco- obecności należy badać odrębnie, nie można
dawcę  czyli do kiedy pracownik powinien bowiem przyjąć z góry, że każda nieobecność
przedstawić odpowiedz
. pracownika w pracy stanowi nieusprawiedli-
Warto też zastanowić się nad treścią oferty, wioną nieobecność. Należy również pamiętać,
albowiem to, co zostanie w niej zapisane, bę- że na rozwiązanie umowy o pracę bez wypo-
stosunek dzie wiązało strony stosunku pracy. Należy wiedzenia pracodawca ma jeden miesiąc od
pracy
również pamiętać, że samo nazwanie doku- dnia, w którym dowiedział się o okoliczno-
mentu na przykład listem intencyjnym może ściach uzasadniających rozwiązanie umowy.
nie być wystarczającym argumentem za nie-
wiążącym charakterem takiego dokumentu. %ZAPAMI
TAJ
W sytuacji gdy oferta zatrudnienia zostanie Możliwe jest określenie w umowie o pracę
przyjęta przez kandydata i nie zostanie na- daty rozpoczęcia świadczenia pracy póz
-
stępnie skutecznie cofnięta, należy przyjąć, niejszej niż data zawarcia tej umowy.
że między stronami doszło do nawiązania
stosunku pracy i pracownik jest zobowiązany Nowy pracownik jest zwykle początkowo
do rozpoczęcia pracy w dniu określonym zatrudniany na okres próbny. Jeżeli praco-
w ofercie, pracodawca jest zaś zobowiązany dawca nie chce się uciekać do tak dotkliwej
do dopuszczenia pracownika do pracy w tym formy zakończenia stosunku pracy, jaką jest
dniu. Jeżeli pracownik nie stawi się do pracy rozwiązanie umowy o pracę bez wypowie-
w dniu rozpoczęcia pracy określonym w ofer- dzenia, może on umowę wypowiedzieć z za-
cie, wówczas taka absencja będzie uważana chowaniem ustawowych terminów wypowie- terminy
wypowiedzenia
za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. dzenia. W przypadku umowy o pracę zawartej
na okres próbny są to 3 dni robocze, tydzień
lub 2 tygodnie, w zależności od długości
Umowa o pracę okresu próbnego, na jaki umowa została za-
warta. Wypowiedzenie umowy na okres
Kolejną opcją jest zawarcie z wybranym próbny nie wymaga podania przyczyn wypo-
kandydatem umowy o pracę i określenie w niej wiedzenia.
póz
niejszej niż data zawarcia umowy daty Niezależnie od powyższych możliwości,
rozpoczęcia świadczenia pracy. Jest to po- każda umowa o pracę może być rozwiązana
wszechnie praktykowane rozwiązanie, gdy za porozumieniem stron w terminie określo-
np. pierwszy dzień miesiąca kalendarzowego nym w tym porozumieniu.
przypada w dzień wolny od pracy. Wtedy
umowa może być zawarta przed tym dniem
małgorzaTa grzelaK
i wskazywać pierwszy dzień roboczy miesią-
ca jako dzień rozpoczęcia pracy. Nie ma prze-
szkód, aby między datą zawarcia umowy
a datą rozpoczęcia świadczenia pracy minęło
więcej czasu niż kilka dni. ZGODNIE Z PRAWEM
Niezależnie od formy, w jakiej doszło do za-
warcia umowy o pracę, niektórzy pracodawcy Art. 11 kodeksu pracy
stają przed problemem, jak postąpić, gdy dłu- Nawiązanie stosunku pracy oraz ustale-
go oczekiwany pracownik nie stawia się do nie warunków pracy i płacy, bez wzglę-
pracy w pierwszym dniu. du na podstawę prawną tego stosunku,
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego wymaga zgodnego oświadczenia woli
z 18 lutego 2011 r. (II PK 196/10, niepubliko- pracodawcy i pracownika.
wany) nieobecność w pracy pracownika, który
4 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
Konsekwencje niezawarcia
umowy przyrzeczonej
Gdy pracodawca uchyla się od zawarcia Przepisy kodeksu cywilnego zastrzegają, że
przyrzeczonej umowy o pracę, pracow- jeżeli w ciągu roku od dnia zawarcia umo-
nik może żądać jej zawarcia lub odszko- wy przedwstępnej nie został wyznaczony
dowania. W odwrotnej sytuacji praco- termin do zawarcia umowy przyrzeczonej,
dawca może żądać jedynie odszkodowa- nie można żądać jej zawarcia.
nia.
Umowa przedwstępna nie jest dokumen-
tem regulowanym przez przepisy prawa pra- PRZyKłAD
cy. Kwestie związane z zawieraniem takiej
umowy oraz odpowiedzialności związanej Pracodawca 1 lutego 2013 r. zawarł
z niewłaściwym wykonaniem zawartej umo- z kandydatem do pracy umowę przed-
wy regulują przepisy kodeksu cywilnego. wstępną, zgodnie z którą umowa o pra-
Przepisy te należy stosować do stosunku pra- cę miała być zawarta 1 marca 2013 r.
cy z mocy artykułu 300 k.p. Umowa jednak nie została zawarta,
gdyż kandydat uchyla się od jej podpisa-
nia. W takiej sytuacji pracodawca nie
Niezbędne elementy może domagać się zawarcia umowy
przyrzeczonej, gdyż sąd nie może zmu-
umowy przedwstępnej
sić niedoszłego pracownika do świad-
Umowa przedwstępna, jak każda umo- czenia pracy. Pracodawca może doma-
wa, musi zawierać podstawowe dane, bez gać się odszkodowania.
których sporządzone pismo nie jest umo-
wą. Pracodawcy muszą pamiętać, że w przy-
Należy do nich zaliczyć następujące ele- padku gdy umowa przedwstępna spełnia
menty: warunki konieczne dla ważności umowy
strona oznaczenie stron umowy  w przypadku przyrzeczonej, upływ określonego w niej
umowy
zawarcia przedwstępnej umowy o pracę terminu nie powoduje wygaśnięcia zobo-
będą to dane pracodawcy i przyszłego wiązania do zawarcia umowy przyrzeczo-
pracownika, nej. W wyroku z 27 stycznia 2000 r.
oznaczenie przedmiotu umowy  w tej (II CKN 707/98, OSP 2000/10/147) Sąd
sytuacji przedmiotem umowy będzie za- Najwyższy podkreślił, że jeżeli w umowie
warcie przyrzeczonej umowy o pracę, przedwstępnej nie zostały spełnione wa-
istotne postanowienia umowy przyrze- runki potrzebne do ważności umowy przy-
czonej  czyli umowy o pracę. rzeczonej, w szczególności nie została za-
Dodatkowo umowa przedwstępna po- chowana jej forma, upływ terminu,
winna zawierać informacje dotyczące ter- w którym ma być zawarta umowa defini-
minu zawarcia umowy przyrzeczonej. tywna, powoduje wygaśnięcie zobowiąza-
Przepisy określają, że jeżeli termin, nia do jej zawarcia, a strona uprawniona
w ciągu którego ma być zawarta umowa może żądać naprawienia szkody, którą po- naprawienie
przyrzeczona (umowa o pracę), nie został niosła, licząc na zawarcie umowy przyrze- szkody
oznaczony, to umowa powinna być zawarta czonej (art. 390 ż 1 k.c.). Natomiast gdy
w odpowiednim terminie wyznaczonym umowa przedwstępna czyni zadość wymo-
przez stronę uprawnioną do żądania za- gom, od których zależy ważność umowy
warcia umowy przyrzeczonej (pracodawca przyrzeczonej, w szczególności co do for-
lub pracownik). Jeżeli obie strony są my, z chwilą nadejścia terminu zawarcia
uprawnione do żądania zawarcia umowy umowy przyrzeczonej wymagalne staje się
przyrzeczonej i każda z nich wyznaczyła roszczenie strony uprawnionej o jej zawar-
inny termin, strony wiąże termin wyzna- cie (art. 390 ż 2 k.c.), konsekwencją wyma-
czony przez stronę, która wcześniej złożyła galności staje się rozpoczęcie biegu termi-
stosowne oświadczenie. Istnieje jednak nu przedawnienia tego roszczenia (art. 390
pewne ograniczenie powyższej zasady. ż 3 k.c.).
marzec 2013 5
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
Określenie w umowie przedwstępnej ter- nych w związku z przygotowaniem umowy
minu, w ciągu którego ma być zawarta przedwstępnej i przygotowaniem się do wy-
umowa przyrzeczona, jest konieczne dla konywania umowy przyrzeczonej, takich
ważności umowy przedwstępnej (art. 389 jak: koszty porad, dojazdów na spotkania,
k.c.). Termin ten może być zmieniony wstępnego przeszkolenia  jeżeli miało
w drodze umowy stron. miejsce, zarobku utraconego podczas pro- zarobek
utracony
wadzenia negocjacji albo korzyści, które
%ZAPAMI
TAJ zostałyby uzyskane wskutek przyjęcia in-
Umowa przedwstępna powinna zawierać nej, faktycznie odrzuconej oferty itp.
informacje dotyczące terminu zawarcia W jednym z powyższych wyroków Sąd
umowy przyrzeczonej. stwierdził również, że dochodzenie odszko-
dowania nie jest uzależnione od żądania za-
warcia umowy przyrzeczonej.
Niezawarcie umowy
przyrzeczonej
W przypadku gdy jedna ze stron uchyla się PRZyKłAD
od realizacji postanowień umowy przed-
wstępnej, druga strona może dochodzić swo- Pracodawca zawarł z kandydatem
ich praw przed sądem pracy. przedwstępną umowę o pracę. Jednak
odszkodowanie Osoba taka może żądać odszkodowania właściwa umowa o pracę nie zostanie
bądz
zawarcia umowy przyrzeczonej (takie zawarta, gdyż pracodawca znalazł oso-
prawo ma tylko kandydat na pracownika). bę o wyższych kwalifikacjach zawodo-
Konsekwencje uchylania się od zawarcia wych. W związku z tym pracodawca
umowy o pracę przez potencjalnego pracow- musi się liczyć z tym, że kandydat, z któ-
nika nie są takie same jak w przypadku, gdy rym została podpisana umowa przed-
od zawarcia umowy uchyla się pracodawca. wstępna, może wystąpić do sądu pracy
Zgodnie z orzecznictwem sądów pracodawca z roszczeniem o zawarcie przyrzeczonej
będzie mógł dochodzić jedynie odszkodowa- umowy pracę na warunkach określo-
nia, a nie nawiązania stosunku pracy. Pra- nych w umowie przedwstępnej. Kandy-
cownik nie może bowiem być zmuszony do dat będzie mógł również żądać odszko-
zawarcia umowy o pracę. dowania.
Wysokość odszkodowania
Sądowe zawarcie
W uchwale z 22 kwietnia 1977 r. (I PZP
umowy przyrzeczonej
5/77, OSNC 1977/10/180) Sąd Najwyższy
stwierdził, że w razie odmowy przez zakład Gdy umowa przedwstępna czyni zadość
pracy zawarcia przyrzeczonej umowy o pra- wymaganiom, od których zależy ważność
cę na czas nieokreślony poszkodowanemu umowy przyrzeczonej, w szczególności wy-
kandydatowi do pracy przysługuje na pod- maganiom co do formy, strona uprawniona
stawie art. 390 ż 1 k.c. w zw. z art. 300 k.p. może dochodzić zawarcia umowy przyrze-
roszczenie o odszkodowanie, którego wy- czonej.
sokość z reguły nie powinna przekraczać
kwoty 3-miesięcznego wynagrodzenia za
'
CO NA TO S
D?
pracę na stanowisku objętym umową
przedwstępną. Pracownik może dochodzić zawarcia przyrze-
Natomiast w wyroku z 6 stycznia 2009 r. czonej umowy o pracę także wówczas, gdy
(I PK 117/08, OSNP 2010/13 14/157) Sąd wprawdzie zawarto umowę o pracę, ale wa-
wyraził pogląd, że w przypadku niezawar- runki tej umowy dotyczące rodzaju pracy i wy-
cia umowy przyrzeczonej strona, która po- sokości wynagrodzenia odbiegają w sposób
niosła z tej przyczyny szkodę, może żądać istotny od warunków ustalonych w umowie
jej naprawienia. Odszkodowanie w takiej przedwstępnej.
sytuacji nie stanowi równowartości 3-krot- Wyrok Sądu Najwyższego z 3 paz
dziernika
ności wynagrodzenia. Poszkodowana stro- 1979 r., I PRN 128/79, OSNC 1980/1 2/39.
na umowy może w takiej sytuacji żądać
zwrotu ewentualnych wydatków poniesio-
wojciech brzezińsKi
6 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
wyznaczonym przez stronę uprawnio-
ZGODNIE Z PRAWEM ną do żądania zawarcia umowy przy-
rzeczonej. Jeżeli obie strony są upraw-
Art. 389 kodeksu cywilnego nione do żądania zawarcia umowy
ż 1. Umowa, przez którą jedna ze stron przyrzeczonej i każda z nich wyzna-
lub obie zobowiązują się do zawarcia czyła inny termin, strony wiąże termin
oznaczonej umowy (umowa przed- wyznaczony przez stronę, która wcze-
wstępna), powinna określać istotne po- śniej złożyła stosowne oświadczenie.
stanowienia umowy przyrzeczonej. Jeżeli w ciągu roku od dnia zawarcia
ż 2. Jeżeli termin, w ciągu którego ma umowy przedwstępnej nie został wy-
być zawarta umowa przyrzeczona, nie znaczony termin do zawarcia umowy
został oznaczony, powinna ona być przyrzeczonej, nie można żądać jej za-
zawarta w odpowiednim terminie warcia.
Prowadzenie
akt osobowych pracownika
Obowiązek założenia i prowadzenia do- sunkiem pracy (Dz.U. nr 62, poz. 286
kumentacji pracowniczej dotyczy każ- z póz
n. zm.).
dego pracodawcy, nawet zatrudniają-
cego jednego pracownika. Obowiązko-
Złożenie dokumentów
we jest również jej przechowywanie
we właściwej części akt
przez 50 lat w odpowiednich warun-
kach. Część A akt osobowych zawiera dokumenty
zgromadzone w związku z ubieganiem się
Pracodawca ma obowiązek założenia o zatrudnienie.
i prowadzenia oddzielnie dla każdego pra- W części B należy przechowywać doku-
cownika akt osobowych. Poza aktami pra- menty dotyczące nawiązania stosunku pracy
codawcy prowadzą odrębnie dla każdego i przebiegu zatrudnienia.
zatrudnionego m.in. imienną listę wypła- W części C znajdują się dokumenty związa-
wynagrodzenie canego wynagrodzenia. O powyższym sta- ne z ustaniem zatrudnienia. ustanie
zatrudnienia
nowią przepisy kodeksu pracy oraz rozpo- Wszystkie dokumenty powinny znajdować
rządzenia Ministra Pracy i Polityki się w odpowiednich częściach akt. Należy je
Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie za- ułożyć chronologicznie oraz ponumerować.
kresu prowadzenia przez pracodawców do- Części A, B, C powinny zawierać pełny wykaz
kumentacji w sprawach związanych ze sto- znajdujących się w nich dokumentów.
Tabela 1. Akta osobowe pracownika na poszczególnych etapach zatrudnienia
A  ubieganie się B  nawiązanie stosunku C  ustanie zatrudnienia
o zatrudnienie pracy i przebieg
zatrudnienia
1 2 3
kwestionariusz osobowy umowa o pracę oświadczenie o wypowie-
dla osoby ubiegającej się dzeniu lub rozwiązaniu
o zatrudnienie umowy o pracę
dokumenty dotyczące wy-
konywania pracy w formie
telepracy, np. umowa o te-
lepracę
świadectwa pracy z po- jeżeli umowa nie została dokumenty dotyczące żą-
przednich miejsc pracy lub zawarta na piśmie  po- dania wydania świadectwa
inne dokumenty potwier- twierdzenie ustaleń co do- pracy (art. 97 ż 13 k.p.)
marzec 2013 7
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
1 2 3
dzające okresy zatrudnie- rodzaju umowy oraz jej oraz związane z niewy-
nia, obejmujące okresy warunków płaceniem pracownikowi
pracy przypadające w roku ekwiwalentu pieniężnego
kalendarzowym, w któ- za urlop wypoczynkowy
rym pracownik ubiega się (art. 171 ż 3 k.p.)
o zatrudnienie,
potwierdzenie równoległe-
go zatrudnienia u innego
pracodawcy, od którego
przedstawienia zależy np.
zwiększony wymiar urlopu
wypoczynkowego
dokumenty potwierdzają- zakres czynności/obo- kopia wydanego pracow-
ce kwalifikacje zawodowe, wiązków (jeżeli został nikowi świadectwa pracy
wymagane do wykonywa- przedstawiony pracowni-
nia oferowanej pracy kowi)
pisemne potwierdzenie za- potwierdzenie dokonania
poznania się pracownika z: czynności związanych z za-
treścią regulaminu pracy, jęciem wynagrodzenia za
informacją o porządku pracę w związku z prowa-
pracy, przepisami i zasada- dzonym postępowaniem eg-
mi bhp, obwieszczeniem zekucyjnym (art. 884 ż 2
w sprawie czasu pracy, za- k.p.c.), np. dokumenty o za-
kresem informacji obję- jęciu wynagrodzenia prze-
tych tajemnicą słane przez komornika.
orzeczenie lekarskie zaświadczenie o ukończe- umowa o zakazie konku-
stwierdzające brak prze- niu wymaganego szkole- rencji po rozwiązaniu sto-
ciwwskazań do pracy na nia w zakresie bhp sunku pracy
określonym stanowisku
inne dokumenty, jeżeli obo- oświadczenie pracownika orzeczenie lekarskie wyda-
wiązek ich przedłożenia wy- będącego rodzicem lub ne w związku z przepro-
nika z odrębnych przepi- opiekunem dziecka o za- wadzonymi badaniami
sów, np. zaświadczenie miarze korzystania z upraw- okresowymi po rozwiąza-
o niekaralności, upoważnie- nień w związku z po- niu stosunku pracy, np.
nie lub potwierdzenie usta- siadaniem dzieci w wyniku badań w trybie
wowego przedstawiciela art. 229 ż 5 pkt 2 k.p.
małoletniego, zawierające
wyrażenie zgody na zawar-
cie umowy o pracę osoby
w wieku 16 18 lat
metryka urodzenia i świa- dokumenty dotyczące po-
dectwo ukończenia gimna- wierzenia pracownikowi
zjum. Dotyczy to osoby nie- mienia z obowiązkiem
pełnoletniej w wieku 16 18 zwrotu lub wyliczenia się,
lat, ubiegającej się o za- czyli związane z zawar-
trudnienie w celu przy- ciem umowy o zwykłej od-
gotowania zawodowego. powiedzialności material-
W drodze wyjątku, na pod- nej oraz umowy o wspólnej
stawie odrębnych przepi- odpowiedzialności mate-
sów, mogą być zatrudnieni rialnej
młodociani, którzy nie
ukończyli gimnazjum i/lub
nie ukończyli 16 lat
dokumenty stanowiące dokumenty związane
podstawę do korzystania z podnoszeniem przez
ze szczególnych upraw- pracownika kwalifikacji za-
nień w zakresie stosunku wodowych (np. umowa
pracy, np. orzeczenie o nie- określająca prawa i obo-
pełnosprawności wiązki pracodawcy i pra-
8 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
1 2 3
cownika w związku z pod-
noszeniem przez niego
kwalifikacji zawodowych)
dokumenty potwierdzają- oświadczenie dotyczące wy-
ce umiejętności i osiągnię- powiedzenia pracownikowi
cia zawodowe kandydata warunków umowy o pracę
do pracy lub zmiany tych warunków
w innym trybie,
dokumenty związane
z przyznaniem pracowni-
kowi nagrody lub wyróż-
nienia oraz wymierze-
niem kary porządkowej,
pisma dotyczące udziela-
nia pracownikowi urlopu
wychowawczego i urlopu
bezpłatnego, a także ob-
niżenie wymiaru czasu
pracy w zamian za urlop
wychowawczy,
orzeczenie lekarskie wyda-
ne w zw. z przeprowadzo-
nymi obowiązkowymi
badaniami okresowymi
i kontrolnymi.
umowa o zakazie konku-
rencji,
wnioski pracownika doty-
czące ustalenia indywidu-
alnego rozkładu jego czasu
pracy (art. 142 k.p.)
Inna obowiązkowa
codawca powinien dołączyć wnioski pracow-
dokumentacja
nika o udzielenie czasu wolnego od pracy w za-
Przepisy prawa pracy nakładają na pracow- mian za czas przepracowany w godzinach
nika obowiązek prowadzenia także innej do- nadliczbowych.
kumentacji niż akta osobowe. Należy tu zali-
czyć dokumentacje prowadzone dla całego
zakład zakładu pracy, czyli ewidencje: pracowników Dokumenty i informacje
pracy
młodocianych oraz osób upoważnionych do
od kandydatów do pracy
przetwarzania danych osobowych, a także
i od pracowników
dokumentację dotyczącą podejrzeń o choro-
by zawodowe, chorób zawodowych, wypad- Od kandydata do pracy pracodawca może
ków przy pracy oraz wypadków w drodze do domagać się wyłącznie danych i dokumentów
pracy i z pracy, a także świadczeń związanych wymienionych w art. 221 k.p. oraz w rozpo-
z tymi chorobami i wypadkami. rządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia
Ponadto pracodawca musi prowadzić odręb- przez pracodawców dokumentacji w spra-
nie dla każdego pracownika (obok akt osobo- wach związanych ze stosunkiem pracy. Od
wych) imienną kartę (listę) wypłacanego wy- osoby ubiegającej się o zatrudnienie praco-
nagrodzenia za pracę i innych świadczeń dawca nie może wymagać takich samych da-
związanych z pracą, kartę ewidencyjną przy- nych jak od pracownika.
działu odzieży i obuwia roboczego oraz środ- Pracodawca może żądać od osoby ubiegają-
ków ochrony indywidualnej, a także wypłaty cej się o zatrudnienie podania danych osobo- dane
osobowe
ekwiwalentu pieniężnego za używanie wła- wych obejmujących:
snej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konser- imię (imiona) i nazwisko,
wację oraz kartę ewidencji czasu pracy. Do imiona rodziców,
karty ewidencji czasu pracy pracownika pra- datę urodzenia,
marzec 2013 9
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
miejsce zamieszkania (adres do korespon- wypełnionego kwestionariusza osobowego,
dencji), świadectw pracy z poprzednich miejsc
wykształcenie, pracy lub innych dokumentów potwier-
przebieg dotychczasowego zatrudnienia. dzających okresy zatrudnienia, obejmują-
Pracodawca może żądać podania innych cych okresy pracy przypadające w roku
danych osobowych, jeżeli obowiązek ich po- kalendarzowym, w którym pracownik
dania wynika z odrębnych przepisów, np. py- ubiega się o zatrudnienie,
tanie o obywatelstwo. Niedopuszczalne jest dokumentów potwierdzających kwalifika-
żądanie od kandydatki informacji na temat cje zawodowe, wymagane do wykonywa-
jej ewentualnej ciąży, z wyjątkiem przypad- nia oferowanej pracy,
ku, gdy stara się o zatrudnienie przy pracach świadectwa ukończenia gimnazjum  w
ciąża wzbronionych kobietom w ciąży. Dane są przypadku osoby ubiegającej się o zatrud-
udostępniane w formie oświadczenia osoby, nienie w celu przygotowania zawodowego,
której one dotyczą. Oświadczenie może mieć orzeczenia lekarskiego stwierdzającego orzeczenie
lekarskie
formę kwestionariusza osobowego dla osoby brak przeciwwskazań do pracy na określo-
ubiegającej się o zatrudnienie. nym stanowisku,
Pracodawca może żądać od osoby ubiegają- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich
cej się o zatrudnienie złożenia następujących przedłożenia wynika z odrębnych przepi-
dokumentów: sów.
Wzór kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy
KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA OSOBY UBIEGAJ
CEJ SI
O ZATRUDNIENIE
1. Imię (imiona) i nazwisko .................................................................................................
2. Imiona rodziców ...............................................................................................................
3. Data urodzenia ................................................................................................................
4. Obywatelstwo ..................................................................................................................
5. Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) .............................................................
6. Wykształcenie ..................................................................................................................
(nazwa szkoły i rok jej ukończenia)
.............................................................................................................................................
(zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy, tytuł naukowy)
7. Wykształcenie uzupełniające ............................................................................................
.............................................................................................................................................
(kursy, studia podyplomowe, data ukończenia nauki lub data rozpoczęcia nauki w przypadku jej trwania)
8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia ...........................................................................
.............................................................................................................................................
(wskazać okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy)
9. Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania ..................................................
.............................................................................................................................................
(np. stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera)
10. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 3 są zgodne z dowodem osobistym seria ..............
nr ............................... wydanym przez ................................................................................
lub innym dowodem tożsamości ...........................................................................................
........................................ .........................................................................
(miejscowość i data) (podpis osoby ubiegającej się o zatrudnienie)
Do 27 lipca 2006 r. przepisy zezwalały na zażądać  zamiast dokumentów  jedynie zło-
domaganie się od kandydata do pracy poda- żenia oświadczenia, w którym pracownik
nia również zdjęcia. Regulacja ta została wskaże dokument zaświadczający o danych
uchylona, jednak pracownik może złożyć albo w ogóle nie korzystać z tego prawa, np.
zdjęcie z własnej inicjatywy, np. w CV. w sytuacji gdy nie ma żadnych wątpliwości co
Pracodawca ma prawo żądać udokumento- do prawdziwości podanych informacji.
wania także danych osobowych: dzieci, mał- Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może
żonka, osoby, którą należy powiadomić w ra- dodatkowo przedłożyć dokumenty potwier-
zie wypadku. Oczywiście pracodawca może dzające jej umiejętności (np. potwierdzenie
10 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
znajomości języków obcych  FC, TOEFEL; świadczenie o niekaralności. Pracodawca
prawo jazdy) i osiągnięcia zawodowe (np. może zatem uzyskać informacje o niekaralno-
wyróżnienie za osiągnięcie najwyższej sprze- ści z Krajowego Rejestru Karnego wyłącznie
daży w regionie). Kandydat może również wtedy, gdy z przepisów ustawy regulującej
przekazać świadectwa pracy z poprzednich wykonywanie określonego zawodu lub pro-
świadectwo
pracy
miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdza- wadzenie określonej działalności wynika wy-
jące okresy zatrudnienia, obejmujące okresy móg niekaralności, np. w służbie cywilnej. Od
pracy przypadające w innym roku kalenda- pozostałych pracowników pracodawca nie
rzowym niż rok, w którym pracownik ubiega może wymagać ww. informacji, ale pracowni-
się o zatrudnienie, oraz dokumenty stano- cy mogą je składać z własnej inicjatywy.
wiące podstawę do korzystania ze szczegól- Zasadniczo kandydat powinien także zło-
nych uprawnień w zakresie stosunku pracy. żyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na prze-
Żądanie od kandydata do pracy przedłoże- twarzanie danych osobowych. Wyjątkowo nie
nia oryginałów jest dopuszczalne wyłącznie jest ono wymagane, gdy niezwłocznie po za-
do wglądu i w celu sporządzenia kopii lub od- kończeniu procesu rekrutacji pracodawca rekrutacja
pisów. Pracodawca samodzielnie poświadcza usunie dane osobowe (tzw. zbiór doraz
ny).
ich zgodność z oryginałem. W razie zatrud-
nienia kandydata kopie lub odpisy pracodaw-
ca przechowuje w aktach osobowych pracow- Co dodatkowo składa
nika. Kandydat na pracownika może z własnej
zatrudniony pracownik
woli przekazać pracodawcy oryginalne doku-
menty. Powinien wówczas wskazać, które Jeżeli kandydat zostanie zatrudniony, pra-
z nich są oryginalne i taką informację można codawca ma prawo żądać od pracownika
umieścić na końcu kwestionariusza osobowe- także:
go. Oryginalne dokumenty stanowią wła- numeru PESEL,
sność kandydata. W przypadku ich utraty lub innych potrzebnych danych osobowych
zniszczenia pracownik może żądać naprawie- pracownika,
nia wynikłej z tego powodu szkody na podsta- imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci
wie przepisów prawa cywilnego. Jeżeli praco- pracownika, jeżeli podanie takich danych
dawca nie naprawi szkody, pracownik może jest konieczne ze względu na korzystanie
wystąpić do sądu pracy z roszczeniem, które przez pracownika ze szczególnych upraw-
nie powinno być wyższe niż roszczenie zwią- nień przewidzianych w prawie pracy.
zane z niewydaniem świadectwa pracy (czyli Ponadto pracodawca może domagać się da-
nie wyższe niż wynagrodzenie za 6-tygodnio- nych związanych z powszechnym obowiąz-
wy okres pozostawania bez pracy). kiem obrony oraz danych osoby, którą należy
Pracodawca nie może żądać złożenia ani zawiadomić w razie wypadku pracownika
przedłożenia innych dokumentów niż wymie- (imię, nazwisko, adres i telefon).
nione w rozporządzeniu w sprawie zakresu Każdy kwestionariusz osobowy jest doku-
prowadzenia przez pracodawców dokumen- mentem zawierającym dane osobowe podle-
tacji w sprawach związanych ze stosunkiem gające ochronie. W zakresie nieuregulowa-
pracy, chyba że wynika to z przepisów, np. ze- nym w art. 221 k.p., stosuje się przepisy
zwolenie na zatrudnienie cudzoziemca, za- o ochronie danych osobowych.
Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby zatrudnionej
KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA
1. Imię (imiona) i nazwisko ...................................................................................................
2. Numer ewidencyjny PESEL ...............................................................................................
3. Numer identyfikacji podatkowej (NIP) ..............................................................................
4. Stan rodzinny ...................................................................................................................
(imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci)
5. Powszechny obowiązek obrony:
a) stosunek do powszechnego obowiązku obrony ..............................................................
b) stopień wojskowy ..........................................................................................................
numer specjalności wojskowej ...........................................................................................
marzec 2013 11
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
c) przynależność ewidencyjna do WKU .............................................................................
d) numer książeczki wojskowej ..........................................................................................
e) przydział mobilizacyjny do sił zbrojnych RP ...................................................................
6. Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku ............................................................
..............................................................................................................................................
(imię i nazwisko, adres, telefon)
7. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 i 2 są zgodne z dowodem osobistym seria & & ...&
nr & & & & & & & & . wydanym przez ...................................................................................
lub innym dowodem tożsamości ............................................................................................
& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & .
(miejscowość i data) (podpis pracownika)
'
CO NA TO S
D?
Przechowywanie
dokumentacji
Roszczenie o naprawienie szkody wyrządzo-
nej przez zakład pracy wskutek niezwrócenia
Każdy pracodawca ma obowiązek przecho- pracownikowi dokumentów złożonych przez
wywania dokumentacji w sprawach związa- niego w związku ze stosunkiem pracy nie po-
nych ze stosunkiem pracy i akt osobowych winno być wyższe niż takie samo roszczenie
pracowników w warunkach niegrożących związane z niewydaniem świadectwa pracy
uszkodzeniem lub zniszczeniem. albo opinii. Nie powinno więc przekraczać wy-
płatnik Płatnicy składek na ubezpieczenia społecz- nagrodzenia za czas pozostawania bez pracy
składek
ne są zobowiązani do przechowywania doku- dłuższy niż 6 tygodni (art. 99 ż 2 k.p.).
mentacji, na podstawie której następuje usta- Wyrok Sądu Najwyższego z 22 listopada
lenie podstawy wymiaru emerytury lub renty 1990 r., I PR 362/90, niepublikowany
przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubez-
pieczonego pracy u danego płatnika. Ozna-
ewa DrzewiecKa
cza to, że pracodawcy mają obowiązek prze-
chowywania listy płac, karty wynagrodzeń
albo innych dowodów, np. dokumentacji oso-
bowej pracowników przez 50 lat od dnia za-
kończenia pracy. ZGODNIE Z PRAWEM
ż 1 rozporządzenia w sprawie zakre-
Odpowiedzialność su prowadzenia przez pracodawców
dokumentacji w sprawach związa-
pracodawcy
nych ze stosunkiem pracy
Pracodawca, który nie prowadzi lub niena- 1. Pracodawca może żądać od osoby
leżycie prowadzi dokumentację pracowniczą, ubiegającej się o zatrudnienie złożenia
naraża się na grzywnę od 1000 do 30 000 zł. następujących dokumentów:
Poza tym niewywiązywanie się z tego obo- 1) wypełnionego kwestionariusza oso-
wiązku może niekorzystnie wpłynąć na roz- bowego dla osoby ubiegającej się
strzygnięcie sporu przed sądem, gdyż zanie- o zatrudnienie,
dbania w tym zakresie obciążają pracodawcę. 2) świadectw pracy z poprzednich miejsc
Sąd może wówczas uwzględnić roszczenia pracy lub innych dokumentów po-
pracownika, jeśli potwierdzą je dowody przez twierdzających okresy zatrudnienia,
niego wskazane. obejmujących okresy pracy przypada-
Ponadto może mieć miejsce sytuacja, gdy jące w roku kalendarzowym, w którym
wskutek nienależytego wykonania obowiąz- pracownik ubiega się o zatrudnienie,
ku prowadzenia dokumentacji pracowniczej 3) dokumentów potwierdzających
pracodawca poniesie odpowiedzialność ma- kwalifikacje zawodowe, wymagane
terialną za wyrządzoną pracownikowi z tego do wykonywania oferowanej pracy,
powodu szkodę, np. pracownik nie otrzymał 4) świadectwa ukończenia gimnazjum
zaświadczenia o zatrudnieniu w warunkach  w przypadku osoby ubiegającej się
szkodliwych lub o szczególnym charakterze.
12 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
stania ze szczególnych uprawnień w za-
o zatrudnienie w celu przygotowa-
nia zawodowego, kresie stosunku pracy.
5) orzeczenia lekarskiego stwierdzają- 2a. Pomocniczy wzór kwestionariusza
cego brak przeciwwskazań do pracy osobowego dla osoby ubiegającej się
na określonym stanowisku, o zatrudnienie stanowi załącznik nr 1
6) innych dokumentów, jeżeli obowią- do rozporządzenia.
zek ich przedłożenia wynika z od- 2b. Pracodawca może żądać od pracow-
rębnych przepisów. nika złożenia kwestionariusza osobowe-
2. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie go w przypadkach, o których mowa
może dodatkowo przedłożyć dokumen- w art. 221 ż 2 Kodeksu pracy.
ty potwierdzające jej umiejętności 3. Pracodawca przechowuje w aktach oso-
i osiągnięcia zawodowe, świadectwa bowych pracownika odpisy lub kopie skła-
pracy z poprzednich miejsc pracy lub danych dokumentów. Pracodawca może
inne dokumenty potwierdzające okresy żądać od pracownika przedłożenia orygi-
zatrudnienia, obejmujące okresy pracy nałów tych dokumentów tylko do wglądu
przypadające w innym roku kalenda- lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
rzowym niż rok, w którym pracownik 4. Pomocniczy wzór kwestionariusza
ubiega się o zatrudnienie oraz doku- osobowego dla pracownika stanowi za-
menty stanowiące podstawę do korzy- łącznik nr 1a do rozporządzenia.
Rodzaje terminowych
umów o pracę
Pracodawca w celu sprawdzenia pracow- zyko uznania tego za próbę obejścia przepisów
nika może zawrzeć z nim umowę na okres prawa pracy (np. art. 251 k.p.).
próbny. Nie jest to jednak jedyny sposób Ryzykiem w takim przypadku jest możli-
na sprawdzenie przydatności pracowni- wość ustalenia przez sąd pracy, że w rzeczy- sąd
ka do pracy. W takiej sytuacji pracodaw- wistości doszło do zawarcia umowy beztermi- pracy
ca może zawrzeć np. krótkotrwałą umo- nowej. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy
wę na czas określony. w wyroku z 26 sierpnia 1999 r. (I PKN 215/99,
OSNP 2000/24/890), uznając, że ustalenie,
Na początku zatrudnienia pracownik naj- iż strony zawarły umowę o pracę na okres
częściej otrzymuje propozycję pracy na jedną próbny w celu obejścia przepisów prawa, po-
lub więcej umów terminowych. Kodeks pracy woduje nieważność postanowienia określają-
wymienia tu kilka możliwości, mianowicie cego rodzaj umowy. W konsekwencji umowę
umowy na okres próbny, na czas określony, taką należy uważać za zawartą na czas nie-
w tym za zastępstwo, a także umowę na czas określony, chyba że zgodnym zamiarem stron
wykonania określonej pracy. Warto więc znać było zawarcie umowy terminowej.
zalety i wady każdej z nich, aby świadomie Prawidłowo zawarta umowa na okres prób-
podjąć decyzję o tym, którą wybrać. ny może zostać rozwiązana w drodze porozu-
mienia stron, w wyjątkowych przypadkach
bez wypowiedzenia, a także za wypowiedze-
Umowa na okres próbny niem. W tym ostatnim wypadku okres wypo-
wiedzenia zależy wprost od okresu, na jaki
Umowa na okres próbny może zostać zawar- zawarto umowę (art. 3 k.p.).
ta maksymalnie na okres 3 miesięcy i może po-
przedzać każdą inną umowę o pracę. Warto
przyjąć stanowisko, że konkretny pracodawca
pracownik z konkretnym pracownikiem może podpisać PRZyKłAD
umowę na okres próbny tylko jeden raz. Oczy-
wiście można zastanowić się, czy możliwe jest Zatrudniliśmy nowego pracownika na
zawarcie z pracownikiem ponownie kolejnej podstawie umowy na okres próbny wy-
umowy na okres próbny przy innej rodzajowo noszący 3 miesiące. Pracownik na
pracy. W takim jednak przypadku istnieje ry-
marzec 2013 13
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
Najważniejszą cechą umowy na zastęp-
początku pracy zachorował i był nie- stwo jest to, że pracodawca nie musi wskazy-
obecny w pracy praktycznie przez całe 3 wać daty jej wygaśnięcia. W niektórych
miesiące. Czy w takim przypadku moż- przypadkach nie jest ona zresztą w ogóle
liwe jest przedłużenie umowy na okres znana. Wpisanie daty końcowej może spo-
próbny? wodować komplikacje wynikające z pomie-
W tym wypadku okres 3 miesięcy  za- szania cech tego rodzaju umowy ze  zwykłą
trudnienia na okres próbny już upłynął. umową terminową.
Umowa na okres próbny może zostać za-
warta na okres maksymalnie 3 miesięcy.
PRZyKłAD
Umowa o pracę na zastępstwo
Czy na okres nieusprawiedliwionej nie-
Pracodawcy często spotykają się z ko- obecności pracownika można zatrudnić
niecznością zastąpienia nieobecnego pra- kogoś na zastępstwo?
cownika. Powody nieobecności mogą być Pracodawca nie ma takiej możliwości.
urlop różne, np.: urlopy macierzyńskie (te obo- Umowa na zastępstwo może być zawar-
macierzyński
wiązkowe i fakultatywne), urlopy wycho- ta jedynie na czas usprawiedliwionej
wawcze czy też dłuższe urlopy wypoczyn- nieobecności pracownika.
kowe lub choroby pracowników. W takim
okresie może zostać zatrudniony pracow- Poza wypowiedzeniem umowa na zastęp-
nik, którego umowa zakończy się najpóz
- stwo może zostać rozwiązana przez strony
niej w momencie powrotu osoby zastępo- za porozumieniem stron i bez wypowiedze- porozumienie
stron
wanej. W treści umowy na zastępstwo nia.
należy wskazać pracownika, który jest za- Umowy na zastępstwo są szczególnym ro-
stępowany. Nie ma tu konieczności wskazy- dzajem umów na czas określony. Można więc
wać go imiennie. Można natomiast odwołać uznać, że jeżeli jakiś przepis dotyczy umów
się do stanowiska pracy, na którym zastęp- terminowych, znajdzie zastosowanie również
stwo będzie miało miejsce. do umów na zastępstwo.
Jeżeli w trakcie trwania umowy na zastęp-
stwo pracodawca podejmie decyzję o jej wypo- %ZAPAMI
TAJ
wiedzeniu, będzie to możliwe za 3-dniowym Umowa o pracę na zastępstwo może być
okresem wypowiedzenia. W tym wypadku na- zawarta jedynie na czas usprawiedliwionej
leży brać pod uwagę jedynie dni robocze. nieobecności pracownika.
Wzór umowy o pracę na czas zastępstwa
& & & & & & & & ............ & & & & & & & & & &
(oznaczenie pracodawcy) (miejscowość i data)
& & & & & & & & & & & .
(numer REGON)
UMOWA O PRAC
NA CZAS ZAST
PSTWA
zawarta w dniu .....................................................................................................................
między: ............................................................................................................................... ,
(imię i nazwisko pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę
albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)
zwanym dalej Pracodawcą,
a
............................................................................................................................................ ,
(imię i nazwisko pracownika oraz jego miejsce zamieszkania)
zwanym dalej Pracownikiem.
14 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
1. Umowa zostaje zawarta na czas zastępstwa ......................................................................
(imię i nazwisko osoby zastępowanej oraz przyczyna zastępstwa)
od dnia .................................................................................................................................
2. Strony ustalają następujące warunki zatrudnienia:
a) ............................................................................................................ rodzaj umówionej
pracy: ...................................................................................................................................
b) miejsce wykonania pracy: ................................................................................................
c) wymiar czasu pracy: ........................................................................................................
d) wynagrodzenie: ..............................................................................................................
(składniki wynagrodzenia i ich wysokość oraz podstawa prawna ich ustalenia)
e) inne warunki zatrudnienia: .............................................................................................
f) ...........................................................................................................................................
g)*) ....................................................................................................................................... .
(dopuszczalna liczba godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia
pracownika,oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku, o którym mowa w art. 1511 ż 1 k.p.)
3. Termin rozpoczęcia pracy: ...............................................................................................
4. Strony umowy przewidują możliwość rozwiązania umowy o pracę przed upływem termi-
nu, na jaki została zawarta, z zachowaniem 3-dniowego okresu wypowiedzenia.
............................................... & & & & & & & & & & & &
(data i podpis pracodawcy lub (data i podpis pracownika)
osoby reprezentującej pracodawcę)
*)
dotyczy umowy zawartej z pracownikiem w niepełnym wymiarze czasu pracy
Umowa na czas wykonania Umowa na czas określony
określonej pracy
Typowa umowa na czas określony charak-
teryzuje się wyraz
nie wskazanym w jej treści
Umowa o pracę zawarta na czas wykonania okresem obowiązywania.
określonej pracy jest przeznaczona do wyko- Umowa na czas określony nie może zostać okres
obowiązywania
nywania prac, co do których trudno jest usta- wypowiedziana, chyba że równocześnie speł-
lić, kiedy zostaną zakończone. Strony wska- nione są 2 warunki:
zują termin jej rozwiązania nie w postaci umowa została zawarta na okres dłuższy
konkretnej daty, a w postaci uzgodnienia pra- niż 6 miesięcy,
data
cy, jaka ma zostać wykonana. przy zawieraniu umowy o pracę strony
przewidziały dopuszczalność wcześniej-
szego rozwiązania tej umowy za 2-tygo-
'
CO NA TO S
D?
dniowym wypowiedzeniem.
Pojęcie  określonej pracy przy umowach Mimo że kodeks pracy nie przewiduje mak-
na czas jej wykonania oznacza zindywidu- symalnego okresu, na który umowa termino-
alizowane zadanie robocze mieszczące się wa może zostać zawarta, a jednocześnie po-
w zakresie rodzajowo określonych czyn- zwala wprowadzić klauzulę 2-tygodniowego
ności. Treść zadania roboczego pozostaje wypowiedzenia niezależnie od czasu jej trwa-
przedmiotem polecenia pracodawcy, choć nia, nie oznacza to, że można zawierać bar-
jego wykonanie jest nie tylko celem umo- dzo długie umowy.
wy, ale pełni zarazem funkcję zdarzenia
kończącego stosunek pracy, czego pra-
'
CO NA TO S
D?
cownik musi być świadomy i wyrazić na to
zgodę. Niedopuszczalne jest zawarcie wieloletniej umo-
Wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada wy o pracę na czas określony z klauzulą wcze-
2001 r., II UKN 627/00, niepublikowany śniejszego jej rozwiązania za 2-tygodniowym
wypowiedzeniem, chyba że co innego wynika
Umowa zawarta na czas wykonania okre- z przepisów prawa pracy albo z charakteru umo-
ślonej pracy może być rozwiązana jedynie za wy dotyczącej wykonywania zadań oznaczonych
porozumieniem stron i w wyjątkowych przy- w czasie, albo gdy z innych przyczyn nie narusza
padkach w drodze rozwiązania umowy bez to usprawiedliwionego i zgodnego interesu obu
wypowiedzenia. stron stosunku pracy. Jeżeli zawarcie umowy
marzec 2013 15
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
o pracę na czas określony było niedopuszczal- przepisu, a ciąg trzech kolejnych umów
ne, stosunek pracy podlega przepisom prawa o pracę na czas określony, gdy jedna lub
pracy o umowie na czas nieokreślony. dwie z tych umów zostały zawarte przed
Wyrok Sądu Najwyższego z 25 paz
dzierni- wejściem w życie tego przepisu, nie ma
ka 2007 r., II PK 49/07, OSNP 2008/21 znaczenia.
22/317, niepublikowany Postanowienie Sądu Najwyższego z 13
paz
dziernika 2009 r., II PZP 10/09, niepu-
Kodeks pracy przewiduje ograniczenie blikowane
w zakresie liczby zawieranych po sobie umów
na czas określony. Zawarcie kolejnej umowy
Przemysław ciszeK
o pracę na czas określony jest bowiem równo-
znaczne w skutkach prawnych z zawarciem
umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli
poprzednio strony dwukrotnie zawarły umo-
wę o pracę na czas określony na następujące ZGODNIE Z PRAWEM
po sobie okresy, jeśli przerwa między rozwią-
zaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej Art. 25 Kodeksu pracy
umowy o pracę nie przekroczyła 1 miesiąca. ż 1. Umowę o pracę zawiera się na czas
Do limitu umów nie wlicza się umów bezter- nie określony, na czas określony lub na
minowych, na okres próbny oraz na czas wy- czas wykonania określonej pracy. Jeżeli
limit
umów
konywania określonej pracy. Nie dotyczy on zachodzi konieczność zastępstwa pra-
także umów zawartych w celu zastępstwa cownika w czasie jego usprawiedliwio-
pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nej nieobecności w pracy, pracodawca
nieobecności w pracy, a także umów zawar- może w tym celu zatrudnić innego pra-
tych w celu wykonywania pracy o charakte- cownika na podstawie umowy o pracę
rze dorywczym lub sezonowym albo zadań na czas określony, obejmujący czas tej
realizowanych cyklicznie (art. 251 ż 3 k.p.). nieobecności.
ż 2. Każda z umów, o których mowa
w ż 1, może być poprzedzona umową
'
CO NA TO S
D
o pracę na okres próbny, nie przekracza-
Art. 251 ż 1 k.p. ma zastosowanie, gdy trzy jący 3 miesięcy.
kolejne umowy o pracę na czas określony
zostały zawarte po wejściu w życie tego
Co warto dodatkowo zapisać
w umowach o pracę
Zawierając umowę o pracę, strony mogą wymiar czasu pracy,
zamieścić w niej dodatkowe postanowie- termin rozpoczęcia pracy (art. 29 ż 1 k.p.).
nia. Nie wolno jednak niezbędnych jej W przypadku osób zatrudnionych w niepeł-
elementów modyfikować na niekorzyść nym wymiarze czasu pracy strony ustalają
wymiar
pracownika. Warto np. precyzyjnie okre- w umowie o pracę dopuszczalną liczbę go- czasu pracy
ślić zakres działalności konkurencyjnej. dzin pracy ponad określony w umowie wy-
miar czasu pracy, których przekroczenie
Podstawowe elementy, które należy zapisać uprawnia pracownika (oprócz normalnego
w umowie o pracę, wskazuje kodeks pracy. wynagrodzenia) do dodatku za pracę w go-
Umowa powinna określać strony umowy, ro- dzinach nadliczbowych.
dzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki Umowa powinna zawierać także zapisy o sto-
pracy i płacy, w szczególności: sowaniu pewnych systemów czasu pracy  tzw.
rodzaj pracy, weekendowego lub skróconego tygodnia pracy.
miejsce jej wykonywania, Są one wprowadzane na wniosek pracownika,
wynagrodzenie za pracę odpowiadające a dla ich zastosowania konieczna jest odpo-
rodzajowi pracy, ze wskazaniem składni- wiednia zmiana umowy (bądz
wprowadzenie
ków wynagrodzenia, takich zapisów od razu przy zatrudnianiu).
16 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
Nie wolno ustalić zmiany wysokości świadczeń z tytułu
podróży służbowych.
gorszych warunków
Przy uzgadnianiu treści umowy o pracę,
w szczególności rozszerzaniu jej postano- Zakaz konkurencji
wień, trzeba pamiętać bezwzględnie
o art. 18 k.p. Zapisy umów o pracę oraz in- Warto podkreślić, że aby zakaz działalno-
nych aktów, na podstawie których powstaje ści konkurencyjnej obowiązywał, musi zo-
stosunek pracy, nie mogą być ukształtowa- stać zawarta odrębna umowa (art. 1011
ne w sposób mniej korzystny dla pracowni- k.p.). Nie musi to oznaczać fizycznego jej
ka niż przepisy prawa pracy (czyli nie tylko wyodrębnienia poza umowę o pracę (tzn.
przepisy ustaw i rozporządzeń, ale również podpisania drugiego dokumentu), ale musi
np. regulamin wynagradzania). mieć ona samodzielny byt prawny. Nic nie
Takie mniej korzystne dla pracownika stoi na przeszkodzie, aby umowa o zakazie
(niż przepisy prawa pracy) regulacje są nie- konkurencji została zawarta równocześnie
ważne. W ich miejsce stosuje się odpowied- z umową o pracę lub odpowiednie postano-
prawo nie przepisy prawa pracy. Nie będzie np. wienia zostały wprowadzone do treści umo-
pracy
ważny zapis, na podstawie którego strony wy o pracę.
ustalą w umowie, że pracownik będzie miał W przepisach nie ma definicji pojęcia
prawo do 17 dni urlopu rocznie, a w zamian  działalność konkurencyjna . Należy więc
za pozostałą część należnego urlopu otrzy- uznać, że jest to każda działalność, która
ma corocznie dodatkowe wynagrodzenie. wchodzi w zakres działania pracodawcy.
Żadnego znaczenia nie będzie miał fakt, że Musi jednak ona obiektywnie zagrażać jego
pracownik, podpisując umowę o pracę, wy- interesom, przy czym nie ma znaczenia, czy
razi zgodę na wprowadzenie danego roz- faktycznie zostały one naruszone. Nie bę-
wiązania. dzie miało znaczenia także to, czy pracow-
nik wykonywał dane działania odpłatnie
%ZAPAMI
TAJ czy nieodpłatnie ani na jakiej podstawie
Postanowienia umowy o pracę nie mogą prawnej.
być ukształtowane w sposób mniej ko- Wprowadzając do umowy zapisy o zaka-
rzystny dla pracownika niż przewidują zie prowadzenia działalności konkurencyj-
przepisy prawa pracy. nej, trzeba szczegółowo i wyczerpująco
wskazać, co pracodawca rozumie przez po-
jęcie  działalność konkurencyjna . Pozwoli
działalność
konkurencyjna
to na uniknięcie w przyszłości konfliktów
Bonusy
powstałych na tym tle.
Zakres możliwych dodatkowych zapisów
w umowie o pracę jest praktycznie nieogra- %ZAPAMI
TAJ
niczony. Od woli pracodawcy i podwładne- Umowę o zakazie konkurencji można za-
go zależy, w jakim kształcie zostaną zapisa- wrzeć równocześnie z umową o pracę.
ne w umowie (przy zastrzeżeniu Można także odpowiednie postanowie-
niepogarszania sytuacji pracownika). nia wprowadzić do treści umowy o pracę.
Do najczęściej występujących można zali-
czyć m.in.:
zakaz prowadzenia działalności konku-
Prawo wypowiedzenia
rencyjnej,
umowy okresowej
możliwość wypowiedzenia umowy za-
wartej na czas określony dłuższy niż 6 Zawierając umowę o pracę na czas okre-
miesięcy (art. 33 k.p.), ślony dłuższy niż 6 miesięcy, strony mogą
dłuższy okres wypowiedzenia w stosun- przewidzieć możliwość jej wcześniejszego
ku do pracownika zatrudnionego na sta- rozwiązania za 2-tygodniowym wypowie-
nowisku związanym z odpowiedzialno- dzeniem.
ścią materialną za powierzone mienie Gdy strony nie uzgodniły takiej ewentual-
(art. 36 ż 5 k.p.), ności, do rozwiązania umowy może dojść
prawo do dodatkowego urlopu, w drodze:
prawo do dodatkowych bonusów (np. zwolnienia bez wypowiedzenia (zarów-
samochodu służbowego, telefonu ko- no zawinionego, jak i niezawinionego
mórkowego czy laptopa), przez pracownika)  tutaj jednak zawsze
marzec 2013 17
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
muszą występować jakieś poważne,
obiektywne i wymierne podstawy roz-
wiązania umowy, ZGODNIE Z PRAWEM
porozumienia stron  na takie działanie
muszą się zgodzić jednak dwie strony Art. 775 kodeksu pracy
umowy, nie ma zatem możliwości jedno- ż 1. Pracownikowi wykonującemu na
stronnego zdecydowania o rozwiązaniu polecenie pracodawcy zadanie służ-
umowy w tym trybie. bowe poza miejscowością, w której
znajduje się siedziba pracodawcy, lub
poza stałym miejscem pracy przysłu-
Zwrot należności gują należności na pokrycie kosztów
związanych z podróżą służbową.
za delegacje
ż 2. Minister właściwy do spraw pra-
Pracodawca spoza sfery budżetowej cy określi, w drodze rozporządzenia,
może w przepisach wewnątrzzakładowych wysokość oraz warunki ustalania na-
inaczej, niż to wynika z przepisów po- leżności przysługujących pracowni-
wszechnych, uregulować zarówno wyso- kowi, zatrudnionemu w państwowej
kość świadczeń z tytułu podróży służbo- lub samorządowej jednostce sfery bu-
wej, jak i zasady ich przyznawania. dżetowej, z tytułu podróży służbowej
Pracodawca taki warunki wypłaty należno- na obszarze kraju oraz poza granica-
ści z tytułu podróży służbowej określa mi kraju. Rozporządzenie powinno
regulamin w układzie zbiorowym pracy lub w regula- w szczególności określać wysokość
wynagradzania
minie wynagradzania. Może to także zro- diet, z uwzględnieniem czasu trwa-
bić w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty nia podróży, a w przypadku podróży
układem zbiorowym pracy lub nie jest zo- poza granicami kraju  walutę, w ja-
bowiązany do ustalenia regulaminu wyna- kiej będzie ustalana dieta i limit na
gradzania (art. 775 ż 3 k.p.). nocleg w poszczególnych państwach,
Jeżeli zatem w firmie nie ma przepisów a także warunki zwrotu kosztów
wewnętrznych, pracodawca nie może na- przejazdów, noclegów i innych wy-
rzucić pracownikom zmian co do wypłaty datków.
ustalonych świadczeń z tytułu delegacji. ż 3. Warunki wypłacania należności
W takim przypadku wszelkie modyfikacje z tytułu podróży służbowej pracowni-
w tym zakresie trzeba będzie wprowadzać kowi zatrudnionemu u innego praco-
przez odpowiedni zapis w umowie o pracę. dawcy niż wymieniony w ż 2 określa
się w układzie zbiorowym pracy lub
w regulaminie wynagradzania albo
Dodatkowe w umowie o pracę, jeżeli pracodawca
nie jest objęty układem zbiorowym
świadczenia
pracy lub nie jest obowiązany do usta-
Obecnie zatrudniając specjalistę, nego- lenia regulaminu wynagradzania.
cjowanie umowy o pracę nie sprowadza się ż 4. Postanowienia układu zbiorowe-
tylko do prostego przedstawienia mu umo- go pracy, regulaminu wynagradzania
wy do podpisania. W praktyce przy angażo- lub umowy o pracę nie mogą ustalać
waniu osób na niektóre stanowiska określo- diety za dobę podróży służbowej na
ne bonusy, wykraczające poza standardy obszarze kraju oraz poza granicami
wynikające z przepisów prawa pracy, są kraju w wysokości niższej niż dieta
właściwie normą. z tytułu podróży służbowej na obsza-
Dodatkowymi świadczeniami pracodaw- rze kraju określona dla pracownika,
ca stara się przyciągnąć wysoko wykwalifi- o którym mowa w ż 2.
kowanych pracowników. Nie chodzi przy ż 5. W przypadku gdy układ zbiorowy
tym tylko o wynagrodzenie, ale także pracy, regulamin wynagradzania lub
o różne świadczenia i dodatki, np. dodat- umowa o pracę nie zawiera postano-
kowe ubezpieczenie emerytalne, samo- wień, o których mowa w ż 3, pracow-
chód służbowy, dodatkowy urlop wypo- ni- kowi przysługują należności na
czynkowy, dostęp do prywatnej opieki pokrycie kosztów podróży służbowej
zdrowotnej. odpowiednio według przepisów,
o których mowa w ż 2.
mareK roTKiewicz
18 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
Nieprawidłowe klauzule
w umowach o pracę
Umowa o pracę jest z
ródłem praw i obo- Co do zasady w podstawowym systemie
wiązków stron stosunku pracy, dlatego czasu pracy niedopuszczalne jest zobligowa-
też jej postanowienia powinny uwzględ- nie pracownika w umowie o pracę do świad-
niać wolę stron i charakteryzować się po- czenia pracy powyżej norm określonych
szanowaniem obowiązujących przepi- w art. 129 ż 1 k.p., tj. powyżej 8 godzin na
sów prawa pracy. Postanowienia umów dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie
o pracę mniej korzystne dla pracownika 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym
tydzień
pracy
niż wynikające z przepisów prawa pracy okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym
są nieważne i zamiast nich stosuje się od- 4 miesięcy. Niedopuszczalne jest planowanie
powiednio te przepisy. godzin nadliczbowych już w samej umowie
o pracę.
Poniżej zostały przedstawione przykładowe
nieprawidłowe postanowienia. %ZAPAMI
TAJ
Klauzula w umowie o pracę, na podstawie
której pracownik zrzeka się prawa do obni-
Umowa terminowa żenia wymiaru czasu pracy w okresie, w któ-
rym mógłby korzystać z urlopu wycho-
Przepisy prawa pracy nie wskazują limitów wawczego, jest nieważna.
czasowych, tj. na jaki okres może zostać za-
warta umowa o pracę na czas określony. Brak
stosownej regulacji ustawowej prowadzi do
Umowa na okres próbny
tego, że niejednokrotnie pracodawcy propo-
nują pracownikom zawieranie umów o pracę Na mocy art. 7 ustawy z 9 lipca 2003 r. o za-
na czas określony, np. na 8 lat. Powszechnie trudnianiu pracowników tymczasowych
przyjmuje się jednak, że zawieranie długoter- (Dz.U. nr 166 poz. 1608 z póz
n. zm.) agencja
minowych umów o pracę na czas określony pracy tymczasowej zatrudnia pracowników
stanowi ograniczenie uprawnień pracowni- tymczasowych na podstawie umowy o pracę
czych związanych z umowami zawartymi na na czas określony lub umowy o pracę na czas
czas nieokreślony. Zawarcie terminowej umo- wykonania określonej pracy. Przepis ten wy-
wy o pracę np. na 10 lat jest sprzeczne ze spo- łącza możliwość stosowania wobec pracowni-
łeczno-gospodarczym przeznaczeniem takiej ków tymczasowych umów na okres próbny,
umowy i jej postanowienia w tym zakresie są jak również umów na czas nieokreślony.
nieważne na podstawie art. 18 ż 2 k.p. w zw.
z art. 8 k.p. Taka umowa zostanie uznana za
zawartą na czas nieokreślony. Wynagrodzenie
Pracownik nie może zrzec się prawa do wy-
Czas pracy nagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną
osobę (art. 84 k.p.). Zakaz ten dotyczy zarów-
W trakcie nawiązywania stosunku pracy no całości, jak i części wynagrodzenia. Jeżeli
zwłaszcza kobiety powinny sprawdzać, czy w umowie o pracę pracownik zrzekłby się pra-
przyszły pracodawca  wbrew przepisom  nie wa do całości bądz
części wynagrodzenia, to
zawarł w umowie klauzuli, na podstawie któ- czynność taka będzie nieważna. Skutkiem
rej pracownik zrzeka się np. prawa do obniże- tego jest ciążący na pracodawcy obowiązek
nia wymiaru czasu pracy w okresie, w którym wypłaty pracownikowi wynagrodzenia, do
urlop mógłby korzystać z urlopu wychowawczego. którego prawa ten ostatni się zrzekł. Dodatko-
wychowawczy
Klauzula taka z mocy prawa jest nieskuteczna, we wynagrodzenie za pracę w godzinach nad-
umowa o pracę nie może ograniczyć upraw- liczbowych jest wynagrodzeniem za pracę
nień pracownika, jakie przewiduje kodeks pra- w ścisłym tego słowa znaczeniu, a zatem nie-
cy. Jednak pracodawcy liczą na to, że pracow- dopuszczalne (nieważne) jest zrzeczenie się
nicy nie zdają sobie z tego sprawy i nie będą przez pracownika prawa do tego świadczenia,
starać się o obniżenie wymiaru etatu. chociażby w chwili zawarcia porozumienia
marzec 2013 19
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
było ono nieskonkretyzowane i niepewne Zakaz konkurencji
(zrzeczenie dokonane na przyszłość).
W umowie o zakazie konkurencji po ustaniu
stosunku pracy zakazana może być jedynie taka
Urlop wypoczynkowy działalność, która narusza interes pracodawcy
lub zagraża mu. Przedmiot zakazu musi odno-
Nieprawidłowym postanowieniem umow- sić się do przedmiotu działalności pracodawcy,
przedmiot
działalności
nym jest zastrzeżenie, że pracownik nie będzie niekoniecznie określonego prawem lub umo-
korzystał z urlopu wypoczynkowego w natu- wą, ponieważ kodeks pracy nie wprowadza
rze, w czasie trwania stosunku pracy, w za- tego wymogu, wystarczy faktycznie prowadzo-
mian za co będzie mu co roku wypłacany ekwi- na działalność, a także działalność zaplanowa-
walent pieniężny. W naturze powinien zostać na. Skutkiem wadliwego określenia rodzaju
wykorzystany nie tylko urlop bieżący, lecz tak- działalności konkurencyjnej, którego zakaz do-
urlop że urlop zaległy. Jedynie w razie rozwiązania tyczy, jest nieważność tych postanowień, z re-
zaległy
lub wygaśnięcia umowy o pracę prawo do guły tylko w części. Jeżeli więc zakazem objęto
urlopu wypoczynkowego przekształca się także działalność niezwiązaną z rodzajem dzia-
w prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany łalności pracodawcy, to te postanowienia w tej
urlop wypoczynkowy, który jest traktowany części są nieważne (art. 58 ż 1 k.c. w zw.
jako surogat prawa do urlopu. z art. 300 k.p.), gdyż stanowią obejście zakazu
W art. 152 ż 2 k.p. została wprowadzona wynikającego z art. 1012 ż 1 k.p.
zasada niezbywalności prawa do urlopu wy- W razie nieokreślenia wysokości odszkodo-
poczynkowego  pracownik nie może zrzec wania z tytułu zakazu konkurencji po ustaniu
się prawa do urlopu ani prawa do wynagro- stosunku pracy lub ustalenia go poniżej kwo-
dzenia za czas urlopu. Zrzeczenie się prawa ty z art. 1012 ż 3 k.p. należy stosować art. 58
do urlopu jest niedopuszczalne zarówno przy ż 1 k.c. w tej części, która przewiduje, że
nawiązywaniu stosunku pracy (w szczegól- w miejsce nieważnych postanowień czynno-
ności w umowie o pracę), jak i w czasie jego ści prawnej wchodzą odpowiednie przepisy
trwania. Zakaz zrzeczenia się obejmuje urlop ustawy. Umowa o zakazie konkurencji jest za-
bieżący (przysługujący za dany rok kalenda- tem ważna, a były pracownik ma prawo do
rzowy) oraz urlop zaległy, jeżeli pracownik odszkodowania w wysokości określonej
może go jeszcze wykorzystać. w art. 1012 ż 3 k.p., tj. nie mniej niż 25% wy-
nagrodzenia otrzymanego przez pracownika
%ZAPAMI
TAJ przed ustaniem stosunku pracy przez okres
Pracownik nie może zrezygnować z korzy- odpowiadający okresowi obowiązywania za-
stania z urlopu wypoczynkowego w natu- kazu konkurencji. Umowa przewidująca nie-
rze w zamian za ekwiwalent pieniężny. odpłatny zakaz działalności konkurencyjnej
po ustaniu stosunku pracy nie jest nieważna,
lecz klauzula o nieodpłatności zostaje auto-
matycznie zastąpiona przez odszkodowanie
Wypowiedzenie umowy
gwarantowane w art. 1012 ż 3 k.p.
Przykładem stosowania niedozwolonych
klauzul w umowach o pracę jest pozbawienie %ZAPAMI
TAJ
pracownika możliwości jej wypowiedzenia W umowie o zakazie konkurencji po usta-
przez określony czas, np. 2 lata od dnia zawar- niu stosunku pracy zakazana może być je-
cia umowy. Pracodawcy często zdają sobie dynie taka działalność, która narusza inte-
sprawę z tego, że umieszczanie takich posta- res pracodawcy lub mu zagraża.
nowień w umowie jest bezprawne, ale liczą na
magDalena Przybysz
to, że pracownik tego nie wie i zanim złoży wy-
powiedzenie, kilka razy się zastanowi.
W umowach o pracę zawartych na czas okre-
ślony do 6 miesięcy pracodawcy zastrzegają
czasami 2-tygodniowy lub krótszy okres wypo- ZGODNIE Z PRAWEM
wiedzenia umowy. Jest to klauzula bezprawna,
sprzeczna z art. 33 k.p. Strony mogą bowiem Art. 18 Kodeksu pracy
przewidzieć możliwość wypowiedzenia (z za- ż 1. Postanowienia umów o pracę oraz
chowaniem 2-tygodniowego okresu wypowie- innych aktów, na których podstawie po-
dzenia) jedynie umowy o pracę zawartej na wstaje stosunek pracy, nie mogą być
czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy.
20 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
mniej korzystne dla pracownika niż powstaje stosunek pracy, naruszające
przepisy prawa pracy. zasadę równego traktowania w zatrud-
ż 2. Postanowienia umów i aktów, o któ- nieniu są nieważne. Zamiast takich po-
rych mowa w ż 1, mniej korzystne dla stanowień stosuje się odpowiednie
pracownika niż przepisy prawa pracy są przepisy prawa pracy, a w razie braku
nieważne; zamiast nich stosuje się od- takich przepisów  postanowienia te na-
powiednie przepisy prawa pracy. leży zastąpić odpowiednimi postano-
ż 3. Postanowienia umów o pracę i in- wieniami niemającymi charakteru dys-
nych aktów, na podstawie których kryminacyjnego.
Sprzeczność umowy o pracę
z zasadami
współżycia społecznego
Zawierając umowę o pracę, jej treść nale- sunkach pracy liczy się nie sama  litera pra-
ży tak skonstruować, aby nie była wa , lecz także owe pozaprawne reguły
sprzeczna z przepisami prawa oraz zasa- nazwane w art. 8 k.p.  zasadami współży-
dami współżycia społecznego. Narusze- cia społecznego .
nie tej zasady może prowadzić do unie- Należy również dodać, że zwrot  zasady
ważnienia całej umowy. współżycia społecznego jest klauzulą ge-
neralną, tj. zwrotem niedookreślonym, od-
Zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi syłającym do reguł i ocen pozaprawnych,
przysługują na gruncie prawa pracy tzw. pra- pozwalającym organom stosującym prawo
wa podmiotowe. Prawami podmiotowymi są (głównie sądom) podejmować w konkret-
uprawnienia przyznane jednostce przez prze- nych przypadkach zindywidualizowane
pisy prawa, których przestrzegania może się rozstrzygnięcia, dostosowane do szczegól-
ona domagać. Zasadą jest, że jeżeli przepisy nych okoliczności każdej sprawy. Wynika to
prawa przewidują dla określonej jednostki z potrzeby elastycznego stosowania prawa
pewne uprawnienia, może ona żądać ich re- w sytuacjach niemożliwych z góry do prze-
alizacji od osób zobowiązanych. widzenia.
'
CO NA TO S
D?
Co to są zasady
Dochodzenie przywrócenia do pracy można
współżycia społecznego
ocenić jako sprzeczne z zasadami współ-
Nikt nie może  czynić ze swego prawa życia społecznego, jeżeli zachowanie się
zasady użytku sprzecznie z zasadami współżycia pracownika było naganne w takim stopniu,
współżycia
społecznego (art. 8 k.p.), tj. regułami, nie- że jego powrót do pracy mógłby wywołać
społecznego
będącymi normami prawnymi, określający- zgorszenie innych zatrudnionych, a narusze-
mi zachowania ludzi w ich wzajemnych sto- nie przez pracodawcę przepisów o rozwiązy-
sunkach. Treść przytoczonej zasady waniu umów o pracę bez wypowiedzenia nie
odpowiada regulacji zawartej w art. 5 k.c. było poważne.
i dotyczy nadużycia prawa. Celem tego Wyrok Sądu Najwyższego z 24 lutego
przepisu jest uniemożliwienie skorzystania 1998 r., I PKN 539/97, OSNP 1999/3/87
z przysługującego prawa wówczas, gdy pro-
wadziłoby to do sprzeczności z normami
etycznymi, moralnymi. Każda ze stron sto- Nadużycie prawa
sunku pracy musi zatem postępować, przy
wykonywaniu swych uprawnień, zgodnie Klauzule generalne zawarte w art. 8 k.p.
z wymaganiami moralności i uznanymi re- dotyczą nadużycia prawa. Celem ich wpro-
gułami obyczajowymi. Oznacza to, że w sto- wadzenia do porządku prawnego jest zabez- porządek
prawny
marzec 2013 21
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
pieczenie stron stosunku pracy przed naduży- bardzo przydatne w tym zakresie jest orzecz-
waniem prawa przez osobę uprawnioną. nictwo Sądu Najwyższego. Tematyka zgod- sąd
najwyższy
Nadużycie prawa polega na takim postępo- ności umów o pracę z zasadami współżycia
waniu osoby uprawnionej, które wskazuje, że
społecznego wielokrotnie była przedmiotem
postępowanie uprawnionego jest zgodne
rozstrzygnięć sądu.
z przysługującym prawem, ale w rzeczywisto- Poniżej zostało zamieszczone wybrane
ści nie mieści się w granicach dozwolonego
orzecznictwo dotyczące problemu sprzeczno-
celu lub sposobu wykonywania prawa. Oceny
ści umów o pracę z zasadami współżycia spo-
postępowania uprawnionego w celu stwier-
łecznego. Obrazuje ono m.in., jakich klauzul
dzenia, czy swoim postępowaniem nie naru-
nie należy stosować w umowach o pracę,
sza prawa, dokonuje się na podstawie dwóch
żeby uniknąć zarzutu naruszenia zasad
kryteriów: społeczno-gospodarczgo przezna-
współżycia społecznego.
czenia prawa oraz zasady współżycia społecz-
nego.
'
CO NA TO S
D?
Zawarcie długoterminowej umowy o pracę
'
CO NA TO S
D?
na czas określony (9 lat) z dopuszczalnością
Tworzenie związku zawodowego w celu uzy-
wcześniejszego jej rozwiązania za 2-tygo-
skania szczególnej ochrony trwałości stosun-
dniowym wypowiedzeniem może być kwalifi-
ku pracy przez pracowników, którzy wskutek
kowane jak obejście przepisów prawa pracy,
restrukturyzacji pracodawcy otrzymali wypo-
ich społeczno-gospodarczego przeznaczenia
wiedzenie umów o pracę, jest nadużyciem
oraz zasad współżycia społecznego.
wolności związkowej. Takie zachowanie pro-
Wyrok Sądu Najwyższego z 7 września
wadzi do oceny, że roszczenie pracownika
2005 r., II PK 294/2004, OSNP 2006/13
żądającego przywrócenia do pracy, który
14/207
w ten sposób uzyskał szczególną ochronę
z art. 32 ustawy o związkach zawodowych,
jest sprzeczne ze społeczno-gospodarczym
'
CO NA TO S
D?
przeznaczeniem prawa. Taki pracownik nie
Umowa o pracę realizowana zgodnie z jej
podlega ochronie.
postanowieniami nie może zostać uznana za
Wyrok Sądu Najwyższego z 27 lutego
nieważną w całości tylko z tego względu, że
1997 r., I PKN 17/97, OSNP 1997/21/416
przyznaje ona znaczne przywileje pracowni-
kowi i to nawet w sytuacji, kiedy nie są one
Przepis zawarty w art. 8 k.p. nie jest często
obiektywnie uzasadnione.
stosowany w praktyce orzeczniczej sądów.
Wyrok Sądu Najwyższego z 19 kwietnia
Jednak istnienie tego przepisu ma wielkie
2006 r., II PK 306/05, OSNP 2007/9
znaczenie, stwarza bowiem podstawę do wy-
10/122
norma łączenia stosowania normy prawnej, gdy
prawna
sprzeciwiłoby się to jej społeczno-gospodar-
czemu przeznaczeniu lub pozostawałoby
'
CO NA TO S
D?
w sprzeczności z zasadami współżycia spo-
Cel zawarcia umowy o pracę w postaci osią-
łecznego.
gnięcia świadczeń z ubezpieczenia społecz-
nego nie jest sprzeczny z ustawą, ale nie
może to oznaczać akceptacji dla nagannych
Zawieranie
i nieobojętnych społecznie zachowań oraz
umów o pracę
korzystania ze świadczeń z ubezpieczeń
społecznych, przy zawarciu umowy o pracę
Strony, zawierając umowę o pracę mimo
na krótki okres przed zajściem zdarzenia
możliwości ułożenia stosunku prawnego we-
rodzącego uprawnienie do świadczenia (np.
dług swego uznania, muszą uregulować go
urodzeniem dziecka) i ustaleniu wysokiego
tak, aby nie sprzeciwiał się właściwości (na-
wynagrodzenia w celu uzyskania świadczeń
turze) stosunku pracy, kodeksowi pracy,
obliczonych od tej podstawy. Taka umowa
układowi zbiorowemu, jeśli pracodawca jest
nim objęty, oraz zasadom współżycia spo- o pracę jest nieważna jako sprzeczna z zasa-
dami współżycia społecznego.
łecznego.
Brak jest przepisów jednoznacznie określa- Wyrok Sądu Najwyższego z 18 paz
dzierni-
jących, w jakich sytuacjach dochodzi do naru- ka 2005 r., II UK 43/05, OSNP 2006/15
szenia zasad współżycia społecznego, dlatego 16/251
22 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
'
CO NA TO S
D?
Wprowadzenie aneksem do umowy o pra-
cę prawa pracownika do odprawy w razie ZGODNIE Z PRAWEM
rozwiązania stosunku pracy za wypowie-
dzeniem przez pracodawcę zasadniczo nie Art. 8 kodeksu pracy
może być traktowane jako czynność prawna Nie można czynić ze swego prawa użytku,
sprzeczna z zasadami współżycia społecz- który byłby sprzeczny ze społeczno-gospo-
nego. darczym przeznaczeniem tego prawa lub
Wyrok Sądu Najwyższego z 19 września zasadami współżycia społecznego. Takie
2002 r., I PKN 592/01, OSNP 2004/9/155 działanie lub zaniechanie uprawnionego
nie jest uważane za wykonywanie prawa
i nie korzysta z ochrony.
beaTa suPerson-Polowiec
Zawarcie umowy o pracę
przez osobę nieupoważnioną
Do skutecznego zawarcia umowy o pracę oświadczenia woli nie jest wymagana żadna
konieczne jest zgodne oświadczenie woli szczególna forma, chociaż do celów dowodo-
pracownika i pracodawcy. W związku wych oświadczenie powinno zostać złożone
z tym osoba nieupoważniona do nawią- w formie pisemnej.
zania stosunku pracy może wystąpić po Upoważnienie do dokonywania czynności
upoważnienie
obu stronach. z zakresu prawa pracy powinno wskazywać
imiennie osobę upoważnioną, a także zakres
Kodeks pracy stanowi, że za pracodawcę bę- umocowania.
dącego jednostką organizacyjną czynności Problem właściwego reprezentowania
w sprawach z zakresu prawa pracy, w tym za- pracodawcy nie występuje, gdy umowę
warcia umowy o pracę, dokonuje osoba lub or- o pracę podpisuje bezpośrednio osoba fi-
gan zarządzający tą jednostką albo inna wy- zyczna prowadząca działalność gospodar-
znaczona do tego osoba (art. 31 ż 1 k.p.). czą, chyba że została całkowicie lub czę-
Dotyczy to odpowiednio pracodawcy będącego ściowo ubezwłasnowolniona. Natomiast
osobą fizyczną, który nie dokonuje tych czyn- bardzo często występują sytuacje, w któ-
ności osobiście (art. 31 ż 2 k.p.). Zarówno osobę rych umowę o pracę, w imieniu pracodawcy
zarządzającą (np. dyrektora, likwidatora), jak będącego jednostką organizacyjną, podpi-
i organ zarządzający (np. zarząd) wskazują suje osoba do tego nieupoważniona. Doty-
przeważnie przepisy ustawy, statut danej osoby czy to szczególnie spółek handlowych,
prawnej, regulamin pracy bądz
decyzja. gdzie kwestia właściwej reprezentacji jest
regulamin
pracy
znacznie bardziej skomplikowana.
Do zawarcia umowy o pracę przez osobę
Osoba reprezentująca nieupoważnioną może dojść albo w razie
podpisania umowy w imieniu pracodawcy
Osoba wyznaczona do sprawowania funkcji przez osobę nieupoważnioną, albo gdy
z zakresu prawa pracy może działać zarówno wprawdzie osoba ta była do tego upoważnio-
w imieniu pracodawcy będącego jednostką na, ale jej upoważnienie nie obejmowało za-
organizacyjną (w takiej sytuacji osobą repre- wierania umów o pracę.
zentującą może być m.in. dyrektor personal-
ny), jak i osoby fizycznej (w tym przypadku
reprezentantem może być np. pełnomocnik). Potwierdzenie
Wyznaczenie tej osoby następuje przez złoże-
zawarcia umowy
nie oświadczenia woli pracodawcy i wyraże-
nie na to zgody przez tę osobę (wyrok Sądu Ważność umowy zawartej przez osobę,
Najwyższego z 20 września 2005 r., II PK która nie ma umocowania lub przekroczy
412/04, OSNP 2006/13 14/210). Dla jego zakres, zależy od potwierdzenia jej
marzec 2013 23
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
przez osobę, w imieniu której została zawar- także na podstawie czynności faktycznych, je-
ta (art. 103 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Czyn- żeli wynika z nich, że jedna strona wyraża zo-
ność dokonana przez takiego rzekomego bowiązanie do wykonywania pracy określo-
pełnomocnika jest dotknięta tzw. bezsku- nego rodzaju na rzecz drugiej strony, a druga
tecznością zawieszoną (wyrok Sądu Najwyż- do zatrudniania jej za wynagrodzeniem (wy-
szego z 28 marca 2007 r. II CSK 530/06, nie- rok Sądu Najwyższego z 8 czerwca 2010 r., I PK
publikowany). Oznacza to, że umowa 16/10, niepublikowany). Przez dopuszczenie
o pracę zawarta przez osobę działającą rze- do pracy może dojść do nawiązania stosunku
komo w imieniu pracodawcy, która nie miała pracy, nawet gdy umowa o pracę podpisana
do tego umocowania lub przekroczyła jego przez nieupoważnioną osobę jest bezwzględ-
granice, jest skuteczna dopiero po jej po- nie nieważna i nie podlega konwalidacji.
twierdzeniu przez pracodawcę, tj. przez wła-
ściwie upoważnioną do tego osobę działają-
cą w imieniu pracodawcy.
Zarówno potwierdzenie, jak i ewentualna PRZyKłAD
odmowa potwierdzenia zawarcia umowy
o pracę następuje w drodze stosownego Z członkiem zarządu w imieniu spółki
oświadczenie oświadczenia woli, wyrażonego w sposób z o.o. umowę o pracę podpisał członek
woli
wyraz
ny lub dorozumiany (art. 60 k.c.). Od- rady nadzorczej, który nie miał umoco-
mowa potwierdzenia oznacza, że umowa wania do zawierania umów o pracę
o pracę staje się nieważna z mocą wsteczną, z członkami zarządu (umowę o pracę
tj. od chwili jej zawarcia (wyrok Sądu Naj- z członkiem zarządu spółki z o.o. może
wyższego z 28 listopada 2007 r., V CSK zawrzeć wyłącznie rada nadzorcza lub
288/07, niepublikowany). Udzielenie po- pełnomocnik powołany przez zgroma-
twierdzenia powoduje, że ustaje stan bezsku- dzenie wspólników  art. 210 ż 1 k.s.h.).
teczności zawieszonej i umowa o pracę staje Przez 3 lata osoba ta codziennie wyko-
się ważna i skuteczna z mocą wsteczną, tj. od nywała pracę w godzinach urzędowania
daty jej zawarcia. firmy. Gdy zachorowała, ZUS odmówił
jej wypłaty wynagrodzenia chorobowe-
go, twierdząc, że umowa o pracę była
nieważna, gdyż spółka nie była należy-
PRZyKłAD cie reprezentowana. Mimo bezwzględ-
nej nieważności umowy do nawiązania
Reprezentujący pracodawcę w spra- stosunku pracy doszło przez dopuszcze-
wach z zakresu prawa pracy dyrektor nie członka zarządu do pracy, a taki
generalny wyłonił w trakcie procesu re- stan rzeczy akceptowała osoba właści-
krutacyjnego 3 osoby na wakujące sta- wa do reprezentowania pracodawcy.
nowiska. Następnie polecił dyrektorce ZUS powinien więc wypłacić świadcze-
działu kadr przygotowanie dla nich sto- nie chorobowe.
sownej dokumentacji. Dyrektorka mimo
braku stosownego upoważnienia podpi-
sała umowy o pracę z tymi osobami.
Umowy te są ważne. Należy przyjąć, że Po stronie pracownika
dyrektor generalny w sposób dorozu-
miany potwierdził nawiązanie stosunku Umowę o pracę samodzielnie mogą za-
pracy z tymi osobami, ponieważ to on wrzeć osoby o ograniczonej zdolności do
dokonał wyboru tych konkretnych osób czynności prawnych, tj. osoby ubezwłasno-
spośród wielu kandydatów i sam zlecił wolnione częściowo i małoletnie, które ukoń-
ich zatrudnienie, określając warunki czyły 13 lat. Dodatkowo przepisy kodeksu
poszczególnych umów. pracy zawierają zakaz zatrudniania osób, zakaz
zatrudniania
które nie ukończyły 16 lat (art. 190 ż 2 k.p.).
A zatem do zawarcia umowy o pracę
Dopuszczenie do pracy przez osobę nieuprawnioną po stronie pra-
cownika może dojść, gdy podpisze ją osoba,
Potwierdzenie umowy o pracę zawartej która nie ukończyła lat 16 lub jest całkowi-
przez osobę nieupoważnioną może nastąpić cie ubezwłasnowolniona. W pierwszym
także przez dopuszczenie do pracy. Do na- przypadku wprawdzie umowa jest ważna,
wiązania stosunku pracy może dojść bowiem ale pracodawca ma obowiązek jej wypowie-
24 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
dzenia, niezwłocznego odsunięcia takiej
osoby od wykonywania pracy i zapłaty wy-
nagrodzenia za okres wypowiedzenia. ZGODNIE Z PRAWEM
W drugim, wobec całkowitego pozbawienia
prawa do samodzielnego podejmowania ja- Art. 31 kodeksu pracy
kichkolwiek czynności prawnych należy ż 1. Za pracodawcę będącego jednostką
przyjąć, że zawarta przez osobę całkowicie organizacyjną czynności w sprawach
ubezwłasnowolnioną umowa jest nieważ- z zakresu prawa pracy dokonuje osoba
na. Brak jest jednak przepisów jednoznacz- lub organ zarządzający tą jednostką
nie stwierdzających, czy osoba całkowicie albo inna wyznaczona do tego osoba.
ubezwłasnowolnia może być pracowni- ż 2. Przepis ż 1 stosuje się odpowiednio
kiem. do pracodawcy będącego osobą fizycz-
ną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czyn-
ności, o których mowa w tym przepisie.
ewa PrzeDwojsKa
Informacja o karalności
pracownika
Ochrona prywatności
Pracodawca ma prawo uzyskania infor-
macji o pracowniku, którego dane zostały
zgromadzone w Krajowym Rejestrze Kar- Sformułowanie przez ustawodawcę za-
nym, jeżeli uprawnienie to wynika z prze- mkniętego katalogu informacji, do których
pisów. W przeciwnym razie takie działanie żądania uprawniony jest pracodawca, w od-
pracodawcy można uznać za niezgodne niesieniu do potencjalnego przyszłego pra-
z prawem. cownika, wynika nie tylko z kodeksu pracy,
ale także z Konstytucji RP i ustawy o ochro-
Pracodawca, decydując się na zatrudnie- nie danych osobowych. Artykuł 47 Konstytu-
nie nowego pracownika, ma prawo żądać cji RP gwarantuje każdemu prawo do ochro-
od niego udostępnienia tych danych osobo- ny prawnej życia prywatnego, rodzinnego,
wych, które wynikają wprost z treści art. 221 czci i dobrego mienia oraz do decydowania
k.p. o swoim życiu osobistym. Każda osoba ma
Katalog danych, których może domagać również prawo do ochrony jej danych osobo-
się pracodawca od kandydata do pracy, wych zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy
przedstawia się następująco: z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych oso-
imię (imiona) i nazwisko, bowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926
imiona rodziców, z póz
n. zm.).
data urodzenia, Istnienie takich uregulowań jest funda-
miejsce zamieszkania (adres do kore- mentalne do zapewnienia utrzymania stan-
spondencji), dardów ochrony prywatności każdego oby- ochrona
prywatności
wykształcenie, watela, a jednocześnie wpływa na
przebieg dotychczasowego zatrudnienia. poszanowanie przez pracodawcę obowiąz-
Ponadto pracodawca ma prawo żądać od ku równego traktowania kandydatów do
osoby już zatrudnionej podania, niezależnie pracy. A zatem zakres informacji, jakie
od danych osobowych, o których wyżej, tak- może żądać pracodawca, stanowi katalog
że innych danych osobowych, m.in. imion zamknięty. Oznacza to, że wszelkie inne
i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracow- dane osobowe czy też informacje dotyczące
nika, jeżeli podanie takich danych jest ko- przyszłego pracownika mogą zostać przez
nieczne ze względu na korzystanie przez niego udostępnione tylko i wyłącznie za
pracownika ze szczególnych uprawnień jego wyraz
ną zgodą.
przewidzianych w prawie pracy, a także nu-
Pesel
meru PESEL nadanego przez Rządowe Cen- %ZAPAMI
TAJ
trum Informatyczne Powszechnego Elektro- Każda osoba ma prawo do ochrony praw-
nicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI nej życia prywatnego, rodzinnego, czci i do-
PESEL). brego mienia oraz do decydowania o swo-
marzec 2013 25
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
im życiu osobistym. Ustawowy katalog nienia, na mocy przepisów szczególnych
informacji, których może żądać praco- rangi ustawowej.
dawca w odniesieniu do potencjalnego
przyszłego pracownika, nie może zostać
rozszerzony. Zatrudnienie
karanego pracownika
W praktyce często pojawia się problem po-
Pozyskiwanie danych
legający na ocenie, czy dany pracodawca
z Krajowego Rejestru
może skierować bezpośrednio do kandydata
Karnego
zapytanie o jego karalność, w sytuacji gdy
karalność
Pracodawca ma prawo uzyskania informa- do objęcia danego stanowiska brak jest usta-
cji o osobie, której dane zostały zgromadzo- wowego wymogu niekaralności, a tym sa-
ne w Krajowym Rejestrze Karnym, w zakre- mym pracodawca nie ma usprawiedliwione-
sie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, go interesu w tym, aby żądać ujawnienia
co do którego z przepisów ustawy wynika tych informacji. Oczywiste jest, że każde
wymóg niekaralności, korzystania z pełni nowe zatrudnienie pracodawca poprzedza
praw publicznych, a także ustalenia upraw- postępowaniem rekrutacyjnym. Pracodawca
nienia do zajmowania określonego stanowi- chce poznać danego kandydata w możliwie
ska, wykonywania określonego zawodu lub jak najszerszym zakresie i drogą porównaw-
prowadzenia określonej działalności gospo- czą dokonać najlepszego wyboru przyszłego
darczej (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy pracownika.
z 24 maja 2000 r. w o Krajowym Rejestrze Jedną z podstawowych zasad prawa pracy
Karnym  Dz.U. z 2012 r. poz. 654 z póz
n. stanowi autonomia woli stron, która umożli-
zm., zwanej dalej  ustawą o KRK ). wia swobodę negocjacji i wzajemną wymianę
informacji podczas procesu zatrudnienia. Na-
leży brać również pod uwagę, że podjęcie
przez pracodawcę decyzji o nowym zatrud-
PRZyKłAD nieniu np. osoby karanej, bez posiadania na-
leżytych i szczegółowych informacji dotyczą-
Robert Z. ubiega się o zatrudnienie cych jej skazania (np. za jakie przestępstwo,
w służbie cywilnej. Kandydatem do ta- jaką wymierzono karę itp.), obwarowane jest
kiej pracy może być osoba, która m.in. często ryzykiem, szczególnie w sytuacji, gdy
nie była karana za przestępstwo umyśl- przyszły pracownik miałby zajmować stano-
ne. Na mocy tego przepisu szczególne- wisko związane z powierzeniem mu mienia.
go pracodawca będzie upoważniony do Jednocześnie należy wskazać, że nie każde
wystąpienia z odpowiednim zapyta- przestępstwo, za które został skazany dany
niem do Krajowego Rejestru Karnego. kandydat, może stanowić uzasadnioną prze-
Dopiero uzyskanie tych informacji po- szkodę w zatrudnieniu na konkretnym stano-
zwoli pracodawcy na weryfikację, czy wisku.
Robert Z. spełnia wymogi ustawowe do
objęcia danego stanowiska. %ZAPAMI
TAJ
O tym, czy zapytanie pracodawcy o karal-
Tym samym, jeżeli brak jest przepisu szcze- ność kandydata jest usprawiedliwione, de-
gólnego, który wyraz
nie wskazuje na wymóg cyduje istnienie związku między popełnio-
prawa niekaralności, korzystania z pełni praw pu- nym przestępstwem a rodzajem pracy,
publiczne
blicznych bądz
posiadania szczególnych o którą ubiega się kandydat.
uprawnień przy zatrudnieniu na określone
stanowisko, pracodawca nie jest upoważnio- Tym samym pytanie pracodawcy o karal-
ny do wystąpienia do Krajowego Rejestru ność kandydata nie zawsze będzie usprawie-
Karnego z zapytaniem o niekaralność danego dliwione, chociażby z uwagi na to, że może
kandydata. pozostawać bez jakiegokolwiek wpływu na
Nie każdy pracodawca jest uprawniony do charakter danej pracy. Udzielanie odpowiedzi
uzyskania informacji o karalności pracowni- na wszelkie uzasadnione charakterem dane-
ka. Uprawniony do wystąpienia z zapytaniem go stanowiska pracy pytania pracodawcy za-
do Krajowego Rejestru Karnego jest taki pra- dawane podczas rozmowy o pracę może sta-
codawca, dla którego uzyskanie tych infor- nowić wyraz aprobaty i zgody kandydata na
macji jest niezbędne do właściwego zatrud- ujawnienie takich informacji.
26 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
'
CO NA TO S
D?
Popełnienie przez pracownika przestępstwa postępowania przygotowawczego
może uniemożliwić jego dalsze zatrudnienie w sprawach karnych i karnych skar-
na zajmowanym stanowisku także wówczas, bowych oraz czynności sprawdza-
gdy nie było dokonane na szkodę pracodaw- jących w sprawach o wykroczenia,
cy, jeżeli rodzaj przestępstwa ma związek w związku z prowadzonym postę-
z charakterem zatrudnienia. powaniem;
Wyrok Sądu Najwyższego z 7 kwietnia 7) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrz-
1999 r., I PKN 668/98, OSNP 2000/11/429 nego, Służbie Kontrwywiadu Woj-
skowego, Służbie Celnej i Central-
nemu Biuru Antykorupcyjnemu,
anna g. DębińsKa
w zakresie, w jakim jest to koniecz-
ne dla wykonania nałożonych na
nie zadań określonych w ustawie,
7a) wywiadowi skarbowemu, w zakre-
ZGODNIE Z PRAWEM sie, w jakim jest to konieczne do wy-
konania jego ustawowych zadań;
Art. 6 ustawy o Krajowym Rejestrze 7b) Przewodniczącemu Komisji Nadzo-
Sądowym ru Finansowego lub upoważnione-
1. Prawo do uzyskania informacji o oso- mu przez niego przedstawicielowi,
bach, których dane osobowe zgroma- w związku z wykonywaniem czyn-
dzone zostały w Rejestrze, przysługuje: ności w ramach nadzoru sprawo-
1) Prezydentowi Rzeczypospolitej Pol- wanego przez Komisję Nadzoru Fi-
skiej; nansowego;
2) Marszałkowi Sejmu Rzeczypospolitej 8) organom wykonującym orzeczenia
Polskiej, w odniesieniu do posłów; w postępowaniu karnym, w spra-
3) Marszałkowi Senatu Rzeczypospolitej wach o przestępstwa skarbowe i wy-
Polskiej, w odniesieniu do senatorów; kroczenia skarbowe, w sprawach
3a) Marszałkowi Sejmu Rzeczypospo- o wykroczenia oraz w sprawach nie-
litej Polskiej, w odniesieniu do letnich, w związku z prowadzonym
posłów do Parlamentu Europej- postępowaniem wykonawczym,
skiego; w zakresie, w jakim jest to koniecz-
3b) Państwowej Komisji Wyborczej, ne do wykonania orzeczenia;
w odniesieniu do kandydatów na 9) organom administracji rządowej,
Prezydenta Rzeczypospolitej Pol- organom samorządu terytorialne-
skiej; go oraz innym organom wykonu-
3c) okręgowym komisjom wyborczym jącym zadania publiczne, w przy-
w odniesieniu do kandydatów na padkach kiedy jest to uzasadnione
posłów i senatorów oraz kandyda- potrzebą wykonania nałożonych
tów na posłów do Parlamentu Eu- na nie zadań, określonych w usta-
ropejskiego; wie;
3d) terytorialnym komisjom wybor- 10) pracodawcom, w zakresie nie-
czym, w odniesieniu do kandyda- zbędnym dla zatrudnienia pra-
tów na radnych; cownika, co do którego z przepi-
3e) gminnym komisjom wyborczym, sów ustawy wynika wymóg
w odniesieniu do kandydatów na niekaralności, korzystania z pełni
wójta, burmistrza i prezydenta praw publicznych, a także ustale-
miasta; nia uprawnienia do zajmowania
4) sądom sprawującym w Rzeczypo- określonego stanowiska, wykony-
spolitej Polskiej wymiar sprawiedli- wania określonego zawodu lub
wości, w związku z prowadzonym prowadzenia określonej działalno-
postępowaniem; ści gospodarczej;
5) Trybunałowi Stanu i Trybunałowi 11) władzom państw obcych, jeżeli wy-
Konstytucyjnemu, w związku z pro- nika to z ratyfikowanej umowy
wadzonymi postępowaniami; międzynarodowej, a w przypadku
6) prokuratorom, Policji i innym orga- braku takiej umowy, pod warun-
nom uprawnionym do prowadzenia kiem wzajemności;
marzec 2013 27
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
12) organom centralnym państw człon- roboczych od dnia otrzymania za-
kowskich Unii Europejskiej w ter- pytania.
minie nieprzekraczającym 10 dni 1a. Informacje, o których mowa w ust. 1
roboczych od dnia otrzymania za- pkt 3b i 3c, przekazuje się niezwłocznie,
pytania, a w przypadku, gdy zapy- nie póz
niej jednak niż w terminie 3 dni.
tanie zostało złożone w celu udzie- 2. Przepisy ust. 1 pkt 1, 4 9 i 11 stosuje
lenia przez te organy informacji się odpowiednio do uzyskiwania zgro-
osobie fizycznej na jej temat, w ter- madzonych w Rejestrze informacji
minie nieprzekraczającym 20 dni o podmiotach zbiorowych.
Język obcy
w dokumentacji kadrowej
Pracodawcy coraz częściej w kontrak- zykiem komunikacji i tym samym językiem
tach zawieranych z pracownikami uży- najlepiej znanym i rozumianym.
wają języka obcego. Takie postępowa-
nie jest dopuszczalne, pod warunkiem %ZAPAMI
TAJ
że pracownik potrafi posługiwać się tym Wymaganie co do zasady stosowania języ-
językiem. ka polskiego w stosunkach pracy ma na
celu ochronę interesów pracownika.
Przepisy kodeksu pracy nie określają języ-
ka, w którym powinny być sporządzane do-
kumenty z zakresu prawa pracy. Podstawo-
Język umowy o pracę
wym aktem prawnym, który określa język
dokumentacji pracowniczej, jest ustawa o ję- Zasadą jest, że dokumenty z zakresu prawa
dokumentacja
pracownicza
zyku polskim. pracy, w tym w szczególności umowy o pracę,
powinny być sporządzane w języku polskim
(art. 8 ust. 1 ustawy o języku polskim).
Generalna zasada stosowania Pracodawca nie może sporządzać umowy
o pracę wyłącznie w języku obcym, nawet je-
języka polskiego
żeli jest on wymagany i powszechnie używa-
Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ny u danego pracodawcy. Pracodawca powi-
przy wykonywaniu przepisów z zakresu pra- nien więc przygotować umowę o pracę przede
wa pracy używa się języka polskiego, jeżeli wszystkim w języku polskim.
umowa o pracę ma być wykonana lub wyko- Przepisy ustawy pozwalają jednak na spo-
nywana na terytorium Polski (art. 7 ustawy rządzanie umowy o pracę w dwóch lub więcej
z 7 paz
dziernika 1999 r. o języku polskim wersjach językowych, pod warunkiem że cho- wersje
językowe
 t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 43, poz. 224 z póz
n. ciaż jedna z nich będzie w języku polskim.
zm.). A zatem przepis ten wprowadza gene- Podstawą ich wykładni będzie wówczas wersja
ralną zasadę, że podstawową przesłanką do polskojęzyczna (jeżeli osoba świadcząca pracę
stosowania języka polskiego w stosunku pra- jest obywatelem Rzeczypospolitej Polskiej).
cy jest wykonanie lub wykonywanie umowy
na terytorium Polski.
Trybunał Konstytucyjny w uzasadnieniu
wyroku z 13 września 2005 r. (K 38/04, Dz.U. PRZyKłAD
nr 186, poz. 1567) stwierdził, że język polski
jako podstawowy instrument komunikacji za- Pracodawca podjął decyzję o kontynu-
pewnia obustronne rozumienie treści nawią- owaniu zatrudnienia z jednym z pra-
zywanych stosunków prawnych, co jest szcze- cowników, który jest obywatelem Pol-
gólnie ważne w relacjach de facto ski, ale postanowił zawrzeć umowę
nierównorzędnych, a więc w stosunkach pra- o pracę na czas nieokreślony wyłącznie
cowniczych. Język polski jest w Polsce dla w języku angielskim. Pracownik biegle
ogromnej większości osób podstawowym ję-
28 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
posługuje się tym językiem, a poza tym
język ten jest podstawowym językiem
PRZyKłAD
komunikacji w firmie.
Pracodawca, chcąc zawrzeć umowę wy-
Pracodawca chce zatrudnić na terenie
łącznie w języku angielskim, postępuje
Polski obywatela Bułgarii, który biegle
niezgodnie z przepisami ustawy o języku
posługuje się językiem niemieckim.
polskim. Pracodawca powinien przede
W związku z tym pracodawca sporządził
wszystkim sporządzić ją w języku pol-
i zawarł z pracownikiem umowę wyłącz-
skim, nawet jeżeli pracownik biegle po-
nie w języku niemieckim. W takiej sytu-
sługuje się językiem angielskim. Ewentu-
acji pracodawca powinien poprosić pra-
alnie pracodawca może sporządzić
cownika o złożenie stosownego wniosku.
umowę o pracę w dwóch wersjach języ-
Warto, aby wniosek pracownika był
kowych, tj. polskiej i angielskiej, jednak
w formie pisemnej i obejmował nie tyl-
podstawą wykładni będzie wówczas
ko umowę o pracę, ale również inne do-
umowa sporządzona w języku polskim.
kumenty z zakresu prawa pracy. Wnio-
sek taki warto przechowywać w aktach
Nazwa stanowiska osobowych pracownika.
w języku obcym
W związku z przepisami ustawy i obowiąz- Język
kiem sporządzania umów o pracę przede
pozostałych dokumentów
wszystkim w języku polskim pracodawcy często
z zakresu prawa pracy
mają wątpliwości, czy w umowie o pracę spo-
rządzonej w języku polskim nazwa stanowiska
Podobnie jak umowy o pracę tak też inne
może być sformułowana w obcym języku.
dokumenty z zakresu prawa pracy powinny
W przypadku nazw stanowisk co do zasady
być sporządzane w języku polskim. Ewentu-
język
należy stosować język polski. Użycie terminów
polski
alnie mogą być sporządzone w dwóch (lub
obcojęzycznych powinno być wyjątkiem i mieć
więcej) wersjach językowych (w polskiej i ob-
swoje uzasadnienie. Sytuacją, która uzasadnia
cojęzycznej).
stosowanie nazwy obcej, jest fakt, że dane sta-
Dokumenty mogą być również sporządzo-
nowisko nie posiada właściwego polskiego od-
ne wyłącznie w języku obcym, jednak musi
powiednika. Jeżeli obcojęzyczna nazwa stano-
się to odbyć na wniosek pracownika obcokra-
wiska posiada swój odpowiednik, to powinna
jowca, przy spełnieniu przesłanek określo-
zostać użyta polska nazwa stanowiska. Podob-
nych w art. 8 ust. 1b ustawy o języku polskim.
ne stanowisko zostało wyrażone przez Radę
Języka Polskiego opublikowane w Komunika-
cie RJP nr 2 (15) z 2004 r.
Sankcje karne
Umowa o pracę wyłącznie Sporządzenie umowy o pracę lub innego
dokumentu z zakresu prawa pracy wyłącznie
w języku obcym
w języku obcym zostało usankcjonowane kar-
W pewnych sytuacjach ustawa o języku pol-
nie. Ustawodawca określił, że kto na teryto-
skim dopuszcza możliwość sporządzenia
rium Rzeczypospolitej Polskiej, wbrew prze-
język umowy o pracę wyłącznie w języku obcym.
pisom art. 7 i 8, przy wykonywaniu przepisów
obcy
W tym celu pracownik musi złożyć u praco-
z zakresu prawa pracy sporządza umowę lub
dawcy odpowiedni wniosek i wykazać, że jest
inny dokument wyłącznie w języku obcym,
zdolny porozumiewać się w danym języku.
podlega karze grzywny (art. 15 ust. 2 ustawy
Dodatkowo muszą być spełnione następują-
o języku polskim).
ce warunki:
pracownik nie może być obywatelem pol-
%ZAPAMI
TAJ
skim,
Kontrolę używania języka polskiego w sto-
pracownik musi być pouczony o prawie do
sunkach pracy sprawuje Państwowa In-
sporządzenia umowy lub innego doku-
spekcja Pracy.
mentu w języku polskim (art. 8 ust. 1b
ustawy o języku polskim).
KonsTanTy wróblewsKi
marzec 2013 29
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
o prawie do sporządzenia umowy lub
ZGODNIE Z PRAWEM innego dokumentu w języku polskim.
2. (utracił moc).
Art. 8 ustawy o języku polskim 3. (utracił moc).
1. Dokumenty w zakresie, o którym 4. Do umów z udziałem konsumentów
mowa w art. 7, w tym w szczególności zawartych w następstwie ich sporządze-
umowy z udziałem konsumentów i umo- nia z naruszeniem ust. 1 stosuje się od-
wy z zakresu prawa pracy, sporządza się powiednio art. 74 ż 1 zdanie pierwsze
w języku polskim, z zastrzeżeniem ust. 1b. oraz art. 74 ż 2 Kodeksu cywilnego.
1a. Dokumenty w zakresie, o którym 5. Umowa o świadczenie usług drogą
mowa w art. 7, mogą być jednocześnie elektroniczną, określonych w ustawie
sporządzone w wersji lub wersjach ob- z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu
cojęzycznych. Podstawą ich wykładni usług drogą elektroniczną (Dz.U.
jest wersja w języku polskim, jeżeli oso- nr 144, poz. 1204, z póz
n. zm.), sporzą-
ba świadcząca pracę lub konsument są dzona w języku obcym, zawarta z usłu-
obywatelami Rzeczypospolitej Polskiej. godawcą, który nie jest osobą fizyczną
1b. Umowa o pracę lub inny dokument mającą miejsce zamieszkania na teryto-
wynikający z zakresu prawa pracy, rium Rzeczypospolitej Polskiej lub oso-
a także umowa, której stroną jest konsu- bą prawną bądz
jednostką organizacyj-
ment lub inne niż umowa dokumenty ną nieposiadającą osobowości prawnej,
stosowane w obrocie z udziałem konsu- prowadzącą działalność gospodarczą na
mentów, mogą być sporządzone w języ- terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
ku obcym na wniosek osoby świadczą- może stanowić uprawdopodobnienie
cej pracę lub konsumenta, władających faktu dokonania czynności prawnej,
tym językiem, niebędących obywatela- o którym mowa w art. 74 ż 2 Kodeksu
mi polskimi, pouczonych uprzednio cywilnego.
Konsekwencje uznania
umowy cywilnoprawnej
za umowę o pracę
Samo ustalenie, że umowa cywilno-  t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 404 z póz
n. zm.). Takie
prawna spełnia warunki właściwe dla powództwo może ponadto złożyć sam zatrud-
umowy o pracę, jest najczęściej tylko niony na podstawie umowy cywilnoprawnej.
początkiem do innych roszczeń, z który-
mi może wystąpić pracownik. Będzie on
bowiem miał prawo do urlopu wypo- O tym, czy umowa ma
czynkowego za okres, gdy pracował na
charakter pracowniczy,
podstawie umowy cywilnoprawnej, do
nie decyduje jej nazwa
ewentualnych roszczeń za pracę w go-
dzinach nadliczbowych i porze nocnej Sąd uwzględnia powództwo o ustalenie
powództwo
czy do wyrównania wynagrodzenia, je- stosunku pracy, jeśli ustali, że strony, które
żeli zarabiał poniżej minimalnego wyna- zawarły umowę cywilnoprawną (o dzieło,
grodzenia. o świadczenie usług, zlecenia) faktycznie po-
zostawały lub pozostają w stosunku pracy.
Inspektor pracy, który stwierdzi, że umowa Elementy wyróżniające stosunek pracy, to:
cywilnoprawna zawarta między pracownikiem wykonywanie pracy określonego rodzaju oso-
a pracodawcą w rzeczywistości posiada cechy biście na rzecz i pod kierownictwem praco-
sąd umowy o pracę, może wystąpić do sądu pracy dawcy oraz w miejscu i czasie wyznaczonym
pracy
z roszczeniem o ustalenie istnienia stosunku przez pracodawcę.
pracy (art. 10 ust. 1 pkt 11 ustawy z 13 kwiet- Zobowiązaniem pracodawcy jest nato-
nia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy miast zatrudnianie pracownika za wyna-
30 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
grodzeniem. Zatrudnienie w takich warun- Sąd Najwyższy w swoich orzeczeniach wy-
kach jest zawsze zatrudnieniem na jaśnił jednak, że przyjmuje się, że interes
podstawie stosunku pracy, bez względu na prawny pracownika w ustaleniu istnienia
nazwę zawartej przez strony umowy stosunku pracy nie wyczerpuje się w żądaniu
(art. 22 ż 11 k.p.). Nie jest zatem dopusz- świadczeń należnych z tego stosunku praw-
czalne zastąpienie umowy o pracę umową nego (np. wyrok z 29 marca 2001 r.,
cywilnoprawną przy zachowaniu warun- I PKN 333/00, OSNP 2003/1/12). Ustalenie
ków wykonywania pracy właściwych dla istnienia stosunku pracy warunkuje bowiem
stosunku pracy. prawo do niektórych bieżących i przyszłych
świadczeń z ubezpieczeń społecznych, a tak-
%ZAPAMI
TAJ że wpływa, przez konstrukcję stażu ubezpie-
Nazwanie umowy cywilnoprawnej umową czenia, na ich wysokość. Może mieć znacze-
o dzieło, umową o świadczenie usług czy nie dla uzależnionych od okresu zatrudnienia
umową zlecenia nie wykluczy uznania, że przyszłych świadczeń  prawa do nich lub
jest to umowa o pracę. ich wymiaru  z kolejnych stosunków pracy
(np. dodatku stażowego czy nagrody jubile-
uszowej). Ustalenie pracowniczego charak-
'
CO NA TO S
D?
teru umowy łączącej pracodawcę i pracow-
Sąd może ustalić istnienie stosunku pracy nika powoduje także skutki w sferze
nawet wtedy, gdy strony zawierają umowę podatkowej, w szczególności w zakresie ko-
cywilnoprawną w dobrej wierze, lecz jej treść nieczności opłacania przez pracodawcę
lub sposób realizacji odpowiada cechom sto- zaliczek na podatek dochodowy od osób fi- zaliczka
sunku pracy. zycznych zgodnie z zasadami dotyczącymi
Wyrok Sądu Najwyższego z 3 czerwca zatrudnienia pracowniczego.
2008 r., I PK 311/07, OSNP 2009/19 W wyjątkowych przypadkach może się zda-
20/258 rzyć, że wyrok uwzględniający powództwo
w sprawie o ustalenie istnienia stosunku pra-
Przed zawarciem konkretnej umowy praco- cy nie będzie powodował dla przegranego
dawca powinien rozważyć, jakie czynności pracodawcy żadnych dalszych konsekwencji,
pracownik będzie wykonywał, czy będzie a w szczególności nie pociągnie za sobą obo-
mógł on wykonywać pracę samodzielnie czy wiązku wypłacenia pracownikowi przez pra-
nadzór pod ścisłym nadzorem. Istnieje duża grupa codawcę dodatkowych świadczeń.
prac, przy których strony mają możliwość wy-
boru, czy łączący je stosunek prawny będzie
miał charakter pracowniczy czy cywilno-
prawny. Niektóre prace bowiem mogą być PRZyKłAD
wykonywane wyłącznie przez osoby zatrud-
nione na podstawie umowy o pracę, co skut- Zatrudniony dochodzi od byłego pra-
kuje tym, że nawet zgodna wola pracodawcy codawcy ustalenia istnienia stosunku
i zatrudnianej osoby nie prowadzi do zawar- pracy, który uległ rozwiązaniu przed 9
cia umowy zlecenia, o dzieło czy o świadcze- laty. Jest to mu potrzebne przede
nie usług. wszystkim do ustalenia u nowego pra-
codawcy prawa do nagrody jubile-
uszowej. Przegranie takiego procesu
Ustalenie stosunku pracy nie będzie miało konsekwencji finan-
sowych dla pracodawcy, ponieważ ko-
to tylko początek
rzystny dla pracownika wyrok jest mu
Pracodawca, który przegrał z zatrudnio- potrzebny do uzyskania dodatkowego
nym proces o ustalenie stosunku pracy, a da- świadczenia u nowego pracodawcy.
lej go zatrudnia od dnia uprawomocnienia się Natomiast ewentualne świadczenia
wyroku, musi go traktować jak pracownika przysługujące zatrudnionemu u tego
(zatrudnionego w zależności od treści wyro- pracodawcy w większości uległy
ku na czas określony lub nieokreślony). Za- przedawnieniu, ponieważ w prawie
tem pierwszą konsekwencją nabycia statusu pracy obowiązuje 3-letni termin
pracownika jest prawo do żądania wszystkich przedawnienia. Ten termin nie doty-
świadczeń należnych pracownikom, których czy jednak roszczenia o ustalenie ist-
nie otrzymują zatrudnieni na podstawie nienia stosunku pracy.
umów cywilnoprawnych.
marzec 2013 31
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
Jeśli zleceniobiorca już się zakończył, nie jest wcale bardziej ko-
rzystna. Osoba taka może bowiem żądać
okaże się pracownikiem,
ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w wy-
nabywa prawo do urlopu
miarze, który przysługiwałby jej na ogólnych
Niezależnie od tego, czy proces o ustalenie zasadach z uwzględnieniem okresu zatrud-
pracowniczego charakteru zatrudnienia za- nienia. Cywilnoprawny charakter umowy za-
inicjował inspektor pracy czy sam pracownik, wsze bowiem wykluczał wcześniejsze skorzy-
uwzględnienie powództwa przez sąd auto- stanie z urlopu w naturze przez tę osobę. Do
matycznie przesądza o prawie pracownika do ustalenia prawa do urlopu wypoczynkowego
świadczeń, których nie otrzymywał w okresie lub ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
obowiązywania umowy, nie będąc uznawa- istotne jest więc, w jakim okresie i wymiarze
nym wtedy za pracownika. sąd stwierdził pracowniczy charakter zatrud-
roszczenie Swoje roszczenia w tym zakresie pracowni- nienia powoda.
cy mogą zgłosić już bezpośrednio w pozwie
o ustalenie stosunku pracy. W praktyce spoty-
ka się również sytuacje, gdy żądania zale- Czasem trzeba wyrównać
głych świadczeń są zgłaszane dopiero po
wynagrodzenie lub zapłacić
przesądzeniu w prawomocnym wyroku za-
za nadgodziny
trudnienia na podstawie stosunku pracy.
Zatrudniony na podstawie umowy cywilno-
%ZAPAMI
TAJ prawnej zazwyczaj otrzymuje wynagrodze-
Świadczenia wynikające ze stosunku pracy nie. Zwykle nie jest ono wypłacane w iden-
mogą być dochodzone w tym samym pro- tycznej kwocie, jaką mógłby otrzymać jako
cesie, co ustalenie stosunku pracy bądz
pracownik. W takiej sytuacji po wygranym
w odrębnej sprawie. procesie o ustalenie istnienia stosunku pracy
przysługuje mu w niektórych przypadkach
Podstawowym uprawnieniem, które naby- prawo do wyrównania różnicy.
wa osoba uznana za pracownika, jest prawo To, czy takie roszczenia w ogóle mogą być do-
do urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracownik chodzone, zależy od okoliczności konkretnego
jest nadal zatrudniany, przysługuje mu auto- przypadku. Prawo pracownika do takiego wy-
matycznie nie tylko prawo do bieżącego urlo- równania może się opierać na odmiennych pod-
pu w naturze, ale także do urlopu zaległego stawach. Przykładowo, wynagrodzenie, które
tylko za ten okres, w którym sąd uznał, że był otrzymywał zatrudniony na podstawie umowy
umowa
zatrudniony jako pracownik. Jeśli ustalenie cywilnoprawnej, mogło być niższe niż minimal- cywilnoprawna
sądu dotyczyło dłuższego okresu, konieczne ne wynagrodzenie, które jest gwarantowane
będzie uwzględnienie 3-letniego okresu pracownikom. Pracodawca, który przegrywa
przedawnienia. proces o ustalenie istnienia stosunku pracy,
musi najczęściej liczyć się z wyrównaniem za-
trudnionemu na podstawie umowy cywilno-
prawnej różnicy między jego wynagrodzeniem
PRZyKłAD a pensją innych pracowników zatrudnionych na
identycznych stanowiskach na podstawie sto-
Dozorca jest zatrudniany od 7 lat na pod- sunków pracy, jeżeli prawo do ich wynagrodze-
stawie umów zlecenia. Wystąpił on prze- nia wynikało z zakładowych przepisów prawa
ciwko pracodawcy o ustalenie, że od po- pracy.
czątku był zatrudniony na podstawie
umowy na czas nieokreślony w pełnym
wymiarze czasu pracy. Sąd prawomoc-
nym wyrokiem uwzględnił powództwo PRZyKłAD
w całości. Pracownik ma prawo do 26
dni urlopu wypoczynkowego za bieżący Malarz zatrudniony przez rok na podsta-
rok oraz po 26 dni urlopu za trzy po- wie umowy o dzieło z miesięcznym wyna-
przednie lata. Urlopy za wcześniejsze grodzeniem 2000 zł wykonywał te same
lata przedawniły się mimo stwierdzenia czynności, co inni pracujący na podstawie
pracowniczego charakteru zatrudnienia. umowy o pracę z wynagrodzeniem
2500 zł, które wynikało z ich stawek za-
Sytuacja pracodawcy przegrywającego pro- szeregowania określonych w regulaminie
ces z pracownikiem, którego stosunek pracy
32 marzec 2013
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
pracy z powództwem o ustalenie istnienia sto-
wynagradzania. Wygranie procesu o usta- sunku pracy nie jest natomiast roszczeniem
lenie stosunku pracy daje mu prawo do (wskazuje na to np. Sąd Najwyższy w wyroku
żądania wyrównania wynagrodzenia z 6 paz
dziernika 2006 r., V CSK 183/06), gdyż
w kwocie 6000 zł. Jeśli jednak ten sam zmierza ono jedynie do ustalenia prawa, a nie
pracownik, będąc zatrudniony na podsta- do uzyskania określonego świadczenia od pra-
wie umowy cywilnoprawnej otrzyma codawcy. W konsekwencji, jeśli takie żądanie
identyczne lub wyższe wynagrodzenie zostanie zgłoszone po upływie 3 lat od rozwią-
niż inni pracownicy, nie będzie mógł kie- zania stosunku cywilnoprawnego, poza nie-
rować żadnych roszczeń do pracodawcy licznymi wyjątkowymi przypadkami praco-
o wyrównanie wynagrodzenia. dawca nie musi obawiać się obowiązku
wypłaty na rzecz pracownika jakichkolwiek
Bardzo często udowodnienie pracownicze- świadczeń.
go charakteru zatrudnienia ma na celu skie-
rowanie przeciwko pracodawcy roszczenia
o zapłatę wynagrodzenia i dodatków za Gdy pracownik jest dalej
godziny godziny nadliczbowe. Takie wynagrodzenie
zatrudniony
nadliczbowe
nie należy się bowiem osobie zatrudnionej na
podstawie umowy cywilnoprawnej, ale przy- Konsekwencją ustalenia istnienia stosunku
sługuje pracownikowi. pracy osób w dalszym ciągu zatrudnionych
Podobnie jest w przypadku dodatków za jest to, że osoba formalnie zatrudniona na
pracę w godzinach nocnych czy w święta. podstawie umowy cywilnoprawnej uzyskuje
Osoba, która udowodni pracowniczy charak- ochronę przed wypowiedzeniem umowy
ter swojego zatrudnienia, może też skierować przysługującą pracownikom.
przeciwko pracodawcy żądanie zapłaty wy-
nagrodzeń gwarancyjnych niespotykanych
w umowach cywilnoprawnych, np. za prze-
stój czy za czas choroby. PRZyKłAD
W konkretnych przypadkach pracodawcę
mogą obciążyć jeszcze inne wypłaty. Może się Sąd ustalił, że osoba zatrudniona na
bowiem np. okazać, że zatrudniony jako pra- podstawie kilkudziesięciu kolejno zawie-
cownik nabyłby np. prawo do nagrody jubile- ranych umów zlecenia, której brakuje
uszowej czy innych świadczeń przewidzianych 3 lat do uzyskania wieku emerytalnego,
dla pracowników u danego pracodawcy, do któ- w rzeczywistości jest zatrudniona na
rych nie miał prawa, pracując na umowę cywil- podstawie umowy o pracę na czas nie-
noprawną. Jeśli stwierdzenie pracowniczego określony. Pracodawca z uwagi na przy-
charakteru zatrudnienia następuje po jego za- sługującą tej osobie ochronę przedeme-
kończeniu, może ono ponadto powodować au- rytalną nie może wypowiedzieć jej
tomatycznie prawo pracownika do odprawy umowy o pracę.
z tytułu zwolnienia z pracy. W uzasadnionych
okolicznościami przypadkach nie można też Wyrok ustalający istnienie stosunku pracy
wykluczyć zgłoszenia wraz z powództwem przesądza ponadto o obowiązku stosowania
o ustalenie żądania odszkodowania za bez- przez pracodawcę w stosunku do pracowni-
prawne rozwiązanie umowy o pracę. ka, którego dotyczy, wszystkich przepisów
Jeśli okres zatrudnienia objęty wyrokiem bhp czy wypłacenia takiej osobie wszystkich
sądu ustalającym istnienie stosunku pracy jest nieprzedawnionych ekwiwalentów za odzież
dłuższy niż 3 lata bądz
pozew dotyczący usta- i obuwie robocze, za środki czystości oraz obuwie
robocze
lenia stosunku pracy został wniesiony dopiero pranie lub czyszczenie odzieży i obuwia za
po pewnym czasie od ustania zatrudnienia, okres zatrudnienia.
pracodawca będzie zwykle mógł bronić się Ustalenie pracowniczego charakteru za-
przed roszczeniami majątkowymi korzystając trudnienia może wreszcie mieć znaczenie
z zarzutu przedawnienia (art. 291 ż 1 k.p.). w kontekście uprawnień związanych z wy-
Należy jednak pamiętać, że żądanie ustalenia padkiem przy pracy czy powstaniem choroby
stosunku pracy w ogóle nie ulega przedawnie- zawodowej, jeśli wystąpiły one w okresie za-
niu. Termin przedawnienia wynoszący w pra- trudnienia. Pracodawcę obciążają zaś w ta-
wie pracy zasadniczo 3 lata ma zastosowanie kim przypadku obowiązki nałożone przez
do roszczeń pracownika i pracodawcy ze sto- przepisy dotyczące zaistnienia wypadku czy
sunku pracy. Możliwość wystąpienia do sądu choroby (np. w zakresie sporządzenia proto-
marzec 2013 33
Dokumentacja pracownicza związana z zatrudnieniem
kołu powypadkowego czy zgłoszenia choroby
zawodowej). cywilnoprawne występowały w umo-
Jeśli sąd ustali, że powód był zatrudniony wie w niewielkim zakresie. Po pewnym
na podstawie umowy o pracę, a stosunek pra- czasie nie przyszedł do pracy, tylko
cy już się zakończył, pracodawca powinien przysłał w zastępstwie brata, a po
wystawić pracownikowi świadectwo pracy rozwiązaniu umowy bez wypowiedze-
uwzględniające ustalenia sądu. nia w sprawie o przywrócenie do pracy
Daleko idące konsekwencje majątkowe bronił się tym, że wcześniej pracodaw-
mogą wiązać się dla pracodawcy z ograniczo- ca nie stosował sankcji za takie zacho-
ną odpowiedzialnością pracownika za szkodę wania. Sąd oddalił powództwo, ponie-
wyrządzoną pracodawcy lub osobom trze- waż powód jest pracownikiem i ciąży
cim. Stwierdzenie przez sąd pracowniczego na nim bezwzględny obowiązek osobi-
charakteru zatrudnienia automatycznie prze- stego świadczenia pracy.
sądza o tym, że pracodawca traci możliwość
żądania od takiej osoby odszkodowania za
rafał KrawczyK
wyrządzoną mu wcześniej szkodę na podsta-
wie kodeksu cywilnego i może jej dochodzić
tylko w granicach wyznaczonych przez ko-
deks pracy.
ZGODNIE Z PRAWEM
Także pracownik Art. 291 kodeksu pracy
ż 1. Roszczenia ze stosunku pracy ule-
ma obowiązki
gają przedawnieniu z upływem 3 lat od
Ustalenie pracowniczego charakteru za- dnia, w którym roszczenie stało się wy-
trudnienia powoduje obowiązki nie tylko po magalne.
stronie pracodawcy, ale i zatrudnionego. Do- ż 2. Jednakże roszczenia pracodawcy
tyczy to sytuacji, gdy zatrudnienie jest konty- o naprawienie szkody, wyrządzonej
nuowane. Należy to mieć na względzie szcze- przez pracownika wskutek niewykona-
gólnie wtedy, gdy umowa miała charakter nia lub nienależytego wykonania obo-
mieszany, a sąd uznał ją za umowę o pracę wiązków pracowniczych, ulegają
tylko dlatego, że elementy świadczące o pra- przedawnieniu z upływem 1 roku od
cowniczym charakterze zatrudnienia były dnia, w którym pracodawca powziął
przeważające. wiadomość o wyrządzeniu przez pra-
Pracodawca, po stwierdzeniu pracowni- cownika szkody, nie póz
niej jednak niż
czego charakteru zatrudnienia danej osoby, z upływem 3 lat od jej wyrządzenia.
ma prawo w pełnym zakresie egzekwować ż 21. Przepis ż 2 stosuje się także do
rygory zatrudnienia w warunkach podpo- roszczenia pracodawcy, o którym mowa
rządkowania. Pracownik zaczyna więc w art. 611 oraz w art. 1011 ż 2.
odpowiedzialność w szczególności podlegać odpowiedzialno- ż 3. Jeżeli pracownik umyślnie wyrzą-
porządkowa
ści porządkowej i dyscyplinarnej. Musi za- dził szkodę, do przedawnienia roszcze-
tem liczyć się z tym, że zachowania, które nia o naprawienie tej szkody stosuje się
przed ustaleniem stosunku pracy mogły być przepisy Kodeksu cywilnego.
tolerowane przez pracodawcę, stają się nie- ż 4. Terminy przedawnienia nie mogą
dopuszczalne. Dotyczy to w szczególności być skracane ani przedłużane przez
przestrzegania dyscypliny pracy czy uspra- czynność prawną.
wiedliwiania nieobecności. ż 5. Roszczenie stwierdzone prawo-
mocnym orzeczeniem organu powoła-
nego do rozstrzygania sporów, jak rów-
nież roszczenie stwierdzone ugodą
PRZyKłAD zawartą w trybie określonym w kodek-
sie przed takim organem, ulega
Zleceniobiorca wygrał proces o ustale- przedawnieniu z upływem 10 lat od
nie istnienia stosunku pracy, podczas dnia uprawomocnienia się orzeczenia
którego ustalono jednak, że elementy lub zawarcia ugody.
34 marzec 2013