PRAWO PRACY W PRAKTYCE
ZATRUDNIANIE
NOWEGO
PRACOWNIKA
w w w. K a d r y O n l i n e. p l
Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment
pełnej wersji całej publikacji.
Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji kliknij tutaj.
Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora sklepu na którym można
nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji. Zabronione są
jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania siÄ™ jej
od-sprzedaży, zgodnie z regulaminem serwisu.
Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie
internetowym Salon Cyfrowych Publikacji ePartnerzy.com.
Materiał został dobrany spośród porad udzielonych
przez specjalistów z zakresu prawa pracy
Konsultacja:
Monika Frączek główny specjalista w Departamencie Prawa Pracy
Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej
Iwona Jaroszewska-Ignatowska radca prawny prowadzÄ…cy KancelariÄ™ Prawa Pracy
Wydawca:
Piotr Gawroński
Redaktor
Szymon Sokolik
Korekta
Zespół
ISBN 978-83-7572-556-8
Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2008
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. A
otewska 9a,
www.wip.pl
tel. [phone], faks 0 22 617 60 10
Skład i łamanie
Raster studio
05-071 Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel. [phone]
S P I S T R E Åš C I
ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA
SPIS TREÅšCI
I. Zanim zatrudnisz pracownika& 3
II. Umowa o pracÄ™ 11
III. Twoje obowiÄ…zki po zatrudnieniu nowego pracownika 24
1 www.KadryOnline.pl
S P I S T R E Åš C I
S P I S T R E Åš C I
ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA
mð Na co uważać w trakcie rekrutacji?
mð Co zapisać w umowie o pracÄ™?
mð O czym pamiÄ™tać po zatrudnieniu pracownika?
Chcesz znać odpowiedz
na tego typu pytania? Przeczytaj tÄ™ broszurÄ™!
Znajdziesz tu nie tylko porady, lecz także wiele przykładów, wzorów
i zestawień. Pomogą Ci one uporządkować Twoje liczne obowiązki
przy zatrudnianiu nowego pracownika, tak abyś nie musiał już sam
o wszystkim pamiętać!
Co możesz, a co musisz zrobić, gdy zatrudniasz nowego pracownika
kandydat do pracy pracownik
obowiÄ…zkowe nieobowiÄ…zkowe skieruj kandydata lub pracownika
2 www.KadryOnline.pl
I . Z A N I M Z A T R UW N TS P P R A C O W N I K A &
D S I ęZ
kandydata
pracownika
ganizuj szkolenie bhp
załóż akta osobowe
dostarcz środki bhp
zor
wręcz zakres obowiązków
podpiszcie umowÄ™ o pracÄ™
skieruj na badania wstępne
i ewidencji wynagrodzenia
zgłoś do ZUS (urzędu pracy)
wręcz informację o warunkach
zapoznaj z regulaminem pracy
daj do wypełnienia kwestionariusz
daj do wypełnienia kwestionariusz
uwzględnij w ewidencji czasu pracy
przeprowadz
rozmowÄ™ rekrutacyjnÄ…
zatrudnienia i o równym traktowaniu
ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA
I. ZANIM ZATRUDNISZ PRACOWNIKA&
O co można pytać w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej?
Przepisy ściśle określają, jakich informacji możesz żądać od potencjalnego pracownika. W po-
stępowaniu rekrutacyjnym musisz też stosować zasadę równego traktowania w zatrudnieniu
(zakazu dyskryminacji). Uważaj więc, o co pytasz i co zamieszczasz w ogłoszeniach rekruta-
cyjnych. Inaczej pracownik może pozwać Cię do sądu lub zawiadomić Generalny Inspektorat
Ochrony Danych Osobowych.
Od kandydata żądać możesz jedynie niektórych danych
Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie możesz żądać jedynie danych wymienionych w art. 221
ż 1 kp, a więc:
 imienia (imion) i nazwiska,
 imion rodziców,
 daty urodzenia,
 miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
 wykształcenia,
 przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Innych informacji możesz żądać, wyłącznie jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych
przepisów.
Niektórych danych możesz żądać dopiero od pracownika
Nie możesz żądać podania przez kandydata do pracy np. miejsca urodzenia, numeru telefonu,
nazwiska rodowego oraz faktu posiadania dzieci. Dopiero gdy kandydat do pracy stanie siÄ™
pracownikiem, wolno Ci żądać od niego tego typu danych (a także imion i nazwisk oraz dat
urodzenia dzieci)  jeżeli podanie takich danych będzie konieczne ze względu na korzystanie
przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
PRZYKA
AD
Dopiero od pracownika (a nie kandydata do pracy) możesz wymagać zdjęć (tylu, ile
potrzeba do celów służbowych, np. 1 do identyfikatora i 1 do książeczki ubezpiecze-
niowej).
Uważaj na kryteria dyskryminacyjne!
Prowadząc rozmowę, czyń to w taki sposób, aby nie stworzyć wrażenia, że kandydat jest
dyskryminowany, np. ze względu na: płeć, niepełnosprawność, przynależność związkową
3 www.KadryOnline.pl
I . Z A N I M Z A T R UW N TS P P R A C O W N I K A &
I . Z A N I M Z A T R U D N I S Z P R A C O W N I K A &
D S I ęZ
ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA
itd. Katalog przyczyn dyskryminacji (z art. 183a kp) nie jest zamknięty, co oznacza, że kandy-
dat może domagać się odszkodowania, jeśli uzna, iż był dyskryminowany z innego powodu
(np. dlatego że pochodzi ze wsi, że nie jest szczupły, że to kawaler).
Niektóre dane  tylko za zgodą pracownika
Chociaż nie masz prawa, aby żądać innych danych niż ściśle wymienione w przepisach, pewne
informacje możesz uzyskać od kandydata za jego zgodą. Kandydatom zadaje się np. pytania
badające osobiste predyspozycje (jak choćby o słabe i mocne strony, największy sukces życio-
wy i porażkę itp.). Nie musisz mieć pisemnej zgody na przetwarzanie tych danych (w tym ich
uzyskiwanie). Jednak zanim zaczniesz zadawać tego rodzaju pytania, upewnij się, że kandydat
jest świadomy swojego prawa do odmowy udzielenia odpowiedzi na pytanie.
Uważaj na dane z testów psychologicznych!
Pracownika możesz kierować na testy psychologiczne, gdy pozwala na to przepis szczególny,
np. kierowców.
Dane wymagane na podstawie odrębnych przepisów
Od niektórych kandydatów do pracy możesz domagać się szerszych informacji. Jest to jednak
możliwe tylko wówczas, gdy wyraz
nie stanowią tak przepisy. Istnieją zawody, np. strażnik
miejski, których wykonywanie jest dozwolone tylko osobom niekaranym  w takich przypad-
kach możesz żądać zaświadczenia o niekaralności. Dla niektórych pracodawców, jak choćby
instytucji kościelnych, istotna jest dopuszczalność pytań o wyznanie lub religię.
PRZYKA
AD
Pan Henryk prowadzi sklep. Chce zatrudnić dwóch sprzedawców, którzy podczas
codziennych obowiązków obsługują kasę. Nie wolno mu jednak żądać od kandydatów
przedstawienia zaświadczenia o niekaralności, gdyż żaden przepis prawa nie przewi-
duje, by od kandydata na kasjera można było żądać takiego zaświadczenia.
Dowodem dla Ciebie  oświadczenie lub dokumenty
Możesz poprzestać na tym, co deklaruje pracownik. Albo żądać także udokumentowania tego,
np. dowodem osobistym czy dyplomem ukończenia szkoły.
Nie wymuszaj odpowiedzi
Zwróć uwagę, aby nie wymuszać od kandydata udzielenia odpowiedzi na pytania. A zatem
nie używaj stwierdzeń typu:  Jeśli mamy panią tutaj przyjąć, to musimy wiedzieć, czy planuje
pani urodzenie dziecka .
4 www.KadryOnline.pl
ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA
Uwaga! Jeśli zadasz kandydatowi pytanie niezgodne z prawem, może odmówić udzielenia
odpowiedzi lub skłamać (za co potem nie wolno Ci wyciągać wobec niego konsekwencji).
PRZYKA
AD
Kandydatka została zapytana na rozmowie kwalifikacyjnej, czy w ciągu najbliższych 2 lat planuje
posiadanie dzieci. Odpowiedziała, że nie. Po roku pracy zaszła w ciążę. Pracodawca dowiedział
się, że już wcześniej tę ciążę planowała. Nie może jednak wyciągać wobec niej jakichkolwiek
konsekwencji.
Rozmowa rekrutacyjna: przykłady pytań zabronionych
Kategoria Pytanie Uwagi
Uważaj, aby niechcący nie zadać tego
Ma pan ciemną karnację skóry. Czy to
Pochodzenie
rodzaju pytania np. w trakcie luz
nej
znaczy, że jest pan Romem?
rozmowy z kandydatem.
Jeśli rekrutujesz fachowca z danej dzie-
Czy uważa pan, że polityka gospodar-
dziny, możesz zapytać go np. o mery-
cza partii X dobrze służy Polsce?
Przekonania
toryczną ocenę skutków danego prze-
Woli pan czytać prasę prawicową czy
pisu prawa czy też jaką prasę fachową
lewicowÄ…?
czyta.
Pytanie o wyznanie jest uzasadnione,
Czy w poprzednim zakładzie pracy na-
gdy wiąże się to z rodzajem i charakte-
leżał pan do związku zawodowego?
Przynależność
rem działalności pracodawcy, a religia
Czy to prawda, że jest pan protestan-
(wyznanie) stanowi istotne i usprawie-
tem?
dliwione wymaganie.
Czy jest pani w ciąży? Zgodnie z orzecznictwem ETS pytanie
Ile planuje pani mieć dzieci? o ciążę nie jest dozwolone, nawet jeżeli
Zdrowie
Czy pali pan papierosy? szukasz kandydatki do pracy na stano-
Czy nie wydaje się pani, że z pani syl- wisku, na którym zabronione jest za-
wetką będzie pani ciasno za barem? trudnianie ciężarnych.
Czy był pan karany?
Pytanie o karalność jest dozwolone,
Orzeczenia
Czy zdarzyło się panu zapłacić mandat
jeżeli na danym stanowisku na podsta-
organów
za przekroczenie prędkości?
wie odrębnych przepisów wymagana
państwowych
Czy ma pan kredyt na mieszkanie lub
jest niekaralność.
dom?
Jaka jest pana sytuacja materialna, np. Od tej zasady są wyjątki, np. sędzia
Inne
ile domów i samochodów Pan posiada? przed objęciem urzędu musi przedsta-
Czy jest pani mężatką? wić oświadczenie majątkowe.
5 www.KadryOnline.pl
ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA
O co możesz pytać na podstawie przepisów szczególnych? (przykłady)
Kategoria Uwagi Podstawa prawna
Obywatelstwo, np.: Możesz pytać o obywatelstwo  art. 87 ustawy z 20 kwietnia 2004 r.
 cudzoziemiec, ze względu na procedury zwią- o promocji zatrudnienia i instytu-
 urzędnik służby cy- zane z zatrudnianiem cudzo- cjach rynku pracy (Dz.U. nr 99,
wilnej ziemców i przepisy o zatrudnie- poz. 1001),
niu w administracji.  art. 4 ustawy z 18 grudnia 1998 r.
o służbie cywilnej (Dz.U. z 1999 r.
nr 49, poz. 483).
Karalność, np.: Możesz sprawdzić, czy osoby  art. 3 ust. 3 pkt 2 ustawy
 pracownik samorzą- te były karane ze względu na z 22 marca 1990 r. o pracownikach
dowy na stanowisku wymóg niekaralności określony samorządowych (Dz.U. z 2001 r.
urzędniczym, w ustawie. nr 142, poz. 1593 ze zm.),
 inspektor transportu  art. 76 pkt 2 ustawy z 6 września
drogowego, 2001 r. o transporcie drogowym
 strażnik miejski (Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz. 2088
ze zm.),
 art. 24 ustawy z 29 sierpnia
1997 r. o strażach gminnych
(Dz.U. nr 123, poz. 779).
Informacja o pozosta- Masz obowiązek uzyskać pi-  art. 36 ust. 6 ustawy z 20 kwietnia
waniu w rejestrze bez- semne oświadczenie w tym za- 2004 r. o promocji zatrudnienia
robotnych: kresie od każdej osoby, którą i instytucjach rynku pracy (Dz.U.
 każdy zatrudniany planujesz zatrudnić. nr 99, poz. 1001 ze zm.).
Wyznanie, np.: Pytanie o wyznanie jest tu uza-  art. 183b ż 4 Kodeksu pracy.
 katecheta, sadnione charakterem działal-
 pracownik meryto- ności pracodawcy i rodzajem
ryczny episkopatu stanowiska.
ż
Podstawa prawna:
mð art. 183a 183e, art. 221 kp,
mð ż 1 rozporzÄ…dzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.),
mð art. 23, art. 27, art. 43 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst
jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
mð przepisy szczególne, np. w zakresie dozwolonych testów psychologicznych: rozporzÄ…dze-
nie MI z 7 lutego 2002 r. w sprawie warunków i trybu przeprowadzania badań lekarskich
i psychologicznych kierowców& (Dz.U. nr 12, poz. 117),
mð art. 123 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
(Dz.U. z 2004 r. nr 99, poz. 1001 ze zm.).
6 www.KadryOnline.pl
ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA
Na co uważać przy sporządzaniu ogłoszeń o pracy?
Uważaj na to, co piszesz w ogłoszeniach o pracę!
Dyskryminacja może pojawić się nie tylko podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ale często już
w ogłoszeniach o pracę. Nie pisz więc w ogłoszeniu, że szukasz  kobiet na stanowisko asystent-
ki dyrektora , tylko  kandydatów do pracy na stanowisku asystent dyrektora ,  kandydatów
do pracy na stanowisku księgowy .
Uwaga! Ogłoszenie o pracę zredaguj po polsku, chyba że rekrutujesz kandydatów do pracy
za granicą. Na terytorium Polski przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa
się języka polskiego, jeżeli:
1) osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski w chwili zawarcia
umowy oraz
2) umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Polski.
Jeśli rekrutujesz do pracy na terenie Polski, pisząc nazwę stanowiska, używaj języka polskiego.
Nie pisz zatem, że szukasz osoby na stanowisko  regional sales manager , tylko  regionalnego
kierownika sprzedaży .
ż
Podstawa prawna:
mð art. 183a art. 183e, art. 221 kp,
mð art. 7 ust. 1 ustawy z 7 paz
dziernika 1999 r. o języku polskim (Dz.U. nr 90, poz. 999 ze
zm.).
Wyślij kandydata do pracy na badania (zanim stanie się pracownikiem)
Przed przystąpieniem do pracy pracownik powinien wykonać wstępne badanie lekarskie.
Uwaga! Jeśli chcesz uniknąć konieczności wypowiadania umowy  gdyby okazało się, że
nowo zatrudniony pracownik jest niezdolny do pracy  wybranego kandydata wyślij na badanie
wstępne jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę.
Aby przyszły pracownik wykonał badanie, musi otrzymać od Ciebie skierowanie, które
powinno zawierać:
 rodzaj badania profilaktycznego (badanie wstępne),
 określenie stanowiska pracy, na którym pracownik ma być zatrudniony,
 informację o występowaniu na stanowisku pracy czynników szkodliwych dla zdrowia lub
warunków uciążliwych.
7 www.KadryOnline.pl
ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA
Po zatrudnieniu wybranego kandydata orzeczenie lekarskie stwierdzajÄ…ce brak przeciwwska-
zań do pracy na określonym stanowisku (wynik badania wstępnego) musisz wpiąć do części
A jego akt osobowych.
PAMI
TAJ, ŻE PONOSISZ KOSZTY BADAC

Musisz podpisać umowę z jednostką, która zapewni Twoim pracownikom profi-
laktyczną opiekę zdrowotną. Wówczas kierujesz kandydata lub nowo zatrudnio-
nego pracownika do takiej jednostki, a ta na koniec miesiÄ…ca wystawia Ci za to
fakturę. Ponosisz też koszty przejazdu na badania do innej miejscowości.
ż
Podstawa prawna:
mð art. 229 ż 4 kp,
mð ż 1 pkt 5 w zw. z ż 6 ust. 2 pkt 1 rozporzÄ…dzenia MPiPS w sprawie zakresu prowadzenia
przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).
Jeśli chcesz, wręcz kandydatowi kwestionariusz osobowy
Kwestionariusz nieobowiÄ…zkowy, ale przydatny
Przepisy przewidują dwa wzory kwestionariuszy, w których pracownicy i kandydaci do pracy
podajÄ… swoje dane osobowe: jeden dla kandydata do pracy, drugi dla pracownika (pierwszy
przechowuje się w części A, a drugi w części B akt osobowych). Możesz stosować oba wzory,
lecz nie musisz. Możesz np. poprzestać na informacjach podanych przez pracownika w CV,
pod warunkiem że wyraził na nim pisemną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych.
CV wkłada się do części A akt osobowych zamiast kwestionariusza dla kandydata do pracy.
1 formularz  po podpisaniu umowy
Możesz też  zamiast dwóch kwestionariuszy  mieć tylko jeden dokument, w którym zamieścisz
dane zarówno z pierwszego, jak i z drugiego kwestionariusza. Jednak wówczas musi ten kwestio-
nariusz wypełniać nie kandydat do pracy, lecz dopiero pracownik. W kwestionariuszu tym będą
bowiem znajdować się informacje, których możesz żądać tylko od pracownika. Taki kwestionariusz
wypełniany przez pracownika (a nie przez kandydata) przechowuj w części B akt osobowych.
8 www.KadryOnline.pl
ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA
KWESTIONARIUSZ OSOBOWY
DLA OSOBY UBIEGAJ
CEJ SI
O ZATRUDNIENIE
1. ImiÄ™ (imiona) i nazwisko .....................................................................................
2. Imiona rodziców ..................................................................................................
3. Data urodzenia .....................................................................................................
4. Obywatelstwo . .....................................................................................................
5. Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) ................................................
...............................................................................................................................
6. Wykształcenie ......................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
(nazwa szkoły i rok jej ukończenia), (zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy, tytuł naukowy)
7. Wykształcenie uzupełniające ...............................................................................
...............................................................................................................................
(kursy, studia podyplomowe, data ukończenia nauk lub data rozpoczęcia nauki w przypadku jej trwania)
8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia .............................................................
...............................................................................................................................
(wskazać okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy)
9. Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania ....................................
...............................................................................................................................
(np. stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera)
10. Oświadczam, że pozostaję/nie pozostaję*) w rejestrze bezrobotnych i poszukują-
cych pracy (od lutego 2009 r. tego punktu się nie wypełnia).
11. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 4 są zgodne z dowodem osobistym seria
.................................. nr ........................................... wydanym przez ................
...............................................................................................................................
lub innym dowodem tożsamości ..........................................................................
...............................................................................................................................
.................................................... .............................................................
(miejscowość i data) (podpis osoby ubiegającej się o zatrudnienie)
9 www.KadryOnline.pl
ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA
Uwaga! Od pracownika nie można pozyskiwać odcisków palców, żeby mógł wchodzić do
firmy (tzn. nie wolno sprawdzać obecności pracownika czy też ewidencjonować czasu pracy
na podstawie czytnika linii papilarnych)
ż
Podstawa prawna:
mð ż 6 ust. 2 pkt 1 w zw. z ż 1 ust. 1 pkt 1 rozporzÄ…dzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w spra-
wie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62,
poz. 286 z póz
n. zm.),
mð zaÅ‚Ä…cznik nr 1 do ww. rozporzÄ…dzenia.
10 www.KadryOnline.pl
I I . U M O W A O P R A C Ä™
Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment
pełnej wersji całej publikacji.
Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji kliknij tutaj.
Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora sklepu na którym można
nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji. Zabronione są
jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania siÄ™ jej
od-sprzedaży, zgodnie z regulaminem serwisu.
Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie
internetowym Salon Cyfrowych Publikacji ePartnerzy.com.