Spis treści
Przedmowa 9
Rozdział 1 17
Jak podnieść efektywność własnej pracy
Rozdział 2 49
Czy naprawdę zależy ci na podniesieniu własnej
efektywności?
Rozdział 3 77
Reguła dziesięciu procent w podnoszeniu efektywności
Rozdział 4 103
Sztuka zarzÄ…dzania czasem
Rozdział 5 123
Wykorzystanie techniki w celu zaoszczędzenia czasu
Rozdział 6 149
Przekazywanie uprawnień i zlecanie zadań (outsourcing)
Rozdział 7 181
Jak efektywniej zarządzać czasem
8 Spis treści
Rozdział 8 207
Jak wykrzesać z siebie maksimum możliwości
Rozdział 9 229
Jak radzić sobie z zalewem informacji
Rozdział 10 251
Pozbywanie się zbędnego balastu i ustalanie priorytetów
Rozdział 1
Jak podnieść
efektywność
własnej pracy
 Ciągle mam wrażenie, że z czasem jest coś nie tak! Jest go za
mało, by coś zrobić, i za dużo, by nie robić nic .
- Królowa Charlotta, następczyni tronu brytyjskiego
w latach 1796-1817
Zdolność do podnoszenia efektywności działania i zwięk-
szenia wydajności, przy jednoczesnym skróceniu czasu pracy,
nie jest wcale przejawem niewolnictwa; to oznaki niezależności.
Bez względu na to, czy nam się to podoba czy nie, każdego dnia
spada na nas tak samo wielka lawina obowiązków i zadań do
wykonania. Gdybyśmy pracowali efektywniej, nie tylko potrafili-
byśmy się z nimi uporać, ale moglibyśmy jeszcze zyskać trochę
czasu dla siebie - choćby na poczytanie gazety, zabawę
z dziećmi, jogging w parku czy zagranie kilku fraz na fortepianie.
Planuj swój dzień pracy
Efektywni pracownicy najpierw planujÄ… swojÄ… pracÄ™,
a następnie ten plan realizują. Jednak według danych zawar-
18 Wykorzystaj każdą sekundę
tych w jednym z artykułów, który ukazał się na łamach
czasopisma The Competetive Advantage (luty 1996), ponad 50
procent zatrudnionych nie planuje swojego dnia pracy.
Znajomość projektów, nad którymi pracujemy, to jeszcze
nie wszystko. Aby działać efektywnie, powinniśmy ponadto
podzielić nasz dzień pracy na segmenty. Wydaje mi się, że
najlepiej planować swoje zadania w przedziałach godzino-
wych, jakkolwiek opracowanie harmonogramu pracy na
ćwierć czy nawet na połowę dnia też zdaje egzamin. Planując
rozkład zajęć na dany dzień, zapisujmy na kartce papieru
czynności, które chcemy wykonać w czasie każdego z seg-
mentów.
Róbmy to każdego dnia przed rozpoczęciem pracy (albo
- jeśli tak się komuś wyda lepiej - niech to będzie ostatnia
czynność przed zakończeniem pracy, stanowiąca przygoto-
wanie do następnego dnia). Gdy już przygotujemy nasz
godzinowy rozkład zajęć, powieśmy go na ścianie lub na
tablicy nad biurkiem, tak byśmy ciągle mieli go w zasięgu
wzroku.
Jeśli będziemy chcieli popracować nad jakimś projektem
dłużej niż 60 minut, to nie ma przymusu, by rezerwować dla
tego przedsięwzięcia kolejne, następujące po sobie godziny.
Rozkład dnia zależy wyłącznie od nas.
W trakcie dnia spoglÄ…dajmy na nasz plan i kontrolujmy
jego realizację. Jeśli zmienią się priorytety, zmieńmy także
plan, ale zróbmy to w formie pisemnej. Skorygowany plan
powieśmy znów nad biurkiem. Przechowywanie jego kopii
w komputerze znacznie upraszcza tę czynność i pozwala
wykonać ją w przeciągu paru chwil.
Dlaczego sugeruję, że segmenty godzinowe sprawdzają
się tak dobrze? Dlatego właśnie, że precyzyjnie wyznaczają
one limit czasu - godzinÄ™ - przeznaczonego na wykonanie
danego zadania.  Wykonanie pracy potrwa dokładnie tyle, ile
19 Jak podnieść efektywność własnej pracy
czasu na nią przeznaczyliśmy - pisze C. Noarthcote Parkin-
son w swej książce Prawo Parkinsona. Jeśli na wykonanie
zadania X mamy cały dzień, to zajmie nam to cały dzień. Gdy
z kolei mamy do dyspozycji tylko godzinę, będziemy praco-
wać odpowiednio szybciej i efektywniej.
Zmiana ustalonego wcześniej planu nie stanowi prob-
lemu dopóty, dopóki nie przekraczamy wyznaczonych wcze-
śniej limitów czasowych. Bywają dni, kiedy zmieniam swój
dzienny rozkład zajęć dwa lub trzy razy, zależnie od ter-
minów i inspiracji. Dlaczego miałbym tego nie robić? Skupia-
nie wysiłków na sprawach, którymi mamy ochotę się zająć
w danym momencie, przyczynia siÄ™ do podniesienia efektyw-
ności pracy, pod warunkiem że jesteśmy dobrze zorganizo-
wani, kontrolujemy terminy i zaplanujemy dostatecznie dużo
czasu na realizację poszczególnych zadań.
Trzy niezbędne listy zadań
Kluczowym elementem mojego osobistego systemu pod-
noszenia efektywności działania jest zestaw list zadań, które
przechowuję w swoim komputerze. Sporządziłem ich tyle, że
aby nad nimi panować, utworzyłem folder o nazwie LISTY
ZADAC
! Dzięki temu mam pewność, że listy zadań, które
przeglądam każdego dnia, uwzględniają każdą czynność,
jaką powinienem wykonać.
Sporządzanie list zadań to prosta i niezwykle skuteczna
metoda. Niektórzy uważają, że to Ivy Lee, jeden z pierwszych
konsultantów ds. zarządzania, jest tym, któremu należy się
chwała pioniera wykorzystania list zadań jako formalnych
elementów systemu zarządzania czasem.
Wiąże się z tym pewna opowieść. Charlesowi Schwabo-
wi, który w pierwszych latach dwudziestego wieku stał na
czele firmy Bethlehem Steel, ciągle towarzyszyło przeświad-
20 Wykorzystaj każdą sekundę
czenie, że czegoś nie zrobił. Szczegóły i sprawy mniejszej
wagi zabierały mu czas, którego pilnie potrzebował na anali-
zowanie znacznie ważniejszych kwestii. Poprosił Ivy ego Lee
o radę, co można z tym zrobić.
Lee wręczył mu czystą kartkę papieru.  Wypisz tutaj
w punktach - powiedział do Schwaba - najważniejsze spra-
wy, które powinieneś jutro załatwić. Gdy przyjdziesz rano do
pracy, zajmij siÄ™ sprawÄ… numer jeden i pracuj nad niÄ… tak
długo, póki nie skończysz. Następnie zrób to samo z zada-
niem numer dwa. Potem numer trzy, cztery, itd. Nie martw
się, jeśli nie uda ci się zrealizować wszystkich zapisanych
w planie zadań. Zyskasz przynamniej tyle, że zanim zajmiesz
się sprawami mniejszej wagi, będziesz miał już za sobą
najistotniejsze kwestie .
Charles Schwab był tak zadowolony z rady i z rezultatów
stosowania tej metody, że polecił ją swoim współpracow-
nikom. Kiedy zapytał Lee, ile żąda za swoją usługę, usłyszał
takÄ… odpowiedz
:  Zapłacić mi, proszę, tyle, ile według ciebie
ten pomysł jest wart . Podobno Schwab wręczył Lee czek na
kwotę 25 000 dolarów - wtedy były to ogromne pieniądze
(Time Management: The Art of Getting Things Done, Econo-
mics Press, 1971).
 Jeśli wydaje ci się, że listy zadań mogą cię w czymś
ograniczać - mylisz się. Wkrótce, gdy tylko przywykniesz do
korzystania z nich, okaże się, iż dzięki nim czujesz się
wyswobodzony z wielu ograniczeń - pisze w swej książce
No B.S. Time Management for Entrepreneurs Dan Kennedy
(Self Counsel Press). - Im więcej szczegółów zapiszesz na
papierze, tym mniej będziesz musiał zaprzątać sobie nimi
głowę. Dzięki temu będziesz mógł się skupić na ważniejszych
sprawach .
Każdego ranka po przyjściu do biura włączam komputer.
Sprawdziwszy różne serwisy poczty elektronicznej, z których
21 Jak podnieść efektywność własnej pracy
korzystam, otwieram folder LISTY ZADAC
i w ten sposób
dowiaduję się, do których list zadań muszę zajrzeć, by zacząć
pracÄ™ w danym dniu.
Najważniejsze w moim folderze LIST są wykazy zadań,
które muszę wykonać. Mam kilka takich list, ale trzy najważ-
niejsze to dzienny rozkład zadań, wykaz bieżących projektów
oraz długoterminowy plan działań:
1. Dzienny rozkład zadań. Codziennie spisuję na kartce
i wieszam nad biurkiem listę zadań, które muszę
wykonać danego dnia. Na podstawie tej listy tworzę
godzinowy rozkład zajęć. Przeglądam tę listę każdego
dnia. Praca sprawia mi przyjemność i poświęcam jej
wiele godzin. Dzięki temu mogę zająć się licznymi
sprawami, które mnie akurat interesują. Nigdy jednak
nie podejmuję się wykonania większej ilości zadań, niż
mogę wykonać. W ten sposób udaje mi się dotrzymy-
wać założonych terminów.
2. Wykaz bieżących projektów. W oddzielnym pliku prze-
chowuję wykaz projektów, nad którymi obecnie pracuję,
wraz z terminami zakończenia prac nad każdym z nich.
Przeglądam tę listę kilka razy w tygodniu, by upewnić
się, że dzienne rozkłady zajęć obejmują wszystkie
zadania, które powinny być bezzwłocznie wykonane.
3. Długoterminowy plan działań. Jest to wykaz projek-
tów, którym chcę poświęcić trochę czasu, ale które nie
są objęte żadnym kontraktem i w związku z tym nie
mają wyznaczonych terminów zakończenia prac nad
nimi. Przeglądam tę listę mniej więcej raz w tygodniu
i zwykle przeznaczam kilka godzin tygodniowo na
analizÄ™ najciekawszych propozycji.
Ten nieskomplikowany system znakomicie spełnia swoje
zadanie. Zresztą większość technik prezentowanych w tej
22 Wykorzystaj każdą sekundę
książce to rozwiązania proste, ale skuteczne. Nie dajmy się
jednak zwieść przekonaniu, że zwięzłość czy łatwość za-
stosowania tych metod ogranicza ich skuteczność. Zgadzam
się z opinią Petera Bijura, szefa koncernu Texaco, który
powiedział:  Z chwilą gdy zaczniemy wprowadzać skom-
plikowane procedury, czy to do systemu organizacji pracy,
czy przy określaniu zakresu odpowiedzialności pracowni-
ków, kierowanie firmą staje się bardziej uciążliwe . Podzie-
lam też poglądy Sya Sperlinga, szefa firmy Hair Club for Men,
autora powiedzenia:  Najskuteczniejsze sÄ… proste metody .
 Listy zadań spełniają swoją rolę tylko wtedy,
gdy są stuprocentowo szczelne, tak że nic
z nich nie wycieknie - zauważa David Allen,
prowadzÄ…cy szkolenia z zakresu stosowania
technik poprawy efektywności, w wywiadzie,
jakiego udzielił dla czasopisma Fast Company
(maj 1998). Jeśli na przykład nasz wykaz
zaplanowanych rozmów telefonicznych nie
zawiera wszystkich, które powinniśmy prze-
prowadzić, to nasz umysł jest stale obciążony
koniecznością pamiętania o niektórych z nich.
Określaj priorytety
Czy zawsze bywa tak, że możemy robić w pracy to, czym
chcielibyśmy się zająć, i to właśnie wtedy, kiedy mamy na to
ochotÄ™? Nie. Czasami naglÄ…cy termin zmusza nas do od-
łożenia na bok przyjemniejszego zajęcia i wzięcia na warsztat
czegoś odstręczającego - nawet jeśli wydaje się nam, że nie
musimy tego zrobić natychmiast.
Na ścianie w moim biurze, w pobliżu biurka, przy którym
pracuję, powiesiłem listę, którą co tydzień aktualizuję. Nazy-
23 Jak podnieść efektywność własnej pracy
wam jÄ…  Zasady pracy w biurze . Przypomina mi ona, co
powinienem zrobić, by osiągnąć sukces w pracy zawodowej.
Reguła numer 1 mówi:  Najpierw sprawy najważniejsze .
Oznacza to, że musimy przyznawać priorytety pewnym zada-
niom, które mamy do zrealizowania, i dotrzymywać ter-
minów.
Jeśli na przykład palę się do pracy nad książką, ale muszę
też przygotować sprawozdanie, które powinno być gotowe
nazajutrz, to najpierw zajmuję się sprawozdaniem, kończę je,
po czym wysyłam faksem lub pocztą elektroniczną do klien-
ta. W nagrodę mogę poświęcić popołudnie pracy nad książ-
ką. Gdybym sobie uległ i zaczął najpierw pracować nad
książką, naraziłbym się na ryzyko, że nie starczy mi czasu, by
skończyć sprawozdanie przed upływem ustalonego terminu.
Myślę, że warto przytoczyć tu również kolejną zasadę,
regułę numer 2, która brzmi następująco:  Upewnij się, że to
wartościowe spotkanie . Przypomina mi ona, bym interesował
się tylko tymi zebraniami, które mają ściśle określony porzą-
dek obrad. Badania przeprowadzone przez NFO Research
wykazały, że  statystyczny biznesmen bierze udział w ponad
60 spotkaniach miesięcznie, a pracownicy zatrudnieni w Sta-
nach Zjednoczonych spędzają na nich ponad jedną trzecią
swojego czasu pracy (za Continental, paz
dziernik 1998).
Okazuje się, że połowa tych zgromadzeń jest nieefek-
tywna lub zgoła niepotrzebna. Zanim zgodzimy się na udział
w spotkaniu, sprawdz
my, co będzie przedmiotem dyskusji
i czy nie można znalez
ć rozwiązania rozważanych kwestii
bez zwoływania formalnego zebrania. Połowę problemów da
się rozwiązać, nie uciekając się do tego sposobu. Ben Stein,
aktor, powieściopisarz i gospodarz teleturniejów, został pew-
nego razu zapytany, jak udaje mu się to wszystko pogodzić.
 To proste - odparł - nie biorę udziału w spotkaniach
służbowych .
24 Wykorzystaj każdą sekundę
Formalne spotkania bywają często jednym z najwięk-
szych złodziei czasu. Charles Caldwell, autor książki Team Up
for Success (Po sukces razem), wydanej nakładem wydawnic-
twa AMI Publishing, podaje w niej następujące wskazówki
dotyczÄ…ce zarzÄ…dzania czasem spotkania:
Z góry zaplanuj czas rozpoczęcia i zakończenia spot-
kania. Poinformuj o tym uczestników spotkania jeszcze
przed jego rozpoczęciem.
Rozpocznij i zakończ spotkanie zgodnie z wyznaczo-
nym planem. Zacznij o czasie, nawet jeśli nie wszyscy
zdążyli już przybyć.
Określ czas przeznaczony na przedyskutowanie po-
szczególnych punktów obrad. Zadbaj o to, by wszyscy
uczestnicy spotkania wiedzieli, ile czasu przydzielono
na omówienie określonych kwestii.
Kontroluj czas. Przypomnienia w rodzaju:  Zostało nam
tylko 30 minut pomagają utrzymać dyscyplinę.
Chcesz, żeby spotkania trwały krócej? Wynieś
krzesła z sali obrad! Według Allena Bluedor-
na, docenta na University of Missouri, spec-
jalisty od zarzÄ…dzania, spotkania odbywajÄ…ce
się w sali, z której usunięto krzesła, a uczest-
nicy zmuszeni są dyskutować na stojąco, są
o jedną trzecią krótsze niż posiedzenia, na
których wszyscy siedzą. Przy czym decyzje
podejmowane w trakcie tych spotkań są rów-
nie trafne. (Psychology Today, styczeń/luty
1999).
25 Jak podnieść efektywność własnej pracy
Walcz z opieszałością
 Opieszałość - uważa przedsiębiorca Victor Kiam - jest
zabójcą szans zrobienia interesu .
Odkładanie spraw na póz
niej to najczęstsza przyczyna
powstawania zaległości w pracy, niedotrzymywania termi-
nów i bylejakości podejmowanych działań.  Nigdy nie od-
wlekaj, nawet o godzinę, tego, co możesz zrobić teraz -
radzi P.T. Barnum. Naukowiec Thomas Huxley dodaje:  Brak
zdecydowania nigdy nie wychodzi nam na dobre .
Przygotowanie wykazu zadań do zrealizowania w danym
dniu i zaplanowanie czynności, które powinny być wykona-
ne w poszczególnych blokach godzinowych, pomaga w reali-
zacji przyjętych założeń oraz pozwala unikać odkładania
różnych spraw na póz
niej.
Tak długo, jak pamiętamy o nieprzekraczalnych termi-
nach zakończenia poszczególnych prac i długoterminowych
celach, jakie sobie założyliśmy, możemy pozwolić sobie na
pewną elastyczność w realizacji planu pracy przygotowanego
na dany dzień, korygując go tak, byśmy mogli poświęcić
każdemu projektowi tyle czasu, ile zamierzamy.
Jednym ze sposobów na przezwyciężenie opieszałości
jest podział zadań do wykonania w danym dniu na sesje
godzinowe i żonglowanie nimi tak, byśmy mogli pracować
nad tym, co nas w danej chwili najbardziej interesuje. Jeśli
poczujemy się zmęczeni lub skończą nam się pomysły przy
pracy nad jednym projektem, po prostu zajmijmy się którymś
z pozostałych.
BÄ…dz
my dla siebie wyrozumiali i pozwólmy sobie na
odrobinę oddechu po wykonaniu pracy. Jeśli męczymy się
bitą godzinę, która na dodatek strasznie się dłuży, nad
26 Wykorzystaj każdą sekundę
projektem budżetu, to zróbmy sobie potem przerwę na
przejrzenie poczty lub krótki spacer wokół budynku, w któ-
rym znajduje siÄ™ nasze biuro. Gdy po kilku godzinach uda
nam się wykonać wszystkie zaplanowane na ten czas zada-
nia, zafundujmy sobie podczas lunchu naszÄ… ulubionÄ… po-
trawÄ™.
Przygotowanie godzinowego rozkładu zajęć (godzina po
godzinie) jest najlepszym sposobem na to, by każda godzina
naszego dnia pracy została przepracowana efektywnie. Lu-
dzie, którzy sporządzają taki plan, wiedzą dokładnie, co mają
robić, i po prostu to robią. Osoby, które nie planują dnia
pracy, mają skłonności do dryfowania przez ocean dnia,
przerywania i powracania do niedokończonych zadań, prze-
skakiwania od zadania do zadania, co w rezultacie daje
mierne efekty.
Jak zauważa Henry Ford:  Nic nie jest szczególnie trudne
do zrobienia, jeśli tylko rozłożyć to na etapy . Projekty, które
wydają się przytłaczające, okażą się mniej przerażające, jeśli
podzielimy je na poszczególne zadania, fazy lub sekcje,
a następnie zajmiemy się po kolei każdym z tych elementów.
Podział projektu na zadania, a zadań na poszczególne czyn-
ności, stanowi podstawę procesu zarządzania projektami. Po
dokonaniu tego podziału należy wyznaczyć czas na realizację
poszczególnych zadań i wykonać je przed upływem wy-
znaczonego terminu.
Postępując w ten sposób, praktycznie każdy może z łat-
wością wykonać w ciągu dnia serię rozmaitych, trwających
godzinę prac. Bywa tak, że cztery czy pięć sesji godzinowych
wystarczy, by wykonać zadania zaplanowane na dany dzień.
A zatem sporzÄ…dz
my listę etapów realizacji projektu, powieś-
my ją nad biurkiem i zacznijmy pracować nad punktem
pierwszym. Colin S.K. Walker zauważa w swej książce Scot-
tish Proverbs (Przysłowia szkockie), wydanej przez wydaw-
27 Jak podnieść efektywność własnej pracy
nictwo Birlinn Limited, że:  Połowa sukcesu to wziąć się do
roboty .
Ludzie pracujący opieszale często nie dotrzymują ustalo-
nych terminów. Kończą przydzielone im zadania w ostatniej
chwili, nie zostawiajÄ…c sobie czasu na przejrzenie i spraw-
dzenie pracy przed jej oddaniem. W ten sposób narażają
siebie i swoich kolegów na nadmierny stres.
Odwlekanie nieprzyjemnych, nudnych lub trudnych prac
leży w naturze człowieka. Trzeba jednak jeszcze raz podkreś-
lić, że ci, którzy potrafią się na tyle zdyscyplinować, by zabrać
się do prac, za którymi nie przepadają lub których się
obawiają, nabierają pewności siebie i lepiej wykorzystują
swój czas.
Oto wskazówki, które mogą okazać się pomocne w prze-
zwyciężaniu opieszałości:
Wyobraz
sobie, jak wspaniale się poczujesz po skoń-
czeniu nudnego zadania. Pomyśl pozytywnie o rezul-
tacie swojej pracy.
Jeśli projekt, którym masz się zająć, jest skomplikowa-
ny lub wydaje ci się nadmiernym obciążeniem, rozłóż
go na etapy, które zanotuj w swojej liście  Zadania do
wykonania . Następnie wyznacz datę i godzinę rozpo-
częcia prac nad pierwszym i wszystkimi pozostałymi
etapami, tak jakbyś planował spotkania. Obiecaj sobie,
że nim określone zadanie zostanie ukończone, poświę-
cisz mu 60 minut dziennie, i staraj się tak zaplanować
swoją pracę, by każdego dnia była to ta sama godzina -
najlepiej w jakimÅ› spokojniejszym okresie, gdy bÄ™-
dziesz mógł bez przeszkód skupić się na tym, co robisz.
Zmobilizuj siÄ™ do pracy, obiecujÄ…c sobie specjalnÄ…
nagrodÄ™ za wykonanie danego zadania.
28 Wykorzystaj każdą sekundę
Zrozum, że zadanie nie musi być wykonane perfekcyj-
nie. Zawsze lepiej spróbować coś zrobić, niż nie pode-
jmować w ogóle takiej próby. Być może nic się nie
stanie, jeśli wykonasz tylko część zadania, a następnie
przekażesz je komuś innemu do skończenia.
Powierzaj lub zlecaj komuÅ› innemu wykonanie tych
czynności, które wydają ci się nudne i zniechęcające.
Przekazując przyziemne, marginalne lub częściowo
ukończone zadania podwładnym lub współpracow-
nikom, możesz zyskać wiele cennych godzin, energii
i entuzjazmu. Im więcej rutynowych zadań zdołasz
powierzyć innym, tym więcej czasu zostanie ci na inne
sprawy.
A zatem nie zwlekajmy ani sekundy dłużej. Wez
my siÄ™ do
pracy od zaraz.  Odkładanie na póz
niej Å‚atwego zadania
sprawia, że staje się ono trudniejsze do wykonania - zauwa-
ża George Claude Lorimer. I dodaje jeszcze:  Odkładanie na
póz
niej trudnego zadania czyni je niemożliwym do wyko-
nania .
Eliminuj przyzwyczajenia,
które kradną twój czas
Aby zmienić przyzwyczajenia będące przyczyną straty
czasu, musimy je przede wszystkim zidentyfikować. W moim
wypadku był to zwyczaj przesypiania rano jeszcze godziny
po tym, jak się przebudziłem. Należę do osób, które rano
pracują najefektywniej. Kiedy więc udało mi się zmusić do
tego, by zamiast kłaść się z powrotem do łóżka, wstać, ubrać
się i iść do biura, znacznie podniosłem swoją efektywność.
Dla kogoś innego takim złodziejem czasu może być
oglądanie opery mydlanej w środku dnia, zbyt długie buszo-
wanie w Internecie, pogaduszki w sieci lub przez telefon,
29 Jak podnieść efektywność własnej pracy
prace domowe, albo siedzenie do póz
nego wieczora z książ-
kÄ… lub przed telewizorem.
Po rozpoznaniu nawyków mogących stwarzać nam prob-
lemy powinniśmy sporządzić listę tych, które musimy wyeli-
minować. Umieszczając pozycje na naszej liście, posługujmy
się trybem rozkazującym. Jeśli na przykład najwięcej czasu
tracimy z powodu opieszałości w działaniu, powinniśmy na
swoim wykazie umieścić deklarację:  Nie bądz
opieszały .
Jeśli ktoś ma zwyczaj brać na siebie zbyt wiele obowiązków
należących do innych, ponieważ niezręcznie mu odmówić
komuś udzielenia pomocy, powinien napisać na swej liście:
 Naucz się mówić nie .
Tak przygotowaną listę należy powiesić w biurze na
widocznym miejscu (np. na ścianie obok biurka, na tablicy
informacyjnej lub na drzwiach). Można ją też włożyć do
szuflady biurka, tak żeby dało się na nią spojrzeć każdego
dnia. Jeśli lista naszych złych przyzwyczajeń znajduje się
w widocznym miejscu, ciÄ…gle przypomina nam o konieczno-
ści ich unikania i skłania nas do zmiany zachowań, w wyniku
których niepotrzebnie tracimy czas. Nie będziemy długo
czekać, by przekonać się o skuteczności tej metody i szybko
zauważymy, że potrafimy zrobić więcej w krótszym czasie.
Zachęcam do spróbowania!
Unikaj czynników
rozpraszajÄ…cych uwagÄ™
Zewnętrzne bodz
ce rozpraszające uwagę mogą być głów-
nym złodziejem naszego czasu, jeśli tylko pozwolimy, by
absorbowały naszą uwagę. Takim bodz
cem jest każda nieza-
planowana czynność, która przerywa nam realizację zadania,
nad którym w danej chwili pracujemy. Jeśli na przykład
zdecydowaliśmy rano, że będziemy pracować nad przygoto-
30 Wykorzystaj każdą sekundę
waniem raportu, a kolega poprosi nas, byśmy zadzwonili do
klienta, który potrzebuje pomocy w rozwiązaniu naglącego
problemu technicznego, to prośba kolegi będzie właśnie
takim bodz
cem rozpraszajÄ…cym.
Aby zminimalizować ryzyko narażenia się na działanie takich
bodz
ców, musimy przede wszystkim - tak dalece, jak to tylko
możliwe - odizolować się fizycznie od czynników, które mogą
zakłócić nasz spokój. Powinniśmy na przykład zamknąć drzwi,
przestawić biurko w miejsce, gdzie nikt nie musi przechodzić,
przełączyć odbieranie telefonów na pocztę głosową, umieścić na
drzwiach tabliczkę z napisem  nie przeszkadzać , wykonać część
pracy w domu lub poprosić ludzi, z którymi pracujemy, by nam
nie przeszkadzali. Możemy również zmusić nasz umysł, by
skutecznie wyciszył wiele dochodzących z zewnątrz sygnałów,
jeśli tylko dostatecznie się skoncentrujemy.
Jeśli przerywanie pracy z powodu różnych drobiazgów
jest dla nas problemem, którego trudno uniknąć, spróbujmy
wyznaczyć sobie czas, który każdego dnia poświęcać będzie-
my na spotkania i rozmowy telefoniczne. Pozostały okres to
nasz  prywatny czas , w którym nikt nie powinien nam
przeszkadzać. Większość ludzi potwierdza, że potrafią praco-
wać efektywniej, jeśli nikt ani nic nie odrywa ich od zadania,
któremu poświęcają tyle czasu, ile sami zechcą.
Istota sprawy polega na tym, by pracować zgodnie ze
swoim planem, a nie według planów innych. Czasem jest to
niemożliwe. Niemniej jednak powinniśmy pamiętać, że w im
większym stopniu panujemy nad swoim czasem, tym większą
kontrolę zyskujemy nad własnym życiem.
Stosuj regułę 80/20
Reguła 80/20 mówi, że 80 procent naszych dokonań jest
wynikiem zaledwie 20 procent wysiłków, jakie podejmujemy.
31 Jak podnieść efektywność własnej pracy
Sztuka polega na tym, by wiedzieć, co sprawia, że te 20
procent naszych starań daje tak spektakularny efekt. Gdy już
poznamy przyczynę, powinniśmy więcej czasu przeznaczyć
na wykonywanie owych efektywnych czynności i skrócić
czas, jaki poświęcamy mniej produktywnym zajęciom. Aby
przeanalizować sposób gospodarowania czasem, należy
przez mniej więcej dwa tygodnie rejestrować każdą czyn-
ność, jaką wykonujemy w ciągu dnia pracy.
Kolejnym krokiem jest znalezienie sposobu rozwiÄ…zania
problemu tych czynności, które zabierają nam za dużo czasu.
Zastanówmy się na przykład, czy nie moglibyśmy przygoto-
wać wzoru formularza odpowiedzi na korespondencję, którą
otrzymujemy, lub zlecić sekretarce przygotowanie szkieletu
odpowiedzi? Być może powinniśmy opracować formularz,
który dałoby się z powodzeniem wykorzystywać przy kore-
spondencji dotyczÄ…cej danego tematu, eliminujÄ…c w ten spo-
sób konieczność przygotowania komentarza za każdym ra-
zem, gdy zajdzie taka potrzeba. Czy nie warto uporządkować
segregatorów i zorganizować systemu gromadzenia doku-
mentacji? Co z łączeniem wyjazdów służbowych lub plano-
waniem podróży na dni wolne od pracy? Jeśli zaplanujemy
spotkanie zamiejscowe na poniedziałek rano, będziemy mo-
gli udać się w podróż już w niedzielę wieczorem i dzięki
temu nie stracimy części dnia pracy.
Opracuj i stosuj
standardowe procedury robocze
Wysoka efektywność i opłacalność produkcji masowej
wynika z dużej jednorodności procedur wytwarzania danego
asortymentu towarów. Każdy produkowany element jest
dokładnie taki sam jak ten, który zszedł z taśmy montażowej
tuż przed nim. A zatem wytworzenie każdego elementu
32 Wykorzystaj każdą sekundę
wymaga powtórzenia tych samych czynności. Można je opi-
sać i przygotować ich dokumentację, co upraszcza i ułatwia
ich wykonywanie.
O tej prostej zasadzie zwiększania efektywności rodem
z taśmy montażowej powinni częściej pamiętać menedżero-
wie i profesjonaliści: zamiast za każdym razem na nowo
odkrywać Amerykę, zrób to, co zrobiłeś ostatnim razem, gdy
natknÄ…Å‚eÅ› siÄ™ na podobny problem. Lub przynajmniej postaraj
się zrobić coś podobnego. Korzystajmy z nabywanego do-
świadczenia i uczmy się przez powtarzanie. Oddzielajmy
poszczególne etapy pracy nad danym projektem. Zachowuj-
my te elementy (pliki graficzne, teksty, arkusze kalkulacyjne),
które będziemy mogli jeszcze kiedyś wykorzystać. Bądz
my
tak efektywni, jak linia montażowa w wielkiej fabryce. Po-
dzielmy stojÄ…ce przed nami zadanie na jak najmniejsze etapy.
Opiszmy poszczególne czynności, traktując je jako standar-
dowe procedury działania w określonej sytuacji. Wracajmy
do tej dokumentacji za każdym razem, gdy staniemy przed
koniecznością wykonania danej czynności.
Przyjrzyjmy się dla przykładu kwestii obsługi klienta.
Pracownicy wielu działów obsługi marnują mnóstwo czasu,
odpowiadając dziesiątki razy na te same pytania klientów,
szczególnie tych, którzy po raz pierwszy korzystają z usług
ich firmy. Mój przyjaciel, David Yale, ma na to skuteczną
receptÄ™.
Radzi on przeprowadzić ankietę wśród pracowników
działu obsługi klienta, która wykaże, jakie pytania nowi
klienci zadają najczęściej. Następnie należy zamieścić od-
powiedzi na te pytania w materiałach informacyjnych wysy-
łanych do wszystkich nowych klientów. Yale twierdzi, że
w wyniku tych działań obciążenie pracowników działu
obsługi klienta powinno się zmniejszyć. Gdyby ktoś się
zastanawiał, ile wyniesie koszt przygotowania zestawu
33 Jak podnieść efektywność własnej pracy
takich materiałów, od razu odpowiadam - poniżej jednego
dolara.
Zastanówmy się, jakie jeszcze czynności wykonujemy
rutynowo i moglibyśmy je przekształcić w standardowe pro-
cedury robocze. Postarajmy siÄ™ o programy komputerowe
i inne narzędzia, które pomogą nam zautomatyzować te
procesy. Nie angażujmy się w czasochłonne próby rozwik-
łania jakiegoś problemu, jeśli istnieje już prosta i skuteczna
recepta na jego rozwiÄ…zanie. Przed upieczeniem placka nie
będziemy przecież wykonywać analizy chemicznej innych
placków, by się dowiedzieć, jakie składniki znajdują się
w cieście, skoro możemy po prostu zerknąć do książki
kucharskiej. Tymczasem ludzie robią podobne rzeczy każ-
dego dnia. Cóż za strata czasu!
Nie jest konieczne, byśmy sami opracowywali lub opisy-
wali te procedury. W różnych z
ródłach znalez
ć można tony
takich opisów, dostępnych na każde życzenie. Jeśli nie
wiemy, jak się do czegoś zabrać - gdy chcemy wyczyścić
faks, zmienić olej w silniku czy zwolnić pracownika - zajrzyj-
my do biblioteki, do księgarni lub poszperajmy w Internecie.
Niewykluczone, że czekają tam na nas gotowe wskazówki,
które wystarczy przeczytać, by się dowiedzieć, jak powinniś-
my postąpić.
Dopasuj swój plan działania
do własnego rytmu poziomów
aktywności energetycznej
Większość z nas czuje się bardziej rześka i działa spraw-
niej w pewnych określonych porach dnia. Jeśli już uda się
nam określić krzywą charakteryzującą przebieg naszej aktyw-
ności energetycznej, powinniśmy tak skonstruować plan
działania na dany dzień, by uwzględniał on godziny naszych
34 Wykorzystaj każdą sekundę
zwiększonych i zmniejszonych możliwości. Wykonywanie
silnie angażującej pracy umysłowej w okresie zwiększonej
aktywności energetycznej pozwoli nam na osiągnięcie więk-
szej efektywności. Jeśli uda nam się dopasować plan pracy do
naszych nastrojów i poziomów energetycznych, przekonamy
się, że możemy dzięki temu zaoszczędzić czas i pracować
bardziej efektywnie.
Większość ludzi nie potrafi właściwie wykorzystać
chwil, gdy ich możliwości są zwiększone. Doktor Nathaniel
Kleitman, fizjolog na University of Chicago, twierdzi, że
wahania temperatury ciała człowieka mogą w ciągu dnia
dochodzić do trzech stopni Celsjusza. Gdy temperatura
spada, czujemy w sobie więcej energii. Gdy się podnosi,
nasze możliwości energetyczne maleją. (Zjawisko to mogło-
by tłumaczyć, dlaczego, w świetle ostatnich badań, więk-
szość ludzi woli, by raczej było im za zimno, niż za
gorÄ…co).
Doktor Emmanuel Mignot, współautor pracy opubliko-
wanej na łamach czasopisma Sleep, twierdzi, że jego zespół
badawczy odkrył pewne zmiany w strukturze genu, który
decyduje o tym, czy wolimy wstawać wcześnie, czy raczej
lubimy siedzieć do póz
nego wieczora i pospać trochę dłużej.
Choć potwierdzenie tego odkrycia wymaga przeprowadzenia
dodatkowych badań, Mignot sugeruje, że jeśli okazałoby się
ono prawdziwe, to w przyszłości moglibyśmy planować
pracę w taki sposób, by wykonywać najcięższe zadania
wtedy, gdy jesteśmy najbardziej produktywni (The Record, 25
paz
dziernika 1998).
Jeśli więc ktoś jest nocnym markiem, praca przy świetle
lampki nocnej mogłaby się okazać dla niego sposobem na
osiągnięcie maksymalnej efektywności. Ranny ptaszek powi-
nien natomiast wstawać wcześnie i zabierać się do pracy, gdy
inni jeszcze śpią.
35 Jak podnieść efektywność własnej pracy
Niektórzy ludzie odkrywają, że mogą sami regulować
swój cykl aktywności dobowej, zależnie od tego, kiedy kładą
się spać i o której godzinie wstają. Jeśli możemy dokonać
wyboru pomiędzy byciem rannym ptaszkiem i nocnym mar-
kiem, a naszą pracę możemy wykonywać zarówno rano, jak
i wieczorem, to zdecydujmy się na ten wariant, który bardziej
nam odpowiada.
Jeśli żadna z opcji nie wydaje się lepsza od drugiej, to
wybierzmy raczej los rannego ptaszka. Rozpoczynanie pracy
wcześnie rano, tak jak ja zwykłem to robić, daje ten komfort,
że w czasie gdy inni przychodzą dopiero do swojego biura,
my mamy już większość zaplanowanych na dany dzień zajęć
za sobą. Ranne ptaszki kończą swą pracę wcześnie i mogą
pozostały czas wykorzystać na dodatkowe zajęcia lub relaks.
Ci, którzy zaczynają pracę póz
no, mają zaległości już od
momentu wstania z łóżka i z upływem czasu czują coraz
większy niepokój, czy uda im się zdążyć ze wszystkim na
czas.
Najprostszym sposobem na zwiększenie wydajności pra-
cy jest więc wstawanie i rozpoczynanie pracy godzinę wcześ-
niej, niż zwykliśmy to czynić. Charles Flowers, niezależny
publicysta, mówi, że kiedy gonią go terminy lub gdy ma
mnóstwo pracy w danym dniu, to wstaje tak wcześnie, jak to
tylko konieczne, by zdążyć na czas, nawet jeśli oznacza to
opuszczenie domowych pieleszy o 5 nad ranem. Zdarzało mi
się już, jakkolwiek były to sporadyczne wypadki, że przy-
chodziłem do biura o 3 lub o 4 nad ranem.
Utrzymuj wysokÄ… formÄ™
przez cały dzień
Energia, jaką możemy z siebie wykrzesać, jest wypad-
kową działania wielu czynników, a jednym z nich jest entuz-
36 Wykorzystaj każdą sekundę
jazm. Jeśli tylko potrafimy wzbudzić w sobie entuzjazm,
nasze możliwości energetyczne będą utrzymywać się na
wysokim poziomie nawet wtedy, gdy zaczniemy odczuwać
fizyczne zmęczenie. Gdy natomiast jesteśmy znudzeni, opu-
szcza nas zapał do działania, sprawiając, że stajemy się ospali
oraz nieproduktywni.
Aby utrzymać wydajność i energię na wysokim poziomie,
dbajmy o to, by towarzyszył nam entuzjazm, oraz unikajmy
nudy. Najczęstszą przyczyną znudzenia jest robienie czegoś
innego niż to, na co mamy w danym czasie ochotę. Dlatego
też powinniśmy tak planować swoją pracę, by robić to, co
chcemy, wtedy, kiedy mamy na to ochotÄ™.
Oczywiście powinniśmy unikać angażowania się w dzia-
łania, które nas nie interesują. Zmuszanie się do robienia
czegoś, czego robić nie lubimy, nadweręża nasze zasoby
energetyczne. Ale nawet interesujÄ…ce rzeczy mogÄ… siÄ™ znu-
dzić, jeśli pracujemy nad nimi zbyt długo lub jeśli mamy
wrażenie, że zajmujemy się nimi w niestosownym czasie.
Aby uniknąć takich sytuacji, powinniśmy jednocześnie re-
alizować kilka różnych projektów, tak by pracować w da-
nej chwili nad tymi, którym chcemy poświęcić swój czas.
Ponieważ w znacznej mierze sami planujemy swój czas
pracy na dany dzień (wyjątkiem są spotkania), możemy
tak długo, dopóki udaje nam się dotrzymać ustalonych
terminów, wykonywać poszczególne zadania w kolejności,
jaka nam odpowiada.
Może się zdarzyć, że gdy zawiśnie nad nami groz
ba
niedotrzymania terminu wyznaczonego na wykonanie jakie-
goś zadania, nie będziemy mieli innego wyjścia, jak tylko
odłożyć inne projekty na bok i skupić się na tym, co musi być
zrobione, by zdążyć na czas. Ale nawet takich sytuacji można
uniknąć, jeśli tylko będziemy negocjować rozsądne terminy
zakończenia zadań, a potem tak zaplanujemy swój czas,
37 Jak podnieść efektywność własnej pracy
byśmy mogli rozpocząć pracę nad danym projektem od-
powiednio wcześnie, a nie w ostatniej chwili, jak czyni to
wielu ludzi.
Każdy może znalez
ć sposób na odświeżenie sił w ciągu
dnia. Jeżeli wiemy, co pomaga nam złapać drugi oddech,
skorzystajmy z tego. Przy moim biurze jest prywatna Å‚azienka.
Kiedy czuję, że słabnie moja koncentracja i uchodzi ze mnie
energia, myję głowę. Natychmiast wraca mi świeżość - być
może mokre włosy chłodzą mój przegrzany mózg. Komuś
innemu może pomóc przemycie twarzy, spacer, załatwienie
jakichÅ› spraw, spotkanie z kolegÄ… przy kawie lub pogaduszki
przez telefon.
Zorganizuj sobie
ergonomiczne stanowisko pracy
Informatyk, któremu zleciłem niedawno wykonanie pew-
nych prac, powiedział mi, że bardzo podoba mu się mój
system komputerowy, ponieważ wszystko jest łatwo dostęp-
ne. Następnie wspomniał, że wielu ludzi umieszcza kluczowe
elementy swoich systemów, takie jak jednostkę centralną,
stację dysków czy drukarkę, na podłodze, pod biurkiem lub
w innym trudno dostępnym miejscu. Widziałem to wiele razy
i uważam, że jest to przyczyna straty energii i czasu. Osobiś-
cie wyznaję zasadę, że wszystko, czego potrzebuję - kom-
puter i urządzenia peryferyjne, sprzęt biurowy, telefon, mate-
riały eksploatacyjne, z
ródła referencyjne, teczki z dokumen-
tami - powinno być umieszczone w takim miejscu, bym mógł
sięgnąć po to bez wstawania z fotela - obracając się na
krześle lub wyciągając rękę do stosownej szafki, regału lub
szuflady.
Elementem podnoszenia efektywności pracy jest też we-
dług mnie zapewnienie sobie dostatecznej ilości wolnego
38 Wykorzystaj każdą sekundę
miejsca na biurku i na regałach służących do przechowywa-
nia teczek z dokumentami. Dzięki temu wszystkie potrzebne
mi materiały - segregatory, książki dotyczące tematu nad
którym pracuję, materiały biurowe, komputer, telefon, faks,
kopiarka - mam w zasięgu ręki. Aby sięgnąć po coś, nie
muszę wstawać i spacerować po pokoju. Wystarczy że od-
wrócę się na krześle lub wyciągnę rękę.
Zadbajmy o to, by mieć wystarczająco dużo miejsca na
należyte zorganizowanie i poukładanie potrzebnych do pra-
cy materiałów, tak by znalazły się one w zasięgu ręki i były
łatwe do odszukania. Konieczność prowadzenia poszukiwań
potrzebnej właśnie książki lub teczki z dokumentami jest
przyczyną straty czasu i może zwolnić tempo pracy. Mam
w swoim biurze dwa biurka i dwa duże stoły. To wystarcza na
materiały potrzebne do realizacji kilku różnych projektów.
Polecam wszystkim takÄ… organizacjÄ™ swego miejsca pra-
cy, która zminimalizowałaby wpływ czynników zakłócają-
cych spokój oraz redukowałaby potrzebę wstawania z miejs-
ca. Moje biuro mieści się na drugim piętrze niewielkiego
biurowca w północnej części New Jersey. Panuje tam spokój.
Gdy pracujÄ™ w domu, bez przerwy ktoÅ› odrywa mnie od
zajęć - a to któryś z domowników, sąsiad, jakiś przed-
stawiciel handlowy czy ktoś z obsługi. Nawet na parterze
budynku, w którym mieści się moje biuro, panowałby dużo
większy hałas: ciągłe pukanie do drzwi doręczycieli pytają-
cych, czy wiem, gdzie znajduje siÄ™ biuro pana X, i inne tego
rodzaju niedogodności. Tymczasem na drugie piętro prawie
nikt nie zaglÄ…da.
Oprócz mojego znajduje się tu tylko jeszcze jedno biuro.
Panuje tu spokój, dzięki czemu mogę pracować bardzo
wydajnie. Ludzie, którzy do mnie przychodzą, widząc, że
jestem tu sam, a na dodatek muszę pokonywać dwie kondyg-
nacje schodów, myślą, że trafiło mi się najgorsze biuro
39 Jak podnieść efektywność własnej pracy
w budynku. Nie wiedzą jednak, że świadomie wybrałem taką
lokalizacjÄ™.
Gdy gromadzisz swojÄ… bibliotekÄ™, starannie
wybieraj potrzebne ci pozycje, ale nie żałuj
grosza. Nie kupuj książki, płyty CD-ROM, jeśli
nie ma ona związku z zagadnieniami, którymi
się zajmujesz. Z drugiej jednak strony, jeśli
uznasz, że książka może ci się przydać, kup ją
od razu, tu i teraz. Nie wahaj siÄ™ z powodu
ceny. To niewielka inwestycja, która pozwala
zaoszczędzić czas póz
niej, gdy potrzebne ci
będą zawarte w niej informacje.
10 porad, które pomogą ci
lepiej i szybciej pracować
1. Korzystaj z komputera. Każdy, kto chce efektywnie
pracować (zarówno dyrektor towarzystwa ubezpieczeniowe-
go, jak i przedsiębiorca ustalający terminy spotkań), powi-
nien korzystać z nowoczesnego komputera oraz najnowsze-
go oprogramowania. Dzięki temu można podwoić, potroić,
a czasami nawet czterokrotnie zwiększyć własną wydajność.
Więcej informacji o tym, w jakie urządzenia powinniśmy się
zaopatrzyć i jak z nich korzystać, znajdziemy w rozdziale 5.
2. Nie staraj się być perfekcjonistą.  Nie jestem perfekc-
jonistą - powiedział Isaac Asimov, autor 475 książek. - Nie
oglądam się za siebie, by żałować czegoś lub martwić się tym,
co napisałem . Pracuj pilnie, ale uważaj, by nie przekroczyć
granicy, za którą twoje dodatkowe wysiłki nie wpływają już
dostatecznie wyraz
nie na poprawę efektu końcowego twojej
pracy.
40 Wykorzystaj każdą sekundę
BÄ…dz
znakomity, ale nie staraj siÄ™ o perfekcjÄ™. Klienci nie
mają na nią ani czasu, ani pieniędzy; w większości wypadków
95 do 98 procent doskonałości zupełnie wystarcza. Nie oznacza
to, rzecz jasna, byś miał umyślnie popełniać błędy lub nie starał
się pracować najlepiej, jak potrafisz. Chodzi o to, byś przestał
nieustannie dopieszczać i chuchać na swoją pracę, gdy wydaje
ci się, że wszystko jest w porządku - i nie zadręczał się tym, że
nie poświęcisz jej następnych stu godzin. Zrób, co powinieneś
zrobić, skontroluj swoją pracę i zajmij się czymś innym.
Staraj się zrozumieć wykładniczy charakter krzywej dos-
konałości. Wzrost jakości pracy w zależności od stopnia
podejmowanych wysiłków następuje według krzywej przy-
pominającej wykres funkcji wykładniczej. Oznacza to, że
najlepsze rezultaty są wynikiem początkowych starań; dalsze
wysiłki owocują coraz mniejszą poprawą, aż w końcu dalszy
wzrost jakości nie jest wart podejmowania kolejnych trudów.
Ludzie, którzy efektywnie gospodarują swoim czasem, koń-
czą w miejscu, w którym zainicjowanie kolejnego działania
na rzecz udoskonalenia zadania, nad którym pracują, prze-
staje być opłacalne, ze względu na niewielkie korzyści, jakie
mogłoby to przynieść. Jeżeli interesuje cię stuprocentowa
perfekcja, nie będziesz pracował wydajnie ani czerpał zys-
ków ze swojej działalności. Osiągaj konsekwentnie wynik na
poziomie 90-98 procent, a przekonasz się, że przyniesie to
zarówno zwiększenie satysfakcji klientów, jak i szybszy zwrot
zainwestowanego czasu.
 Perfekcja nie istnieje - napisał Alfred de Musset. -
 Zrozumienie tej prawdy jest tryumfem intelektu człowieka;
oczekiwanie na jej osiągnięcie jest najbardziej niebezpiecz-
nym rodzajem szaleństwa .
3. Uwolnij się od presji bycia wynalazcą. Jak zauważa
wydawca Cameron Foote:  Klienci poszukujÄ… rzeczy dobrych,
41 Jak podnieść efektywność własnej pracy
nie znakomitych . Staraj się, jak możesz, by zaspokoić oczeki-
wania klientów lub swojego szefa. Oni będą z tego zadowo-
leni. Nie daj się opanować myśli, że każde twoje przedsię-
wzięcie musi prowadzić do ponownego odkrycia Ameryki
lub stworzenia genialnego arcydzieła. Nie trwaj w fałszywym
przekonaniu, że musisz odkryć jakąś nową prawdę czy
przedstawić swojemu szefowi rewolucyjny pomysł lub kon-
cepcję. Większość skutecznych rozwiązań to działania nace-
chowane zdrowym rozsÄ…dkiem, ukierunkowane na zaspoko-
jenie określonej potrzeby.
WyzbÄ…dz
się presji związanej z tym, że musisz coś zrobić
najszybciej lub najlepiej. Nie zaprzątaj sobie głowy pytaniem,
czy to, co robisz, jest inne lub lepsze od tego, co inni zrobili
przed tobą. Po prostu rób swoje, najlepiej jak potrafisz. To
zupełnie wystarczy.
4. Urozmaicaj sobie pracę. Nawet jeśli uważasz się za
specjalistÄ™ w jakiejÅ› dziedzinie, wez
na warsztat projekty,
które nie mają związku z twoją specjalnością. Wprowadz

pierwiastek urozmaicenia do swojego planu pracy. Tak za-
planuj swój czas, by móc przechodzić od jednego zadania do
drugiego przynamniej raz lub dwa razy dziennie. Różnorod-
ność, jak zwykło się mówić, jest potrzebna, by nadać życiu
smak.
Około 70 do 90 procent tego, co robię, to czynności
związane z zadaniami leżącymi w obszarze mojej specjalno-
ści. Dzięki temu mogę się pochwalić wysoką efektywnością.
Pozostałe 10 do 30 procent to działania związane z nowymi
dziedzinami, rynkami, gałęziami przemysłu lub dyscyplinami
wiedzy wykraczającymi poza ramy mojej specjalności. Od-
świeżają mój umysł oraz pozwalają mi poznawać rzeczy
wzbogacające moje doświadczenie i rozwijające wyobraz
niÄ™,
którymi jednak nie zajmuję się na co dzień.
42 Wykorzystaj każdą sekundę
5. Nie trać czasu, pracując nad zleceniami, których jesz-
cze nie otrzymałeś. Zanim zaczniesz, poczekaj na podpisanie
umów, kontraktów, zamówień i projektów budżetu. Nie
marnuj czasu, pracując nad projektem, do którego realizacji
może wcale nie dojść. Oficjalne potwierdzenie czy też po-
zwolenie od szefa lub klienta urzeczywistnia i sankcjonuje
daną inicjatywę, dzięki czemu możesz zacząć pracować nad
nią na pełnych obrotach, z pełnym przekonaniem i entuzjaz-
mem wynikającym z faktu, że otrzymałeś zielone światło.
6. Ustalaj realne terminy zakończenia zadań. Z grona 150
przedstawicieli kadry kierowniczej biorących udział w bada-
niu przeprowadzonym przez AccounTemps 37 procent uzna-
ło niezawodne dotrzymywanie terminów za najważniejszą
zaletę osoby uczestniczącej w pracach zespołu (magazyn
Continental, paz
dziernik 1997).
Ludzie pracujÄ…cy efektywnie wyznaczajÄ… sobie terminy
zakończenia zadań i dotrzymują ich. Bez takiego zobowiąza-
nia motywacja do wykonania określonego zadania jest nie-
wielka lub nie ma jej wcale. Projekty, które nie mają wy-
znaczonego terminu zakończenia, automatycznie lądują na
samym dole listy priorytetów. To oczywiste - przecież gdy
musimy sporządzić dwa raporty, z których jeden powinien
być gotowy na przyszły czwartek, a drugi  gdy znajdziemy
czas, by się nim zająć , to który przygotujemy najpierw?
Czasem będziemy określać terminy zakończenia jakichś
prac przy współudziale naszego kierownika lub klienta.
Ustalajmy je na konkretny dzień i godzinę, unikając przy-
bliżonych terminów. Na przykład:  Oddać do 23 listopada, do
godziny 15:00 lub wcześniej , a nie  za mniej więcej dwa
tygodnie . Wyznaczenie konkretnej daty i godziny zakoń-
czenia zadania eliminuje zamieszanie oraz daje motywacjÄ™ do
tego, żeby zdążyć na czas.
43 Jak podnieść efektywność własnej pracy
Z drugiej strony należy również uważać, by terminy
nie były zbyt naglące. Starajmy się tak planować, by
zawsze mieć kilka dni w zapasie. Mogą się przydać, jeśli
wystąpią jakieś nieprzewidziane okoliczności, np. brak
ważnej informacji, opóz
nienie podwykonawcy, wprowa-
dzenie zmian w ostatniej chwili lub pilna potrzeba zajęcia
siÄ™ innym projektem.
7. Chroń i ceń swój czas. Osoby efektywne strzegą swe-
go czasu, bardziej nawet niż strażnicy pilnujący złota w Fort
Knox. Nie trwonią czasu, są nadzwyczaj konkretni. Można by
odnieść wrażenie, że są szorstcy i wykazują lekceważący
stosunek do innych. Ale oni zdajÄ… sobie po prostu sprawÄ™
z faktu, że nie wszystkim kontrahentom, którzy się z nimi
kontaktują, mogą poświęcić tyle czasu, ile ci mogliby sobie
życzyć. W związku z tym określają dokładnie, ile czasu mogą
przeznaczyć na obsługę interesantów. Podejmują decyzje.
Mówią, co powinno być powiedziane, robią, co należy zrobić
i przechodzÄ… do kolejnych spraw.
Szanujmy czas. Jeden z przedsiębiorców, któremu powio-
dło się w interesach, powiedział mi kiedyś, że nigdy nie nosi
zegarka i nie wie, która jest godzina. Ale jest on tylko
wyjątkiem potwierdzającym regułę. Większość ludzi sukcesu,
jakich spotkałem, to osoby obłożone obowiązkami, mające
świadomość nieustannej presji czasu. Starają się więc go
kontrolować, jak gdyby monitorowali w zakładzie produkcyj-
nym poziom kurczących się zapasów niezwykle cennego
surowca. Gdybyśmy przyjrzeli się doświadczonym pokerzys-
tom, dostrzeglibyśmy, że uważnie sortują oni pieniądze,
wybierając monety i banknoty o tych samych nominałach
i układają je w stosy. Podobnie postępują osoby potrafiące
skutecznie zarządzać swym czasem - dzielą swoje dni na
godzinowe segmenty i wydają je nawet bardziej ostrożnie.
44 Wykorzystaj każdą sekundę
Traktujmy swój czas w następujący sposób: Ustalmy, ile
jest warta godzina naszej pracy. Każda produktywna osoba,
niezależnie od tego, czy pracuje u kogoś czy na własną rękę,
czy pobiera stałą pensję czy też pracuje za określoną stawkę
godzinową, potrafi powiedzieć, ile wart jest jej czas. Załóżmy,
że utrzymujemy się ze strzyżenia trawników i w ciągu godzi-
ny jesteśmy w stanie skosić dwa trawniki. Jeżeli za skoszenie
trawnika pobieramy 15 dolarów, to godzina naszej pracy
warta jest 30 dolarów. Ludzie efektywnie zarządzający swoim
czasem porównują wysiłek potrzebny do wykonania okreś-
lonego zadania i dochód, jaki on przyniesie, z czasem, jaki
zabierze jego wykonanie, i określają wartość pieniężną godzi-
ny swej pracy. Załóżmy, że osoba zajmująca się strzyżeniem
trawników zechciałaby dodać do wachlarza świadczonych
przez siebie usług również przycinanie żywopłotów. Jeśli
w ciągu godziny mogłaby przystrzyc cztery żywopłoty, a za
przycięcie jednego pobierać 20 dolarów, to godzina pracy
dałaby jej dochód w wysokości 80 dolarów. Porównując to
z obecną wartością godziny jej pracy, wynoszącą 30 dolarów,
dojdziemy do wniosku, że byłoby to bardzo trafne posu-
nięcie.
8. Skup się na tym, co masz do zrobienia. Jak zauważa
Robert Ringer (autor bestsellera Looking Out For #1), ludzie
sukcesu przykładają się pilnie do zadań, którymi się akurat
zajmują. Pracują dopóty, dopóki nie skończą zaplanowanego
zajęcia. Koncentrują swoją uwagę na jednej lub najwyżej
dwóch rzeczach jednocześnie. Ich myśli nie błądzą po roz-
drożach. Według moich obserwacji, ludzie, którzy dużo
mówią, bez przerwy mają jakieś nowe pomysły lub propozy-
cje zrobienia interesów, nie są efektywni, ponieważ ich
uwaga rozprasza siÄ™ w zbyt wielu kierunkach. Osoby efek-
tywne koncentrują swoje wysiłki na realizacji swej wizji.
45 Jak podnieść efektywność własnej pracy
Aby skupić się na tym, co najważniejsze, zajmujmy się
tylko tym, co sami jesteśmy w stanie wykonać najlepiej -
resztę kupujmy w sklepie za rogiem. Jeden z członków załogi
X-Men, ulubionej grupy superherosów mojego syna, często
powtarza:  Jestem najlepszy w tym, co robiÄ™ (w jego wypad-
ku jest to spuszczanie lania różnym typom spod ciemnej
gwiazdy). Osoby efektywne poświęcają swój czas temu, co
robią szybciej i lepiej niż ktokolwiek inny. Aby móc wygos-
podarować więcej czasu dla tych zajęć, zlecają inne zadania
swoim podwładnym lub podwykonawcom. Możemy robić
nieskończenie wiele rzeczy, jeśli tylko zechcemy. Niestety
nasz czas na pewno nie jest nieskończony. Produktywność
oznacza konieczność dokonywania selekcji. Nie próbujmy
sami zrobić wszystkiego. Nie jesteśmy nawet w stanie zbliżyć
się do tego celu. Po co więc zawracać sobie głowę?
9. Wyznacz sobie cele produkcyjne. Stephen King pisze
codziennie 1500 słów, z wyjątkiem dnia, w którym obchodzi
swoje urodziny, świąt Bożego Narodzenia oraz Święta Nie-
podległości. Firma Steinway każdego roku produkuje w swej
fabryce w Niemczech 800 fortepianów.
Pracownicy i firmy, którym zależy na wywiązywaniu się
z terminów i na osiągnięciu sukcesu, wyznaczają sobie cel
produkcyjny i realizują go. Osoba, której naprawdę zależy na
efektywności działania, stawia sobie cel, osiąga go i idzie
dalej nie zatrzymując się, dopóki nie może zrobić już nic
więcej lub gdy kończy się czas przeznaczony na pracę
w danym dniu.
Joe Lansdale, autor książki Bad Chili oraz wielu innych
powieści, powiada, że nigdy nie odstępuje od realizacji
założonego przez siebie celu produkcyjnego, jakim jest napi-
sanie trzech stron dziennie, przez pięć dni w tygodniu.  Nie
mam nastroju? Nie mam ochoty, by to robić? A cóż to za
46 Wykorzystaj każdą sekundę
wymówki? - powiedział Lansdale w wywiadzie udzielonym
tygodnikowi Publishers Weekly (29 września 1997). - Czy,
gdy nie mam nastroju, zostanę w domu i nie pójdę na fermę
kurzą, chociaż tam właśnie pracuję?
10. Rób to, co lubisz. Udzielając ludziom porad dotyczą-
cych wyboru zajęcia, któremu chcieliby się poświęcić w ży-
ciu, David Ogilvy, założyciel agencji reklamowej Ogilvy
& Mather, cytuje pewne szkockie przysłowie, które mówi:
 Ciesz się życiem póki żyjesz; będziesz martwy wystarczająco
długo . W chińskim tekście Tao Te Ching możemy zaś
znalez
ć takie słowa:  Trudz
się tym, co sprawia ci radość .
Jeśli lubisz to, co robisz, to właściwie trudno nazywać to
pracą. Sukces oznacza dla mnie możliwość zapewnienia
sobie godnego życia pracą, która sprawia mi przyjemność.
Oczywiście nie wszystkie projekty będą dla nas z
ródłem
takiej samej satysfakcji. Próbujmy jednak równoważyć zaję-
cia, które jesteśmy zmuszeni wykonywać, takimi zadaniami,
których wykonywanie przysparza nam znacznie więcej satys-
fakcji. RozglÄ…dajmy siÄ™ za projektami ekscytujÄ…cymi, inte-
resującymi i dającymi możliwość samorealizacji.
Wielu superefektywnych ludzi czerpie satysfakcjÄ™ nie
tylko z pracy, którą wykonują, ale także z samego faktu bycia
wydajnym. I niekoniecznie muszą to być pracoholicy. To
raczej ludzie dumni ze swoich osiągnięć - i ze swojej
skuteczności. Według mnie osoba działająca efektywnie
i skutecznie to ktoś, kto w ciągu dnia potrafi zrobić tyle, na ile
inni potrzebowaliby całego tygodnia.
Porozmawiajmy z ludz
mi superefektywnymi. Wielu
z nich czerpie energiÄ™ nie tylko z satysfakcji, jakÄ… daje im
świadomość bycia kompetentnym, ale także z faktu, że
nadzwyczaj efektywnie wykorzystują swój czas. Lubię wyko-
nywać dobrą robotę. Ale pobudza mnie także to, że przygo-
47 Jak podnieść efektywność własnej pracy
towujÄ™ dwa projekty w tygodniu, podczas gdy moi koledzy
pracują w tym czasie tylko nad jednym przedsięwzięciem.
Zastanówmy się, czy można się nauczyć lubić swoją
pracę i czerpać z niej więcej satysfakcji. Eksperci od motywa-
cji twierdzą, że człowiek jest zdolny do zmiany swojego
nastawienia i zachowania.  Nastawienie jest pułapką lub
przepustką do wolności. Wypracuj swoją własną postawę -
pisze Judy Crookes na Å‚amach magazynu Inner Realm (sier-
pień 1998).
Niezależnie od tego, co jest z
ródłem naszej motywacji,
wykorzystujmy ją nie tylko po to, by cieszyć się tym, że mamy
atrakcyjną pracę, ale również tym, że dobrze wykonujemy
swoje obowiÄ…zki. Dla mnie czynnikiem motywujÄ…cym jest
chęć uniknięcia nudy. Każdego dnia, gdy przychodzę do
biura i włączam komputer, jestem zadowolony, że potrafię
dobrze pisać i dzięki temu nie muszę imać się innych zajęć,
przy których bym się nudził.
Wielu profesjonalistów z różnych dziedzin tak bardzo
kocha swoją pracę, że nie potrafi się rozstać ze swym
zajęciem. Przykładem kogoś takiego jest angielski major, Lee
Falk. W 1936 roku wymyślił on historyjkę The Phantom, na
podstawie której nakręcono niedawno film fabularny. Sześć
dekad póz
niej osiemdziesięcioparoletni Falk ciągle rysuje
historyjki do ukazujÄ…cego siÄ™ codziennie komiksu.
 Niech zarówno twoje osiągnięcia jak i plany będą dla
ciebie z
ródłem radości - radził Max Ehrmann w swoim eseju
Dezyderaty« z 1927 roku. - Wykonuj swÄ… pracÄ™ z sercem,
niezależnie jak skromna by była; ją jedynie posiadasz
w zmiennych kolejach losu .
Mark Gruenwald, redaktor zatrudniony w wydawnictwie
Marvel Comics, do tego stopnia kochał swoją pracę, że kiedy
umarł w 1996 roku, zostawił życzenie, by jego prochy zmie-
szano z farbą drukarską, która zostanie wykorzystana pod-
48 Wykorzystaj każdą sekundę
czas druku wznowienia serii historyjek jego autorstwa. To
życzenie zostało spełnione.  Rzeczywiście stał się częścią
swojej opowieści - powiedziała o swym zmarłym mężu
Catherine Gruenwald.
Na koniec jeszcze jedno: podniesienie efektywności dzia-
łania nie musi być wynikiem wielkiego skoku czy jakiejś
radykalnej przemiany. Wystarczy że wybierzemy dwie lub
trzy sugestie podane w tym rozdziale i będziemy stosować się
do nich każdego dnia. Minie zaledwie chwila, a ujrzymy
malutkie światełko na końcu tunelu zabiegania - potem
będzie już tylko coraz jaśniej.