ZAŁĄCZNIK II

Postanowienia ogólne

dotyczące umów o przydzielenie dotacji finansowanych z funduszy Wspólnoty Europejskiej

w ramach zdecentralizowanych programów pomocowych

SPIS TREŚCI

POSTANOWIENIA OGÓLNE I ADMINISTRACYJNE

Artykuł 1 Zobowiązania ogólne

Artykuł 2 Zobowiązania dotyczące sprawozdawczości finansowej i merytorycznej

Artykuł 3 Odpowiedzialność

Artykuł 4 Konflikt interesów

Artykuł 5 Poufność

Artykuł 6 Informowanie o źródle finansowania

Artykuł 7 Tytuł własności

Artykuł 8 Ocena Przedsięwzięcia

Artykuł 9 Zmiany w Umowie

Artykuł 10 Cesja

Artykuł 11 Rozwiązanie Umowy

Artykuł 12 Okres realizacji Przedsięwzięcia, przedłużenie, zawieszenie i termin wygaśnięcia Umowy

Artykuł 13 Obowiązujące prawo i właściwe sądy

POSTANOWIENIA FINANSOWE

Artykuł 14 Koszty, które mogą być finansowane w ramach dotacji

Artykuł 15 Płatności i odsetki za zwłokę

Artykuł 16 Rachunkowość oraz kontrole merytoryczne i finansowe

Artykuł 17 Ostateczna kwota dotacji

Artykuł 18 Zwrot dotacji

POSTANOWIENIA OGÓLNE I ADMINISTRACYJNE

Artykuł 1 Zobowiązania ogólne

1(1)

Beneficjent jest zobowiązany do realizacji Przedsięwzięcia zgodnie z opisem zawartym w Załączniku I, niezależnie od tego czy działa samodzielnie, czy we współpracy z jedną lub kilkoma organizacjami pozarządowymi lub innymi instytucjami.

Beneficjent może zlecić wykonanie niektórych elementów Przedsięwzięcia (prac lub usług), z preferencjami dla firm/instytucji lokalnych. Jednak przeważająca część zadań zaplanowanych do zrealizowania w ramach Przedsięwzięcia musi być wykonana przez Beneficjenta i jego partnerów, zgłoszonych we wniosku o dotację.

Jeżeli realizacja Przedsięwzięcia przewiduje zlecanie zadań innym podmiotom, Beneficjent jest zobowiązany do stosowania procedur wyboru zleceniobiorcy przedstawionych w Załączniku IV. Partnerzy i zleceniobiorcy (podwykonawcy i dostawcy) muszą pochodzić z krajów Unii Europejskiej lub krajów objętych pomocą Phare.

Strona Kontraktująca nie uznaje powiązań nieformalnych z partnerem/partnerami Beneficjenta lub zleceniobiorcami. Beneficjent podlega Stronie Kontraktującej w zakresie realizacji Przedsięwzięcia. Beneficjent zapewni, aby zobowiązania nałożone na niego w ramach niniejszej Umowy były respektowane również przez wszystkich zaangażowanych partnerów i zleceniobiorców.

1(2)

Beneficjent jest zobowiązany do realizacji Przedsięwzięcia ze szczególną starannością, efektywnie i przejrzyście, tak, jak tego wymaga najlepsza praktyka w danej dziedzinie oraz zgodnie z niniejszą Umową.

W tym celu Beneficjent zmobilizuje wszystkie zasoby finansowe, ludzkie i materiałowe potrzebne do pełnej realizacji Przedsięwzięcia, zgodnie z opisem Przedsięwzięcia, starając się wykorzystać lokalne zasoby ludzkie i materiałowe.

1(3)

Jeżeli Beneficjent lub jego partner/partnerzy czy zleceniobiorcy bądź agenci ulegają korupcji w związku z tym lub innym Przedsięwzięciem finansowanym przez Stronę Kontraktującą, ta ostatnia może zawiesić realizację Przedsięwzięcia lub rozwiązać umowę zgodnie z Art.11(3).

Artykuł 2 Zobowiązania dotyczące sprawozdawczości finansowej i merytorycznej

2(1)

Beneficjent jest zobowiązany dostarczyć Stronie Kontraktującej pełną informację o realizacji Przedsięwzięcia. W tym celu Beneficjent sporządzi raporty cząstkowe oraz raport końcowy. Raporty te muszą zawierać część merytoryczną i finansową. Strona Kontraktująca może w dowolnym czasie zażądać dodatkowych informacji, które muszą być przekazane w ciągu 30 dni od daty wystąpienia o nie.

2(2)

Beneficjent jest zobowiązany przesyłać Stronie Kontraktującej raporty cząstkowe zgodnie z poniższymi postanowieniami:

• każdy raport musi zawierać wyczerpujący opis działań podjętych w celu realizacji Przedsięwzięcia w okresie, którego dotyczy;

• raport musi być zredagowany w taki sposób, aby możliwe było porównanie faktycznie osiągniętych rezultatów, zastosowanych metod realizacji i poniesionych wydatków z zaplanowanymi w ramach Przedsięwzięcia;

• do raportu musi być dołączony plan działań na następną fazę realizacji.

2(3)

Raport końcowy musi zawierać:

• szczegółowy opis zrealizowanego Przedsięwzięcia;

• notatkę na temat sposobu informowania o Unii Europejskiej jako źródle finansowania;

• uwagi, które mogą być przydatne przy ocenie rezultatów Przedsięwzięcia;

• końcowe sprawozdanie finansowe wraz z pełnym zestawieniem przychodów i wydatków, w tym płatności otrzymanych w ramach niniejszej Umowy.

2(4)

Raporty należy przedstawić w trzech egzemplarzach w języku polskim, w następujących terminach:

1. jeżeli płatności odpowiadają opcji 1 lub opcji 3 z Art.15(1) niniejszych Postanowień - pojedynczy raport końcowy przekazuje się Stronie Kontraktującej w ciągu trzech miesięcy od daty zakończenia realizacji Przedsięwzięcia, ustalonej w Art.2 Postanowień Szczegółowych;

2. jeżeli płatności odpowiadają opcji 2 z Art.15(1) niniejszych Postanowień - raporty cząstkowe muszą być dołączane do każdego wniosku o dokonanie płatności a raport końcowy przekazuje się Stronie Kontraktującej w ciągu trzech miesięcy od daty zakończenia realizacji Przedsięwzięcia, ustalonej w Art.2 Postanowień Szczegółowych;

2(5)

Postanowienia Szczegółowe mogą zakładać, że Beneficjent musi dostarczyć dodatkową kopię raportu do Przedstawicielstwa Komisji Europejskiej odpowiedzialnego za monitorowanie Przedsięwzięcia.

2(6)

Jeżeli Beneficjent nie dostarczy Stronie Kontraktującej raportu końcowego w terminie określonym w Art.2(4) niniejszych Postanowień i nie przedstawi na piśmie przekonywującego i wyczerpującego wyjaśnienia powodów, dla których nie może wykonać tego zobowiązania, Strona Kontraktująca może rozwiązać Umowę w trybie określonym w pierwszym akapicie Art.11(3) oraz wystąpić o zwrot dotychczas wypłaconych kwot.

Ponadto, jeżeli nie zostanie przedstawiony raport cząstkowy i wniosek o dokonanie płatności w końcu każdego dwunastomiesięcznego okresu, liczonego od daty ustalonej w Art.2(1) Postanowień Szczegółowych w przypadku odpowiadającym opcji 2 z Art.15(1), Beneficjent musi poinformować Stronę Kontraktującą o powodach, dla których nie wywiązał się z zobowiązań oraz dostarczyć podsumowanie stanu zaawansowania Przedsięwzięcia. Jeżeli Beneficjent nie dopełni tego obowiązku, Strona Kontraktująca może rozwiązać umowę zgodnie z pierwszym akapitem Art.11(3) oraz wystąpić o zwrot dotychczas wypłaconych kwot.

Artykuł 3 - Odpowiedzialność

3(1)

Strona Kontraktująca w żadnym wypadku nie jest odpowiedzialna za szkody i krzywdy wyrządzone Beneficjentowi oraz jego pracownikom w związku z realizacją Przedsięwzięcia. W związku z tym, nie może ona zaakceptować żadnych roszczeń o odszkodowania czy powiększenia płatności w związku z poniesionymi szkodami i stratami.

3(2)

Beneficjent ponosi wyłączną odpowiedzialność w stosunku do stron trzecich za szkody i krzywdy wyrządzone w związku z realizacją Przedsięwzięcia. Zwalnia on Stronę Kontraktującą z wszelkiej odpowiedzialności związanej z jakimikolwiek roszczeniami czy działaniami wynikającymi z naruszenia praw stron trzecich lub naruszenia zasad lub przepisów przez Beneficjenta lub jego pracowników i inne osoby, za które odpowiadają ci pracownicy.

Artykuł 4 - Konflikt interesów

Beneficjent podejmie wszelkie środki ostrożności niezbędne dla uniknięcia konfliktu interesów oraz poinformuje Stronę Kontraktującą bezzwłocznie o każdej sytuacji prowadzącej lub mogącej doprowadzić do takiego konfliktu.

Artykuł 5 - Poufność

Strona Kontraktująca oraz Beneficjent zobowiązują się do zachowania poufności raportów, o których mowa w Art.2 niniejszych Postanowień oraz wszelkich innych przekazanych dokumentów, informacji lub materiałów.

Artykuł 6 - Informowanie o źródle finansowania

6(1)

Jeżeli Strona Kontraktująca nie wnioskowała inaczej, jakakolwiek notatka lub publikacja Beneficjenta związana z realizacją Przedsięwzięcia, włącznie z materiałami przedstawianymi na konferencjach lub seminariach, musi zawierać informację, że Przedsięwzięcie jest finansowane przez Unię Europejską.

Beneficjent jest zobowiązany podjąć wszelkie niezbędne kroki w celu informowania opinii publicznej, że Przedsięwzięcie zostało sfinansowane albo współfinansowane przez Unię Europejską. W tym celu, Beneficjent powinien podkreślać wkład finansowy Unii Europejskiej w realizację Przedsięwzięcia w wewnętrznych i rocznych raportach, podczas kontaktów ze środowiskami, do których skierowane było Przedsięwzięcie, jak również podczas jakichkolwiek spotkań z mediami.

6(2)

Każda publikacja przygotowana w ramach Przedsięwzięcia, zamieszczana w jakiejkolwiek formie oraz w jakimkolwiek medium, włącznie z Internetem, musi zawierać następującą klauzulę: „Niniejszy dokument został opublikowany dzięki pomocy finansowej Unii Europejskiej. Poglądy w nim wyrażone należą do [nazwa Beneficjenta] i nie odzwierciedlają w żadnym razie oficjalnego stanowiska Unii Europejskiej”.

Artykuł 7 - Tytuł własności

7(1)

Tytuł własności, nazwa oraz prawa własności przemysłowej i intelektualnej powstałe w rezultacie realizacji Przedsięwzięcia oraz wszystkie raporty i inne dokumenty dotyczące Przedsięwzięcia przechodzą na własność Beneficjenta.

7(2)

Pomimo postanowień pierwszego paragrafu, Beneficjent przekaże Stronie Kontraktującej prawa do swobodnego korzystania ze wszystkich dokumentów powstałych w ramach Przedsięwzięcia, niezależnie do ich formy.

7(3)

W końcowej fazie realizacji Przedsięwzięcia sprzęt, pojazdy i inne towary zakupione w ramach dotacji przyznanej przez Stronę Kontraktującą, muszą zostać przekazane właściwym odbiorcom, zgodnie z założeniami Przedsięwzięcia. Kopie dokumentów przenoszących prawo własności muszą zostać dołączone do końcowego raportu.

Artykuł 8 - Ocena Przedsięwzięcia

8(1)

W przypadku kontroli merytorycznej Przedsięwzięcia (w trakcie jego trwania lub po zakończeniu realizacji) przeprowadzanej przez Stronę Kontraktującą albo przez Komisję Europejską, Beneficjent jest zobowiązany dostarczyć Stronie Kontraktującej, Komisji Europejskiej i/lub ich upoważnionym przedstawicielom wszystkie dokumenty lub informacje, które mogą być przydatne do oceny Przedsięwzięcia oraz zagwarantuje prawo dostępu do nich, zgodnie z Art.16(2).

8(2)

Jeżeli którakolwiek ze stron lub Komisja Europejska przeprowadza kontrolę merytoryczną Przedsięwzięcia lub zleca jej przeprowadzenie, musi dostarczyć pozostałym stronom kopię sprawozdania z dokonanej oceny.

Artykuł 9 - Zmiany w Umowie

9(1)

Wszelkie zmiany w Umowie albo jej załącznikach wymagają formy pisemnej i są wprowadzane za pomocą aneksu.

Jeżeli wniosek o wprowadzenie zmian w Umowie wychodzi od Beneficjenta musi być przekazany Stronie Kontraktującej na 30 dni przed planowanym wprowadzeniem ich w życie, z wyjątkiem przypadków należycie uzasadnionych przez Beneficjenta oraz zatwierdzonych przez Stronę Kontraktującą.

9(2)

W przypadku zmian w umowie, które nie dotyczą zasadniczych celów Przedsięwzięcia i pociągają za sobą przesunięcia w budżecie tylko w ramach jednej pozycji budżetowej lub przesunięcia pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi nie przekraczające 10% kwoty ustalonej w budżecie dla danej pozycji, Beneficjent może wprowadzić zmiany, bezzwłocznie powiadamiając o tym Stronę Kontraktującą. Procedura ta nie może być stosowana w przypadku kosztów administracyjnych i środków rezerwowych.

W przypadku zmiany adresu, konta bankowego oraz biegłego rewidenta finansowego wystarcza pisemne zawiadomienie, ale Strona Kontraktująca zachowuje prawo do nie zaakceptowania wyboru konta bankowego i biegłego rewidenta finansowego. Zmiany dotyczące konta bankowego muszą być zaznaczone we wniosku o dokonanie płatności - Załącznik V.

Strona Kontraktująca zastrzega sobie prawo żądania wymiany biegłego rewidenta finansowego, wskazanego w Art.7(1) Postanowień Szczegółowych, jeżeli okoliczności, nieznane podczas podpisywania Umowy, nasuwają wątpliwości co do niezależności czy kwalifikacji zawodowych rewidenta.

Artykuł 10 - Cesja

Umowa oraz płatności z nią związane nie mogą być w żadnym wypadku przenoszone ani przekazywane stronie trzeciej bez uprzedniej pisemnej zgody Strony Kontraktującej.

Artykuł 11 - Rozwiązanie umowy

11(1)

Beneficjent może rozwiązać umowę w dowolnym czasie przedkładając dwumiesięczne pisemne wypowiedzenie. W takim przypadku, Beneficjent będzie uprawniony do otrzymania dotacji w wysokości odpowiadającej wykonanej części Przedsięwzięcia, z tym że Strona Kontraktujaca zachowuje prawo do żądania zwrotu całości lub części kwot już wypłaconych w przypadku, gdy Beneficjent rozwiązując Umowę działa z naruszeniem niniejszych ustaleń.

11(2)

W wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach Strona Kontraktująca może podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy bez zobowiązań do wypłaty odszkodowania, przekazując dwumiesięczne pisemne wypowiedzenie. W takim przypadku Beneficjent będzie uprawniony do otrzymania dotacji w wysokości odpowiadającej wykonanej części Przedsięwzięcia.

11(3)

Strona Kontraktująca może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym oraz bez zobowiązań do wypłaty jakichkolwiek odszkodowań, jeżeli Beneficjent:

• bez uzasadnienia nie wykonał jakiegokolwiek ze swoich obowiązków oraz w ciągu 30 dni od daty wysłania pisemnego wezwania do wywiązania się z zobowiązań, nadal ich nie wykona ani nie przedłoży przekonywującego wyjaśnienia sytuacji,

• został postawiony w stan upadłości, likwidacji lub podlega podobnemu postępowaniu,

• zmienił osobowość prawną, chyba, że powiadomił o tej zmianie na piśmie,

• nie wywiązuje się ze zobowiązań określonych w Art.4 lub Art.10 albo znajduje się w sytuacji określonej w Art.1(3) lub Art.16(6),

• złożył fałszywe lub niekompletne oświadczenia w celu uzyskania dotacji albo składa sprawozdania niezgodne ze stanem faktycznym,

• popełnia nadużycia finansowe.

W powyższych przypadkach Strona Kontraktująca może żądać pełnego lub częściowego zwrotu kwot do tej pory wypłaconych w ramach Umowy.

Zanim podjęta będzie decyzja o rozwiązaniu Umowy lub zamiast jej rozwiązywania w przypadkach wymienionych w niniejszym Artykule, Strona Kontraktująca może zawiesić płatności jako środek zapobiegawczy bez uprzedzenia.

Artykuł 12 - Okres realizacji Przedsięwzięcia, przedłużenie, zawieszenie i termin wygaśnięcia Umowy

12(1)

Beneficjent jest zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania Strony Kontraktującej o jakichkolwiek okolicznościach, które mogą utrudnić lub uniemożliwić wdrożenie Przedsięwzięcia. Beneficjent może wnioskować o przedłużenie okresu realizacji Przedsięwzięcia, nie później niż na 30 dni przed terminem jego zakończenia. Do wniosku należy dołączyć pełną dokumentację z dotychczasowej realizacji Przedsięwzięcia, niezbędną do podjęcia decyzji o przedłużeniu okresu jego wdrażania.

12(2)

Beneficjent może zawiesić realizację całości Przedsięwzięcia lub jego części, jeżeli wystąpią szczególne okoliczności powodujące, że kontynuowanie prac jest zbyt trudne lub niebezpieczne. Beneficjent musi bezzwłocznie poinformować o tym Stronę Kontraktującą, przekazując jej wszystkie niezbędne szczegóły. W takiej sytuacji Strona Kontraktująca może rozwiązać umowę w trybie określonym w Art.11(2). Jeżeli umowa nie zostanie rozwiązana, Beneficjent jest zobowiązany do kontynuowania Przedsięwzięcia, gdy tylko warunki to umożliwią, informując wcześniej o tym fakcie Stronę Kontraktującą. Okres realizacji zostanie wydłużony o czas, w jakim realizacja Przedsięwzięcia była zawieszona. Nie oznacza to, że nie będzie możliwości wprowadzenia zmian w Umowie, niezbędnych dla dostosowania Przedsięwzięcia do nowych okoliczności.

12(3)

Umowa wygasa po 24 miesiącach od daty zakończenia realizacji Przedsięwzięcia ustalonej w Art.2 Postanowień Szczegółowych. Strona Kontraktująca jest zobowiązana do powiadomienia Beneficjenta o jakimkolwiek przesunięciu tego terminu.

Artykuł 13 - Obowiązujące prawo i właściwe sądy

13(1)

Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu.

13(2)

Wszelkie spory pomiędzy Stroną Kontraktującą a Beneficjentem, wynikające z realizacji niniejszej Umowy, których nie da się rozwiązać polubownie, mogą być za obopólną zgodą stron, przedstawione do rozstrzygnięcia przez Komisję Europejską. Jeżeli żadna decyzja nie zostanie podjęta w ciągu 120 dni od rozpoczęcia postępowania arbitrażowego, strony mogą wnieść sprawę do właściwych sądów w kraju Strony Kontraktującej.

POSTANOWIENIA FINANSOWE

Artykuł 14 - Koszty, które mogą być finansowane w ramach dotacji

14(1)

Wydatki ponoszone ze środków dotacji zostaną uznane za koszty realizacji Przedsięwzięcia tylko wtedy, gdy:

• są konieczne ze względu na realizację Przedsięwzięcia, są uwzględnione w niniejszej Umowie oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, w szczególności uzyskiwania wysokiej jakości za daną cenę,

• są poniesione w trakcie realizacji Przedsięwzięcia, zgodnie z Art.2 Postanowień Szczegółowych z zastrzeżeniem ważności kosztów kontroli końcowej;

• zostały faktycznie poniesione, poparte oryginałami stosownych dokumentów (w ramach obowiązującego prawa) i wykazane w dokumentacji księgowej Beneficjenta lub jego partnera/partnerów w sposób pozwalający na ich identyfikację i weryfikację.

14(2)

Rodzaje kosztów bezpośrednich (merytorycznych), które mogą być finansowane w ramach dotacji:

• wynagrodzenie pracowników wyznaczonych do realizacji Przedsięwzięcia uwzględniające obowiązkowe narzuty na płace - płace i koszty muszą być w wysokości dotychczas stosowanej przez Beneficjenta i zgodne ze stawkami obowiązującymi na danym rynku,

• koszty wyjazdów służbowych (podróż, zakwaterowanie i przysługujące diety) pracowników uczestniczących w realizacji Przedsięwzięcia pod warunkiem, że odpowiadają stawkom rynkowym oraz nie przekraczają stawek ogólnie przyjętych przez Stronę Kontraktującą (włącznie z lotniczą klasą ekonomiczną),

• koszty zakupu sprzętu (nowego lub używanego) oraz usług (transport, czynsz itp.), pod warunkiem, że ich ceny odpowiadają obowiązującym na danym rynku,

• koszty zakupu innych towarów konsumpcyjnych,

• wydatki poniesione przez zleceniobiorców i partnera/partnerów Przedsięwzięcia,

• koszty realizacji projektu wynikające ze specyfiki realizowanych działań, np. rozpowszechnianie informacji, specyficzna kontrola Przedsięwzięcia, audyt, tłumaczenia, koszty druku, ubezpieczenia, szkolenie osób uczestniczących w Przedsięwzięciu, koszty obsługi finansowej, gwarancji finansowych itp.,

• podatki, nieuregulowane w Art.14(5);

14(3)

Koszty ogólne (pośrednie) nie mogą przekraczać 7% wartości kosztów bezpośrednich.

Koszty pośrednie nie mogą obejmować kosztów uwzględnionych w innych pozycjach budżetu Przedsięwzięcia.

Koszty pośrednie nie mogą być finansowane w ramach dotacji, jeżeli Przedsięwzięcie będące przedmiotem niniejszej Umowy jest realizowane przez instytucję, która otrzymała dofinansowanie z Komisji Europejskiej na pokrycie tego rodzaju kosztów.

14(4)

Środki rezerwowe na nieprzewidziane wydatki nie mogą przekraczać 5% kosztów ujętych w budżecie Przedsięwzięcia i mogą być wykorzystane wyłącznie za pisemną zgodą Strony Kontraktującej.

14(5)

Rodzaje kosztów, które nie mogą być finansowane w ramach dotacji:

• rezerwy na ewentualne, przyszłe straty lub długi,

• odsetki do zapłacenia,

• koszty zakupu ziemi lub budynków, z wyjątkiem przypadków, gdy jest to konieczne dla bezpośredniej realizacji Przedsięwzięcia; w takim wypadku tytuł własności musi być przekazany pod koniec realizacji Przedsięwzięcia właściwym odbiorcom, zgodnie z założeniami Przedsięwzięcia,

• straty wynikające z wymiany walut,

• VAT, który Beneficjent może odzyskać.

14(6)

Wkład rzeczowy zadeklarowany przez Beneficjenta, wymieniony w Załączniku III nie może być finansowany w ramach dotacji.

Beneficjent jest zobowiązany wnieść deklarowany wkład rzeczowy, zgodnie z warunkami niniejszej Umowy.

Artykuł 15 - Płatności i odsetki za zwłokę

15(1)

Procedura dokonywania płatności jest określona w Art.4 Postanowień Szczegółowych i odpowiada jednej z poniższych opcji:

Opcja 1 dotyczy przedsięwzięć, których okres realizacji nie przekracza 12 miesięcy lub kwota dotacji jest niższa niż 100 000 EUR.

Strona Kontraktująca dokona następujących płatności na rzecz Beneficjenta:

• zaliczka - w wysokości 80% kwoty wymienionej w Art.3(2) Postanowień Szczegółowych w ciągu 60 dni po otrzymaniu przez Stronę Kontraktującą umowy podpisanej przez obydwie strony, wniosku o dokonanie płatności (Załącznik V) oraz gwarancji finansowej, zgodnie z ustaleniami Art.15(4) (jeśli dotyczy),

• pozostała należność - w ciągu 60 dni po otrzymaniu przez Stronę Kontraktującą wniosku dokonanie o płatności (Załącznik V) wraz z raportem końcowym podlegającym zatwierdzeniu zgodnie z procedurą ustaloną w Art.15(2).

Opcja 2 dotyczy przedsięwzięć, których okres realizacji jest dłuższy niż 12 miesięcy i dotacja wynosi 100 000 EUR lub więcej.

Strona Kontraktująca dokona następujących płatności na rzecz Beneficjenta:

• zaliczka - w wysokości 80% kwoty szacowanej w budżecie na pierwsze 12 miesięcy realizacji Przedsięwzięcia w ciągu 60 dni po otrzymaniu przez Stronę Kontraktującą umowy podpisanej przez obydwie strony, wniosku o dokonanie płatności (Załącznik V) oraz gwarancji finansowej, zgodnie z ustaleniami Art.15(4) (jeśli dotyczy),

• cząstkowe roczne płatności kwot określonych w Art.4 Postanowień Szczegółowych, w ciągu 60 dni po otrzymaniu przez Stronę Kontraktującą wniosku dokonanie płatności (Załącznik V) wraz z raportem cząstkowym podlegającym zatwierdzeniu z procedurą ustaloną w Art.15(2),

• pozostała należność w ciągu 60 dni po otrzymaniu przez Stronę Kontraktującą wniosku o dokonanie płatności wraz z raportem końcowym podlegającym zatwierdzeniu zgodnie z procedurą ustaloną w Art.15(2).

Płatności cząstkowe mogą być dokonane wyłącznie w sytuacji, jeżeli wydatki faktycznie poniesione stanowią co najmniej 70% kwoty poprzedniej płatności, co znajdzie potwierdzenie w raporcie cząstkowym. Suma zaliczki i płatności cząstkowych nie może przekroczyć 90% kwoty wymienionej w Art.3(2) Postanowień Szczegółowych.

Opcja 3 dotyczy dowolnego typu przedsięwzięć

Beneficjent otrzyma dotację od Strony Kontraktującej w formie jednorazowej wypłaty w ciągu 60 dni po otrzymaniu przez Stronę Kontraktującą wniosku dokonanie o płatności (Załącznik V) wraz z raportem końcowym podlegającym zatwierdzeniu zgodnie z procedurą ustaloną w Art.15(2).

Raporty muszą być przedstawione zgodnie z ustaleniami Art.2 niniejszych Postanowień.

15(2)

Wspomniany w Art.15(1) termin płatności wynoszący 60 dni, wygasa w dniu, w którym wnioskowana kwota zostaje wypłacona z rachunku Strony Kontraktującej. Oprócz ustaleń Art.11(3), Strona Kontraktująca może wstrzymać odliczanie tego okresu informując Beneficjenta, że wniosek o dokonanie płatności nie może być przyjęty z powodu nieprawidłowej kwoty, na którą został wystawiony lub ze względu na fakt, że odnośny raport z realizacji Przedsięwzięcia nie został zaakceptowany, a Strona Kontraktująca uznaje za konieczne przeprowadzenie dalszej kontroli. W takich przypadkach, Strona Kontraktująca może zażądać wyjaśnień, korekty czy dodatkowych informacji, które Beneficjent musi przedstawić w ciągu 30 dni od daty wystąpienia o nie. Odliczanie do obowiązującego terminu płatności zostanie wznowione w dniu, w którym zostanie dostarczony prawidłowo sformułowany wniosek o dokonanie płatności.

15(3)

Po upłynięciu terminu określonego powyżej, Beneficjent (chyba, że Beneficjentem jest instytucja rządowa lub publiczna w kraju członkowskim Unii) może zażądać w ciągu następnych dwóch miesięcy zapłaty odsetek za zwłokę naliczanych według :

• stopy redyskontowej stosowanej przez bank centralny w kraju Strony Kontraktującej, jeśli płatności dokonywane są w walucie tego kraju;

• stopy stosowanej przez Europejski Bank Centralny przy rozliczaniu głównych transakcjach refinansowanych w EUR, jeśli płatności dokonywane są w EUR,

obowiązującej w pierwszym dniu miesiąca, w którym wygasł termin, plus półtora punktu procentowego. Odsetki za zwłokę dotyczą okresu, który upłynął pomiędzy terminem płatności (włącznie z nim) a datą wypłacenia należnej kwoty z rachunku Strony Kontraktującej (bez tego dnia). Odsetki te nie są uznawane za dochód w rozumieniu zapisów Art.17(3).

15(4)

Zaliczki w wysokości 1 mln EUR lub więcej, muszą być w pełni zabezpieczone gwarancją finansową ważną do dnia dokonania przez Stronę Kontraktującą końcowej płatności. Postanowienie to nie dotyczy przypadku, gdy Beneficjentem jest instytucja rządowa lub publiczna w kraju członkowskim Unii Europejskiej.

15(5)

Gwarancja finansowa musi być zgodna z poniższym wzorem:

WZÓR GWARANCJI FINANSOWEJ NA ZWROT ZALICZEK

Dla <nazwa i adres Strony Kontraktującej umowę >, zwanej w dalszej treści "Stroną Kontraktującą "

Przedmiot: Gwarancja nr .............

Gwarancja finansowa na zwrot zaliczek płatnych na podstawie umowy dotyczącej dotacji ...................... [numer umowy i jej tytuł] (podać liczbę i tytuł całej korespondencji).

My, niżej podpisani, .... [nazwa i adres instytucji finansowej] niniejszym nieodwołalnie oświadczamy, że gwarantujemy jako pierwotny dłużnik, nie tylko jako zabezpieczenie, w imieniu .... [nazwa i adres Beenficjenta], zwanego w dalszej treści "Beneficjentem", płatność na rzecz Strony Kontraktującej kwoty .... [kwota zaliczki w walucie, w jakiej ma być uiszczona], która to stanowi część kosztów Przedsięwzięcia płatnych jako zaliczka na podstawie umowy dotacji .... [numer umowy i jej tytuł] zawartej pomiędzy Beneficjentem i Stronę Kontraktującą.

Płatność zostanie dokonana na rachunek .... [numer rachunku] należący do Strony Kontraktującej, bez żadnych sprzeciwów lub postępowania prawnego, po otrzymaniu Waszego pierwszego pisemnego wezwania do zapłaty (przesłanego listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru), stanowiącym, że Beneficjent nie zwrócił zaliczki na żądanie lub że umowa została zakończona z jakiejkolwiek przyczyny. Nie opóźnimy płatności, ani nie sprzeciwimy się jej z żadnego powodu. Natychmiast poinformujemy Was pisemnie o dokonaniu płatności.

Zastrzegamy, że gwarancja zostanie zwolniona najpóźniej 60 dni po dacie ostatecznej płatności zgodnie z umową.

Niniejsza gwarancja podlega prawu .... [nazwa kraju, w którym instytucja finansowa wystawiająca gwarancję jest założona] Wszelkie spory wynikające lub związane z niniejszą gwarancją zostaną przekazane do sądów w kraju Strony Kontraktującej.

Niniejsza gwarancja wchodzi w życie z chwilą otrzymania zaliczki na rachunek wyznaczony w umowie przez Beneficjenta dla celów otrzymywania płatności w ramach niniejszej Umowy.

......................................... .............................................

(miejsce i data) (podpis)1

1. Nazwisko i tytuł osoby (osób) podpisujących się za gwaranta powinny być wpisane drukowanymi literami.

15(6)

Należne Beneficjentowi płatności zostaną dokonane na rachunek bankowy określony w Art.4 Postanowień Szczegółowych. Jeżeli zostanie podjęta decyzja o wypłacie zaliczki w wysokości 1 mln EUR lub więcej, musi zostać otwarty rachunek bankowy, przeznaczony wyłącznie do obsługi Przedsięwzięcia.

15(7)

Strona Kontraktująca dokona płatności w walucie kraju, z którego pochodzi lub w EUR, zgodnie z zapisami Postanowień Szczegółowych. Jeżeli płatności są realizowane w EUR, wydatki zostaną przeliczone na EUR według kursu wymiany ogłaszanego przez Europejski Bank Centralny w serii "C" w Dzienniku Urzędowym pierwszego dnia roboczego w miesiącu, w którym złożono wniosek o płatność. W przypadku walut nie uwzględnionych w Dzienniku Urzędowym, przeliczenie oparte będzie na kursach wymiany opublikowanych w Financial Times w pierwszy wtorek miesiąca, w którym wystawiony był wniosek o dokonanie płatności.

15(8)

Wszelkie odsetki narosłe od zaliczek wypłaconych na rzecz Beneficjenta przez Stronę Kontraktującą są uznawane za dochód w rozumieniu zapisów Art.17(3). Mogą one być wykorzystane na pokrycie kosztów realizacji Przedsięwzięcia.

Artykuł 16 - Rachunkowość oraz kontrole merytoryczne i finansowe

16(1)

Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia regularnych i dokładnych zapisów księgowych dotyczących realizacji Przedsięwzięcia z wykorzystaniem systemu podwójnej rachunkowości (system rachunkowości, w którym każda transakcja jest księgowana na dwóch lub większej ilości kont, przy czym suma zapisów „winien” jest równa sumie zapisów „ma”). System ten musi być zgodny obowiązującymi przepisami. Dla każdego Przedsięwzięcia muszą być prowadzone oddzielne rachunki, które muszą wykazywać wszystkie wpływy i wydatki oraz szczegółowe dane o odsetkach narosłych od środków otrzymanych w ramach dotacji.

16(2)

Beneficjent zezwoli Stronie Kontraktującej, Komisji Europejskiej lub Europejskiemu Trybunałowi Rewidentów Księgowych na prowadzenie wszelkich kontroli i inspekcji w celu sprawdzenia sposobu realizacji Przedsięwzięcia i wykorzystania dotacji, zgodnie z regulacjami finansowymi odnoszącymi się do środków pozostających w dyspozycji Strony Kontraktującej (lub środków będących w bezpośredniej dyspozycji Wspólnoty Europejskiej lub ACP-EC, jeśli dotyczy) w okresie pięciu lat po dacie wygaśnięcia niniejszej Umowy.

W tym celu Beneficjent jest zobowiązany do udostępnienia upoważnionym przedstawicielom Strony Kontraktującej, Komisji Europejskiej lub Europejskiego Trybunału Rewidentów Księgowych miejca/miejsc, w których realizowano Przedsięwzięcie oraz pełnej dokumentacji związanej z jego wdrażaniem, włącznie z systemami komputerowymi - w tym plikami dotyczącymi finansowego i technicznego zarządzania. Upoważnieni przedstawiciele Strony Kontraktującej, Komisji Europejskiej czy Trybunału Rewidentów Księgowych są zobowiązani do zachowania tajemnicy służbowej w stosunku do stron trzecich, o ile nie stwierdzono naruszenia obowiązującego prawa. Dokumenty muszą być udostępniane w sposób uporządkowany, umożliwiający ich weryfikację.

16(3)

Dokumenty, o których mowa w Art. 16(2) obejmują:

1. Zlecenia, dostawy i usługi:

• zebrane oferty,

• umowy lub zamówienia,

• faktury i dowody płatności lub inne dokumenty finansowo-księgowe; jeżeli dostawy pochodzą z magazynów Beneficjenta, faktury powinny odzwierciedlać cenę uiszczoną w chwili zakupu; kopia faktury zakupu musi być załączona,

• jeżeli chodzi koszty zakupu benzyny i ropy, Beneficjent jest zobowiązany przechowywać rejestry: przejechanych kilometrów, średniego zużycia pojazdów, kosztów paliwa i utrzymania pojazdów.

2. Koszty osobowe:

• wykaz wydatków związanych zatrudnieniem lokalnych pracowników (zarówno etatowych, jak i zatrudnionych na umowy-zlecenia, umowy o dzieło, itp.) ze szczegółowymi danymi na temat wynagrodzeń wypłacanych gotówką lub w naturze, przedstawionymi w rozbiciu na wynagrodzenie brutto, obowiązkowe narzuty na ubezpieczenie społeczne, pozostałe obciążenia oraz wynagrodzenie netto; oświadczenie musi być autoryzowane pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez upoważnione do tego osoby, reprezentujące Beneficjenta,

• wykaz wydatków związanych z zatrudnieniem pracowników zagranicznych, zawierający dane o wysokości wynagrodzenia za miesiąc efektywnej pracy - wydatki te muszą być obliczone na podstawie zastosowanych stawek za przepracowane jednostki czasowe (np. godziny), przedstawione w rozbiciu na wynagrodzenie brutto, narzuty na ubezpieczenie społeczne, ewentualne inne obciążenia oraz wynagrodzenie netto.

16(4)

Jeżeli wysokość dotacji wynosi 100.000 EUR lub więcej, zostanie przeprowadzona kontrola finansowa po zakończeniu Przedsięwzięcia. Jeżeli, dodatkowo, okres realizacji Przedsięwzięcia przekracza 18 miesięcy, przeprowadzona będzie coroczna kontrola finansowa po każdym 12-miesięcznym okresie realizacji, począwszy od rozpoczęcia Przedsięwzięcia, z zachowaniem konieczności przeprowadzenia kontroli końcowej.

Każdy raport z kontroli finansowej musi obejmować w szczególności:

• analizę poniesionych wydatków pod względem ich zasadności, zgodności z obowiązującymi przepisami i regularności (jeśli dotyczy),

• analizę sposobu wykorzystania zaliczek,

• wyniki kontroli finansowej rachunkowości stron trzecich,

• zestawienie poniesionych wydatków z rachunkami, o których mowa w Artykule 16(1) oraz kosztami ustalonymi w budżecie Przedsięwzięcia,

• zestawienie przychodów zgromadzonych w celu realizacji Przedsięwzięcia, w tym zaliczek wypłaconych w ramach dotacji, odsetek narosłych od tych zaliczek, środków przekazanych w ramach deklarowanego przez Beneficjenta współfinansowania Przedsięwzięcia i innych,

• precyzyjne informacje na temat miejsca przechowywania oryginalnej dokumentacji, do wykorzystania w przypadku kontroli prowadzonej przez Komisję Europejską i Europejski Trybunał Rewidentów Księgowych.

Audytor przeprowadzi także wyrywkową kontrolę mającą na celu sprawdzenie stanu faktycznego z dokumentacją finansowo-księgową.

O ile nie wystąpią okoliczności wymienione w Art.11(3), kontrola finansowa nie może przeszkadzać w realizacji Przedsięwzięcia. Musi być prowadzona zgodnie z międzynarodowymi standardami obowiązującymi w tym zakresie.

16(5)

W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym Art.16(4) i jeżeli kolejne kontrole są prowadzone przez niezależnego rewidenta księgowego wskazanego w Art.7 Postanowień Szczegółowych, mogą one opierać się na raportach z wcześniejszych inspekcji.

16(6)

Jeżeli Beneficjent nie wywiąże się z zobowiązań wynikających z niniejszego Artykułu, Strona Kontraktująca może rozwiązać umowę w trybie określonym w Art.11(3). Ponadto, za zgodą Komisji Europejskiej, Beneficjentowi może być odebrane prawo do korzystania w przyszłości ze środków finansowych Unii Europejskiej, na czas ustalony przez Stronę Kontraktującą.

Artykuł 17 - Ostateczna kwota dotacji

17(1)

Całkowita suma wypłaconej przez Stronę Kontraktującą dotacji nie może przekraczać kwoty ustalonej w Art.3(2) Postanowień Szczegółowych, nawet jeżeli ostateczny koszt realizacji Przedsięwzięcia będzie wyższy niż budżet określony w Załączniku III.

17(2)

Jeżeli całkowita suma wydatków poniesionych na realizację Przedsięwzięcia będzie niższa niż kwota określona w Art.3(1) Postanowień Szczegółowych, ostateczna wysokość dotacji zostanie określona poprzez przemnożenie rzeczywistych wydatków przez wartość procentową ustaloną w Art.3(2) Postanowień Szczegółowych.

17(3)

Beneficjent przyjmuje do wiadomości , że dotacja w żadnym wypadku nie może stanowić źródła uzyskiwania zysku i jej ostateczna wysokość będzie ograniczona do kwoty niezbędnej dla zbilansowania przychodów i wydatków związanych z realizacją Przedsięwzięcia.

Artykuł 18 - Zwrot dotacji

18(1)

W przypadkach wymienionych w Art.11(1) (z wyłączeniem nieprawidłowego rozwiązania umowy), w Art.11(2) oraz w Art.17, Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu, nadpłaconej w stosunku do ostatecznie ustalonej wysokości dotacji, kwoty w ciągu 60 dni od daty otrzymania żądania zapłaty od Strony Kontraktującej.

18(2)

W przypadku wymienionym w Art.11(1), dotyczącym nieprawidłowego rozwiązania umowy oraz w przypadkach określonych w Art.11(3), Strona Kontraktująca może zażądać całkowitego lub częściowego zwrotu kwot wypłaconych Beneficjentowi. Strona Kontraktująca określi sposób i termin dokonania takiego zwrotu.

18(3)

Jeżeli Beneficjent nie zwróci kwot, o których mowa powyżej, w terminie wyznaczonym przez Stronę Kontraktującą, ta ostatnia może (o ile Beneficjent nie jest instytucją rządową lub publiczną w kraju członkowskim Unii Europejskiej) powiększyć należną sumę o odsetki naliczane według:

• stopy redyskontowej stosowanej przez bank centralny w kraju Strony Kontraktującej, w przypadku płatności dokonywanych w walucie tego kraju;

• stopy stosowanej przez Europejski Bank Centralny przy rozliczaniu głównych transakcjach refinansowanych w EUR, w przypadku płatności dokonywanych w EUR,

obowiązującej w pierwszym dniu miesiąca, w którym wygasł termin, plus półtora punktu procentowego. Odsetki za zwłokę dotyczą okresu, który upłynął pomiędzy terminem płatności (włącznie z nim) a datą faktycznej zapłaty (bez tego dnia).

18(4)

Koszt prowizji bankowych, związanych ze zwrotem kwot należnych Stronie Kontraktującej, zostanie całkowicie pokryty przez Beneficjenta.

18(5)

Kwoty należne do zwrotu Stronie Kontraktującej mogą wyrównać jakiekolwiek zobowiązania finansowe wobec Beneficjenta. Strony niniejszej Umowy mogą uzgodnić spłatę należności w ratach.

10

Materiał edukacyjny rozdawany bezpłatnie w ramach szkolenia.

---