Inwentaryzacja

Inwentaryzacja to spis aktywów i pasywów firmy. Celem jest ustalenie rzeczywistego stanu inwentarza oraz rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. Wyróżniamy inwentaryzację pełną i częściową. Pełna przeprowadzana jest równocześnie w całej firmie, a częściowa obejmuje jeden dział, stoisko, asortyment.

Wyróżniamy trzy metody inwentaryzacji:

1. Spis z natury - polega na mierzeniu, liczeniu i ważeniu takich składników jak środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe, zapasy, aktywa obce.

2. Uzgadnianie sald - polega na wysyłaniu wpisów do kontrahentów informujących o wysokości należności lub zobowiązania. Drobne kwoty można odpisać na pozostałe koszty lub przychody operacyjne. W ten sposób inwentaryzuje się rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz środki na rachunku bankowym.

3. Porównanie danych z ksiąg handlowych z dokumentacją - w ten sposób inwentaryzuje się grunty i środki trwałe trudno dostępne oglądowi, należności sporne i wątpliwe, rozrachunki publiczno-prawne, rozrachunki z pracownikami, rozliczenie międzyokresowe, WNiP.

Terminy inwentaryzacji - co roku na 31.12 inwentaryzuje się: środki pieniężne, papiery wartościowe, materiały i towary zaliczone w koszty po zakupie. W ostatnich trzech miesiącach do 15 stycznia następnego roku inwentaryzuje się pozostałe składniki majątku. Raz na 2 lata inwentaryzuje się zapasy znajdujące się na terenie strzeżonym. Raz na 4 lata można spisywać środki trwałe na terenie strzeżonym. Kierownik jednostki wydaje
zarządzenie, w którym powołuje komisję inwentaryzacyjną. W jej skład nie mogą wejść: pracownicy działu księgowości, pracownicy materialni odpowiedzialni lub ich rodziny i osoby bez kwalifikacji. Komisja wyznacza z pośród siebie zespoły spisowe (min. 2 osoby) i przydziela pola spisowe.
Zespoły spisowe spisują składniki na „arkuszach spisu z natury”. Wypełnione podpisane arkusze są zdawane do księgowości. Efektem porównania stanu księgowego z rzeczywistym są różnice inwentaryzacyjne czyli niedobory lub nadwyżki.

Błędy w czasie inwentaryzacji:

• brak zarządzania i instrukcji,

• korzystanie ze spisów składników,

• błędny podział na pola spisowe,

• wydawanie i przyjmowanie składników w czasie inwentaryzacji,

• nieuczestniczenie osób materialnie odpowiedzialnych,

• błędy w wypełnianiu arkuszy,

• pożyczanie składników na czas inwentaryzacji,

• pomijanie wielu składników.

Schemat ewidencji niedoborów:

Operacje:
1. Stwierdzenie niedoboru
2. Niedobór w granicach norm
3. Niedobór niezawiniony przekraczający normy
4. Niedobór spowodowany zdarzeniem losowym
5. Niedobór zawiniony uznany przez pracownika
6. Niedobór zawiniony nieuznany przez pracownika

Schemat ewidencji nadwyżek:

Operacje:
1. Stwierdzenie nadwyżki
2. Rozliczenie nadwyżki

Kompensata niedoborów z nadwyżką jest możliwa pod następującymi warunkami:

• ta sama inwentaryzacja,

• ta sama osoba materialnie odpowiedzialna,

• pokrewny asortyment (nie mogą to być środki trwałe),

• niedobór musi być niezawiniony.

---