Obrót materiałami, jak każdymi zasobami majątkowymi jednostki musi być udokumentowany. Nieważne czy jest to przyjęcie zakupionej dostawy, zwrot niewykorzystanych materiałów z produkcji czy tylko przesunięcie wewnątrz-magazynowe, takie zdarzenia gospodarcze muszą zostać udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi. Oto one:
dokumenty przychodowe: Pz (przyjęcie materiałów z zewnątrz), P (magazyn przyjmie);
dokumenty rozchodowe: Rw (pobranie materiałów - rozchód wewnętrzny), W (magazyn wyda), Wz (wydanie materiałów na zewnątrz - rozchód zewnętrzny);
inne: Zw (zwrot materiałów), Mm (przesunięcie międzymagazynowe), Po (przyjęcie odpadu technologicznego).
Ewidencję materiałów prowadzi się ilościowo w magazynie, a ilościowo-wartościowo w księgowości. Do ewidencji materiałów w magazynie służy kartoteka materiałowa.
Materiały:
materiały podstawowe – które w procesie wytwórczym zużywają się jednorazowo i całkowicie, tworząc substancje główna produkowanych wyrobów
materiały pomocnicze – służą do obsługi procesu produkcyjnego lub nadają wyrobom określoną cechę, lub są zużywane w administracji przedsiębiorstwa
paliwo – węgiel, koks brykiet, ropa naftowa, benzyna, gaz, bez względu czy materiały są zużywane na cele technologiczne czy energetyczne
części zapasowe maszyn i urządzeń – części wymienne przy remontarzach
opakowania – służą do zabezpieczenia, ochrony, zapakowania sprzedanych i wysłanych wyrobów
odpadki – powstają na skutek procesu technologicznego, zakłóceń w normalnym biegu produkcji, niedbałości wykonawców itp. Jedne z nich mogą być ponownie zużyte do produkcji, inne mogą być wykorzystane do produkcji Ubocznej albo do innych celów
Materialy w drodze - takie które zostały zafakturowane przez dostawcę, ale z pewnych przyczyn (np. brak dokumentu przychodowego Pz) nie mogą zostać ujęte na stanie magazynowym materiałów.
Dostawy niefakturowane - dostawy przyjęte przez jednostkę, na które jednostka nie otrzymała jeszcze faktur, rachunków lub innych dokumentów potwierdzających ich nabycie.
Fifo - (pierwsze przyszło, pierwsze wyszło) polega na tym, iż towary z magazynu wydawane są w takiej kolejności w jakiej zostały one na ten magazyn wprowadzone. Jest to najczęściej stosowana technika na magazynach.
Lifo - (ostatnie przyszło, pierwsze wyszło) polega na tym, iż towary z magazynu wydawane są w takiej kolejności odwrotnej niż w jakiej zostały one na ten magazyn wprowadzone. Najrzadziej stosowane na magazynach.
Ceny przeciętne - jest jedną z metod wyceny rozchodu materiałów. Według tej metody, ustala się wartość zapasu materiałów i dzieli się przez ilość, ustalając w ten sposób cenę przeciętną. Następnie mnoży się ją przez ilość rozchodów. W przypadku przyjęcia cen przeciętnych należy pamiętać, że wymagają one każdorazowego ustalenia ich od nowa w kolejnych okresach sprawozdawczych. Możemy wyróżnić dwa rodzaje tej metody. Pierwszą jest metoda bieżącej ceny przeciętnej, drugą natomiast jest metoda okresowej ceny przeciętnej.
Ewidencja ksiegowa zakupu i zużycia materiałów wg cen rzeczywistych zakupu i nabycia
