Zarządzanie przedsiębiorstwem, jego funkcje, dokumentacja zarządzania.
Jakie funkcje składają się na zarządzanie? Jakiego obszaru dotyczą?
Proces zarządzania polega na ciągłym lub cyklicznym wykonywaniu działań kierowniczych ujmowanych w cztery podstawowe funkcje zarządzania, a mianowicie : planowanie, organizowanie, przewodzenie, kontrolowanie, dążące do osiągnięcia ustalonych celów.
Za najistotniejszą treść funkcji planowania uznaje się formułowanie celów organizacji, określenie sposobów ich osiągnięcia oraz niezbędnych do tego zasobów. Decydujące znaczenie ma tu dostęp do informacji oraz umiejętność ich przetwarzania na decyzje, których rezultatem jest wzorzec działania organizacji w określonym przedziale czasu, czyli plan na dany okres. Funkcja ta polega na podejmowaniu przez zarządzającego, pozostającego w określonych relacjach z otoczeniem i samą organizacją, decyzji planistycznych, dotyczących ustalania celów organizacji oraz wielkości i rodzaju potrzebnych zasobów ludzkich, finansowych, rzeczowych.
Opracowywanie planów w przedsiębiorstwie, czy to strategicznych czy bieżących, jest przedsięwzięciem skomplikowanym, w którym uczestniczy naczelne kierownictwo i wszystkie komórki organizacyjne. Plany powinny charakteryzować się: zgodnością z celami przedsiębiorstwa i jego misją; uwzględnieniem przewidywanych zmian w jego otoczeniu; wzięciem pod uwagę potencjału produkcyjno-usługowego przedsiębiorstwa; realnością stawianych zadań; zewnętrzną zgodnością poszczególnych planów
Realizacja planu powstałego w wyniku działań kierowniczych, składających się na funkcję planowania i podejmowania decyzji, stanowi treść funkcji organizowania.
Funkcja organizowania polega na takim wyznaczaniu i koordynowaniu działalności wszystkich komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa i wszystkich pracujących w nim ludzi, aby przedsiębiorstwo realizowało jak najefektywniej swe cele i zadania. Organizując działalność przedsiębiorstwa ustala się podział pracy między zatrudnionych, wyznacza się im szczegółowe zadania, dostarcza niezbędne środki, ustala się procedury postępowania, koordynuje działalność oraz określa ich uprawnienia decyzyjne. Organizowanie obejmuje ogół działań podejmowanych przez szczeble kierownicze, zmierzających do tego by jego szczególne części (komórki) i osoby „współprzyczyniały się do powodzenia całości”, a więc do osiągnięcia wyznaczonego celu. Ze względu na ten wspólny cel w ramach funkcji organizowania są ustalane cząstkowe zadania poszczególnych komórek przedsiębiorstwa, a następnie spajane są ich wysiłki. Najważniejsza jest tu koordynacja działań wszystkich komórek i osób.
Przewodzenie (kierowanie ludźmi, motywowanie) polega na pobudzaniu kanałami komunikacyjnymi członków organizacji do działania skierowanego na osiąganie celów organizacji. Ponieważ cele takie możliwe są do realizacji tylko przy współdziałaniu ludzi zatrudnionych w różnych komórkach organizacyjnych, przewodzenie można zdefiniować też jako działanie mające na celu sprawienie, aby członkowie organizacji współpracowali dla jej dobra. Funkcja ta jest bardzo często wymieniana jako najważniejsza spośród funkcji zarządzania.
Kontrolowanie obejmuje stwierdzenie stanów rzeczywistych i porównanie ich z podstawą odniesienia, które stanowią przyjęte stany wzorcowe, w celu ustalenia odchyleń, a następnie podejmowanie działań kierowniczych zmierzających do jej korekty. Funkcja kontrolowania jest sprzężona zwrotnie z pozostałymi funkcjami zarządzania. System organizacyjny kontroli wew. Obejmuje wszystkich pracowników, którzy z tytułu zajmowanego stanowiska zobowiązani są do sprawowania nadzoru i kontroli nad czynnościami innych pracowników. W tym znaczeniu obowiązek kontroli dotyczy kierowników wszystkich szczebli organizacyjnych przedsiębiorstwa, a także tych pracowników, w stosunku do których określono indywidualne obowiązki kontroli pewnych zagadnień, w zakresach ich czynności.
Według jakich kryteriów dzieli się planowanie, plany w przedsiębiorstwach? Jakie rodzaje planów sporządza Twoja organizacja?
Planowanie jest procesem polegającym na świadomym ustalaniu kierunków działania oraz podejmowania decyzji opartych na celach, faktach i dobrze przemyślanych ocenach.
Powszechnie odróżnia się planowanie bieżące (taktyczne i operacyjne) oraz strategiczne. Planowanie strategiczne zajmuje się najdłuższym okresem jaki warto brać pod uwagę, a planowanie taktyczne zajmuje się najkrótszym okresem godnym rozważenia. Planowanie taktyczne zajmuje się wyborem środków do osiągnięcia założonych celów; planowanie strategiczne zajmuje się zarówno formułowaniem celów, wytyczanych na wyższym szczeblu organizacyjnym, jak i wyborem środków. Zasięg planowania strategicznego jest szeroki, a planowania taktycznego węższy. Opracowywanie planów w przedsiębiorstwie, czy to strategicznych czy bieżących, jest przedsięwzięciem skomplikowanym, w którym uczestniczy naczelne kierownictwo i wszystkie komórki organizacyjne. Plany powinny charakteryzować się: zgodnością z celami przedsiębiorstwa i jego misją; uwzględnieniem przewidywanych zmian w jego otoczeniu; wzięciem pod uwagę potencjału produkcyjno-usługowego przedsiębiorstwa; realnością stawianych zadań; zewnętrzną zgodnością poszczególnych planów.
Do planów należy również zaliczyć plany (programy) opracowywane w przedsiębiorstwach tylko w pewnych sytuacjach zwane planami okazjonalnymi lub okolicznościowymi. Do planów takich należą plany restrukturyzacji, plany naprawcze, plany rozwojowe (biznes plan).
3. Jakie są podstawowe formy powstawania zleceń w przedsiębiorstwie i jak one wpływają na planowanie działań?
Formy powstawanie zleceń można podzielić na:
zlecenia na podstawie zamówień
zlecenia na podstawie programu i stanów magazynów
zlecenia własne
Zlecenia te powstają na drodze zapotrzebowania na rynku zbytu, bądź zapotrzebowania wewnętrznego.
W zaopatrzeniu na rynku zbytu występują dwa rodzaje klientów: klienci indywidualni, którzy określają zapotrzebowanie poprzez zapytanie, ofertę, bądź zamówienie, gdzie występująca produkcja zorientowana jest na klienta lub występuje kooperacja. Tak powstają zlecenia na podstawie zamówienia. Ta grupa zleceń dotyczy produkcji jednostkowej o niskiej mechanizacji, z małą liczbą magazynów. Oprócz klientów indywidualnych występują także klienci anonimowi określający swe zapotrzebowanie poprzez badanie rynku oraz program zbytu. Występująca tu produkcja jest zorientowana na program i magazyn . W taki sposób powstają zlecenia na podstawie programu i stanu magazynów. Wynikiem takiego zlecenia w przeciwieństwie do zleceń na podstawie zamówień jest produkcja seryjna, zautomatyzowana, z wieloma magazynami. Trzecim rodzajem zamówień są zlecenia własne. Zapotrzebowanie wewnętrzne poprzez komórki przedsiębiorstwa określa zapotrzebowanie na podstawie rachunku ekonomicznego. Zlecenia własne dotyczą produkcji części w celu skompensowania braków oraz na potrzeby remontu.
4. Jakie czynniki wg Herzberga głównie motywują pracowników?
Motywacja to psychologiczny stan przyczyniający się do stopnia, w jakim człowiek się w coś angażuje.
Motywowanie to proces kierowniczy polegający na wpływaniu na zachowanie ludzi, z uwzględnieniem o tym, co powoduje takie a nie inne zachowanie człowieka. Powszechnie uważa się motywację za coś pozytywnego. Motywacja jest jednym z kilku czynników składającym się na efektywność danej osoby. Kierownicy jak i teoretycy zakładają, że występuje niedobór motywacji i że trzeba ją okresowo uzupełniać. Wg Herzberga zadowolenie i niezadowolenie z pracy zależy od dwóch odrębnych zestawów czynników. Czynniki wywołujące zadowolenie pracowników, czyli uzyskanych osiągnięć, z tytułu uznania za pracę, z charakteru samej pracy, z powodu poczucia odpowiedzialności za powierzone im zadania oraz z tytułu awansu i własnego rozwoju, mają dla nich znaczenie motywujące, i są czynnikami motywującymi. Natomiast czynniki związane ze środowiskiem pracy, a więc związane z polityką firmy, z nadzorem, ze stosunkami z przełożonym, z warunkami pracy i z wynagrodzeniem, zwane czynnikami higienicznymi, mogą wywoływać niezadowolenie, ale nie motywują do pracy.
Z teorii Herzberga można wyciągnąć następujące wnioski:
umacnianie lub doskonalenie czynników higieny pozwala jedynie na utrzymanie dotychczasowych wyników pracy, nie spowoduje to jednak ich poprawy
przy braku motywatorów pracownicy będą poświęcać swoją uwagę czynnikom higieny
jeśli pojawią się motywatory pracownicy będą mniej zainteresowani czynnikami higieny
aby mogły zadziałać czynniki motywacyjne niezbędne jest zaistnienie pewnego poziomu czynników higieny
motywatory a nie czynniki higieny polepszają wyniki pracy
5. podaj rodzaje kontroli wewnętrznej praktykowanej w przedsiębiorstwie i twój udział w niej
Kontrola jest procesem obserwowania działalności przedsiębiorstwa i podejmowania na tej podstawie takich przedsięwzięć, aby zapewnić uzyskanie przez nie pożądanych rezultatów, tj. wyników zgodnych z jego celami. Ogólnie rozumiana kontrola obejmuje zespół różnorodnych analiz oraz ocenę przedsiębiorstw. Kontrolowanie jest działalnością sprawdzającą, czy pracownicy w przedsiębiorstwie robią to, co trzeba, wtedy, kiedy jest to niezbędne i za pomocą jakich sposobów i metod.
Ze względu na formę kontroli można wyróżnić:
SAMOKONTROLĘ - którą przeprowadza każdy pracownik względem siebie, grupy pracowników, w ramach danego ogniwa jedne ogniwa względem innych ogniw. Zakres tej kontroli jest adekwatny do zakresu czynności, obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
KONTROLA FUNKCJONALNA - dzieli się na pionową, obejmującą kierownika naczelnego oraz kierowników wszystkich szczebli (nadzór techniczny) w której zakres kontroli jest zgodny ze schematem organizacyjnym, oraz poziomą, obejmującą innych pracowników z tytułu pełnionych funkcji, gdzie zakres kontroli jest zgodny z podziałem obowiązków.
KONTROLA INSTYTUCJONALNA - obejmująca: wyodrębnioną komórkę kontroli wew. która kontroluje działalność całego przedsiębiorstwa wg potrzeb kierownictwa naczelnego; pion głównego księgowego (kontrola finansowo-księgowa) przeprowadzana zgodnie ze szczegółowymi przepisami; pion radcy prawnego (kontrola prawna) przeprowadzana zgodnie z przepisami o obsłudze prawnej; inne komórki czy stanowiska (kontrola BHP, P.POŻ. Inwentaryzacyjna) przeprowadzana zgodnie ze szczegółowymi przepisami
6. Jakie są fazy postępowania w procesie kontrolnym?
Fazy postępowania w procesie kontrolnym można podzielić na:
Wzorce - które obejmują ustalenie obowiązującego stanu
Ocena - polegająca na ustaleniu stanu rzeczywistego
Odchylenia - czyli porównanie stanu rzeczywistego z przyjętymi standardami
Ustalenie - które pozwala ustalić przyczyny , źródła i warunki , które wywołały odchylenia
Wskazanie - polegające na pokazaniu dróg usprawnienia kontrolowanego działania
Etapem rozpoczynającym proces kontroli jest ustalenie wzorca. Zanim przystąpimy do właściwej kontroli musimy uświadomić sobie co chcemy kontrolować, jakie obszary organizacji poddawane będą kontroli. Zaleca się tutaj dokonanie wyboru tzw. Kluczowych i strategicznych obszarów efektywności lub wyników czyli takich elementów organizacji które muszą właściwie funkcjonować, aby organizacja była skuteczna. Kolejny etap polega na przeprowadzeniu niezbędnych obserwacji i pomiarów, czyli ustalenie stanu rzeczywistego. Ocena może być przeprowadzona w sposób ciągły lub wyrywkowy. Ustalone fakty są porównywane z przyjętymi standardami, co stanowi podstawę przeprowadzenia oceny i ewentualnie gdy zachodzi taka potrzeba, podjęcia działań korygujących.
7. Na czym polega dokumentowanie - formalizacja organizacji? Jaki rodzaj dokumentów opisuje statyczną i dynamiczną organizację przedsiębiorstwa? Co ona zawiera?
Istota formalizacji organizacji polega na ustaleniu wzorców zachowań człowieka w organizacji niezależnie od tego czy działa on samodzielnie czy grupowo. Ma ona na celu:
-zapewnienie ładu wew. poprzez skodyfikowanie podziału zadań i odpowiedzialności między członków organizacji
zapewnienie pożądanego poziomu zgodności współdziałania poszczególnych składowych organizacji
zmniejszenie poziomu napięć między członkami organizacji które mogą powstać w wyniku zrodzenia się konfliktów na tle kompetencyjnym
zmniejszenie poczucia niepewności miejsca i roli człowieka w organizacji
umożliwienie ustalania i wyceniania wpływu poszczególnych członków organizacji na jej funkcjonowanie
Dynamiczny charakter zjawisk w otoczeniu, potrzeba uwzględniania innowacyjności, wprowadzanie zmian w organizacji wynikających z
trudności jednoznacznego sprecyzowania i zwartościowanie celów stawianych przed adresatami zleceń
trudności ustalenia i zapewnienia znormalizowanych warunków realizacji tego celu
trudności znormalizowania sposobów realizacji i sprecyzowanie nakładów na realizację celów
istotna trudność sformalizowania lub niemożliwość określenia sposobu dochodzenia do celów i zadań oryginalnych (np. za pracę twórczą, artystyczną) powoduje, że na część obszarów należy wpływać poprzez kształtowanie kultury organizacyjnej lub budowę systemów motywacyjnych
Organizacja rzeczywista to faktycznie funkcjonująca część zaprojektowanej organizacji formalnej. Organizacją nierzeczywistą są natomiast nie przestrzegane składniki organizacji formalnej. Wprowadzenie systemów zarządzania jakością (serii ISO 9000).ma za zadanie uzyskanie uzyskanie dużego zakresu sformalizowania organizacji przewidując systematyczną kontrolę jej stosowania oraz aktualizację. Dokumenty opisujące organizację formalną to:
statut organizacji
regulamin organizacyjny - jest zbiorem dokumentów przedstawiających formalną strukturę organizacji przedsiębiorstwa mianowicie podział na komórki organizacyjne oraz zakresy zadań i rodzaje tych komórek
książka służb przedsiębiorstwa
Część I dotyczy ogólnej organizacji instytucji: status, regulamin pracy, schemat, zakres działania podstawowych komórek
Część II organizacja komórek instytucji, wew. schemat, wykaz etatów, wymaganych kwalifikacji, stanowiskowe karty służb, instrukcje, dokumenty
Część III charakterystyka systemu informacyjnego instytucji WE, WY procedury przechowywania informacji
Część IV zbiór zarządzeń instytucji nadrzędnych regulujących organizacje i tok pracy
księga jakości zawiera zadania podstawowych obszarów działania instytucji procedury zgodnie z danym systemem zarządzania jakości ISO 9000 lub innych systemów
pakiety programów komputerowych wspomagających zarządzanie
Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl