KOMUNIKACJA W ZESPOLE PROJEKTOWYM

1) Istota komunikacji

2) Podział kom

3) Cechy dobrej kom

4) Typy komunikacji

1)Po co?

* Wspólne podejmowanie decyzji (np. upolujmy coś:-)

* Wytyczeni celów i zadań (np. upolujmy coś dużego )

* Możliwość dokonania pomiaru postępów i osiągnięć

* Interakcja z 2 człowiekiem

* Możliwość rozwoju , świadczenia konkretnych usług

* Zrozumienie istoty problemu ( http://www.youtube.com/watch?v=fbRLZxpKWA4 )

Sam fakt zaistnienia komunikacji nie gwarantuje nam sukcesu .Wiele nieporozumień w relacjach międzyludzkich jest wynikiem nie braku lecz złej komunikacji. Niewłaściwe odczytanie intencji z jednej strony, niejasne oczekiwania z drugiej oto trudności, których doświadcza niemal każdy z nas w codziennych rozmowach. O efektywnej komunikacji można mówić wówczas, kiedy treść wypowiedzi jest zrozumiana zgodnie z intencjami nadawcy przekazu

Podstawowy schemat wymiany informacji i warunki poprawnej interpretacji nadanej wiadomości

2) PODZIAŁ KOMUNIKACJI

Proces komunikacji interpersonalnej może odbywać się w formie:

- komunikacji werbalnej (słownej),

- komunikacji niewerbalnej (bezsłownej).

1. KOMUNIKACJA WERBALNA

*Oparta na słowie

*Przekazując (rozmowa) odbierając (czytanie ksiązki) komunikaty używamy słów

* Ze względu na kierunek informacji- Rozróżniamy komunikację:

# Pionową -przepływ informacji między pracownikami a ich przełożonymi

- pionową ku górze - osoby na niższym stanowisku komunikują coś , przełożonym

- pionową skierowaną ku dołowi- analogicznie

# Poziomą - komunikacja w 1 grupie (np. pracownicy na tym samym stanowisku)

zalety	wady
- Brak zakłóceń - Zwiększa wiarygodnośc - Szybkie uzyskiwanie informacji zwrotnych	Dotarcie do klienta W przypadku rozmów, rzadko notujemy, co prowadzi czasem do zapominania, pretensji, nieporozumień, zamieszania, ...

2)KOMUNIKACJA NIEWERBALNA

*Dotyczy przekazu bezsłownego

*Kanały ekspresji: mimika ,kontakt wzrokowy ,gesty, - zależności przestrzenne , (proksemika).

• strefa intymna (0-45cm),

• strefa osobista (45-120 cm),

• strefa społeczna (1,2-3,6 m),

• strefa publiczna (3,6-6m).

zalety	wady
Forma pisemna stanowi dokumentacje Mniejsze ryzyko nieporozumień miedzy stronami Porządek Oszczędność czasu	W przypadku formy pisemnej nie widzimy rozmówcy Wymaga czasu na odpowiedź

3) W ogólnej komunikacji międzyludzkiej w 55% sens przekazu odbieramy z mowy ciała

w 38% z cech głosu i w 7% z treści słów

3)DOBRA KOMUNIKACJA W ZESPOLE

Jest ważnym czynnikiem decydującym o sukcesie projektu.

W większości przypadków planowanie komunikacji jest częścią fazy początkowej projektu

W zespole na który składają się ludzie o różnym poziomie wiedzy i zainteresowaniach dobra komunikacja oznacza:

1)ZAPLNOWANIE KOMUNIKACJI

# Kto i jaki informacje ma przygotować

# Kto ma być odbiorcą informacji

# Jak często mamy przygotowywać dystrybuować dane informacje

# Oraz jakich sposobów użyć aby je przekazać

2)DYSTRYUCJĘ INFORMACJI

#Wypracowanie mechanizmów powstawania informacji

# Oraz dostarczania ich do odpowiednich osób w grupie

# Szybkość informowania o istotnych sprawach odpowiednich członków zespołu

3)RAPORTOWANIE I DOKUMENTOWANIE

#Okresowe przygotowanie raportów o postępie prac i zagrożeniach dla projektu

# Udostępnianie raportów uczestnikom procesu projektowego

#Przeglądy (również okresowo) mają pomagać w prognozowaniu najbliższych działań w projekcie

4)DOBÓR ŚRODKÓW I METOD

#Kierownik decyduje o wyborze najlepszych środków technicznych i metod komunikowania się

# Wybór środków komunikacji może usprawnić proces lub wprowadzić dodatkowe obciążenie

# Odpowiedni dobór do sytuacji:

Poczta elektr,

Rozmowy telefoniczne

druk dokumentów

formalne prezentacje

Wizyty nieformalne

Programy zarządzające projektami

4)TYPY KOMUNIKACJI W ZESPOLE

???????????????????????????????????????

-------------ORGANIZACJA ZEBRAŃ-------------

Cel Omówienie problemów

Wymiana informacji

1)TYP ZEBRAŃ

W zależności od celu mogą mieć różny charakter

1) informacyjny

2) roboczy

3) uzgodnień realizacyjnych

4) Narad roboczych(organizowanych w celu rozwiązania problemu)

1) ZEBRANIA INFORMACYJNE

* PRZYGOTOWANIE:

* Jasno określony program

* Rozpisane role i czas wystąpień Prelegentów

* Mają charakter oficjalny.

* Głównym celem jest przekazanie informacji grupie słuchaczy

* Gdy zebranie kończy pewien etap pracy można połączyć je z imprezą , nagradzaniem pracowników dodatkową integracją .Występuje

* Wyraźny podział na aktywnych i biernych uczestników spotkania

* Czas poświęcony na dyskusję i pytania jest mocno ograniczony

* Kierownik może zorganizować specjalne zebranie informacyjne gdzie to on zbiera info od członków zespołu (role odwrócone)

2) ZEBRANIA ROBOCZE

* Mają charakter operacyjny

* Organizowane w celu rozdzielenia zadań między uczestników projektu

* Spotkania krótkie

* Uzgadnia się szczegóły wykonawcze

* przekazuje się materiały pomocnicze do realizacji projektu

3) UZGODNINIA WYKONAWCZE

*Uczestniczą w nich zespoły o rozbieżnych interesach = bardzo formalny przebieg narad

*Charakter negocjacji Handlowych

*B. często spotkania te nie przynoszą efektów i trzeba je ponawiać w celu ostatecznego kompromisu

*Często modyfikowane są istotne właściwości projektu

4) NARADY ROBOCZE

* Organizowane w przypadku zajścia nieprzewidzianego zdarzenia

* Poświęcone rozwiązaniu problemu

*Często stosowana formuła „burza mózgów ” (sporo niestandardowych pomysłów)

*Formuła ta wymaga od osoby prowadzącej pobudzania aktywności uczestników zebrania

*B. często zapraszani są specjaliści z zewnątrz

2)PRZEBIEG ZEBRAN

Czas poświęcony na zebrania jest czasem bezproduktywnym wszyscy uczestnicy oderwani są od procesu realizacji zadania z drugiej strony wykonanie danego projektu bez przeprowadzenia zebrań stanowiących najważniejszy el komunikacji w pracy zespołowej jest niemożliwe. Dla tego należy zoptymalizować czas poświecony zebraniom poprzez jak najlepsze ich przygotowanie.

(zaskakujące :-) FAZY ORGANIZACJI

1)Przygotowanie zebrania

2)Zwołanie zebrania

3)Organizacja zebrania

4)Przeprowadzenie zebrania

1)PRZYGOTOWANIE

* Organizacja MONOTEMATYCZNYCH zebrań przynosi lepsze efekty niż zebranie z 2 i więcej połączonych tematów (np. BYTY ) - Uczestnicy niezwiązani z tematem tracą czas a jeśli zabierają głos kierują ustalenia na boczne tory odchodząc od meritum sprawy

* Jasne określenie celu , podporządkowania mu działań przygotowawczych

* W zależności od celu -

-określamy formułę zebrania

-Wyznaczamy skład uczestników

# nie angażujemy ludzi których obecność nic nie wnosi

# nie zwołujemy zebrań według klucza stanowisk w projekcie

# Dana tematyka musi bezpośrednio dotyczyć zakresu działań

uczestników (nawet jeśli pozostają bierni na spotkaniu)

-Określenie roli każdego uczestnika:

# Kto jest prowadzącym,

# Kto i na jaki temat ma zabierać głos

# Zebrać odpowiednie wyposażenie sali

# Przygotować materiały (ew obsługę techniczną)

-Proponujemy porządek obrad

# Ustalenie czasu całego zebrania

# Rozpisane role i czas na dany problem

2) ZWOŁANIE ZEBRANIA

* Wszyscy muszą być poinformowani z wyprzedzeniem o terminie i miejscu zebrania

* Opis celu , porządku obrad, czasu trwania , składzie uczestników i ich rolach (pomaga w merytorycznym przygotowaniu się pracowników)

* Gwarancja dyscypliny , zebrania w pełnym składzie , PUNKTUALNOŚĆ uczestników

# Spóźnienie 15 min np. prowadzącego na 30 osobowe zebranie to strata 30 x 15= 450min

= ~ 1 osobodzień )

* Termin zebrania ni przypadkowy (jw) ściśle związany z dniem pracy

* Uczestnicy powinni otrzymywać na wejściu (ew wcześniej) niezbędne materiały

3) ORGANIZACJA / PRZEPROWADZENIE ZEBRANIA

* Powinna sprzyjać osiągnięciu danego celu

* Utrzymanie tępa zebrania ( wykorzystanie pomocy technicznych slideshow notatki itd)

* Zebranie powinno mieć „mistrza gry” / moderatora

#Moderator odpowiedzialny jest za realizację scenariusza

# Za odpowiedni przebieg dyskusji

# Po zakończeniu zebrania dokonuje on podsumowania (wnioski + ustalenia)

#Moderator musi mieć cały czas na uwadze główny cel spotkania i dążyć do jego osiągnięcia

# Prowadzącym często jest kierownik projektu

# podtrzymywanie miłej atmosfery sprzyjające kreatywności uczestników

#Nie powinien on narzucać rozwiązań ale prowokować do udziału w dyskusji jak najwięcej osób

# Nie powinien dopuszczać do wytworzenia się podgrup forsujących swoje zdanie

# W razie powstania pobocznego wątku Moderator zamyka temat (można z niego zrobić oddzielne zebranie) i kontynuuje główny wątek

# Moderator NIGDY nie powinien wdawać się w dyskusję z uczestnikami zebrania

# Nie może on dopuścić do przejęcia inicjatywy przez uczestników (dyktowania toku zebrania)

# Powinien w odpowiednim momencie zakończyć zebranie (porozumienie, limit czasowy)

4) ZAKOŃCZENIE

* Przyjęte wnioski przedstawione jasno wszystkim uczestnikom

* Moderator informuje o terminie i trybie przekazania wniosków

* Sam tryb nie może być odległy i powinien dawać możliwość ew komentarzy od uczestników

* KAŻDY musi otrzymać wyniki zebrania w którym uczestniczył

Zastosowanie się do tych wytycznych pomaga zminimalizować stratę czasu i pozytywnie wpłynąć na finalny efekt projektu

---