Mam prośbe czy mógłby ktoś mi pomóc w odpowiedzi na pytanie:
czym różni się system bezdziennikowy rejestrowy od systemu dziennikoewgo. omów to i przedstwa na przykładzie wpływającej do urzędu korespondencji. jak wygląda rejestracja w obu systemach?

jak wygląda rejestracja pism w kancelarii i w sekretariacie?

Użytkownik starości <[e-mail]> napisał:
>Czy pomoże ktoś mi w odpowiedzi na to pytanie:?Czym różni się system bezdziennikowy bezrejestrowy od systemu dziennikowego? Omów to i przedstaw na przykładzie wpływającej do urzędu korespondencji? Jak wygląda jej rejestracja w obu systemach?
>
Obecnie funkcjonują trzy podstawowe systemy kancelaryjne: dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany.
System kancelaryjny dziennikowy opiera się na dzienniku podawczym (z reguły książka korespondencji - papierowa) , w którym rejestruje się w porządku chronologicznym po lewej stronie dziennika każde pismo wpływające, a po prawej - każde wysyłane (potocznie wychodzące) niezależnie od tego jakiej sprawy one dotyczyły. Otrzymany w ten sposób numer pisma jest łamany przez dwie ostatnie cyfry roku i stanowi jednocześnie znak pisma. W systemie tym pisma odnoszące się do tej samej sprawy mają więc różne numery dziennika podawczego, co utrudnia tworzenie akt sprawy.

System kancelaryjny bezdziennikowy oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. System bezdziennikowy charakteryzuje sie tym, iż nie rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym wszystkich pism wchodzących i wychodzących lecz jedynie sprawy w spisie spraw - czyli pierwsze pismo wszczynające sprawę i ostatnie kończące ją. Teczki spraw sa zakłądane i prowadzone wg jednolitego rzeczowego wykazu akt u danego referenta.
System bezdziennikowy dzieli się na system bezdziennikowy - bezrejestrowy - posługiwanie się dokumentami i aktami spraw w zasadzie bez żadnej rejestracji kwitowania w obiegu wewnętrznym. Pisma oraz teczkę spraw oznacza się jedynie symbolem komórki organizacyjnej oraz symbolem klasyfikacyjnym z jrwa. Rejestracji podlegają tylko pisma szczególnie ważne - przesyłki polecone, wartościowe, które są ewidencjonowane na specjalnym druku - dzienniku korespondencyjnym, który stanowi tzw. "Kontrolkę ważniejszych wpływów."

System bezdziennikowy - rejestrowy - zakłada rejestrację sprawy na podstawie pierwszego pisma wszczynającego. Może to być korespondencja z zewnątrz jak i z wewnątrz. Kolejne pisma w tej samej sprawie nie są już rejestrowane , ale w obrębie pieczatki wpływu na koresp. wchodzącej lub w naszym znaku pisma wych. jest odnotowywany znak sprawy. Do rejestracji spraw służy spis spraw a prowadzenia dziennika korespondencyjnego dopuszcza się jedynie w odniesieniu do pism zawierających informacje niejawne.

jaki format powinien być używany w korespondencji organów administracji samorządowej?
jakie dodatkowe adnotacje mogą być zawarte w piśmie organu administracji terenowej?
jak nalęży w pismie wskazać informacje o załączniku i o podmiotach które otrzymują pismo do wiadomości?
będe wdzięczny za pomoc

A te pytania to już istna masakra. W notatkach z wykładów nic o tym nie mam. W instrukcji raczej tego nie znajdę.

- Opisz procedurę od przydzielenia referentowi sprawy do momentu ich ostatecznego załatwienia w przypadku korespondencyjnego załatwienia sprawy?

- Kto to jest referent i opisz jego obowiązki na rożnych etapach od wpłynięcia sprawy do jej zakończenia i później?

- Kto decyduje o sposobie wysłania pisma?
- Omów obowiązki referenta związane z ostatecznym załatwieniem sprawy?

Ten spis zagadnień na egzamin z metod zamieszczony przez P. Czaplickiego jest nie do ogarnięcia;(

Jesteście genialni moi drodzy. Mam tu jeszcze 3 pytania i nie mam już siły szukać na nie odpowiedzi. Pomóżcie proszę!!!

1.      Opisz procedurę od przydzielenia referentowi sprawy do momentu ich ostatecznego załatwienia w przypadku korespondencyjnego załatwienia sprawy?

2.      Kto to jest referent i opisz jego obowiązki na rożnych etapach od wpłynięcia sprawy do jej zakończenia i później?

3.      Jakie są obowiązki referenta wobec spraw załatwionych?

PAMETAJ TEŻ O TYM ZE ODDAJESZ DOKUMANTY DO ARCHIWUM NA PODSTAWIE SPISU ZDAWCZO ODBIORCZEGO ODPOWIEDNIO PRZYGOTOWANE I DOPIERO ARCHIWUM NADAJE SYGNATURĘ ARCHIWALNĄ KTÓRA NIE WYNIKA Z JRWA NIE JEST ŁAMANA PRZE ROK A JEST TO NUMER POD KTORYM ZOSTAŁ ZAREJESTROWANY W SPISIE SPISOW ZDAWCZO ODBIORCZYCH NASZ SPIS ŁAMANE NA POZYCJE POD KTORA W TYM SPISIE ZOSTAŁA ZAREJESTROWANA TECZKA

" starości " <[e-mail]>napisał(a):

Zawsze pierwsze jest zakładowe. A poza tym w archiwum państwowym przechowywane sa tylko dokumanty o wartości historycznej i wieczyście. DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO TRAFIA TYLKO KAT ARCHIWALNA A I TO DOPIERO PO 25 LATACH. LUB W PRZYPADKU DOKUMANTOW ELEKTRONICZNYCH PO 10
" starości " <[e-mail]>napisał(a):

Ale do jakiego archiwum oddajemy w pierwszym kwartale następnego roku do zakładowego czy państwowego?

" starości " <[e-mail]>napisał(a):
>
>
> " starości " <[e-mail]>napisał(a):
> >
> >
> > " starości " <[e-mail]>napisał(a):
> > >
> > >
> > > mam prosbę czy ktos mógłby wytlumaczyć o co chodzi w pyt 72-jak liczy się upływ terminu w przypadku kategorii archiwalnych (ustal początek terminu i dokonaj obliczeń na kilku wybranych kategoriach archiwalnych na BE 5, 15 25 lub B 3, 5, 15, Co dzieje się gdy mamy do czynienia z dokumentem elektronicznym?
> > > z góry dziekuje za pomoc
> > >
> > > Jezeli sprawa została zakończona np 30 maja 2008 roku i posiada kat archiwalną BE15 to dokumenty - akta sparwy powinny zostac przekazane do archiwum w I kwartale nastepnego roku czyli zakładając w styczniu 2009 roku i od tego czasu liczysz termin przechowywania dokumentów. W przypadku tej kategori ktorą podałam BE 15 dokument bedzie po 15 latach poddany ekspertyzie - po 15 latach od dnia przekazania do archiwum czyli ekspertyza odbedzie sie 2024 roku. Wtedy tez zostanie określone co dalej dzieje sie z dokumantem bo w wyniku ekspertyzy może:
> > 1. Zostac zmieniona jego kat archiwalna i otrzyma on kat arch A
> > 2. moze zostac przedłużony czas jego przechowywania
> > 3. moze zapaśc decyzja o jego brakowaniu.
> > Natomiast w przypadku kat B5 kiedy to dokumenty beda przechowuywane w archiwum 5 lat termin upływa 2014 roku.( TERMIN LICZYMY OD DATY JEGO ODDANIA DO ARCHIWUM A DO ARCHIWUM ZAWSZE ODDAJE SIE W I KWARTALE ROKU NASTEPNEGO PO ZAKONCZENIU SPRAWY Jesli przy kat archiwalnej B nie ma litery E - nie wykonuje sie ekspertyzy dokument po upływie terminu jego przechowywania zostaje zniszczony lub oddany na makulaturę.
> > Jeśli natomiast chodzi o dokument elektroniczny to tylko dokumenty kat arch A oddaje sie do archiwum państwowego i to UWAGA po 10 latach. a nie jak normalnie przy dokumentach papirowych po 25. Pozostałych dokumentów nie oddajesz do archiwum bo przy zinformatyzowanym urzędzie nie ma dokumantacji papierowej a archiwum jest tylko w systemie . UWAGA dokument elektroniczny trafia do archiwum wirtualnego ( tego w systemie) odrazu po jego załatwieniu ostatecznym czyli termin jego przechowywania liczysz od momentu kiedy to dokument znalazł sie w systemie- TYlko pamiętaj ze sparwa musi byc zawsze załatwiona zeby trafic do archiwum i w tym wypadku nie ma znaczenia czy jest to dokumant papierowy czy jest to dokumant elektroniczny.
> > Kategoria archiwalna wynika zawsze z JRWA obojętnie czy jest to dokumant papierowy czy jest to dokumant elektroniczny jego kategorią archiwalną sprawdzasz zawsze z JRWA bo tam jest określona kategoria archiwalna dla danych spraw.
> > Mam nadzieję ze pomogłam i wytłumaczyłam dośc jasno.
>
>
> DZIEKUJE ZA POMOC:)
>

43.jaki format powinien być używany w korespondencji organów administracji samorządowej?

44. jakie dodatkowe adnotacje mogą być zawarte na piśmie organu administracji terenowej?

45. jak należy w pismie wskazać informacje o załączniku i o podmiotach, które pismo otrzymuja do wiadomości?

będę wdzieczny za pomoc,

Rozumiem ze hodzi o pismo przychodzące do urzędu.
Chodzi o to ze nalezy najpierw sobie pogrupowac wszystkie rejestry. W kancelari jest rejestr korespondencji tam rejestrujesz wszyskie masowo napływajace pisma. Jesli sa to przesyłki specjalnego rodzaju - np listy polecone wartościowe procesowe itd to rejestrujesz w rejestrze przesyłek specjalnego rodzaju. i doręczasz za pokwitowaniem adresatowi.
Poza kancelaria istenieje rejestr kancealryjny obligatoryjny ( skarg i wniosków, uchwał, aktów wewnętrznych, upoważnień i pozwoleń) oraz rejestr kancealryjny fakultatywny o ktorego powołaniu decyduje kierownik organizacyjnego wydziału ( moze to byc np rejestr faktur rachunków ) Kolejny rejestr prowadzi w formie infor albo dziennika korespondencji sekretariat ktory rejestruje w nim wszystko to co nie było rejestrowane w kancelari bo trafiło bezposrednio do kierownika urzedu czy tez wydziału np korespondencja imienna) Trzecim rodzajem rejestru jest spis spraw w ktorym rejestruje sie SPRAWE a nie pismo jesli wiec przyszło kolejne pismo w sprawie juz rozpoczetej a wiec wpisanej do spisu spraw to tylko dokładasz do akt sparwy - W SPISIE SPRAW NIE REJESRUJEMY PISm A TYLKO SRAWE.
Chodzi o to zeby zrozumiec ze w kancelari jest tylko jeden rejestr - rejestr korespondencji w ktorym wpisujesz wszystko co podlega rejestrowaniu w porzadku alfabetycznym lub liczbowym nr jaki tutaj zostanie nadany to liczba porzadkowa np 3/ na rok. Dalej pismo idzie do innych rejestrów tak jak mowiłam badz do kancelaryjnych ( obligatoryjnych i fakulatywnych) badz do spisu sparwa lub jesli została pominieta kancelaria ( pisma adresowane imiennie ) to w dzienniku korespondencyjnym w sekretariacie.
Z tego wynika ze pisma w rejestrach rejestruja referenci i sekretariaty a w spisach sparw tylko REFERENCI.

Pisma wysyła kancelaria. Robi to listem zwykłym poleconym ekspresowym za potwierdzeniem odbioru  faksem dalekopisem na nosniku elektronicznym ktory wysyła poczta . Pismo mozna tez wysłac droga elektroniczną. Pisma do kancelari przynosi referent ktory je odpowiednio przygotowuje. Musi przyniesc dwa komplety jeden to ten z parafami i referent decyduje jak dane pismo ma zostac wysłane z urzedu. kancelaria sprawdza czy pismo zawiera wszystkie niezbedne elementy czy jest podpisane czy zawiera załaczniki czy i czy ma znak sparwy jak czegos brakuje zwraca referentowi zeby uzupełnił. Jak juz ma pismo gotowe i sprwdzone umieszcza je w kopercie na kopercie po prwej stronie pisze nadawce . W jednej kopercie powinno wysyłac sie wszystkie pisma do jednego adresata ( to chyba przez oszczędnośc!!!!0 pismo powinno byc wysłane w dniu jego podpisania. Fakt wysłanai pisma odnotowuje sie na drugim egzemplarzu. Pismo polecone ekspresowe itd wpisuje sie jeszcze przed wysłaniem do specjalnego rejestru ktory potem nam podpisuje listonosz albo poczta i to jest nasz e potwierdzenie wysłania z urzedu.Drugi egz pisma po napisaniu na nim daty i postawieniu podpisu przez osobe wysyłajaca wraca do referenta a on je umieszcza w aktach sprawy.

Elektroniczna skrzynka podawcza jest to dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej.

Z pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej osoby posiadające bezpieczny podpis elektroniczny (weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu) mogą wnieść pismo w wytypowanej sprawie bez konieczności osobistego stawiennictwa w urzędzie, o ile przepisy obowiązującego prawa nie stanowią inaczej.

Doręczanie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej dokonuje się przez:
1.Wprowadzenie odebranego dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego będącego adresatem tego dokumentu :
-wysyłając mail z załączonym podpisanym dokumentem (np. za pomocą programu pocztowego);
-wysyłając podpisany eFormularz (za pomocą strony internetowej Elektronicznej Skrzynki Podawczej),
-poprzez upload pliku przez WWW (za pomocą strony internetowej Elektronicznej Skrzynki Podawczej),
2. Automatyczne wytworzenie przez system urzędowego poświadczenia odbioru
(Urzędowe poświadczenie odbioru- są to dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna.
Urzędowe Poświadczenie odbioru określa:
1.Pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny
2.Datę i czas doręczenia dokumentu elektronicznego, rozumiane jako data i czas wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego )
3.Datę i czas wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru
3. Odesłanie nadawcy dokumentu elektronicznego urzędowego poświadczenia odbioru


HEHE MIŁEJ NAUKI :-) życzę

" starości " <[e-mail]> napisał(a):
>
> prosze o pomoc z pytaniem:
> 77.?Co to jest elektroniczna skrzynka podawcza? Czemu ona służy?Omów zasady doręczania dokumentów elektronicznych w oparciu o elektroniczną skrzynkę podawczą?
>
>Inna forma załatwienia sprawy to np odpowiedz na formularzu. Widziałaś na pewno nie raz druczek urzedowy ze np sparwe umorzono to jest własnie inna forma ząłatwienia sprawy. Polega wiec na załatwieniu sparwy co do jej merytoryki za pomocą formularza. Inna formą może byc tez stempel o okreslonej tresci.
Tu raczej nie ma co sie rozpisywac chociaz w zeszłym roku takie pytanie padło.

dzisiaj odbył się egzamin na studiach dziennych z waszego ulubionego
przedmiotu ( hi hi hi). Pytania otwarte były bardzo, ale to bardzo
proste- typu: co to jest kategoria archiwalna A i co określa który
dokument jest nią oznaczony, co to są metadane, co to jest elektroniczna
skrzynka podawcza, jakie są czynności kancelaryjne i kto je wykonuje,
albo co to jest odręczne załatwienie sprawy.

ZZL:

1. Pojęcie i składniki zasobu ludzkiego
2. pojecie i rodzaje rekrutacji
3. Pojęcie i etapy kierowania

---