Analiza Systemów Informacyjnych
Hurtownia Lamp
Ł. Sękowski T. Piasecki
Hurtownia lamp „Lampex”
Hurtownia działa na rynku od 1996r. Przez okres swojej działalności nawiązała liczne kontakty z odbiorcami na terenie całej Polski. Swoją konkurencyjnością, miłą obsługą, fachowością personelu, wysoką jakością towaru i niskimi cenami może śmiało konkurować z innymi hurtowniami w tej branży. Hurtownia sprowadza lampy bezpośrednio od producentów. Złożenie zamówienia (na zamówieniu znajduje się nr transakcji i lista towarów) i zakup towarów ma miejsce wtedy, gdy wynika to z zapotrzebowań klientów i/lub małej ilości danego towaru na magazynie. Kierownik działu zamówień wysyła zamówienie do firm produkujących dane lampy i w przeciągu 2 - 3 dni są one dostarczane bezpośrednio do hurtowni. Na życzenie klienta, hurtownia może również dostarczyć towar pod wskazany adres. Na terenie miasta Szczecina jest on bezpłatny, poza miastem według odpowiednich stawek.. Hurtownia posiada skomputeryzowaną bazę danych swoich klientów. Sprzedaż lamp może nastąpić tylko osobom istniejącym w bazie danych. W wypadku braku klienta w bazie danych, zostaje on dopisany pod warunkiem dostarczenia odpowiednich danych, tj. imię, nazwisko, ulica, nr domu i mieszkania, kod, miejscowość, NIP, PESEL, telefon kontaktowy. Każdy klient otrzymuje specjalną kartę z unikatowym kodem kreskowym (jest on indywidualny dla każdego klienta), danymi osobowymi i zdjęciem. Przy wejściu do hurtowni pokazuje obsłudze tę kartę (ma to na celu nie wpuszczenie na teren hurtowni osób nieuprawnionych). Przy kasie następuje zeskanowanie kodu kreskowego z karty. Następuje wystawienie faktury i jej wydruk. Jednocześnie każdy zakup i sprzedaż towaru wiąże się z natychmiastową aktualizacją danych w komputerze (są to dane dotyczące ilości poszczególnych pozycji towarowych w hurtowni - wiąże się to z realizowaniem zamówień). Na koniec każdego dnia roboczego sporządzana jest analiza obrotu lampami. Analizowane są wszystkie dane z komputera (liczba wystawionych faktur - czyli przypuszczalna liczba klientów, liczba sprzedanych lamp, kwota obrotu dziennego, przyjęcia towaru, złożone zamówienia, zrealizowane zamówienia, itp.). Następnie na tej podstawie sporządzany jest raport dzienny. Dodawany jest on do archiwum raportów (archiwum obejmuje okres 5 lat; po 5 latach dane są fotografowane i przechowywane na mikrofilmach). Następuje wydruk raportu i przekazanie go do dyrektora hurtowni. Pomimo dobrego bilansu i ustabilizowanej pozycji hurtowni, firma sporządziła analizę, której celem jest poprawienie jakości obsługi klienta, usprawnienie działań biurokratycznych, zwiększenie dochodu, umocnienie swojej pozycji na rynku. Hurtownia planuje otworzyć sieć swoich oddziałów w Poznaniu, Warszawie, Krakowie i Wrocławiu. W związku z planowaną ekspansją na rynek, analiza była niezbędna. Tylko sprawnie działające i prężne przedsiębiorstwo ma szansę na dobrą pozycję rynkową.