KONTO KSIĘGOWE

Każda operacja gospodarcza powoduje zmiany w składnikach majątkowych jednostki gospodarczej. Ewidencja tych zmian, ciągłe śledzenie i interpretacja skutków, jakie one wywołują, dostarcza bardzo wielu informacji. Ze względu na ogromną liczbę operacji gospodarczych w jednostce, trudne byłoby ujmowanie ich wprost w bilansie. Ponadto w bilansie ujmowany jest jedynie stan początkowy i końcowy poszczególnych kategorii majątkowych, bez uwzględnienia czynników wywołujących te zmiany. Nie wszystkie operacje gospodarcze można ująć w bilansie, gdyż dotyczą one zupełnie innych wielkości (tzw. operacje wynikowe), jak na przykład przychody i koszty, które są jednak istotne i w efekcie końcowym wpływają na bilans pośrednio poprzez kreowanie pozycji wyniku finansowego. Dlatego też konieczne są urządzenia ewidencyjne, opisujące dla jednostki wszystkie pozycje majątkowe (aktywa, pasywa) oraz wynikowe (przychody, koszty), ich zmiany, a także szczegółową ewidencję operacji gospodarczych, które te zmiany wywołały. Takim urządzeniem ewidencyjnym, które doskonale spełnia powyższe warunki, jest konto księgowe.

Konto księgowe - jest to urządzenie księgowe umożliwiające ciągłą i systematyczną rejestrację jednorodnych zdarzeń gospodarczych.

Konto teowe jest uproszczonym schematem konta dwustronnego. Jest ono zbudowane z dwóch stron. Lewa strona to WN (debet), zaś prawa strona to MA (credit).

Wn (Dt) Nazwa konta Ma (Ct)

debetowanie konta kredytowanie konta

obciążenie konta uznanie konta

zapisanie w ciężar konta zapisanie na dobro konta

Każde konto zawiera następujące elementy:

• Datę zapisu, numer i rodzaj dowodu źródłowego

• Nazwę konta oraz symbol cyfrowy

• Kwotę, czyli dane wartościowe zapisu

Założenie konta polega na wpisaniu jego nazwy oraz symbolu.

Otwarcie konta polega na zaksięgowaniu na jednej ze stron konta, stanu początkowego z bilansu otwarcia.

Obrót konta - suma zapisów po jednej stronie konta

Saldo konta - różnica między obrotami konta, przyjmuje nazwę większego obrotu.

Konta można dzielić według różnych kryteriów. Do podstawowych należy podział kont według kryterium wielkości ekonomicznych przez nie opisywanych. Wyróżniamy tutaj:

1. Konta bilansowe - opisują zmiany w stanie majątku jednostki oraz źródłach jego pochodzenia (KONTA AKTYWNE I KONTA PASYWNE)

2. Konta wynikowe - opisują kategorie ekonomiczne kształtujące wynik na działalności - konta przychodów i konta kosztów oraz straty nadzwyczajne i zyski nadzwyczajne;

3. Konto wynik finansowy.

 

Ze względu na stopień szczegółowości ujmowanych na kontach operacji wyróżniamy:

1. Konta syntetyczne - dostarczają ogólnych informacji o wielkościach które opisują, na tych kontach obowiązuje zasada podwójnego zapisu;

2. Konta analityczne - dostarczają szczegółowych informacji o wielkościach które opisują, na tych kontach obowiązuje zasada zapisu powtórzonego (pojedynczego).

 

Operacje gospodarcze ujmuje się na kontach za pomocą zapisów księgowych. Każda operacja równocześnie wywołuje jednakowe zmiany w dwóch różnych wielkościach.

 Sytuację tę musi zatem odzwierciedlać zapis księgowy, który:

• zawsze ujmowany jest przynajmniej na dwóch różnych kontach;

• w jednakowych kwotach;

• po dwóch różnych stronach kont.

JEST TO ZASADA PODWÓJNEGO ZAPISU!

Zapisy księgowe łączą ze sobą różne konta, co w rachunkowości nazywane jest korespondencją kont. Natomiast fakt dokonywania zapisu po stronach przeciwnych kont, w równych kwotach, to zasada podwójnego zapisu, wynikająca z konieczności zachowania równowagi bilansowej.

Konta bilansowe

Konta aktywne służą do ewidencji zmian składników aktywów. Otworzenie konta aktywnego dokonuje się poprzez przepisanie wartości odpowiedniej pozycji z bilansu otwarcia na stronę Debet. Odbywa się to zawsze na początku roku obrotowego. Jeżeli jakaś pozycja środków gospodarczych nie występuje w bilansie otwarcia a pojawi się w trakcie roku obrotowego, wtedy otworzenie konta opisującego tę pozycję dokonuje się przez zapis pierwszej operacji jej dotyczącej.

Konta bilansowe spełniają bardzo ważną rolę w jednostce gospodarczej, gdyż opisują środki gospodarcze oraz źródła ich pochodzenia. Konta bilansowe dzielimy na: konta aktywne, konta pasywne, konta aktywno - pasywne.

 

Wszystkie operacje gospodarcze, które powodują wzrost składników aktywów, księgowane są po stronie debetowej, natomiast operacje powodujące zmniejszenia stanu aktywów księgujemy zawsze po stronie kredytowej. Saldo końcowe kont aktywnych jest debetowe bądź równe zero.

Konta pasywne opisują źródła finansowania jednostki. Otworzenie konta pasywnego następuje na początku roku poprzez przeniesienie stanu początkowego odpowiedniej pozycji z bilansu otwarcia na stronę kredyt. Wszystkie operacje zwiększające pasywa księguje się również po stronie kredytowej. Zmniejszenia księgujemy po debecie konta. Saldo końcowe konta jest zawsze kredytowe, bądź równe zeru. Widać więc, że konto pasywne działa dokładnie odwrotnie do konta aktywnego.  

Szczególnym rodzajem kont bilansowych jest konto aktywno - pasywne. Jak z nazwy można wywnioskować, konto to powstaje poprzez połączenie dwóch kont: konta aktywnego i pasywnego. Doskonałym przykładem konta aktywno - pasywnego są konta rozrachunków, powstałe w wyniku nałożenia na siebie należności i zobowiązań. Konto aktywno - pasywne zachowuje się jak pasywne jeżeli księgujemy na nim operację dotyczącą pasywów. Cechy konta aktywnego przyjmuje wtedy, gdy księgujemy na nim operację dotyczącą aktywów. Otworzenie konta A-P następuje w sposób analogiczny do pozostałych kont bilansowych, z tą różnicą, że może ono posiadać dwa salda początkowe: saldo odzwierciedlające stan należności i saldo odzwierciedlające stan zobowiązań. Podobnie jest ze stanami końcowymi. Konto aktywno - pasywne może wykazywać saldo tylko debetowe, tylko kredytowe, bądź równocześnie dwa salda: debetowe i kredytowe. Ustalanie sald końcowych przebiega tutaj w odmienny sposób niż na typowych kontach bilansowych. Przy ustalaniu salda debetowego bierzemy pod uwagę saldo początkowe wyrażające stan należności, następnie dodajemy do niego obroty debetowe zwiększające aktywa i odejmujemy obroty kredytowe zmniejszające aktywa.

Przy ustalaniu salda kredytowego postępujemy dokładnie odwrotnie. Do stanu początkowego odzwierciedlającego stan zobowiązań dodajemy obroty kredytowe zwiększające stan pasywów, potem odejmujemy obroty debetowe zmniejszające stan zobowiązań. Oczywiście stany końcowe konta aktywno - pasywnego są odpowiednio przenoszone na stronę aktywów bądź pasywów w bilansie zamknięcia. Sposób funkcjonowania konta aktywno - pasywnego obrazuje schemat:

Konta wynikowe

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej ważne są informacje dotyczące przychodów i kosztów osiąganych przez jednostkę w danym okresie czasu. Zestawienie ze sobą tych dwóch wielkości ekonomicznych decyduje bowiem o sensie dalszego istnienia na rynku. Nie trzeba więc uzasadniać konieczności ciągłego obserwowania zmian wielkości przychodowych i kosztowych oraz czynników na nie wpływających. Funkcję tę doskonale spełniają niebilansowe konta wynikowe, do których należą konta kosztów i przychodów oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

 

Poprzez koszty i straty rozumie się uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzają do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.

 

Przez przychody i zyski rozumie się uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.

 

W przedsiębiorstwie, oprócz szeroko rozumianych kosztów i przychodów, mamy również straty i zyski nadzwyczajne. Jak sama nazwa wskazuje wielkości te mają nadzwyczajny (najczęściej losowy) charakter i nie są w żaden sposób związane z rodzajem prowadzonej przez jednostkę działalności.

Koszty ujmowane są na kontach wynikowych kosztowych. W sposób identyczny funkcjonują konta strat nadzwyczajnych. Otworzenie tych kont może nastąpić przez zaksięgowanie na nich pierwszej operacji, gdyż konta te nie posiadają stanu początkowego na początek roku obrotowego. Poza tym konta kosztowe mają cechy kont aktywnych, a więc wszystkie operacje zwiększające koszty zaksięgujemy po stronie debetowej, a zmniejszające (rozliczające) koszty po stronie kredytowej. Na koniec okresu sprawozdawczego konta kosztów i strat nadzwyczajnych mogą wykazywać salda. Na koniec roku obrotowego stają się kontami bezsaldowymi, gdyż całoroczne koszty bądź straty nadzwyczajne według określonych procedur przeksięgowywane są na konto wyniku finansowego.

Konta przychodów i zysków nadzwyczajnych otwieramy analogicznie do kont kosztowych, czyli poprzez zaksięgowanie pierwszej operacji. Konta przychodów mają cechy kont pasywów, czyli wszystkie operacje zwiększające stan przychodów księgowane są po stronie kredytowej, a zmniejszające po debetowej. W trakcie roku obrotowego mogą wykazywać salda kredytowe. Na koniec roku obrotowego następuje przeksięgowanie całości obrotów kredytowych na wynik finansowy, co powoduje, że konta przychodów i zysków nadzwyczajnych również nie wykazują sald końcowych.

Do okresowego porównania wielkości ekonomicznych: przychodów, zysków nadzwyczajnych, kosztów i strat nadzwyczajnych służy konto wyniku finansowego. Konto Wynik finansowy pojawia się w jednostce gospodarczej raz w roku tj. na koniec roku obrotowego. Następuje wtedy przeksięgowanie całorocznych obrotów kont kosztów i strat nadzwyczajnych oraz przychodów i zysków nadzwyczajnych na Wynik finansowy, którego saldo końcowe informuje nas o tym, czy za dany okres osiągnięto zysk lub stratę. Jeżeli obroty debetowe konta Wynik finansowy są większe od obrotów kredytowych (poniesione koszty są większe od uzyskanych przychodów), mamy saldo końcowe debetowe oznaczające stratę na działalności.

W sytuacji, gdy obroty kredytowe są większe od obrotów debetowych (uzyskane przychody są większe od poniesionych kosztów) konto Wynik finansowy wykazuje saldo kredytowe oznaczające zysk na działalności.

Chociaż konta przychodowe i kosztowe nie występują w bilansie, to wywierają na niego wpływ poprzez pozycję bilansową zysku lub straty.

Saldo wyniku finansowego zysk lub strata jest przenoszone do bilansu zamknięcia. Jeżeli jednostka gospodarcza uzyskała w danym roku obrotowym zysk, to następuje zwiększenie kapitałów własnych. W przypadku poniesienia straty następuje zmniejszenie kapitału własnego.

Podsumowując, można stwierdzić, że konta wynikowe są swego rodzaju "licznikami", które w trakcie roku obrotowego rejestrują zmiany w kategoriach przychodów i kosztów oraz zysków nadzwyczajnych i strat nadzwyczajnych, umożliwiając ich bieżącą kontrolę.

PODZIAŁ POZIOMY

Podział poziomy polega na wprowadzeniu do ewidencji określonego przedmiotu w miejsce dotychczas stosowanego jednego konta, dwóch lub większej ilości kont bardziej szczegółowych. Przykładowo konto Materiały można podzielić poziomo na konta bardziej szczegółowe, takie jak: Materiały podstawowe, Materiały pomocnicze, Opakowania.

W wyniku podziału poziomego konto dzielone funkcjonuje nadal, a konta uzyskane z podziału prowadzone są obok konta dzielonego, jako konta pomocnicze - analityczne. Zapis na tych kontach przebiega zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego.

Konta analityczne stanowią tzw. Księgę pomocniczą w odróżnieniu do kont syntetycznych, które stanowią Księgę główną.

PODZIAŁ PIONOWY

Podział pionowy polega na wyodrębnieniu z jednej strony konta dzielonego określonej części zapisów i przeniesieniu ich na konto powstałe w wyniku dzielenia. W wyniku podziału pionowego powstają konta korygujące, które spełniają swoją funkcję kiedy ewidencję danego składnika prowadzi się według wartości umownych, czyli wartości innych niż wykazywane w bilansie, np. środki trwałe wykazywane są w bilansie według wartości netto (tj. wartości po uwzględnieniu zużycia środka trwałego), natomiast ewidencja na koncie przebiega według wartości początkowej. Konta korygujące powstają z podziału pionowego konta podstawowego, aby korygować jego wartość; nie występują więc samodzielnie. Konta korygujące mogą zwiększać wartość danego składnika bilansowego lub zmniejszać wartość składnika. Przykładem pionowego podziału konta, w wyniku którego powstaje konto korygujące, jest podział konta środki trwałe. Ze strony MA tego konta wyodrębnione zostają operacje gospodarcze związane ze zmniejszeniem się wartości środków trwałych i przeniesione na konto Umorzenie środków trwałych.

---