Konto księgowe

Konto - urządzenie księgowe służące do bieżącego, ciągłego i systematycznego ujmowania operacji gospodarczych.

Konto księgowe to rachunek dynamiczny aktywów i pasywów, inaczej rachunek zmian majątku i źródeł jego pochodzenia.

Konto ukazuje powiązanie rachunku statycznego (bilansu) z rachunkiem dynamicznym (z kontami).

Układy graficzne konta:

konto jednostronne (inaczej: jednostronicowe, drabinkowe, pagina jednostronna tabela),
konto dwustronne (inaczej: dwustronicowe, folio, dwustronna tabela).

Elementy konta księgowego:

nazwa konta - określa przedmiot ewidencji,
symbol cyfrowy - wynika z umiejscowienia konta w wykazie kont,
dwie strony - lewa „Debet" (Dt) lub „Winien" (Wn)

- prawa „Credit" (Ct) lub „Ma" (Ma).

Elementy informacyjne występujące podczas zapisywania operacji gospodarczych na kontach:

data zapisu,
symbol i numer dowodu będącego podstawą zapisu,
treść operacji gospodarczej,
wartość operacji.

Dokonanie zapisu po lewej stronie konta określa się jako:

zapisanie po stronie Wn konta,
zapisanie po stronie Dt konta,
debetowanie konta,
obciążenie konta.
zapisanie w ciężar konta.

Dokonanie zapisu po prawej strome konta określa się jako:

zapisanie po stronie Ma konta,
zapisanie po stronie Ct konta,
kredytowanie konta,
uznanie konta.
zapisanie na dobro konta.

Konto teowe (od kształtu litery T) - uproszczony schemat konta dwustronnego przystosowany do celów dydaktycznych.

Wyjaśnienie pojęć:

saldo początkowe (skrót Sp) - stan danego składnika aktywów lub pasywów na początek okresu sprawozdawczego,
obrót konta - suma kwot zapisanych po jednej ze stron konta, zgodnie ze stronami konta, wyróżniamy obrót debetowy i obrót kredytowy,
saldo końcowe (skrót Sk) - stan składnika na koniec okresu - jest to różnica między obrotami stron konta, przybiera nazwę tej strony po której obrót jest większy, zapisywane jest po stronie mniejszych obrotów w celu zrównoważenia stron konta.

Funkcjonowanie kont bilansowych :

kont aktywnych, których przedmiotem ewidencji jest składnik majątku (aktywów),
kont pasywnych, których przedmiotem ewidencji jest składnik kapitału (pasywów).

0x08 graphic

Dt

Konto aktywów Ct Dt Konto pasywów Ct

Saldo początkowe Zmniejszenie stanu Zmniejszenie stanu Saldo początkowe

(z bilansu otwarcia) aktywów pasywów (z bilansu otwarcia)

Sp -- -- Sp

Zwiększenie stanu Zwiększenie stanu

Aktywów pasywów

+ +

0x08 graphic

Obrót debetowy Obrót kredytowy Obrót debetowy Obrót kredytowy

Saldo końcowe Saldo końcowe

debetowe kredytowe

(do bilansu zamknięcia) (do bilansu zamknięcia)

0x08 graphic

Sk Sk

Suma kontrolna Suma kontrolna Suma kontrolna Suma kontrolna

iw = =

Zadania kont bilansowych charakteryzujących majątek i kapitały jednostki:

ujęcie stanów początkowych aktywów i pasywów z bilansu początkowego,
ewidencja zmian w stanach aktywów i pasywów w wyniku zaistniałych operacji gospodarczych,
ustalenie stanów końcowych majątku i źródeł jego pochodzenia w celu wykazania ich w bilansie końcowym.

Podstawowa zasada księgowania (ewidencjonowania) operacji gospodarczych na kontach to zasada podwójnego zapisu, która polega na tym, że każda operacja jest zapisywana:

na dwóch kontach (podczas zapisu prostego),
po przeciwnych stronach tych kont (zgodnie z zasadą przeciwwagi),
w tej samej wartości (zgodnie z zasadą równowagi).

Zasada podwójnego zapisu wynika z interpretacji operacji gospodarczych oraz z zasad funkcjonowania kont bilansowych i jest przedłużeniem bilansowej metody ujmowania majątku. Stąd wynikają następujące równości:

Σ Sp debetowych wszystkich kont = Σ Sp kredytowych wszystkich kont,
Σ obrotów debetowych wszystkich kont = Σ obrotów kredytowych wszystkich kont,
Σ Sk debetowych wszystkich kont = Σ Sk kredytowych wszystkich kont.

Powyższe równości wykazywane są w zestawieniu obrotów i sald.

Konta, na których zapisuje się operacje zgodnie z zasadą podwójnego księgowania nazywa się kontami syntetycznymi.

Kontami korespondującymi lub przeciwstawnymi nazywa się konta uczestniczące w podwójnym zapisie danej operacji gospodarczej.

Cykl ewidencji księgowej:

sporządzenie bilansu początkowego zwanego inaczej bilansem otwarcia (w jednostce która kontynuuje działalność bilans początkowy to bilans końcowy poprzedniego okresu sprawozdawczego),
otwarcie kont:

wpisanie nazw i symboli cyfrowych,
przeniesienie stanów początkowych z bilansu (jeżeli dany składnik nie występował w bilansie, konto otwieramy pierwszą operacją dotyczącą danej pozycji),

ewidencja operacji gospodarczych na kontach zgodnie z zasadą podwójnego zapisu (podstawą księgowań są dowody księgowe, po wcześniejszym ich zadekretowaniu),
sporządzenie zestawienia obrotów i sald (zwanego inaczej bilansem próbnym lub obrotówką) celach kontrolnych, informacyjnych i sprawozdawczych,

ustalenie obrotów debetowych i kredytowych na wszystkich kontach,
wpisanie nazw kont do zestawienia,
wpisanie obrotów do odpowiednich kolumn zestawienia,
zbilansowanie obrotów debetowych i kredytowych wszystkich kont przez ich zsumowanie i uzgodnienie,
obliczenie sald poszczególnych kont i wpisanie ich do odpowiednich kolumn zestawienia,
zbilansowanie sald debetowych i kredytowych wszystkich kont przez ich zsumowanie i uzgodnienie,

sporządzenie bilansu końcowego na koniec okresu sprawozdawczego na podstawie bilansu próbnego,

zamknięcie kont:

wpisanie sald końcowych,
uzgodnienie sum kontrolnych.

Zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego miesiąca (art. 18 ust. 1 Ustawy o rachunkowości). Pełna - rozwinięta - forma zestawienia obejmuje: nazwy i symbole kont, salda początkowe z bilansu otwarcia, obroty debetowe i kredytowe bieżącego miesiąca, obroty debetowe i kredytowe narastająco od początku roku, salda końcowe. Uproszczona forma zestawienia stosowana do celów dydaktycznych obejmuje: nazwy i symbole kont, obroty debetowe i kredytowe kont łącznie z saldem początkowym, salda końcowe.

Zestawienie obrotów i sald umożliwia ujawnienie błędów, które naruszają zasadę podwójne księgowania, o takich błędach świadczy brak zgodności obrotów debetowych i kredytowych oraz sald końcowych debetowych i kredytowych wszystkich kont.

Błędy popełnione w ewidencji księgowej można poprawić w dwojaki sposób (art. 25 ust. 1 Ustawy o rachunkowości):

przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędne zapisu, oraz podpisanie poprawki umieszczenie daty, poprawki muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca,
przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi,

zapis dodatni to tzw. „storno czarne", które polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, na których miał miejsce zapis błędny ale po przeciwnych stronach w stosunku do zapisu błędnego, storno czarne sztucznie zwiększa obroty na kontach, dlatego w praktyce rzadko jest stosowane,
zapis ujemny to tzw. „storno czerwone", które polega na dokonaniu zapisu korygującego za pomocą liczb ujemnych (zapisanych w praktyce kolorem czerwonym lub ze znakiem - albo na niebiesko w ramce) na tych samych kontach, na których miał miejsce zapis błędny i po tych samych stronach kont; storno czerwone nie powoduje zniekształcenia obrotów kont.