• Czas zagranicznej podróży służbowej.

• Rozliczanie zagranicznej delegacji służbowej zależy od 2 czynników:

• od miejsca świadczenia pracy (czy pracownik jest zatrudniony w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, czy poza budżetówką),

• od postanowień wewnętrznych firmy lub ich braku, jeżeli miejscem świadczenia pracy jest zakład nie mieszczący się w sferze budżetowej.

Z tytułu zagranicznej delegacji służbowej pracownikowi przysługuje:

a) dieta, która jest rekompensatą za zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej, a jej wysokość uzależniona jest od kraju docelowego,

b) zwrot kosztów:

• za przejazdy,

• za noclegi,

• za dojazd środkami komunikacji miejscowej,

• za inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

c) czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się następująco:

• lądowej (od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze zagranice do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju),

• lotniczej (od chwili startu samolotu w drodze zagranice z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju),

• morskiej (od chwili wyjścia statku/promu z ostatniego polskiego portu do chwili wejścia statku/promu w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Ustalanie należności z tytułu diet:

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia oraz inne drobne wydatki, jakie pracownik może ponieść w związku z odbywaniem podróży. Kwotę diety zmniejsza się zatem o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie 15% diety,

• obiad 30% diety,

• kolacja 30% diety.

Natomiast pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Jeżeli zaś pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, wtedy dieta nie przysługuje, pod warunkiem że jest on równy lub wyższy od diety. W sytuacji gdy jego kwota jest niższa, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Pracownik pojechał w delegację służbową do Niemiec. Zagraniczna podróż służbowa trwała łącznie 2 doby. Pracodawca zapewnił pracownikowi śniadania i obiady. Dieta w podróży zagranicznej przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży - w tym przypadku dla Niemiec, wynosi 49 euro za dobę podróży. Kwota z tytułu diet należnych pracownikowi wyniesie 53,90 euro, zgodnie z obliczeniem:

49 euro × 55% (100% diety - 15% śniadanie - 30% obiad) = 26,95 euro
26,95 euro × 2 doby = 53,90 euro

Wysokość diety uzależniona jest od jeszcze innego czynnika, a mianowicie od czasu trwania podróży służbowej. W pełnej wysokości przysługuje ona bowiem za każdą zakończoną dobę podróży. Natomiast za niepełną dobę wynosi odpowiednio:

• do 8h - 1/3 diety,

• od 8 do 12h - 1/2 diety,

• ponad 12h - cała dieta.

Dodatkowo należy pamiętać, że jeżeli pracownik podczas odbywania zagranicznej podróży służbowej znajdzie się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą, to za każdy dzień (dobę) pobytu w takiej placówce powinien otrzymać 25% diety.

Z kolei pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługuje dieta podwyższona o 25%.

Ustalanie zwrotu kosztów przejazdu:

Zasady zwrotu kosztów przejazdów i dojazdów w zagranicznej podróży służbowej są zależne od środka transportu, jakim jest odbywana. O wyborze środka transportu właściwego do odbycia podróży decyduje pracodawca. Może to być autobus, pociąg, samolot, statek lub więcej niż jeden środek transportu, np. pociąg i samolot. W takich sytuacjach zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu wraz z opłatami dodatkowymi (np. za miejscówkę, za miejsce sypialne) i z uwzględnieniem przysługującej ulgi - bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

Pracodawca może również - na wniosek pracownika - wyrazić zgodę na odbywanie zagranicznej podróży służbowej samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy. W tym przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w kwocie iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż podane limity.

Ustalanie ryczałtów za dojazdy miejscowe:

Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługują także ryczałty:

• na pokrycie kosztów dojazdu z (do) dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,

• na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.
  

Ryczałty, o których mowa, nie przysługują, jeżeli:

• strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,

• pracownik odbywa podróż służbową pojazdem samochodowym, przy czym nie ma znaczenia fakt, czy pojazd jest służbowy, czy też prywatny,

• pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczone są wymienione ryczałty.

Ustalanie kosztów noclegu:

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. Koszt ten jednak nie może być wyższy od limitu dla danego kraju określonego w załączniku do rozporządzenia o podróżach zagranicznych.

Ograniczenie zwrotu kosztów noclegu do wysokości limitu określonego w załączniku do rozporządzenia o podróżach zagranicznych nie ma charakteru bezwzględnego. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu w hotelu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limity dla poszczególnych państw. Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% kwoty limitu za nocleg w hotelu. Ryczałt ten jednak nie przysługuje za czas przejazdu.

Zwrot kosztów noclegu (oraz świadczenie w postaci ryczałtu) nie przysługuje, gdy:

• pracownik korzysta za granicą z bezpłatnego noclegu pracodawcy,

• strona zagraniczna pokryła koszty noclegu lub zapewniła bezpłatny nocleg.

Pracownik w II kwartale przebywał 3-krotnie w delegacji służbowej w Holandii. Każdy z wyjazdów łączył się z 2 noclegami. Kwota limitu na nocleg w Holandii wynosi 130 euro. Po powrocie z wyjazdów służbowych pracownik przedstawiał następujące rozliczenia noclegów:

• w związku z pierwszą podróżą służbową rachunek z hotelu w wysokości 120 euro za nocleg. Kwota ta jest niższa od limitu (130 euro), a w związku z tym pracownikowi przysługuje zwrot całości poniesionych z tego tytułu wydatków w kwocie 120 euro za każdy nocleg;

• w związku z drugą podróżą służbową pracownik nie przedstawił rachunku za hotel, gdyż nocował u rodziny. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 32,50 euro (25% × 130 euro);

• w związku z trzecią podróżą służbową pracownik przedstawił rachunek z hotelu z wykazaną kwotą należności za jeden nocleg w wysokości 160 euro. Kwota ta jest wyższa od limitu, a pracownik do rozliczenia wyjazdu służbowego nie złożył żadnych dodatkowych wyjaśnień. W takim przypadku pracodawca zwrócił pracownikowi po 130 euro za każdy nocleg, tj. kwotę limitu określonego w rozporządzeniu o podróżach zagranicznych.

Ustalanie innych wydatków:

Najczęściej wydatki z tytułu zagranicznych podróży służbowych są ponoszone w walutach obcych. Konieczne jest przeliczenie tych należności na walutę polską. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ

___________________________________ _______________________________________

(nazwisko i imię, stopień służbowy delegowanego) (nazwa jednostki delegującej)

Delegacja służbowa do _________________________________

(wymienić kraj)

Pobyt za granicą trwał od __________ godz. _______do __________ godz. ________ ogółem _____________

w tym: w __________ od __________ godz._______ do __________ godz. _______ ogółem _____________

w tym: w __________ od __________ godz._______ do __________ godz. _______ ogółem _____________

(podać czas pobytu w poszczególnych krajach)

A. OTRZYMAŁEM ZALICZKĘ:			EUR
1	Na podstawie zlecenia płatniczego
2	Na podstawie przelewu lub czeku bankierskiego
3	Z innych źródeł (podać jakie)
4	Ogółem dysponowałem kwotą

Źródło finansowania: ________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(podać kod kosztów tematu /projektu , numer rachunku bankowego projektu oraz walutę w jakim jest prowadzony)

B. WYDATKOWAŁEM:			EUR
1	Diety (ilość x stawka)
2	Noclegi (koszty hotelu)
3	Koszty podróży (wg cen biletu za przejazd*):
4	Ryczałt za dojazd (dieta dojazdowa):
5	Dojazd środkami komunikacji miejskiej:
6	Inne wydatki:
7	Ogółem wydatkowałem:

* w przypadku przejazdu samochodem prywatnym załączyć druk rozliczenia (zał. nr 6 do zarządzenia)

DO ZWROTU ______________________________________________________________

DO WYPŁATY ______________________________________________________________

Data ___________________ podpis__________________________________

(Podpis delegowanego)

ZESTAWIENIE:

Zatwierdzono merytorycznie	Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym
Dnia ___________ podpis _________________	Dnia ___________ podpis _________________
Biuro Współpracy Międzynarodowej	Kwestura, Dział Finansowy

Zatwierdzono dnia _________________ na kwotę ______________________zł z tego: _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ (podać kod kosztów tematu /projektu)
______________________	_____________________
Kwestor	Kanclerz

		EUR			w złotych
1	Pobrana zaliczka (poz A.4)
2	Wydatkowano
3	Do zwrotu dla SGGW
4	Do wypłaty
5	Różnice kursowe
6	Adnotacje: Kurs z dn……….................. tab……………. zł …….…………. ………………………………………………………….……….. ……………………………………………………….………….. ……………………………………………………………………

---