DOKUMENTACJA KSIĘGOWA
- jest zbiorem dokumentów, w których znajduje pisemne odzwierciedlenie fakt wystąpienia operacji gospodarczych.
PODZIAŁ DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH WEDŁUG RÓŻNYCH KRYTERIÓW:
według podstaw księgowania:
a) pierwotne (podstawa - operacje gospodarcze np. KP, KW)
b) wtórne (podstawa - dokumenty księgowe np. raport kasowy)
ze względu za zastosowanie :
a) dyspozycyjne (polecenie wykonania operacji )
b) wykonawcze (informacje o przebiegu operacji )
c) dyspozycyjno - wykonawcze (polecenie, a następnie informacja o wykonaniu )
ze względu na wystawcę:
a) obce
- wystawione przez kontrahentów : faktury rachunki
- wystawione przez zewnętrzne jednostki : przelewy, noty, wyciągi bankowe,
- wystawione przez pracowników : rozliczenie kosztów podróży służbowej
b) własne
- zewnętrzne - wystawianie kontrahentom przy sprzedaży ( faktury, rachunki, noty); dotyczące rozliczeń ustawowych z budżetami i instytucjami (deklaracje, polecenia przelewu); związane z zapłatą za dostawy i świadczenia (czeki, weksle, polecenia przelewu)
- wewnętrzne - dotyczą operacji zachodzących wewnątrz jednostki ( obrót materiałowy, zmiany rzeczowych składników majątku trwałego, dokumentacja płacowa ) związane z powstaniem kosztów, strat, zysków,; potwierdzenie przyjęcia składników materialnych.
w zależności od rodzaju podmiotu ewidencji księgowej:
a) kasowe ( KP, KW )
b) magazynowe ( WZ, RZ, MN, RW )
c) bankowe ( KW )
KONTROLA DOKUMENTÓW:
a) wstępna - przeprowadzana przez głównego księgowego w odniesieniu do dokumentów własnych
b) właściwa
- merytorycznym ( stwierdzenie czy ujęcie operacji odpowiada rzeczywistym danym )
- formalnym ( ocena poprawności wystawiania dowodów )
- rachunkowym ( kontrola bezbłędności obliczeń arytmetycznych )
CECHY DOKUMENTÓW :
- nazwa i adres wystawiającego dokument
- data sporządzania dokumentu rodzaj dokumentu
- wskazanie jednostek biorących udział operacji gospodarczych której dotyczy dokument
- przedmiot i czas dokonywania operacji
- wartość operacji
- podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji
ETAPY PRZYGOTOWANIA DOKUMENTÓW DO KSIĘGOWANIA :
a) segregacja
- wydzielanie dokumentów które nie podlegają księgowaniu
- podział dokumentów podlegających księgowaniu na jednorodne grupy
b) dekretacja
- nadanie numeru pod którym dowód będzie księgowany i przechowywany
- podanie stron i kont księgowania
- określenie daty pod którą dowód będzie księgowany
- zaakceptowanie dowodu do księgowania przez głównego księgowego
c) dokonanie zapisu księgowego
- data zapisu
- rodzaj i numer zapisu
- kwota operacji
PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
Dowody księgowe powinny znajdować się w siedzibie firmy z wyjątkiem sytuacji, gdy przeprowadzenie rachunkowości zlecono wyspecjalizowanej jednostce. Po zaksięgowaniu, dowody powinny być uporządkowane zgodnie z systemem prowadzenia ksiąg rachunkowych w danej jednostce. Po zakończeniu roku obrotowego dowody, pogrupowane w jednorodne zbiory tematyczne z podziałem na poszczególne miesiące, są archiwizowane w siedzibie firmy.