Dokumentacja księgowa

1. Dokumenty księgowe, ich znaczenie i klasyfikacja

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie

operacji gospodarczej. Nazywa się je „ dokumentami księgowymi” (dowodami źródłowymi).

Najważniejsze funkcje dowodu księgowego:



Funkcja dokumentu – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w

rozumieniu prawa – dowody księgowe wchodzą do dokumentacji jednostki,



Funkcja dowodowa- prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem i

jednocześnie dowodem na to, że opisane w nim operacje gospodarcze rzeczywiście

wystąpiły w określonym miejscu i czasie w wymiarze ilościowym, wartościowym, lub

ilościowo – wartościowym,



Funkcja księgowa – dowód jest podstawą księgowania,



Funkcja informacyjna – dane z dowodu księgowego stanowią podstawowe źródło

informacji o zdarzeniach gospodarczych,



Funkcja kontrolna – dowód księgowy stanowi podstawę kontroli operacji

gospodarczych.

1

Ustawa o rachunkowości dzieli dowody księgowe na:



Zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,



Zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom,



Wewnętrzne – stwierdzające zaistnienie operacji gospodarczej wewnątrz

jednostki.

1

A. Kuczyńska-Cesarz, T. Cesarz, Elementy rachunkowości, zasady rachunkowości, Warszawa 2006, s.100.

Podział dokumentów na wewnętrzne i zewnętrzne

Jednostka może sporządzać dowody księgowe:



Zbiorcze (stanowią zbiór dowodów źródłowych np. Raport kasowy),



Korygujące uprzednio dokonane zapisy księgowe (np. Faktura korygująca),



Zastępcze – wystawiane w przypadku braku zewnętrznego dowodu obcego dla

udokumentowania operacji gospodarczej do czasu otrzymania zewnętrznego obcego

dowodu źródłowego,



Rozliczeniowe – służące ujęciu już dokonanych zapisów według nowych kryteriów

klasyfikacyjnych (rozliczenie kosztów).

2

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z użyciem komputera za równoważne z dowodami

źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzone automatycznie za

pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według

programu na podstawie informacji zawartych już w księgach po spełnieniu następujących

warunków:

2

Ibidem.

DOKUMENTY

KSIĘGOWE

ZEWNĘTRZNE

WŁASNE

OBCE

WEWNĘTRZNE



Zapisy uzyskują trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów

księgowych,



Możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz osoby odpowiedzialnej za

ich wprowadzenie,



Stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych

danych oraz kompletności i identyczności zapisów,



Dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione w sposób

zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego

rodzaju dowodów księgowych.

3

Dokument księgowy powinien zawierać:

1) określenie rodzaju dokumentu (np. faktura, rachunek) i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeśli jest to możliwe także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę

sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik

aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych

przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja), podpis osoby

odpowiedzialnej za te wskazania.

Zbiór wszystkich dowodów księgowych określa się mianem dokumentacji księgowej.

Dokumentacja księgowa jednostki obejmuje:



Dowody księgowe,



Księgi rachunkowe,



Sprawozdania finansowe.

3

Ibidem, s. 101.

Z punktu widzenia potrzeb rachunkowości ogół dowodów można podzielić według

następujących kryteriów:

1) jednostki wystawiającej dowód,

2) przeznaczenia dowodów,

3) podstawy wystawiania dowodów,

4) celu wystawiania dowodów,

5) rodzaju dowodów.

Rodzaje dowodów księgowych

•Kp-kasa przyjmie
•Kw-kasa wypłaci
•Rk-raport kasowy
•wniosek o zalczkę

I - dowody

kasowe

•Pz-przyjęcie zewnętrzne
•Wz-wydanie na zewnątrz
•Rw- rozchód wewnętrzny
•Zw-zwrot wewnętrzny
•Mm-przesunięcia międzymagazynowe
•PI-protokół inwentaryzacyjny
•Pw-przyjęcie wyrobów z produkcji do magazynu

II - dowody

materiałowe i

obrotu wyrobami

gotowymi

•WB-wyciąg bankowy
•PP-polecenie przelewu
•czek gotówkowy, rozrachunkowy, weksel
•bankowy dowód wpłaty
•bankowy dowód wypłaty

III - dowody

bankowe

•OT-wprowadzenie środka trwałego do użytkowania
•LT-likwidacja środka trwałego
•PT-nieodpłatne przejęcie, przekazanie środka trwałego
•MT-zmana miejsca użytkowania środka trwałego

IV - dowody służące

ewidencji środków

trwałych

•LP- lista płac
•deklaracja ZUS

V - dowody służące

do ewidencji

wynagrodzeń

•Fa VAT-faktura oryginał i kopia
•Fa-faktura korygująca
•Fa-faktura wewnętrzna
•R - ek-rachunek

VI - dowody kupna-

sprzedaży

2. Przygotowywanie dokumentów do księgowania

Każdy dowód przed przekazaniem go do księgowania powinien być sprawdzony pod

względem:

1) merytorycznym,

2) formalnym,

3) rachunkowym.

Kontrola merytoryczna (rzeczowa) – to sprawdzenie prawidłowości, rzetelności, celowości i

zgodności z przepisami prawa operacji gospodarczej wyrażonej w dowodzie oraz

sprawdzenie, czy dowód został wystawiony przez właściwą komórkę, osobę.

Kontrola formalna – to stwierdzenie, czy dowód sporządzony został w sposób technicznie

poprawny i zawiera wszystkie elementy dowodu prawidłowo wystawionego zgodnie z ustawą

o rachunkowości.

Kontrola rachunkowa – to sprawdzenie, czy dane liczbowe zawarte w dowodzie nie

zawierają błędów arytmetycznych.

Po dokonanej kontroli wpisuje się na każdym dowodzie dekretację, czyli wskazuje sposób

zaksięgowania operacji gospodarczej z podaniem kont i stron tych kont, na których operacja

będzie zarejestrowana, np. na fakturze VAT za zakupione materiały za gotówkę będzie

zamieszczona następująca deklaracja: Dt – Materiały, Ct – Kasa.

Faktura VAT jest podstawowym dowodem dotyczącym zakupu. Musi być jak każdy dowód

czytelnie wypełniona i nie powinna zawierać żadnych skreśleń. Faktura z reguły wystawiana

• PK-polecenie księgowania
• nota księgowa
• nota korygująca

VII - dowody

księgowe

jest w dwóch, czasem w trzech egzemplarzach: oryginał i kopia. Faktury wystawiają

zarejestrowani podatnicy posiadający numer identyfikacji podatkowej lub posługujący się

numerem tymczasowym. Wystawca zatrzymuje u siebie kopię dowodu, a oryginał otrzymuje

kontrahent zakupujący dobro lub usługę.

4

3. Przechowywanie dokumentów

Dowody księgowe własne (wewnętrzne i zewnętrzne) sporządzają upoważnione do tego

osoby (pracownicy) według zasad określonych wewnętrzną instrukcją obiegu i kontroli

dokumentów (regulamin).

Instrukcja ta powinna zawierać:



Wykaz stosowanych dowodów (wzory, formularze),



Wykaz komórek organizacyjnych i zatrudnionych pracowników upoważnionych do

wystawiania dowodów,



Wykaz terminów sporządzania i przekazywania dowodów, opis obiegu dowodów

(ilość kopii), spis osób upoważnionych do ich kontroli,



Sposób znakowania dowodów,



Sposób kontroli wykorzystania formularzy druków,



Sposób postępowania w razie wykrycia w dowodach błędów lub nieprawidłowości.

Z instrukcji wynika obowiązek wystawiania dowodów w określonej liczbie kopii.

Mianowicie:

- dowód Kp wystawiany jest w trzech egzemplarzach (oryginał otrzymuje wpłacający,

pierwszą kopię księgowość, druga kopia pozostaje w bloczku),

- dowód Kw wystawiany jest w dwóch egzemplarzach (oryginał otrzymuje księgowość,

kopia w bloczku),

- raport kasowy wystawiany jest w dwóch egzemplarzach,

4

Ibidem, s.103.

- polecenie przelewu wystawiane jest w czterech egzemplarzach (odcinek A, B, C, D),

- faktura VAT wystawiana jest co najmniej w dwóch egzemplarzach,

- dowód Pz wystawiany jest w trzech egzemplarzach (oryginał otrzymuje księgowość,

pierwszą kopię komórka administracyjno-gospodarcza, drugą kopię magazyn),

- lista płac wystawiona jest w dwóch egzemplarzach,

- lista płatnicza zasiłków z ubezpieczenia społecznego , również w dwóch egzemplarzach,

- dowód OT wystawiany jest w trzech egzemplarzach,

- dowód LT, też w trzech egzemplarzach,

- dowód PT wystawiany jest w pięciu egzemplarzach (oryginał oraz pierwszą kopię

otrzymuje przejmujący, drugą i trzecią kopię komórka organizacyjno-gospodarcza

przekazująca, czwartą kopię komórka organizacyjno-gospodarcza przejmująca).

Dokumenty księgowe przechowuje się co najmniej przez okres:



Księgi rachunkowe – 5 lat,



Karty wynagrodzeń pracowników – przez okres wymaganego dostępu do tych

informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych,

jednak nie krócej niż 5 lat,



Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek,

kredytów – przez 5 lat od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym

operacje zostały zakończone,



Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia

zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie później niż do

dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą

detaliczną,



Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie

krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,



Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po upływie rękojmi lub rozliczenia

reklamacji,



Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,



Pozostałe dokumenty i dowody księgowe – 5 lat.

5

5

Ibidem, s. 104 -105.