PODSTAWOWE DOKUMENTY KSIĘGOWE

Poniższe dowody poniesienia kosztu zawierają listę danych wymaganych do tego, aby można było je traktować bezpośrednio jako faktury VAT - i również bezpośrednio księgować w KPiR. Oznacza to, że nie masz obowiązku wypisywania Dowodu Wewnętrznego, jeżeli dany dokument zawiera wszystkie informacje podane przy jego opisie. Ale powtórzmy: dla bezpieczeństwa (żeby uniknąć przypadku, że bezpośrednio zaksięgujesz dokument, który miał jakiś mało znaczący błąd) lepiej jest korzystać z DW.
Poniżej przedstawiamy listę często spotykanych potwierdzeń wydatków, które są traktowane równoprawnie z fakturami VAT. Jeżeli jednak dany dokument czegoś nie posiada (choćby jednej rzeczy z wymienionych w opisie), trzeba go księgować za pośrednictwem DW a nie bezpośrednio.

1. Bilety jednorazowe za przejazd kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeśli zawierają następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer i datę wystawienia biletu, odległość taryfową nie mniejszą niż 50 kilometrów, kwotę należności wraz z podatkiem.
Dlaczego powyżej 50 km? Bo przy krótszych trasach musisz opisać cel przejazdu, żeby uzasadnić, iż wynikał on z prowadzenia działalności gospodarczej (np. przejazd na rozmowy z klientem). Przy dłuższych też musisz umieć to uzasadnić, ale najczęściej jest łatwiej (bo masz np. podpisaną wówczas umowę z odbiorcą lub dostawcą, bilet z targów specjalistycznych itp.)

2. Dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeśli zawierają następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer i datę wystawienia, nazwę autostrady, za przejazd którą pobrana była opłata, kwotę należności wraz z podatkiem i kwotę podatku.

3. Dokumenty związane z usługami bankowymi i ubezpieczeniowymi zwolnionych od podatku VAT, jeśli zawieraja co najmniej następujące dane: określenie usługodawcy i usługobiorcy, numer i datę wystawienia, nazwę usługi, kwotę, której dotyczy dokument.
Uważaj na śmietnik! Jeżeli masz zaksięgować jedną czy dwie prowizje bankowe, możesz to zrobić bezpośrednio. Ale jeżeli tych prowizji (i potwierdzających je kartek dołączanych do wyciągu) masz kilkanaście lub kilkadziesiąt, wówczas lepiej i wygodniej jest zaksięgować koszty prowizji bankowych za pośrednictwem Dowodu Wewnętrznego. Dzięki temu piszesz listę tych wydatków na zwykłej kartce (data - kwota) i przepisujesz w DW sumę wszystkich drobnych wydatków na te cele. Gdy pierwszy raz wpiszesz dwadzieścia razy w KPiR pełne zapisy kwot po 3 czy 4 złote, zrozumiesz, na czym polega wyższość DW w tym przypadku. :-)

Dokumenty księgowe

Zgodnie z ustawą o rachunkowości każdy dowód księgowy powinien zawierać:
Określenie rodzaju dowodu

Określenie stron (Nazwy, adresy, numery indentyfikacyjne), pozwalające jednoznacznie zidentyfikować uczestników danej operacji;

Treść (opis) danej operacji, jej wartość, jeśli to możliwe ilość (liczbę) i cenę jednostkową;

Datę operacji i sporządzenia dowodu;

Podpisy (czytelne) osób odpowiedzialnych za operacje, pozwalające je jednoznacznie zidentyfikować;

Zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu oraz opis kwalifikujący dowód do ewidencji (dekretacja dowodu) wraz z podpisem osób odpowiedzialnych - zgodnie z zapisami w statucie.

W przypadku dokumentów zewnętrznych organizacja, prócz przyjmowania dokumentów potwierdzających przepływ i wydatkowanie środków wystawionych przez inne podmioty, sama też tworzy dokumenty potwierdzające np. operacje kasowe lub przychody organizacji.
Przychody organizacji, które w większości są darowiznami, potwierdzane są zwykle przez deklarację samych darczyńców na wpłacie bankowej lub przekazywane są na podstawie odpowiednich umów między darczyńcą a organizacją.

W niektórych jednak sytuacjach organizacja zobligowana jest do wystawienia dokumentów potwierdzających konkretne zdarzenia np. potwierdzenie przyjęcia opłaty za działania związane z odpłatną działalnością pożytku publicznego.
Wystawia wtedy faktury VAT - jeśli jest płatnikiem podatku VAT, albo rachunki w przypadku gdy korzysta ze zwolnienia od tego podatku.

Ogólne zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów

03.06.2004

W świetle ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Prawidłowość ksiąg rachunkowych zależy natomiast między innymi od tego, czy zapisy księgowe są udokumentowane prawidłowymi dowodami księgowymi, spełniającymi wymogi określone w przepisach.

Zasady dokumentowania operacji gospodarczych

Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub zamierzonych czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan prawny.

W odróżnieniu od innego dokumentu, dokumentem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczych i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych.

Prawidłowość ksiąg rachunkowych zależy między innymi od tego, czy zapisy księgowe są udokumentowane dowodami księgowymi, spełniającymi wymogi określone w przepisach. W świetle znowelizowanej ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 roku, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi".
Ustawa honoruje podział dowodów księgowych na następujące grupy:

zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Dowody zewnętrzne obce są sporządzane przez kontrahentów jednostki otrzymującej dowód i służą do udokumentowania ich operacji gospodarczych polegających na sprzedaży albo przekazaniu jednostce składników majątkowych, świadczeniu jej robót, usług i innych czynności. W jednostce otrzymującej, dowód własny kontrahenta jest dowodem obcym dokumentującym zakup w powyższym zakresie.

Dowody zewnętrzne własne służą do udokumentowania:

operacji polegających na sprzedaży kontrahentom składników majątkowych i usług oraz przekazywania im składników majątkowych,

usankcjonowanych przepisami prawa świadczeń jednostki na rzecz budżetów lub instytucji, świadczeń umownych na rzecz kontrahentów oraz świadczeń dobrowolnych.

Dowody własne wewnętrzne stanowią udokumentowanie:

operacji gospodarczych wewnętrznych, tj. takich, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód,

kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów,

ustalenia powstałych strat i osiągniętych zysków,

stwierdzenia ilości i wartości uzyskanych od dostawców składników majątku, robót i usług oraz innych świadczeń,

powierzenia składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom,

operacji gospodarczych, które powinny być udokumentowane dowodami obcymi, gdy dowody te nie wpłynęły do jednostki w terminie umożliwiającym zaksięgowanie kompletu operacji gospodarczych.

Prawidłowymi są również sporządzane przez jednostkę dowody księgowe:

zbiorcze (zestawienia dowodów księgowych, polecenia księgowania) - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

korygujące poprzednie zapisy - służące do korekt poprzednich zapisów, sprostowań lub stornowań,

zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji; nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług VAT),

rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych - czyli dotyczące wszelkich przeksięgowań przewidzianych w zakładowym planie kont i ewentualnie w innych przepisach, wg dozwolonych zasad i kryteriów.

Warunki uznawania dowodu księgowego za prawidłowy

Mimo występującej w praktyce różnorodności dokumentów, każdy dokument, z reguły ma wiele istotnych cech wspólnych wszystkim dokumentom. Posiadanie tych cech jest warunkiem koniecznym do uznania go za prawidłowy dowód księgowy. Prawidłowy dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i powinien zawierać:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego - tj. podanie nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub innego oznaczenia np. kodu oraz numeru identyfikującego ten dokument (tj. kolejnego numeru dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej),

określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej (ogólnie ujmując tj. sprzedającego i kupującego); w dowodach wystawionych przez jednostkę na potrzeby wewnętrzne, określenie wystawcy oraz nazw i adresów stron może być zastąpione nazwami lub symbolami komórek organizacyjnych jednostki,

datę sporządzenia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej,

opis operacji gospodarczej i jej wartość oraz dane ilościowe, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych; jeżeli dowód opiewa na walutę obcą, to powinien zawierać przeliczenie jej wartości według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji (wartość w dowodzie może być pominięta, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, co zostanie potwierdzone stosownym wydrukiem),

własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie (z uwzględnieniem wymagań określonych przepisami w zakresie podatku VAT),

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w urządzeniach księgowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz, o ile nie wynika to z techniki dokonywania zapisów, sposobu ujęcia dowodu na kontach wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach.

Dowody księgowe zawsze są dokumentami źródłowymi lub wtórnymi (zbiorczymi, sporządzonymi z dowodów źródłowych) w formie nośnika papierowego. Dla ważności formalno-prawnej dowodów nie ma znaczenia, czy będą one sporządzone ręcznie czy techniką komputerową przez użytkowane systemy informatyczne. O ważności dowodu decyduje jego zawartość wymagana wg obowiązujących przepisów, a nie technika jego sporządzenia.

Treść zawarta w dowodach księgowych powinna odzwierciedlać przebieg operacji gospodarczej w sposób pełny i zrozumiały. W dowodach księgowych dozwolone jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów.

Dowody księgowe powinny być sporządzane w języku polskim, a w przypadku, gdy stroną w operacji jest kontrahent zagraniczny, dowód może być wystawiony także w języku obcym.

Wszelkie dokumenty przed ich zaksięgowaniem winny być poddane szczegółowej kontroli. Kontrola ta ma na celu ustalenie prawidłowości samych dokumentów oraz prawidłowości operacji gospodarczych przedstawionych w tych dokumentach.
Każdy dowód księgowy powinien być sprawdzony pod względem:

merytorycznym,

formalno-rachunkowym.

Kontrola merytoryczna dokumentów polega na ustaleniu prawidłowości danych zawartych w dokumentach, tzn. czy odpowiadają one rzeczywistości, jak również na stwierdzeniu czy określona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego oraz zgodna z obowiązującymi przepisami. Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej zobowiązany jest zazwyczaj kierownik właściwej komórki organizacyjnej.

Kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu czy dokument zawiera wszystkie wymagane dla niego elementy, a w szczególności nazwy, adresy, przedmiot i datę dokonania operacji, podpisy stron, itp. oraz czy podane w dokumentach dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje zazwyczaj upoważniony przez głównego księgowego pracownik działu księgowości.

Wykonanie kontroli merytorycznej dokumentów i formalno - rachunkowej winno być stwierdzone i uwidocznione na dokumencie w postaci podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz daty jej dokonania. W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w dowodzie księgowym, główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona zwraca dokument właściwej komórce (osobie) w celu dokonania odpowiednich zmian lub poprawek (o ile obowiązujące przepisy, np. o podatku od towarów i usług, nie stanowią inaczej). Tak sprawdzony dokument księgowy, zawierający podpis dyrektora (właściciela) i głównego księgowego stanowi podstawę księgowania w odpowiednim urządzeniu księgowym.

Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią te egzemplarze dowodów, które przeznaczone są dla służby finansowo - księgowej. W szczególnie uzasadnionych przypadkach (zaginięcie, zniszczenie) zezwala się na dokonywanie zapisów księgowych w oparciu o duplikat dokumentu pod warunkiem dokonania szczegółowego sprawdzenia okoliczności braku odpowiedniego dokumentu i po uzyskaniu akceptacji głównego księgowego. W celu uniemożliwienia wielokrotnego księgowania tego samego dowodu, dział księgowości zobowiązany jest do oznaczania danego dowodu numerem księgowym (nr pozycji rejestru itp.), zadekretowania na odpowiednie konta księgowe i uzyskania podpisu głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.

Poprawianie błędów w dowodach księgowych

Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały (długopisem, atramentem lub pismem maszynowym).

Powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone jw. oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami (np. chemicznymi). Błędy w dowodach księgowych mogą być poprawiane w ściśle określony sposób:

dowody źródłowe zewnętrzne obce i własne można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu korygującego zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem (o ile inne przepisy, np. o podatku od towarów i usług, nie stanowią inaczej),

w dowodach księgowych wewnętrznych mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty - z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb - oraz wpisanie poprawnej treści, daty poprawki i złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej (o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej); nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Przechowywanie dowodów księgowych

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane w siedzibie zarządu jednostki lub w siedzibach jej zakładów (oddziałów). Dokumenty wykorzystane dla celów księgowych podlegają przechowywaniu w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku oraz w podziale na okresy sprawozdawcze. W toku opracowania dokumentacji księgowej za przechowanie tej dokumentacji odpowiedzialni są pracownicy otrzymujący kolejno dokumentację zgodnie z ustaleniami instrukcji obiegu dokumentów. Po dokonaniu wszystkich księgowań za każdy okres sprawozdawczy wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę tych księgowań powinny być ułożone w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg i przechowywania tak, aby odszukanie każdego z dowodów nie nastręczało trudności oraz aby zapewnić ich nienaruszalność. W ten sam sposób powinny być przechowywane w siedzibie jednostki dowody księgowe po zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczyły.
Archiwowane zbiory dokumentacji księgowej powinny być oznaczone:

nazwą jednostki,

symbolem lub nazwą zbioru i numerów w zbiorze,

symbolem kategorii akt (wraz z liczbą lat przechowywania),

wskazaniem roku obrotowego i okresu sprawozdawczego, którego dotyczą.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych (z wyłączeniem list płac, dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych od nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów, pod warunkiem posiadania urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Archiwowane zbiory dowodów mogą być udostępnione i wydane poza siedzibę jednostki na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.

Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części do wglądu na terenie jednostki, wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.

Dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane co najmniej przez okres 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.
Od tej generalnej zasady są następujące wyjątki:

karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych (nie krócej jednak niż 5 lat),

dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Ponadto:

dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym postępowaniem karnym albo podatkowym - przechowuje się przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia (polityki) rachunkowości - przechowuje się przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

Druki ścisłego zarachowania

Jednostka samodzielnie określa rodzaje druków, które z chwilą ponumerowania traktowane są jako druki ścisłego zarachowania - formularze objęte ilościową kontrolą zużycia.
W Jednostce najczęściej obowiązują następujące druki ścisłego zarachowania:

arkusze spisu z natury,

dokumenty kasowe "KP" i "KW",

karty drogowe,

dowody wydania "WZ",

dowody wydania materiałów "RW"

przepustki materiałowe,

faktury VAT,

inne dokumenty w zależności od potrzeb.

Dla wymienionych druków i dokumentów, wyznaczona osoba upoważniona powinna prowadzić kontrolki druków ścisłego zarachowania. Niektóre z wymienionych dokumentów mogą być drukowane przy pomocy systemów informatycznych, w których procedury kontroli dbają o zachowanie kolejności i ciągłości numeracji lub wydawane przez osoby upoważnione wg potrzeb poszczególnych ogniw organizacyjnych jednostki (działy nadają numery i dbają o ich ciągłość oraz prowadzą rejestry dla poszczególnych rodzajów dowodów).

Za prawidłową gospodarkę drukami ścisłego zarachowania odpowiedzialność ponosi pracownik wyznaczony przez kierownika działu. Zobowiązany jest on do przechowywania ich w zamkniętym pomieszczeniu.
Przed wydaniem druków do użytkowania dokonuje on:

ponumerowania druków każdego rodzaju nadając im bieżący numer kolejno w danym roku obrotowym, jeżeli druki wystawiane są w kilku egzemplarzach oznacza się tym samym numerem oryginał i wszystkie kopie,

wpisania poszczególnych druków do książki druków ścisłego zarachowania,

wydania druków za pokwitowaniem w książce druków ścisłego zarachowania,

przed wydaniem nowej partii druków rozliczenia z poprzednio wydanych.

Sposób rozliczania druków ścisłego zarachowania określa Główny Księgowy.

Organizacja obiegu i kontroli dokumentów w jednostce

Znowelizowane przepisy ustawy o rachunkowości (jak i poprzednio obowiązujące) nie określają zasad obiegu czy też systemu kontroli wewnętrznej dokumentów księgowych, stanowiących podstawę dokonywanych zapisów w księgach rachunkowych jednostki. Jednakże doświadczenia lat poprzednich oraz praktyka dowodzą, że właściwie zorganizowany obieg dokumentów księgowych w znacznym stopniu wpływa na prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych, ponieważ sprawne funkcjonowanie kontroli wewnętrznej ma szczególne znaczenie dla wiarygodności danych pozyskiwanych z ksiąg rachunkowych.

Dokumenty występujące w Jednostce zawierają zazwyczaj informacje dotyczące różnych komórek organizacyjnych i w związku z tym jeszcze przed ich zaewidencjonowaniem są przez te komórki kontrolowane i odbywają określoną drogę obiegu wewnętrznego. Przechodzenie dokumentów przez różne komórki organizacyjne od momentu ich wpływu do jednostki lub od momentu ich sporządzenia, aż do chwili ich zarejestrowania i złożenia w archiwum nazywane jest obiegiem dokumentów. Na obieg dokumentów składają się poniższej wymienione, podstawowe czynności:

przyjmowanie dowodów z zewnątrz (obcych) lub sporządzanie (wystawianie) dowodów własnych,

gromadzenie i grupowanie dowodów oraz przeprowadzanie wstępnej kontroli,

kontrola (sprawdzenie) dowodów pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym,

przetwarzanie dowodów na inne dowody np. zbiorcze, rozliczeniowe,

ujęcie danych z dowodów w prowadzonej ewidencji księgowej (księgach rachunkowych), w tym z uwzględnieniem potrzeb rozliczeń z tytułu podatków i ubezpieczeń oraz analiz wewnętrznych,

przechowywanie bieżące, tj. do końca roku obrotowego w podziale na okresy sprawozdawcze,

archiwowanie akt przez okres ustawowo wymagany.

Zorganizowanie obiegu dokumentów księgowych i systemu ich kontroli wewnętrznej w jednostce należy do kompetencji zarządu tej jednostki. To kierownictwo jednostki podejmuje decyzję w zakresie potrzeby stosowania takiej instrukcji i ewentualnie zleca jej opracowanie, z uwzględnieniem struktury organizacyjnej firmy i specyfiki prowadzonej działalności. Podstawę opracowania instrukcji obiegu dokumentów powinna stanowić inwentaryzacja występujących w jednostce dowodów księgowych, której celem powinno być:

zidentyfikowanie wszystkich dokumentów,

zweryfikowanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych uczestniczących w obiegu dowodów,

określenie i zlokalizowaniem ogniw organizacyjnych (zgodnie ze strukturą jednostki) uczestniczących w obiegu każdego dokumentu,

wytyczenie dróg (kanałów przepływu) dla poszczególnych dokumentów z przyporządkowaniem czynności dla każdego ogniwa organizacyjnego.

Obieg dokumentów księgowych w jednostce może być przedstawiony kilkoma metodami:

metoda graficzna - polega na oznakowaniu dowodów księgowych, czynności, ogniw i kanałów przepływu oraz innych elementów systemu obiegu dokumentów za pomocą znaków graficznych i przedstawieniu całości w logicznym powiązaniu lub przy dużej ilości dokumentów w oddzielnych schematach graficznych dla każdego dowodu;

metoda tabelaryczna - polega na utworzeniu tablic przepływu dowodów księgowych, z wykorzystaniem symboli, skrótów nazw i znaków umownych, odpowiednio zdefiniowanych i objaśnionych dla potencjalnych użytkowników dokumentacji;

metoda opisowa - polega na opisaniu całego systemu obiegu dowodów księgowych, tj. dla wszystkich dowodów opisanie poszczególnych czynności, przypisanych wszystkim ogniwom organizacyjnym w logicznym powiązaniu;

metoda kartotekowa - polega na wprowadzeniu dowolnej ilości kart stanowiących całość systemu obiegu dokumentów księgowych, gdzie każda karta obejmuje jeden dokument; metoda ta wymaga wcześniejszego opracowania karty wzorcowej, na której zostaną następnie odpowiednio przedstawione obiegi poszczególnych dokumentów.

Dowód księgowy jest to dokument sporządzony rzetelnie i prawidłowo, potwierdzający dokonanie operacji gospodarczej w określonym miejscu i czasie, stanowiący podstawę księgowania.

Obieg dokumentów księgowych obejmuje drogę od chwili sporządzenia dokumentu aż do momentu dekretacji i przekazania go do zaksięgowania. Należy dążyć do tego, aby droga obiegu była jak najkrótsza, w tym celu niezbędne jest stosowanie poniższych zasad obiegu dowodów księgowych:

zasada terminowości- przestrzeganie terminów wystawienia dowodów źródłowych wewnętrznych oraz własnych zewnętrznych i ich przekazanie,

zasada systematyczności- wykonywanie czynności związanych z obiegiem w sposób ciągły i systematyczny, zapobiegający zwiększaniu pomyłek.

zasada samokontroli obiegu- wzajemne kontrolowanie i ciągły ruch obiegowy,

zasada odpowiedzialności indywidualnej- wskazanie osób odpowiedzialnych za:

- terminowe wystawianie dowodów źródłowych wewnętrznych oraz zewnętrznych,

- kontrolę merytoryczna, formalną, rachunkową dowodów.

- przekazywanie dowodów zainteresowanym kierownikom ośrodków odpowiedzialności w celu wykorzystania ich do efektywnego zarządzania.

zasada częstotliwości- przepływ tych samych dokumentów przy określonej częstotliwości.

Sporządzenie pisemnych zasad obiegu jest zadaniem kierownika każdej jednostki gospodarczej. Prawidłowo sporządzony obieg dokumentów obejmuje także:

- wybór z dwóch lub więcej dokumentów odzwierciedlających operację gospodarczą tego odpowiedniego, który stanie się dowodem księgowym,

- możliwość odszukania dowodów na każdym etapie obiegu w poszczególnych ogniwach jednostki gospodarczej.

Dowody księgowe które stanowią podstawę zapisu w księgach rachunkowych należy przechowywać w siedzibie jednostki gospodarczej przez cały rok obrotowy, a nastepnie archiwizować.

Archiwizacja obejmuje:

- księgi rachunkowe wraz z dowodami,

- sprawozdania finansowe,

- dokumenty inwentaryzacyjne.

Zasady archiwizowania dokumentów finansowo księgowych:

zasada grupowania dokumentów do akt (w ustalonym porządku np. jednorodność tematyczna).

zasada podziału na okresy sprawozdawcze w aktach (układ chronologiczny).

zasada przechowywania akt ( w komórce organizacyjnej).

zasada łatwego wyszukiwania dokumentów, widoczne i trwałe oznakowanie:

-określenie nazwy ich rodzaju np. księgi rachunkowe,

-określenie roku obrotowego,

-opisanie numeracji( numer kolejny).

zasada odpowiedzialności indywidualnej ( każdy pracownik odpowiada za gromadzone przez siebie dokumenty na danym stanowisku pracy).

Ze względu na okres archiwizacji dokumentacje księgową możemy podzielić na:

dokumenty archiwalne przechowywane w sposób trwały, czyli zatwierdzone sprawozdania finansowe- oznaczone symbolem ?A?,

dokumenty nie archiwalne przechowywane okresowo, czyli księgi rachunkowe i dokumenty inwentaryzacyjne- oznaczone symbolem ?B?.

Symbolem ?B? z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji nie archiwalnych, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu. Długość okresu archiwizacji dokumentów księgowych wynosi:

- księgi rachunkowe- 5 lat

- dowody księgowe dotyczące sprzedaży detalicznej- do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego

- dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji- 5 lat od roku w którym zostały zakończone

-plan kont-5 lat od upływu ważności

-dokumenty reklamacji - 1 rok po rozliczeniu

- dokumenty inwentaryzacyjne- 5lat.

Zobacz także:

dokument a dowód księgowy, zasady sporządzania dowodów księgowych

Literatura:

A. Dziuba- Burczyk Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowska Szkoła Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków 2003, (s.70).

B. Micherda, Podstawy rachunkowości, aspekty teoretyczne i praktyczne, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2005, (s.141).

T. Kiziukiewicz, Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo PWE, Warszawa 2002, (s. 69).

Sprawny obieg dokumentów w firmie sprzyja w jej sprawnym funkcjonowaniu. Skraca czas potrzebny na dotarcie do istotnych informacji, czy czas obsługi poszczególnych spraw. Ułatwia realizację funkcji kontrolnych. Kontrola procesów obiegu dokumentów dokonywana jest na bieżąco, a instrukcja obiegu dokumentów okresowo weryfikowana.

Dokumenty księgowe powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz podpisane przez osoby uprawnione.

Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowana na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych.

Dowody księgowe (ang. Source documents, niem. Quelldokumente, fr. Documents de source) to dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych- procedury, które należy stosować dokonując korekty błędów księgowych wynikających głównie z nieprawidłowych, opóźnionych oraz niedokonanych zapisów księgowych.

Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej w danym miejscu i czasie. Podstawowym zadaniem wszystkich dowodów księgowych jest ujęcie zaistniałych operacji gospodarczych.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tj. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami) dowody księgowe powinny być rzetelne. Oznacza to, iż muszą:

być kompletne i bezbłędnie sporządzone,

odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej, której dotyczą,

zawierać dane takie jak: rodzaj i nr dowodu, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu, podpis wystawcy i odbiorcy, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych.

Dowody księgowe muszą być prawidłowe pod względem:

merytorycznym,

rachunkowym,

formalnym.

W przypadku stwierdzenia błędów w dowodach księgowych należy je poprawić w następujący sposób:

Błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych należy korygować wystawiając kontrahentowi odpowiedni dokument zawierający sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem (np. wystawienie faktury korygującej VAT w przypadku błędu w kwocie przychodu, lub przez wystawienie noty korygującej, gdy nastąpi pomyłka literowa w adresie wystawcy faktury).

Błędy w dowodach wewnętrznych należy poprawiać poprzez skreślenie niepoprawnej treści lub kwoty, w taki sposób, aby pierwotny zapis pozostał czytelny. Obok korekty należy wpisać treść poprawną oraz datę poprawki wraz z podpisem osoby kwalifikowanej do dokonania tej czynności. Nie można poprawiać pojedynczych cyfr ani liter. Niektóre dowody księgowe nie mogą być poprawiane, gdyż zabraniają tego odrębne przepisy (np. błędne dowody kasowe, czeki powinny być unieważnione a na ich miejsce należy sporządzić nowy prawidłowy dokument).

Niedopuszczalne jest dokonywanie jakichkolwiek przeróbek i wymazywanie w dowodach księgowych. W żadnym wypadku nie należy używać korektorów.

Zobacz także:

Rachunkowość, Bilans

Literatura:

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz.694: zmiany: Dz. U. z 2003 r. nr 139 poz. 1324, nr 60 poz. 535, nr 124 poz. 1152, nr 229 poz. 2276; Dz. U. z 2004 r. nr 96 poz.959, nr 146 poz. 1546, nr 145 poz. 153, nr 213 poz. 2155; Dz. U. z 2005 r. nr 10 poz. 66, nr 184 poz. 1539, nr 267 poz. 2252 )

Dziuba- Burczyk A., Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne sp. z o.o., Kraków 2003

Matusiewicz J. i Matusiewicz P., Rachunkowość od podstaw w świetle ustawy o rachunkowości, Fina\nse- Servis Zespół Doradców Finansowo- Księgowych sp. z o.o., Warszawa 1997

Dowody księgowe to dokumenty stanowiące podstawę księgowania, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające - zgodnie z ustawą o rachunkowości - niezbędną treść.

Dokument jest pojęciem znacznie szerszym, obejmuje zarówno dokumenty podlegające księgowaniu (czyli dowody księgowe), jak i dokumenty niepodlegające ewidencji.

Dokumenty odzwierciedlają zdarzenia gospodarcze, natomiast dowody księgowe operacje gospodarcze.

Istota dokumentacji księgowej polega na utrwaleniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru czasu procesów gospodarczych , które są przedmiotem ewidencji księgowej . Dokumentacja księgowa składa się zatem z odpowiednio sporządzonych dokumentów , wyrażających przebieg lub skutek wykonywanych operacji gospodarczych.

Od jakości dokumentów , tj. od ich prawidłowości i wiarygodności , zależy również i jakość informacji dostarczonych przez rachunkowość. Dlatego też dokumentacji księgowej przypisuje się tak duże znaczenie . Dokumenty księgowe stanowią nie tylko podstawę zapisów księgowych , ale również spełniają ważne zadanie w razie wystąpienia sporu z innymi przedsiębiorstwami , instytucjami lub osobami , a nadto stanowią ważne narzędzie w zakresie ochrony majątku (rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych ) .Dokumenty księgowe odgrywają także istotną rolę jako podstawa dokumentowanej co roku kontroli sprawozdania finansowego oraz jako źródło analizy ekonomicznej .
Aby dokumentacja stanowiła wiarygodny dowód przeprowadzenia operacji gospodarczych , musi spełniać ściśle sprecyzowane wymagania . Są one określone w obowiązujących rozporządzeniach (obecnie jest to rozporządzenie ministra finansów z dnia 15 stycznia 1991 r w sprawie zasad rachunkowości -Dz. U. z 1991r.,nr 10, poz.35 oraz nr 124, poz. 554 i z 1992 r ., nr 96 poz. 476) . Na podstawie tego rozporządzenia za prawidłowy uznaję się dokument (dowód księgowy) .
1.Stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
2.Zawierający co najmniej następujące dane :
a. określenie wystawcy dowodu (wystawcą może być jednostka gospodarcza lub odpowiednia jej komórka , instytucja czy też osoba fizyczna ;na dokumencie cecha ta znajduje wyraz bądź w formie nadruku na papierze firmowym , bądź w formie odbicia pieczęci firmowej zawierającej pełna nazwę i adres wystawcy dowodu);
b. wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej , której dotyczy dany dowód;
c. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej;
d. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie , jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
e. własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej prawidłowe udokumentowanie;
3.Sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki i na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tego upoważnione .
4.Oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie .
Oprócz tych cech , w większości dowodów występują również inne jeszcze elementy , jak na przykład nazwa dowodu ( faktura, kasa przyjmie itp.) lub jego symbol (np. „KP” , „Pz” , „Rw” itp.) a także numer dowodu , nadany mu przez jego wystawcę .
W przypadku braku możliwości uzyskania -z przyczyn uzasadnionych - obcych dowodów księgowych , kierownik jednostki gospodarczej może uznać za właściwe dla udokumentowania operacji gospodarczych dowody wystawione przez pracowników dokonujących operacji w imieniu jednostki . Dowody te powinny zawierać :datę dokonania operacji gospodarczej , miejsce i datę wystawienia dokumentu , przedmiot i wartość operacji oraz podpis osoby , która bezpośrednio dokonała wydatku . Powinny one także określić
1.) przy zakupie - rodzaj nabytych składników majątku , ich ilość i cenę jednostkową;
2.) w pozostałych przypadkach - cel dokonania wydatku obciążającego jednostkę;
Zgodnie z obowiązującymi przepisami za dowody księgowe uważa się również :
1.)zestawienie dowodów księgowych , sporządzone dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.) polecenie księgowania , sporządzone dla ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych jednostki;
3.) noty księgowe , sporządzone dla skorygowania operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego , przekazywane kontrahentom jednostki.
Podział dokumentów księgowych
Wobec dużej różnorodności dokumentów istnieje konieczność przeprowadzenia odpowiedniej ich klasyfikacji .Jest ona potrzebna z wielu względów (np. różne są zasady poprawiania poszczególnych grup dowodów , jak również różny może być ich obieg wewnętrzny).
Klasyfikację dokumentów , będących dowodami księgowymi , można przeprowadzić według różnych kryteriów . Ze względu na jednostkę wystawiającą dowody księgowe dzieli się je na :
-dowody obce
-dowody własne.
Dowody obce- są to dowody sporządzone przez obce jednostki i przekazane tej jednostce gospodarczej , której staną się przedmiotem ewidencji np.: faktury dostawców za zakupione materiały .
Dowody własne- są to wszystkie dowody sporządzone przez tę jednostkę , w której podlegają zaewidencjonowaniu bez względu na ich przeznaczenie , np. faktury wystawione dla odbiorców za sprzedane towary .
Ze względu na przeznaczenie dowody księgowe dzielimy na :
- dowody zewnętrzne -( wystawione przez daną jednostkę z przeznaczeniem dla kontrahentów i im przekazywane , np. faktury dla odbiorców).
- dowody wewnętrzne-(wystawione przez daną jednostkę dla własnych potrzeb , np. karty pracy, dowody wydania materiałów ).
Dowody księgowe można też podzielić ze względu na etapy sporządzenia. Wyróżnia się wówczas:
-dowody źródłowe-(zwane pierwotnymi , stanowiące pierwsze pisemne stwierdzenie faktu dokonania operacji gospodarczej , np. dowody wpłaty i wypłaty gotówki ).
-dowody wtórne-(sporządzone na podstawie kilku dowodów źródłowych , np. raport kasowy , rozdzielniki zużytych materiałów ).
Oprócz przytoczonej podstawowej klasyfikacji dowodów księgowych w literaturze przedmiotu można spotkać również inne przekroje klasyfikacyjne. Zaliczyć do można , między innymi , podział dowodów według celu wystawienia oraz według treści (rodzajów ) operacji gospodarczych . Według pierwszego kryterium dzieli się dowody na :
a)dowody dyspozycyjne - tj. zawierające w sobie jedynie dyspozycję (polecenie) dokonania operacji gospodarczej (przykładem może tu być wezwanie do zapłaty , polecenie wyjazdy służbowego ).
b)dowody wykonawcze -tj. stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej ( np. faktury, listy płac ).
c)dowody dyspozycyjno-wykonawcze - tj. takie , które zawierają w sobie cechy zarówno dowodów dyspozycyjnych . jak i wykonawczych ( przykładem tego typu dokumentów mogą być asygnaty kasowe i materiałowe , polecenia przelewu itp.)
Według drugiego kryterium dowody dzielimy na :
a)gotówkowe
b)bezgotówkowe (materiałowe).
Z kolei mogą się one dzielić na :
-dowody materiałowe,
-dowody płacowe ,
-dowody kosztowe itd.
Duże znaczenie , jakie przypisuje się dowodom księgowym , znajduje pełne odzwierciedlenie w obowiązujących zasadach ich wystawiania , opracowania, kontroli i przechowywania.
Zgodnie z tymi zasadami dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Może on być wystawiony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym lub gdy podmiot gospodarczy uzyskał zezwolenie na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku obcym.

Treść dowodów powinna być pełna i zrozumiała . Dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów . Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów księgowych nie mnogą być zamazywane , przerabiane wycierane , wyskrobywane lub usuwane innymi środkami . Błędy w dowodach księgowych można poprawić wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej . Poprawka powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej do dokonywania zmian . Zasady te stosuje się wyłącznie do dowodów księgowych , dla których nie istnieje (ustalony odrębnymi przepisami ) zakaz dokonania poprawek . Natomiast zasad tych nie stosuje się do dowodów obcych , które mogą być poprawione jedynie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego. Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego . Następnym sposobem jest wniesienie zapisu za pomocą storna .Storno to zapis korygujący, oparty na regule podwójnego zapisu. Za pomocą storna poprawia się błędy powstałe przy księgowaniu operacji zgodnie z regułą podwójnego zapisu. Rozróżnia się storno czarne i storno czerwone.
Storno czarne-polega na dokonaniu zapisu korygującego przy wykorzystaniu licz dodatnich. Wyróżnia się dwa rodzaje storna czarnego:
-storno całkowite,
-storno częściowe.
Storno czarne całkowite polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, na których dokonano zapisu błędnego, lecz po przeciwnych stronach konta. Po anulowaniu błędnego zapisu dokonuje się zapisu poprawnego. W wyniku zastosowania częściowego storna czarnego maleje liczba księgowań. Jednak również w tym wypadku są sztucznie zauważone obroty na kontach. W wypadku popełnienia błędu księgowego, polegającego na zaksięgowaniu na prawidłowych kontach, po prawidłowych stronach, lecz niewłaściwej kwoty operacji gospodarczej, błąd można również poprawić za pomocą storna czarnego. W tym wypadku zastosowanie storna czarnego nie przyczyniło się do zwiększenia obrotów na kontach. Poprawienie błędu księgowego spowodowało tylko zwiększenie liczby księgowań. Poprawienie za pomocą storna czarnego błędu, który polega na zaksięgowaniu większej kwoty, niż wynosi kwota operacji, spowoduje sztuczne zawyżenie obrotów na kontach. Storno czarne- przyczyniło się do właściwego ustalenia sald na kontach, lecz zwiększyło obroty kont.
Storno czerwone- polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach i po tych samych stronach, co zapis błędny, za pomocą licz ujemnych. Zapisu korygującego dokonuje się kolorem czerwonym lub czarnym w ramce. Zastosowanie storna czerwonego nie spowodowało, tak jak w wypadku storna czarnego, zwiększenia obrotów na kontach.
Dowody księgowe , przed ich zaewidencjonowaniem , muszą być odpowiednio opracowane. Na opracowanie dowodów składają się czynności :
1)sprawdzenie dokumentów (pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym ).
2)dekretowanie dokumentów ;
3)segregowanie i numeracja dokumentów.
Kontrola formalna i rachunkowa polega na stwierdzeniu , czy dokument zawiera wszystkie wymagane cechy oraz czy dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych . Kontrola merytoryczna obejmuje badania prawidłowości danych zawartych w dokumentach oraz stwierdzenie , czy wyrażona.

W dokumencie operacja gospodarcza była zgodna z obowiązującymi przepisami . Fakt dokonania kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidoczniony . W adnotacji na ten temat należy umieścić datę oraz podpis osoby sprawdzającej dokument .
Następną czynnością związaną z opracowaniem dokumentów jest dekretowanie , zwane również kwalifikowaniem . Polega ono na ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych , czyli na podaniu tzw. korespondencji kont , oraz na zaakceptowaniu dokumentu do księgowania .

Segregowanie dowodów polega na ułożeniu ich albo według grup rodzajowych ( np. dokumenty kasowe , bankowe , materiałowe), albo według urządzeń księgowych . Podział dokumentów na właściwe grupy ma duże znaczenie dla sprawnego przebiegu prac księgowych . Wyżej wymienione czynności wykonują upoważnieni do nich pracownicy jednostek gospodarczych . Jeżeli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami albo egzemplarzami tego samego dowodu , kierownik jednostki ustala na stałe , który z dowodów ( egzemplarzy dowodu ) ma stanowić podstawę zapisów w księgach .
Udokumentowanie operacji kasowych.

Aktywa pieniężne występują w postaci gotówki w kasie i na rachunkach bankowych. Z kasy wypłacamy wynagrodzenia pracownikom, zaliczki na pokrycie kosztów służbowych, płacimy za zakupione materiały, towary przekazujemy środki pieniężne na rachunki bankowe. Do kasy wpływają aktywa pieniężne od nabywców naszych wyrobów, usług czy towarów, zwroty środków pieniężnych od pracowników z tytułu pobranej zaliczki na koszty podróży służbowej czy wpłaty sum do zwrotu- na pokrycie niedoborów składników majątkowych przez pracowników materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie. Wypłaty gotówki z kasy powinny być udokumentowane dowodami źródłowymi, np. fakturą dostawcy, listą płac, poleceniem wyjazdu służbowego. W razie braku podstawowego dokumentu źródłowego wystawia się dokument kasowy zwany asygnatą kasową rozchodową KW. Asygnatę KW wystawia pracownik komórki finansowej lub upoważniona osoba, a zatwierdza kierownik jednostki. Osoby te powinny podpisać asygnatę kasową przed zrealizowaniem. Asygnata KW jest wystawiona w dwóch egzemplarzach. Wpływy gotówki do kasy powinny być udokumentowane asygnatami przychodowymi KP. Dokument ten też jest wystawiony w dwóch egzemplarzach. Jeden służy jako dowód przyjęcia gotówki do kasy, a drugi stanowi pokwitowanie dla wpłacającego. Asygnatę KP wystawiają te same osoby co, asygnatę KW na jednym i drugim dowodzie musi podpisać się również kasjer. Na podstawie dokumentów pierwotnych wszystkie wpłaty i wypłaty gotówkowe w kasie są ujmowane w dokumencie wtórnym, zwanym raportem kasowym. Raport kasowy sporządza się za różne okresy. Jeżeli w podmiocie gospodarczym występuje w ciągu dnia duża liczba operacji kasowych, to raport kasowy sporządza się codziennie, jeżeli liczba operacji kasowych jest niewielka, to raport kasowy można sporządzić za okres dłuższy, np. na dekadę miesiąca lub raz na miesiąc. W raporcie kasowym, oprócz wpływów i wydatków, wpisuje się stan poprzedni oraz oblicza się stan obecny środków pieniężnych w kasie. Tak sporządzony raport kasowy wraz z załącznikiem w postaci dokumentów pierwotnych jest podstawą ewidencji na koncie na koncie „Kasa”. Stan gotówki w kasie powinien być zgodny z raportem kasowym i ewidencją na koncie „Kasa”. Raport kasowy podpisuje kasjer, jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie -środki pieniężne w kasie.
Udokumentowanie operacji bankowych

W celu udokumentowania operacji bankowych jest wystawiony dowód księgowy zwany wyciągiem z rachunku bankowego- WB. Dokument ten jest wystawiony przez bank do udokumentowania wszystkich operacji- wpłat i wypłat na danych rachunku bankowym. W dowodzie tym bank podaje stan początkowy, wszystkie operacje powodujące zwiększenie i zmniejszenie stanu początkowego oraz stan końcowy. Do wyciągu są dołączone dokumenty źródłowe, uzasadniające wpłaty i wypłaty z rachunku bankowego. Wyciąg bankowy najczęściej obejmuje operacje gospodarcze na rachunku w ciągu jednego dnia. Bank jednak, zgodnie z zawarta umową z posiadaczem rachunku, może sporządzić wyciągi bankowe za okres dłuższy niż jeden dzień, ale nie dłuższy niż jeden miesiąc. Wyciąg bankowy jest podstawą księgowania na koncie „Rachunek bankowy”. Bank w wyciągu wykazuje saldo początkowe oraz wpłaty na konto po stronie Ct, a wpłaty po stronie Dt. Wynika z tego, że stan końcowy środków pieniężnych na rachunku bankowym będzie stanowił saldo kredytowe, a więc środki pieniężne na koncie klienta są dla banku zobowiązaniami.
Udokumentowanie obrotu materiałami.
Faktura to dokument jaki podmiot gospodarczy otrzymuje od dostawcy przy zakupie materiałów. Faktura powinna zawierać:
· określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny
· określenie wystawcy dowodu
· nazwy i adresy stron uczestniczących w operacji gospodarczej
· datę wystawienia dowodu i datę dokonania operacji
· opis operacji
· wartościowe i ilościowe określenie rozmiarów operacji
· własnoręczne podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe
· informacje o sposobie zapłaty.

W świetle obowiązujących przepisów finansowych w Polsce, gdzie większość podmiotów gospodarczych jest podatnikiem VAT wystawia się faktury Vat. W podmiocie gospodarczym, niezależnie od faktury wystawia się dowód własny, wewnętrzny-dowód przyjęcia materiałów Pz. Dowód Pz podpisują członkowie komisji dokonującej przyjęcia materiałów oraz magazynier. Stanowi on podstawę księgowania przychodu zakupionych materiałów. Dowód ten wystawia się w dwóch egzemplarzach, ponieważ oprócz księgowości zainteresowane są nim inne komórki organizacyjne, np. dział zaopatrzenia. Rozchody materiałów są udokumentowane dowodami magazynowymi rozchodowymi Rw. Dokument ten stanowi polecenie i potwierdzenie wydania materiałów, np. do produkcji. Dowód Rw jest wystawiony w komórce pobierającej materiały z magazynu i jest podpisywany przez osobę pobierającą materiały i przez magazyniera. Dokument rozchodu materiałów jest stosowany w trzech odmianach. Inny druk dokumentu służy do udokumentowania rozchodu wewnętrznego- Rw, inny do udokumentowania przesunięcia do innego magazynu- Mm, inny do rozchodu materiałów na zewnątrz podmiotu gospodarczego - Wz.
Dowody księgowe zawierają zazwyczaj informacje interesujące różne komórki organizacyjne jednostki gospodarczej i w związku z tym jeszcze przed ich zaewidencjonowaniem są przez te komórki kontrolowane i odbywają określoną drogą obiegu wewnętrznego . Przez obieg dokumentów -należy rozumieć przechodzenie ich przez różne komórki organizacyjne od momentu wpływu tych dokumentów do jednostki gospodarczej ( dotyczy to dowodów obcych) lub od momentu ich sporządzenia (dotyczy dowodów własnych ) , aż do momentu ich zarejestrowania i złożenia w archiwum . Obieg dowodów powinien sprawny , a droga obiegu możliwie jak najkrótsza . Powinien on być tak zorganizowany aby :
-odpowiadał wymaganiom organizacji księgowości i strukturze organizacyjnej jednostki gospodarczej , co stwarza możliwości eliminacji zbędnych dróg obiegu i w rezultacie przyczynia się do oszczędności czasu i środków ,
-zapewniał terminowe i równomierne docieranie kompletnej dokumentacji do komórek księgowości , dzięki czemu możliwe jest bieżące prowadzenie ewidencji księgowej ,
-umożliwiał łatwe odszukanie dokumentu na każdym etapie jego obiegu i podczas jego przechowywania,

Dowody księgowe mają swoją moc dowodową nie tylko w okresie ich księgowania - jako uzasadnienie zapisów księgowych , ale również w okresach późniejszych - jako podstawa kontroli działalności gospodarczej jednostki , a także jako podstawa dochodzenia praw . Dlatego dowody te należy staranie przechowywać w odpowiednio zorganizowanych archiwach .Dowody księgowe powinny być przechowywane w siedzibie podmiotu gospodarczego lub jego zakładów . Przejściowo mogą znajdować się w innej jednostce , której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych . Po zakończeniu księgowań dotyczących okresu sprawozdawczego wszelki dowody i ich zestawienia należy układać w porządku i kolejności dostosowanych do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przechowywać w sposób zapewniający nienaruszalność i łatwe odszukanie .

Wydanie dowodów księgowych ze zbiorów może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą kierownika jednostki gospodarczej . Podmioty gospodarcze przekazują do archiwów państwowych tę część dokumentacji , która stanowi materiały archiwalne trwałe przechowywane według ściśle określonych zasad . Natomiast poniższe dowody pozostające w jednostce gospodarczej przechowuje się :
1).odcinki paragonowe lub inne dowody kasowe - co najmniej przez okres , jaki upłynie od chwili rozliczenia osób , którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną.
2).listy płac lub inne dowody potrzebne do ustalenia rent i emerytur - przez okres ustalony w przepisach określających zasady wymiaru ren i emerytur .
3).wszelkie inne dowody księgowe , dokumenty inwentaryzacyjne , księgi rachunkowe , sprawozdania finansowe za okresy nie kończące roku oraz inne akta - 5 lat .
Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym , którego dane akta księgowe dotyczą . Jednakże dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji , kredytów i pożyczek , kontraktów handlowych , spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego , będących przedmiotem dochodzeń w sprawach karnych itp., należy przechowywać również po upływie wyznaczonych terminów do końca roku następującego po roku obrotowym , w którym objęte nimi inwestycje , roszczenia , kredyty i pożyczki , kontrakty i sprawy zostaną ostatecznie zakończone , spłacone , rozliczone i przedawnione .

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
Współczesna typologia rodziny na podstawie, Dokumenty(1)
TEST TWORZENIE DOKUMENTACJI KSIĘGOWEJ
42 Omów podstawowe dokumenty Rady Europy w zakresie ochrony mniejszości narodowych
Praca z dzieckiem z wada sluchu w szkole podstawowej(1), dokumenty logopedy, surdologopedia
Adam Solarek Konspekt zajęć o Podstawowej Dokumentacji Ratowniczej, szkolenia, WOPR, ratownictwo wod
Podstawowe dokumenty międzynarodowej ochrony praw człowieka
Konkurs matematyczny dla uczniów kl. III szkoły podstawowej, Dokumenty szkolne, zarembinka
dokumenty ksiegowe
Dokumenty księgowe
Procedura kontroli dokumentow ksiegowych w przedszkolu, organizacja-pracy
sceniariusz rekolekcji szkolnych w podstawówce, Dokumenty(1)
DOKUMENTACJA KSIĘGOWA, PRACA BIUROWO KSIĘGOWA
wyniki sz.podstawowa, Dokumenty(1)
Dokumentacja ksiegowa, rachunkowość
2. Dokumentacja księgowa, Licencjat UE, rachunkowość, wyk
Beydzhiki, Szkoła podstawowa, Dokumentacja

więcej podobnych podstron