Temat: Delegacja służbowa

Definicję podróży służbowej zawiera art. 775 § 1 kodeksu pracy.

Wynika z nie­go, że podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pra­codawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Nie uznaje się za po­dróż służbową do i w obrębie miejscowości, w której:

• pracownik ma stałe miejsce pracy,

• pracodawca ma siedzibę, jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wyznaczone
  jako miejsce pracy - siedzibę firmy.

Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową odbywaną na obszarze kraju przysługują:

• diety;

• zwrot kosztów:

• przejazdów,

• noclegów,

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej;

• zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zarówno delegacja krajowa, jak i zagraniczna wymagają odpowiedniego przygotowania. Bar­dzo ważne w tym wypadku jest wyznaczenie ce­lu delegacji. Celem wyjazdu może być np. wy­miana poglądów na określone tematy, pozna­nie wybranego przedsiębiorstwa, zbadanie moż­liwości kooperacyjnych, zawarcie kontraktu czy udział w konferencji.

Przygotowanie do delegacji zagranicznej obejmuje również zapoznanie się z literaturą dotyczącą polityki zagranicznej danego pań­stwa, jego sytuacji gospodarczej, możliwości im­portowych oraz eksportowych. Należy także po­znać zarys historii, geografii, literatury i kultu­ry kraju, do którego wyjeżdżamy, oraz posze­rzyć wiedzę, dotyczącą kontaktów w różnych dziedzinach między Polską a tym krajem.

Pracodawca określa następujące dane, do­tyczące delegacji:

• którego pracownika należy delegować,

• miejsce i czas delegacji,

• cele delegacji - wyznacza pracownikowi za­dania,

• środki transportu, rodzaj noclegu itd.\

Pracownik powinien przestrzegać wyznaczo­nych warunków delegacji, ponieważ skrócenie lub wydłużenie terminu bez uzgodnienia z pra­codawcą albo zmiana miejsca delegacji bez sto­sownego uzasadnienia może nie zostać uznane przez szefa za podróż służbową.

Pracodawca nie ma obowiązku wystawiania polecenia delegacji, jednak może je wypisać (robi to zazwyczaj sekretarka i rejestruje dele­gacje w specjalnie w tym celu założonym zeszy­cie), sformalizować sprawę.

W poleceniu delegacji można umieścić:

• miejsce docelowe podróży,

• termin delegacji,

• cel delegacji,

• rodzaj środka transportu,

• wysokość pobranej zaliczki,

• nadzwyczajne wydatki, za które pracowniko­wi należy się zwrot.

Dieta to określona kwota przeznaczona na wydatki związane przede wszystkim z wyżywie­niem. Jeżeli koszty wyżywienia przewyższą wy­sokość diety, to różnica nie zostanie zwrócona pracownikowi, natomiast jeśli wydatki na wyży­wienie są niższe od wysokości diety, to różnica nie podlega zwrotowi. Dieta jest wypłacana w wysokości obowiązującej dla docelowego miejsca podróży służbowej (podróż krajowa lub podróż zagraniczna). Do rozliczenia diety nie przedstawia się rachunków.

Dieta w pełnej wy­sokości przysługuje pracownikowi pokrywające­mu koszty wyżywienia za każdą dobę podróży służbowej.

Jeżeli delegacja trwała:

• od 8 do 12 godzin - pracownikowi przysługuje połowa diety,

• od 12 do 24 godzin - przysługuje dieta w peł­nej wysokości.

Jeżeli koszty wyżywienia są chociaż częścio­wo finansowane przez pracodawcę lub stronę zapraszającą, to ulegają one wtedy zmianom w zależności od tego, jaka to jest część.

Dieta nie przysługuje również, jeśli pracownikowi zapew­niono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Zwrot kosztów przejazdu.

Koszty przejazdu z miejscowości rozpoczęcia podróży służbowej do miejsco­wości stanowiącej jej cel i z powrotem uzależnione są od środka transportu, którego korzysta pracownik. Według Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

• Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca;

• Zwrot kosztu biletu następuje w wysokości faktycznie poniesionego wydatku bez względu na to, z jakiego tytułu pracownikowi przysługuje ulga; Do rozliczenia delegacji należy dołączyć bi­lety za przejazd.

• Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w po­dróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilome­trów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę,

Zwrot kosz­tów podróży przysługuje pracownikowi wtedy, gdy pokrywa je on z własnej kieszeni - nie je­dzie służbowym samochodem.

Zwrot kosztów lub ryczałt za nocleg. Jeżeli pracownik w ramach delegacji korzysta z nocle­gu, za który sam płaci, to przysługuje mu zwrot kosztów za nocleg na podstawie rachunku ho­telowego. Jednak kwota ta nie może przekra­czać określonego limitu. W wypadku, gdy pra­cownik nie przedstawi rachunku za nocleg, przy­sługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu.

Pracownik, który przebywa w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni, ma prawo na koszt firmy wrócić w dniu wolnym do domu. Zgodnie bowiem z §8 rozporządzenia, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości poby­tu stałego lub czasowego i z powrotem.

Zwrot innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych po­trzeb.

Jeżeli pracownik sam poniósł koszty dojazdu z dworca i do dworca, portu lub lotniska, to przysługuje mu ryczałt w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzy­stał z noclegu.

Delegowany może również otrzy­mać zwrot kosztów za bilety wstępu, jeżeli np. pojechał na targi, na które wejście było płatne. Bilet wstępu należy dołączyć do rozliczenia de­legacji. Za każdą rozpoczętą dobę podróży służ­bowej zagranicznej pracownikowi przysługuje ryczałt na dojazd środkami komunikacji w wy­sokości 10% przysługującej mu diety (określo­nej dla państwa docelowego).

Ponadto zwroto­wi mogą podlegać inne poniesione szczególne koszty, np. koszty leczenia - jeśli pracownik za­choruje w czasie delegacji.

Rozliczenia podróży służbowej

Pracodawca nie może zwlekać z rozliczeniem kosztów podróży służbowej - musi to zrobić w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia.

Wszelkie obliczenia po­winny być dokonywane w oparciu o przedłożone przez delegowanego pracowni­ka dokumenty (rachunki), w których znajdują potwierdzenie poszczególne wy­datki. Co ważne, powyższa zasada nie dotyczy ani diet, ani też wydatków ryczał­towanych. Jeżeli uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik jest zobowią­zany złożyć pisemne oświadczenie o wydatku, który poczynił, oraz przyczynach braku jego udokumentowania (§8aust. 1 i 3 rozporządzenia).

Pracownik nie musi ponosić z góry kosztów związanych z podróżą służbową z własnej kieszeni - ma bowiem prawo złożyć na ręce pracodawcy wniosek o przyznanie zaliczki na nie­zbędne koszty podróży (§8a ust. 2 rozporządzenia).

Nie można wykluczyć, że w trakcie podróży służbowej pracownik poniesie większe koszty niż wynika to z rozporządzenia, układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania czy też umowy o pracę. Jeśli okaże się, że były one niezbędne do należytego wykonania zadania służbowego, pracodawca powinien je zwrócić.

Podróże zagraniczne

Podróże zagraniczne normuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Spo­łecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub sa­morządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza grani­cami kraju. Pracownikowi wyjeżdżającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługuje zwrot wydatków w postaci diety, zwrotu kosztów przejazdu i nocle­gów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uza­sadnionych potrzeb.

Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i in­ne drobne wydatki, różni się wysokością w zależności od państwa docelowego.

Przy obliczaniu diet stosu­je się następujące zasady:

1. za każda dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2. za niepełną dobę:

1. do 8 godzin -przysługuje 1/3 diety,

2. ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

3. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, dietę wypłaca się w części uwzględniającej poszczególne rodzaje posiłków:

1. śniadanie - 15% diety,

2. obiad - 30% diety,

3. kolacja-30% diety,

4. inne wydatki - 25% diety.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości limitu okre­ślonego w załączniku do rozporządzenia. Wartość limitu, tak jak w przypadku diet, zależy od państwa, do którego został delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany rachunkiem. W przypadku jego braku pracownikowi przy­sługuje zwrot wydatków do 25% limitu.

W razie choroby powsta­łej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosz­tów leczenia za granicą oraz leków - zwrot ten odbywa się ze środków pracodaw­cy. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było ko­nieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych czy zakupu okularów. Przed wy­jazdem pracownik powinien otrzymać zaliczkę na pokrycie niezbędnych wydat­ków, którą rozlicza za pomocą rachunków do 14 dni po powrocie. Podobnie jak przy wyjazdach krajowych, jeżeli nie było możliwe uzyskanie rachunku, pracow­nik obowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przy­czynach braku jego udokumentowania.

Rozliczanie zagranicznej delegacji służbo­wej. Pracownik powinien otrzymać zaliczkę w takiej walucie, jaka obowiązuje w kraju, do którego wyjeżdża, na pokrycie kosztów pobytu i podróży. Po powrocie z podróży służbowej pracownik powinien rozliczyć się z zaliczki w terminie 7 dni. Podstawą do rozliczenia są do­łączone dokumenty lub rachunki potwierdzają­ce wydatki nieobjęte ryczałtem. Jeżeli pracow­nik nie ma wymaganych dokumentów (rachun­ków), to musi złożyć oświadczenie na piśmie o dokonanym wydatku oraz o przyczynie braku stosownego dokumentu. Ocena oświadczenia należy do pracodawcy

Przyjęcie delegacji zagranicznej wymaga od sekretarki przygotowania programu pobytu de­legacji i dopilnowania jego realizacji.

Podczas pobytu przewidujemy jeden wieczór wolny, zastrzeżony do dyspozycji gości. Należy również zaplanować przerwy w ciągu dnia. Te punkty programu sprawią, że goście będą wy­poczęci i zrelaksowani, a dzięki temu będą mie­li dobre warunki do realizacji głównego celu po­bytu - realizacji spraw zawodowych.

Do obowiązków sekretarki należy również:

• przygotowanie sali, w której odbędą się spo­tkania,

• przygotowanie dokumentów i materiałów,

• zorganizowanie poczęstunku w przerwie między rozmowami.
  

---